Comment gérer les changements de portée dans la gestion de projet
Votre projet avance donc sans le moindre accroc. Vous respectez vos échéances et tout est en bonne voie pour être terminé dans les temps et dans le budget prévu.
Vous sirotez votre café, savourant la réussite de votre projet parfaitement huilé, quand soudain, sorti de nulle part, vous entendez le *ping* redouté d’un e-mail qui arrive dans votre boîte de réception. « Peut-on simplement ajouter une nouvelle fonctionnalité ? »
Les changements de périmètre en gestion de projet peuvent être extrêmement frustrants (surtout après tout le temps et les efforts consacrés à la création d’un énoncé du périmètre du projet détaillé). Mais parfois, les changements de périmètre sont nécessaires. Lorsqu’ils sont correctement gérés, probablement avec l’aide de votre logiciel de gestion de projet, ils peuvent même contribuer à la réussite du projet.
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Alors, que devez-vous faire lorsque vous êtes confronté à une demande de changement de périmètre ? Voyons cela en détail.
Qu’est-ce qu’un changement de périmètre ?
Alors, qu’entend-on exactement par changements de périmètre en gestion de projet ?
Imaginez que vous construisiez une cabane dans les bois (vous comprendrez plus tard pourquoi j’utilise cette métaphore). Vous avez les plans prêts, les fondations posées et même les murs qui commencent à s’élever. Puis, un jour, votre ami vous rend visite et suggère d’ajouter une véranda qui ferait le tour de la maison. Le lendemain, votre mère fait remarquer qu’une lucarne dans le salon serait magnifique. Ce sont des changements de périmètre.
En termes plus techniques, un changement de périmètre implique toute décision officielle visant à modifier le périmètre initial d’un projet : ses objectifs, son budget, ses livrables, son calendrier, ses responsabilités ou d’autres éléments. Ces changements peuvent être initiés par un commanditaire du projet, des parties prenantes, des clients, des membres de l’équipe ou même par vous-même.
Nous ne parlons pas ici de dérive du périmètre. La dérive du périmètre est l’ajout sournois et non approuvé de tâches et de livrables à un projet.
Comment gérer les changements de périmètre
La clé d’une gestion efficace du périmètre consiste à commencer par disposer d’un plan de projet solide. C’est là que l’utilisation d’un outil de gestion de projet peut s’avérer utile — en particulier s’il offre une visibilité sur le projet concernant le périmètre actuel, l’avancement, le budget, les ressources et bien plus encore.
Si ces informations sont organisées et accessibles à votre équipe et aux parties prenantes du projet, vous gérerez beaucoup plus facilement les changements de périmètre. Un suivi efficace du projet est essentiel pour garantir que les changements de périmètre sont gérés sans faire dérailler l’ensemble du projet.
Gérer les changements de périmètre avec succès nécessite l’application de stratégies efficaces de gestion de projet afin de réduire les perturbations au minimum. Avec ces bases en place, examinons ce que vous pourriez avoir envie de faire lorsque vous recevez une demande de changement de périmètre, et ce que vous devriez faire à la place.
Prenez le temps de comprendre la demande de changement de périmètre.
Ce que vous avez envie de faire : Supprimer tous vos e-mails non lus sans les consulter.
Ce que vous devriez faire : Identifier la raison de la demande de changement.
Il y a de fortes chances que, si une demande de changement de périmètre provient de quelqu’un qui ne fait pas partie de votre équipe, votre première réaction soit la frustration. Cette personne ne sait-elle pas que sa demande va complètement chambouler votre plan d’affectation des ressources et vos échéances ?
Essayez de ne pas imaginer le pire. Cherchez plutôt à comprendre pourquoi le changement de périmètre peut être nécessaire. De nouvelles informations ou découvertes ont-elles révélé une faille dans le périmètre initial de votre projet ? Existe-t-il de nouvelles contraintes budgétaires pour le projet ou des ressources supplémentaires qui auront un impact sur votre travail (rappelez-vous le triangle de la gestion de projet) ? Le calendrier du projet doit-il être repoussé pour faire place à un projet plus prioritaire ?
Commencez par avoir une conversation détaillée avec la personne qui demande le changement. Posez des questions pour clarifier sa demande, telles que « Quel problème cherchez-vous à résoudre avec ce changement ? » et « Quels bénéfices attendez-vous de ce changement ? » Ces questions peuvent vous aider à comprendre la situation dans son ensemble et à évaluer réellement si le changement est nécessaire. Ensemble, vous devez examiner l’impact sur les exigences, le périmètre, le calendrier, le budget et les ressources du projet, puis décider s’il convient de donner suite au changement de périmètre.
Communiquez avec votre équipe au sujet du changement de périmètre
Ce que vous avez envie de faire : Hurler dans le vide.
Ce que vous devriez faire : Recueillir l’avis de votre équipe projet sur le changement de périmètre.
Si vous décidez finalement d’aller de l’avant avec la modification du périmètre, vous devez immédiatement organiser une réunion avec votre équipe pour discuter des changements. Soyez transparent avec elle. Expliquez la demande de modification du périmètre, les raisons qui la motivent et son impact potentiel sur l’ensemble du projet. Présentez les détails que vous avez recueillis : Quel problème cette modification vise-t-elle à résoudre ? Quels avantages sont attendus ? Existe-t-il de nouvelles contraintes ou des ressources supplémentaires ?
Vous devez également demander aux membres de votre équipe projet ce qu’ils pensent de cette modification et écouter leurs suggestions. Ils peuvent avoir des idées ou des préoccupations auxquelles vous n’avez pas pensé.
Il est également important d’aborder la manière dont la modification du périmètre affectera les responsabilités et la charge de travail de chaque membre de l’équipe. Soyez clair concernant les ajustements à apporter aux tâches et aux échéances, et aidez-les à hiérarchiser leur travail. Votre logiciel de gestion des ressources peut également vous aider à estimer ces changements.
Mettez à jour votre documentation et vos outils
Ce que vous avez envie de faire : Jeter votre ordinateur portable par la fenêtre.
Ce que vous devriez faire : Mettre à jour le calendrier et les tâches du projet dans votre outil de gestion de projet.
Une fois que vous avez communiqué la modification du périmètre à votre équipe et recueilli ses commentaires, l’étape suivante consiste à mettre à jour votre documentation et vos outils de gestion de projet. Cela vous aidera à vous assurer que chacun a accès aux informations les plus récentes et que le projet reste organisé.
Commencez par tenir un registre de toutes les modifications du périmètre du projet et de leurs justifications. Décrivez les raisons, les avantages attendus et les risques potentiels de toute modification demandée. Ce registre garantira la transparence concernant l’évolution du projet et la manière dont les décisions relatives à son périmètre ont été prises.
Vous devrez également mettre à jour l’énoncé du périmètre du projet. Ce document présente les objectifs, les livrables et les limites du projet. Indiquez ce qui a changé et pourquoi, ainsi que la manière dont cette modification affectera la finalité du projet, ses objectifs, ses tâches et ses ressources.
Vous devez également réviser votre plan de projet. Ajustez les calendriers, les jalons et les échéances pour tenir compte de la modification du périmètre. Si cette modification implique des tâches supplémentaires ou nécessite de nouvelles ressources, veillez également à les intégrer à votre plan de gestion des ressources.
Vos outils de gestion de projet doivent eux aussi être mis à jour. Actualisez les listes de tâches, les diagrammes de Gantt et toutes les autres fonctionnalités de suivi afin de refléter le nouveau périmètre. Votre espace de travail numérique reste ainsi exact et les risques de mauvaise communication sont réduits. Un tableau de bord de gestion de projet peut aider à suivre les modifications du périmètre en temps réel, afin de garantir que toutes les parties prenantes sont informées et alignées.
Une fois votre documentation mise à jour, il est recommandé d’organiser une réunion avec votre équipe et les principales parties prenantes. Donnez-leur accès aux documents révisés et assurez-vous que chacun sait où trouver les dernières versions.
En règle générale, les outils de documentation font partie des fondamentaux des systèmes de gestion de projet, quel que soit celui que vous utilisez.
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Consultez mes critères d’évaluation des logiciels de gestion de projet pour comprendre pourquoi certains outils figurent dans la liste… ou n’y figurent pas.
Soyez attentif aux nouveaux défis
Ce que vous avez envie de faire : Fermer les yeux et faire une bonne et longue sieste.
Ce que vous devriez faire : Surveiller les éventuels signaux d’alerte dans l’avancement du projet.
Lorsque vous commencez à mettre en œuvre la modification du périmètre, il est important de surveiller attentivement l’avancement du projet. Les choses semblent-elles revenir sur la bonne voie ou faut-il procéder à d’autres ajustements ? Les modifications du périmètre peuvent souvent entraîner des problèmes imprévus ; il est donc essentiel de rester adaptable. La gestion des risques est extrêmement importante tout au long du processus de modification du périmètre.
Maintenez des points de suivi réguliers avec votre équipe afin de suivre les progrès et de repérer tout nouvel obstacle. Continuez à demander à vos membres d’équipe quelles sont leurs préoccupations, leurs difficultés et leurs suggestions. Si certains d’entre eux se sentent dépassés par les nouvelles tâches qui leur ont été confiées, trouvez des moyens d’ajuster vos ressources pour une gestion efficace des ressources.
Vous devez également surveiller les indicateurs clés de performance (KPIs) et les métriques de votre projet. Cela vous aidera à comprendre si la modification du périmètre a un impact négatif sur la réussite du projet.
Restez en phase avec vos parties prenantes
Ce que vous voulez faire : Vendre toutes vos affaires et partir vivre dans une cabane au fond des bois.
Ce que vous devriez faire : Garder vos canaux de communication ouverts.
Rester en phase avec vos parties prenantes est essentiel à la mise en œuvre réussie de toute modification du périmètre.
Vous devez organiser régulièrement des réunions d’avancement pour les tenir informées de l’état du projet, et notamment de l’impact des changements sur les objectifs et les livrables du projet. Si vous identifiez de nouvelles difficultés, veillez à les soulever dès que possible lors de ces réunions. Encouragez également vos parties prenantes à partager leurs retours ou leurs préoccupations.
En gardant les canaux de communication ouverts, vous pouvez rapidement résoudre les problèmes et, espérons-le, réduire au minimum la nécessité de modifier davantage le périmètre. C’est l’une des utilisations les plus pertinentes des logiciels de gestion de projet : planifier, visualiser et communiquer.
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Réfléchissez et tirez des enseignements
Ce que vous voulez faire : Changer de nom et faire comme si rien de tout cela ne s’était jamais produit.
Ce que vous devriez faire : Déterminer ce que vous pouvez améliorer la prochaine fois.
Une fois le projet terminé, prenez du recul et réfléchissez au processus. Qu’est-ce qui s’est bien passé dans le processus de modification du périmètre ? Qu’aurait-on pu mieux gérer concernant le changement ? Quelles stratégies de communication efficaces, techniques d’allocation des ressources et pratiques de documentation se sont révélées utiles ?
Encouragez également les membres de votre équipe à partager leur point de vue. Estiment-ils que le changement a été communiqué efficacement ? Les tâches ont-elles été réparties équitablement ?
Documentez ces enseignements et intégrez-les à vos futurs plans de projet. Cela vous aidera à améliorer votre processus à l’avenir et à vous sentir mieux préparé la prochaine fois qu’une modification du périmètre surviendra. Grâce à ces enseignements, vous pouvez même créer un formulaire de demande de modification pour faciliter la gestion des modifications du périmètre à l’avenir. Voici un modèle de demande de modification pour vous aider à démarrer.
Qui sait : la prochaine fois que vous recevrez une demande de modification du périmètre, vous n’aurez peut-être même pas envie de bouleverser toute votre vie.
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