10 astuces de gestion de projet pour booster votre productivité

Exploiter au maximum les outils que j’utilise me fait gagner un temps précieux sur le long terme : plutôt que de vérifier sans cesse les mêmes outils et notifications, j’utilise les intégrations et des réglages affinés pour utiliser les outils exactement comme j’en ai besoin.

Comment faire :

Mettez en place des intégrations entre tous vos outils autant que possible. J’utilise souvent Slack, Trello et Dropbox. Slack est l’application principale que j’utilise, et les autres outils ont des applications Slack qui se connectent directement à mes comptes pour un accès facile et rapide. Si votre équipe dépend fortement de Slack pour les communications, utiliser un logiciel de gestion de projet qui s’intègre à Slack peut rationaliser les mises à jour, l’attribution des tâches et les discussions — tout reste centralisé, sans passer constamment d’une application à une autre.

L’intégration Dropbox me permet de partager et téléverser des fichiers de mon compte Dropbox directement sur Slack. Slack extrait automatiquement les images partagées via un lien Dropbox lorsqu’il s’agit d’un fichier image, m’évitant ainsi de devoir téléverser un fichier et faisant gagner un clic à mon équipe pour ouvrir le lien.

L’application Paperbot (merci à la communauté The Digital Project Manager de me l’avoir fait découvrir) m’envoie un résumé quotidien ou hebdomadaire des liens partagés dans les canaux d’équipe, ce qui s’avère très utile lorsque je suis trop occupé(e) pour parcourir les canaux à la recherche de fichiers ou de liens projet à consulter.

Google Agenda offre des préférences de notification assez complètes : par exemple, si je planifie une grande réunion un mois à l’avance, il pourra envoyer un email à mon équipe 3 jours avant pour leur rappeler de se préparer, sans que j’aie à m’inquiéter d’y penser moi-même.

2. Utilisez une matrice RACI pour chaque projet

Une matrice RACI est un outil qui définit les responsabilités, rôles et attributions sur un projet pour éviter toute confusion autour des tâches et clarifier les attentes dès le départ. Ces tableaux peuvent être utilisés à presque toutes les étapes d’un projet : une référence simple et claire, sans travail supplémentaire.

Comment faire :

Une matrice RACI peut être aussi détaillée ou simple que vous le souhaitez, mais l’important est qu’elle soit adaptée à vos besoins et à ceux de votre projet.

Créez un modèle de tableur que vous pourrez réutiliser à l’avenir. J’aime utiliser des matrices RACI pour toutes sortes de besoins : pour l’ensemble des responsabilités projet, pour cartographier le flux de gestion de contenu, ou pour les besoins et responsabilités liés au lancement. Selon la complexité du projet, il peut être judicieux de décliner les décisions RACI en plusieurs tableaux. Vous pouvez aussi opter pour une matrice RASCI qui ajoute un rôle supplémentaire : le support.

J’utilise ce niveau de détail pour moi-même et pour le partager avec le client au début de chaque projet. Cela suffit à fixer les attentes concernant les responsabilités et à s’assurer que tout le monde est aligné, tout en prenant très peu de temps à mettre à jour et à partager — c’est quasiment toujours le même d’un projet à l’autre.

Pour les projets complexes, je crée des matrices RACI orientées sur les flux de travail si besoin. Par exemple, elles peuvent inclure les étapes détaillées d’une phase précise, tous les membres de l’équipe et parties prenantes impliqués (pas uniquement les responsables) et prévoir la façon dont chaque type de responsabilité sera communiqué ou traité.

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3. Faites un point quotidien avec votre équipe et vos collègues

Ok, cela peut sembler évident, mais laissez-moi vous expliquer. Saluer quelqu’un ou engager une conversation informelle permet d’apprendre à mieux connaître cette personne.

Vous gagnerez la confiance de votre interlocuteur, créerez un environnement positif et ouvrirez de façon naturelle un canal d’échange avec vos collègues pour discuter de choses plus ou moins importantes qui se passent dans leur vie.

Ils se sentiront à l’aise pour vous parler de petits soucis avant qu’ils ne deviennent de gros obstacles. Cela aide aussi votre équipe à demander de l’aide ou à évoquer plus souvent et plus librement leurs suggestions de solutions pour les projets.

Comment faire :

Par défaut, j’aime commencer des conversations à la fin de la semaine sur Slack — demander quels sont les plans pour le week-end à venir est un excellent moyen d’engager la discussion. J’essaie de discuter individuellement avec chaque membre de l’équipe environ une fois par semaine lorsque je travaille sur un projet avec eux.

Je m’efforce de dire bonjour et de demander comment ça va, en veillant à ne pas enchaîner avec une demande professionnelle ou une question liée au travail pendant cette conversation. Mon objectif est avant tout d’établir une habitude de communication sincère, afin que l’un comme l’autre puissions facilement nous contacter si besoin.

4. Savoir dire « non » avec élégance, mais fermeté

Dire non fait partie des choses les plus difficiles et les plus valorisantes que nous puissions faire en tant que chefs de projet.

Qu’il s’agisse de refuser un changement de périmètre mal planifié, de protéger notre équipe d’un stress inutile ou de s’assurer que nous ne sommes pas débordés, nous devons apprendre à dire non au travail (quand c’est approprié) de manière professionnelle et assurée.

Comment faire :

La partie la plus difficile pour moi est de savoir à quel moment je dois dire non à une demande. Voici la liste des types de sollicitations auxquelles j’ai compris qu’il fallait répondre non :

• Lorsque ce que l’on me demande n’est possible qu’en rompant une promesse non négociable, une priorité majeure, ou que cela aurait des conséquences négatives sur les priorités d’autrui qui ne sont pas flexibles.
• Lorsque la demande mettrait en péril la santé du projet.
• Lorsque ce que l’on me demande obligerait mon équipe à travailler de façon non productive ou non idéale.

Dans chacun de ces cas, je m’efforce d’expliquer mes raisons de refuser plutôt que de répondre sèchement.

Par exemple, lorsqu’un client a demandé à ajouter une fonction Événements sur son site deux semaines avant la mise en ligne, j’ai expliqué qu’il y avait des implications à prendre en compte (billetterie, suivi des utilisateurs, paiement). Ils ont compris que ce n’était pas pertinent si près de la mise en production ; nous avons donc opté pour un lien vers une page événementielle tierce.

Conseil : Définir des objectifs de projet et d’équipe clarifie encore plus à quel moment il faut dire non lors d’un projet.

5. Considérez chaque projet comme une opportunité d’apprentissage

Même si chacun de vos projets suit des schémas déjà observés, considérez toujours tout nouveau projet comme une occasion d’apprendre quelque chose de nouveau.

Profitez-en pour acquérir une nouvelle compétence, approfondir votre compréhension d’un sujet, relever un défi difficile ou varier votre style de communication. Cela peut faire la différence entre un projet qui remplit ses objectifs, ou les dépasse.

Comment faire :

J’ai énormément appris grâce à des projets réussis et à mes erreurs passées. Le moyen le plus simple de faciliter cet apprentissage est de réaliser une rétrospective de projet.

Les rétrospectives m’ont aidé à comprendre ce que je dois améliorer en tant que chef de projet, ce avec quoi mon équipe rencontre des difficultés (et réussit !), quels processus fonctionnent ou non, et apportent des éclairages que je n’aurais pas obtenus autrement.

Posez les questions suivantes à toute votre équipe projet lors de la rétrospective :

• Qu’avions-nous l’intention d’accomplir ?
• Qu’est-il réellement arrivé pendant ce projet ?
• Pourquoi cela s’est-il produit ?
• Que ferons-nous la prochaine fois ?

Utilisez les réponses de votre équipe pour vous améliorer lors du prochain projet — et n’hésitez pas à modifier certains processus en fonction des apprentissages tirés de ces rétrospectives si nécessaire.

6. Prenez le contrôle de vos notifications

Je déteste voir des pastilles de notification ou des messages non lus n’importe où, donc j’utilise tous les paramètres de notifications à ma disposition et je ne fais aucun cadeau pour couper ou masquer les notifications inutiles.

Je sais que ces alertes ne feront qu’attirer mon attention et que je ne pourrai pas attendre assez longtemps pour regrouper les tâches liées aux messages — donc, à la place, je règle avec rigueur mes notifications pour qu’elles jouent en ma faveur.

Comment faire :

Slack offre de nombreuses options de personnalisation pour les notifications : je n'utilise aucune notification sur le dock pour les outils sociaux, je mets en sourdine les canaux que je surveille mais où je ne participe pas activement, et je définis des mots-clés pour les comptes liés aux projets afin de ne pas avoir à rattraper toutes les conversations lorsque je manque de temps.

La plupart des outils de gestion de projet ne sont pas aussi précis que Slack, mais beaucoup proposent des résumés par email et des rapports de projet configurables par projet pour rendre vos notifications plus utiles et moins envahissantes.

Je passe également en revue et mets à jour mes préférences de notifications tous les quelques mois si j'observe que j'ai besoin de quelque chose de différent ou que je traite encore trop d'informations inutiles.

7. Formez autant que possible

Fournissez le plus de contexte possible dans vos communications et vos décisions de projet. Expliquez pourquoi les choses vont dans une certaine direction, pourquoi vous avez besoin des informations que vous demandez à votre équipe et tout renseignement technique complexe, de façon à ce qu’ils comprennent sans se sentir submergés.

De même, profitez des questions pour apprendre vous-même : demandez du contexte à vos clients et votre équipe, réclamez des éclaircissements si une notion vous échappe, et approfondissez vos connaissances dès que possible.

Comment faire :

Chaque trimestre environ, je demande au responsable technique de mes projets s’il est possible de programmer une ou deux heures pour discuter d’un concept que je ne comprends pas. Je l'ai déjà fait pour toutes sortes de sujets : problèmes de DNS, configurations de serveurs, intégrations complexes.

Cela m’aide à mieux planifier les informations à collecter auprès de mes clients, à évaluer plus précisément quand un expert est requis et à repérer plus rapidement d’éventuels signaux d’alerte techniques.

J’ai aussi fait intervenir des leads design lors d’appels clients hebdomadaires pour mieux expliquer la vision ou les décisions prises sur un projet, afin d’apporter un éclairage contextuel à une étape du projet qui peut sembler opaque.

8. Osez dire « Je ne sais pas » plus souvent

Savoir dire « Je ne sais pas » à un client ou un membre de l’équipe est très puissant. Cela vous permet de faire une pause, de rassembler d’autres informations si besoin ou d’obtenir des éclaircissements là où il vous manque encore des données.

C’est la chose la plus difficile que j’ai apprise au fil des ans : on peut facilement penser qu’un chef de projet doit toujours avoir la réponse, mais c’est précisément pour cette raison que nous travaillons en équipe (avec des experts) pour avancer.

Comment faire :

J’essaie d’éviter de donner l’impression de ne pas maîtriser mon sujet en utilisant cette formule au mauvais moment, mais c’est facile de la justifier dans le contexte d’une réunion ou d’un appel. Surtout lors d’appels difficiles sur des projets, j’ai trouvé judicieux d’accompagner mon « Je ne sais pas » de quelques précisions utiles.

Quelques exemples : « Le responsable développement aura une réponse bien plus précise que moi — je vais lui demander de vous recontacter. » Ou encore : « Je ne suis pas la meilleure personne pour répondre à cette question, mais je vais contacter le responsable design pour qu’il vous explique. »

Si jamais vous ne souhaitez pas forcément admettre que vous ne savez pas, vous pouvez toujours reformuler simplement : « Le lead technique peut répondre à cette question. Je vais l’inclure sur la discussion. »

9. Utilisez des filtres et des automatisations email

Faire automatiquement classer ou étiqueter des emails me fait gagner beaucoup de temps pour trier mes messages, surtout quand je suis très occupé ou absent du bureau. Cela me permet d’aller tout de suite à l’essentiel lorsque je repasse sur mes emails pour les lire ou y répondre. Des réponses emails sauvegardées, modèles ou « cannées » vous offrent une base pour des messages récurrents à envoyer.

Comment faire :

Je conserve une série de modèles d’emails via la fonction « Réponses prédéfinies » de Gmail, ce qui m’évite de réécrire sans cesse la même chose. Si votre messagerie n'offre pas une fonctionnalité similaire, un document texte ou un fichier bloc-notes fera très bien l'affaire. Veillez à bien respecter l’étiquette professionnelle de l’email dans vos réponses modèles.

J’utilise aussi les filtres emails au maximum du détail possible. Outlook et Gmail vous permettent de prédéfinir des règles pour les messages entrants. Je les utilise pour marquer automatiquement plusieurs types d’emails afin de pouvoir facilement les lire ou les retrouver plus tard.

Les e-mails des clients sont étiquetés par nom de projet et déplacés vers ma boîte de réception Prioritaire dans Gmail, les notifications sont marquées comme lues et déplacées vers une boîte de réception non prioritaire (pour une révision ultérieure), et les e-mails internes sont étiquetés comme internes et marqués comme lus (pour une révision ultérieure) si je suis en copie.

10. Connaître les chiffres

Extraire des données sur un projet vous donne une bonne idée de l’avancement d’un projet et des problèmes qui pourraient survenir prochainement. Cela vous permet de vous informer et de rester au courant, ainsi que de comprendre les répercussions des décisions au niveau du compte ou du projet.

Comprendre les chiffres pendant que le projet est en cours vous donne un meilleur contexte pour l’ensemble du projet et vous permet d’en discuter avec votre client ou votre équipe client si quelque chose doit être ajusté, au lieu d’attendre la fin ou un point critique du projet.

Voici comment procéder :

Le type de projet (ex. basé sur le temps et les matériaux, interventions ponctuelles et projets sur abonnement) détermine généralement quels rapports je souhaite suivre, mais le principe reste similaire pour chaque projet. Voici en général ce que je surveille :

• Rapports sur le temps
• Vélocité de l’équipe
• Nombre de tâches terminées/en cours/restantes
• Congés et ressources jusqu’à la date de lancement
• Budget utilisé ou restant à ce jour

Surveiller ces éléments chaque semaine (ou même plusieurs fois par semaine) m’aide à détecter immédiatement les tendances qui sortent de l’ordinaire pour le projet, ce qui indique généralement un problème. Cela m’aide également à repérer plus vite s’il manque des informations ou si certaines sont incorrectes, afin d’éviter de grosses surprises qui pourraient n’être découvertes qu’à l’occasion d’un contrôle plus espacé.

Extraire les rapports de temps et de budget est le meilleur moyen d’identifier les problèmes de planification de projet qui doivent être compris et communiqués au client. Examiner le taux d’achèvement du projet et la vélocité de l’équipe m’aide à voir s’il y a des obstacles internes aux processus à résoudre — comme une fonctionnalité plus complexe que prévu ou un manque de ressources disponibles (ce qui peut nuire à la productivité des personnes et des ressources).

Les outils de planification de projet peuvent faciliter considérablement ce processus en regroupant toutes les données du projet au même endroit, en automatisant la génération des rapports de temps et de budget, et en fournissant des tableaux de bord en temps réel pour surveiller la vélocité de l’équipe, la disponibilité des ressources et la santé globale du projet.

Extraire ces données et comprendre à quoi ressemble le projet m’aide à me faire une idée de la santé globale d’un projet et à examiner les problèmes avant qu’ils n’atteignent un point de non-retour.

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