Qu’est-ce qu’un graphique RACI ? Guide pratique, modèle et exemples
Les tableaux RACI servent à identifier précisément qui est responsable de quoi dans votre projet. Sans cet outil, vous et votre équipe risquez de vous retrouver dans la confusion concernant l'attribution des tâches, les personnes à qui poser des questions ou demander conseil, ainsi que celles qui donnent l'approbation finale.
Dans cet article, je vais détailler les cas d'utilisation de RACI et partager des trucs et astuces pour l'utiliser efficacement. Découvrez également comment accéder à notre modèle de tableau RACI.
Qu'est-ce qu'un tableau RACI ?
Un tableau RACI est un outil de gestion de projet qui définit les rôles et les responsabilités liés aux tâches d'un projet. Également appelé matrice d'attribution des responsabilités, il sert à planifier à l'avance les rôles et les responsabilités afin que chacun sache qui est responsable de quoi.
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Les tableaux RACI sont utiles pour la visualisation de la planification des ressources, et vous pouvez utiliser votre RACI tout au long du projet pour suivre les membres de l'équipe responsables, redevables, consultés et informés concernant les tâches et les livrables. Stockez-le dans votre logiciel de gestion de projet pour y accéder facilement.
Que signifie l'acronyme RACI ?
RACI signifie R = responsable, A = redevable, C = consulté, I = informé. Examinons plus en détail la signification de chacun de ces termes.
Responsable : réaliser la tâche
Cette personne réalise la tâche ou le livrable. Elle est responsable de l'accomplissement du travail ou prend les décisions.
Essayez de n'avoir qu'une seule personne responsable d'une tâche ou d'un livrable donné dans votre matrice d'attribution des responsabilités. Dans certains cas, la personne responsable aura besoin du soutien d'une autre personne pour accomplir la tâche, ou devra déléguer cette tâche à quelqu'un. Dans ce cas, vous pouvez désigner plusieurs personnes comme responsables.
Redevable : prendre en charge la tâche
Ce rôle est redevable de l'achèvement de la tâche ou du livrable. Cette personne ne réalisera probablement pas elle-même le travail, mais elle est responsable de s'assurer qu'il est finalisé. Idéalement, il devrait y avoir une seule personne redevable plutôt qu'un groupe, afin d'éviter toute confusion quant à la personne qui prend réellement en charge la tâche.
Le responsable de l'équipe à laquelle le travail est confié est un excellent exemple de personne redevable. Si l'équipe n'achève pas les tâches qui lui sont attribuées, le responsable en est redevable.
Consulté : fournir des informations et des connaissances
Cette personne, ce rôle ou ce groupe fournit des informations utiles à la réalisation de la tâche ou du livrable. Une communication bidirectionnelle s'établit entre le rôle responsable et les personnes consultées, qui sont souvent des expertes et experts du domaine.
Informé : rester au courant
Ces personnes ou groupes sont tenus au courant de l'avancement du projet, des étapes clés et des difficultés rencontrées par l'équipe. La partie informée ne sera pas invitée à donner son avis ni à examiner des éléments précis, mais elle sera informée au moment opportun. La communication avec ces rôles ou groupes est généralement unidirectionnelle.
Découvrez ici davantage de contenu sur les tableaux RACI !
Quand utiliser un tableau RACI ?
Un tableau RACI est-il utile pour tous les projets ? La réponse courte est non. Ajouter trop de complexité et de processus à certains projets de petite taille et évoluant rapidement peut en réalité ralentir les choses et créer des blocages.
Voici quelques situations dans lesquelles les tableaux RACI sont utiles :
- Les projets de grande envergure impliquant plusieurs parties prenantes : Sans matrice RACI pour les projets plus vastes et plus complexes, vous risquez de vous retrouver dans des situations où des personnes demandent pourquoi elles n’ont pas été impliquées, ou de découvrir qu’un niveau d’approbation supplémentaire est nécessaire. Pour les projets de moindre envergure, les responsabilités sont plus claires et une matrice RACI ralentit le projet.
- Les projets dont les responsabilités sont incertaines : Lorsque vous n’êtes pas sûr des responsabilités, créez une matrice RACI et faites des suppositions éclairées concernant les affectations. Obtenez l’approbation de vos parties prenantes ou utilisez-la comme point de départ pour une discussion.
- Les projets en cascade : Les méthodologies agiles comme Scrum définissent clairement la responsabilité et la redevabilité : l’équipe projet est responsable et le propriétaire du produit est redevable. Les projets en cascade ont tendance à impliquer davantage de parties prenantes et de complexité, ce qui rend une matrice RACI plus utile.
Exemple de matrice RACI : étude de cas réelle
Voici un exemple de matrice RACI que j’ai créée pour un projet impliquant la mise en place d’un programme de fidélité pour une marque de mode.
Comme vous pouvez le constater, il y a un certain nombre de tâches et de livrables, ainsi que de parties prenantes. En créant cette matrice RACI, j’ai rencontré quelques difficultés :
- Il y avait beaucoup de parties prenantes du côté du client et en interne. J’ai limité cette matrice principalement aux parties prenantes côté client, l’agence assumant un seul rôle, car notre équipe était réduite. La matrice RACI visait principalement à faciliter la gestion des parties prenantes externes.
- Pour les parties prenantes de haut niveau, je les ai regroupées au lieu de les nommer individuellement. Nous avons identifié l’équipe principale des parties prenantes de haut niveau, puis l’équipe élargie, afin qu’elles ne soient pas toutes regroupées, tout en les conservant par groupes pour simplifier les choses.
- J’ai attribué la redevabilité au-delà du propriétaire du produit côté client afin d’éviter de créer un point de défaillance unique et un cloisonnement. J’en ai discuté avec eux pour m’assurer qu’ils approuvaient cette approche, mais le propriétaire du produit avait encore tendance à être redevable de nombreuses tâches.
Avant d’aborder certains avantages et inconvénients, voici une courte parenthèse :
Avantages et inconvénients des matrices RACI
Voici quelques avantages et inconvénients liés à l’utilisation d’une matrice RACI dans votre projet.
Avantages d’une matrice RACI
Les matrices RACI peuvent vous aider de la manière suivante :
1. Des attentes plus claires
Les matrices RACI définissent les attentes concernant la personne qui gère ou assume la responsabilité du travail. Elles peuvent contribuer à éliminer la confusion en clarifiant qui est redevable, et sont utiles pour définir les attentes avec les parties prenantes de haut niveau, qui sont informées du type d’informations qu’elles recevront.
2. Une communication simplifiée
Vous pouvez vous référer au cadre RACI tout au long du cycle de vie d’un projet, ce qui contribuera à éviter d’impliquer chaque personne dans chaque décision. La matrice RACI vous indique quand faire intervenir les bonnes personnes au cours de la bonne phase du projet, ce qui accélère les validations et la prise de décision.
3. Une surcharge des personnes réduite
Vous savez ce qui se passe quand vous recueillez l’avis de tout le monde et que cela devient un cauchemar d’essayer de tout intégrer ? C’est là qu’une matrice RACI est utile. En distinguant les personnes consultées de celles qui sont informées, vous pouvez séparer les personnes impliquées dans les retours de celles qui sont seulement tenues au courant de l’avancement des tâches.
4. Une surcharge de travail et des cloisonnements réduits
Une matrice RACI est un outil utile pour aider les chefs de projet à déléguer et à éviter d’assumer trop de responsabilités ou plusieurs rôles, ce qui permet de réduire l’épuisement professionnel. Elle contribue également à éviter la création d’un point de défaillance unique, lorsque toutes les connaissances et responsabilités liées à une tâche donnée reposent sur une seule personne, créant ainsi des cloisonnements.
Les pièges courants des matrices RACI et comment les éviter
Il existe de nombreux pièges à éviter lors de la création d’une matrice des responsabilités, et celle-ci prend beaucoup de temps à élaborer et est souvent ignorée après son approbation. Voici quelques éléments à surveiller ainsi que des moyens d’y remédier :
1. Le chef de projet comme personne à tout faire
Souvent, on peut par défaut penser que le chef de projet (ou le propriétaire du produit) est la personne ou le rôle responsable de tout. Puisqu’il livre le projet, il est en définitive responsable de tout ce qu’il contient.
Réfléchissez aux personnes qui produisent le travail et qui devraient en être responsables (par exemple, les concepteurs, les développeurs et les responsables de service), puis attribuez-leur le travail en conséquence.
2. Confondre « responsable de l’exécution » et « garant »
Les termes « responsable de l’exécution » et « garant » sont assez proches dans leur définition, ce qui peut prêter à confusion. Voici la principale différence :
- Vous êtes responsable de l’exécution d’une tâche si vous avez pour mission de l’accomplir. C’est à vous de la mener à bien.
- Vous êtes garant d’une tâche si vous avez pour mission de vous assurer qu’elle est accomplie. Vous ne l’exécuterez peut-être pas vous-même, mais vous êtes garant de sa réalisation.
3. La tension entre les personnes consultées et les personnes informées
Le fait d’être consulté est associé à des connotations positives, et les personnes auxquelles ce rôle est attribué se sentiront davantage impliquées et auront confiance dans le fait que leurs commentaires seront pris en compte. Cela peut créer des tensions chez les personnes informées, qui peuvent avoir l’impression d’être tenues à l’écart.
Demandez-vous si les personnes que vous prévoyez d’informer doivent réellement être consultées. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous qu’elles comprennent que le rôle de la personne informée consiste généralement en un partage d’informations à sens unique ; elles ne devraient pas fournir de commentaires.
Comment créer une matrice RACI en 6 étapes
Dans le visuel ci-dessous, j’ai résumé les six étapes pour créer une matrice RACI :
L’adorable Meghan McInerny a pris la parole lors du Digital PM Summit 2017 et a brillamment suggéré que Le Seigneur des anneaux est en réalité un projet réussi, et que la Communauté est une équipe.
Pour rendre les choses un peu plus faciles à comprendre, utilisons ce projet comme exemple. Quel est le projet ? Apporter l’anneau au Mordor et au mont Destin.
Étape 1 : identifier les rôles du projet
Créez un tableau répertoriant, sur la première ligne, les noms de toutes les personnes impliquées dans le projet. Traditionnellement, les matrices RACI indiquent les rôles fonctionnels en haut. Cependant, je pense que dans certains cas, il est préférable d’utiliser les noms, et c’est souvent ce que je privilégie.
Raisons de préciser les rôles :
- Si une même personne assume plusieurs rôles
- Cela évite de devoir effectuer une mise à jour en cas de changement de personnel
- Cela évite de mélanger des noms et des groupes plus larges, par exemple « client » ou « service X »
Raisons de préciser les noms :
- Il est plus simple de définir qui participe au projet
- Il est plus facile de procéder ainsi lorsque plusieurs personnes remplissent des rôles similaires
Étape 2 : identifier les tâches ou les livrables du projet
Décomposez le projet en tâches et livrables clairs. Inscrivez-les dans la colonne de gauche de votre tableau. Évitez d’aller trop dans le détail, sinon le tableau risque de devenir trop complexe. Si vous suivez une liste claire de livrables pour le projet, envisagez de les répertorier.
Étape 3 : attribuer les éléments de la RACI à chaque rôle et tâche
Examinez chaque tâche et déterminez ce dont chaque rôle doit être responsable. Chaque tâche doit avoir une personne responsable et une personne qui en assume la responsabilité finale (une seule personne doit en être responsable au niveau décisionnel). Réfléchissez aux personnes qui doivent être consultées pendant l’exécution de la tâche et à celles qui doivent être informées une fois celle-ci terminée.
Dans notre exemple de RACI inspiré du LOTR, Frodon est responsable d’apporter l’anneau au Mordor. Gandalf, en tant que chef de la Communauté, en assume la responsabilité finale. Cependant, Sam aide Frodon en chemin : il est consulté, c’est-à-dire activement impliqué.
Étape 4 : valider cela avec votre équipe
Alignez-vous avec les membres de votre équipe sur les hypothèses que vous avez formulées et ne travaillez pas en vase clos. Organisez une brève discussion sur la manière dont vous avez configuré la RACI et assurez-vous que chacun est satisfait de ses rôles et responsabilités dans le projet.
Étape 5 : valider cela avec les principales parties prenantes du projet
Organisez un appel ou une réunion afin de valider cela avec les principales parties prenantes. Essayez de maintenir cette démarche aussi simple que possible afin d’éviter les retours difficiles à gérer et les discussions chronophages. Réfléchissez également aux personnes avec lesquelles cette information devra être communiquée une fois l’accord obtenu.
Étape 6 : la rendre utile tout au long du projet
Je peux maintenant mettre ma RACI de côté et me concentrer sur la réalisation de mon projet, n’est-ce pas ? Eh bien, non. C’est l’un des principaux problèmes des documents comme une RACI : une fois créés, ils sont souvent oubliés.
Alors, comment en faire un document utile et opérationnel ?
- Lorsque vous entreprenez une tâche ou un livrable, reportez-vous à la RACI et alignez-vous sur la personne responsable de chaque élément.
- Assurez-vous que ce qui a été défini au début du projet, notamment les rôles et responsabilités associés aux tâches, est toujours exact et aligné sur les conclusions ou les ajustements issus de la preuve de concept.
- Hébergez une version en ligne, en utilisant Confluence ou Google Docs, ou le logiciel de gestion de projet utilisé dans votre organisation. Si vous utilisez une feuille de calcul Microsoft Excel, enregistrez-la dans un emplacement auquel tout le monde a accès.
- À la fin d’un projet, utilisez la RACI pour évaluer le fonctionnement des rôles et responsabilités attribués. Aviez-vous besoin d’impliquer autant de personnes ? Les personnes responsables ont-elles réalisé la tâche ou fallait-il impliquer davantage de personnes ? Les personnes ont-elles été consultées et informées au bon moment ?
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Suze donne son point de vue direct sur la façon d’arrêter de rejeter la faute sur les autres et de simplement aller de l’avant.
Modèle et exemple de matrice RACI
J’ai créé un modèle de matrice RACI que vous pouvez télécharger. Vous trouverez également un exemple, une liste de contrôle et une fiche récapitulative. Le modèle applique automatiquement les couleurs en fonction de vos entrées. N’hésitez pas à ajuster les couleurs selon vos préférences !
Ce modèle est disponible grâce à l’adhésion à la communauté DPM. Devenez membre et accédez au modèle de matrice RACI, ainsi qu’à plus de 100 autres modèles, exemples et échantillons pour la documentation de projet. Vous pourrez également participer aux échanges sur les matrices RACI (et bien plus encore) dans Slack avec plus de 100 autres chefs de projet numérique.
Bonnes pratiques pour une matrice RACI
- Assurez-vous qu’une matrice RACI sera utile au projet, et réfléchissez à la manière dont elle sera utilisée et à la raison de son utilisation. Évitez de créer une matrice RACI simplement pour le principe.
- Assurez-vous de comprendre les termes et prenez le temps de les expliquer aux autres. Que vous choisissiez la matrice RACI ou l’une de ses alternatives (présentées ci-dessous), prenez le temps d’expliquer à l’équipe chaque terme et sa signification. C’est un rappel utile pour les personnes qui les connaissent déjà, et les nouveaux membres du projet vous seront reconnaissants d’avoir apporté ces précisions.
- Assurez-vous qu’un seul rôle est désigné comme responsable final. Un groupe n’est pas responsable au sens décisionnel : c’est une personne qui l’est. Attribuer cette responsabilité à plusieurs personnes crée de la confusion et ralentit davantage la prise de décision, les flux de travail du projet ainsi que les processus d’approbation des livrables ou des documents.
- Vous n’avez pas besoin d’informer tout le monde. Les personnes informées sont celles qui seront touchées par la tâche ou le livrable, ou celles qui ont un intérêt direct dans ceux-ci. Le projet compte probablement un groupe défini de parties prenantes de haut niveau qui doivent être informées, mais vous n’avez pas besoin de consigner ces informations dans une matrice RACI (laissez cela au plan de projet ou au plan de gestion des parties prenantes).
- Ne créez pas la matrice RACI seul. Demandez l’avis des principales parties prenantes et des membres de l’équipe projet. Préparez vous-même une première version, puis laissez votre partie prenante l’examiner.
Quelles sont les alternatives à une matrice RACI ?
Voici quelques autres types de matrices RACI et les raisons pour lesquelles elles peuvent être utilisées.
1. RASCI
Probablement l’alternative la plus utilisée à la matrice RACI, la matrice RASCI signifie : responsable de l’exécution, responsable final, soutien, consulté et informé. Les membres de l’équipe qui assurent le rôle de soutien aident la personne responsable de l’exécution.
La différence entre les rôles de soutien et de consultation est que la personne consultée fournit des informations, tandis que la personne de soutien participe activement à la tâche.
2. CARS
CARS est spécifique aux actions et, comme le RASCI, ajoute le rôle de soutien lorsque les tâches ne sont pas réalisées par un seul rôle ou une seule personne. Les défenseurs du modèle CARS affirment qu’il élimine les informations inutiles du RACI. Il signifie :
- Communiquer : consulter et informer
- Approuver : la personne chargée de l’approbation qui prend les décisions
- Responsable : la personne qui effectue le travail (comme dans le RACI)
- Soutenir : les personnes qui aident la personne responsable dans son travail
Certains pensent que le modèle RACI attribue des termes assez évidents — par exemple, la personne responsable est souvent le chef de projet ou le propriétaire du produit, et « informer » inclut généralement un éventail plus large de parties prenantes du projet.
3. RAS
J’apprécie la simplification de celui-ci, car il conserve les termes responsable, approbation et soutien. Cependant, il ne tient pas compte du propriétaire de la tâche, ce qui pourrait créer de la confusion.
4. DACI
Relativement similaire au diagramme RACI, le DACI remplace « responsable » par « pilote », « consulté » par « contributeur » et « responsable » par « approbateur », ce qui rend les descriptions davantage axées sur l’action. Cela permet de clarifier ce que feront ces rôles et de dissiper la confusion qui pourrait découler de la matrice RACI.
5. CLAM
Une variante du DACI qui se concentre également davantage sur les actions impliquées que sur les rôles de l’équipe. CLAM signifie contribuer, diriger, approuver et surveiller.
Dans l’ensemble, bon nombre des variantes du RACI définissent les termes plus clairement ou précisent les actions afin de supprimer toute ambiguïté entre les rôles. Les modèles ne présentent pas de grandes différences quant à ce qu’ils cherchent à accomplir.
Si vous vous intéressez à d’autres variantes du RACI, vous pouvez en apprendre davantage sur le RACI 2.0 ici.
Et maintenant ?
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