Leçons apprises & Histoires d’une cheffe de projet à distance (avec Natalie Semczuk de Talkanatalk)

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Nous testons la transcription de nos podcasts à l’aide d’un programme informatique. Merci de pardonner toute faute, car le robot n’est pas exact à 100 %.

Ben Aston :

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, et voici le podcast du Digital Project Manager.
Aujourd’hui, je suis accompagné de Natalie Semczuk. Natalie, merci d’être avec nous. C’est la première fois dans l’histoire du podcast de gestion de projets digitaux que nous recevons une invitée qui revient – une grande première aujourd’hui.
On va donc parler aujourd’hui de l’échec projet. Nous allons évoquer les Leçons Apprises et la newsletter DPMish de Natalie, mais aussi suivre là où la discussion nous mènera.
Natalie, on a déjà appris à te connaître un peu la dernière fois. Si vous vous demandez qui est Natalie, laissez-moi lire un extrait de sa biographie. C’est toujours gênant de faire ça, donc désolé. C’est ce que quelqu’un, peut-être Natalie elle-même, a écrit sur elle : "Natalie est une cheffe de projet digital consultante travaillant à distance. Elle vit dans le sud-ouest des États-Unis et travaille principalement au sein de petites et moyennes agences avec des départements web internes, gère des projets digitaux et met en place des process qui aident les équipes design et développement. Elle est aussi spécialisée dans la mise en place de systèmes projets pour les équipes à distance."
Natalie a écrit de nombreux articles sur la gestion de projet à distance — allez-y si vous êtes PM à distance !. Elle tient également le blog PM Reactions. Elle aime la fiction dystopique, le yoga et boit un peu trop de café. Elle revient également de vacances, c’est donc d’autant plus spécial de l’avoir avec nous aujourd’hui.
Au fait, le sud-ouest américain, ça sonne un peu comme si tu te cachais de quelqu’un, non ?

Natalie :

Non. Je suis en Arizona. J’ai pas mal déménagé ces dernières années et au bout d’un moment, mettre à jour ma bio à chaque fois pour dire "Je ne suis plus dans cet état, j’ai encore déménagé la semaine dernière", ça m’a lassée. Maintenant, j’essaie donc d’être un peu plus vague sur ma localisation.

Ben Aston :

Oui, tu te simplifies la vie, très bien.
Et comment est l’Arizona en cette saison ?

Natalie :

C’est magnifique. Nous venons de franchir un cap cette semaine : plus aucun jour à plus de 40 °C, donc l’automne est officiellement là.

Ben Aston :

Glacial.
J’étais à Atlanta cette semaine… À Vancouver, là où je suis actuellement, il fait environ 5 degrés, mais à Atlanta, il faisait près de 30 degrés, c’était la folie, très chaud et moite. De retour à Vancouver, je me gèle.
Mais je me demandais, comment appelle-t-on quelqu’un de l’Arizona ? Arizonien ?

Natalie :

Je pense oui.

Ben Aston :

Alors, tu pars où en vacances, puisque tu habites déjà dans une si belle région ?

Natalie :

Je suis effectivement dans une belle région. Je suis à trois heures du Grand Canyon, ce qui est top. En général, tout le monde essaie de fuir l’Arizona l’été, car il fait vraiment trop chaud. Je ne connais pas la conversion en Celsius, mais en Fahrenheit ça monte à 46 °C, parfois 42, donc beaucoup vont dans les montagnes ou quittent tout simplement l’état, et je suis plutôt d’accord !

Ben Aston :

Ça fait 46 °C pour ceux qui utilisent Celsius. Presque de l’eau bouillante !
Je sais que tu es cheffe de projet à distance et que tu fais ça depuis un moment, mais pourquoi avoir choisi la gestion de projet à distance ? Ou est-ce que c’est elle qui t’a choisie ?

Natalie :

Un peu les deux. J’adore ça. J’ai longtemps travaillé dans des bureaux à temps plein puis commencé à faire du freelance à côté, et ça ne fonctionnait qu’avec des boîtes en remote. Les premiers contrats étaient à distance et c’est vraiment ce lifestyle-là que j’ai apprécié.
Je peux vraiment choisir mon emploi du temps, je ne dépends plus d’un bureau ou des trajets… La gestion de projet à distance est géniale, on peut se concentrer, personne n’interrompt. Mais en même temps, comme je passe mes journées à communiquer, jamais je ne me sens vraiment seule.

Ben Aston :

Ça a l’air super.
Toute cette efficacité : que fais-tu de ton temps libre alors ? On n’en avait pas parlé avant : qu’est-ce que fait un PM lorsqu’il ne PM plus ?

Natalie :

J’ai un peu de mal avec le vrai équilibre pro/perso, sans doute parce que je suis freelance. Quand tu ne bosses pas, tu penses à ce que tu pourrais faire. Mais j’adore explorer la région : comme tu disais, Sedona, le Grand Canyon, des montagnes, des sentiers, j’aime sortir, faire des randos, l’off-road, prendre des photos. Je n’ai pas encore tenté le camping à cause des insectes, mais ça viendra.

Ben Aston :

Il te faut juste une tapette à mouches… ou un spray… ou un flingue !

Natalie :

Oui, là, je serais vraiment intégrée !

Ben Aston :

Cool.
Une question qui me trotte dans la tête : que devient ton blog PM Reactions ? Mis en pause, terminé, transformé en DPMish ? Que s’est-il passé ?

Natalie :

Non non, il existe toujours. Tous les gifs et memes sont là. Chaque-

Ben Aston :

Dernière mise à jour : 2 avril.

Natalie :

Je sais…
J’ai tout un dossier de gifs triés par émotion, je les chargeais par cinquantaine en auto-post, mais ça fait trop longtemps. Maintenant j’ai honte.

Ben Aston :

Tu pourrais en rajouter dans la newsletter : pourquoi pas ?

Natalie :

J’aime bien l’idée.

Ben Aston :

Donc cela fait quelques mois qu’on ne s’est pas parlé. À part les vacances, quoi de neuf ? Des outils sympas découverts récemment ?

Natalie :

Pas mal de nouveautés oui. J’ai terminé quelques projets cet été. Je viens d’en commencer un autre avec une agence à New York, avant c’était une agence à Montréal, c’est top. Je côtoie différents types d’agences plus structurées, parfois toutes sur place mais qui tolèrent le remote. Je suis l’unique remoteuse et c’est passionnant d’analyser leurs process et d’y contribuer.
Pas de nouveaux outils inconnus depuis peu, par contre je suis retombée dans TeamGantt et les diagrammes de Gantt. J’y avais touché il y a des années. J’avais arrêté, puis je m’y suis remise à fond, c’est redevenu ma spécialité. Sinon, j’utilise MeisterTask, c’est un peu dans l’esprit de Trello. Pour une toute petite équipe de freelances, ça fonctionne bien.
Voilà pour les outils.

Ben Aston :

Sympa !
Je n’avais jamais entendu "je suis une remoteuse" – c’est comme ça qu’on dit ?

Natalie :

Parfois oui, ce n’est pas officiel cela dit, je dis ça comme ça…

Ben Aston :

Et pour ceux qui nous écoutent, ça intéressera peut-être certains : tu bosses en tant que DPM à distance partout aux États-Unis et au Canada — comment tu trouves ces missions à distance ?

Natalie :

C’est clairement l’une des grandes questions du freelance. Au début, je cherchais les boîtes qui embauchaient leur premier PM car elles ne savaient pas trop ce qu’elles voulaient. Généralement, quand on crée un premier poste, on ne connaît pas la charge exacte, donc je m’étais spécialisée là. Mais pour les agences ou grandes sociétés, c’est souvent du bouche à oreille. Tu connais quelqu’un qui passe ailleurs, qui connaît quelqu’un dans une autre boîte, etc. Ou en étant visible — prendre la parole en conférence, écrire des articles. Souvent, c’est un autre PM qui voit que tu peux être utile, ils veulent tester, ou c’est un patron qui comprend qu’il faut renforcer son équipe. C’est un mélange des deux en fait.

Ben Aston :

Bienvenue dans la partie 2 du podcast Digital Project Management, après une grande panne d’internet (surtout pour moi). C’est la beauté du direct !
Natalie, merci pour tes conseils sur comment trouver des missions de chef de projet à distance. J’écouterai le podcast pour tout comprendre, mais–

Natalie :

J’espère que j’ai bien répondu !

Ben Aston :

Comme j’ai disparu… Parlons de ton article. Si vous n’avez pas encore jeté un œil à l’article de Natalie sur le site, il s’intitule Pourquoi et comment documenter les Leçons Apprises. Le plus cool, c’est que ce n’est pas seulement théorique : Natalie a créé des templates pratiques de Leçons Apprises à télécharger. À noter, il faut désactiver l’adblocker pour le téléchargement, sinon ça bloque tout.
Il n’y a rien de plus frustrant que de trouver un modèle et de ne pas savoir comment s’en servir. L’avantage ici, c’est qu’en plus d’avoir le template vierge, on partage aussi des exemples commentés, donc de l’inspiration pour PM — et oui, ça va devenir un vrai hashtag ! Vous pouvez démarrer directement votre feuille Leçons Apprises déjà remplie. Alors parlons Leçons Apprises. Pourquoi faire un "leçon apprise" d’abord ? Ce n’est pas juste un rétro projet ? C’est quoi la différence ?

Natalie :

Je sais qu’il y a un cadre officiel PMI autour de cela. Je n’ai pas de formation formelle, mais pour moi les rétros d’équipe à la fin d’un projet sont géniales. Mais pour ancrer les changements, comprendre ce qui bloque tout le temps ou ce qui marche, et comment appliquer cela sur plusieurs projets, surtout sur la durée ou au sein de la même agence, il faut tout suivre et en retirer des enseignements concrets pour progresser.

Ben Aston :

Super, oui, je suis d’accord.
Tu constates sur tes missions — en bossant pour différentes agences/équipes — qu’on fait souvent toujours les mêmes erreurs ? Quand tu rédiges tes Leçons Apprises, est-ce que tu as l’impression de te répéter ?

Natalie :

Oui, dans mon expérience on retrouve toujours les mêmes soucis et douleurs. Chacun les vit différemment mais globalement c’est pareil. Il suffit de voir les thèmes des conférences dans le secteur — toujours "vaincre tel souci projet" ou "améliorer le process design". Chaque agence a son grand point faible ou problématique récurrente. Ce qui est intéressant, c’est de voir comment chaque équipe gère ces problèmes ou y fait face. Et pour moi, j’aime bien suivre tout ce que j’observe, voir si ça change mes perspectives d’un projet à l’autre.

Ben Aston :

Quels sont selon toi les trois plus gros points problématiques que les PM rencontrent ?

Natalie :

Il y a toujours des soucis d’estimation, de kickoff projet et de définition des attentes. C’est très dur : il y a sans doute déjà des bouquins là-dessus, c’est compliqué d’estimer de façon fiable ou de cadrer au mieux les projets quand on bosse sans estimation initiale. Ensuite, il y a le planning et tous les imprévus qui n’étaient pas anticipés au départ. Même avec le meilleur process, un client peut retarder, et là même avec de bons contrats, il manque parfois un vrai process de gestion de ces cas côté capacité et ressources. Troisième point : gérer les attentes de chacun, c’est toujours compliqué. Il existe bien sûr des outils de documentation et de suivi en réunion, mais toujours un souci d’alignement des attentes, surtout dans des équipes plus agiles ou collaboratives. Le circuit d’information n’est jamais parfait, fermer toutes les boucles relève du défi.

Ben Aston :

Bien vu.
Petite annonce pour nos auditeurs : je rédige en ce moment un giga-article sur l’estimation, cité par Natalie comme point épineux, il sortira sous peu, restez connectés !
Un autre problème que je retrouve tout le temps, c’est la question de la responsabilité des besoins. Sur chaque équipe c’est géré différemment, mais qui prend vraiment la main sur la définition technique ? Est-ce l’UX ? Le business analyst ? Le directeur technique ? Le chef de projet ? Qui rédige, qui détient l’évolution de tout ça ? C’est flagrant sur des projets pointus techniquement, et ça revient constamment. Selon la taille et la maturité de l’équipe, ça change, c’est donc compliqué de poser UN process unique pour tous les projets, équipes, clients. Tu as déjà vécu ça ?

Natalie :

Oui, et je n’aurais pas dit mieux ! C’est mon grand sujet aussi. Comme tu dis, on n’a jamais un process qui fonctionne pour tout le monde, chaque rôle, chaque étape, donc c’est très concret pour moi, je suis en plein dedans actuellement.

Ben Aston :

Et du coup, si tu devais retenir la leçon la plus importante de ta carrière jusqu’ici, ce serait quoi ?

Natalie :

C’est très général, mais : ne jamais, jamais faire d’hypothèses. Combien de fois j’ai gardé en tête une question "bête", ou je n’ai pas compris une décision en réunion sans oser demander… à chaque fois je l’ai regretté. Soit ça me porte préjudice, soit un autre pose la question après, et ça soulève une méga discussion car tout le monde la partageait !
Donc maintenant je limite les suppositions. Je pose les questions, même si elles semblent évidentes, que ce soit au client ou à l’équipe. Ça simplifie les échanges, le terrain est partagé, tout est dit et il n’y a plus d’ambiguïté. C’est plus facile à gérer !

Ben Aston :

Oui, c’est très juste. Et en tant que PM junior ou moins expérimenté, on hésite souvent à poser LA question qui semble idiote, de peur de passer pour quelqu’un d’incompétent. Mais c’est important de poser ces questions : ce n’est sûrement pas idiot, et parfois cela permet d’ouvrir des discussions auxquelles d’autres n’avaient pas pensé. Et on n’apprend jamais mieux qu’en questionnant, donc je valide ce conseil : ne pas supposer, toujours demander.
La plus grande leçon que j’ai apprise, pour ma part… Au début de ma carrière, on bossait pour une grande marque d’électronique grand public et notre client refusait toujours d’approuver les coûts à l’avance. Il préférait un soi-disant "gentleman agreement", et ce n’était jamais équitable. On s’est faits avoir plusieurs fois, au point d’avoir fini par renvoyer le client. On a travaillé à perte car on s’est dit "On fonce, on termine et on parlera budget après le média planning". Grosse erreur. Retenez bien : n’acceptez jamais de bosser sans savoir et acter qui va payer, surtout si le client vous tient responsable et que vous pensez que c’est plutôt lui… Mettez-vous d’accord sur le budget AVANT le boulot, sinon les ennuis assurés. Voilà ma Leçon Apprise de la semaine !
Super. Pour terminer, Natalie, peux-tu nous présenter DPMish ? Tu en parlais en début d’émission, mais pour ceux qui découvrent, de quoi s’agit-il ?

Natalie :

Oui ! C’est une newsletter hebdo, envoyée chaque vendredi matin, centrée sur la gestion de projet. J’essaie d’avoir une approche différente, plus personnelle : je partage mon vécu, des liens intéressants, parfois même hors gestion de projet car tout croise notre métier. Cette semaine, nouvelle rubrique avec Patrice Embry du blog PM Advice : on répond à vos questions de chef de projet, vous pouvez soumettre la vôtre et elle y répondra ! Le thème de cette semaine était génial, la newsletter est sortie ce matin et le lien sera bientôt dispo sur DPMish.com.

Ben Aston :

Excellent, parfait. On va conclure ici. Natalie, merci beaucoup d’avoir participé à ce podcast, le deuxième pour aujourd’hui. J’espère que tout cela sera monté sans souci. Si vous voulez poursuivre la conversation, télécharger le template de Leçons Apprises, rendez-vous sur TheDigitalProjectManager.com et surtout pensez à rejoindre notre équipe Slack, où plein de discussions intéressantes continuent, surtout du côté des PM à distance (remote PM team). Si vous êtes remote PM, il y a toujours des échanges sur la vie, le café, les habits… C’est à suivre même pour les curieux, ils savent se distinguer ! Bref, à bientôt et merci de nous avoir écoutés.