6 étapes pour créer une charte de projet (+ exemple & modèle)
Les projets ne peuvent pas commencer sans charte: Les projets ne peuvent pas officiellement commencer sans charte, et sauter cette étape entraîne un manque d'alignement ainsi qu'un risque accru d'échec du projet.
Les chartes garantissent l'alignement et l'adhésion: Une charte de projet définit le périmètre et le dossier commercial, afin que toutes les parties prenantes soient alignées sur la raison d'être et les livrables du projet avant son lancement effectif.
Le plan directeur de la réussite du projet: Une charte de projet définit les rôles, les responsabilités et les objectifs du projet, et donne au chef de projet le pouvoir d'exécuter le travail et de dépenser le budget du projet.
Restez simple et concentrez-vous sur l'essentiel: Votre charte doit fournir une vue d'ensemble, éviter les détails inutiles et rester simple afin que toute personne impliquée dans le projet puisse comprendre ce qui se passe.
Utilisez un modèle: Au lieu de créer une charte à partir de zéro pour chaque nouveau projet, utilisez un modèle (comme le nôtre !) pour gagner du temps.
Les chartes de projet définissent la portée et les objectifs de votre projet. Si vous cherchez à lancer votre nouveau projet sur de bonnes bases, une charte complète est la meilleure façon de commencer, et elle vous fera gagner du temps par la suite.
Sans elle, votre projet ne peut pas officiellement commencer, et rien ne garantit que toutes vos parties prenantes seront alignées sur le but et les livrables du projet. Vous vous exposez ainsi à une dérive du périmètre, à des problèmes de communication et, en fin de compte, à l’échec du projet.
Je vais expliquer ce qu’est une charte de projet et comment une charte bien conçue nous permet de rester sur la bonne voie tout au long du cycle de vie de la gestion de projet. Vous trouverez également des exemples de chartes de projet, un modèle de charte de projet et une liste d’outils logiciels pour vous aider à élaborer et à gérer votre charte.
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Qu’est-ce qu’une charte de projet ?
Une charte de projet est un document officiel qui décrit la compréhension commune de la portée du projet, de son développement et de ses objectifs, tout en définissant les rôles et responsabilités de chaque partie concernée. Il s’agit généralement d’un document assez court.
Les chartes de projet donnent le feu vert au démarrage d’un projet. À l’instar de la définition juridique du mot « charte », une charte de gestion de projet autorise l’existence d’un projet et habilite le chef de projet à exécuter les travaux et à dépenser le budget du projet. Si la charte est approuvée, le projet passe à la phase de planification.
Vous pouvez également voir une charte de projet désignée comme une note de cadrage ou un document d’initialisation du projet (PID).
Voici un bref récapitulatif :
Quand dois-je créer la charte de projet ?
Le chef de projet doit créer la charte de projet pendant la phase d’initialisation du projet. Documenter le but du projet, les activités qui feront partie de l’exécution et la personne responsable de chaque activité est essentiel pour aligner les principales parties prenantes avant le lancement du projet.
Modèle et exemple de charte de projet
Téléchargez votre modèle ici et utilisez ce guide pour le remplir : les informations contenues dans cet article vous aideront à créer une charte de projet solide. Nous avons également inclus un exemple rempli afin de vous donner une idée de ce à quoi le vôtre devrait ressembler.
Charte de projet, énoncé des travaux (SoW) et plan de projet
La principale différence entre ces documents de projet est que les énoncés des travaux décrivent ce qu’implique le projet ainsi que le budget, que la charte de projet autorise le chef de projet à utiliser ce budget, et que le plan de projet détaille la manière dont les travaux seront réalisés et le budget dépensé.
Énoncé des travaux
Un SoW répond au besoin métier d’un projet, indique ce qui est inclus ou non dans le cadre d’un projet et décrit les livrables spécifiques du projet. Un SoW résume également généralement les hypothèses du projet et les critères d’acceptation proposés.
Un SoW est un point de référence crucial pour les parties prenantes du projet, et il est absolument essentiel que les chefs de projet sachent comment créer un SoW. Alors qu’un SOW bien rédigé peut vous éviter bien des problèmes, à l’inverse, même une toute petite erreur peut avoir d’énormes répercussions par la suite.
Vous pouvez considérer le SoW comme un précurseur et une source clé d’informations pour la charte officielle du projet.
Plan de projet
Alors que la charte du projet explique le « quoi » et le « pourquoi » d’un projet, le plan de projet décrit le « comment ». De même que la charte du projet s’appuie sur le SoW, le plan de projet s’appuie sur la charte du projet.
Un plan de projet explique comment vous allez gérer les différents aspects d’un projet, notamment les risques potentiels, le calendrier du projet, les communications, etc.
Pourquoi la charte du projet est-elle si importante ?
La charte du projet est importante, car elle permet à vos parties prenantes de s’accorder sur les raisons pour lesquelles vous réalisez le projet, sur ce qui relève du périmètre (à un niveau global) et sur les responsabilités de chacun. Certaines organisations exigent une charte de projet signée avant d’allouer des ressources, y compris un financement, à votre projet.
Examinons plus en détail les avantages, du point de vue de chaque partie prenante impliquée.
Avantages pour les chefs de projet et les équipes
- Formule la proposition de valeur du projet : vous aide à déterminer s’il vaut la peine de mener le projet à bien
- Fait gagner du temps par la suite : le temps consacré à clarifier les objectifs au début d’un projet est du temps que vous n’aurez pas à consacrer ultérieurement à résoudre des problèmes et à négocier au cours du cycle de vie du projet
- Clarifie le budget : garantit que le financement est disponible et sera débloqué à temps. Définir votre pouvoir de dépense et vos budgets permet de gagner du temps avant le démarrage du projet.
- Établit des lignes directrices claires pour votre équipe projet : définir les critères de réussite est essentiel pour guider l’équipe lorsque vous commencez à présenter le projet
- Renforce le moral de l’équipe : une équipe travaillant avec une charte négligée se retrouvera régulièrement dans la confusion, son travail acharné étant gaspillé ou orienté dans la mauvaise direction. Une charte bien rédigée fournit des indicateurs de réussite pour un projet que votre équipe peut viser avec motivation et confiance.
La charte du projet est devenue automatique, n’est-ce pas ? Les gens oublient de quoi il s’agit vraiment. C’est un excellent document ; c’est votre document commercial pour enthousiasmer les gens à propos de ce que nous faisons. Il indique également qui est le chef de projet. Lorsque cette officialisation n’existe pas, vous entrez dans une salle et les gens se demandent : « qui a fait de vous le dieu ou la déesse de la gestion de projet ? » Vous avez ce document pour le dire, juste ici. Le responsable exécutif l’a signé. C’est donc aussi un document de soutien.
Avantages pour les clients et les autres parties prenantes
- Crée une compréhension commune : les parties prenantes savent à quoi s’attendre et à quelles contraintes de ressources le projet est confronté
- Sert d’outil marketing : la charte du projet peut servir de document commercial pour justifier de nouveaux investissements ou des investissements existants.
Que faut-il inclure dans une charte de projet ?
Voici ce qu’il faut inclure dans votre charte de projet :
- Introduction : explique l’objectif de la charte et fournit le nom du projet
- Analyse de rentabilité et énoncé du périmètre : explique l’objectif du projet (y compris les facteurs opérationnels et les projets connexes), définit les activités de haut niveau qui font partie du périmètre du projet (ce qui contribuera à éviter une dérive du périmètre par la suite) et présente le retour sur investissement attendu
- Critères de réussite : définit à quoi ressemble la réussite et la manière dont l’équipe la mesurera
- Exigences ou livrables principaux : résume les exigences de haut niveau et/ou les livrables clés
- Budget : estime les coûts du projet, idéalement par phase du projet, et définit les sources de financement du projet
- Calendrier des jalons : estime la durée du projet et résume chaque partie majeure du projet ainsi que tous les jalons
- Hypothèses et contraintes : identifie les paramètres connus et inconnus au lancement du projet
- Risques du projet : résume les menaces ou opportunités majeures connues susceptibles d’affecter la réussite du projet
- Équipe et organisation : définit les rôles et responsabilités liés au projet
- Approbations : inclut un espace permettant aux parties prenantes d’enregistrer leur approbation (ou leur désaccord) concernant la charte.
En plus de ces sections de la charte de projet, vous pouvez également inclure une annexe contenant des documents tels que :
- Liste des livrables : si les livrables sont déjà définis, cette liste contient des informations détaillées sur chacun d’eux : ce qu’il est et les critères d’acceptation associés (comme les critères d’acceptation étant donné-quand-alors)
- Documents de planification : calendrier du projet ou autres documents qui organisent les activités du projet dans le temps et contiennent des informations détaillées sur chaque jalon ou phase du projet
- Plan de communication : contient des informations détaillées sur la manière dont chaque personne impliquée sera tenue informée de l’avancement, des changements de périmètre, etc.
Le Guide du corpus des connaissances en management de projet (PMBOK) du Project Management Institute constitue une bonne référence pour obtenir davantage d’informations sur chacun de ces éléments clés.
Comment créer une charte de projet
Il n’existe pas une seule bonne façon de créer une charte de gestion de projet, mais voici un processus de base que vous pourriez envisager :
1. Discuter avec les parties prenantes et l’équipe
Rassemblez des informations sur le projet en rencontrant les principales parties prenantes, notamment le chef de projet, les commanditaires du projet, les clients et des représentants de l’équipe projet.
N’oubliez pas que les parties prenantes peuvent également inclure d’autres équipes qui fournissent une assistance spécialisée, comme les experts en capacité réseau et en sécurité.
2. Prendre et organiser des notes
Au cours de vos discussions, posez des questions et prenez des notes qui vous aideront à remplir chacune des sections de votre charte. Utilisez judicieusement votre temps pour recueillir les informations les plus pertinentes ; vous pourrez toujours compléter les détails complémentaires ultérieurement.
3. Utiliser un modèle
Profitez de la multitude de modèles de chartes de projet disponibles en ligne pour créer le format qui répond le mieux aux besoins de votre projet.
Les membres de DPM peuvent utiliser notre modèle de charte préconçu, ainsi qu’un grand nombre d’autres ressources permettant de gagner du temps. Vous pouvez également utiliser l’une des chartes de projet types présentées dans cet article comme point de départ.
4. Inclure des informations précises
Commençons par un mauvais exemple. Pour un client du secteur bancaire, un chef de projet écrit l’objectif du projet dans la charte comme suit : « améliorer les canaux de communication ». Oui, une bonne communication est un objectif louable, mais cette formulation laisse beaucoup de place à l’interprétation :
- Quels canaux de communication seront améliorés ? Ceux des clients ? Du personnel interne ?
- À combien d’utilisateurs devons-nous répondre aux besoins ?
- Mettrons-nous à jour un système existant ou construirons-nous un système entièrement nouveau ?
- Quand sera-t-il terminé ?
- Le périmètre comprend-il la formation au nouveau outil de communication ?
- Le contrat comprendra-t-il une assistance continue pour le système ?
Une charte complète fournirait des informations claires et précises sur ces questions afin que le lecteur puisse comprendre l’objectif du projet. Voici un meilleur exemple d’énoncé du périmètre du projet (un élément essentiel de votre charte) :
« Créer un nouveau système de communication pour remplacer le système ABC d’ici décembre 2024, afin que les clients puissent discuter avec leurs responsables produit via les applications mobiles propriétaires de la banque XYZ. Former 400 employés pour assurer la maintenance et l’assistance du système en interne. »
Bien sûr, il ne s’agit ici que de l’énoncé de l’objectif, et non de la charte complète. Pourtant, cet exemple met en évidence la différence entre une charte rédigée négligemment et une charte conçue avec soin.
Appliquez une logique similaire pour élaborer les autres sections de la charte. L’objectif de cet exercice est de fournir au commanditaire du projet suffisamment d’informations pour qu’il puisse approuver le projet.
5. Examen avec les représentants de l’équipe
Après avoir rédigé une charte de projet, mais avant de l’examiner avec un client, prévoyez du temps pour la relire avec les membres clés de votre équipe afin d’en évaluer l’exactitude et l’exhaustivité.
6. Présenter pour approbation
Remarquez que cette étape ne consiste pas à « envoyer pour approbation ». La charte de projet est essentielle pour obtenir l’autorisation de réaliser le projet, et il est important de la présenter correctement. Évitez de simplement joindre votre charte au format PDF à un e-mail, au risque qu’elle soit ignorée ou rejetée d’emblée.
Présentez plutôt votre charte à vos commanditaires, parties prenantes ou clients — faites-le lors d’une réunion ou au moyen d’une présentation de diapositives comprenant des supports complémentaires. Veillez à prévoir suffisamment de temps pour les questions et les réponses.
Exemples de chartes de projet
Voici trois exemples différents de chartes de projet à prendre en considération :
Dans cet exemple de charte de projet pour un système de réponse vocale interactive, le chef de projet a inclus quelques remarques sur l’analyse de rentabilité, en plus d’une description du projet et de son périmètre.
Il a également répertorié les contraintes par ordre de priorité, ce qui permet de fournir rapidement un contexte à toute personne lisant ce document.
Cet exemple de charte de projet répertorie clairement les objectifs du projet, ainsi que les jalons et un calendrier associé.
Bien qu’il ne soit pas nécessaire de disposer dès maintenant d’un calendrier complet (celui-ci sera défini dans le plan de projet), il s’agit d’un élément pertinent à inclure, puis à mettre à jour pour les rapports d’avancement du projet, à mesure que l’équipe réalise le travail au cours de la phase d’exécution.
Celui-ci ressemble à l’exemple précédent en ce qu’il comprend des jalons et un calendrier.
Les objectifs et les éléments inclus dans le périmètre y sont également clairement présentés, et le document contient quelques remarques sur les processus que le projet affectera, ce qui est utile puisque cela concerne la contrainte liée à l’attitude face au changement (répertoriée dans la section consacrée aux contraintes).
Conseils d’experts pour créer une charte de projet
Lors de la création d’une charte de projet, gardez à l’esprit les conseils et bonnes pratiques suivants :
- Faites simple. Votre charte de projet ne doit laisser aucune place à l’interprétation. Une personne non initiée qui ne connaît ni le projet ni votre organisation devrait pouvoir prendre le document et comprendre ce qui se passe.
- Vue d’ensemble plutôt que détails. Fournissez une vue d’ensemble de l’objectif et des résultats du projet, et évitez de vous perdre dans des détails inutiles qui nuisent à l’alignement ou créent par la suite des problèmes de responsabilisation.
- Créez un consensus. Vous pourriez rédiger la charte de projet la plus éloquente de la planète, mais elle ne sert à rien si les parties prenantes ne sont pas disposées à l’accepter. N’oubliez pas que la charte de projet est un outil qui favorise l’alignement des parties prenantes. Si votre charte ne rassemble pas les parties prenantes, il est inutile d’en rédiger une.
Outils de gestion de projet pour élaborer et gérer les chartes
Les outils logiciels offrent un moyen simple d’élaborer et de stocker votre charte de projet dans un endroit accessible où toutes les parties prenantes et tous les membres de l’équipe peuvent la consulter au besoin.
Les types d’outils logiciels de gestion de projet qui peuvent être utiles comprennent :
- Logiciel de gestion de projet : vous pouvez saisir les détails relatifs aux objectifs et au périmètre à partir de votre charte de projet, puis mesurer vos progrès par rapport à ceux-ci tout au long du projet.
- Logiciel de carte mentale : ce logiciel est utile pour faire un brainstorming et organiser les informations relatives au projet avant de commencer à créer une charte.
- Créateur de diagramme de Gantt : utilisez ce logiciel pour planifier les jalons et les échéances, ce qui vous sera utile une fois votre charte approuvée.
Et maintenant ?
Les chartes de projet sont un moyen important de favoriser l’alignement et de clarifier les paramètres de la mission. Mais en fin de compte, il ne s’agit que d’un document — et d’un document très politique qui plus est. Le processus visant à parvenir à un consensus, à « vendre » votre projet, à défendre votre autorité pour mobiliser des ressources et à déplacer des montagnes pour atteindre les objectifs de votre projet constitue le véritable art obscur.
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