Où l’IA Trouve Réellement sa Place dans une Équipe Projet

Tim Fisher : Bonjour et bienvenue dans Le Futur de l’IA en gestion de projet, une série où nous allons au-delà du pitch commercial pour explorer comment l’IA change réellement la façon dont les équipes planifient, livrent et gèrent le travail. Aujourd’hui, nous mettons à l’honneur Productive. Si vous êtes une agence, un cabinet de conseil ou une société de services professionnels et que vous cherchez à comprendre comment l’IA peut véritablement améliorer la livraison, l’utilisation des ressources, la prévision et les opérations — et pas seulement générer du contenu — alors cette conversation est faite pour vous.

Nous allons découvrir comment Productive utilise l’IA pour automatiser les tâches chronophages qui ralentissent les équipes, identifier les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes et aider les sociétés de services à prendre de meilleures décisions plus rapidement. Je m’appelle Tim Fisher et je suis VP de l’IA chez The Digital Project Manager. Mon travail consiste à déterminer où l’IA est véritablement utile et où elle n’est encore qu’un argument marketing.

Je vais donc poser les questions que votre équipe se poserait. Avec nous aujourd’hui, Bernie Vrbat de Productive. Ces trois dernières années, Bernie a travaillé main dans la main avec des agences, cabinets de conseil et sociétés de services professionnels de toutes tailles, les aidant à résoudre des enjeux opérationnels et à tirer davantage de valeur de leurs outils.

Aujourd’hui, elle se concentre sur la transformation par l’IA, tout comme moi, alliant expertise technique et expérience concrète en agence pour aider les équipes à comprendre non seulement ce qui est possible avec l’IA, mais aussi ce qui vaut vraiment la peine d’être fait.

Bernie, c’est un réel plaisir de t’accueillir ici.

Bernarda Vrbat : Merci Tim, ravie d’être là.

Tim Fisher : Peux-tu nous donner la version en 30 secondes de Productive pour ceux qui ne connaissent pas ?

En quoi consiste votre solution et pour qui est-elle conçue ?

Bernarda Vrbat : Oui, bien sûr. Productive est une plateforme tout-en-un conçue spécifiquement pour les sociétés de services professionnels. Donc, si vous suivez le temps passé sur un projet client, cette plateforme est idéale pour vous. Elle couvre tout le flux opérationnel, de la gestion des affaires aux projets, budgets, ressources et jusqu’à la facturation.

Et avec l’IA intégrée, la plupart du travail opérationnel lié à ces étapes se fait en arrière-plan. Nous allons encore plus loin avec nos fonctionnalités agentiques, où cela s’exécute tout seul, ce qui vous permet de passer moins de temps sur l’administratif et plus sur ce qui compte réellement.

Tim Fisher : Une question qui peut paraître évidente en 2026, mais pourquoi l’IA est-elle au cœur de vos priorités actuellement ?

Bernarda Vrbat : Je ne pense pas que ce soit une question bête du tout. Nous avons déjà nos propres fonctionnalités d’IA depuis un certain temps, comme le remplissage automatique des dépenses et l’utilisation de l’IA pour rédiger et structurer du texte dans les documents. Ces fonctions se sont avérées réellement utiles pour nos clients. Nous avons voulu voir où l’IA pouvait faire une véritable différence.

Comme la technologie évolue très vite, l’IA peut désormais s’attaquer à des tâches complexes : il ne s’agit plus d’automatiser des actions uniques, mais d’aider à gérer et à analyser des flux de travail métiers. Nous voulions donc intégrer cela à ce que Productive réussissait déjà : être une solution tout-en-un pour les sociétés de services professionnels.

Tim Fisher : Super. Selon toi, quel a été le principal défi auquel vos clients sont confrontés et que l’IA peut réellement résoudre ?

Bernarda Vrbat : Plutôt que de résoudre un seul problème, nous aimons dire que l’IA dans Productive fait face à de nombreux défis rencontrés au quotidien : tâches bloquées oubliées, décalages de plannings, données éparpillées que l’on n’a pas le temps d’analyser…

Nous avons voulu alléger cette charge mentale : l’IA s’en occupe en arrière-plan, et cela permet une nouvelle façon de travailler. On n’a plus besoin de garder en tête des dizaines de petits soucis, on peut se consacrer pleinement au travail qui compte vraiment.

Tim Fisher : Cela a du sens.

Tout le monde met de l’IA partout désormais : un chatbot ici, autre chose ailleurs. Qu’est-ce qui distingue l’approche IA de Productive par rapport à la concurrence selon toi ?

Bernarda Vrbat : Ce qui nous distingue, c’est vraiment la plateforme. Vous le savez, un outil d’IA doit bien tirer ses données quelque part, donc on se retrouve souvent à devoir le connecter à plusieurs outils différents, et ce n’est pas toujours adapté à vos besoins.

Avec Productive, toutes les données sont rassemblées. La plateforme est spécialisée et couvre l’ensemble, de la vente à la facturation — elle connaît la répartition de vos équipes, l’avancement de vos projets, l’état de vos relations clients. Ce mixte de données opérationnelles, financières et relationnelles est très puissant pour l’IA, c’est ce qui rend Productive unique.

Tim Fisher : On verra l’IA sous plusieurs formes : chatbot, skills, agents… Peux-tu expliquer la différence entre skills et agents ? Je pense que ce n’est pas clair pour tout le monde.

Bernarda Vrbat : Bonne question, tout à fait pertinente. Tout le monde connaît les chatbots : on leur pose une question, on obtient une réponse. Les skills et les agents sont plus récents, donc ça vaut le coup d’expliquer. Les skills, vous avez sûrement vu dans des outils comme Claude ou ChatGPT.

Les skills sont des connaissances structurées que l’on donne à l’IA : on lui apprend comment exécuter une tâche, selon nos besoins. Si on compare avec les agents : les skills apprennent à l’IA quoi faire, les agents laissent l’IA faire concrètement.

Un agent ne se contente pas de répondre ou de suivre des instructions ponctuelles, il agit de façon autonome, traverse plusieurs étapes, prend des décisions, utilise différents outils, et pas besoin d’être derrière à chaque instant. C’est là que la complexité commence réellement. Avec un chatbot, on discute avec l’IA pour lancer certaines actions.

Avec les skills, on modèle son comportement. Avec les agents, on confie vraiment des workflows complexes à l’IA : on définit le but, et l’agent trouve comment l’atteindre.

Tim Fisher : Très bonne explication, d’ailleurs, c’est aussi ma façon de le présenter. Dans tout cela, comment vois-tu évoluer le rôle du chef de projet à mesure que l’IA s’intègre au quotidien ?

Bernarda Vrbat : Les meilleurs chefs de projet ont toujours été ceux qui voyaient la situation dans son ensemble. L’IA rend cela plus accessible. Quand elle prend en charge les tâches répétitives, les chefs de projet gagnent du temps pour ce qu’ils savent faire de mieux : décider, prendre des choix qui influent vraiment sur l’avancement et la réussite du projet.

On va observer un phénomène intéressant : plus de temps et d’énergie libérés, plus de possibilités de développement. Les chefs de projet pourront s’intégrer aux process de conception, se rapprocher du code. On les verra devenir multi-compétences : non seulement gérer, mais comprendre tous les aspects du travail.

Tim Fisher : Je suis d’accord. Ces rôles ont beaucoup évolué, prises par des tâches pour lesquelles ils n’avaient pas été conçus, et cette technologie permet de retrouver l’essence du métier — faire avancer l’entreprise et se concentrer sur ce qui compte vraiment. J’ai vu que vous aviez récemment publié des recherches sur la façon dont les équipes utilisent l’IA et ce qu’elles délèguent volontiers. Qu’est-ce qui t’a le plus marqué, et comment cela influence-t-il votre vision de l’IA chez Productive ?

Bernarda Vrbat : Tu as bien creusé le sujet ! Effectivement, avant d’implémenter nos agents et fonctions avancées d’IA, nous avons mené une enquête auprès de nos utilisateurs pour voir ce qu’ils pensaient de l’IA. On a trouvé que ce que les gens voulaient vraiment déléguer aux agents était…

…assez spécifique. Les tâches qui revenaient le plus étaient de même nature : gestion de la planification, suivi du temps via l’assistant IA, planification de projet, estimation… Toutes des tâches répétitives et chronophages. Par exemple, la communication client était la tâche que les entreprises déléguaient le moins à l’IA, ce qui est logique, et cela est devenu notre principe directeur.

Au lieu de poursuivre l’IA la plus généraliste, nous avons bâti des fonctions qui aident les équipes à gérer la charge administrative.

Tim Fisher : Oui, clairement. Ce qui ressort aussi des recherches et démos aujourd’hui, c’est que l’IA est la plus pertinente pour lever les frictions opérationnelles, pas pour remplacer le jugement humain.

Tu penses que les organisations doivent prioriser cette approche ?

Bernarda Vrbat : Honnêtement oui, et je pense que c’est plus réaliste aussi. Les tâches administratives sont celles où l’IA apporte le plus de valeur sans créer de risque majeur. On ne lui demande pas des décisions complexes, simplement d’automatiser ce qui est prévisible.

Tim Fisher : Vos travaux montrent aussi que le secteur expérimente encore. Les agences bénéficient de l’IA, mais hésitent encore sur le modèle de prix, le ROI, l’organisation… Quelle est la question que les dirigeants d’agences ne se posent pas assez selon toi ?

Bernarda Vrbat : La vraie question que les leaders devraient se poser est : « Que veux-je que mon équipe fasse du temps libéré par l’IA ? » L’IA prend déjà en charge une partie du travail, et ça va aller en s’intensifiant. Trouver la façon la plus productive (sans mauvais jeu de mots !) d’utiliser ce temps, les initiatives à fort impact, c’est là que tout se joue.

Il y a aussi le côté humain : les fiches de poste vont évoluer. Accompagner ses talents dans la transition est aussi clé que l’adoption de l’IA.

Tim Fisher : Ce que tu dis est très pertinent.

On évoque rarement la question de l’utilisation du temps gagné, c’est bien que vous y pensiez dès le départ. Autre sujet : on sent que vous voyez les agents IA comme des membres d’équipe, avec des humains responsables. Si cela se généralise, comment le rôle du chef de projet passe-t-il de « faire » à « piloter des agents » ?

Bernarda Vrbat : Les chefs de projet vont déléguer le répétitif aux agents ou à l’IA, et s’investir davantage dans la relation client.

Comme dit plus tôt, ce n’est pas cet aspect qu’ils confieront à l’IA. Ils créeront du lien, livreront de meilleurs projets. Les clients seront plus satisfaits. Ce sera l’impact majeur de l’IA pour les chefs de projet.

Tim Fisher : Exercice de boule de cristal ! Dans 3 ou 5 ans, quel plus grand changement l’IA va-t-elle apporter au travail en équipe ?

Bernarda Vrbat : Ouh, 3 à 5 ans, c’est un long terme…

Tim Fisher : Oui !

Bernarda Vrbat : Au rythme où les choses évoluent… Sur le court terme, l’IA prend de plus en plus en charge l’exécution, notamment le code, la rédaction… Bientôt, le travail opérationnel suivra.

La gestion de projet sera le domaine où l’effet se fera le plus sentir : gestion des tâches, des plannings, des feuilles de temps, toutes les coordinations qui incombent aux chefs de projet. Plus loin, le vrai changement sera la structuration des équipes autour de l’IA : au lieu de voir l’IA comme un outil qu’on pose et qu’on reprend, on gérera une suite d’agents, on les configurera, on pilotera leur production. L’humain deviendra décideur de la valeur : déterminer les priorités, la qualité, le sens.

Tim Fisher : Laisser l’IA aux tâches d’IA et l’humain à l’humain. Oui. Pour finir, sans trop en révéler, un indice sur la prochaine étape de la roadmap IA de Productive ?

Bernarda Vrbat : Sans tout dévoiler, je peux partager un aperçu.

Nous venons de lancer la fonction « artifacts » qui transforme les prompts en résultats visuels. Par exemple, on peut demander un tableau de bord ou demander à télécharger le résultat en PDF ou HTML. Ça va être top à découvrir. Côté agents, on développe des agents déclenchés par événement, qui se lancent automatiquement à la moindre modification.

Imaginons qu’on gère un budget et qu’il y ait un changement : c’est le déclencheur qu’un agent va surveiller pour agir. Et nous avançons vers des agents plus proactifs, qui viendront vers vous en cas de blocage pour que vous puissiez intervenir rapidement.

Tim Fisher : Fantastique. Ça a beaucoup de sens. Super discussion et projection sur l’avenir. Merci pour tout. Pour conclure, Bernie, si quelqu’un veut en savoir plus sur Productive, que doit-il faire ?

Bernarda Vrbat : Merci à toi Tim pour cette discussion ! Pour approfondir, le meilleur point de départ est notre page Productive 5.0.

Vous y trouverez tout ce qu’on a fait autour de l’IA et la présentation complète de cette sortie. Ensuite, je vous invite à nos pages roadmap et mises à jour produit, nous y annonçons les nouveautés et vous tenons au courant. On bouge vite, il y a toujours quelque chose à suivre.

Tim Fisher : Super. Merci encore à toi Bernie d’avoir été avec nous.

Bernarda Vrbat : Merci Tim.