Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ? 12 raisons simples
À temps, dans le budget et dans le périmètre: La fonction principale de la gestion de projet est de livrer des projets dans les délais impartis, dans le respect des budgets et de maintenir le périmètre convenu. Cela conduit à des résultats de projet ponctuels, rentables et réussis.
Les chefs de projet sont le ciment: Les chefs de projet gardent l'équipe unie et concentrée, facilitent la communication et la coordination entre les clients et les membres de l'équipe, et aident à naviguer dans les hauts et les bas du projet.
Alignement stratégique garanti: Un autre avantage clé de travailler avec un chef de projet est sa capacité à aligner les projets sur les objectifs de l'entreprise, à s'assurer que les ressources sont utilisées judicieusement, que les objectifs sont clairs et que les plans sont réalistes.
Parties prenantes, gérées: Les chefs de projet veillent à ce que les intérêts de toutes les parties prenantes soient pris en compte, ce qui aide l'équipe à travailler vers une vision commune et évite les conflits ou malentendus potentiels.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ? Elle unit les clients et les équipes, crée une vision pour un projet réussi et permet à tous les acteurs d'être sur la même longueur d'onde.
Pour les clients, la gestion de projet paraît souvent être une taxe inutile, car ils pensent que les chefs de projet se mettent en travers de ce qu'ils souhaitent accomplir ! Cette dépense peut soulever la question « pourquoi avons-nous besoin de la gestion de projet ? » mais elle offre de nombreux bénéfices à ne pas négliger.
Sans elle, qu'est-ce qui permet à l'équipe de rester soudée ? Qui resterait pour guider à travers les hauts et bas d'un projet ?
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Pourquoi la gestion de projet est-elle importante ?
La gestion de projet est essentielle car elle garantit que les projets sont livrés à temps, dans les limites du budget et selon la portée convenue. Elle permet non seulement de gagner du temps et de l'argent, mais aide aussi à produire des livrables de haute qualité qui atteignent les résultats attendus pour un projet.
L'importance de la gestion de projet réside dans l'alignement des projets avec la stratégie d'entreprise et les ressources disponibles, la définition d'objectifs clairs, l'élaboration de plans de projet réalistes, l'administration des ressources, le maintien de la qualité, la réduction des risques, la mise en place et le respect des processus, le suivi de l'avancement et la gestion des parties prenantes.
Découvrez plus d'informations sur ce qu’est un projet ici.
12 avantages de la gestion de projet
Voici 12 bénéfices et résultats que la gestion de projet solide et de bons chefs de projet peuvent apporter à vos projets et parties prenantes :
- Des résultats de projet plus marquants
- Meilleur alignement et contrôle de l’équipe projet
- Productivité accrue
- Livraison dans les délais et budgets impartis
- Livrables de haute qualité de façon constante
- Gestion efficace des risques du projet
- Gestion efficace des ressources
- Suivi et reporting détaillés du projet
- Prise de décisions efficace et résolution de problèmes
- Amélioration continue et apprentissage à partir des projets passés
- Meilleure gestion et collaboration en télétravail
- Clients et parties prenantes satisfaits
1. Des résultats de projet plus marquants
La gestion de projet est importante car elle garantit l'alignement stratégique—ce qui est livré est pertinent et offre une réelle valeur au regard de l’opportunité commerciale.
Les clients fixent des objectifs stratégiques et leurs projets servent à faire avancer ces objectifs. Les organisations utilisent la gestion de projet pour s’assurer que les projets sont conçus afin de s’intégrer dans les cadres stratégiques du client et que les objectifs des projets sont en adéquation avec ceux de l'entreprise.
Les chefs de projet identifient de solides opportunités commerciales et calculent le retour sur investissement, afin de s'assurer que le résultat du projet aura un impact positif et apportera une réelle valeur. La gestion de projet est cruciale, car les projets qui sortent de leur trajectoire ou échouent à s’adapter aux besoins de l’entreprise finissent par coûter cher ou s’avérer inutiles.
2. Meilleur alignement et contrôle de l’équipe projet
La gestion de projet est importante car elle apporte un leadership et une orientation claire aux projets.
Le leadership du chef de projet permet et encourage les membres de l'équipe à donner le meilleur d'eux-mêmes. Il utilise différents outils et techniques pour gérer une équipe projet, motivant et accompagnant les membres de l’équipe, enlevant les obstacles pour eux et les inspirant à donner le meilleur d’eux-mêmes.
Les chefs de projet sont au service de l’équipe, tout en s’assurant de la responsabilisation de chacun. La présence d’un chef de projet supprime toute ambiguïté quant à qui dirige et supervise les actions au sein d’un projet (surtout si vous utilisez un matrice RACI ou un outil de management équivalent). Les applications de gestion de projet permettent de faciliter encore ce processus en centralisant l’attribution des tâches, le suivi de l’avancement et en favorisant la communication en temps réel.
Avec chaque projet, il faut quelqu’un pour continuer à faire avancer les choses. Parce qu’on ne sait jamais quand on va rencontrer un obstacle à lever. Nos clients sont des personnes très occupées. Ce projet n’est qu’une de leurs priorités. Ils nous font confiance pour mettre en lumière tout ce qui pourrait freiner l’avancement global du projet.
Les chefs de projet appliquent les processus et assurent la cohésion de l’équipe car, en définitive, ils sont responsables de la réussite ou de l’échec du projet.
3. Meilleure productivité
La gestion de projet est importante car elle garantit la présence d’un plan adéquat avec un focus clair et des objectifs précis permettant à l’équipe d’atteindre les buts stratégiques.
Sans gestion de projet, les équipes n’ont ni briefs adaptés, ni méthodologie de gestion de projet définie. Les projets et les initiatives manquent de clarté, ont des objectifs vagues et laissent l’équipe incertaine sur ce qu’elle fait ou pourquoi elle le fait.
Les chefs de projet favorisent l’exécution des activités en découpant le projet en parties plus petites, généralement à l’aide d’un logiciel de gestion de projet. Cela permet à l'équipe de garder le cap, d’orienter ses efforts vers la réussite du projet et d’achever ses tâches dans les délais (vous pouvez en savoir plus sur les avantages des logiciels de gestion de projet ici).
Sans processus ordonné ou méthode de gestion compréhensible (comme agile, cycle en V, Kanban ou Scrum), les entreprises courent le risque d’échec des projets et de perte de confiance dans leur activité.
4. Livraison dans les délais et dans le budget
La gestion de projet est importante car elle permet d’établir un plan de projet réaliste avec des attentes claires sur ce qui peut être livré, dans quels délais, et pour quel coût.
Sans plan de projet solide, les échéances sont souvent trop ambitieuses ou ne tiennent pas compte des estimations analogiques de projets similaires. Cela conduit à des livraisons en retard et hors budget.
Un chef de projet efficace sait négocier des délais et jalons raisonnables et réalisables entre parties prenantes, équipes et direction. Il analyse et équilibre les ressources avec le calendrier du projet pour développer un planning réaliste et élabore un processus clair avec des échéances atteignables pour l'équipe.
Cela se fait généralement à l’aide d’un logiciel de planification de projet.
5. Des livrables constamment de haute qualité
La gestion de projet est essentielle car elle apporte un contrôle de qualité qui garantit que chaque livrable atteint toujours les attentes.
Les projets subissent généralement une forte pression pour être terminés dans les délais. Sans un chef de projet dédié bénéficiant du soutien et de l'engagement de la direction, les tâches sont sous-estimées, les plannings sont raccourcis et les processus bâclés. Le résultat est une mauvaise production, car il n'existe pas de plan de gestion de la qualité.
Les chefs de projet veillent à ce que les projets disposent du temps nécessaire et de la bonne allocation des ressources pour livrer, et que la qualité soit testée à chaque étape. Une bonne gestion de projet permet un processus échelonné et progressif, créant des occasions pour les équipes d’examiner et de tester leurs résultats à chaque étape.
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6. Résolution efficace des risques du projet
La gestion de projet est importante car elle permet de gérer et de réduire efficacement les risques.
Un flux de travail robuste d’identification, de gestion et d’atténuation du risque empêche les risques de devenir des problèmes. C’est dans la gestion du risque que se révèle toute la valeur de la gestion de projet, particulièrement dans les projets complexes.
Les chefs de projet savent analyser les risques potentiels, les quantifier et élaborer un plan d’urgence au cas où ils se matérialiseraient. Il faut aussi poser les bonnes questions pour détecter les risques précocement. Les risques sont priorisés selon leur probabilité et des réponses appropriées leur sont attribuées (à l’aide d’un logiciel spécialisé en gestion des risques).
Pour approfondir vos compétences en gestion de projet, testez l’un de ces cours spécialisés sur la gestion des risques.
7. Gestion efficace des ressources
La gestion de projet est importante car elle fournit un processus ordonné qui garantit que les bonnes personnes font les bonnes choses au bon moment tout au long du cycle de vie du projet.
Les chefs de projet créent des processus adaptés qui clarifient qui fait quoi, quand et comment, grâce à un processus appelé allocation des ressources (généralement à l’aide d’un logiciel de gestion des ressources).
Sans plan de gestion des ressources clair, les équipes se fragmentent, les tâches se dupliquent et la planification devient réactive, créant de la frustration au sein de l’équipe. Cette réactivité pousse le projet en mode survie. Les chefs de projet évitent cela en adaptant les tâches aux compétences et aptitudes des membres de l’équipe et en réaffectant lorsqu’un conflit survient.
Voici plus d’éléments expliquant pourquoi la gestion des ressources est importante en elle-même.
8. Suivi et rapport détaillés du projet
La gestion de projet est importante car elle permet une supervision continue de l’avancement du projet grâce à des rapports de statut réguliers.
Le reporting de statut peut sembler inutile—si tout se passe comme prévu, cela peut donner l’impression qu’il ne s’agit que de documentation pour la documentation. Mais une supervision continue du projet est essentielle pour garantir qu’un projet reste sur la bonne voie et pour détecter facilement quand il commence à dévier de sa trajectoire. Plus tôt une déviation est repérée, plus il est facile de la corriger.
En général, les rapports de statut fournissent des informations sur le travail accompli et planifié ; les heures utilisées et leur comparaison avec le plan initial ; l’avancée du projet par rapport aux jalons ; les risques, hypothèses, problèmes et dépendances ; et tous les livrables du projet.
Les chefs de projet utilisent fréquemment des outils de reporting qui facilitent la collecte et l’organisation des données. De plus, des outils de gestion du travail comme Scoro peuvent automatiser une grande partie de ce reporting, aidant ainsi les chefs de projet à gagner du temps et à augmenter la précision.
9. Prise de décision et résolution de problèmes efficaces
La gestion de projet est importante car les chefs de projet ont l’expertise nécessaire pour s’assurer que chacun fait ce qu’il doit faire.
Avec quelques années d’expérience, les chefs de projet acquièrent des compétences en gestion de projet et une expertise métier approfondie ; ils connaissent tous les aspects du travail de leurs équipes, les plateformes et systèmes utilisés, les possibilités et les limites, ainsi que les types de problèmes qui surviennent généralement.
Cette expertise métier leur permet d’avoir des discussions éclairées avec les clients, les équipes et les parties prenantes ; de prendre des décisions informées concernant le travail de l’équipe ; et d’aider à résoudre les problèmes lorsque ceux-ci surviennent.
Ils sont équipés pour être le centre de communication, veillant à ce qu’au fil des passages entre les équipes et les phases du projet, rien ne soit oublié ou négligé.
10. Amélioration continue et apprentissage des projets passés
La gestion de projet est importante car elle permet à l’équipe d’apprendre des succès et des échecs du passé et de documenter ces apprentissages.
Les chefs de projet utilisent les rétrospectives de sprint, les leçons tirées ou les revues post-projet pour analyser ce qui a bien fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qu’il conviendrait de faire différemment pour le prochain projet.
Ces pratiques sont un élément central de la gestion de projet d'entreprise, qui aide l'organisation à tirer des leçons de ses échecs et de ses réussites afin de mieux aligner les résultats sur les objectifs stratégiques. Sans cet apprentissage, les équipes continueront à répéter les mêmes erreurs, encore et encore.
Les enseignements issus de ces revues sont également très utiles lors d'une réunion de lancement de projet ; ils rappellent à l’équipe les échecs comme la sous-estimation des projets, et les réussites, comme le suivi rigoureux des processus ou la tenue à jour des rapports de temps !
11. Amélioration de la gestion et de la collaboration à distance
La gestion de projet est essentielle car elle aide à résoudre certains des grands défis du travail à distance.
La communication, la planification et la collaboration deviennent complexes lorsque l’équipe travaille à distance. Les discussions spontanées génératrices de nouvelles idées disparaissent, et le niveau de responsabilité peut chuter.
Cela fait partie intégrante de la description du poste de chef de projet : mettre en place des canaux de communication, intégrer l'esprit d'équipe dans les processus, envoyer les ordres du jour, maintenir l’engagement des membres en intégrant des discussions informelles en réunion, et traiter l’équipe comme des humains et non seulement comme des ressources.
Sans quelqu’un chargé de gérer les projets, personne ne sera là pour encourager la collaboration ni inciter les membres à apprendre à se connaître (notamment via le bavardage cité précédemment).
Les chefs de projet peuvent également mettre en place des outils de collaboration pour faciliter la communication et éliminer certains des obstacles causés par le travail à distance.
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12. Clients et parties prenantes satisfaits
La gestion de projet est importante car elle aide les équipes à gérer les clients difficiles et à fixer des attentes claires avec les parties prenantes, grâce à des pratiques éprouvées de gestion client.
Les chefs de projet sont l’interlocuteur principal des clients et parties prenantes et ils sont responsables de la gestion des attentes concernant le périmètre du projet et le calendrier.
Ils doivent parler aussi bien le langage du client que celui de l’équipe lorsqu’il s’agit de déterminer si une demande est réalisable, hors du périmètre, ou conforme au coût prévu du projet. Un logiciel de suivi de projet permet aux chefs de projet d’arriver à ces discussions bien informés sur l’état du projet.
La gestion de la relation varie en fonction du client ou du projet et du stade de la collaboration avec ce client. Cela peut aller d’entretiens individuels avec votre client à la garantie que des livrables utiles soient transmis à celui-ci et à ses parties prenantes. Il s’agit aussi parfois de challenger le client et de s’assurer que votre équipe est engagée sur la voie la plus pertinente.
Ils sont également là pour protéger l’équipe. Vous n’allez pas envoyer votre développeur expliquer à un client en colère pourquoi une fonctionnalité n’est pas réalisable. Les chefs de projet disposent des compétences en communication et en résolution de conflits pour trouver une solution satisfaisante pour l’équipe comme pour le client, assurant ainsi la satisfaction du client.
Étude de cas sur l'importance de la gestion de projet : Aura
Sans gestion de projet, les équipes et les clients sont exposés à une gestion chaotique, à des objectifs de projet flous, à un manque de ressources, à une planification irréaliste, à des risques élevés, à une mauvaise qualité des livrables, à des projets dépassant le budget, et à des livraisons en retard.
Voici un exemple de cela donné par Sarah M. Hoban, Directrice principale du bureau de gestion de programme chez Aura.
Dans une fonction précédente, j’ai travaillé en tant que cheffe de programme pour une équipe marketing. L’un des plus grands bénéfices que j’ai apporté résidait dans ma connaissance des objectifs stratégiques, des plans de travail et des processus des équipes transverses.
Elle a défendu les membres de l'équipe et a libéré leur temps en prenant en charge la coordination et l'alignement entre l'équipe et le reste de l'organisation. « Le marketing pouvait alors adapter ses processus et priorités pour refléter les intérêts des autres équipes, rendant l'organisation plus efficace », explique-t-elle.
Hoban poursuit :
Aurions-nous pu accomplir cela sans cheffe de programme ? Bien sûr, mais cela aurait exigé que quelqu’un du marketing assume ce rôle de façon volontaire, en plus de son poste habituel, et sans la compétence en gestion de programme et l’expérience nécessaire pour mener à bien la mission selon un haut standard de qualité. Avec une cheffe de programme en place, les autres équipes disposaient d’un point de contact central et ont commencé à travailler avec le marketing de manière proactive, de sorte que l’équipe n’avait plus à s’activer pour répondre aux demandes de dernière minute de l’ingénierie ou du produit.
La gestion de projet crée et favorise des équipes heureuses et motivées, qui savent que leur travail compte, et donnent donc le meilleur d’elles-mêmes. Et cette équipe, facilitée par la gestion de projet, veille à ce que les bonnes choses soient livrées — des actions qui génèrent un réel retour sur investissement et qui satisfont les clients. C'est l'une des raisons majeures pour lesquelles la gestion de projet est essentielle.
L’importance de grands chefs de projet
Dans le secteur du projet digital, de nombreux chefs de projet sont parachutés dans leur rôle sans aucune formation officielle ni avoir suivi de cours de gestion de projet — et bien souvent, leur intitulé de poste n’est même pas « chef de projet ».
Mais comme nous l'avons expliqué plus haut, leur rôle est déterminant pour la réussite d’un projet et de l’organisation dans son ensemble. Sans eux, il n’y a personne pour mettre en place un processus clair, assurer la communication ou hiérarchiser les tâches, les livrables et les ressources.
La première étape consiste à repérer qui gère déjà des projets dans votre organisation et s’ils possèdent les bonnes compétences humaines — telles que la communication, l’organisation et la gestion des parties prenantes.
Les compétences techniques (souvent acquises sur le terrain ou via une formation) sur des sujets comme la phase de planification de projet, l’exécution de projet, la gestion des risques et la planification contribueront à ce que le chef de projet puisse accomplir son travail, souvent invisible mais pourtant crucial.
La formation, et une certification en gestion de projet qui en atteste, comme le PMP du Project Management Institute (PMI) ou PRINCE2, sont des moyens de s’assurer que les PM détiennent les bonnes stratégies de gestion de projet et les compétences requises pour délivrer les bénéfices cités ci-dessus.
Mais si vous souhaitez que toute votre équipe de gestion de projet soit alignée autour des valeurs et des compétences qui renforcent l’impact positif de vos projets sur votre activité, The Digital Project Manager propose une formation dédiée aux équipes projet en agences et dans d'autres organisations. Le programme se fait à votre rythme et aboutit à une certification en gestion de projet digital.
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