Qu’est-ce que le cycle de vie d’un projet : Explication des 5 phases

Le PMI (Project Management Institute) a défini ces cinq groupes de processus de gestion de projet, ou phases de gestion de projet, qui, ensemble, forment le cycle de vie du projet.

1. Initialisation du projet
2. Planification du projet
3. Exécution du projet
4. Suivi & Contrôle du projet
5. Clôture du projet

Le PMI a repris ce qui relève en grande partie du bon sens et l’a nommé le cycle de vie d’un projet. C’est la norme de facto en matière de gestion de projet, que vous retrouverez dans la 7e édition de 370 pages du Corps de connaissances en gestion de projet (PMBOK). (Il est utile de noter que le cycle de vie des projets suivant des méthodologies agiles comme Scrum peut être différent.)

C’est un texte vraiment long, et pour être honnête, terriblement ennuyeux à lire, donc voici un résumé succinct de chaque étape de la gestion de projet, contenant tous les points importants à retenir.

Les 5 phases du cycle de vie du projet

Ci-dessous, j’explique chacune des étapes du cycle de vie et ce qu’il se passe dans chacune des 5 phases de la gestion de projet.

1. Phase d’initiation du projet

L’initialisation est la première phase du cycle de vie d’un projet ; elle consiste à organiser une réunion de lancement de projet avec votre équipe et le client et à obtenir leur engagement pour démarrer le projet.

Vous rassemblez toutes les informations disponibles afin de définir le périmètre, le coût et les ressources du projet. L’objectif de la phase d'initialisation est de partir d’un brief parfois flou et de comprendre ce que le projet doit faire et atteindre pour être considéré comme un succès.

Cela implique généralement d’identifier les parties prenantes du projet et de s’assurer qu’elles partagent toutes la même vision de ce qu’est le projet et du cas business spécifique — le problème que le projet vise à résoudre. 

C’est lors de cette phase d'initialisation que vous décidez également si la livraison du cas business est réalisable. En tant que chef de projet, vous devrez effectuer une recherche poussée de preuve de faisabilité pour définir les objectifs du projet, puis proposer une solution permettant de les atteindre.

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Étapes clés lors de l’initiation du projet

• Élaborer une charte de projet : Quelle est la vision, l’objectif et la finalité de ce projet ?
• Identifier le périmètre à haut niveau et les livrables : Quel est le produit ou service à fournir ?
• Réaliser une étude de faisabilité : Quel est le problème principal et quelles sont ses solutions possibles ?
• Estimer le coût global approximatif et rédiger un cas business : Quels sont les coûts et bénéfices de la solution ?
• Identifier les parties prenantes : Quelles sont les personnes affectées par ce projet, comment cela les impacte-t-il et quels sont leurs besoins ?

Pour les méthodologies PRINCE2 ou PMI, tout cela est généralement résumé dans un document d’initiation de projet (PID), mais dans une agence, c’est habituellement consigné dans une déclaration de travail initiale (SoW).

2. Phase de planification du projet

Après avoir reçu l'approbation de passer à la phase d’initiation, vous pouvez commencer à planifier le projet, en utilisant généralement un outil de diagramme de Gantt ou un outil de planification de projet plus général.

La phase de planification est celle où vous définissez tout le travail à effectuer et élaborez la feuille de route à suivre pour le reste du projet. Vous déterminerez comment vous allez réaliser le projet et répondrez à ces questions :

• Que va-t-on faire exactement ?
• Comment va-t-on le faire ?
• Quand va-t-on le faire ?
• Comment saura-t-on que l’on a terminé ?

Pendant cette étape de gestion de projet, vous devez décider comment vous et votre équipe atteindrez les objectifs du projet. Il est utile d’évaluer ces objectifs selon trois critères : ce qui est possible, passionnant et pérenne ?

• Possible : Visez un objectif réalisable. Demandez-vous, cette solution respecte-t-elle le budget ? Mon équipe est-elle capable de le faire ? Avons-nous assez de temps ? Fixer des objectifs irréalistes vous mènera à l’échec.
• Passionnant : Les projets peuvent être difficiles, il est donc essentiel d’avoir une équipe impliquée émotionnellement. Demandez-vous, votre équipe peut-elle s’engager avec passion dans ce projet ? Est-ce un projet qui favorise la collaboration et permet d’atteindre un objectif commun ? Même si leur travail consiste à suivre vos instructions, personne n’a envie de s’investir dans quelque chose qu’il ne juge pas valable.
• Pérenne : Cette solution a-t-elle le potentiel de devenir une vraie réussite ? Répond-elle entièrement au problème posé ou n’est-ce qu’un simple pansement ? Peut-elle être développée, améliorée, et devenir une façon de travailler durable ?

J’apprécie cette grille des 3 P pour évaluer les objectifs, mais vous connaissez peut-être aussi le principe de fixer des objectifs CLEAR : collaboratif, limité, émotionnel, appréciable et révisable.

La phase de planification aboutit à un plan de projet qui détaille les activités, les tâches, les dépendances, la chronologie et les coûts du projet. Il est aussi avisé de prévoir la gestion des ressources, la qualité, les risques, les critères d’acceptation, la communication et les achats.

Étapes clés de la planification de projet

• Créer un plan de gestion de projet : Identifiez les phases, activités, contraintes, et le calendrier du projet, puis élaborez une chronologie du projet avec une structure de découpage du travail (WBS) et un diagramme de Gantt.
• Créer un plan financier : Créez un budget de projet et une estimation des coûts, ainsi qu'un plan d’allocation du budget entre les ressources et les départements.
• Créer un plan de ressources : Constituez une équipe performante, recrutez et planifiez les ressources nécessaires dans votre logiciel de gestion des ressources.
• Créer un plan qualité : Définissez vos objectifs et indicateurs de qualité.
• Créer un plan de gestion des risques : Identifiez les risques potentiels, hypothèses, problèmes et dépendances ; attribuez un responsable ; et établissez un plan d’atténuation pour éviter ou surmonter ces risques.
• Créer un plan d’acceptation : Définissez les critères précisant ce qui est considéré comme « terminé » et « livré ».
• Créer un plan de communication : Dressez la liste de vos parties prenantes et planifiez la fréquence des communications dans votre outil de communication de projet.
• Créer un plan de gestion des achats : Recherchez les fournisseurs externes nécessaires et définissez les conditions d’accord.

3. Phase d’exécution du projet

Il s'agit de la phase du cycle de vie du projet où vous passez enfin à l'exécution de votre excellent plan de projet. Vous intégrez vos ressources, leur donnez un briefing, fixez les règles de fonctionnement et les présentez les uns aux autres. Ensuite, tout le monde se lance pour réaliser le travail détaillé dans le plan. Facile en théorie.

En tant que chef de projet, vous passez de la préparation et la rédaction de la documentation à l’obtention du feu vert pour passer à la phase d’exécution. À présent, vous dirigez l’équipe et la pilotez vers la livraison du projet. Vous passerez votre temps en réunions d'information, réunions et évaluations, et veillerez à garder le projet sur la bonne voie pendant le reste du cycle de projet.

Principales étapes pour l’exécution du projet

• Leadership d’équipe : Donnez une vision claire du succès et permettez à l’équipe d’atteindre cet objectif.
• Créer des tâches : Définissez clairement ce qui doit être fait et les critères de chaque tâche du projet.
• Brief sur les tâches : Assurez-vous que l’équipe comprend bien ce qu’elle doit faire et pour quand.
• Gestion du client : Collaborez avec le client pour garantir que les livrables sont acceptés.
• Communication : Informez et mettez à jour les bonnes personnes, au bon moment et via le bon canal.

4. Phase de suivi et de contrôle du projet

Cette étape de la gestion de projet consiste à faire des rapports sur la performance, assurer un suivi et contrôler le projet. (Notre feuille de route pour les rapports de statut de projet vous accompagne tout au long du processus de reporting, qui peut largement être automatisé via la plupart des logiciels.)

Cela signifie veiller à ce que le projet progresse selon le plan établi et, si ce n’est pas le cas, exercer un contrôle en trouvant des solutions pour le remettre sur les rails. Vous suivrez et contrôlerez un projet de différentes manières tout au long des phases du cycle de vie du projet.

En premier lieu, cela implique de collecter les données (généralement issues des feuilles de temps et des rapports dans votre logiciel de gestion de projet) afin de suivre efficacement la progression par rapport au plan initial.

Deuxièmement, vous prendrez les données et les comparerez à l'avancement global du projet, à la réalisation des jalons et des tâches, aux dépenses du budget, et au temps alloué dans le plan initial. En comparant les résultats réels au plan, vous pouvez déterminer si vous atteignez ou non les objectifs en termes de calendrier, de coût, de qualité, et d’indicateurs de succès ou indicateurs clés de performance (KPIs).

Et lorsque vous constatez que les choses ne se déroulent pas tout à fait comme prévu (ce qui est rare), il vous faudra trouver comment pivoter pour tout de même livrer un résultat qui satisfait le client et respecter les contraintes de budget, de calendrier et de qualité. 

astuce pro

Selon la théorie des triples contraintes, cela signifie généralement réduire le périmètre du projet !

Étapes clés pour la surveillance et le contrôle du projet

• Gestion des coûts & du temps : Examiner les feuilles de temps et les dépenses afin d’enregistrer, contrôler et suivre le projet par rapport à son budget, à son calendrier et à ses tâches
• Gestion de la qualité : Revoir les livrables du projet et s’assurer qu’ils répondent aux critères d’acceptation définis
• Gestion des risques : Surveiller, contrôler, gérer et atténuer les risques et problèmes potentiels
• Gestion de l’acceptation : Procéder à des tests d’acceptation utilisateur et mettre en place un système de relecture afin de garantir que l’ensemble des livrables rencontrent les besoins du client
• Gestion du changement : Lorsque le projet ne se déroule pas comme prévu, gérer le processus des changements acceptables pour que le client soit satisfait des modifications nécessaires

5. Phase de clôture du projet

Dans la phase de clôture du cycle de vie du projet, votre projet est essentiellement terminé et votre mission de chef de projet touche à sa fin. Mais le projet n’est pas tout à fait fini. 

Durant cette étape de ralentissement du projet et de clôture, organisez une réunion de revue post-projet ou post-mortem pour discuter des forces et faiblesses du projet et de l’équipe, de ce qui a mal tourné ou moins bien fonctionné, et comment s'améliorer pour les futurs projets.

Cela peut être l’une des étapes les plus gratifiantes de la gestion de projet car c’est une excellente occasion de valoriser et remercier les membres de l’équipe les plus impliqués et de célébrer les succès.

Étapes clés pour la clôture du projet

• Analyse de la performance du projet : Il s’agit d’une évaluation de la gestion du projet et de l’exactitude des estimations initiales de coûts et bénéfices. Y a-t-il eu des risques imprévus ? Quels problèmes sont survenus et comment ont-ils été traités ? Le plan projet a-t-il été modifié et si oui, comment ?
• Analyse de l’équipe : Chacun a-t-il accompli ce qui lui avait été confié ? Étaient-ils motivés et impliqués ? Sont-ils restés rigoureux et responsables ? La communication au sein de l’équipe projet était-elle saine et constructive ?
• Clôture du projet : Réalisez les tâches nécessaires pour apporter une fin officielle au projet. Cela inclut la fermeture des accords fournisseurs, la signature des contrats, et la remise de toute la documentation de projet nécessaire.
• Revue post-implémentation : Rédigez une analyse formelle des succès et des échecs, des enseignements tirés, et des suggestions pour l’avenir. À la fin de chaque projet réussi, vous retiendrez que des marges d’amélioration existent toujours.

Pourquoi le cycle de vie du projet est-il important ?

Bien que le cycle de gestion de projet puisse ne pas sembler très passionnant, il est important car c’est ce que nous, chefs de projets, dirigeons et facilitons.

Les étapes impliquées dans tout projet sont généralement les mêmes : définir les objectifs d’un projet, créer un plan de projet pour atteindre ces objectifs, puis mettre en œuvre les actions pour y parvenir.

Différents chefs de projet ou agences peuvent utiliser des termes légèrement différents pour décrire les phases du cycle de vie d'un projet, mais fondamentalement, elles sont à peu près identiques.

Le cycle de vie du projet fournit aux chefs de projet des étapes à suivre tout au long des projets. Il définit par où commencer, et quelles sont les prochaines étapes à chaque phase du projet. Peu importe à quel point les choses deviennent chaotiques, vous disposerez d'une structure fiable à laquelle revenir pour vous recentrer. 

Quand le cycle de vie du projet devient complexe

Le cycle de vie d’un projet en gestion de projet est simple, n’est-ce pas ? Non, bien sûr que non ! Les projets simples comme complexes comportent de nombreuses variables et beaucoup de zones grises.

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