Qu’est-ce qu’un tableau RACI ? Guide, modèle et exemples
Les matrices RACI servent à identifier précisément qui est responsable de quoi dans votre projet. Sans cela, vous et votre équipe risquerez d’être confrontés à de la confusion concernant l’attribution des tâches, à qui poser des questions ou consulter, et qui donne l’approbation finale.
Dans cet article, j’exposerai des cas d’utilisation de la matrice RACI et partagerai des astuces pour l’utiliser efficacement. De plus, découvrez comment accéder à notre modèle de matrice RACI.
Qu’est-ce qu’une matrice RACI ?
Une matrice RACI est un outil de gestion de projet qui identifie les rôles et responsabilités pour chaque tâche d’un projet. Également appelée matrice d’attribution des responsabilités, elle permet de planifier à l’avance les rôles et responsabilités afin que chacun sache qui est responsable de quoi.
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Les matrices RACI sont utiles pour la visualisation de la planification des ressources, et vous pouvez utiliser votre RACI tout au long du projet pour suivre les membres de l’équipe responsables, garants, consultés ou informés des tâches et livrables. Conservez-la dans votre logiciel de gestion de projet pour y accéder facilement.
Que signifie l’acronyme RACI ?
RACI signifie R = responsable, A = garant, C = consulté, I = informé. Voyons plus en détail ce que ces termes recouvrent.
Responsable : Exécution de la tâche
Cette personne réalise la tâche ou le livrable. Elle est responsable de mener à bien le travail ou de prendre la décision.
Essayez d’avoir une seule personne responsable pour chaque tâche ou livrable dans votre matrice d’attribution des responsabilités. Parfois, la personne responsable aura besoin de soutien d’une autre personne pour terminer la tâche, ou pourra déléguer. Dans ce cas, il est possible d’indiquer plus d’une personne comme responsable.
Garant : Porteur de la tâche
Ce rôle est garant de l’achèvement de la tâche ou du livrable. Il ne réalisera probablement pas le travail lui-même, mais il est responsable de s’assurer que tout soit mené à terme. Idéalement, il ne devrait y avoir qu’un seul garant au lieu d’un groupe afin d’éviter toute confusion sur la responsabilité réelle de la tâche.
Un bon exemple de rôle de garant est le manager de l’équipe à qui est attribué le travail. Si l’équipe n’accomplit pas les tâches assignées, le manager en est garant.
Consulté : Apporter informations et expertise
Cette personne, ce rôle ou ce groupe fournit des informations utiles pour accomplir la tâche ou le livrable. Il y a une communication à double sens entre le responsable et les personnes consultées, qui sont souvent des experts sur le sujet.
Informé : Suivre l’avancement
Ces personnes ou groupes sont tenus informés de la progression du projet, des étapes clés et des éventuels obstacles rencontrés en cours de route. Les parties informées ne seront pas sollicitées pour donner un avis ou valider certains éléments, mais elles recevront les informations nécessaires. La communication vers ces rôles ou groupes est généralement à sens unique.
Découvrez une vidéo explicative sur les matrices RACI ici !
Quand utiliser une matrice RACI
Une matrice RACI est-elle utile pour tous les projets ? La réponse courte est non. Ajouter trop de complexité et de processus à certains projets petits et rapides peut en réalité ralentir leur avancement et créer des blocages.
Voici quelques situations où les matrices RACI sont particulièrement utiles :
- Projets importants avec de multiples parties prenantes : Sans un RACI pour les projets plus vastes et plus complexes, vous risquez des situations où des personnes se demandent pourquoi elles n'ont pas été impliquées ou vous découvrez qu'une couche supplémentaire d'approbation est nécessaire. Sur les petits projets, chacun sait plus clairement ce qui lui est attribué et un RACI ralentit le projet.
- Projets avec une incertitude concernant les responsabilités : Lorsque vous n'êtes pas sûr des responsabilités, créez un RACI et faites des suppositions éclairées quant aux attributions. Faites-le valider par vos parties prenantes, ou utilisez-le comme point de départ pour une discussion.
- Projets en cascade : Les méthodologies agiles comme Scrum sont claires au sujet des responsabilités et de l'obligation de rendre compte : l'équipe projet est responsable et le product owner est redevable. Les projets en cascade tendent à avoir davantage de parties prenantes et de complexité, ce qui rend un tableau RACI plus utile.
Exemple de RACI : étude de cas réelle
Voici un exemple de tableau RACI que j'ai créé pour un projet d'installation d'un programme de fidélité pour une marque de mode.
Comme vous pouvez le voir, il y a un bon nombre de tâches et de livrables, ainsi que de parties prenantes. En créant ce RACI, je suis tombé sur quelques conflits :
- Il y avait beaucoup de parties prenantes côté client et en interne. J'ai limité ce tableau principalement aux parties prenantes côté client en attribuant un seul rôle à l'agence, car nous n’avions qu’une petite équipe de notre côté. Le RACI servait principalement à gérer les parties prenantes externes.
- Pour les parties prenantes seniors, je les ai regroupées au lieu de les nommer individuellement. Nous avons identifié le noyau des parties prenantes seniors et ensuite l’équipe élargie afin qu’elles ne soient pas toutes fusionnées, mais je les ai tout de même rassemblées par groupes pour simplifier les choses.
- J’ai attribué la responsabilité au-delà du product owner côté client pour éviter un point de défaillance unique et un silo. J’ai abordé cette question avec eux pour m’assurer qu’ils étaient d’accord avec cette démarche, mais il subsistait une tendance à ce que le product owner soit responsable d'un certain nombre de tâches.
Avant d'aborder quelques avantages et inconvénients, voici une petite parenthèse :
Avantages et inconvénients des tableaux RACI
Voici quelques avantages et inconvénients de l’utilisation d’un tableau RACI sur votre projet.
Avantages du tableau RACI
Les tableaux RACI peuvent aider pour les points suivants :
1. Des attentes plus claires
Les tableaux RACI établissent des attentes claires sur qui gère ou est responsable d’un travail. Ils peuvent aider à éliminer la confusion en précisant qui est redevable et ils sont utiles pour fixer des attentes auprès des parties prenantes seniors informées du type d'informations qu'elles recevront.
2. Communication rationalisée
Vous pouvez vous référer constamment au cadre RACI tout au long du cycle de vie d’un projet, ce qui évite d’impliquer chaque personne à chaque prise de décision. Le RACI vous indique quand impliquer les bonnes personnes à la bonne phase du projet, ce qui accélère les validations et la prise de décision.
3. Moins de surcharge humaine
Vous savez, quand vous recevez l’avis de tout le monde et que cela devient un cauchemar à tout intégrer ? C’est là qu’un RACI s’avère utile. En faisant la distinction entre consultés et informés, vous pouvez séparer ceux qui participent à la restitution et ceux qui sont seulement mis à jour sur l’avancement des tâches.
4. Moins de surcharge de travail et moins de silos
Un tableau RACI est un outil utile qui permet au chef de projet de déléguer et d’éviter d’assumer trop de responsabilités ou de couvrir plusieurs rôles, réduisant ainsi le risque d'épuisement. Il permet aussi de réduire le risque du point de défaillance unique, lorsque toutes les connaissances et la responsabilité d’une tâche reposent sur une seule personne, créant ainsi des silos.
Pièges courants des RACI et comment les éviter
De nombreux pièges sont à éviter lors de la création d’une matrice de responsabilités ; elles prennent du temps à produire et sont souvent ignorées après approbation. Voici quelques points de vigilance et des façons de les éviter :
1. Le chef de projet comme fourre-tout
Souvent, on part du principe que le chef de projet (ou le propriétaire du produit) est la personne ou le rôle responsable de tout. Puisqu’il livre le projet, il est en définitive responsable de tout ce qu’il contient.
Réfléchissez à l’endroit où les producteurs du travail devraient être responsables (ex. : designers, développeurs, chefs de départements) et attribuez le travail en conséquence.
2. Confusion entre Responsable et Reddition de comptes
Les termes « responsable » et « redevable » sont assez proches dans leur définition, ce qui peut entraîner des confusions. Voici la principale différence :
- Vous êtes responsable d’une tâche si c’est à vous de réaliser la tâche. C’est à vous de la mener à bien.
- Vous êtes redevable d’une tâche si c’est à vous de garantir que la tâche est réalisée. Vous ne la ferez peut-être pas vous-même, mais c’est à vous de vous assurer qu’elle soit effectuée.
3. Tension entre Consulté et Informé
« Consulté » a une connotation positive et les personnes assignées à ce rôle se sentiront plus impliquées et auront confiance que leur avis sera pris en compte. Cela peut générer des tensions pour ceux qui sont simplement informés, car ils peuvent avoir l’impression d’être mis à l’écart.
Demandez-vous si les personnes que vous comptez informer doivent réellement être consultées. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous qu’elles comprennent que le rôle d’informé se limite généralement à un partage d’informations à sens unique ; elles ne sont pas censées faire de retour ou de commentaire.
Comment créer un tableau RACI en 6 étapes
Dans le schéma ci-dessous, j’ai résumé les six étapes pour construire un tableau RACI :
La brillante Meghan McInerny a donné une conférence lors du Digital PM Summit 2017 et a eu la brillante idée de suggérer que le Seigneur des Anneaux est en fait un projet réussi, et la Communauté est une équipe.
Pour rendre cela plus facile à comprendre, prenons ce projet pour exemple. Quel est l’objectif ? Amener l’anneau à Mordor et au Mont Destin.
Étape 1 : Identifier les rôles du projet
Créez un tableau énumérant le nom de tous les participants au projet dans la ligne du haut. Traditionnellement, les tableaux RACI listent les rôles fonctionnels en haut. Cependant, je pense qu’il y a des cas où il vaut mieux utiliser les noms, ce qui est souvent ma préférence.
Raisons de préciser par rôle :
- Si une seule personne remplit plusieurs rôles
- Évite d’avoir à mettre à jour lors d’un changement de personnel
- Évite de mélanger des noms avec des groupes plus larges ex. « client » ou « département X »
Raisons de préciser par nom :
- Il est plus simple de définir qui participe réellement au projet
- C’est plus facile quand plusieurs personnes occupent des rôles similaires
Étape 2 : Identifier les tâches ou livrables du projet
Détaillez le projet en tâches et livrables clairs. Placez-les dans la colonne de gauche de votre tableau. Essayez de ne pas trop entrer dans le détail, sinon le tableau pourrait devenir trop complexe. Si vous suivez une liste claire de livrables pour le projet, envisagez de les inscrire ainsi.
Étape 3 : Attribuez le RACI à chaque rôle et tâche
Parcourez chaque tâche et décidez de la responsabilité de chaque rôle. Chaque tâche doit avoir une personne responsable et une personne redevable (une seule personne doit être redevable). Réfléchissez à qui doit être consulté pendant que la tâche est en cours et qui doit être informé une fois qu'elle est terminée.
Dans notre exemple RACI du Seigneur des Anneaux, Frodon est responsable d'apporter l'anneau à Mordor. Gandalf, en tant que chef de la Communauté, est redevable. Cependant, Sam aide Frodon en cours de route — il est consulté, c’est-à-dire activement impliqué.
Étape 4 : Validez cela avec votre équipe
Alignez-vous sur les hypothèses que vous avez eues avec les membres de votre équipe, et ne faites pas cela de manière isolée. Échangez brièvement sur la façon dont vous avez mis en place le RACI et assurez-vous que chacun est satisfait de ses rôles et responsabilités sur le projet.
Étape 5 : Validez cela avec les parties prenantes principales du projet
Organisez un appel ou une réunion pour valider ce point avec les parties prenantes clés. Essayez de garder cela aussi simple que possible afin d’éviter des retours trop nombreux et des discussions chronophages. Pensez également à qui doit en être informé une fois l’accord obtenu.
Étape 6 : Rendez-le utile tout au long de la vie du projet
Je peux donc mettre mon RACI de côté et me concentrer sur l’avancement de mon projet, n’est-ce pas ? Eh bien, non. C’est l’un des plus grands problèmes avec des documents comme un RACI : une fois créés, ils sont souvent oubliés.
Alors comment faire de ce document un outil utile et vivant ?
- Lorsque vous démarrez une tâche ou un livrable, reportez-vous au RACI et alignez-vous sur qui fait quoi.
- Assurez-vous que ce qui a été établi au début du projet, y compris les rôles et responsabilités rattachés aux tâches, est toujours exact et en phase avec toute preuve de concept ou ajustement.
- Publiez une version en ligne, en utilisant Confluence ou Google Docs, ou le logiciel de gestion de projet utilisé dans votre organisation. Si vous utilisez un tableur Microsoft Excel, enregistrez-le à un endroit accessible à tous.
- À la fin du projet, utilisez le RACI pour analyser comment les rôles et responsabilités assignés ont fonctionné. Aviez-vous besoin d’autant de personnes impliquées ? Les personnes responsables ont-elles réalisé la tâche ou davantage de personnes ont-elles dû intervenir ? Les personnes concernées ont-elles été consultées et informées au bon moment ?
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Modèle et exemple de matrice RACI
J’ai conçu un modèle de matrice RACI à télécharger. Vous trouverez également un exemple, une liste de contrôle et une fiche mémo. Le modèle colore automatiquement chaque case selon vos entrées. N’hésitez pas à ajuster les couleurs à votre convenance !
Ce modèle est accessible via l’adhésion DPM. Devenez membre pour obtenir le modèle de matrice RACI, ainsi que plus de 100 autres modèles, exemples et documents types pour la gestion de projet. Vous pourrez aussi participer à la discussion autour des matrices RACI (et bien plus) sur Slack, avec plus de 100 chefs de projet digital.
Bonnes pratiques pour la matrice RACI
- Assurez-vous que l’élaboration d’une matrice RACI est réellement bénéfique pour le projet et réfléchissez à son utilité et à la manière dont elle sera utilisée. Évitez de créer une matrice RACI uniquement pour la forme.
- Assurez-vous de bien comprendre les termes et prenez le temps de les expliquer aux autres. Que vous utilisiez RACI ou l’une de ses alternatives (voir ci-dessous), prenez le temps d’expliquer chaque terme à l’équipe et sa signification. C’est un rappel utile pour les personnes expérimentées, et toute personne nouvelle dans le projet vous remerciera pour ces précisions.
- Assurez-vous qu'un seul rôle soit désigné comme responsable. Un groupe n’est jamais responsable, c’est une personne qui l’est. Attribuer cette responsabilité à plusieurs personnes crée de la confusion et ralentit le processus de prise de décision, les flux du projet ainsi que la validation des livrables ou processus d’approbation de documents.
- Vous n’avez pas à informer tout le monde. Les personnes à informer sont celles que la tâche ou le livrable impacte, ou celles ayant un intérêt particulier. Le projet comporte sûrement des parties prenantes importantes à informer, mais il n’est pas nécessaire de détailler ces informations dans la RACI (réservez cela au plan du projet ou au plan de gestion des parties prenantes).
- Ne créez pas la matrice RACI en solitaire. Faites participer les parties prenantes clés et les membres de l’équipe projet à sa construction. Rédigez un premier jet puis laissez vos parties prenantes le relire.
Quelles sont les alternatives à la RACI ?
Voici quelques autres types de matrices RACI et les raisons pour lesquelles on peut les utiliser.
1. RASCI
Probablement l’alternative la plus utilisée à la RACI, la matrice RASCI signifie : responsable, accountable, support, consulté et informé. Les membres de l’équipe ayant le rôle de support aident le responsable.
La différence entre support et consulté est que le consulté fournit des informations, tandis que le support participe activement à la tâche.
2. CARS
CARS s’applique plus aux actions, et comme la RASCI, ajoute le rôle de support lorsqu’une tâche n’est pas réalisée par un seul rôle ou une seule personne. Les défenseurs du modèle CARS affirment qu’il élimine les informations superflues de la RACI. Cela signifie :
- Communiquer : regroupe la consultation et l’information
- Approuver : la personne qui prend la décision
- Responsable : la personne qui effectue le travail (identique à la RACI)
- Support : les personnes qui assistent le responsable dans la réalisation de la tâche
Certains estiment que le modèle RACI attribue des termes assez évidents — en d’autres termes, accountable est souvent le chef de projet ou le product owner, et informé englobe généralement un large éventail de parties prenantes du projet.
3. RAS
J’apprécie la simplification de ce modèle qui ne retient que responsable, approuver et support. Cependant, le propriétaire de la tâche n’est pas explicitement désigné, ce qui peut créer des ambiguïtés.
4. DACI
Relativement similaire au diagramme RACI, le DACI remplace responsable par driver, consulté par contributeur, et accountable par approbateur, ce qui rend les descriptions plus axées sur l’action. Cela permet d’éclaircir ce que font ces rôles et évite la confusion pouvant survenir avec la matrice RACI.
5. CLAM
Une variante du DACI qui se concentre également davantage sur les actions concrètes plutôt que sur les rôles de l’équipe. CLAM signifie contribue, leader, approuve et surveille.
Dans l'ensemble, la plupart des variantes du RACI définissent les termes avec plus de clarté ou spécifient des actions afin de lever toute ambiguïté entre les rôles. Il n'y a pas de différence majeure entre les modèles sur ce qu'ils cherchent à accomplir.
Si vous êtes intéressé par d'autres variantes du RACI, vous pouvez en apprendre davantage sur le RACI 2.0 ici.
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