6 étapes pour créer une charte de projet (+ exemple et modèle)
Impossible de démarrer sans charte: Les projets ne peuvent pas officiellement démarrer sans une charte, et sauter cette étape entraîne des mésalignements et un risque accru d’échec du projet.
La charte assure l’alignement et l’adhésion: Une charte de projet définit le périmètre et la justification commerciale, de sorte que toutes les parties prenantes s’alignent sur l’objectif du projet et ses livrables avant même le lancement.
Un plan directeur pour la réussite du projet: Une charte de projet définit les rôles, responsabilités et objectifs, et donne au chef de projet le pouvoir de réaliser le projet et de dépenser le budget associé.
Soyez simple & ayez une vision d’ensemble: Votre charte doit fournir une vue d’ensemble à un niveau élevé, éviter les détails inutiles et rester claire afin que tous les membres du projet comprennent ce qui se passe.
Utilisez un modèle: Au lieu de rédiger une charte à partir de zéro pour chaque nouveau projet, utilisez un modèle (comme le nôtre !) pour gagner du temps.
Les chartes de projet définissent la portée et les objectifs de votre projet. Si vous souhaitez lancer votre nouveau projet sur de bonnes bases, une charte complète est la meilleure manière de commencer, et cela vous fait gagner du temps par la suite.
Sans charte, votre projet ne peut pas officiellement démarrer, et rien ne garantit que tous vos parties prenantes seront alignés sur l'objectif et les livrables du projet. Cela ouvre la porte à des dérapages de périmètre, des malentendus et, en fin de compte, à l’échec du projet.
Je vais vous expliquer ce qu'est une charte de projet et comment une charte bien conçue nous permet de rester sur la bonne voie tout au long du cycle de gestion de projet. Vous trouverez également des exemples de charte de projet, un modèle de charte, ainsi qu'une liste de logiciels pour vous aider à élaborer et à gérer votre charte.
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Qu’est-ce qu’une charte de projet ?
Une charte de projet est un document officiel qui présente la compréhension partagée de la portée du projet, son développement, et les objectifs du projet, tout en définissant les rôles et responsabilités de chaque partie impliquée. Il s'agit en général d'un document relativement court.
La charte donne le feu vert au lancement du projet. À l’image de la définition juridique du mot « charte », une charte en gestion de projet autorise l’existence du projet et donne au chef de projet le pouvoir de mettre en œuvre le travail et d’utiliser le budget alloué. Si la charte est approuvée, le projet passe à la phase de planification.
Vous pouvez également croiser le terme « charte de projet » sous les appellations de brief ou document d’initiation de projet (PID).
Voici un bref récapitulatif :
Quand dois-je créer la charte de projet ?
Le chef de projet doit établir la charte lors de la phase d’initiation du projet. Documenter l’objectif du projet, les activités à mener et la répartition des responsabilités est essentiel pour aligner les principales parties prenantes avant le lancement du projet.
Modèle et exemple de charte de projet
Téléchargez votre modèle ici et utilisez ce guide pendant la rédaction : les conseils de cet article vous aideront à créer une charte de projet solide. Nous avons également inclus un exemple complété afin de vous donner une idée précise du résultat attendu.
Charte de projet vs. cahier des charges (SoW) et plan de projet
La principale différence entre ces documents de projet réside dans le fait que le cahier des charges définit ce que le projet implique et le budget, la charte autorise le chef de projet à utiliser ce budget, et le plan de projet décrit comment le travail sera réalisé et comment le budget sera utilisé.
Cahier des charges (Statement Of Work)
Un SoW précise le besoin métier qui motive le projet, indique ce qui est inclus ou non dans les livrables, et décrit les résultats attendus. Un SoW résume également en général les hypothèses du projet et les critères d’acceptation proposés.
Le SoW est un point de référence essentiel pour les parties prenantes du projet, et il est fondamental pour les chefs de projet de savoir comment rédiger un SoW. Un SoW bien rédigé vous évitera bien des problèmes, mais à l’inverse, une petite erreur peut avoir de lourdes conséquences plus tard.
Vous pouvez considérer le CdT comme un précurseur et une source clé d'informations pour la charte de projet formelle.
Plan de projet
Tandis que la charte de projet explique le « quoi » et le « pourquoi » d’un projet, le plan de projet décrit le « comment ». De la même manière que la charte de projet s’appuie sur le CdT, le plan de projet s’appuie sur la charte de projet.
Un plan de projet explique comment vous allez gérer les différents aspects d’un projet, y compris les risques potentiels, le planning du projet, la communication, etc.
Pourquoi la charte de projet est-elle importante ?
Le document de charte de projet est important car il permet à vos parties prenantes de se mettre d'accord sur les raisons du projet, sur ce qui est inclus (à un niveau élevé) et sur qui fait quoi. Certaines organisations exigent une charte de projet signée avant d’allouer des ressources, y compris le financement, à votre projet.
Examinons plus en détail les avantages, du point de vue de chaque partie impliquée.
Bénéfices pour les chefs de projet & les équipes
- Définit la proposition de valeur du projet : vous aide à déterminer s’il vaut la peine de réaliser ce projet
- Fait gagner du temps par la suite : le temps pris pour clarifier les objectifs en début de projet est un temps que vous n’aurez pas à passer à résoudre des problèmes ou négocier plus tard dans le cycle de vie du projet
- Clarifie le budget : garantit que les financements sont disponibles et seront débloqués à temps. Définir votre autorité budgétaire fait gagner du temps avant le démarrage du projet.
- Établit des lignes directrices claires pour votre équipe projet : définir les critères de succès est indispensable pour guider l’équipe dès la phase de briefing du projet
- Renforce le moral de l’équipe : une équipe travaillant avec une charte peu claire se retrouvera régulièrement perdue, son travail dur étant inutile ou dirigé dans la mauvaise direction. Une charte bien rédigée offre des repères mesurables pour un projet réussi, vers lesquels votre équipe peut être motivée et confiante pour avancer.
La charte de projet est devenue automatique, n’est-ce pas ? Les gens oublient de quoi il s’agit vraiment. C’est un excellent document ; c’est votre document de vente pour enthousiasmer les gens quant à ce que nous faisons. Il indique également qui est le chef de projet. Sans cette formalisation, vous entrez dans une salle où les gens se demandent : ‘qui t’a fait dieu ou déesse de la gestion de projet ?’ Là, vous avez ce papier pour le prouver, juste ici. Il y a la signature de l’exécutif. C’est aussi un document de référence.
Bénéfices pour les clients & autres parties prenantes
- Crée une compréhension partagée : les parties prenantes savent à quoi s’attendre et quelles contraintes en ressources le projet rencontre
- Sert d’outil marketing : la charte de projet peut servir de document de vente pour justifier de nouveaux investissements ou des investissements existants.
Que faut-il inclure dans une charte de projet ?
Voici ce qu’il faut inclure dans votre charte de projet :
- Introduction : explique le but de la charte et indique le nom du projet
- Justification commerciale et déclaration de périmètre : explique l'objectif du projet (y compris les moteurs commerciaux et tout projet connexe), définit les activités générales faisant partie du périmètre du projet (cela aidera à éviter la dérive de périmètre par la suite), et couvre le retour sur investissement attendu
- Critères de réussite : définit à quoi ressemble la réussite et la manière dont l'équipe l'évaluera
- Exigences principales ou livrables : résume les exigences principales et/ou les livrables clés
- Budget : estime les coûts du projet, idéalement par phase, et définit les sources de financement du projet
- Calendrier des jalons : estime la durée du projet et résume chaque partie majeure ainsi que tous les jalons
- Hypothèses et contraintes : identifie les paramètres connus et inconnus au lancement du projet
- Risques du projet : résume les principales menaces ou opportunités connues pouvant affecter la réussite du projet
- Équipe et organisation : définit les rôles et responsabilités du projet
- Approbations : comprend un espace où les parties prenantes peuvent enregistrer leur approbation (ou désapprobation) de la charte.
En plus de ces sections de la charte de projet, vous pouvez également inclure une annexe avec des documents tels que :
- Liste des livrables : si les livrables sont déjà définis, cette liste comprend les détails de chaque livrable : ce que c'est et les critères d'acceptation associés
- Documents de planification : chronologie du projet, calendrier ou autres documents qui séquencent les activités et précisent chaque jalon ou phase du projet
- Plan de communication : cela inclut les détails concernant la façon dont chaque personne impliquée sera informée de l’avancement, des changements de périmètre, etc.
Le Guide du Corpus des connaissances en management de projet (PMBOK) du Project Management Institute est une excellente référence pour en savoir plus sur chacun de ces éléments clés.
Comment créer une charte de projet
Il n'existe pas de seule et unique façon de rédiger une charte de gestion de projet, mais voici un processus de base à considérer :
1. Discuter avec les parties prenantes et l’équipe
Rassemblez des informations sur le projet en rencontrant les principales parties prenantes, dont le chef de projet, les sponsors du projet, les clients et les membres représentatifs de l’équipe projet.
N'oubliez pas que les parties prenantes peuvent également inclure d'autres équipes apportant un soutien spécialisé, comme des experts en capacité réseau et en sécurité.
2. Prendre et organiser des notes
Lors de vos discussions, posez des questions et prenez des notes qui vous aideront à compléter chacune des sections de votre charte. Utilisez votre temps judicieusement pour recueillir les informations les plus pertinentes ; vous pourrez toujours ajouter des détails complémentaires plus tard.
3. Utiliser un modèle
Profitez de la multitude de modèles de charte de projet disponibles en ligne pour créer le format qui répond le mieux à vos besoins.
Les membres DPM peuvent utiliser notre modèle de charte pré-conçu, ainsi qu'une foule d'autres ressources pour gagner du temps. Sinon, vous pouvez utiliser l'un des exemples de chartes de projet donnés dans cet article comme point de départ.
4. Inclure des informations spécifiques
Commençons par un mauvais exemple. Pour un client bancaire, un chef de projet écrit l'objectif du projet dans la charte comme « améliorer les canaux de communication ». Oui, une bonne communication est un objectif louable, mais rédigé de cette façon, cela laisse place à de nombreuses interprétations :
- Les canaux de communication de qui seront améliorés ? Clients ? Employés internes ?
- Pour combien d’utilisateurs cherchons-nous à répondre aux besoins ?
- Allons-nous mettre à jour un système existant ou en créer un totalement nouveau ?
- Quand sera-t-il terminé ?
- Le périmètre inclut-il la formation sur le nouvel outil de communication ?
- Le contrat comprendra-t-il un support continu pour le système ?
Une charte complète fournirait des informations claires et précises sur ces questions afin que le lecteur puisse comprendre la finalité du projet. Voici un meilleur exemple d’énoncé du périmètre d’un projet (une partie clé de votre charte) :
« Créer un nouveau système de communication pour remplacer le système ABC d’ici décembre 2024, afin que les clients puissent discuter avec leurs chefs de produit via les applications mobiles propriétaires de la banque XYZ. Former 400 employés à la maintenance et au support du système en interne. »
Bien sûr, ce n’est que la déclaration d’objectif, pas la charte entière. Cependant, cet exemple illustre la différence entre une charte rédigée à la légère et une charte rédigée avec soin.
Appliquez une logique similaire pour rédiger les autres sections de la charte. L’objectif de cet exercice est que le commanditaire du projet dispose de suffisamment d’informations pour pouvoir approuver le projet.
5. Révision avec les représentants de l’équipe
Après avoir rédigé une charte de projet mais avant de la présenter au client, prenez le temps de la relire avec les membres clés de votre équipe afin d’en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité.
6. Présenter pour approbation
Notez que cette étape n’est pas « envoyer pour approbation ». La charte du projet est l’élément clé pour obtenir l’approbation du lancement, il est donc important qu’elle soit présentée de manière adéquate. Évitez de simplement joindre votre charte en PDF dans un e-mail, car elle risque alors d’être ignorée ou rejetée d’office.
À la place, présentez votre charte à vos commanditaires, parties prenantes ou clients—faites-le lors d’une réunion ou au moyen d’une présentation de diapositives comportant des supports complémentaires. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour une session de questions-réponses.
Exemples de chartes de projet
Voici trois exemples différents de chartes de projet à considérer :
Dans cet exemple de charte de projet pour un système de réponse vocale interactive, le chef de projet a inclus quelques notes sur le cas d’affaires, en plus d’une description du projet et de son périmètre.
Les contraintes y sont également listées par ordre de priorité, ce qui est utile pour offrir un contexte rapide à toute personne consultant ce document.
Cet exemple de charte de projet liste clairement les objectifs du projet ainsi que les jalons et un calendrier associé.
Bien qu’il ne soit pas forcément nécessaire d’avoir un calendrier complet à ce stade (cela sera défini dans le plan de projet), il s’agit d’un élément utile à inclure et à mettre à jour pour les rapports d’avancement du projet, au fur et à mesure que l’équipe exécute les tâches prévues.
Celle-ci est similaire à l’exemple ci-dessus puisqu’elle inclut aussi des jalons et un calendrier.
Les objectifs et le périmètre sont également clairement définis, ainsi que quelques notes sur les processus affectés par le projet, ce qui est utile car cela concerne la contrainte liée à l’attitude face au changement (figurant dans la section des contraintes).
Conseils d’expert pour rédiger une charte de projet
Lorsque vous créez une charte de projet, gardez à l’esprit ces conseils et bonnes pratiques :
- Restez simple. Votre charte de projet ne doit prêter à aucune interprétation. Toute personne n’ayant aucune connaissance du projet ou de votre organisation doit pouvoir comprendre facilement de quoi il s’agit.
- La vue d’ensemble avant les détails. Fournissez une synthèse du but et des résultats attendus du projet, et évitez de vous perdre dans des détails inutiles qui pourraient freiner l’alignement ou poser des problèmes de responsabilité plus tard.
- Créer le consensus. Vous pourriez rédiger la charte de projet la plus éloquente du monde, elle n’aura aucune utilité si les parties prenantes ne souhaitent pas y adhérer. Gardez en tête que la charte sert surtout à aligner les parties prenantes. Si votre charte ne permet pas de fédérer, il n’est pas utile d’en rédiger une.
Outils de gestion de projet pour développer et gérer les chartes
Les outils logiciels offrent un moyen simple de développer et de stocker votre charte de projet dans un espace accessible où toutes les parties prenantes et membres de l’équipe peuvent y accéder selon les besoins.
Les types d’outils de gestion de projet qui peuvent être utiles incluent :
- Logiciel de gestion de projet : Vous pouvez saisir les détails concernant les objectifs et le périmètre issus de votre charte de projet, puis mesurer l'avancement du projet par rapport à ces éléments tout au long du processus.
- Logiciel de mind mapping : Ce type de logiciel est utile pour réfléchir et organiser les informations sur le projet avant de commencer à créer une charte.
- Outil de création de diagrammes de Gantt : Utilisez ce logiciel pour planifier les jalons et les échéances, ce qui sera particulièrement utile après l’approbation de votre charte.
Et maintenant ?
Les chartes de projet sont un moyen important de favoriser l’alignement et de clarifier les paramètres de la mission. Mais au final, cela reste un simple document — et même un document très politique. Le véritable art consiste à obtenir un consensus, « vendre » votre projet, défendre votre autorité pour mobiliser des ressources, et déplacer des montagnes pour atteindre les objectifs de votre projet.
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