Työnkulun automaatio: prosessi, esimerkit & työkalut
Tehokkuuden parantuminen: Työnkulun automaatio vähentää merkittävästi toistuviin tehtäviin käytettyä aikaa, jolloin voit keskittyä strategisempaan työhön.
Virheiden vähentäminen: Työnkulkujen automatisointi parantaa tarkkuutta ja laatua vähentämällä inhimillisten virheiden mahdollisuutta rutiiniprosesseissa.
Mukautettavuus: Voit mukauttaa työnkulun automaation vastaamaan projektisi erityistarpeita, joten se soveltuu erilaisille toimialoille ja tehtäville.
Hyödyt eri osastoille: Työnkulun automaatiota voidaan hyödyntää eri osastoilla IT:stä henkilöstöhallintoon, mikä parantaa toimintaa ja yhteistyötä.
Työkalujen valinta: Oikeiden automaatiotyökalujen valinta on ratkaisevan tärkeää. Vaihtoehtoja on yksinkertaisista tehtävien automatisointisovelluksista kattaviin liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoihin.
Yksinkertaisesti sanottuna: työnkulun automatisointityökalut helpottavat projektien hallintaa. Sen sijaan, että käyttäisit tarpeettomasti aikaa ja energiaa toistuviin tehtäviin ja liiketoimintaprosesseihin, voit luoda työnkulkuja, jotka poistavat kiireiset rutiinityöt päivästäsi ilman, että yksikään vaihe jää väliin.
Esimerkiksi voit kuvitella työskenteleväsi toimittajan kanssa luovan sisällön laatimiseksi. Nopeatempoisessa ja tehokkaasti toimivassa markkinointitiimissä luovien pyyntöjen seuranta, saapuvan sisällön tarkistaminen ja luonnosten hyväksyminen julkaistaviksi voi olla haastavaa. Sen sijaan, että selaisit yksityisviestejäsi muistaaksesi, mitä oikein alun perin pyysit, voit määrittää prosessiisi mukautetun kertaluonteisen työnkulun, joka ohjaa sinut vaihe vaiheelta läpi onnistumiseen tarvittavat tehtävät.
Tässä artikkelissa käsittelemme, miten voit automatisoida työnkulkujasi, miten automatisointi voi auttaa sinua hallitsemaan projekteja sekä esittelemme esimerkkejä työnkulun automatisointiohjelmistoista, joiden avulla pääset alkuun.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työnkulun automatisointi on?
Työnkulun automatisointi tarkoittaa seuraavia vaiheita: 1) tunnistetaan, mitkä prosessin osat voivat toimia ilman ihmisen osallistumista, ja 2) käytetään työnkulun automatisointiohjelmistoa näiden automaatioiden määrittämiseen ja toteuttamiseen. Työnkulun automatisointiohjelmistojen yleisiä ominaisuuksia ovat tehtävien ajoittaminen, sähköpostien ja asiakirjojen hallinta sekä integrointi muihin liiketoimintasovelluksiin.
Voit käyttää työnkulun automatisointia tehtäviin, jotka vaihtelevat tietojen syöttämisestä asiakirjahallintaan, tehtävien jakamiseen ja sähköpostiviestintään. Työnkulun automatisointi liittyy usein myös projektinhallinnan laajempaan kokonaisuuteen. Katso erot työnkulun automatisoinnin ja projektinhallinnan välillä.
Miksi käyttää työnkulun automatisointia?
Sekä pienet että suuret yritykset voivat hyötyä työnkulun automatisoinnin eduista. Oikein määritettynä työnkulun automatisointi:
- Parantaa työnkulun tehokkuutta. Toistuvat manuaaliset tehtävät ovat välttämättömiä asioiden sujuvan toiminnan kannalta, mutta niiden manuaalinen suorittaminen voi viedä paljon aikaa ja olla kallista.
- Parantaa tarkkuutta ja laatua vähentämällä inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Voit myös automatisoida ja digitalisoida työnkulun tehtäviä edistääksesi yrityksen käytäntöjen ja menettelytapojen noudattamista.
- Vapauttaa työntekijöiden aikaa strategisempiin tehtäviin. Aika on rajallinen ja uusiutumaton resurssi. Työnkulun automatisointi varmistaa, että käytät vähemmän aikaa manuaalisiin prosesseihin ja enemmän aikaa todella tärkeisiin asioihin.
Jos olet vasta aloittamassa, harkitse ilmoittautumista liiketoimintaprosessien automatisoinnin kursseille, jotta ymmärrät paremmin, miten automatisointi voi tehostaa toimintoja, vähentää virheitä ja säästää aikaa eri osastoilla.
Miten organisaation eri osastot hyödyntävät työnkulun automatisointia
Työnkulun automatisointi voi tarkoittaa mitä tahansa sähköpostivastausten automatisoinnista tapaamismuistutusten määrittämiseen. Joissakin tapauksissa sen avulla voidaan jopa automatisoida kokonaisia osastoja tai liiketoimintatoimintoja, ja saatavilla on erikoistuneita tekoälypohjaisia työnkulun automatisointiohjelmistoja, joiden avulla voit hyödyntää tekoälyä työnkulun automatisoinnissa.
Seuraavassa on esimerkkejä siitä, miten yritystason työnkulun automatisointia voidaan hyödyntää menestyksekkäästi suurten organisaatioiden projektinhallinnassa, kun organisaatioissa on useita eri osastoja:
- IT ja ohjelmistokehitys: IT-osastot voivat automatisoida työnkulkuja, kuten koodin käyttöönottoja, testausprosesseja ja ongelmien seurantaa. Sen sijaan, että toistuvia prosesseja, kuten julkaisuja, koordinoitaisiin kahden viikon välein alusta alkaen useissa viestintäkanavissa, voit dokumentoida prosessisi kerran ja automatisoida sen toteutuksen, jotta tärkeät yksityiskohdat eivät jää huomaamatta.
- Markkinointi ja viestintä: Työnkulun automatisointia voidaan käyttää luovan työnkulun prosesseihin, kuten kampanjoiden ajoittamiseen, sisällön hyväksymistyönkulkuihin ja analytiikkaraportointiin.
- Myynti ja liiketoiminnan kehittäminen: Automatisointi auttaa liidien hallinnassa, myyntisuppilon seurannassa ja suorituskyvyn raportoinnissa.
- Henkilöstöhallinto (HR): Henkilöstöhallinnon johtajat käyttävät työnkulun automatisointia rekrytointiprosesseissa, työntekijöiden perehdytyksessä ja koulutusohjelmissa. Perehdytysprosessin automatisointi tarkoittaa, että työntekijöilläsi on heti ensimmäisestä päivästä lähtien edellytykset onnistua: heillä on oikeat laitteet, tiedot koulutusvaatimuksista, käyttöoikeudet ja luettelo tavattavista sidosryhmistä.
- Taloushallinto ja kirjanpito: Talousosastot voivat käyttää automatisointia budjetin seurantaan, talousraportointiin ja auditointiprosesseihin.
- Asiakaspalvelu ja tuki: Asiakaspalvelijat ja tiiminvetäjät voivat käyttää automaatiota tikettien reititykseen, palautteen keräämiseen ja palvelutason seurantaan. Tämä nopeuttaa vastausaikoja ja automatisoi yleisiä pyyntöjä, jotta tiimit voivat käyttää aikansa strategisten ongelmien ratkaisemiseen.
- Tutkimus ja kehitys (R&D): R&D-tiimit voivat käyttää automaatiota kokeiden aikatauluttamiseen ja tietojen keräämiseen.
Lisäksi toimialat voivat mukauttaa työnkulkuautomaation erityistarpeisiinsa. Rakennusalalla se tehostaa aikataulutusta, resurssien kohdentamista ja edistymisen seurantaa.
Terveydenhuolto hyötyy potilastietojen keräämisen, ajanvarausten ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien tehtävien automatisoinnista, ja vähittäiskaupan työnkulkuohjelmisto voi optimoida varastonhallintaa, tilausten käsittelyä ja asiakasvuorovaikutusta. VFX-yritykset voivat käyttää VFX-projektinhallintaohjelmistoa hyväksyntöjen, työn siirtojen ja luovan prosessin muiden osien automatisointiin.
Työnkulkuautomaation esimerkkejä
Projektipäälliköille työnkulkuautomaation käyttötapauksia ovat tehtävälistojen luominen, tehtävien osoittaminen tiimin jäsenille, edistymisen seuranta ja muistutusten lähettäminen. Lisäksi työnkulkuautomaatiota voidaan käyttää raporttien luomiseen ja projektikustannusten seuraamiseen.
Tässä on joitakin esimerkkejä työnkulkuautomaatiosta projektinhallinnassa:
- Kun tehtävän määräaikaan on kaksi päivää tai vähemmän eikä tehtävää ole merkitty valmiiksi, lähetä tehtävän omistajalle ilmoitus lähestyvästä määräajasta. Lähetä seurantamuistutukset määräpäivänä ja sen jälkeen joka toinen päivä, kunnes tehtävä on valmis.
- Lähetä torstaisin kopio projektin koontinäytöstä jakelulistalle.
- Kun virhe kirjataan, julkaise reaaliaikainen ilmoitus tiimin Slack-kanavalla näkyvyyden parantamiseksi.
- Noudata hyväksyntäprosessia, kun asiakirja on valmis tarkistettavaksi. Lähetä asiakirjan linkki ja ilmoitus nimetylle SME-asiantuntijalle ja lähetä seurantailmoitukset joka toinen päivä, kunnes asiakirja hyväksytään tai palautetaan muokkauksia varten. Kun asiakirja palautetaan, vaihda tehtävän vastuuhenkilöksi henkilö, joka vastaa kommenttien ratkaisemisesta. Voit myös yksinkertaistaa tätä prosessia käyttämällä asiakirjatyönkulkuohjelmistoa tai asiakirjahallintaohjelmistoa.
- Kun virstanpylvään päivämäärä muuttuu, pyydä projektipäällikköä tai päivämäärää muuttavaa henkilöä lisäämään huomautus muutoksen syystä. Lähetä projektin sponsorille ilmoitus virstanpylvään päivämäärän muutoksesta sekä huomautus muutoksen syystä.
- Muistuta sidosryhmiä täyttämään tilanneraportti kolme päivää ennen määräpäivää. Jaa tilanneraportti määräpäivänä asiaankuuluville sidosryhmille.
- Luo vastaanottolomake jaettujen palvelujen sisäisten pyyntöjen hallintaan, kuten Help Desk -tikettejä, datatieteen tukea tai tekstien oikolukua varten. Luo tiketti, luokittele se ja määritä yhteyshenkilö sekä määräpäivä sen perusteella, miten pyynnön lähettäjä täyttää vastaanottolomakkeen.
Katso täältä lisää esimerkkejä työnkuluista.
Työnkulkuprosessien automatisointi
Tässä ovat vaiheet, joita noudatetaan käytettäessä digitaalisten prosessien automaatiotyökaluja sekä yksinkertaisten että monimutkaisten työnkulkujen automatisointiin:
1. Tunnista automatisoitavat tehtävät
Työnkulkuautomaation käyttöönoton ensimmäinen vaihe on pohtia, mitkä nykyisistä prosesseistasi hyötyisivät automaatiosta. Tarkkaile merkkejä siitä, että prosessisi soveltuu automatisoitavaksi:
- Tehtävät, joita sinä tai tiimisi jäsenet suorittavat toistuvasti
- Tehtävät, joissa olet pullonkaulana
- Prosessit, joita tiimi kuvailee ”rikkinäisiksi” tai ”monimutkaisiksi” tai joita ei voida helposti selittää ulkopuoliselle yleisölle
- Tehtävät, joihin kuuluu pääasiassa painikkeiden napsauttamista tietyn aikataulun mukaan tai tietyn käynnistystilanteen jälkeen
2. Dokumentoi nykytila
Haastattele asiaankuuluvia sidosryhmiä ymmärtääksesi, miten prosessi toimii tällä hetkellä. Dokumentoi kaikki siihen liittyvät vaiheet ja lisää linkit asiaankuuluvaan dokumentaatioon.
Voisit myös harkita työnkulkukaavion luomista prosessin dokumentoimiseksi (mahdollisesti työnkulkukaavio-ohjelmiston avulla).
Muista kerätä kaikki ongelmakohdat (eli missä prosessi on toistuva, hidas tai altis virheille).
3. Tunnista tavoiteltu tulevaisuuden tila
Kun olet käynyt läpi nykyisen prosessin ongelmakohdat, hahmottele, miten prosessin pitäisi ihannetilanteessa toimia. Luo tarvittavat työnkulut tai muokkaa niitä. Selvitä, mitä työkaluja tai prosessiautomaatio-ohjelmistoa tarvitset automaation toteuttamiseen.
4. Ota työnkulun automaatio käyttöön
Uuden prosessin toteuttamisessa voit hyödyntää jo määrittämiäsi työnkulkuja tai luoda mukautettuja työnkulkuja (jos työskentelet ketterästi, sinun on määritettävä ketterät työnkulut). Määritä työnkulun automaatio ja anna sen toimia taustalla.
Sen jälkeen voit keskittyä liiketoimintasi tai projektisi muihin osa-alueisiin!
10 parasta automaatiotyökalua työnkulun tehostamiseen
Työnkulun automaatiota ei voi käyttää ilman ohjelmistoa. Mieti, mitä tehtäviä haluat automatisoida, ja ala etsiä työnkulkutyökalujen ominaisuuksia, kuten automaatiomalleja, vähäkoodista määritystä sekä vedä ja pudota -toiminnolla tehtävää automaation luomista.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vinkki ammattilaiselta: Useimmat SaaS- tai pilvipohjaiset työnkulun automaatioratkaisut tarjoavat ilmaisen kokeilujakson tai tilin, jossa on rajoitettu määrä käyttäjiä. Saatavilla on monia työnkulun automaatio- ja työnkulun hallintatyökaluja, joilla voit yhdistää eri sovelluksia. Yhdistimet, ohjelmointirajapinnat ja Zapierin kaltaiset integraatiotyökalut voivat yhdistää erillisiä työnkulkuja, joita tiimi käyttää.
Myös seuraavista työnkulkuohjelmistoista voi olla hyötyä:
- Työnkulkusovellukset (liikkeellä käytettäviin työnkulkuihin)
- Monipuolisemmat liiketoimintaprosessien automaatio- ja liiketoimintaprosessien hallintatyökalut (BPM) (lue täältä BPM:n ja työnkulkujen eroista)
- Projektityönkulkuohjelmisto käytettäväksi projektinhallinnan työnkulkujesi kanssa yleisempien liiketoiminnan työnkulkujen sijaan
- Hyväksyntätyönkulkuohjelmisto työnkulkuihin, joihin sisältyy hyväksyntävaihe, olipa kyseessä sisäinen tai ulkoinen hyväksyntä
- ProcessMaker-vaihtoehdot, jos käytät tällä hetkellä ProcessMakeria, et ole siihen täysin tyytyväinen ja haluat tarpeisiisi paremmin sopivan ratkaisun
Mitä seuraavaksi?
Opi hallitsemaan työnkulkuja näiden asiantuntijoiden vetämien työnkulkukurssien avulla tai vie työnkulkusi seuraavalle tasolle työnkulkujen optimointitekniikoilla.
Mitä automaatioita olet pitänyt hyödyllisimpinä päivittäisessä työssäsi? Liity keskusteluun Slackissa satojen muiden digiprojektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyyden kautta!
