Comment gérer la gestion de projet d’un site web d’entreprise (avec Rich Butkevic de Project Zendo)

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Ben Aston

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager. Bienvenue sur le podcast DPM. Que vous soyez chef de projet expérimenté, producteur digital, ou tout autre chose, peut-être vous retrouvez-vous à devoir gérer un projet sans en avoir l’habitude. Sachez qu’aujourd’hui, dans vos écouteurs, vous êtes accompagné de milliers d’autres personnes dans la même situation, qui font de leur mieux pour lancer, planifier et livrer des projets plus performants.

Nous, à thedigitalprojectmanager.com, sommes là pour vous aider à devenir un chef de projet plus confiant et plus compétent, et pour vous connecter à d’autres gestionnaires et chefs de projet qui dirigent des équipes également. Si vous souhaitez vraiment monter en compétences et passer au niveau supérieur, découvrez notre DPM School, et n’oubliez pas de vous inscrire à notre abonnement Pro pour accéder à toutes nos ressources sélectionnées.

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Tout cela rend la réalisation d’un site web d’entreprise, sans parler du fait de bien le faire, extrêmement complexe. Ajoutez des défis techniques et ce projet tout neuf peut très vite tourner à la catastrophe. Dans ce podcast, nous allons expliquer comment réussir la création d’un site web d’entreprise et vous donner nos conseils pour planifier, gérer et contrôler vos futurs projets web pour les mener à bien.

Merci de nous écouter. Je suis Ben Aston, fondateur de The Digital Project Manager, et bienvenue sur le podcast DPM. Que vous soyez chef de projet expérimenté, producteur digital, ou tout autre, peut-être découvrez-vous la gestion de projets. Sachez que vous n’êtes pas seul : des milliers d’autres sont avec vous, cherchant à mieux démarrer, planifier et conduire leurs projets. Nous sommes là pour vous aider à devenir plus confiants et compétents, et pour vous connecter à d’autres chefs de projet et dirigeants de projets.

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Ce podcast est sponsorisé par Clarizen, le leader des logiciels de gestion de portefeuille et projets en entreprise. Rendez-vous sur clarizen.com pour en savoir plus. Aujourd’hui, je reçois Rich Butkevic-

Rich Butkevic

Parfait.

Ben Aston

Ai-je prononcé correctement ?

Rich Butkevic

C’est parfait.

Ben Aston

Voilà, je me suis entraîné. Rich est consultant en gestion de projet et auteur du blog projectzendo.com. Allez jeter un œil, il anime aussi des ateliers de gestion de projets dans tout le Texas, et consultez artofpmo.com si cela vous intéresse. Nous en reparlerons. Rich possède une expérience unique aussi bien en management de projets et produits, qu’en assurance qualité (QA), analyse métier, marketing et formation. Il utilise Agile et Scrum, et possède toutes les certifications qui font rêver : PMP, Certified Scrum Master, IBM Rational Unified Process, Amazon et E-Marketer certifié, il a tout.

Bonjour Rich, merci d’être avec nous aujourd’hui.

Rich Butkevic

Salut Ben, merci de m’avoir invité. C’est un plaisir.

Ben Aston

J’aimerais commencer par explorer toutes ces lettres et qualifications que tu affiches après ton nom. Certaines personnes n’accordent pas tant d’importance aux certifications, mais tu as choisi l’approche opposée et tu les as toutes passées. Est-ce par passion pour l’apprentissage ? Pourquoi t’être certifié partout ?

Rich Butkevic

Peut-être pas partout, mais c’est vrai que j’ai une passion pour l’apprentissage. Ça me plaît énormément. Mais obtenir une certification, dans la gestion de projet ou ailleurs, montre le sérieux avec lequel tu prends ta profession et le maintien à niveau. En dehors du PMP, j’ai surtout passé les autres certifications selon les besoins des projets sur lesquels je travaillais.

Par exemple, l’AWS, si un projet nécessite Amazon Web Services, j’aime bien me plonger techniquement dedans pour bien remplir mon rôle de chef de projet. En m’intéressant à la technologie, j’y ai pris goût, j’ai voulu en savoir plus. Me donner un objectif de certification m’aide à structurer ma progression, c’est comme ça que j’ai accumulé ces certifs [inaudible 00:05:30].

Ben Aston

Explique-nous comment tu as débuté dans la gestion de projet. Clairement tu es technique — je ne connais pas beaucoup de chefs de projet qui sont certifiés AWS…

Rich Butkevic

En effet.

Ben Aston

Comment es-tu arrivé à la gestion de projet ?

Rich Butkevic

À la fac, j'étais technicien support : je répondais au téléphone à l’arrivée du haut débit. J’ai donc commencé très tôt, durant une période technique passionnante. Après mes études, je suis devenu analyste métier pour un grand opérateur télécom à Chicago, là où j’habitais alors. Ensuite je suis passé à la QA, gestion d’équipe QA, puis direction la gestion de projet. J’ai obtenu mes certifications et la suite logique a suivi.

Ben Aston

Intéressant. Tu as donc franchi toutes les étapes : support technique, QA, puis chef de projet. Quel conseil donnerais-tu aujourd’hui à ton « toi » du premier jour comme chef de projet ?

Rich Butkevic

Le plus important, c’est que le métier ne repose pas sur l’outil. Beaucoup de chefs de projet se focalisent sur la maîtrise de leur outil de gestion de projet. Mais selon moi, tout ce que l’on fait, l’outil ne fait que fluidifier, automatiser ou faciliter un processus que l’on devrait pouvoir gérer avec un stylo et une feuille de papier.

Si vous n’êtes pas à l’aise pour gérer un projet avec juste un carnet, c’est qu’il manque quelque chose. Être bon chef de projet, ce n’est pas être expert de Microsoft Project ou autre. Ce sont surtout des compétences comportementales (« soft skills ») et une vraie compréhension de ce que vous cherchez à accomplir comme chef de projet, plus que la maîtrise d’un logiciel.

Ben Aston

Oui, mais avouons-le, j’aime quand même les outils.

Rich Butkevic

Moi aussi, ahah.

Ben Aston

Quel est ton « kit » outils ? Hormis le stylo et le carnet…

Rich Butkevic

Je dirais que l’élément le plus marquant à côté de l’outil de gestion de projet, c’est un bon outil de collaboration. J’adore Slack : simple, intuitif et tellement plus efficace qu’une avalanche d’e-mails ou des fichiers Excel introuvables sur les disques partagés.

Mais encore une fois, ce n’est pas tant l’outil que le concept qui compte.

Ben Aston

Tu utilises des intégrations Slack pour aider la collaboration ?

Rich Butkevic

Pas vraiment. Parfois une intégration de suivi, quand je consulte — les entreprises ont souvent leurs propres standards. Concernant par exemple le temps passé, l’outil change mais l’intégration est un plus. Ce que j’aime le plus avec Slack, ce sont les raccourcis clavier, ça me fait gagner un temps fou.

Ben Aston

Ton raccourci favori ?

Rich Butkevic

Aïe… Tu me prends de court. Je les fais par automatisme, mes doigts s’en souviennent…

Ben Aston

J’imagine bien.

Rich Butkevic

Mais impossible à citer de tête !

Ben Aston

Tu les ressens dans tes mains, pas dans ta tête…

Rich Butkevic

Exactement, comme mon numéro de téléphone : je le compose sans y penser, mais impossible à dire sans hésiter.

Ben Aston

C’est drôle. Bref, tu disais que l’essence du métier n’est pas l’outil. Revenons là-dessus.

Rich Butkevic

Tout à fait.

Ben Aston

Ce qui t’importe dans la gestion de projet, c’est quoi ? Comment mobilises-tu ces « soft skills » pour parvenir à de meilleurs résultats ?

Rich Butkevic

Les soft skills comme la communication sont essentielles, bien sûr. Mais au-delà, il faut comprendre en profondeur ce que le chef de projet doit accomplir, et le fonctionnement idéal d’un projet. Cela permet de se concentrer sur l’essentiel plutôt que de perdre du temps.

Dans un projet, il existe selon moi quelques grands axes à suivre. Sous ces axes, des tâches à réaliser. Mais il faut d’abord identifier vos besoins, s’assurer que l’entreprise et, pour un projet web, l’équipe technique partagent bien les mêmes exigences, assurer des tests et une bonne gestion des défauts, etc. Il faut toujours comprendre l’objectif final et la raison pour laquelle vous faîtes ces actions — ce qui correspond aux tâches de synthèse dans un plan de projet classique.

Si vous ne pouvez pas expliquer en une phrase pourquoi vous remplissez tel document ou faites telle action, arrêtez-vous et clarifiez ce que vous faites. Si vous ne savez pas pourquoi, soit vous ne le faites pas bien, soit cela ne sert peut-être à rien.

Ben Aston

Exactement. Parlons maintenant de la gestion d’un projet de création de site web d’entreprise. Nous venons de publier un article sur les erreurs fréquentes lors de ces projets. La réalité, c’est que c’est très difficile : de nombreuses parties prenantes, un brief flou, de la politique, des défis techniques… Les projets de site web corporate sont rares (tous les 3 à 5 ans !), donc souvent, peu de participants connaissent vraiment le sujet.

C’est un vrai défi ! Si vous n’avez pas lu l’article de Rich, allez-y. Parlons maintenant de comment fluidifier ce processus, et de ce qui rend ces projets si difficiles. Rich, as-tu un exemple ou une anecdote de difficulté rencontrée ?

Rich Butkevic

Oui. Une des grandes leçons que j’ai apprise tôt, c’est « faire confiance, mais vérifier ». Beaucoup de fois, des membres de projet annonçaient avoir terminé une tâche qui, en réalité, n’était que prévue… d’autres priorités surgissent, la tâche passe à la trappe et n’apparaît qu’en production, malheureusement.

C’est une grosse leçon. Ensuite, comme j’ai mentionné Slack plus tôt : bien collaborer en équipe large, surtout si l’équipe est répartie géographiquement, c’est clé. Plus les projets sont grands, moins les héros individuels pourront sauver la donne à la dernière minute.

Sur un projet web d’entreprise, un consultant comme moi intervient plusieurs fois par an sur de tels projets. Mais pour un admin réseau en interne, il n’aura peut-être fait cela qu’une fois dans sa carrière ! Ce qui est routinier pour nous ne l’est pas du tout pour eux.

Ben Aston

Je vais partager un exemple raté. Sur un gros projet de site web d’entreprise, tout tenait à l’alignement du brief — problème classique de gestion des parties prenantes. La personne qui gérait le projet côté client n’avait pas collecté tous les retours nécessaires de son équipe.

Le brief n’a pas été validé sérieusement, nous avons conçu, puis construit le site, et juste avant la mise en ligne, nous réalisons qu’il existait en fait une étape d’approbation supplémentaire ignorée de tous. On nous annonce : il faut « le feu vert du fondateur/président », qui s’avère être le vrai décisionnaire avec des exigences très différentes.

Rich Butkevic

C’est ça.

Ben Aston

À ce stade, discussion épineuse : « Ceci n’était pas dans le brief, vous avez validé chaque étape, et maintenant le président n’est pas satisfait. » On a dû faire passer une demande de changement massive, d’où frustration, supplément budgétaire, détérioration de la relation client… Peut-être étions-nous aussi en tort de ne pas avoir insisté sur la gouvernance dès le début, pour valider aux sommets hiérarchiques nécessaires.

Rich Butkevic

Dans les grandes structures, c’est compliqué : chaque référent identifié a un supérieur, qui lui-même en a un… Quand un « grand » chef voit le résultat, il peut renverser toutes les décisions précédentes. C’est piégeux.

Ben Aston

Ce que j’ai retenu : dès le début, cartographier les parties prenantes, faire un RACI sur chaque jalon. Et préciser : si quelqu’un doit vraiment valider à la fin et qu’on l’apprend trop tard, il y aura forcément des impacts sur les coûts, le planning. Il faut clarifier ça très tôt.

Souvent, c’est confié à une équipe marketing, puis délégation à un junior qui ensuite « remonte la chaîne »…

Rich Butkevic

Tout à fait.

Ben Aston

Mais il faudrait impliquer beaucoup plus de monde.

Rich Butkevic

Oui.

Ben Aston

Peux-tu nous présenter ton processus, du brief à la livraison du site web d’entreprise ?

Rich Butkevic

Bien sûr.

Ben Aston

Tu parlais de « buckets » dans ton plan projet : à quoi ressemblent-ils pour toi ? Comment l’Agile/Scrum influence-t-il ta gestion d’un site web corporate, même si une approche par jalons/découpage paraît plus adaptée côté validation ?

Rich Butkevic

Au plus haut niveau : d’abord cerner les objectifs réels du projet/site web. Fusion, acquisition et intégration de sites, refonte graphique, changement de CMS : les objectifs dictent le reste du plan. Ensuite, je passe aux user stories : étape souvent négligée. On définit des avatars/personas visiteurs (prospects, clients existants cherchant à réitérer un achat, etc.), chacun ayant des besoins et parcours différents.

On décrit leurs attentes, ce qui permet de structurer l’architecture du site : limiter le nombre de clics pour accéder à l’info clé, éviter d’enterrer l’essentiel dans des menus. Ça impacte l’ergonomie, le SEO, la satisfaction client.

Une fois l’architecture posée, on aborde la gestion de contenu. Sur un petit site (moins de 50 pages), c’est simple. Sur un corporate, il peut y avoir des milliers de pages : il faut savoir ce qu’on conserve, ce qu’on met à jour, fusionne ou supprime. C’est là que les outils deviennent indispensables.

Ce n’est qu’après ces étapes que je regarde les aspects purement techniques. Ils varient d’une entreprise à l’autre (infrastructure, CMS…), mais si les fondations — objectifs, structure, contenus — ne sont pas solides, l’aspect technique ne sauvera pas le projet.

Ben Aston

Donc l’essentiel est d’abord de cadrer le brief, d’identifier les personas, de bâtir l’architecture, puis de dérouler la conception graphique. Cherches-tu à paralléliser, accélérer, tout en restant rigoureux ?

Rich Butkevic

J’évite les « hacks », car la planification bien faite accélère le déroulement. Si on ne prend pas le temps de bien planifier, on ne l’aura jamais pour recommencer. Mais, beaucoup d’étapes peuvent progresser en parallèle : en interne, on connaît souvent déjà les clients, donc on peut avancer sur les personas, commencer à structurer le site sur la base de l’existant, demander à chaque service de revoir ses contenus…

J’utilise l’Agile/Scrum pour obtenir rapidement une version visible. Beaucoup de décideurs haut placés ne veulent pas être impliqués au quotidien, mais s’il y a une démo, ils viendront, donneront leur feedback. L’obtenir tôt évite qu’une décision de design impacte tout le site sans pouvoir corriger à temps. Une approche par jalons est utile mais pas forcément optimale, à mon sens.

Ben Aston

L’autre aspect important : le test utilisateurs. Nous identifions les personas dès le début, pour rester alignés sur le pourquoi du projet. Sur de nombreux sites corporate, il y a un objectif implicite de flatter l’ego du dirigeant. Mais tout doit être justifié par rapport aux vrais utilisateurs.

D’où l’intérêt : on fait tester l’architecture, les wireframes, leur propose des scénarios (« cherchez une offre à 50€ par mois… »). Et souvent, ils ne trouvent pas ce qui leur est utile car le focus du site est resté sur des éléments internes (ex : portrait du CEO). Preuve qu’il faut revoir nos priorités.

Rich Butkevic

Exactement. Attention cependant à bien sélectionner pour les tests des utilisateurs vraiment représentatifs des personas ciblés. Beaucoup d’entreprises font tester leur site par leurs propres employés : erreur fréquente, car ils connaissent le jargon, l’entreprise… Mais des utilisateurs lambda ne s’y retrouveront pas forcément. Par exemple, ils ne comprendront pas un terme comme « broadband », et iront vers un concurrent qui parle d’« internet haut débit ».

Ben Aston

Absolument. Maintenant, concentrons-nous sur la phase de développement technique et les conseils pour gérer cette étape. Quelles sont, selon toi, les clés quand un chef de projet n’a pas de background technique ? Gérer son équipe de développeurs, s’assurer que tout avance correctement…

Rich Butkevic

Un point crucial : souvent, les développeurs internes manquent d’expérience en migration ou refonte, même s’ils savent maintenir un site live. Des éléments récurrents à surveiller : - La redirection HTTPS : il faut garantir que tout le trafic, même entré en HTTP, redirige bien en HTTPS, sinon cela peut créer du contenu dupliqué et fausser les analytics. - Les accès DNS : qui gère le nom de domaine et peut répercuter les changements ? Ce droit est sensible, il doit être sécurisé et préparé avant J-1 ! Informer le leadership que la propagation DNS prend du temps permet d’éviter la panique au moment du lancement.

Ben Aston

Conseil important : pensez très tôt à la bascule DNS, pour que tout soit prêt, surtout si le responsable part en vacances à la mauvaise période…

J’aimerais aussi ton avis sur la gestion des développeurs. Que conseille-tu à un PM non technique pour suivre l’avancée du code ?

Rich Butkevic

C’est là que l’approche itérative prend tout son sens. Pouvoir voir régulièrement des démos intermédiaires permet de détecter très vite les blocages ou malentendus. Autre point : éviter de trop espacer les réunions d’équipe. Pas de réunion pour le plaisir, mais au moins un stand-up quotidien ou tous les deux jours pour faire le point et résoudre les problèmes. C’est très Scrum, mais ça fonctionne quel que soit le mode de développement. Le suivi fréquent permet de rester au courant des soucis et de maintenir le cap.

Ben Aston

Tout à fait d’accord. Il faut du rythme : des builds réguliers, à la fin de chaque semaine par exemple, pour visualiser le travail produit et détecter les bugs tôt (ex : « ça marche sur desktop mais pas sur smartphone »). Montrez, testez, corrigez vite. Autre astuce : questions rituelles lors des points quotidiens : « Qu’as-tu fait hier ? Que vas-tu finir aujourd’hui ? Un obstacle ? » Ça réduit l’effet « boîte noire » et empêche la mauvaise surprise au bout de six semaines.

En synthèse, si tu avais UN conseil à donner à ceux qui gèrent en ce moment la création d’un site corporate : comment garantir la maîtrise du projet sur la durée ?

Rich Butkevic

Ma recette, c’est de tout miser sur la collaboration et des outils adaptés. Les stand-ups quotidiens sont essentiels pour anticiper les problèmes et resserrer la boucle de feedback. L’Agile découpe les retours en cycles de deux semaines, mais les stand-ups permettent de déclencher tout de suite une alerte. Avec Slack, une question peut être levée à l’instant, sans attendre la prochaine réunion. Plus la boucle de feedback est courte, mieux c’est.

Un autre truc, qu’on oublie souvent : avant go-live, crawler le site pour détecter les liens cassés. C’est facile et ça révèle souvent de gros problèmes de structure, de codage ou de contenus. Faites-le systématiquement !

Ben Aston

Un conseil d’outil pour le crawling ?

Rich Butkevic

Pas vraiment, la plupart se valent. Tapez « link check » ou « crawling » sur le web.

Ben Aston

Merci beaucoup Rich pour tous tes conseils. Ce qu’on retient de cette discussion, c’est l’importance, dès le début, de bien cadrer le projet, de définir les objectifs et les actions-clés. Si on garde le cap, la réussite et la valeur seront au rendez-vous. Merci encore !

Rich Butkevic

Merci Ben, c’était un plaisir.

Ben Aston

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