10 astuces de gestion de projet pour booster votre productivité

Tirer le meilleur parti des outils que j’utilise me fait gagner énormément de temps sur le long terme — plutôt que de vérifier sans cesse les mêmes outils et notifications, j’utilise des intégrations et des paramètres affinés pour que les outils fonctionnent exactement comme j’en ai besoin.

Voici comment procéder :

Configurez des intégrations entre tous vos outils lorsque c’est possible. J’utilise fréquemment Slack, Trello et Dropbox. Slack est l’application principale que j’utilise, et les autres outils disposent d’applications Slack qui se connectent directement à mes comptes pour un accès simple et rapide. Si votre équipe s’appuie fortement sur Slack pour communiquer, utiliser un logiciel de gestion de projet qui s’intègre à Slack peut simplifier les mises à jour, l’attribution des tâches et les discussions — tout en centralisant les informations sans devoir constamment changer d’application.

L’intégration Dropbox me permet de partager et de téléverser des fichiers depuis mon compte Dropbox directement dans Slack. Lorsque vous partagez un fichier image, Slack récupère automatiquement les images partagées via un lien Dropbox, ce qui m’évite de devoir téléverser un fichier et épargne à mon équipe un clic pour charger le lien.

L’application Paperbot (merci à la communauté The Digital Project Manager de me l’avoir fait découvrir) m’envoie un récapitulatif quotidien ou hebdomadaire des liens partagés dans les canaux de l’équipe. C’est utile lorsque je suis trop occupé pour parcourir les canaux à la recherche de fichiers mis à jour et de liens de projet à consulter.

Google Calendar propose des préférences de notification assez complètes. Ainsi, si je planifie une grande réunion un mois à l’avance, je peux lui faire envoyer un e-mail à mon équipe 3 jours avant pour lui rappeler de se préparer, sans avoir à penser moi-même à m’en souvenir.

2. Utilisez une matrice RACI pour chaque projet

Une matrice RACI est un outil qui décrit les responsabilités, les rôles et l’attribution des responsabilités dans un projet afin d’éviter toute confusion concernant les tâches et de définir les attentes dès le départ. Ces tableaux peuvent être utilisés presque à n’importe quelle étape d’un projet pour fournir une référence et une vision claires sans travail supplémentaire.

Voici comment procéder :

Une matrice RACI peut être aussi détaillée ou simple que vous le souhaitez, mais l’essentiel est de l’adapter à vos besoins et à ceux de votre projet.

Créez un modèle de feuille de calcul rapide à réutiliser à l’avenir. J’aime utiliser des tableaux RACI pour toutes sortes de besoins liés aux projets : des responsabilités globales du projet à la définition du flux de travail de gestion de contenu, en passant par les besoins et responsabilités liés au lancement. Selon la complexité du projet, il peut être utile de répartir les décisions RACI dans plusieurs tableaux. Vous pouvez également opter pour un tableau RASCI, qui ajoute un rôle supplémentaire — le soutien.

J’utilise ce niveau de détail pour moi-même et pour l’examiner avec un client au début d’un projet. Il suffit à définir les attentes concernant les responsabilités et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, tout en demandant peu de temps pour être mis à jour et partagé — il est presque toujours identique d’un projet à l’autre.

Pour les projets complexes, je crée au besoin des tableaux RACI davantage axés sur le flux de travail. Ils peuvent par exemple inclure les étapes détaillées d’une phase particulière, l’ensemble des membres de l’équipe et des parties prenantes concernés (et pas seulement les responsables principaux), ainsi que les mesures à prendre lorsque chaque type de responsabilité doit être communiqué ou pris en charge.

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3. Échangez quotidiennement avec votre équipe et vos collègues

D’accord, cela peut sembler évident, mais laissez-moi vous expliquer. Saluer quelqu’un ou avoir une conversation informelle avec cette personne vous aide à mieux la connaître.

Vous instaurerez un climat de confiance, créerez un environnement positif et établirez naturellement un espace de discussion avec vos coéquipiers au sujet des événements anodins ou importants de leur vie.

Ils se sentiront à l’aise pour vous parler de problèmes mineurs avant qu’ils ne se transforment en obstacles majeurs. Cela aide également votre équipe à demander de l’aide ou à proposer plus fréquemment et plus spontanément de meilleures solutions pour les projets.

Voici comment procéder :

J’ai tendance à entamer des conversations en fin de semaine sur Slack : demander quels sont les projets pour le week-end à venir est une manière simple de lancer la conversation. J’essaie de discuter avec chaque membre de l’équipe environ une fois par semaine lorsque je travaille avec lui sur un projet.

Je m’efforce de dire bonjour et de demander comment ils vont, en veillant à ne pas enchaîner avec un besoin ou une question liée au travail pendant cette conversation. En fin de compte, mon objectif est de créer une habitude sincère de communication afin que chacun de nous puisse facilement contacter l’autre lorsque cela est nécessaire.

4. Dites « non » avec tact, mais fermeté

Dire non est l’une des choses les plus difficiles et les plus valorisantes que nous puissions faire en tant que chefs de projet.

Qu’il s’agisse de réorienter une modification du périmètre mal planifiée, de protéger nos équipes contre un stress inutile ou de veiller à ne pas nous surcharger nous-mêmes, nous devons apprendre à dire non au travail (lorsque cela est approprié), avec professionnalisme et assurance.

Voici comment procéder :

Le plus difficile pour moi est de savoir quand je dois dire non à quelque chose. Voici ma liste des types de demandes auxquelles j’ai compris que je devais dire non :

• Lorsque ce que l’on me demande n’est possible qu’en rompant une promesse non négociable ou une priorité majeure, ou que cela aura un impact sur les priorités non flexibles d’autres personnes.
• Lorsque ce que l’on me demande mettrait la santé du projet en péril.
• Lorsque ce que l’on me demande obligerait mon équipe à travailler d’une manière qui n’est ni productive ni idéale.

Dans chacune de ces situations, je veille à expliquer les raisons de mon refus plutôt que de donner une réponse sèche.

Par exemple, lorsqu’un client m’a demandé d’ajouter une fonctionnalité Événements à son site deux semaines avant le lancement, j’ai expliqué les conséquences à prendre en compte (vente de billets, suivi des utilisateurs, paiement). Il a compris que ce n’était pas une utilisation idéale du temps si près du lancement, et nous avons donc créé un lien vers une page d’événement tierce.

Conseil : définir les objectifs du projet et de l’équipe permet de savoir encore plus clairement quand dire non au cours d’un projet.

5. Considérez les projets comme des occasions d’apprendre

Même si chacun de vos projets peut suivre des schémas observés lors de projets précédents, considérez chaque nouveau projet comme une occasion d’apprentissage unique.

Profitez des occasions d’acquérir une nouvelle compétence, d’approfondir votre compréhension d’un sujet particulier, de relever un défi difficile ou de varier votre style de communication. Cela peut faire la différence entre un projet qui atteint simplement ses objectifs et un projet qui les dépasse.

Voici comment procéder :

J’ai acquis énormément de connaissances grâce aux projets réussis et aux erreurs du passé. La manière la plus simple de vous préparer à apprendre consiste à effectuer une rétrospective de projet.

Les rétrospectives m’ont aidé à comprendre ce que je devais améliorer en tant que PM, les difficultés (et les réussites !) de mon équipe, les processus qui fonctionnent ou non, et m’ont donné un aperçu de nombreux éléments que je n’aurais peut-être pas remarqués autrement.

Posez les questions suivantes de rétrospective de projet à toutes les personnes de l’équipe projet :

• Qu’avons-nous entrepris d’accomplir ?
• Que s’est-il réellement passé sur ce projet ?
• Pourquoi cela s’est-il produit ?
• Que ferons-nous la prochaine fois ?

Prenez les réponses proposées par votre équipe et appliquez-les à votre prochain projet--vous pouvez même faire évoluer vos processus grâce aux rétrospectives si nécessaire.

6. Prenez le contrôle de vos notifications

Je déteste voir des badges de notification ou des messages non lus où que ce soit, alors j’utilise tous les paramètres de notification à ma disposition et je désactive ou masque sans état d’âme les notifications inutiles.

Je sais qu’elles m’attireront simplement et que je ne pourrai pas attendre suffisamment longtemps pour regrouper les tâches liées à la consultation de mes messages--c’est pourquoi je règle plutôt rigoureusement les notifications afin qu’elles travaillent pour moi.

Voici comment procéder :

Slack offre de nombreuses possibilités de personnalisation des notifications : je n’utilise pas les notifications du dock pour les activités sociales, je désactive les notifications des canaux que je surveille sans y envoyer activement de messages privés, et je configure des mots-clés pour les comptes liés aux projets afin de ne pas avoir à rattraper les conversations lorsque je n’ai pas le temps.

La plupart des outils de gestion de projet ne sont pas aussi précis que Slack, mais beaucoup proposent des récapitulatifs par e-mail et des rapports de projet que vous pouvez configurer projet par projet afin de rendre vos notifications plus faciles à gérer.

Je vérifie et mets également à jour mes préférences de notification tous les quelques mois si je remarque que j’ai besoin d’autre chose ou que je traite encore plus d’informations que nécessaire.

7. Informez-vous autant que possible

Donnez du contexte aux communications et aux décisions liées au projet chaque fois que vous le pouvez. Expliquez pourquoi les choses évoluent dans une certaine direction, pourquoi vous avez besoin de connaître les éléments que vous demandez à votre équipe, ainsi que toute information technique profondément ancrée, d’une manière qu’elle puisse comprendre sans se sentir dépassée.

De même, utilisez les questions comme une occasion d’apprendre vous-même--demandez du contexte à vos clients et à votre équipe, sollicitez davantage de précisions si vous ne comprenez pas un concept et apprenez-en davantage chaque fois que vous le pouvez.

Voici comment procéder :

Tous les quelques mois, je demande au responsable technique de mes projets si je peux prévoir une heure ou deux pour discuter davantage d’un concept que je ne comprends pas. Je l’ai fait pour toutes sortes de sujets : problèmes de DNS, configurations de serveurs et intégrations complexes.

Cela m’aide à mieux planifier les informations que je dois recueillir auprès de mes clients, me donne une idée plus précise du moment où l’intervention d’un expert est nécessaire et me permet de repérer plus rapidement les signaux d’alerte techniques .

J’ai invité des responsables de la conception aux appels hebdomadaires réguliers avec les clients afin de mieux expliquer la vision ou les décisions liées à un projet, et de fournir des éléments de contexte sur une étape du projet qui pourrait être particulièrement opaque.

8. Dites plus souvent « je ne sais pas »

Être capable de dire « je ne sais pas » à un client ou à un membre de l’équipe est une chose puissante. Cela vous donne la possibilité de faire une pause, de recueillir davantage de données si nécessaire et d’obtenir des informations ou du contexte là où il vous manque un élément.

C’est la chose la plus difficile que j’ai apprise au fil des ans--il peut être facile de penser que nous devons avoir les réponses en tant que chefs de projet, mais c’est précisément pour cela que nous travaillons avec notre équipe, les experts, afin qu’ils fassent ce qu’ils savent faire.

Voici comment procéder :

Je veux éviter de donner l’impression de ne pas savoir ce que je fais en utilisant cette expression au mauvais moment, mais il est facile de l’intégrer au contexte d’une réunion ou d’un appel. En particulier lors d’un appel difficile au sujet d’un projet, j’ai trouvé utile de préciser ma déclaration « je ne sais pas » avec quelques formulations utiles.

Par exemple : « Le responsable du développement pourrait fournir une réponse bien plus précise que moi--laissez-moi lui demander de revenir vers vous. » Ou : « Je ne suis pas la personne la mieux placée pour répondre à cette question, mais je vais contacter le responsable de la conception afin qu’il vous l’explique. »

Si vous ne souhaitez pas forcément admettre que vous ne savez pas, vous pouvez toujours formuler cela plus simplement : « Le responsable technique peut répondre à cette question. Je vais l’ajouter à la conversation. »

9. Utilisez des filtres et des automatisations pour vos e-mails

Automatiser l’organisation répétitive de la boîte de réception, un cas d’utilisation courant des logiciels de classement des e-mails, me fait gagner beaucoup de temps pour trier et traiter les e-mails lorsque je suis particulièrement occupé ou absent du bureau. Cela me permet d’aller directement aux informations importantes lorsque je recommence à lire et à répondre aux e-mails. Les réponses aux e-mails sous forme de modèles, enregistrées ou « prédéfinies », vous offrent un point de départ pour certains types d’e-mails que vous envoyez régulièrement.

Voici comment procéder :

Je conserve un ensemble d’e-mails modèles grâce à la fonctionnalité « Réponses prédéfinies » de Gmail, afin de ne pas avoir à réécrire la même chose à chaque fois. Si votre client de messagerie ne propose pas de fonctionnalité similaire, un document texte ou un fichier bloc-notes fonctionne tout aussi bien. Veillez à respecter les règles de la nétiquette professionnelle par e-mail dans vos réponses prédéfinies.

J’utilise également les filtres de messagerie de la manière la plus détaillée possible. Outlook et Gmail vous permettent de prédéfinir des règles pour les messages entrants. Je les utilise pour marquer automatiquement plusieurs types d’e-mails afin de pouvoir les lire et les retrouver facilement plus tard.

Les e-mails des clients sont identifiés par nom de projet et déplacés vers ma boîte de réception prioritaire dans Gmail, les notifications sont marquées comme lues et déplacées vers une boîte de réception non prioritaire (pour être examinées plus tard), et les e-mails internes sont identifiés comme internes et marqués comme lus (pour être examinés plus tard) lorsque je suis indiqué en copie.

10. Connaître les chiffres

Extraire des données sur un projet vous donne une bonne idée de l’état d’avancement du projet et des problèmes susceptibles de survenir prochainement. Cela vous permet de vous informer et de rester au fait de la situation, ainsi que de comprendre les conséquences des décisions prises au niveau du compte ou du projet.

Comprendre les chiffres au fur et à mesure de l’avancement du projet vous donne un meilleur contexte pour l’ensemble du projet et vous permet d’échanger avec votre client ou l’équipe responsable du compte si quelque chose doit être ajusté, plutôt que d’attendre la fin ou un moment critique du projet.

Voici comment procéder :

Le type de projet (par exemple, basé sur le temps et les matériaux, ponctuel ou au forfait récurrent) détermine généralement les rapports que je souhaite obtenir, mais l’idée reste similaire pour chaque projet. Voici généralement les éléments que je surveille :

• Rapports de temps
• Vélocité de l’équipe
• Nombre de tâches terminées/en cours/restantes
• Congés et ressources disponibles jusqu’à la date de lancement
• Budget utilisé ou restant à ce stade

Surveiller ces éléments chaque semaine (voire plusieurs fois par semaine) m’aide à repérer immédiatement les tendances qui sortent de la norme du projet jusqu’à présent, ce qui indique généralement un problème. Cela m’aide également à voir si certaines informations antérieures sont manquantes ou incorrectes, évitant ainsi les grandes surprises qui pourraient être découvertes si je ne vérifiais la situation que toutes les quelques semaines.

Extraire les rapports de temps et de budget est le meilleur moyen de repérer les problèmes de planification de projet qui doivent être compris et communiqués au client. Examiner le taux d’achèvement du projet et la vélocité de l’équipe m’aide à voir s’il existe des obstacles liés aux processus internes à résoudre, comme une fonctionnalité plus complexe que prévu ou l’absence de ressources suffisantes (ce qui peut nuire à la productivité des personnes et des ressources).

Les outils de planification de projet peuvent considérablement faciliter ce processus en regroupant toutes les données du projet au même endroit, en automatisant la création des rapports de temps et de budget et en fournissant des tableaux de bord en temps réel pour surveiller la vélocité de l’équipe, la disponibilité des ressources et la santé globale du projet.

Extraire ces données et comprendre la situation du projet m’aide à évaluer sa santé globale et à examiner les problèmes avant qu’ils n’atteignent un point de non-retour.

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