Comment créer un budget de projet : 6 étapes clés
Élaborez votre budget comme un pro: Un budget bien planifié vous aide à gérer les projets complexes, à répondre aux attentes des parties prenantes et à gérer efficacement les imprévus.
Gagnez du temps avec un modèle: Notre modèle d'estimation de projet (disponible via l'abonnement DPM) vous aidera à réunir rapidement une estimation et un budget pour vous concentrer sur d'autres activités stratégiques.
Utilisez des logiciels: Les outils de gestion de projet peuvent également faire gagner du temps en suivant et contrôlant automatiquement votre budget par rapport à l'avancement et d'autres dépenses du projet.
Lorsque vous planifiez et supervisez de nombreux éléments en mouvement, un budget bien conçu est essentiel pour atteindre vos objectifs et gérer les attentes irréalistes des parties prenantes ou les coûts imprévus.
Mais par où commencer ? Vous voudrez investir dans un logiciel de gestion de projet pour vous aider à rester sur la bonne voie et à prendre des décisions éclairées tout au long du cycle de vie du projet, ainsi qu’à établir un budget de projet réaliste. Voici les six étapes à suivre pour en créer un, les bonnes pratiques, les erreurs à éviter, et un modèle.
Qu’est-ce qu’un budget de projet ?
Un budget de projet est un plan financier détaillé qui estime les coûts nécessaires à la réalisation de votre projet. Il fournit une feuille de route pour la gestion des coûts tout au long de votre cycle de vie du projet et précise combien d’argent est nécessaire et comment il sera dépensé.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Comment établir un budget de projet
Suivez ces six étapes pour élaborer un budget qui prend en compte tous les aspects financiers de votre projet.
1. Définir le périmètre du projet
Un périmètre de projet définit ce qui est inclus ou non dans le projet, afin que les parties prenantes puissent aligner leurs attentes. Détaillez les objectifs de votre projet, les livrables et le travail requis pour achever ces livrables. Cela permet d’éviter la dérive du périmètre, qui peut entraîner des dépassements de budget et des retards dans le projet.
Par exemple, le périmètre d’un projet de développement logiciel peut inclure les principales fonctionnalités du logiciel telles que l’authentification des utilisateurs, les rapports de données, ou l’intégration à des services tiers.
2. Fractionner les livrables en tâches et sous-tâches
Divisez les livrables en tâches et sous-tâches afin de créer une feuille de route détaillée pour l’exécution du projet. Cela vous permet d’assigner facilement les responsabilités aux membres de l’équipe et de fixer des délais réalistes pour l’achèvement. Vous comprendrez mieux le travail à accomplir et pourrez identifier les ressources spécifiques nécessaires pour chaque tâche.
Par exemple, un livrable visant à créer une fonctionnalité d’inscription des utilisateurs dans un projet de développement logiciel pourra être découpé en sous-tâches : concevoir l’interface utilisateur, développer la logique de l’arrière-plan, et tester la fonctionnalité. Ce niveau de détail aide à suivre le temps des ressources et permet d’obtenir une estimation des coûts plus précise.
3. Définir les ressources nécessaires
Votre budget doit refléter les coûts financiers et les ressources humaines essentielles à la réussite du projet. Identifiez tout le personnel, les outils et le matériel nécessaires pour chaque tâche. Le budget doit prendre en compte chaque ressource afin d’assurer l’exécution du projet sans contraintes financières ni risques non identifiés.
Les ressources d’un projet de développement logiciel peuvent comprendre des compétences spécialisées telles que des développeurs, des designers, des testeurs, ainsi que les outils logiciels ou licences nécessaires. Déterminer précisément les expertises requises et les tarifs horaires correspondants vous permettra d’établir un budget plus précis.
4. Estimer toutes les tâches et sous-tâches
Calculez les ressources financières nécessaires pour couvrir les coûts de main d’œuvre, les matériaux et autres dépenses du projet pour chaque tâche. Une estimation précise des coûts vous permet de vous assurer que le budget global du projet est réaliste et atteignable. Pour établir ces estimations, vous pouvez utiliser les données des projets précédents, des références du secteur, et l’avis de membres de l’équipe avec une expérience pertinente.
Par exemple, supposons que vous ayez travaillé sur un projet de développement logiciel similaire qui nécessitait auparavant en moyenne 80 heures pour la conception de l’interface utilisateur. Vous pouvez utiliser ces données pour estimer le temps nécessaire au projet actuel. Les membres de l’équipe peuvent apporter leur avis sur leurs capacités et le temps qu’ils estiment qu’une tâche leur prendra, ce qui peut vous aider à affiner vos estimations.
5. Ajoutez une réserve pour imprévus
Ajoutez une réserve pour imprévus au budget du projet afin de limiter les risques financiers. Les fonds de réserve apportent une marge de sécurité pour les dépenses imprévues qui pourraient survenir durant le cycle de vie du projet. Analysez les risques spécifiques liés à votre projet et utilisez les références du secteur ou des projets similaires pour déterminer l’ampleur du fonds de réserve.
Par exemple, un projet logiciel impliquant une nouvelle technologie peut comporter des risques plus élevés qu’un projet utilisant des outils et technologies que vous maîtrisez déjà. Prévoyez une réserve supérieure pour les projets comprenant des éléments incertains, afin d’assurer la tranquillité d’esprit, la sécurité financière, et une meilleure capacité à gérer les problèmes sans compromettre le calendrier ou les résultats du projet.
6. Obtenez l’approbation
Une fois le budget du projet préparé, recueillez les retours et obtenez l’approbation officielle des parties prenantes. Cela garantit que tous sont alignés sur le plan financier et le plan du projet et s’engagent à respecter les ressources allouées au projet. Le budget doit être clair, avec des explications détaillées des estimations, des attributions des ressources et la logique sous-jacente à la réserve pour imprévus.
Pourquoi les budgets de projet sont-ils importants ?
Un budget de projet bien préparé vous aide à suivre les dépenses, à communiquer les attentes financières aux parties prenantes, à prendre des décisions éclairées, et bien plus :
- Contrôle du projet : Les budgets constituent un outil de pilotage pour guider l’exécution et éviter les dépassements.
- Étalonnage : Comparez vos dépenses réelles aux prévisions budgétaires pour identifier les écarts et corriger rapidement le tir.
- Responsabilisation : Un budget clair favorise également la responsabilisation des membres de l’équipe et des parties prenantes.
Exemple de budget de projet
Voici un exemple de création de budget pour un projet de développement logiciel d’une application mobile.
- Présentation et approche du périmètre du projet : Cela peut consister à décomposer les livrables du projet en tâches de conception d’interface utilisateur, développement backend, intégration d’API, et tests.
- Ressources requises : Cela peut inclure la constitution d’une équipe comprenant un designer UI/UX, deux développeurs logiciels, un testeur assurance qualité et un chef de projet. Estimez le taux horaire de chaque ressource et calculez le nombre d’heures prévues pour chaque tâche. Vous pouvez, par exemple, prévoir 40 heures pour la conception UI et 120 heures pour le développement backend.
- Devis de coûts : Estimez les coûts pour chaque tâche puis additionnez-les pour obtenir le coût total du projet. Ajoutez une réserve pour imprévus de 10 % à ce total pour les frais non anticipés. Le budget final atteint alors $150,000, que vous présenterez à vos parties prenantes, qui examineront et valideront les détails.
Modèle d’estimation de projet
Notre modèle d’estimation de projet vous aide à vous assurer que vous avez bien pris en compte tous les éléments nécessaires dans votre budget. Il comprend vos tâches et sous-tâches, les coûts estimés, les affectations de ressources et les fonds de réserve. Téléchargez notre modèle pour gagner du temps et en consacrer davantage aux aspects stratégiques de la gestion de projet.
Outils pour budgétiser votre projet
Vous pouvez également utiliser des logiciels de gestion de projet et des outils de gestion des coûts de projet pour améliorer votre processus de budgétisation et suivre la progression. Ils comprennent souvent des fonctionnalités pour suivre les dépenses, générer des rapports et collaborer avec les membres de l'équipe, ce qui facilite le maintien d'un budget précis tout au long du cycle de vie du projet.
Les logiciels de budgétisation de projets vous permettent également de saisir des tâches, d’établir des estimations précises, d’assigner des ressources et de respecter les échéances. Les logiciels de budgétisation de projets vous permettent aussi de saisir des tâches, d’établir des estimations précises, d’assigner des ressources et de respecter les échéances. Si votre projet implique une gestion financière, pensez à utiliser un logiciel de gestion de projet qui s’intègre à QuickBooks pour simplifier le suivi des dépenses et les rapports financiers.
Voici les logiciels de gestion de projet les plus populaires que vous pouvez utiliser pour suivre et contrôler votre budget.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Meilleures pratiques pour élaborer un budget de projet
En suivant ces meilleures pratiques, vous pouvez limiter les risques et augmenter les chances de succès de votre projet.
1. Définir des objectifs clairs
Des objectifs clairs et bien documentés vous permettent d’identifier précisément les ressources nécessaires et les coûts associés. Commencez par la finalité — vos objectifs de projet. Comprendre les objectifs permet de définir ensuite des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis).
Ces objectifs déterminent les ressources et le budget nécessaires pour mener à bien les travaux. Reliez tous les objectifs aux buts du projet dès la phase de planification afin d’établir une base de référence à laquelle les parties prenantes pourront se référer à chaque étape du projet.
2. Impliquer les parties prenantes clés dans le processus de budgétisation
La collaboration permet d’obtenir des informations précieuses et de s’assurer que vous ne négligez aucune dépense critique. Impliquez les membres de l’équipe, les clients et les autres parties prenantes pour recueillir leur avis sur les coûts potentiels et les ressources à prévoir.
Cela renforce le sentiment d'appropriation et de responsabilité, et favorise le respect du budget tout au long du cycle de vie du projet. Des réunions régulières et des canaux de communication ouverts facilitent aussi cette collaboration et vous permettent d’ajuster rapidement le budget en fonction des retours des parties prenantes.
3. Utiliser les références sectorielles ou l’expérience
Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue pour déterminer votre fonds de contingence. Étudiez des projets similaires déjà réalisés ou des références dans votre secteur ou selon le type et la taille du projet, et veillez à prendre en compte la complexité et les facteurs de risque propres à votre projet.
Un fonds de contingence peut atténuer l’impact des imprévus financiers, vous aider à conserver la dynamique du projet et éviter les retards et les dépassements de budget.
Erreurs courantes dans la budgétisation des projets
Voici quelques erreurs fréquemment commises lors de l’établissement de budgets de projet et comment les éviter.
1. Sous-estimer les coûts
Il est facile de négliger certaines dépenses ou d’estimer de façon incorrecte les tarifs des matériaux et de la main-d’œuvre. Cela peut se produire si vous vous appuyez sur des budgets précédents ou des expériences anecdotiques au lieu de mener une recherche approfondie.
Pour éviter cet écueil, recueillez des devis détaillés auprès des fournisseurs, analysez les données historiques et impliquez les membres de l’équipe qui peuvent fournir des informations précieuses sur les coûts potentiels liés à leurs tâches. Cela vous aidera à établir des prévisions plus précises et un budget plus fidèle à la réalité.
2. Ne pas identifier les coûts cachés ou indirects
Des coûts cachés peuvent provenir de diverses sources, notamment des changements imprévus dans le périmètre du projet, des problèmes de conformité réglementaire ou des frais administratifs. Si votre budget ne prend pas ces éléments en compte, cela peut entraîner une pression financière importante en cas de survenue de dépenses inattendues.
Réalisez une analyse de risque complète et incluez un fonds de prévoyance dans votre budget pour éviter cela. Cela peut aider à amortir l’impact des imprévus et à garantir que votre projet reste viable financièrement, même en cas de surprises.
3. Négliger de surveiller et d’ajuster le budget
Considérez vos budgets comme des documents évolutifs — examinez-les et ajustez-les régulièrement en fonction des dépenses réelles et de l’évolution du projet. Les dépassements de coûts ou les ressources mal allouées peuvent vous prendre au dépourvu si vous ne surveillez pas constamment votre budget.
Mettez en place une routine pour passer en revue le budget (ex. : mensuellement ou trimestriellement). Cela peut vous aider à identifier rapidement les tendances et écarts, et à apporter des ajustements en temps voulu pour maintenir le projet en cours, sur la bonne voie et dans les limites financières prévues.
L’absence de logiciel de gestion de projet avec fonctions de suivi financier peut aussi entraîner une négligence du budget, car il reste ainsi hors de vue et donc, hors de l’esprit.
Documents connexes
Voici quelques documents connexes à ne pas confondre avec un budget de projet.
- Une charte de projet définit les objectifs, le périmètre, les parties prenantes et les buts généraux de votre projet. Elle constitue un cadre de référence pour le budget. Consultez-la lors de l’élaboration de votre budget pour vous assurer qu’il est aligné sur les objectifs du projet et que les fonds sont alloués efficacement pour atteindre les résultats souhaités.
- Structure de découpage du travail (SDT) : La SDT divise votre projet en éléments plus petits et plus gérables, ce qui facilite une estimation précise des coûts et l’identification de chaque tâche, ses exigences et les coûts associés. Cela vous aide à établir un budget plus détaillé et plus précis.
- Une estimation de projet est un calcul approximatif des coûts de réalisation d’un projet. Elle donne une idée générale du coût du projet, mais celui-ci peut évoluer au fur et à mesure que d’autres informations sont recueillies. Elle se concentre principalement sur les coûts anticipés, fournit une ventilation des dépenses en fonction du périmètre du projet, et est généralement préparée lors de la phase de planification.
- Une proposition de projet est un document complet qui détaille les coûts estimés ainsi que les objectifs, la méthodologie, le calendrier et les résultats attendus du projet.
Rejoignez-nous pour plus d’informations sur la budgétisation de projet
Vous souhaitez échanger avec d’autres chefs de projets digitaux pour partager ressources et bonnes pratiques ? Rejoignez notre communauté de membres et accédez à plus de 100 modèles, exemples et échantillons, et connectez-vous avec des centaines d’autres chefs de projets digitaux sur Slack.
