Comment Partager Facilement des Ressources Numériques : 6 Meilleures Pratiques d’Experts
Vous avez probablement déjà rencontré des actifs numériques si vous avez déjà travaillé dans un environnement professionnel. Même dans notre vie quotidienne, nous partageons constamment des actifs numériques et cherchons des solutions plus efficaces, plus rapides et plus sûres pour le faire, afin de faciliter notre travail et notre vie.
Le partage d'actifs entre équipes peut devenir complexe, surtout dans une grande entreprise. Les utilisateurs se heurtent à des problèmes tels qu’un espace de stockage limité, l’absence du bon outil pour ouvrir un fichier, ou des vitesses de chargement et de téléchargement lentes. Tous ces problèmes ajoutent un temps considérable à la journée d’une personne.
Que sont les actifs numériques ?
Les actifs numériques sont des documents, images, vidéos et feuilles de calcul essentiels au bon fonctionnement des entreprises, et sont facilement stockés en ligne ou sur un appareil.
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Ces actifs peuvent inclure des supports marketing et des éléments de marque comme les logos et photos produits, des actifs numériques pour des événements tels que des vidéos et photographies, des vidéos de formation pour les employés, des fichiers audio, ainsi que des documents importants comme les contrats et les manuels de procédure.
Avec les documents papier, les employés passent plus de temps à chercher des documents qu'à les lire réellement. En moyenne, une heure passée à rechercher des documents ne donne que 20 minutes de lecture (source). Les actifs numériques peuvent être tout aussi problématiques, selon la façon dont ils sont organisés.
4 façons de partager facilement des actifs numériques
Des études indiquent que les employés passent une part importante de leur temps, souvent jusqu'à 20 à 30% (source), à chercher des documents plutôt qu'à effectuer des tâches productives.
Un système de gestion des actifs numériques (DAM) peut considérablement réduire cette inefficacité. Mettre en place une solution DAM permet de simplifier la récupération des fichiers et de réduire les coûts liés au stockage physique et aux documents égarés.
L'une des raisons principales pour lesquelles les plateformes de gestion des actifs numériques offrent le meilleur retour sur investissement (ROI) parmi les méthodes présentées est leur capacité à retrouver instantanément des documents directement depuis votre ordinateur de bureau ou portable, où que vous soyez, ce qui est un atout considérable à l'ère du télétravail. Mais choisir la bonne solution DAM selon vos besoins peut être délicat. Je recommande de rédiger un cahier des charges (RFP) pour la gestion des actifs numériques afin d'optimiser ce choix.
Ci-dessous, je détaille comment les autres méthodes de partage d’actifs numériques se comparent aux systèmes DAM.
| Moyens de partage | Avantages | Inconvénients | Outils |
| Logiciel DAM | - Stockage centralisé des actifs - Collaboration améliorée, surtout en télétravail - Sécurité renforcée Scalable - Efficacité des processus - Stockage dans le cloud - Intégrations API | - Coût de départ - Gestion des métadonnées - Adoption & formation des utilisateurs - Résistance au changement | Bynder, MediaValet, Brandfolder, etc. |
| Outil de transfert de fichiers | - Économique - Partage de fichiers facile - Il s'agit généralement d'un outil déjà utilisé à plusieurs fins | - Limites de taille des fichiers - Moins de contrôle sur les fichiers partagés - Limites de montée en charge - Gestion des versions - Nécessite un accès internet | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe, etc. |
| Clé USB | - Contrôle d’accès : seuls les utilisateurs de la clé y ont accès - Facile à utiliser - Pas d'abonnement - Accès hors ligne - Option de sauvegarde complémentaire | - Nécessite un partage physique - Perte de données possible en cas de perte - Stockage limité - Risques de sécurité (virus, malwares) - Problèmes de conformité | |
| - Pratique - Accès hors ligne - Compatibilité maximale | - Limitations de taille des fichiers - Risques de sécurité - Problèmes de conformité - Cauchemar pour la gestion des versions - Aucun stockage centralisé | Outlook, Gmail, etc. |
6 conseils pour partager des actifs numériques
La gestion des actifs numériques est un travail d'équipe qui nécessite une planification minutieuse et un suivi régulier pour être efficace. La mise en pratique de ces conseils essentiels vous permettra de rationaliser vos processus et de les rendre plus performants.
Il est important que toutes les entités de l’entreprise respectent le même processus et les mêmes critères lors de la création des actifs numériques, ainsi que lors de leur sauvegarde et de leur partage ultérieur.
- Mettez en place une taxonomie simple et une médiathèque d’actifs. Ajoutez seulement quelques niveaux à votre taxonomie afin de réduire la frustration des utilisateurs. Essayez de vous limiter à trois niveaux maximum.
- Établissez des conventions claires pour le nommage des fichiers. Par exemple, utilisez une combinaison du nom du projet, du type d’actif ou de fichier, et du numéro de version. Cela facilite l’identification et l’organisation des contenus numériques.
- Utilisez les métadonnées et des tags pour aider à la recherche et à l’organisation des actifs numériques.
- Implémentez un système de gestion des versions pour garder une trace des modifications et garantir que tout le monde travaille sur la dernière version de l’actif numérique.
- Définissez le contrôle d’accès. Paramétrez les autorisations pour contrôler qui peut consulter, modifier ou partager des fichiers numériques. Si nécessaire, activez l’accès en lecture seule ou à durée limitée.
- Formation et support. Fournissez des conseils ou une formation sur l’accès et l’utilisation des actifs partagés, en particulier s’il s’agit de nouveaux outils ou plateformes.
Lors de la mise en place de ces conseils, il est essentiel de rédiger des directives claires. Celles-ci constituent un document de référence rapide pour tous les collaborateurs concernés, assurant qu’ils comprennent et puissent utiliser efficacement le logiciel de gestion des actifs numériques (comme MediaValet ; obtenez les tarifs ici) ainsi que la nouvelle structure de partage des actifs numériques. Cette étape est essentielle pour maintenir un flux de travail rationalisé et efficace.
Partageons nos fichiers !
Le partage efficace des actifs numériques est primordial pour maintenir un environnement de travail productif et collaboratif. Que l’on travaille à distance ou au bureau, l’utilisation des bons outils de gestion des actifs numériques et le respect des bonnes pratiques peuvent grandement améliorer l’efficacité, la sécurité et l’ensemble du flux de travail.
La mise en place de ces processus et outils garantit que vos actifs numériques sont facilement accessibles, sécurisés, et exploités efficacement par tous les membres de l’équipe, ce qui favorise une meilleure collaboration et productivité.
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