Comment créer un plan de communication de projet [+ modèle]
Soyez tous sur la même longueur d’onde: Un plan de communication décrit les méthodes, la fréquence et les canaux d’échange d’informations entre les équipes projet et les parties prenantes, ce qui garantit l’alignement et des attentes claires pour toutes les personnes concernées.
En harmonie avec la planification du projet: La création d’un plan de communication va de pair avec la planification du projet, afin que vous puissiez prendre à l’avance des décisions sur la manière dont les informations seront partagées, plutôt que de transmettre incorrectement des informations urgentes parce que vous n’aviez pas établi de plan.
Les modèles à la rescousse: Plutôt que de créer votre plan de communication de projet à partir de zéro, téléchargez notre modèle pour accélérer le processus, ou copiez-collez simplement le contenu d’un projet existant et modifiez-le selon vos besoins.
Un plan de communication de projet vous aide à élaborer une stratégie concernant la manière dont vous comptez communiquer avec les principales parties prenantes. Sans celui-ci, vous aurez du mal à gérer les attentes des parties prenantes, à tenir tout le monde informé et à éviter le chaos au sein de votre équipe de projet.
Voici comment créer un plan de communication efficace, l’utiliser pour maintenir l’ordre et garder votre projet sur la voie de la réussite.
Qu’est-ce qu’un plan de communication ?
Un plan de communication est une feuille de route stratégique qui décrit la manière dont les informations seront échangées entre l’équipe de projet et les parties prenantes. Il précise les méthodes, la fréquence et les canaux de communication, afin de garantir que toutes les personnes concernées sont informées, alignées et en mesure de collaborer efficacement.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En termes plus simples, c’est comme une carte qui montre comment toutes les personnes impliquées dans un projet communiquent entre elles, notamment dans le cadre de la communication interne entre les membres de l’équipe. Elle vous indique quels sont les besoins de communication de chacun : qui doit recevoir quel type d’information, quand cette personne doit la recevoir et comment elle lui sera transmise.
Un plan de communication de projet n’a pas besoin d’être formel, mais il doit être documenté afin de pouvoir être consulté. Cela permet à chacun de savoir ce qui se passe, de se mettre d’accord et de bien travailler ensemble, en particulier lors d’un travail en ligne ou avec des outils de communication numériques.
Voici un aperçu (très) rapide :
Comment rédiger un plan de communication
Voici les étapes à suivre pour rédiger et créer un plan de communication solide pour la gestion de projet :
- Comprendre les paramètres de votre projet
- Définir vos objectifs de communication
- Identifier les parties prenantes
- Définir la fréquence des communications
- Définir les méthodes de communication
1. Comprendre les paramètres de votre projet
Définissez les paramètres du projet, notamment sa taille, les informations sur l’entreprise du client, les livrables du projet, le calendrier et les membres de l’équipe de projet.
Tenez compte des styles de communication de votre équipe et de votre client :
- Quel a été le degré de réussite des communications jusqu’à présent ?
- Votre client a-t-il indiqué des préférences en matière de communication ? Par exemple, a-t-il tendance à décrocher le téléphone lorsqu’il a une question ou privilégie-t-il les e-mails ?
- Vous êtes-vous rencontrés en personne ou en visioconférence ?
- À quelle fréquence votre équipe interagit-elle directement avec vous sur un projet ? Préfère-t-elle recevoir le contexte par écrit plutôt que de participer à des réunions ?
- Existe-t-il des besoins en matière de relations publiques ?
Une fois que vous avez compris l’équipe et les clients avec lesquels vous travaillez, vous pouvez commencer à formaliser ces éléments dans un plan de communication de projet.
2. Définir vos objectifs de communication
Établissez la liste des éléments qui définissent une communication de projet réussie, non seulement pour votre client, mais aussi pour votre équipe. Utilisez cette liste pour orienter les décisions liées à la communication.
Ajoutez une liste d’indicateurs ou de KPI que vous pouvez utiliser pour mesurer si vos communications sont efficaces, et intégrez-la directement à votre plan de communication. Il peut s’agir du nombre d’e-mails que vous envoyez ou recevez chaque semaine, du nombre d’e-mails ou de messages qui restent non lus, etc.
3. Identifier les parties prenantes
Identifiez les personnes qui doivent être tenues au courant de votre projet ainsi que les informations qu’elles souhaitent ou doivent recevoir. La principale partie prenante du côté du client peut vouloir des mises à jour détaillées sur l’état des tâches individuelles ou sur les personnes qui travaillent dessus, tandis que le responsable de cette personne peut n’avoir besoin que de mises à jour générales sur le projet.
Notez également les coordonnées de chacun et conservez-les dans votre plan.
4. Définir la fréquence des communications
En fonction des objectifs du projet, déterminez à quelle fréquence communiquer avec les différentes parties prenantes et quels contenus inclure.
Vous pouvez utiliser plusieurs approches, comme des points de suivi hebdomadaires pour examiner le calendrier et le budget du projet, des points de suivi quotidiens pour répondre aux questions ponctuelles et des réunions régulières pour présenter les principales étapes du projet.
Gardez à l’esprit les paramètres et les objectifs de votre projet : ils devraient vous aider à déterminer quels types d’informations doivent être communiqués plus ou moins souvent.
5. Définir les méthodes de communication
Certains intervenants peuvent préférer recevoir des mises à jour par e-mail, via Slack ou au moyen d’un tableau de bord client que vous avez configuré pour les mises à jour de statut. Ce type d’information est également important à inclure dans votre plan de communication, et contribue à satisfaire les intervenants.
Parfois, les informations que vous communiquez déterminent la méthode de communication appropriée. Par exemple, il est préférable d’organiser les réunions de lancement de projet en présentiel (ou en visioconférence), tandis que les questions rapides peuvent être traitées via Slack ou par e-mail. Notez les méthodes que vos intervenants préfèrent et indiquez quand vous aurez besoin d’eux pour les réunions consacrées aux grandes étapes, afin qu’ils en soient informés à l’avance.
Éléments à inclure dans un plan de communication de projet
Bien que les spécificités de votre plan de communication pour la gestion de projet puissent varier en fonction du type et de la portée du projet, certains éléments clés doivent figurer dans chaque plan de communication de projet que vous créez.
Intervenants clés
Notez les intervenants clés, notamment votre principal interlocuteur côté client. Ajoutez les coordonnées, telles que les numéros de téléphone et les adresses e-mail, afin que toute personne consultant le plan de communication puisse trouver ces informations.
Membres de l’équipe
Incluez chacun des membres de l’équipe projet, ainsi que leurs rôles. Cela est utile pour toute personne qui rejoint le projet ou qui ne le connaît pas bien. Identifiez les membres de l’équipe responsables de la production des livrables, de l’animation des discussions stratégiques et/ou de la gestion des échanges techniques avec les intervenants.
Méthodes de communication
Présentez les principales méthodes et canaux de communication que vous utilisez pour contacter les intervenants, tels que les e-mails, les appels téléphoniques, les réunions, Slack ou d’autres moyens. Ajoutez des remarques sur les canaux privilégiés par les intervenants.
Types de communication
Répertoriez les informations qui devront être partagées et précisez comment elles le seront, ce qu’elles devront contenir et quel sera le public cible. Par exemple, il peut vous être demandé de fournir au client des rapports hebdomadaires sur l’état du projet. Tenez compte du mécanisme de communication, de la liste de diffusion et des informations à inclure dans le rapport. Un logiciel de rapports clients peut vous aider à cet égard (ou envisagez des outils de création de rapports à code source ouvert si votre budget est limité).
Styles de communication
Adaptez-les selon l’intervenant et la méthode de communication. Par exemple, un intervenant donné préfère-t-il uniquement les communications formelles ou pouvez-vous adopter un ton un peu plus décontracté avec lui ?
Calendrier des réunions
Bien que vous puissiez l’ajuster au besoin tout au long du projet, il est utile d’avoir une première idée de la fréquence à laquelle vous rencontrerez les intervenants. Selon la portée du projet, vous pouvez également préciser la fréquence à laquelle vous enverrez des e-mails au client. Veillez aussi à inclure les réunions internes de l’équipe.
Messages clés
Pour chaque intervenant, déterminez le message clé ou l’information que vous souhaitez communiquer. Quel est le message approprié qui trouvera un écho auprès de ce groupe ? Identifiez également les commentaires ou les données spécifiques dont vous avez besoin de la part des intervenants pour valider et affiner la preuve de concept.
Objectifs de communication
Un bon plan de communication en gestion de projet comprend des objectifs de communication. Cela permet de s’assurer que vous prenez vos décisions en gardant à l’esprit les résultats souhaités.
Exemple de plan de communication de projet
À partir des éléments présentés ci-dessus, voici à quoi pourrait ressembler un exemple de plan de communication de projet.
Objectifs de communication
Énumérez dès le départ les objectifs de communication du projet, afin que toute personne consultant le plan puisse adhérer aux décisions qui contribuent à leur réalisation. Assurez-vous qu’ils soient mesurables.
Informations sur les parties prenantes et préférences en matière de communication
Un tableau peut être utile pour répertorier les parties prenantes du projet et leurs préférences.
Pour les projets plus complexes, vous pouvez souhaiter détailler la colonne des notes afin de partager davantage d’informations (par exemple, vous pouvez créer une colonne supplémentaire pour indiquer les disponibilités des parties prenantes ou toute autre information essentielle à la manière et au moment où vous communiquez avec elles).
Types de communication
Utilisez cette section pour réfléchir aux moyens par lesquels vous communiquez avec vos parties prenantes. Cela contribue à garantir une communication cohérente, pertinente et efficace.
Avantages des plans de communication de projet
Élaborer et documenter une stratégie de communication fluidifie le déroulement de vos projets et vous aide à éviter l’échec du projet.
Amélioration de la planification du projet
Un plan de communication de projet complète votre plan de projet en présentant davantage de détails sur la manière dont l’équipe travaillera ensemble.
Si vous avez pris à l’avance des décisions concernant la transmission des informations essentielles, notamment le canal de communication à utiliser, les personnes qui doivent s’en charger et la fréquence à respecter, vous n’aurez pas à le faire plus tard, lorsque vous aurez des mises à jour urgentes mais aucune idée de la personne avec qui les partager (ce point est particulièrement important lors de la planification de projets à distance).
Notre modèle de plan de projet peut vous aider à structurer cette stratégie de communication dès le début, en garantissant une circulation fluide de l’information et un alignement de l’équipe tout au long du projet.
Des attentes précises pour les parties prenantes
Vous devez définir dès le départ les attentes en matière de communication pour avoir une chance de mener le projet à bien.
En informant le client dès le début du projet de ce à quoi il peut s’attendre, vous donnez le ton pour l’ensemble du projet. Il est également utile que les parties prenantes sachent à l’avance ce dont vous avez besoin de leur part, afin qu’elles puissent se préparer le moment venu.
Tout commence par les attentes et par le fait de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Je crée toujours une note de communication lorsque je lance un projet, qui indique : “Voici comment vous pouvez me joindre, les moments où je suis le plus disponible et les canaux par lesquels il est préférable de me contacter.” Cette note de communication est également un bon endroit pour clarifier les attentes en matière de réactivité. Pour faire de votre mieux pour le client, vous devez vous concentrer sur votre travail et vous n’aurez pas vos e-mails ouverts en permanence (sauf lors des moments vraiment cruciaux), par exemple.
Une gestion plus simple des parties prenantes
La meilleure façon de gérer les parties prenantes consiste à définir un plan de communication, à le suivre et à l’utiliser pour mener une communication efficace afin de s’aligner sur l’objectif et les jalons du projet (puis à réaligner les efforts si nécessaire).
Un plan de communication de projet favorise une compréhension commune du flux de communication, afin que chacun sache ce qui se passe et ce qui devrait se passer dans le cadre de votre projet.
J’ai été confrontée à une situation avec un client où les choses étaient complètement désorganisées, mais cela ne s’est pas révélé clairement avant qu’il ne soit trop tard. Il y avait de petits signaux d’alerte, comme le fait que le client ne répondait pas beaucoup après le lancement et qu’il ne donnait plus signe de vie lors des points de suivi, ce qui nous a immédiatement bloqués sur le projet. J’ai compris que nous n’avions pas de cadence. Quels que soient les éléments inscrits à nos agendas, il n’y avait aucune attente définie quant à la manière de communiquer. Un plan de communication aurait fait une énorme différence et nous aurait permis de dire, dès le départ : “Nous n’atteignons aucun des objectifs que nous devrions atteindre, et c’est un signal d’alerte”.
Télécharger le modèle de plan de communication de projet
Téléchargez notre modèle de plan de communication de projet pour recueillir facilement toutes les coordonnées et les instructions dont vous aurez besoin pour vos projets. Un exemple complété est également inclus afin de présenter les bonnes pratiques pour remplir votre plan de communication.
Comment utiliser un plan de communication de projet
1. Partagez-le avec votre équipe
Partager le plan avec votre équipe l’informe de votre cadence de communication — qui a une incidence sur son travail et les dates de livraison —, mais lui donne également davantage de contexte sur la manière dont vous communiquez et avec qui. Le partage de ces informations permet à votre équipe de vous soutenir pendant l’exécution du plan.
2. Respectez le calendrier
Planifiez toutes les réunions importantes du projet dès que votre plan est en place et ajoutez des rappels à votre calendrier pour les points de suivi réguliers, voire pour les e-mails liés au projet, afin de rester concentré sur les éléments importants définis dans votre plan.
Si vous constatez que vous vous écartez de votre plan de communication à un moment donné et que vous avez du mal à vous y conformer de nouveau, réévaluez l’approche que vous avez définie :
- Est-elle toujours en accord avec les objectifs de votre projet ?
- Les objectifs — ou les parties prenantes — ont-ils changé d’une quelconque manière depuis le début du projet ?
- Existe-t-il, à ce stade du projet, des moyens plus efficaces de communiquer les informations relatives au projet ?
Pour vous aider à suivre l’avancement du projet et à fournir des informations précises aux parties prenantes, consultez cette liste de logiciels de gestion de projet.
Vous trouverez également ici d’autres stratégies de communication en gestion de projet.
Qu’en pensez-vous ?
Quelles tactiques trouvez-vous les plus efficaces pour créer des plans de communication de projet ? Rejoignez la conversation sur Slack avec des centaines d'autres chefs de projet numériques grâce à l'adhésion DPM !
