Les 11 principaux défis de la gestion de projet : comment les surmonter

Tout au long de cet article, vous verrez des références à une enquête récente, menée en 2020, qui demandait aux personnes interrogées quelle était leur plus grande difficulté à ce moment-là. Toutes les difficultés abordées ici n’étaient pas incluses dans cette enquête.

1. Les conflits au sein de l’équipe projet

Les conflits au sein de l’équipe projet peuvent être provoqués, comme l’ont indiqué certaines personnes interrogées dans le cadre de notre enquête, par des environnements toxiques ou des personnalités qui s’opposent, ainsi que par un manque de responsabilisation au sein de l’équipe projet, ce qui décourage également la collaboration et le travail d’équipe.

Lorsque les équipes rencontrent des problèmes de communication ou de mauvaise communication et ne collaborent pas au niveau approprié, cela peut entraîner l’échec du projet.

Selon la Harvard Business Review, 39 % des conflits sont causés par des différences de communication et 22 % par des attentes floues.

Une communication efficace et la définition des attentes sont deux domaines clés dont les chefs de projet sont responsables, ce qui signifie qu’ils peuvent réduire le risque de voir apparaître des conflits (ainsi qu’utiliser des techniques de résolution des conflits lorsqu’ils surviennent).

Comment y remédier

• Suivez une formation spécifique au leadership de projet et aux techniques de résolution des conflits, qui peut fournir des outils pour aborder les conflits et d’autres situations loin d’être idéales. 
• Établissez une hiérarchie claire, des objectifs de projet SMART et des objectifs opérationnels, ainsi qu’un système de responsabilisation. Organisez régulièrement des points de suivi avec les membres de l’équipe et tenez-les responsables du respect des délais et des normes de qualité.
• Mettez en œuvre des techniques éprouvées pour renforcer la sécurité psychologique. Cela garantit que les membres de l’équipe se sentent écoutés et respectés, ce qui contribue à réduire les conflits.

2. Disponibilité limitée des ressources

Les chefs de projet ont du mal à affecter des ressources à leurs projets, en particulier lorsque plusieurs projets sont menés simultanément et que les équipes sont réparties entre des priorités concurrentes.

Commentaire
paru/beachbabe74 de la discussion
dansla gestion de projet

Bien qu’une partie de ce problème puisse être résolue par une phase appropriée de planification de projet, il est également lié au budget du projet. Les projets disposant d’un budget plus limité ont souvent moins de ressources dédiées, même s’ils peuvent avoir un périmètre de travail nécessitant davantage de ressources.

Comment y remédier

• Familiarisez-vous avec les principales techniques de gestion des ressources, telles que le nivellement des ressources et le lissage des ressources. Toutes deux peuvent aider à équilibrer la charge de ressources entre les membres de l’équipe, mais utilisez le lissage des ressources lorsque vous avez une échéance fixe qui ne peut pas être modifiée. 
• Améliorez vos capacités de prévision des ressources. Plus tôt vous saurez de quelles ressources vous aurez besoin, plus tôt vous pourrez les réserver, ce qui vous permettra de disposer de toutes les ressources nécessaires. 
• Utilisez un logiciel de gestion des ressources. C’est le moyen le plus simple de modifier les affectations, de surveiller la capacité et la charge de travail de l’équipe et d’estimer les ressources dont vous avez réellement besoin.

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté DPM pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership – l'inscription est gratuite.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Manque de formation ou de compétences en gestion de projet

Les chefs de projet sont souvent propulsés dans ce rôle sans aucune formation officielle (même si celle-ci tend à venir plus tard) ni les compétences en gestion de projet, les compétences techniques ou les compétences relationnelles qui leur permettraient de réussir.

Plusieurs répondants à notre enquête ont indiqué que le manque de confiance en eux constituait leur plus grand défi, et trois réponses ont notamment mentionné le fait d’être nouveaux dans la gestion de projet. Un répondant a indiqué qu’il avait « du mal à développer [ses] compétences, en passant de la gestion de base à la gestion de projets de petite envergure ».

Comment surmonter ce problème

• Entraînez-vous à rester flexible, quel que soit le type ou l’ampleur du projet numérique que vous gérez. Adaptez-vous rapidement aux situations et tirez les leçons de vos erreurs. 
• Accordez du temps à votre apprentissage personnel et à votre formation en gestion de projet. Rejoignez des groupes communautaires et développez votre réseau avec vos pairs. Notre communauté Slack (incluse dans l’adhésion DPM) est un excellent endroit pour participer à la conversation.
• Suivez notre cours « Maîtriser la gestion de projet numérique », désormais disponible dans le cadre de l’adhésion DPM. Le cours couvre l’intégralité du cycle de vie d’un projet, ainsi que des méthodologies clés comme la gestion de projet agile et le modèle en cascade, et des tactiques permettant de mener à bien des projets.

4. Manque de processus clairs

De nombreux répondants à notre enquête ont indiqué que leur plus grand défi en matière de gestion de projet concernait les processus, qu’il s’agisse de processus propres aux projets ou de processus internes à l’entreprise. Plusieurs réponses ont souligné que leur organisation ne disposait pas de flux de travail et qu’il incombait aux chefs de projet de les créer et de les mettre en œuvre.

D’autres étaient frustrés par le fait que certaines personnes ne respectaient pas les processus établis.

Commentaire
paru/wookiedaywalker issu de la discussion
dansprojectmanagement

Comment surmonter ce problème

• Utilisez des modèles lors de la création de documents de processus. Cela vous fera gagner du temps et évitera la confusion, car vous pourrez simplement modifier un document de processus existant au lieu d’en créer un à partir de zéro. Vous pouvez créer des modèles à partir de vos documents existants, ou trouver de nombreux modèles gratuits et payants qui peuvent servir de point de départ. 
• Effectuez une analyse des causes profondes. Avant de passer aux solutions, envisagez d’utiliser une analyse des causes profondes pour comprendre pourquoi les processus sont ignorés ou ne fonctionnent pas. Elle pourrait révéler des lacunes dans la formation, une responsabilité mal définie ou des outils qui ne prennent pas en charge le flux de travail.
• Créez un comité de gestion du changement pour déployer de nouveaux processus et apporter des modifications aux processus existants. Faites participer des membres de différents services afin que chacun puisse donner son avis et adhérer au nouveau processus.

5. Respecter le périmètre

Plusieurs répondants ont déclaré que le périmètre constituait leur plus grand défi : notamment rester dans le périmètre du projet, éviter la dérive du périmètre et gérer les changements de dernière minute apportés au périmètre. La dérive du périmètre vient principalement des clients (« J’espérais simplement… », « Encore une idée… »), mais elle peut également venir de membres de l’équipe qui souhaitent vraiment impressionner. 

Une réponse a mentionné l’effet domino provoqué par les changements de périmètre et la gestion des parties prenantes qui s’ensuit lorsque ces changements nécessitent également de modifier le calendrier ou le budget du projet.

Comment surmonter ce problème

• Reportez-vous à l’énoncé des travaux et/ou à la déclaration du périmètre du projet. Si un client demande quelque chose qui n’est décrit dans aucun de ces documents, renvoyez-le au document concerné pour qu’il le consulte. 
• Mettez en place un processus de demande de changement. Si un client souhaite par exemple une fonctionnalité qui ne faisait pas partie du périmètre initial, faites-lui remplir une demande de changement décrivant les conséquences de la création de cette fonctionnalité sur le budget, le calendrier et les ressources du projet. Il pourra examiner la demande et décider de ne pas poursuivre, mais s’il donne son accord, vous pourrez alors ajuster le calendrier ou le budget du projet en conséquence.

6. Manque de visibilité sur l’avancement

Les chefs de projet se plaignent souvent de ne pas être informés des retards de projet ou des problèmes avant qu’il ne soit trop tard, et de ne pas avoir de visibilité sur la quantité de travail achevée par rapport au budget et au temps déjà consacrés. 

Sans parler du fait que, sans solution de reporting adaptée, le processus de recherche de ces informations représente une énorme perte de temps :

Commentaire
par dans une discussion
dansgestion de projet

Comment y remédier

• Utilisez un logiciel de gestion de projet. Il vous permet de créer des tableaux de bord pour suivre des indicateurs tels que le budget utilisé, la capacité de chaque ressource et le pourcentage d’achèvement d’une tâche ou d’un jalon. Il vous permettra également de voir sur quels autres projets travaillent les membres de votre équipe, afin que vous puissiez évaluer les priorités et les ajuster si nécessaire. 
• Calculez la valeur acquise. Il s’agit d’un indicateur qui attribue une valeur monétaire à l’avancement de votre projet, afin que vous puissiez comparer directement le temps consacré au budget dépensé. 
• Échangez régulièrement avec les membres de votre équipe. Organisez régulièrement des entretiens individuels pour avoir une vision complète de leur charge de travail, des obstacles ou difficultés qu’ils rencontrent et de la manière dont vous pourriez mieux les soutenir. 

7. Gérer des personnes qui ne vous sont pas directement rattachées

Les chefs de projet ne sont souvent pas les responsables hiérarchiques directs des membres de l’équipe qui travaillent sur leurs projets.

Ils n’ont pas nécessairement d’autorité sur leur emploi du temps, leurs horaires de travail, le processus qu’ils suivent ou leur manière de travailler. Cela peut entraîner des conflits entre le chef de projet et l’équipe, entre les chefs de projet et d’autres responsables, ou entre différents membres de l’équipe. 

Comment y remédier

• Établissez de bonnes relations avec les membres de votre équipe, afin qu’ils aient le sentiment de pouvoir vous faire part de leurs préoccupations concernant leur charge de travail. Apprendre à connaître quelqu’un en tant que personne facilite les conversations difficiles avec cette personne. 
• Organisez des réunions régulières (hebdomadaires, bimensuelles, etc.) pour tous les responsables (de projet ou autres) afin de discuter des priorités et des éventuels conflits de ressources, et de garantir l’alignement pour que les membres de l’équipe n’entendent pas des informations différentes selon leur interlocuteur, ce qui peut provoquer frustration et confusion. 
• Posez des questions ouvertes aux membres de l’équipe sur leur charge de travail ou leurs préférences, et évitez les questions suggestives ou condescendantes.

8. Des priorités concurrentes

Les organisations ont de nombreux projets en cours, et les ressources nécessaires à ces projets peuvent être rares, comme indiqué plus haut. Les membres de l’équipe sont souvent fortement sollicités, ce qui peut réduire leur moral et leur motivation. Sans parler du fait que les chefs de projet sont eux-mêmes souvent très sollicités entre plusieurs projets présentant des niveaux de priorité différents.

Cela résume assez bien la situation :

Commentaire
par dans une discussion
dansgestion de projet

Comment y remédier

• Mettez en œuvre un logiciel de gestion des tâches et des applications de gestion de projet ou des outils. Ceux-ci peuvent vous aider à garder un œil sur ce sur quoi travaillent les membres de votre équipe, ainsi que sur les autres projets et tâches qui leur sont attribués. 
• Créez une matrice de priorisation et catégorisez les tâches selon leur importance ou leur urgence, puis supprimez tout ce qui est à la fois sans importance et non urgent. 
• Apprenez à déléguer. Même si les chefs de projet sont responsables de la réalisation du travail, ils ne sont pas nécessairement ceux qui doivent l’effectuer. Impliquez l’équipe dans la réflexion sur les stratégies de gestion des risques ou les plans d’urgence.

9. Obtenir des estimations précises

Estimer le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche et, par conséquent, le budget qu’elle mobilisera, est toujours difficile pour les chefs de projet comme pour les membres de l’équipe.

Les chefs de projet ne sont pas ceux qui effectuent le travail, et les membres de l’équipe peuvent hésiter à s’engager sur une durée précise, surtout s’ils ne disposent pas de toutes les informations, ce qui est parfois le cas.

Comment y remédier

• Utilisez des techniques d’estimation telles que l’estimation par analogie, l’estimation paramétrique ou l’estimation à trois points. L’estimation par analogie utilise les données de projets précédents, tandis que l’estimation paramétrique prend des variables spécifiques de projets similaires et les applique aux paramètres du projet actuel. L’estimation à trois points prend la moyenne du scénario le plus favorable, du scénario le plus défavorable et du scénario le plus probable.
• Utilisez notre modèle d’estimation de projet (disponible via l’adhésion à DPM). Accédez à notre modèle et à notre liste de contrôle pour vous assurer de présenter aux clients l’estimation la plus précise possible. 

10. Manque de communication

Lorsque les membres de l’équipe ne communiquent pas entre eux, ou lorsque les parties prenantes du projet ne fournissent pas les informations ou les approbations nécessaires pour faire avancer le projet, le risque d’échec du projet devient plus probable.

Commentaire
paru/wookiedaywalker dans la discussion
dansprojectmanagement

Comment y remédier

• Créez un plan de communication clair. Celui-ci décrit la manière dont l’équipe du projet, le chef de projet et les parties prenantes échangeront des informations tout au long du projet. Précisez les canaux que vous utiliserez et la fréquence de vos communications, ainsi que la fréquence des réunions de suivi, qu’elles aient lieu en personne ou par téléphone. 
• Organisez un lancement de projet en bonne et due forme, ainsi qu’une réunion préalable au lancement entre vous et le client. Cela contribuera à établir une bonne relation, afin que vous puissiez bien communiquer pendant le reste du projet, et permettra de définir les attentes concernant le niveau et la fréquence des communications tout au long du projet. 

11. Des équipes travaillant en silos

Lorsque les membres de l’équipe travaillent chacun dans leur propre univers et que les boucles de rétroaction sont inexistantes, la qualité du travail se dégrade, le travail est dupliqué et il n’est pas clairement établi qui est responsable de quoi.

Cela engendre finalement beaucoup de frustration au sein de l’équipe du projet et chez les parties prenantes, ce qui réduit le moral et la motivation et désengage l’équipe de son travail. 

Comment y remédier

• Mettez en place un tableau RACI. Celui-ci clarifie qui est responsable, qui rend compte, qui est consulté et qui est informé pour certaines tâches et certains livrables du projet. Remplissez le tableau de manière stratégique afin de réduire les silos et de vous assurer que les membres de l’équipe occupant le rôle de personnes « consultées » sont les bonnes personnes pour fournir des retours.
• Établissez une boucle de rétroaction. Cela implique de recueillir des retours sur le travail lui-même, mais les chefs de projet doivent également toujours demander des retours sur les processus, les obstacles et l’avancement global du projet. Plus vous améliorez les processus et trouvez des moyens de réduire les silos, plus le moral et la qualité du travail s’amélioreront.

Et maintenant ?

Pour obtenir de l’aide concernant la gestion efficace de projets et la résolution de ces problèmes courants de gestion de projet, ainsi que d’autres problèmes similaires, inscrivez-vous à notre communauté de membres et rejoignez la conversation sur Slack avec des centaines d’autres chefs de projet numériques.