Devenir un chef de projet plus productif (avec Laura Bosco)

Lisez la transcription :

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Ben Aston :

Bienvenue dans le podcast DPM, où nous allons au-delà de la théorie pour donner des conseils d’experts sur la gestion de projets digitaux. Merci d’être à l’écoute, je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager. Je pense que si vous demandez à n’importe quel chef de projet comment son travail se passe, comment pensez-vous qu’il répondra ? Je parie que dans la plupart des cas, ce sera : « Désolé, je n’ai pas le temps de parler maintenant. Je suis débordé, peut-être qu’on peut se recontacter la semaine prochaine. »

Pour ma part, être chef de projet est un rôle exigeant. Nous assumons la responsabilité de livrer un projet au mieux de nos capacités et nous voulons désespérément que nos projets réussissent. On finit par courir partout toute la journée, comme si nos vêtements étaient en feu ; on essaie de rassembler notre équipe, qui, apparemment, ne veut pas toujours faire ce qu’on lui demande, et on essaie de faire toutes ces choses qui, selon nous, feront réussir le projet. Mais, est-ce que le fait d’être très occupé aide vraiment à livrer un meilleur projet ? Est-ce que cela aide vraiment, notre équipe, nos clients ?

Parfois oui. Mais bien souvent, notre agitation ne nous aide pas. Alors, quelle est la solution ? Eh bien, tout va être révélé dans le podcast d’aujourd’hui, où nous discuterons des moyens d’être moins occupé, mais plus productif.

Aujourd’hui, je reçois Laura Bosco. Laura est rédactrice web et une cheffe de projet digital émergente, ou plutôt, elle est en train de quitter ce rôle. Nous aborderons le sujet dans quelques instants. Elle a travaillé avec de nombreuses start-ups, des Fortune 500, des associations … Elle vit à Chattanooga, qui est l’un de mes mots préférés à dire. Bonjour Laura.

Laura Bosco :

Bonjour Ben. Merci de m’avoir invitée aujourd’hui.

Ben Aston :

Avec plaisir. J’aimerais commencer par parler de toi, car j’ai envie de redire Chattanooga. Mais j’ai aussi passé beaucoup trop … Je suis un peu devenu un stalker de Laura. Je suis allé sur LauraBosco.com, c'est là où il faut aller si on veut connaître Laura, et, Laura, raconte-nous un peu ton histoire. D'après Instagram, on a l’impression que tu vis dans une cabane perchée. Parle-nous de ta vie à Chattanooga.

Laura Bosco :

Cette histoire de cabane n’est pas si loin de la réalité. Je vis sur l’une des deux montagnes de Chattanooga, ça s’appelle Signal Mountain. C’est à environ 20 minutes du centre-ville et nous avons une jolie petite maison qui donne sur quelques hectares que nous ne possédons pas, mais nous aimons faire semblant quand nous regardons depuis notre terrasse à l’étage. Nous avons une vue sur les feuilles d’automne, c’est un peu comme vivre dans une cabane perchée.

Ben Aston :

C’est cool. Allez voir l’Instagram de Laura pour des photos sympas de Chattanooga. Mais raconte un peu ton parcours : tu étais chef de projet, ou un peu chef de projet à temps partiel. Tu évolues vers la rédaction, mais comment es-tu tombée dans la gestion de projets digitaux ? J’ai lu sur ton site que tu as un petit côté “nerd de l’information” et que tu aimes identifier et résoudre les problèmes. Raconte ce qui t’a amenée vers la gestion de projet digital.

Laura Bosco :

Comme beaucoup d’autres chefs de projet digitaux, ce n’est pas un métier que j’avais envisagé à la base. Je ne l’ai pas étudié à l’université, ce n’était pas sur mon radar. Finalement, j’ai fait pas mal de choses variées. Mon CV est compliqué à suivre, je dois l’annoter pour les gens. J’ai géré un restaurant, puis été stagiaire en agence de branding, du côté client. Cette agence m’a mise en contact avec une autre, où j’ai travaillé comme cheffe de projet. En résumé, des personnes m’ont dit : « Je connais une agence qui a besoin d’aide pour s’organiser. Tu es douée pour ça, tu veux t’en occuper ? »

J’ai répondu : « Oui, pourquoi pas ». J’ai donc appris sur le tas.

Ben Aston :

Parle-moi des projets que tu as pu piloter en tant que cheffe de projet digital ?

Laura Bosco :

Avec l’agence Range, spécialisée en design et développement WordPress, on a eu une clientèle très variée. Différents secteurs, mais globalement, ce sont tous des projets web sur mesure. On part de zéro avec la phase de découverte, puis on réalise un design totalement personnalisé, suivi d’un développement sur mesure. La plupart du temps, c’est pour des sites marketing, mais ça peut aller jusqu’à des portails ou de la connexion personnalisée.

Ben Aston :

Tu travailles donc avec des designers, des développeurs, UX, QA – toute l’équipe en interne ?

Laura Bosco :

On est une petite équipe, donc on n’a pas tous ces rôles. Principalement, il y a une directrice de création qui fait aussi du design. Elle porte plusieurs casquettes. Et nous avons eu différents développeurs back et front. J’ai de la chance de pouvoir travailler avec une équipe si petite, mais compétente. Ça casse les silos, je pense.

Ben Aston :

Tout à fait. Il y a beaucoup d’auditeurs dans des petites équipes ou agences, où chacun porte plusieurs casquettes. Toi, en tant que cheffe de projet digital, comment coordonnes-tu ton équipe ? Quels outils utilises-tu ? Car dans une équipe réduite, on n’a pas forcément besoin de beaucoup d’outils. Comment fais-tu ?

Laura Bosco :

Nous sommes une équipe répartie entre la Californie et les Pays-Bas. Du coup, même en étant une petite équipe …

Ben Aston :

Petite, mais dispersée.

Laura Bosco :

Petite, mais très dispersée. On dit qu’on fait du « time zoning ». Je suis bien meilleure pour gérer les fuseaux horaires maintenant. Slack est notre principal outil –

Ben Aston :

Qu’est-ce que le « time zoning » ?

Laura Bosco :

C’est regarder le calendrier pour trouver un créneau où quatre personnes dans cinq fuseaux horaires différents peuvent avoir une réunion ensemble.

Ben Aston :

C’est une vraie galère, non ?

Laura Bosco :

C’est horriblement compliqué.

Ben Aston :

Je travaille aussi dans une agence où presque tout le monde est à distance. Il y a bien quelques bureaux, mais la plupart sont en télétravail. Trouver un créneau commun, c’est aussi un casse-tête. J’ai un client en France, des collègues en Amérique du Nord ou ailleurs. Il faut parfois accepter un call à 7h du matin.

Laura Bosco :

Ça arrive !

Ben Aston :

Parfois, il n’y a pas d’autre option. Tu te dis : « Bon, tant pis, je ferai le call tôt. »

Laura Bosco :

C’est ça. J’utilise everytimezone.com, c'est un slider simple pour voir l'heure qu'il est en France, par exemple. Je voyage souvent, surtout sur la côte Est. Et à Chattanooga, on est à 30 minutes du fuseau central. Donc je change souvent de fuseau, ce qui complique encore la gestion de l’agenda.

Ben Aston :

Donc tu utilises everytimezone.com pour organiser les réunions. Utilises-tu d’autres outils de gestion de projet ?

Laura Bosco :

On a utilisé Asana et Teamwork en combinaison, principalement.

Ben Aston :

OK.

Laura Bosco :

On a migré de Basecamp vers Teamwork pour diverses raisons, surtout côté budget et besoins. Ma philosophie, c’est de partir des problèmes à résoudre, puis de voir les paramètres à respecter. Ensuite, ça réduit beaucoup les candidats. On utilisait Asana, avec un autre développeur, pour suivre les tâches plus précises. Teamwork peut le faire, mais Asana était plus efficace pour certains aspects.

Ben Aston :

Tu as d’autres outils ou sites qui ont vraiment changé ta vie récemment ?

Laura Bosco :

Pas particulièrement…

Ben Aston :

Ce n’est pas obligé !

Laura Bosco :

Si, j’en ai un favori : Blinker. Ça rappelle de cligner des yeux quand tu restes devant l’écran trop longtemps.

Ben Aston :

C’est une appli pour téléphone ?

Laura Bosco :

Non, je crois que c’est une extension Chrome. Quand tu fixes l’ordi trop longtemps, ça te rappelle de détourner un peu les yeux. Ce n’est pas forcément de la productivité, mais c’est bien pour la santé !

Ben Aston :

>Tu quittes donc le monde de la gestion de projet digital pour te consacrer à la rédaction, c’est bien ça ?

Laura Bosco :

Oui.

Ben Aston :

C’est toujours intéressant, ce cheminement : passer chef de projet, puis vers autre chose. Certains vont vers plus de management, mais je crois n’avoir jamais rencontré de chef de projet reconverti en rédacteur !

Tu as toujours un peu écrit, mais qu’est-ce qui t’a poussée à quitter le monde du DPM ?

Laura Bosco :

Il y a un an, j’ai commencé à écrire pour des clients à côté. J’aimais beaucoup de choses dans la gestion de projet, mais cela ne satisfaisait pas mon besoin de créativité et je devenais impatiente. Mes clients m’ont proposé plus de missions et m'ont recommandée. Au bout de trois mois environ, j’ai dû choisir : rester à mi-temps sur les deux ou me lancer à fond dans l’un des deux. Ma vie actuelle me le permet (pas d’enfant, pas de chien), donc c’était le bon moment pour tenter l’expérience pendant un an. Voilà.

Ben Aston :

C’est donc le début de l’aventure ?

Laura Bosco :

Tout à fait. J’ai commencé en septembre, cela fait presque deux mois maintenant.

Ben Aston :

Et alors, comment ça se passe ?

Laura Bosco :

Super bien jusqu’ici. Trouver de nouveaux clients n’a pas été un problème. Comme dans tout changement, la première semaine, tu te demandes : « Mais qu’est-ce que j’ai fait ? Pourquoi ai-je fait ça ? » L’imposteur syndrome débarque, tu te demandes « Est-ce que j’en suis capable ? » Je me demandais déjà ça en devenant cheffe de projet : ai-je le droit de me considérer comme cheffe de projet si je n’ai pas tout compris ?

Ben Aston :

Oui.

Laura Bosco :

C’est normal dans tout changement de poste.

Ben Aston :

Crise de confiance, clairement. Bref. Venons-en à l’article que tu proposes : cela concerne beaucoup de gens, mais particulièrement les chefs de projet, qui ont souvent du mal à se sentir productifs. Souvent, on ne produit rien de concret : juste des estimations, des plannings, de la doc... Ce ne sont pas vraiment des livrables qui importent au client.

Il n’y a jamais d’award de la meilleure estimation, du meilleur SOW de l’année. Donc, ce qui nous intéresse, c’est de faire avancer les choses et de s’assurer que chacun sait ce qu’il doit faire. On joue le rôle de tour de contrôle, jonglant avec plein de tâches. Parfois, si on n’a pas trente onglets chrome ouverts, on se dit qu’on ne travaille pas assez. Mais Laura a écrit un super article sur la productivité, et elle liste 13 façons d’être plus productif, chef de projet ou pas.

Mais parlons d’abord de la productivité. Pourquoi c’est important ? Pourquoi s’en soucier ?

Laura Bosco :

Bonne question, car beaucoup commencent par « Comment être plus productif ? » au lieu de « Pourquoi ? » Et ce « pourquoi » est crucial. Il y a plein de bonnes réponses, mais personnellement, cela aide les équipes à travailler efficacement et à aimer leur boulot.

Ceux qui aiment ce qu’ils font travaillent mieux. Donc, en tant que cheffe de projet, mon but était : comment améliorer la productivité pour qu’on travaille moins, mieux, et qu’on conserve le plaisir ? C’est essentiel pour moi.

Ben Aston :

En tant que chef de projet, on veut à tout prix que les équipes soient productives, qu’elles avancent. Parfois, on s’enferme dans des tâches croyant aider alors que ce n'est pas le cas. On consulte nos mails, on rafraîchit sa boîte, on attend sur Slack, etc. J’ai aimé comment tu commençais ton article : ne pas ouvrir ses mails dès le début, ne pas rester sur Slack, ne pas garder sa messagerie ouverte.

Mais en tant que chef de projet, souvent on transmet des infos, donc comment faire sans devenir un goulet d’étranglement ? On stresse parfois à ne pas répondre tout de suite, de peur que tout s’écroule. Comment gères-tu ça ?

Laura Bosco :

Tout part des attentes. Si tu veux fermer Slack et tes mails une partie de la journée alors que ton équipe ou tes clients n’y sont pas préparés, ça va mal se passer. Il faut donc les prévenir, peut-être en réunion d’équipe ou simplement sur Slack. Tu dis, « Essayons ça, voilà comment ça va se passer ».

Et pour les clients, ce que j’ai trouvé efficace, c’est d’expliquer d’entrée comment fonctionnera la communication : « Voici comment me joindre, mes créneaux, les canaux privilégiés, etc. ». J’en profite pour préciser, « Afin de faire le meilleur travail pour vous, nous devons être concentrés à certains moments, donc nous ne serons pas toujours connectés, mais nous vérifierons régulièrement, et serons disponibles lors des moments critiques, comme un lancement. » Évidemment, il ne faut pas fermer ses mails le jour d’un lancement !

Ben Aston :

Bonne idée : préparer un plan de communication, gérer les attentes. D’ailleurs, si on anticipe qu’un client va nous solliciter dans les heures qui viennent, on peut le contacter proactivement pour éviter les interruptions.

On peut ainsi débuter la journée en informant, « Je m’absente pour quelques heures, ne soyez pas surpris si je ne réponds pas » : ça rassure, et tout est affaire de gestion des attentes.

Laura Bosco :

Exactement, et ce que j’ai aussi remarqué, c’est que si dans les premiers échanges tu réponds en 30 secondes, le client s’attendra toujours à une réponse en 30 secondes. Si tu mets plutôt une heure, ce délai deviendra la norme et ne choquera pas par la suite.

Ben Aston :

Oui, c’est vrai. Utilises-tu Gmail ?

Laura Bosco :

Oui, et on peut maintenant programmer l’envoi différé, ce qui est génial.

Ben Aston :

J’adore aussi les réponses prédictives, rapides. Parfois un peu étrange, mais pratique. Le client se sent écouté.

Laura Bosco :

Moi je les ai désactivées, elles m’agaçaient !

Ben Aston :

Ah oui ?

Laura Bosco :

Oui.

Ben Aston :

Moi je les utilise, même si ce n’est pas ce que j’allais dire à l’origine. On s’y fait – c’est l’avenir, Laura !

Laura Bosco :

Je ne sais pas. Peut-être qu’un jour je m’y ferai, mais je ne suis pas encore prête à ce que l’intelligence artificielle écrive mes mails !

Ben Aston :

Pour tous ceux qui reçoivent mes mails, sachez qu’ils sont générés par IA, mais envoyés avec amour. … Autre chose que tu abordes dans ton article : le multitâche. C’est un vrai défi. On doit gérer différents projets, clients, équipes, tout en relayant l’information. Comment fais-tu pour limiter le multitâche, sachant que le changement de contexte nuit à l’efficacité ?

Laura Bosco :

Ma réponse ne va peut-être pas plaire, mais j’essaie d'éviter le multitâche autant que possible, car je fais plus d’erreurs ainsi. Si je reçois plein de choses à gérer en même temps (une relecture de design, un mail client, un lancement demain), je priorise selon un schéma comme la matrice d’Eisenhower, puis je traite un sujet après l’autre.

Parfois, je traite juste une partie de chaque tâche, car ce n’est pas toujours possible de terminer en une fois. Mais traiter chaque étape individuellement plutôt que tout mélanger me semble bien plus efficace pour l’équipe.

Ben Aston :

La matrice d’Eisenhower, bonne référence, on a d’ailleurs un schéma dans l’article. Souvent, on se laisse happer par l’urgence – une mention sur Slack, et hop, on répond car c’est « urgent », alors que ce n’est sans doute pas important. Cela mérite de prendre du recul et d’évaluer ce qui aura réellement de l’impact sur la réussite globale. Sinon on passe sa journée à répondre à des choses qui n’ont pas vraiment d’influence.

Laura Bosco :

Exactement. Et pour rebondir là-dessus, si le chef de projet a la main sur l’organisation interne, il est très utile de définir une charte de communication en équipe : selon que tu pingues ou mentionnes, l’urgence est différente. Cela aide l’équipe à distinguer messages urgents et non urgents, et la productivité s’en ressent.

Ben Aston :

Ça revient toujours à la gestion des attentes, non ?

Laura Bosco :

Oui.

Ben Aston :

Du moment que chacun sait à quoi s’attendre, tout devient plus fluide.

Laura Bosco :

Effectivement, la communication c’est la base pour moi, c’est capital.

Ben Aston :

Dans ton article, tu listes aussi des actions positives. J’ai aimé « se fixer des objectifs idiots et arbitraires ». D’emblée ça semble inefficace, mais explique-nous comment ça aide.

Laura Bosco :

Les objectifs arbitraires sont basés sur le principe du temptation bundling : associer une tentation à une tâche à faire. Si tu as une timeline à rédiger, pas envie, tu procrastines, alors tu t’accordes une récompense arbitraire : un carré de chocolat si tu la termines, ou le droit d’aller faire une course que tu aimes, etc. L’objectif est futile, c’est de te motiver à finir la tâche.

Ben Aston :

J’ai remarqué qu’il ne faut pas que la tâche soit trop longue, sinon on n’y arrive jamais et on finit déçu. Il faut de petits objectifs atteignables pour que ça fonctionne.

Laura Bosco :

C’est valable pour toute la productivité : il faut cocher des choses sur sa liste. Un objectif trop ambitieux comme « faire avancer ma carrière », tu ne le cochera jamais. Il faut des tâches concrètes.

Ben Aston :

Merci pour ces conseils. Si quelqu’un a l’impression d’être désespérément improductif, quelle est la chose la plus efficace selon toi, surtout depuis que tu es à ton compte ?

Laura Bosco :

Je ne l’ai compris que très récemment, mais je dirais : ne pars pas du principe que tu as huit heures productives dans ta journée. Les chefs de projet le savent pour le planning des autres, mais pas pour eux-mêmes. Avec les pauses café, les appels imprévus, les réunions..., en réalité tu n’es productif « que » 4 à 6 heures par jour. Une fois que tu commences à tracer ton temps, tu réalises que tu n’échappes pas à la règle. Sinon, tu auras l’impression de toujours te noyer car tu ne rempliras jamais l’objectif. Si tu prévois 4 à 6 heures d’efficacité, tu établis un cadre réaliste pour ta productivité.

Ben Aston :

Très bon conseil. D’ailleurs, quelque chose qui m’a aidé récemment : sur Google Calendar, on peut régler les RDV sur 25 min plutôt que 30, pour avoir 5 minutes de battement et souffler. Prévoir des marges, c’est essentiel.

Laura Bosco :

Ah oui, tout à fait. C’est un des principes de gestion de projet, tout prend plus de temps que prévu.

Ben Aston :

Merci beaucoup Laura de nous avoir rejoints. On pourrait encore discuter longtemps, mais on va s’arrêter là. Ravi de t’avoir reçue !

Laura Bosco :

Merci à toi ! J’ai adoré discuter aujourd’hui.

Ben Aston :

Si vous souhaitez enrichir la conversation sur la productivité, comment devenir de meilleurs chefs de projet, et ce qu’on peut faire pour être plus efficace, laissez un commentaire sous l’article de Laura, ou rendez-vous dans la section ressources de TheDigitalProjectManager.com ou vous pourrez rejoindre notre équipe Slack où de nombreuses discussions ont lieu.

À bientôt, et merci de votre écoute.