Arrêtez de “Faire la Vaisselle du Projet” (avec Patrice Embry)

Lisez la transcription :

Nous expérimentons la retranscription de nos balados à l'aide d'un programme logiciel. Pardonnez les éventuelles fautes, le robot n'est pas toujours exact à 100%.

Ben Aston :

Bienvenue sur le balado du Digital Project Manager où nous allons au-delà de la théorie pour offrir des conseils d’expert en gestion de projet numérique. Merci de nous écouter, je suis Ben Aston, le fondateur de The Digital Project Manager. Maintenant, je me demande si cela vous semble familier. « Salut, tu pourrais organiser une réunion pour nous ? », ou encore « Peux-tu installer la ligne de conférence pour moi ? », ou mieux encore « Pourrais-tu réserver mon vol et mon hôtel ? ».

Alors la question est : comment répondez-vous ? « Euh, bien sûr. » Mais, devriez-vous accepter ? Devriez-vous vraiment être celui ou celle qui fait toutes les petites tâches ingrates ? C’est précisément le sujet de l’épisode du jour. Comment et où tracer la ligne entre ce qui relève de la gestion de projet légitime et ce qui appartient à l’administratif du projet — ou même personnel — que chacun devrait faire lui-même ?

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Voilà le dilemme des chefs de projet : nous sommes plutôt doués pour faire avancer les choses, et les gens le remarquent, ils savent qu’ils peuvent venir nous voir. On est excellent, on est organisé, mais si on n’y prend pas garde, tout le monde peut finir par croire qu’on est leur assistant(e) personnel(le). Est-ce qu’on se fait exploiter ? Et que peut-on faire ? Aujourd'hui, je parle à Patrice Embry. Patrice est cheffe de projet numérique à distance, certifiée Scrum Master, une de nos expertes résidentes du Digital Project Manager et elle a des opinions très arrêtées sur le sujet des tâches administratives liées au projet. Nous allons discuter de la manière de mieux gérer nos équipes pour leur apprendre à assumer la gestion de leurs propres tâches administratives. Ça vous parle ? Alors bonjour Patrice.

Patrice Embry :

Bonjour !

Ben Aston :

Heureux de te retrouver aujourd’hui.

Patrice Embry :

Toujours un plaisir.

Ben Aston :

Nous discutions juste avant hors ligne, Patrice s’apprête à faire une intervention — enfin, appelons ça une prestation — à la conférence DPM Summit, lors de sa lightning talk. Patrice, peux-tu nous donner un avant-goût de ce dont tu vas parler ?

Patrice Embry :

Je vais parler des "postmortems", et je continue à les appeler postmortems même si tout le monde me dit que c’est trop morbide et que je devrais dire rétrospectives. Voilà donc l’avant-goût. Je refuse de rentrer dans le rang et je continuerai à les appeler postmortems.

Ben Aston :

Y a-t-il une raison pour laquelle tu préfères le terme postmortem ?

Patrice Embry :

Je ne sais pas, je trouve simplement que c’est approprié. Les gens pensent que c’est morbide, mais en fait, il s’agit de disséquer…

Ben Aston :

… le projet est mort, pas vrai ?

Patrice Embry :

Le projet est mort et il faut comprendre ce qui l’a tué, donc oui, c’est pertinent.

Ben Aston :

Il existe un cycle de vie du projet. Un projet naît, vit, arrive à maturité, puis…

Patrice Embry :

Il meurt.

Ben Aston :

Oui, donc c’est juste. En dehors de ce talk un peu sombre, quels autres projets as-tu en ce moment ?

Patrice Embry :

Je suis actuellement dans cette phase étrange que connaissent sûrement les freelances, où certains de mes plus gros projets se terminent et je dois réfléchir au reste de l'année. Les freelances comprendront ce que cela implique, et quand on doit parler au DPM Summit et qu’on réfléchit en même temps à si du travail supplémentaire arrive, c’est un peu stressant. Mais on avance…

Ben Aston :

Cela veut-il dire qu’une cheffe de projet numérique serait bientôt disponible ?

Patrice Embry :

Possiblement, possiblement, possiblement.

Ben Aston :

Alors si vous souhaitez engager Patrice, rendez-vous sur son site web ! C’est Patrice-Embry.com, c’est bien ça ?

Patrice Embry :

Oui, Patrice tiret Embry point com.

Ben Aston :

Voilà. Dis-nous, quels types de projets préfères-tu ? Quel est ton domaine de prédilection ? Je suis curieux, toi qui bosses à distance, tu sais ce dans quoi tu excelles, ce que tu aimes vraiment. Alors, qu’est-ce qui t’attire et comment décides-tu si tu acceptes une mission même si ce n’est pas exactement ce qui te plaît ?

Patrice Embry :

Je crois que je l’avais déjà dit lors de notre précédent balado, mais sans effort particulier, j’ai pris de plus en plus de projets dans le secteur associatif, ce que j’aime beaucoup car j’ai l’impression de servir une bonne cause. Le secteur associatif et académique. C’est un peu comme si on lançait quelque chose dans l’univers et que cela nous revenait, donc j’en fais beaucoup en ce moment. Bien sûr, ce n’est pas les mêmes budgets que d’autres projets, ce qui me pénalise, mais j’aime vraiment ce travail. J’aime avoir une bonne impression de ce que je fais. Ça ne veut pas dire que je ne ferai jamais autre chose, mais voilà où j’en suis. Ce que je fais concrètement dans le projet n’a pas tant d'importance parce que j’apprécie les clients finaux. Je touche un peu à tout.

Ben Aston :

En dehors des budgets, il y a ce défi budgétaire quand on travaille pour des associations ou le milieu académique, mais quelles autres difficultés rencontres-tu ? Comment t’en sors-tu ? Il y a d’abord le fait d’avoir un moindre budget, mais côté gestion, quelles leçons tires-tu de tes postmortems ? Qu’as-tu appris dans l’associatif ou l’académique dont d’autres pourraient profiter ?

Patrice Embry :

La plupart des chefs de projet cherchent toujours à optimiser, à gagner en efficacité, mais c’est encore plus vrai avec des budgets serrés. Parfois on travaille pour des clients à petit budget mais on sait qu’ils ont une réserve au cas où. Là, je sais qu’il n’y en a pas. Je connais même parfois leurs méthodes de levée de fonds, donc je sais ce qui est possible ou pas. Il faut vraiment être efficace, trouver chaque levier, et mettre les gens au courant du temps disponible. S’il y a une tâche qui demande trois heures, il faut impérativement me le dire en 15 minutes si ce n’est pas possible. C’est très exigeant.

Ben Aston :

C’est bien, non ? Ça oblige à plus de discipline dans la gestion et le contrôle du projet. Tu dois avoir une bonne connaissance du détail, sinon tout s’écroule vite. Parlons de ton article, car dans la réalité, on finit par faire plein de petites choses pour nos équipes, et je me souviens qu’on en discutait quand tu l’écrivais : il semble qu’on demande toujours au chef de projet d’installer la salle, de la ranger, de ramener l’eau… Ou tout simplement de composer le numéro pour la conférence, alors que tout le monde pourrait le faire. On prend les notes, on va chercher les donuts… On est celui ou celle qui fait en sorte que tout roule, mais est-ce vraiment notre rôle ?

Patrice a d’ailleurs écrit un excellent article à ce sujet que vous devriez lire, et tu y abordes un point : est-ce qu’on se retrouve à faire ces tâches à cause de notre genre ? Je suis un homme, tu es une femme, mais… est-ce qu’on fait cela parce qu’on est trop gentil.les ? C’est un sujet qui te passionne et qui me touche sous un autre angle. Souvent, tu estimes que si tu es une femme, tu te retrouves plus facilement à faire tout ça. En tant qu’homme, j’ai aussi été celui qui s’y colle. D’abord, parlons des pires demandes qu’on a pu te faire qui ne relèvent pas de ton rôle ?

Patrice Embry :

Rien de particulièrement choquant à ma mémoire. C’est juste la répétition qui fatigue.

Ben Aston :

Oui, c’est ça.

Patrice Embry :

Tu vois ce que je veux dire ?

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

Aucune anecdote scandaleuse du type « coupe-moi les ongles des pieds », non, c’est juste le nombre incalculable de fois où l’on te demande toujours la même chose, c’est impressionnant.

Ben Aston :

Oui, pour moi aussi. C’est le volume et la répétition, et si on ne fait pas attention, on finit par alimenter une culture où l’on abuse de nous, non ?

Patrice Embry :

Exactement.

Ben Aston :

Quand on dit oui à « Tu peux me réserver un taxi pour l’aéroport ? », tu acceptes parce que tu veux rendre service, mais en même temps, pourquoi ne le ferait-il pas lui-même ? Alors au fond, il s’agit de définir le périmètre de notre rôle, ou bien de ne pas se laisser faire ? Qu’en penses-tu ?

Patrice Embry :

Je crois que tu as raison. Ce n’est pas écrit dans notre fiche de poste, mais c’est implicite : on enlève les obstacles pour que les autres avancent. On balise le chemin pour permettre à tous d’avancer, donc si cela implique d’aller rappeler une personne en salle pour qu’elle vienne en réunion, cela m’est arrivé maintes fois.

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

Il y a le rappel de calendrier. Mais pour moi, la vraie différence, c’est si la demande est faite parce qu’on nous respecte, ou au contraire parce que notre rôle n’a aucune importance à leurs yeux. Est-ce qu’on nous demande de l’aide ponctuellement, ou est-ce devenu la norme car on considère que « c’est ton boulot » ? Là je sais comment pointer avec diplomatie que ça ne sera pas toujours possible.

Ben Aston :

Dis-nous, comment fais-tu cela ? Jouons un rôle ! Patrice, je suis en retard, tu peux installer la salle de réunion et te charger de composer le numéro pour que tout soit prêt à mon arrivée ?

Patrice Embry :

Je dirais sûrement « Je peux t’aider cette fois, pas de souci. Je n’ai rien d’autre de prévu juste avant, j’ai de la chance de pouvoir t’aider. » Je sous-entends que je ne pourrai pas toujours, donc si j’étais déjà occupée juste avant, j’aurais dû refuser, et c’est sincère.

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

Faire cela subtilement fait généralement passer le message. Parfois il faut répéter, mais les gens captent : si je le fais, c’est pour le projet, pas parce que je suis la subalterne.

Ben Aston :

Tout à fait. Quel est ton avis ? Certains d’entre nous ont assumé ce rôle « d’homme/femme à tout faire » durant toute leur carrière, et en débutant comme stagiaire par exemple…

Patrice Embry :

Donc tu étais assistant professionnel ?

Ben Aston :

Exactement. Ça rend humble, car on est au plus bas de l’échelle, et s’il y a des tâches ingrates, c’est pour nous. Avec l’habitude, il est difficile de sortir de ce schéma. On veut juste huiler les rouages. Tant que ça aide l’équipe, on y va. Mais c’est une question de principe ou bien simplement de nécessité ? Où placer le curseur ?

Patrice Embry :

Si la situation t’énerve, que tu as envie d’envoyer promener la personne, il faut se demander si tu te sens dévalorisé·e ou si tu doutes de ta légitimité sur le projet ou dans la structure.

Il y a plein de raisons possibles. Le manque de confiance n’est pas une bonne excuse pour refuser, mais une vraie raison de le faire est si tu n’as plus le temps de faire ton propre travail à cause de ces tâches-là.

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

C’est un signal d’alerte immédiat, ou encore, si tu es à un poste senior et que la demande vient d’un designer junior : 15 minutes de ton temps coûtent plus à la structure que 15 minutes du sien !

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

On peut aussi se dire que si je facture 100$ versus 50$ à quelqu’un d’autre, ce n’est pas rationnel. À l’inverse, si pour le vice-président une tâche coûte 200$, là je prends la main. Il y a des critères concrets à considérer pour décider s’il faut dire non ou pas.

Ben Aston :

C’est pertinent. Cela aide à mieux tracer la limite, car parfois on est la seule personne à avoir accès à quelque chose — une carte bancaire par exemple — donc c’est normal de commander les sandwiches. Mais il faut se demander quel est l’usage le plus judicieux de mon temps. Est-ce qu’il ne serait pas mieux employé ailleurs ? Pour ceux qui veulent sortir de ce rôle d’homme/femme à tout faire, comment rompre le cercle ? Tu donnais l’exemple de dire une fois « je le fais mais pas la fois suivante », mais comment gérer une rupture plus nette ?

Patrice Embry :

Bien sûr.

Ben Aston :

Gestion du changement. Comment changer la culture ? C’est toute la compréhension du rôle de chef de projet qu’il faut transformer, homme ou femme…

Patrice Embry :

Quand on a pris l’habitude d’accepter, si tu te rends compte que cela te bloque vraiment, tu peux dire « Je faisais ça avant, mais mon planning est devenu trop serré. Peut-être qu’on pourrait se répartir ça, Jane cette partie, John une autre. » Les gens comprennent que ton agenda se complique, c’est une excellente raison d’arrêter.

Ben Aston :

Sympa.

Patrice Embry :

Oui.

Ben Aston :

Cette logique de partage est très saine. Quel serait ton premier réflexe pour identifier si l’on abuse de toi ? Tu évoques l’identification des tâches urgentes répétitives, faut-il commencer par là pour tracer la limite ?

Patrice Embry :

Changer d’abord ce qui est facile. Je suis partisane des victoires rapides. Commencer par le plus simple pour faire évoluer les choses. Dès qu’on s’oppose respectueusement sur une petite tâche, ce sera mieux accepté plus tard sur les plus grosses. Commencez petit, puis élargissez.

Ben Aston :

Est-ce un combat que tu mènes depuis toujours ou une prise de conscience plus récente ? As-tu été exploitée avant de t’affirmer ?

Patrice Embry :

Je n’ai pas commencé comme stagiaire, mais comme employée assez junior. Je n’ai pas de diplôme universitaire classique… maintenant cela n’a plus d’importance.

Ben Aston :

Waouh.

Patrice Embry :

Oui, donc tu étais stagiaire. Moi j’ai débuté avec un complexe d’infériorité, je pensais devoir tout faire pour qu’on me prenne au sérieux. J’ai ainsi tout accepté, pensant de façon erronée que cela renforcerait la confiance des autres, alors que cela les amenait à profiter de moi.

Ce conseil sera utile surtout à ceux qui débutent. Je sais qu’on n’est pas d’accord sur tout, mais je reste persuadée que cela arrive plus souvent aux femmes qu’aux hommes, à cause de normes sociales et de biais inconscients très présents aujourd’hui. L’inconscient est central : beaucoup réagissent (« je ne suis pas sexiste »), mais il s’agit surtout de normes et de reproduction inconsciente. Quand on pense tâches ingrates, on pense secrétaire, et souvent à une femme derrière un bureau. C’est ce biais qui rend plus difficile pour les femmes d’oser dire non.

À voir aussi : Histoires noires, lumière partagée : table ronde pour le mois des femmes

Ben Aston :

Oui.

Je ne suis pas la secrétaire du projet. Quand on dit « secrétaire », on imagine une femme derrière un bureau. Il y a ce biais inconscient qui complique le fait, pour une femme, de repousser ce type de tâches.

Ben Aston :

Oui, je suis un homme, et j’ai vécu…

Patrice Embry :

Et tu es un homme bien, c’est pour cela que cela ne te touche pas de la même façon, tu serais le premier à prendre la défense d’une collègue. Je comprends.

Ben Aston :

Je pense aussi que, surtout dans la gestion de projet numérique, c’est peut-être un cliché, mais il y a beaucoup plus de femmes que d’hommes d’après ce que je vois. C’est ce que je remarque dans mes équipes, et dans l’industrie…

Patrice Embry :

Il y a effectivement plus de femmes dans la gestion de projet numérique, alors que le développement reste un milieu très masculin. Parfois, sur une équipe projet, tu as cinq développeurs (cinq hommes) et un designer, qui est peut-être une femme ou non. Donc la dynamique peut évoluer selon la composition de l’équipe.

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

Les dynamiques changent.

Ben Aston :

Je pense que du coup, c’est encore plus dur pour les femmes de s’imposer sur ce plan. Mais ce qui m’a marqué dans notre conversation, c’est le fait que, en tant que chef de projet, notre but est la valeur pour l’équipe, le client, le projet. Il s’agit de prioriser : urgent ou important ? On ne doit faire ces tâches que si elles sont essentielles pour avancer dans les délais et le budget. Là, on peut accepter…

Patrice Embry :

Et si on est vraiment la seule personne capable de le faire. Par exemple, la prise de notes : c’est un vrai sujet pour beaucoup… n’importe qui peut le faire, sauf si on est deux et que l’autre parle sans arrêt. Mais sinon, n’importe qui peut rédiger un compte-rendu, pas seulement le chef de projet. Moi, je prends toujours mes propres notes, quoiqu’il arrive.

Ben Aston :

C’est le réflexe du chef de projet…

Patrice Embry :

Oui, je le précise souvent en début de réunion : « Je vais beaucoup parler donc est-ce que quelqu'un qui intervient moins pourrait prendre les notes ? »

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

Cela semble logique à tout le monde.

Ben Aston :

Sauf que parfois d’autres prennent mal les notes… Ce que le chef de projet apporte, c’est la structure.

Patrice Embry :

C’est mieux.

Ben Aston :

Oui, c’est ça.

Patrice Embry :

Peut-être que le chef de projet est plus structuré.

Ben Aston :

Après quelques comptes-rendus ratés, on se tourne vers toi pour améliorer…

Patrice Embry :

Exactement. Mais si nos tâches n’aident pas à asseoir notre posture de leader, s’il devient incongru de demander aux autres de mieux faire leur job, c’est qu’on va trop loin dans le service rendu. Si on a perdu l’autorité, on est allé trop loin.

Ben Aston :

Oui.

Patrice Embry :

Trop accommodant, c’est le bon test : peux-tu dire à quelqu’un qu’il doit corriger son travail ? Non ? Tu en fais trop alors.

Ben Aston :

Oui, est-ce que cela nuit à ta capacité de bien gérer ton rôle de chef de projet ? Merci beaucoup Patrice pour ce partage.

Patrice Embry :

Merci à toi.

Ben Aston :

En tant qu’experte DPM, Patrice sera au prochain DPM Summit avec une lightning talk, mais aussi au sein de notre nouveau cours en septembre : Millstream digital project management. Si vous cherchez une formation PM, jetez-y un œil. C’est un programme accéléré de sept semaines, avec des vidéos interactives, des exercices, des discussions de groupe, et la possibilité de bénéficier d’un coaching.

Inscrivez-vous à la DPM School avant que la session ne soit complète, et si vous voulez prolonger la discussion, c’est un vrai sujet d’actualité : où placer la limite entre rôle de chef de projet et d’administrateur ? Laissez votre commentaire sur l’article et rendez-vous dans la section ressources pour rejoindre notre équipe Slack — beaucoup de débats vous attendent là-bas. Merci de votre écoute et à bientôt.