Où l’IA trouve réellement sa place dans une équipe projet

Tim Fisher : Bonjour et bienvenue dans Le futur de l’IA en gestion de projet, une série où nous allons au-delà du pitch commercial pour explorer comment l’IA change véritablement la manière dont les équipes planifient, livrent et gèrent le travail. Aujourd’hui, nous mettons en avant Productive. Si vous êtes une agence, un cabinet de conseil ou une entreprise de services professionnels et que vous essayez de comprendre où l’IA peut réellement améliorer la livraison, l’utilisation, la prévision et l’exploitation — et pas seulement générer du contenu — alors c’est la conversation qu’il vous faut.

Nous allons découvrir comment Productive utilise l’IA pour automatiser les tâches fastidieuses qui ralentissent les équipes, anticiper les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes, et aider les entreprises de services professionnels à prendre de meilleures décisions plus rapidement. Je m’appelle Tim Fisher, et je suis VP de l’IA chez The Digital Project Manager. Mon rôle est de déterminer où l’IA fonctionne vraiment et où elle reste du domaine du marketing.

Je vais donc poser les questions que votre équipe poserait. Nous recevons aujourd’hui Bernie Vrbat de Productive. Depuis trois ans, Bernie travaille étroitement avec des agences, des cabinets de conseil et des entreprises de services professionnels de toutes tailles, les aidant à résoudre leurs défis opérationnels et à tirer plus de valeur de leurs outils.

Aujourd’hui, elle se concentre sur la transformation par l’IA, tout comme moi, en réunissant expertise technique et expérience concrète en agence pour aider les équipes à comprendre non seulement ce qui est possible avec l’IA, mais aussi ce qui en vaut réellement la peine.

Bernie, c’est un réel plaisir de t’accueillir ici.

Bernarda Vrbat : Merci, Tim. Ravie d’être ici.

Tim Fisher : Peux-tu nous donner en 30 secondes ce qu’est Productive pour ceux qui ne connaissent pas ?

A quoi ça sert, et pour qui est-ce conçu ?

Bernarda Vrbat : Oui, bien sûr. Productive est une plateforme tout-en-un conçue spécifiquement pour les entreprises de services professionnels. Si vous suivez le temps sur un projet client, c’est la plateforme idéale pour vous. Elle couvre tout le flux de travail opérationnel : gestion des opportunités, des projets, des budgets, des ressources, jusqu’à la facturation.

Et aujourd’hui, avec l’IA intégrée, la plupart du travail opérationnel à chaque étape se fait en arrière-plan, et nous allons encore plus loin avec nos fonctionnalités agentiques, où tout se fait de façon autonome, vous permettant de consacrer moins de temps à l’administration et plus à ce qui compte vraiment.

Tim Fisher : Question peut-être naïve en 2026, mais pourquoi l’IA est-elle au cœur de vos priorités en ce moment ?

Bernarda Vrbat : Non, ce n’est pas du tout naïf. Nous avions déjà développé nos propres fonctionnalités IA. Nous avions par exemple l’autoremplissage pour les notes de frais, ou la rédaction et la structuration automatique de textes dans les documents. Nous avons remarqué que nos clients trouvaient ces fonctionnalités réellement utiles. Nous voulions donc voir où l’IA pouvait faire une vraie différence.

Comme la technologie évolue très vite, l’IA peut aujourd’hui assister des travaux réellement complexes. On ne se contente plus d’automatiser des tâches ponctuelles, on aide aussi à gérer et analyser les workflows métier. Nous avons donc intégré cela à Productive, qui était déjà une solution tout-en-un pour les services professionnels.

Tim Fisher : Super. D’après toi, quel est le plus grand défi auquel tes clients sont confrontés, et comment l’IA les aide-t-elle ?

Bernarda Vrbat : Je pense que plutôt que de résoudre un défi unique, on aime dire que l’IA et Productive répondent à une multitude de difficultés que l’on rencontre au quotidien, comme des tâches bloquées oubliées, ou les changements d’échéances, des données dispersées qu’on n’a pas le temps d’analyser.

Nous voulions retirer cette charge mentale aux gens pour que l’IA s’en occupe en arrière-plan. On a constaté qu’en agissant ainsi, on ouvre la voie à une nouvelle façon de travailler. Plus besoin de garder des dizaines de petites préoccupations à l’esprit, on peut se concentrer à 100% sur le travail important.

Tim Fisher : C’est logique.

Tout le monde veut mettre de l’IA partout. Il y a des chatbots ici, des outils là. Qu’est-ce qui différencie l’approche IA de Productive de celle des autres sur le marché, selon toi ?

Bernarda Vrbat : Je dirais que la particularité de notre approche, c’est la plateforme elle-même. On sait tous que les outils IA doivent capter de la donnée quelque part, donc souvent, il faut les connecter à quatre ou cinq autres outils, et même là, ce n’est pas toujours exactement ce dont on a besoin.

Avec Productive, toutes ces données sont natives. Productive couvre tout le spectre, de la vente à la facturation, donc la plateforme sait comment le personnel est alloué, comment vos projets avancent, et comment vos relations clients évoluent. Je pense que cette combinaison de données opérationnelles, financières et relationnelles donne à l’IA un véritable pouvoir, et c’est unique à Productive.

Tim Fisher : On va certainement voir l’IA sous diverses formes, comme la conversation, les compétences, les agents. Peux-tu expliquer la différence entre compétences et agents ? Je ne suis pas sûr que tout le monde visualise bien.

Bernarda Vrbat : Oui, exactement, et c’est important de clarifier. Bien sûr, il y a les chatbots que tout le monde connaît désormais. On leur pose une question, ils répondent. Les compétences et agents sont plus récents, donc ça vaut la peine de plonger un peu dans le détail. Les compétences, c’est assez simple à comprendre, vous les avez déjà vues dans Claude ou ChatGPT, non ?

Les compétences, ce sont les connaissances structurées qu’on fournit à l’IA, on lui enseigne comment accomplir des tâches conformément à nos besoins. Quand on passe aux agents : si les compétences servent à enseigner à l’IA comment faire quelque chose, les agents, eux, permettent à l’IA d’agir réellement.

Un agent ne se contente pas de répondre à une question ou de suivre des instructions : il est autonome. Il gère plusieurs étapes, prend des décisions au fil du processus, emploie différents outils, et vous n’avez pas à intervenir à chaque étape. C’est là où la complexité grimpe vraiment. Avec un chatbot, vous dialoguez avec l’IA et la sollicitez pour effectuer des actions.

Avec les compétences, vous façonnez son comportement. Avec les agents, non seulement vous façonnez ce comportement, mais vous déléguez à l’IA des workflows vraiment complexes. Vous fixez un objectif, c’est l’agent qui trouve comment l’atteindre.

Tim Fisher : Très bonne explication. C’est la même façon dont j’en parle souvent. En prenant du recul, selon toi, comment le rôle du chef de projet va-t-il évoluer maintenant que l’IA s’intègre au quotidien ?

Bernarda Vrbat : Je pense que les meilleurs chefs de projet ont toujours été ceux qui appréhendaient la vue d’ensemble, et l’IA leur facilite cela. Car si l’on retire toutes les tâches répétitives du quotidien, ils peuvent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux : prendre des décisions qui ont un réel impact sur l’avancement et la réussite du projet.

Je pense qu’on va voir émerger un phénomène intéressant. Quand on libère du temps et de l’énergie mentale, les gens se développent naturellement. Les chefs de projet vont pouvoir s’impliquer davantage dans la conception, ou se rapprocher du code. Je pense que le chef de projet deviendra un véritable « touche-à-tout », une personne qui ne se contente plus de gérer le travail, mais qui le comprend sous toutes ses facettes.

Tim Fisher : Tout à fait d’accord. Beaucoup de rôles, comme celui de chef de projet, ont fini par englober plein de tâches qu’ils n’étaient pas censés gérer à l’origine, à force de remplir la matrice des responsabilités… Et, comme tu le dis, ce genre de technologie devrait permettre aux gens de se concentrer sur ce qu’ils aiment et de faire avancer réellement l’entreprise. Très bien. J’ai vu que vous aviez récemment publié une étude sur l’utilisation de l’IA par les équipes et les types de travail qu’elles sont prêtes à déléguer. Qu’est-ce qui t’a le plus marqué dans vos résultats, et comment cela influence-t-il la manière dont Productive développe ses fonctionnalités IA ?

Bernarda Vrbat : Effectivement, tu es allé très loin dans tes recherches sur Productive ! Avant d’implémenter nos agents et les fonctionnalités avancées, nous avons mené une enquête auprès de nos utilisateurs pour connaître leur ressenti sur l’IA. Ce que nous avons constaté, c’est que ce que les gens souhaitent réellement confier aux agents IA est…

très spécifique. Les tâches les plus fréquemment citées ont un profil commun : planification, suivi du temps (ce que nous avons introduit dans l’assistant IA), planification et estimation de projet. Des tâches répétitives et chronophages. Par exemple, la communication client a été la tâche que les entreprises étaient le moins enclines à confier à l’IA — ce qui est logique, et c’est cette observation qui a guidé nos choix.

Plutôt que de poursuivre la version la plus large possible de l’IA, nous avons développé des fonctionnalités qui prennent en charge les tâches répétitives du quotidien.

Tim Fisher : C’est logique. Ce qu’on voit ressortir de l’étude comme des démonstrations, c’est que l’IA est la plus efficace pour lever les frictions opérationnelles, pas pour remplacer le jugement humain.

Tu penses que c’est là que les organisations devraient concentrer leurs efforts IA ?

Bernarda Vrbat : Honnêtement oui, et je pense que c’est la manière la plus honnête de commencer. La « petite » paperasserie est le terrain sur lequel l’IA apporte de la valeur sans risque réel. On ne demande pas à l’IA de trancher des décisions ambiguës, mais de gérer l’exécution répétitive à résultat attendu.

Tim Fisher : Votre enquête décrit aussi un secteur qui est encore en phase d’expérimentation. Les agences tirent déjà des bénéfices de l’IA, mais beaucoup cherchent encore le bon prix, le bon ROI, les bons modèles opérationnels, etc. Selon toi, quelle question les dirigeants d’agence devraient-ils se poser à propos de l’IA, mais qu’ils ne formulent pas suffisamment ?

Bernarda Vrbat : Je pense que la vraie question sous-estimée, c’est « Que veux-je que mon équipe fasse du temps libéré par l’IA ? » Car l’IA prend déjà une part importante du travail existant, et ce sera de plus en plus vrai. Trouver comment employer ce temps — les initiatives qui créent le plus de valeur — c’est là que la différence sera la plus grande.

Et il y a un vrai enjeu humain. Beaucoup de fiches de poste vont évoluer, un peu ou beaucoup. Peu importe, mais accompagner ses talents dans cette bascule est aussi essentiel pour tirer pleinement parti de l’IA.

Tim Fisher : Tu viens de dire quelque chose de très pertinent.

C’est un vrai sujet, rarement évoqué : que faire du temps que l’on récupère ? Je suis content que vous abordiez la question dès la conception. Autre point : on sent que vous considérez presque les agents comme des membres à part entière de l’équipe, avec des humains garants de leurs actions, etc.

Dans un monde où cela devient courant, comment le rôle du chef de projet évolue-t-il entre l’opérationnel et la supervision des agents IA ? Ça change tout.

Bernarda Vrbat : Les chefs de projet vont surtout déléguer les tâches répétitives aux agents, aux compétences, à l’IA en général, et se recentrer sur la relation client.

Comme je l’ai expliqué, ils ne confieront pas cette partie à l’IA : ils vont renforcer la relation, livrer de meilleurs projets, et la satisfaction client va s’améliorer. C’est là où l’IA aura l’impact le plus fort pour les chefs de projet.

Tim Fisher : Allez, exercice de prospective. Dans trois, cinq ans, quel sera le plus grand bouleversement qu’apportera l’IA dans le fonctionnement des équipes ?

Bernarda Vrbat : Ouh, trois à cinq ans, c’est long pour se prononcer…

Tim Fisher : C’est vrai !

Bernarda Vrbat : Vu la vitesse où tout avance. Mais à court terme déjà, l’IA prend de plus en plus en charge des actions d’exécution dans la rédaction, le codage, et je pense que l’opérationnel arrivera ensuite.

La gestion de projet sera probablement le premier domaine concerné : suivi des tâches, des échéances, des feuilles de temps, toute la coordination qui grève les chefs de projet. Sur le plus long terme, le vrai basculement sera la structuration des équipes autour de l’IA. Plutôt qu’un outil qu’on sollicite ponctuellement, on pilotera un ensemble d’agents, en les configurant et gérant leurs sorties. Comme je t’ai dit tout au long, le rôle humain sera de moins en moins dans l’exécution et de plus en plus dans la prise de décisions à forte valeur.

Quels sont les vrais enjeux, où doit-on donner la priorité, comment définir la qualité.

Tim Fisher : Donc l’IA gère l’IA, l’humain gère l’humain ! Oui. Dernière question : sans révéler de secrets, peux-tu nous donner un avant-goût de ce qui arrive dans la roadmap IA de Productive ?

Bernarda Vrbat : Je ne vais pas tout dévoiler, mais je peux partager ce qui arrive.

On vient de sortir les artefacts, qui permettent de transformer des prompts en résultats visuels. Par exemple, demander des données permet d’obtenir un tableau de bord, ou de le télécharger en PDF ou HTML. C’est une fonctionnalité intéressante. Côté agents, nous développons des agents déclenchés par événement : ils se lancent automatiquement lorsqu’un élément change.

Par exemple, si vous gérez un budget et qu’une modification survient, cela peut déclencher une action automatique d’un agent. Nous travaillons aussi sur des agents plus proactifs, qui vous interpellent lorsqu’ils rencontrent un obstacle afin que vous puissiez intervenir et faire avancer les choses.

Tim Fisher : Parfait, c’est très cohérent ! Merci beaucoup pour cet échange et cette vision du futur. Un excellent moment. Pour conclure : Bernie, si les gens veulent en savoir plus sur Productive, ils font quoi ?

Bernarda Vrbat : Tout d’abord, merci Tim pour cette belle discussion. Si vous souhaitez approfondir, le meilleur point de départ est la page Productive 5.0.

On y retrouve tout ce que nous avons bâti autour de l’IA et l’intégralité de cette version. Ensuite, je vous invite à suivre notre roadmap et nos pages d’actualités produits où nous partageons les nouveautés. On avance vite, il y a toujours du neuf à surveiller.

Tim Fisher : Super. Très bien. C’est tout pour aujourd’hui. Merci beaucoup Bernie d’avoir été avec nous.

Bernarda Vrbat : Merci, Tim.