Les outils de gestion de projet que les chefs de projet ont dû abandonner
Plateformes de gestion de projet: Toutes les plateformes de gestion de projet ne répondent pas aux attentes, ce qui entraîne frustrations et abandon des outils.
Défis liés à l'allocation des ressources: Les outils spécifiques d’allocation des ressources sont souvent insuffisants, soulignant le besoin de solutions flexibles et adaptables.
Préférences des clients: Les exigences des clients peuvent forcer les équipes à délaisser leurs outils préférés au profit de ceux plébiscités par les clients.
Limites de l’IA: La baisse de qualité des outils d’IA comme ChatGPT a poussé certains professionnels à chercher des alternatives.
Adaptabilité requise: Savoir quand abandonner des outils inefficaces est une compétence essentielle en gestion de projet.
Chaque chef de projet possède un cimetière d’outils : des logiciels qui promettaient de simplifier les flux de travail, de centraliser la communication ou de résoudre enfin le casse-tête des ressources, mais qui n’ont fait qu’apporter de nouveaux soucis. Qu’il s’agisse de solutions pour grandes entreprises ou d’assistants rédactionnels IA, même les meilleures intentions en matière d’outillage peuvent finir abandonnées. Nous avons demandé à des chefs de projet en activité quels outils ils ont dû laisser de côté, et pourquoi.
Des plateformes de gestion de projet qui n'ont pas tenu leurs promesses
Toutes les plateformes de gestion de projet ne tiennent pas leurs promesses, et pour des chefs de projet expérimentés qui gèrent des dossiers complexes, les lacunes deviennent vite impossibles à ignorer. Julia Rajic, directrice des opérations chez Point Blank, en a fait l’expérience lorsque son agence est passée à Monday.com, avant de devoir faire marche arrière. « Beaucoup de discussions autour des raisons de quitter Monday tournaient autour des ressources, » explique-t-elle. « Ce n’était vraiment pas idéal pour la gestion des ressources. Si vous avez des chefs de projet qui savent travailler avec les dépendances et veulent voir des méthodologies comme le Waterfall... Ils n’aiment pas ça. »
Si vous avez des chefs de projet qui savent travailler avec les dépendances et veulent voir des méthodologies comme le Waterfall… Ils n’aiment pas ça [Monday.com].
Basecamp a recueilli des critiques tout aussi tranchées de la part de Matthew Fox, chef de projet principal et spécialiste des opérations chez Fox Consulting, qui l’a jugé totalement inadapté à la gestion de projets internes. « Basecamp n’est pas bon pour la gestion de projet interne, peu importe ce que dira 37signals, » affirme-t-il. « C’est simplement une plateforme épouvantable pour les chefs de projet. On a presque l’impression d’utiliser un outil Fisher Price alors qu’il faudrait un outil professionnel. »
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Basecamp n’est pas bon pour la gestion de projet interne, peu importe ce que dira 37signals.
Parfois, un outil ne faillit pas sur le concept mais sur l’exécution. Kayla Keizer, cheffe de projet chez Northern, avait déjà recommandé Teamwork.com, jusqu’à ce qu’elle découvre une situation où il ne fonctionnait pas vraiment. « J’ai récemment eu l’occasion d’utiliser Teamwork et je retire Teamwork de ma liste restreinte initiale, » confie-t-elle. « Ça ressemble beaucoup à Productive.io, mais je n’aime pas l’interface utilisateur... Je trouve que la distinction entre tâche et sous-tâche n’est pas assez claire. »
[Sur Teamwork.com] je trouve que la distinction entre une tâche et une sous-tâche est trop floue.
Même les plateformes largement adoptées ne sont pas à l’abri de l’épuisement. Ryan Gilbreath, chef de projet technique chez RTS Labs, décrit un schéma qu’il a vu se reproduire plus d’une fois : des équipes qui abandonnent Jira à cause de la lassitude organisationnelle, pour finalement y revenir. « Certaines personnes étaient simplement fatiguées de Jira après avoir travaillé dans de grandes entreprises où il y a beaucoup de lourdeur administrative autour de l’outil, » explique-t-il. « J’ai eu la même chose avec GitHub Projects, en fait. Nous l’avons utilisé quelque temps puis nous avons réalisé que nous préférions Jira. Donc, c’était beaucoup d’allers-retours. »
Certaines personnes étaient simplement fatiguées de Jira… J’ai eu la même chose avec GitHub Projects. Nous l’avons utilisé quelque temps puis nous avons réalisé que nous préférions Jira. Donc, c’était beaucoup d’allers-retours.
Les outils de gestion des ressources et de suivi du temps qui n'ont pas été à la hauteur
La gestion des ressources et le suivi du temps sont des points sensibles récurrents dans la gestion de projet, et les outils conçus pour les résoudre ne répondent pas toujours aux attentes. Rajic a été confrontée à ce problème avec Resource Guru, une plateforme dédiée à la gestion des ressources, qui s’est révélée trop rigide pour les besoins de son équipe. « Il existe des outils strictement dédiés aux ressources. Nous avons utilisé un outil appelé Resource Guru, jadis. Mais pour nous, cela ne fonctionnait pas, » explique-t-elle.
Elle détaille pourquoi cela ne répondait pas à ses besoins : « Nous avions besoin de pouvoir demander des ressources. Par exemple, si j’ai besoin d’un développeur sur mon projet pour 40 heures réparties sur deux semaines, c’est en gros un développeur à 50 %, non ? Mais nous ne pouvions pas le faire. »
Les solutions développées sur-mesure pour un cas spécifique ne sont pas toujours la bonne réponse non plus. Marissa Taffer, fondatrice et présidente de M. Taffer Consulting, a travaillé avec un client qui avait développé son propre système artisanal de suivi du temps, et qui a finalement été convaincu de l’abandonner. « Un de mes clients avait un système maison de suivi du temps. Ce n’était pas mal, mais ce n’était pas idéal. Il était vraiment maladroit, et il était un peu difficile d’en extraire des rapports », raconte-t-elle. « Ils ont depuis été persuadés d’y renoncer. » Les outils internes propriétaires nécessitent souvent beaucoup de maintenance, ce que les équipes n’anticipent pas forcément, ce qui finit par leur coûter plus cher sur le long terme. Les solutions prêtes à l’emploi sont donc bien souvent plus avantageuses.
L’un de mes clients avait un système maison de suivi du temps. C’était correct, mais pas idéal. Ils ont depuis été convaincus de l’abandonner.
Quand les exigences des clients imposent un changement d’outil
Parfois, la décision d’abandonner un outil n’a rien à voir avec l’outil en lui-même. Alexa Alfonso, directrice de comptes principale chez Caylent, explique que les préférences du client l’emporteront toujours, même si cela signifie renoncer à la pile soigneusement sélectionnée par l’agence. « Quel que soit l’outil que vos clients utiliseront, c’est le meilleur outil à utiliser », dit-elle. « Même si c’est leur propre logiciel, j’ai vu des cas où nous avons laissé tomber les outils que nous utilisions parce que le client insistait tellement sur sa suite. Alors nous avons dit, d’accord, laissez-nous entrer… offrez-nous une place. »
Quel que soit l’outil que vos clients utiliseront, c’est le meilleur outil à utiliser.
Outils d’IA et de productivité qui n’ont pas été à la hauteur
L’essor des outils alimentés par l’IA a introduit une nouvelle catégorie de logiciels à évaluer (et parfois à abandonner) pour les chefs de projet. Yonelly Gutierrez, cheffe de programme senior chez Palo Alto Networks et utilisatrice quotidienne autoproclamée de l’IA, a fini par délaisser ChatGPT après avoir constaté une baisse significative de la qualité. « J’utilisais ChatGPT tout le temps. J’ai remarqué une énorme baisse de qualité, alors que je l’utilisais auparavant toute la journée, chaque jour », explique-t-elle. « J’ai juste l’impression qu’il hallucine beaucoup trop pour ce que je dois faire. Donc, je n’ai même pas renouvelé mon abonnement professionnel à ChatGPT, je n’utilise plus que Gemini. »
Même les outils de productivité les plus simples peuvent finir par être mis de côté. Varun Anand, PDG d’EduHubSpot, fait simple en expliquant pourquoi il a cessé d’utiliser Grammarly : « J’ai utilisé Grammarly énormément, mais au bout d’un moment c’était agaçant pour moi, alors je l’ai désactivé. »
J’ai utilisé Grammarly énormément, mais au bout d’un moment c’était agaçant pour moi, alors je l’ai désactivé.
Pour Michael Gold, fondateur et directeur fractionné de la livraison, le problème avec son CRM était tout simplement économique. Plutôt que de continuer à payer pour Close, il a pris les choses en main. « J’ai simplement construit mon propre CRM avec Replit parce que j’utilisais Close. Cela me coûtait environ 100 $ par mois », explique-t-il. « Construire le mien a été assez amusant. Je ne vais pas mentir en disant que c’est meilleur que Close, mais c’est gratuit — ou du moins 25 $ par mois pour Replit. »
J’ai simplement construit mon propre CRM avec Replit parce que j’utilisais Close. Cela me coûtait environ 100 $ par mois.
Savoir tourner la page est une compétence
Aucun outil n’est universellement adapté. Le contexte, la taille de l’équipe, la complexité des workflows, les attentes du client, et même la réalité budgétaire déterminent si une plateforme s’impose durablement dans la boîte à outils du chef de projet — ou finit aux oubliettes. Ces témoignages montrent que la décision d’abandonner un outil, loin d’être un échec, est souvent l’option la plus pragmatique qu’un chef de projet puisse prendre. Savoir reconnaître quand quelque chose ne fonctionne pas, et avoir la conviction de passer à autre chose, constitue déjà un jugement professionnel qui profite aux projets et aux équipes sur le long terme.
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