6 étapes pour créer une charte de projet (+ exemple et modèle)
Les projets ne peuvent pas démarrer sans charte: Les projets ne peuvent pas officiellement démarrer sans une charte et sauter cette étape entraîne un manque d'alignement et augmente le risque d'échec du projet.
La charte assure l'alignement et l'adhésion: Une charte de projet définit le périmètre et la justification métier, de sorte que toutes les parties prenantes soient alignées sur l'objectif et les livrables du projet avant son lancement.
Plan directeur du succès du projet: Une charte de projet définit les rôles, les responsabilités et les objectifs du projet, et donne au chef de projet le pouvoir d'exécuter les travaux et de gérer le budget du projet.
Restez simple et synthétique: Votre charte doit donner une vue d'ensemble à haut niveau, éviter les détails inutiles et rester simple afin que toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent ce qui se passe.
Utilisez un modèle: Au lieu de créer une charte à partir de zéro pour chaque nouveau projet, utilisez un modèle (comme le nôtre !) pour gagner du temps.
Les chartes de projet définissent le périmètre et les objectifs de votre projet. Si vous souhaitez lancer un nouveau projet dans de bonnes conditions, une charte complète est la meilleure manière de commencer, et elle vous fera gagner du temps par la suite.
Sans charte, votre projet ne peut officiellement démarrer, et il n’y a aucune garantie que tous les parties prenantes seront alignées sur les objectifs et les livrables du projet. Cela ouvre la porte à des dérives du périmètre, à des incompréhensions et, au final, à l’échec du projet.
Je vais vous expliquer ce qu’est une charte de projet et comment une charte bien structurée nous permet de rester sur la bonne voie tout au long du cycle de vie de la gestion de projet. Vous trouverez également des exemples de chartes de projet, un modèle de charte ainsi qu’une liste de logiciels pour vous aider à élaborer et gérer votre charte.
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Qu’est-ce qu’une charte de projet ?
Une charte de projet est un document formel qui présente la compréhension commune du périmètre, du développement et des objectifs du projet, tout en précisant les rôles et responsabilités de chaque partie impliquée. Il s’agit généralement d’un document assez court.
Les chartes de projet donnent le feu vert au démarrage d’un projet. À l’instar de la définition juridique du terme « charte », une charte en gestion de projet autorise l’existence du projet et habilite le chef de projet à exécuter les travaux et à engager le budget du projet. Si la charte est approuvée, le projet passe à la phase de planification.
Il se peut aussi que la charte de projet soit appelée brief ou document d’initiation de projet (PID).
Voici un petit récapitulatif :
Quand dois-je créer la charte de projet ?
Le chef de projet doit rédiger la charte du projet lors de la phase d’initiation du projet. Documenter l’objectif du projet, les activités à mener lors de l’exécution, ainsi que la répartition des responsabilités est essentiel pour aligner les parties prenantes avant le lancement du projet.
Modèle et exemple de charte de projet
Téléchargez votre modèle ici et suivez ce guide pendant que vous le complétez—les conseils de cet article vous aideront à créer une charte de projet solide. Nous avons également inclus un exemple rempli afin que vous puissiez visualiser à quoi cela peut ressembler.
Charte de projet vs. cahier des charges (SoW) et plan de projet
La principale différence entre ces documents de projet est que le cahier des charges décrit ce que comprend le projet et le budget, la charte autorise le chef de projet à utiliser ce budget, et le plan de projet détaille comment le travail sera effectué et comment le budget sera dépensé.
Cahier des charges
Un SoW répond au besoin métier d’un projet, précise ce qui est inclus ou non dans le projet, et décrit les livrables spécifiques attendus. Un SoW résume également généralement les hypothèses du projet et les critères d’acceptation proposés.
Une SoW est un point de référence essentiel pour les parties prenantes du projet, et il est absolument crucial pour les chefs de projet de savoir comment rédiger une SoW. Bien qu'une SoW bien rédigée puisse vous éviter bien des soucis, à l'inverse, la moindre erreur peut entraîner d'énormes répercussions par la suite.
Vous pouvez considérer la SoW comme le précurseur et la source principale d’informations pour la charte de projet formelle.
Plan de projet
Alors que la charte de projet explique le « quoi » et le « pourquoi » d’un projet, le plan de projet décrit le « comment ». De la même manière que la charte de projet s’appuie sur la SoW, le plan de projet s’appuie sur la charte de projet.
Un plan de projet explique comment vous allez gérer les différents aspects d’un projet, y compris les risques potentiels, le calendrier du projet, la communication, etc.
Pourquoi la charte de projet est-elle importante ?
Le document de charte de projet est important car il permet d’obtenir l’accord de vos parties prenantes sur les raisons du projet, les éléments inclus (à un niveau élevé) et les responsabilités de chacun. Certaines organisations exigent une charte de projet signée avant d’allouer des ressources, y compris le financement, à votre projet.
Examinons les avantages plus en détail, du point de vue de chaque partie impliquée.
Avantages pour les chefs de projet et les équipes
- Exprime la proposition de valeur du projet : vous aide à déterminer s’il vaut la peine de réaliser le projet
- Fait gagner du temps à long terme : le temps passé à clarifier les objectifs en début de projet vous évitera d’avoir à résoudre des problèmes et à négocier plus tard au cours du cycle de vie du projet
- Clarifie le budget : garantit que le financement est disponible et sera libéré à temps. Définir votre autorisation de dépenses et vos budgets permet de gagner du temps avant le début du projet.
- Établit des lignes directrices claires pour votre équipe projet : la définition des critères de réussite est précieuse pour guider l’équipe au moment de commencer à détailler le projet
- Stimule le moral de l’équipe : une équipe travaillant avec une charte bâclée se retrouvera régulièrement confuse, avec des efforts mal orientés ou gaspillés. Une charte bien rédigée fournit des indicateurs de réussite du projet qui motivent et inspirent confiance à l’équipe pour atteindre les objectifs.
La charte de projet est devenue automatique, n’est-ce pas ? Les gens oublient à quoi cela sert. C’est un excellent document ; c’est votre argumentaire pour enthousiasmer les gens sur ce que nous faisons. Il indique aussi qui est le chef de projet. Sans cette formalisation, vous entrez dans une salle et les gens se demandent : ‘qui vous a fait roi ou reine de la gestion de projet ?’ Vous avez ce document pour leur montrer. Il y a la signature de l’exécutif. C’est donc aussi un document de référence.
Avantages pour les clients et autres parties prenantes
- Crée une compréhension partagée : les parties prenantes savent à quoi s’attendre et quelles contraintes de ressources le projet rencontre
- Fait office d’outil marketing : la charte de projet peut servir de document d’argumentation pour justifier de nouveaux investissements ou des investissements existants.
Que faut-il inclure dans une charte de projet ?
Voici ce qu’il faut inclure dans votre charte de projet :
- Introduction : explique l'objectif de la charte et fournit le nom du projet
- Analyse de rentabilité et déclaration de périmètre : explique l'objectif du projet (y compris les moteurs commerciaux et tout autre projet connexe), définit les activités de haut niveau qui font partie du périmètre du projet (cela aidera à éviter la dérive de périmètre par la suite), et couvre le retour sur investissement attendu
- Critères de réussite : définit à quoi ressemble la réussite et comment l'équipe va mesurer cette réussite
- Exigences majeures ou livrables : résume les exigences de haut niveau et/ou les livrables clés
- Budget : estime les coûts du projet, idéalement par phase du projet, et définit les sources de financement du projet
- Calendrier des jalons : estime la durée du projet et résume chaque grande partie du projet ainsi que tous les jalons
- Hypothèses et contraintes : identifie les paramètres connus et inconnus lors du lancement du projet
- Risques du projet : résume les principales menaces ou opportunités connues susceptibles d'affecter la réussite du projet
- Équipe et organisation : définit les rôles et responsabilités du projet
- Approbations : inclut un espace permettant aux parties prenantes d'enregistrer leur approbation (ou désapprobation) de la charte.
En plus de ces sections de la charte de projet, vous pouvez également inclure une annexe avec des documents tels que :
- Liste des livrables : si les livrables sont déjà définis, cette liste contient des détails sur chaque livrable—ce qu'il est et les critères d'acceptation associés (tels que les critères d’acceptation given-when-then)
- Documents de planification : chronologie du projet, calendrier ou autres documents qui ordonnent les activités du projet et incluent des détails sur chaque jalon ou phase du projet
- Plan de communication : cela inclut des détails sur la façon dont chaque personne impliquée sera tenue informée des progrès, des modifications du périmètre, etc.
Le Guide du Project Management Institute sur le Corps de connaissances en gestion de projet (PMBOK) est une bonne référence pour plus d’informations sur chacun de ces éléments clés.
Comment créer une charte de projet
Il n'existe pas une seule bonne manière de créer une charte de gestion de projet, mais voici un processus de base que vous pourriez envisager :
1. Discuter avec les parties prenantes & l'équipe
Rassemblez des informations sur le projet en rencontrant les principaux acteurs, y compris le chef de projet, les sponsors du projet, les clients et des membres représentatifs de l’équipe projet.
N'oubliez pas que les parties prenantes peuvent également inclure d'autres équipes apportant un support spécialisé, tels que des experts en capacité réseau et en sécurité.
2. Prendre et organiser des notes
Lors de vos discussions, posez des questions et prenez des notes qui vous aideront à compléter chacune des sections de votre charte. Utilisez judicieusement votre temps pour recueillir les informations les plus pertinentes ; vous pourrez toujours compléter les détails secondaires par la suite.
3. Utiliser un modèle
Profitez de la multitude de modèles de charte de projet disponibles en ligne pour créer le format qui répond le mieux aux besoins de votre projet.
Les membres DPM peuvent utiliser notre modèle de charte prêt à l’emploi, ainsi qu’une panoplie d’autres ressources pour gagner du temps. Sinon, vous pouvez utiliser l’un des exemples de chartes de projet présentés dans cet article comme point de départ.
4. Inclure des informations spécifiques
Commençons par un mauvais exemple. Pour un client bancaire, un chef de projet rédige l'énoncé de l'objectif du projet dans la charte comme suit : « améliorer les canaux de communication ». Certes, une bonne communication est un objectif louable, mais formulé ainsi, cela laisse beaucoup trop de place à l’imagination :
- Pour qui les canaux de communication seront-ils améliorés ? Les clients ? Le personnel interne ?
- Combien d’utilisateurs cherchons-nous à satisfaire ?
- Allons-nous mettre à jour un système existant ou en créer un tout nouveau ?
- Quand sera-t-il achevé ?
- Le périmètre inclut-il la formation sur le nouvel outil de communication ?
- Le contrat comportera-t-il un support continu pour le système ?
Une charte complète fournirait des informations claires et précises sur ces questions afin que le lecteur puisse comprendre l’objectif du projet. Voici un meilleur exemple de déclaration de portée de projet (un élément clé de votre charte) :
« Créer un nouveau système de communication pour remplacer le système ABC d’ici décembre 2024, afin que les clients puissent discuter avec leurs responsables produits via les applications mobiles propriétaires de la banque XYZ. Former 400 employés à la maintenance et au support du système en interne. »
Bien sûr, ceci n’est que la déclaration d’objectif, et non l’ensemble de la charte. Pourtant, cet exemple illustre la différence entre une charte rédigée négligemment et une charte rédigée avec soin.
Utilisez la même logique pour rédiger les autres sections de la charte. L’objectif de cet exercice est que le commanditaire du projet dispose de suffisamment d’informations pour pouvoir approuver le projet.
5. Révision avec les représentants de l’équipe
Après avoir rédigé une charte de projet, mais avant de la présenter au client, prenez le temps de la relire avec les membres clés de votre équipe afin d’en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité.
6. Présenter pour approbation
Remarquez que cette étape n’est pas "envoyer pour approbation". La charte du projet est la clé pour obtenir l’accord de lancer le projet, il est donc essentiel de la présenter correctement. Évitez de simplement joindre votre charte en PDF à un courriel, pour qu’elle soit ensuite ignorée ou rejetée d’emblée.
À la place, présentez votre charte à vos commanditaires, parties prenantes ou clients — faites-le lors d’une réunion ou via une présentation de diapositives comprenant des supports visuels. Prévoyez suffisamment de temps pour les questions et réponses.
Exemples de charte de projet
Voici trois exemples différents de chartes de projet à considérer :
Dans cet exemple de charte pour un système de réponse vocale interactive, le chef de projet a inclus certaines notes sur le cas d’affaires, en plus d’une description du projet et de son périmètre.
Les contraintes y sont également listées par ordre de priorité, ce qui est utile pour offrir un contexte rapide à tout lecteur de ce document.
Cet exemple de charte énumère clairement les objectifs du projet, ainsi que les jalons et le calendrier associé.
Bien qu'il ne soit pas forcément nécessaire d’avoir un calendrier complet à ce stade (celui-ci sera précisé dans le plan de projet), il est recommandé d’en inclure un qui pourra ensuite être mis à jour dans les rapports d’avancement du projet, au fur et à mesure que l’équipe progresse dans la phase d’exécution.
Celle-ci est similaire à l’exemple précédent en ce qu’elle comprend des jalons et un calendrier.
Elle présente également de façon claire les objectifs et ce qui est inclus dans le périmètre, et inclut quelques notes sur les processus qui seront impactés par le projet, ce qui est pertinent car cela touche à la contrainte liée à l’attitude face au changement (mentionnée dans la section des contraintes).
Conseils d’experts pour créer une charte de projet
Lorsque vous créez une charte de projet, gardez à l’esprit ces conseils et meilleures pratiques :
- Restez simple. Votre charte de projet ne doit laisser aucune place à l'interprétation. Une personne lambda sans connaissance du projet ni de votre organisation devrait pouvoir prendre le document et comprendre ce qui se passe.
- La vision d'ensemble avant les détails. Fournissez un aperçu général de l'objectif et des résultats attendus du projet, sans vous perdre dans des détails inutiles qui compliqueraient l'alignement ou créeraient des problèmes de responsabilité par la suite.
- Créer un consensus. Vous pourriez rédiger la charte de projet la plus éloquente du monde, elle ne sert à rien si les parties prenantes ne sont pas prêtes à y adhérer. N'oubliez pas que la charte de projet est un outil d'alignement des parties prenantes. Si votre charte ne rapproche pas les parties prenantes, elle n'a aucune utilité.
Outils de gestion de projet pour élaborer et gérer des chartes
Les outils logiciels offrent une solution simple pour élaborer et stocker votre charte de projet dans un espace accessible où toutes les parties prenantes et membres de l'équipe peuvent y accéder au besoin.
Parmi les types de logiciels de gestion de projet utiles, on retrouve :
- Logiciel de gestion de projet : Vous pouvez y saisir les objectifs et le périmètre de votre charte de projet, puis suivre l'avancement tout au long du projet en fonction de ces informations.
- Logiciel de mind mapping : Ce type de logiciel est utile pour le remue-méninges et l'organisation des informations sur le projet avant de créer une charte.
- Créateur de diagrammes de Gantt : Utilisez ce logiciel pour planifier les jalons et les échéances, ce qui sera utile après l'approbation de la charte.
Et maintenant ?
Les chartes de projet constituent un moyen important de favoriser l’alignement et de clarifier les paramètres de la mission. Mais au final, elles ne représentent qu’un document — et un document très politique. C’est le processus visant à obtenir le consensus, à « vendre » votre projet, à défendre votre autorité pour mobiliser des ressources et à déplacer des montagnes pour atteindre les objectifs du projet qui est la véritable alchimie noire.
Pour affiner votre jugement et apprendre à naviguer dans les jeux politiques, il est utile d’avoir un groupe de réflexion composé de personnes qui comprennent la situation. C’est pour cela que nous avons créé la DPM Membership — la communauté ultime de partage de connaissances pour les passionnés de gestion de projet. Partagez des astuces avec des centaines d’autres chefs de projet digital, accédez à de nombreuses ressources et entraînez-vous dans un environnement sécurisé grâce à des sessions interactives — afin d’optimiser les chances de réussite de vos projets.
