Budget Serré : Comment Satisfaire Des Envies De Luxe Avec Un Budget Limitée
Bienvenue dans Budget Crunch. Dans cette série continue, nous abordons les budgets et estimations de projet ainsi que les défis qui les accompagnent. Petits ou grands, chaque budget a son histoire, et nous vous partageons ces récits pour vous aider à résoudre vos propres difficultés budgétaires.
Cette édition relate comment Christina Sookram, cheffe de projet au sein de notre communauté, a réussi à gérer un projet pour une entreprise de logiciels très en vue avec (presque) zéro fonds. Le projet consistait à encourager les étudiants développeurs à concevoir des applications pour la plateforme de l'entreprise.
Voici l’interview de notre rédacteur avec Christina : découvrez comment elle a mené à bien le projet malgré le budget, et ses principaux enseignements sur la gestion des parties prenantes et la définition d’attentes réalistes concernant les budgets.
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Quel était le budget ?
18 000 $ prévus, 4 000 $ accordés.
Quel était le projet ?
Les étudiants de collèges et universités représentent un marché inexploité pour les créateurs et concepteurs.
Le projet que je gérais consistait à planifier et exécuter une campagne visant à accroître le nombre d'étudiants développeurs créant des applications mobiles. C’était un super projet, car le programme auquel je participais comptait plusieurs collèges et universités partenaires.
L’engagement avec ces partenaires était excellent. Cependant, ce projet allait être complexe car la communauté des étudiants développeurs, en particulier, n’avait jusque-là pas été mobilisée. Tisser des liens était essentiel. Existait-il un moyen d’encourager davantage d’étudiants à développer des applications mobiles ?
L’organisation à laquelle j’appartenais à l’époque organisait un concours pour que des développeurs conçoivent des applis pour leur plateforme.
Mon organisation (et précisément l’un des cadres dirigeants de l’organisation) était le parrain du projet. Les gagnants du concours devaient être annoncés lors de la conférence annuelle des développeurs de logiciels.
Comme il s’agissait d’un événement exceptionnel de formation et de réseautage, le sponsor s’est vu proposer l’idée d’offrir des places de conférence gratuites aux étudiants qui soumettaient des applications sur la plateforme, pour qu’ils puissent y participer sans frais.
Lors de la conférence, les étudiants pouvaient recevoir un smartphone et une tablette dans le cadre de leur prix de compétition.
Quel était le défi ?
Le principal défi que nous avons rencontré concernait notre budget. Pour être plus précise, notre problème majeur était que nous avions planifié le projet en tenant compte d’un budget précis, mais nous avons découvert, après avoir terminé notre planification, que nous devions drastiquement le réduire. Nous disposions de peu ou pas de fonds pour mener à bien ce projet.
Quoi ? Pas de budget ? Que voulez-vous dire — comment peut-on conduire un projet sans budget ?
Eh bien, c’est là que les choses se compliquent. L’organisation dont je faisais partie traversait alors une restructuration très difficile (et publique). Le financement des portefeuilles, programmes, projets et initiatives était limité (voire supprimé) dans l’ensemble de la structure.
Lorsque nous avons élaboré le budget, nous nous sommes basés sur celui d’un projet similaire de l’année précédente. En tenant compte des coûts de déplacement et de nos besoins à l’époque, nous estimions que le budget était suffisant et réaliste pour le périmètre qui nous était assigné.
Nous avions supposé que nous serions autorisés à exécuter le projet avec le budget initialement prévu. À l’origine, le projet bénéficiait du budget suivant :
| Élément | Coût | Commentaire/Notes |
|---|---|---|
| Passes d’inscription à la conférence des étudiants développeurs | 5 passes @ 900 $ chacune = 4 500 $ | Pour encourager les étudiants à développer, des passes pour une conférence étaient offertes |
| Stand d’exposition à la conférence des développeurs | 2 000 $ | Inclut le stand et les goodies |
| Tablettes et smartphones pour les prix | 5 000 $ | Coûts internes pour les appareils utilisés (pas les prix de détail externes) |
| Déplacement de 2 membres de l’équipe à la conférence à San Francisco | 6 000 $ | Inclut le vol, l’hôtel et le transport terrestre |
| Montant de réserve de contingence | 500 $ | Car il faut toujours une marge de sécurité dans un budget |
| Total | 18 000 $ | Prix/coûts autour de 2010, lors du lancement et de la planification du projet |
18 000 $ représente une somme conséquente pour une entreprise qui cherche à réduire ses coûts et traverse une restructuration. On nous a demandé de réduire ce budget et d’éliminer tout ce qui n’était pas essentiel.
Comme le budget était déjà faible (et réaliste selon l’équipe projet), j’ai fait part de mes inquiétudes à notre sponsor. Lui aussi subissait la pression de devoir également baisser d’autres coûts opérationnels pour les projets de notre vaste programme. Bien qu’il comprenne notre préoccupation, il a encouragé l’équipe à chercher des solutions innovantes.
Quelle a été votre solution ?
Les temps désespérés appellent des mesures désespérées. Dans ce cas, nous avons adopté la stratégie « supplier, emprunter ou récupérer » afin de voir si nous pouvions obtenir l’aide de notre sponsor et des parties prenantes internes.
Rappelez-vous, les parties prenantes du projet sont affectées positivement ou négativement par votre projet. Elles ont un intérêt à voir le projet réussir. Ainsi, les chefs de projet ne doivent pas avoir peur de communiquer avec leurs parties prenantes et de leur demander s'ils peuvent aider.
Comment avez-vous dû faire preuve de créativité dans la planification ou la réalisation du projet ?
La stratégie « demander, emprunter et voler » peut sembler bonne en théorie, mais nous savons tous que ce n’est probablement pas une excellente idée dans un environnement professionnel.
Un chef de projet doit montrer l’exemple à son équipe et à d’autres au sein de l’organisation en adoptant une conduite éthique. De même, adopter des comportements et activités susceptibles de nuire aux relations et de créer de la méfiance devrait probablement être évité.
C’est ici qu’un chef de projet doit compter sur ses compétences de négociation diplomatique et sa capacité à persuader d’autres personnes d’abandonner quelque chose pour un bénéfice mutuel.
Pour ce faire, j’ai dû identifier ce que les parties prenantes possédaient dont j’avais besoin, et ce que je pouvais leur offrir en échange, afin qu'elles y trouvent un intérêt (tout en dépensant le moins d’argent possible).
En fonction de mon budget, j’ai créé le tableau suivant pour me préparer aux réunions avec les parties prenantes :
| De quoi ai-je besoin ? | Qui l’a ? (Quelle partie prenante impliquer ?) | Que puis-je offrir ? | Comment la partie prenante en bénéficie-t-elle ? |
|---|---|---|---|
| Passes d’inscription à la conférence pour étudiants | Équipe Événementielle | Essayer d’inciter les professeurs/intervenants à participer à la conférence avec leurs étudiants au tarif plein | L’équipe Événementielle continue d’enregistrer des participants à l’événement. Possibilité d’avoir quelques professeurs des écoles présents |
| Stand d’exposition à la conférence | Équipe Ventes & Marketing | Pas besoin nécessairement d’un stand complet (un bureau dans un plus grand stand suffirait pour attirer étudiants/enseignants vers le stand principal) | Augmentation du trafic global vers le stand principal et partage de certains coûts |
| Tablettes & smartphones | Équipe Expérience Développeur | Développeurs engagés (étudiants) qui utiliseront le matériel pour créer des applications mobiles pour la plateforme | Plus d’applications mobiles pour la plateforme et visibilité auprès d’une nouvelle communauté de développeurs |
| Frais de déplacement pour le personnel | Le Sponsor | Les membres du personnel peuvent aider sur d’autres tâches/soutenir l’Équipe Événementielle si besoin | Aide supplémentaire sur place lors de la conférence, réduit le besoin de recruter du personnel local temporaire |
| Fonds de réserve | Le Sponsor | Rien à offrir en échange. Ce poste ne doit être utilisé qu’en cas de besoin | Évite l’implication du sponsor dans la revue des demandes de changement (fait gagner du temps au sponsor) |
Avec ce tableau en main, j’ai organisé des réunions avec chaque groupe de parties prenantes pour leur demander s'ils pouvaient nous fournir gratuitement ce dont nous avions besoin (ou partager les coûts pour réduire notre budget).
Avez-vous achevé le projet dans les délais et dans le budget ?
Je n’étais pas Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies, mais j’ai dû utiliser mes compétences diplomatiques d’influence en tant que chef de projet auprès des parties prenantes, afin de demander et persuader qu’ils nous fournissent gratuitement ce dont nous avions besoin.
Au-delà de mes compétences en négociation, cela exigeait aussi d’autres compétences indispensables pour les chefs de projet : l’écoute et l’empathie.
En rencontrant individuellement chaque équipe de parties prenantes, j’ai pu mieux comprendre leurs objectifs — et le point commun, c'est que nous voulions tous augmenter le nombre de développeurs d’applications mobiles sur la plateforme.
Mon équipe avait accès à un marché inexploité (les étudiants) et à des influenceurs (professeurs d’université). Après négociation avec les parties prenantes, nous avons pu réduire notre budget comme suit :
| Élément | Budget initial | Budget mis à jour | Commentaire/Notes |
|---|---|---|---|
| Passes d’inscription pour étudiants développeurs à la conférence | 5 passes @ 900 $ chacune = 4 500 $ | 0 $ | Les passes pour 5 étudiants ont été fournies par l’équipe Événementielle |
| Stand d’exposition à la conférence développeur | 2 000 $ | 500 $ | L’équipe Ventes et Marketing nous a accordé un espace dans le stand principal. Les 500 $ couvrent les goodies. |
| Tablettes et smartphones pour les lots | 5 000 $ | 0 $ | L’équipe Expérience Développeur a gentiment fait don du matériel, car elle considère que les étudiants en ont besoin pour le développement et les tests. |
| Déplacement de 2 membres du personnel à la conférence développeur à San Francisco | 6 000 $ | 3 000 $ | Le sponsor a accepté d’apporter un financement supplémentaire pour couvrir les frais d’un membre du personnel, permettant de réduire le budget voyage |
| Montant réservé pour la contingence | 500 $ | 500 $ | Fonds de réserve conservé |
| Total | 18 000 $ | 4 000 $ | Économie de 14 000 $ (réduction d’environ 78 % des coûts) |
Nous n'avons pas réussi à réduire notre budget à 0, mais une réduction de 78 % simplement en discutant avec nos parties prenantes nous a certainement beaucoup aidés.
De plus, en collaborant avec l’équipe Événements, nous avons également pu obtenir une réduction sur l’inscription si des collèges et universités souhaitaient envoyer un groupe d’étudiants et d’enseignants (ce qui représentait une incitation pour les membres du corps enseignant à encourager davantage d’étudiants à participer).
Nous avons pu mener le projet à terme dans les délais, avec d'excellents résultats (tangibles, sous la forme d'applications développées par les étudiants, mais aussi intangibles, comme les opportunités de réseautage offertes aux étudiants).
Y a-t-il eu des parties du projet ou des défis particuliers qui vous ont empêché de dormir la nuit ?
Oui ! Le projet dans son ensemble ! 😑
Plus spécifiquement, c’était le défi de mener un projet de ce type (ayant pour objectif final de développer l’activité et d’atteindre un marché inexploité) alors que l’organisation était en pleine réduction d’effectifs.
Bien que notre commanditaire soit resté engagé sur ce projet, nous étions très conscients que quelqu’un d’autre (plus senior) au sein de l’organisation aurait très bien pu décider que ce projet n’était pas une priorité et l’annuler.
Gérer des projets avec des budgets et des ressources limités est une réalité à laquelle beaucoup de chefs de projet sont confrontés à un moment ou à un autre de leur carrière, mais devoir exécuter tout en faisant face à la menace d’une annulation potentielle est une tout autre histoire.
De même, il y avait toujours la crainte que les parties prenantes ne perçoivent pas les avantages de notre projet et, au final, n’apportent aucun soutien. Il faut toujours demander de l’aide, mais rien ne garantit que l’aide sera réellement apportée.
Avec du recul, y a-t-il quelque chose que vous feriez différemment (en dehors de modifier les contraintes du projet) ?
Avec du recul, je pense que j’aurais eu une conversation beaucoup plus honnête avec notre commanditaire au sujet du montant réel de l’argent et du soutien dont nous disposions pour le projet. Si nous devions mener à bien ce projet avec très peu de ressources, était-ce vraiment une priorité pour l’entreprise ?
Avez-vous des regrets concernant la façon dont le projet s’est déroulé ?
Aucun. Nous avons fait ce que nous devions faire dans des circonstances très difficiles et nous avons réussi à obtenir d’excellents résultats.
C’est malheureux que l’entreprise traversait une restructuration (sur laquelle mon équipe projet et moi-même n’avions aucune influence), mais nous avons tout de même réussi à atteindre nos objectifs.
De plus, comme il a fallu engager les parties prenantes, nous avons aussi tissé des liens solides, qui se sont transformés par la suite en amitiés. C’est quelque chose que je ne regrette vraiment pas dans ce projet.
Quelles sont les méthodologies et outils les plus efficaces face à ce type de défi ?
Puisque nous avons dû collaborer avec nos parties prenantes, notre plan d’engagement des parties prenantes (notamment notre registre des parties prenantes et notre matrice RACI) s’est avéré très utile. Par ailleurs, adopter une mentalité agile et être ouvert au changement a également été un atout clé pour réussir ce projet.
En outre, il y a un acteur important en coulisses, à savoir un logiciel de gestion de projet avec suivi financier. Gérer un budget revient essentiellement à le mettre à jour en permanence et à décider des orientations à prendre. Utiliser un logiciel ou une version spécialisée, comme un logiciel de gestion de projet qui s’intègre à QuickBooks, peut faciliter le suivi financier et garantir des ajustements du budget en temps réel lorsqu’on fait face à des contraintes imprévues.
Quel conseil donneriez-vous à un autre chef de projet confronté au même problème ?
Deux conseils que je donnerais à d’autres chefs de projet dans une situation similaire sont :
1. N’ayez pas peur de demander de l’aide
Nous avons pris le risque de demander à nos parties prenantes si elles pouvaient nous aider. Elles auraient très bien pu dire non.
Prendre le temps de préparer précisément sa demande et d’avoir une bonne réponse à la question « qu’est-ce que j’y gagne ? » vous aidera à obtenir des choses pour votre projet que vous n’auriez peut-être jamais pu obtenir autrement. Vous ne pouvez pas savoir si vous n’essayez pas.
2. Ayez une discussion franche avec votre commanditaire sur les attentes budgétaires
On ne peut pas s’attendre à avoir du champagne avec un budget de Kool-Aid. De même, le commanditaire et les autres parties prenantes ne peuvent pas s’attendre à ce qu’un projet soit mené à bien et atteigne ses objectifs si les ressources nécessaires ne sont pas disponibles. Votre commanditaire peut être en mesure d’apporter un soutien supplémentaire (ou de demander à d’autres de l’aider).
Dans le pire des cas, votre commanditaire peut décider que le projet ne peut pas être réalisé avec les ressources disponibles et l’annuler avant même qu’il ne commence. Aussi dur que cela puisse paraître, au moins vous et votre équipe projet saurez avec quoi vous devez travailler, quel soutien est à votre disposition et quelle est la priorité de votre projet.
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