Työnkulun automaatio: prosessi, esimerkit ja työkalut
Tehokkuuden lisääminen: Työnkulun automaatio vähentää merkittävästi toistuviin tehtäviin käytettävää aikaa, jolloin voit keskittyä strategisempaan työhön.
Virheiden vähentäminen: Työnkulkujen automatisointi parantaa tarkkuutta ja laatua vähentämällä inhimillisten virheiden mahdollisuutta rutiiniprosesseissa.
Mukauttamismahdollisuudet: Voit mukauttaa työnkulun automaation vastaamaan projektisi erityistarpeita, joten se soveltuu erilaisille toimialoille ja tehtäville.
Hyödyt eri osastoille: Työnkulun automaatiota voidaan hyödyntää eri osastoilla IT:stä henkilöstöhallintoon, mikä parantaa toimintaa ja yhteistyötä.
Työkalujen valinta: Oikeiden automaatiotyökalujen valinta on ratkaisevan tärkeää. Vaihtoehdot ulottuvat yksinkertaisista tehtävien automatisointisovelluksista kattaviin liiketoimintaprosessien hallintaohjelmistoihin.
Yksinkertaisesti sanottuna: työnkulun automatisointityökalut helpottavat projektien hallintaa. Sen sijaan, että käyttäisit tarpeettomasti aikaa ja energiaa toistuviin tehtäviin ja liiketoimintaprosesseihin, voit luoda työnkulkuja, jotka poistavat rutiinityöt päivästäsi ilman, että yksikään vaihe jää väliin.
Kuvitellaan esimerkiksi, että työskentelet toimittajan kanssa luovan sisällön luonnostelemiseksi. Nopeatempoisessa ja tehokkaasti toimivassa markkinointitiimissä voi olla vaikeaa pysyä ajan tasalla luovista pyynnöistä, tarkistaa saapuvaa sisältöä ja hyväksyä luonnoksia julkaistaviksi. Sen sijaan, että kävisit läpi yksityisviestejäsi muistaaksesi, mitä ihmettä alun perin pyysit, voit määrittää prosessiisi mukautetun kertaluonteisen työnkulun, joka opastaa sinut vaihe vaiheelta läpi kaiken, mitä onnistumiseen tarvitaan.
Tässä artikkelissa kerromme, miten voit automatisoida työnkulkujasi, miten automaatio voi auttaa sinua hallitsemaan projekteja sekä esittelemme esimerkkejä työnkulun automatisointiohjelmistoista, joiden avulla pääset alkuun.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työnkulun automatisointi on?
Työnkulun automatisointi sisältää: 1) niiden prosessin osien tunnistamisen, jotka voivat toimia ilman ihmisen osallistumista, ja 2) työnkulun automatisointiohjelmiston käyttämisen näiden automaatioiden määrittämiseen ja suorittamiseen. Työnkulun automatisointiohjelmistojen yleisiä ominaisuuksia ovat tehtävien ajoittaminen, sähköpostien ja asiakirjojen hallinta sekä integrointi muihin liiketoimintasovelluksiin.
Voit käyttää työnkulun automatisointia tehtäviin, jotka vaihtelevat tietojen syöttämisestä asiakirjojen hallintaan, tehtävien osoittamiseen ja sähköpostiviestintään. Työnkulun automatisointi liittyy usein myös projektinhallinnan laajempaan kokonaisuuteen. Katso työnkulun automatisoinnin ja projektinhallinnan erot.
Miksi käyttää työnkulun automaatiota?
Sekä pienet että suuret yritykset voivat hyötyä työnkulun automatisoinnin hyödyistä. Oikein määritettynä työnkulun automatisointi:
- Parantaa työnkulun tehokkuutta. Toistuvat manuaaliset tehtävät ovat välttämättömiä toiminnan sujuvuuden kannalta, mutta niiden tekeminen manuaalisesti voi viedä paljon aikaa ja tulla kalliiksi.
- Parantaa tarkkuutta ja laatua vähentämällä inhimillisten virheiden mahdollisuutta. Voit myös automatisoida ja digitalisoida työnkulun tehtäviä edistääksesi yrityksen käytäntöjen ja menettelytapojen noudattamista.
- Vapauttaa työntekijöiden aikaa, jotta he voivat keskittyä strategisempiin tehtäviin. Aika on niukka ja uusiutumaton resurssi. Työnkulun automatisointi varmistaa, että käytät vähemmän aikaa manuaalisiin prosesseihin ja enemmän aikaa asioihin, joilla on todella merkitystä.
Jos olet vasta aloittamassa, harkitse ilmoittautumista liiketoimintaprosessien automatisoinnin kursseille, jotta ymmärtäisit paremmin, miten automaatio voi tehostaa toimintoja, vähentää virheitä ja säästää aikaa eri osastoilla.
Miten organisaatioiden eri osastot hyödyntävät työnkulun automatisointia
Työnkulun automatisointi voi tarkoittaa kaikkea sähköpostivastausten automatisoinnista tapaamismuistutusten määrittämiseen. Joissakin tapauksissa sitä voidaan käyttää jopa kokonaisten osastojen tai liiketoimintojen automatisointiin, ja saatavilla on erityisiä tekoälyä hyödyntäviä työnkulun automatisointiohjelmistoja, joiden avulla voit hyödyntää tekoälyä työnkulun automatisoinnissa.
Seuraavassa on esimerkkejä siitä, miten suuryritysten työnkulun automatisointia voidaan hyödyntää menestyksekkäästi suurten organisaatioiden projektinhallinnassa, kun niissä on useita eri osastoja:
- IT ja ohjelmistokehitys: IT-osastot voivat automatisoida esimerkiksi työnkulkuja, kuten koodin käyttöönottoja, testausprosesseja ja ongelmien seurantaa. Sen sijaan, että joutuisit koordinoimaan toistettavia prosesseja, kuten julkaisuja, alusta alkaen kahden viikon välein useissa viestintäkanavissa, voit dokumentoida prosessisi kerran ja automatisoida sen suorittamisen, jotta tärkeät yksityiskohdat eivät jää huomaamatta.
- Markkinointi ja viestintä: Työnkulun automatisointia voidaan käyttää luovan työnkulun prosesseihin, kuten kampanjoiden ajoittamiseen, sisällön hyväksymistyönkulkuihin ja analytiikkaraportointiin.
- Myynti ja liiketoiminnan kehittäminen: Automaatio auttaa liidien hallinnassa, myyntiputken seurannassa ja suorituskyvyn raportoinnissa.
- Henkilöstöhallinto (HR): Henkilöstöpäälliköt käyttävät työnkulkujen automatisointia rekrytointiprosesseissa, työntekijöiden perehdytyksessä ja koulutusohjelmissa. Perehdytysprosessin automatisointi tarkoittaa, että työntekijöillesi luodaan edellytykset onnistua heti ensimmäisestä päivästä alkaen tarjoamalla heille oikeat laitteet, koulutusvaatimukset, käyttöoikeudet ja luettelo tavattavista sidosryhmistä.
- Rahoitus ja kirjanpito: Rahoitusosastot voivat käyttää automatisointia budjetin seurantaan, talousraportointiin ja tarkastusprosesseihin.
- Asiakaspalvelu ja tuki: Asiakaspalvelijat ja -esihenkilöt voivat käyttää automatisointia tikettien reititykseen, palautteen keräämiseen ja palvelutason seurantaan. Tämä nopeuttaa vastausaikoja ja automatisoi yleiset pyynnöt, jotta tiimit voivat käyttää aikansa strategisten ongelmien ratkaisemiseen.
- Tutkimus ja tuotekehitys (R&D): Tutkimus- ja tuotekehitystiimit voivat käyttää automatisointia kokeiden aikatauluttamiseen ja tiedonkeruuseen.
Lisäksi toimialat voivat mukauttaa työnkulkujen automatisoinnin erityistarpeisiinsa. Rakennusalalla se tehostaa aikataulutusta, resurssien kohdentamista ja edistymisen seurantaa.
Terveydenhuolto hyötyy potilastietojen keräämisen, ajanvarausten ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvien tehtävien automatisoinnista, ja vähittäiskaupan työnkulkuohjelmistot voivat optimoida varastonhallintaa, tilausten käsittelyä ja asiakasvuorovaikutusta. VFX-yritykset voivat käyttää VFX-projektinhallintaohjelmistoa hyväksyntöjen, työn siirtojen ja muiden luovan prosessin vaiheiden automatisointiin.
Työnkulkujen automatisoinnin esimerkkejä
Projektipäälliköille työnkulkujen automatisoinnin käyttötapauksia ovat tehtäväluetteloiden luominen, tehtävien osoittaminen tiimin jäsenille, edistymisen seuraaminen ja muistutusten lähettäminen. Lisäksi työnkulkujen automatisointia voidaan käyttää raporttien luomiseen ja projektikustannusten seurantaan.
Tässä on esimerkkejä työnkulkujen automatisoinnista projektinhallinnassa:
- Kun tehtävän määräpäivään on kaksi päivää tai vähemmän eikä sitä ole merkitty valmiiksi, lähetä tehtävän omistajalle ilmoitus tulevasta määräpäivästä. Lähetä seurantamuistutukset määräpäivänä ja sen jälkeen kahden päivän välein, kunnes tehtävä on valmis.
- Lähetä torstaisin kopio projektin koontinäytöstä jakelulistalle.
- Kun virhe kirjataan, julkaise reaaliaikainen ilmoitus tiimin Slack-kanavalla näkyvyyden parantamiseksi.
- Noudata hyväksyntäprosessia, kun asiakirja on valmis tarkistettavaksi. Lähetä asiakirjan linkki ja ilmoitus nimetylle aiheasiantuntijalle sekä seurantailmoitukset kahden päivän välein, kunnes asiakirja hyväksytään tai palautetaan muokkauksia varten. Kun asiakirja palautetaan, vaihda tehtävän vastuuhenkilöksi kommenttien käsittelystä vastaava henkilö. Voit myös yksinkertaistaa tätä prosessia käyttämällä asiakirjojen työnkulkuohjelmistoa tai asiakirjahallintaohjelmistoa.
- Kun virstanpylvään päivämäärä muuttuu, pyydä projektipäällikköä tai päivämäärää muuttavaa henkilöä lisäämään muistiinpano muutoksen syystä. Lähetä projektin toimeksiantajalle ilmoitus virstanpylvään päivämäärän muutoksesta ja muistiinpano muutoksen syystä.
- Muistuta sidosryhmiä täyttämään tilanneraportti kolme päivää ennen määräpäivää. Jaa tilanneraportti määräpäivänä asiaankuuluville sidosryhmille.
- Luo vastaanottolomake sisäisten jaettuihin palveluihin liittyvien pyyntöjen, kuten tukipalvelun tikettien, datatieteen tuen tai tekstien oikoluvun, hallintaa varten. Luo tiketti, luokittele se ja määritä yhteyshenkilö sekä määräpäivä sen perusteella, miten pyynnön esittäjä täyttää vastaanottolomakkeen.
Katso täältä lisää esimerkkejä työnkuluista.
Työnkulkujen automatisointi
Tässä ovat vaiheet, joita tulee noudattaa, kun käytät digitaalisten prosessien automatisointityökaluja yksinkertaisten ja monimutkaisten työnkulkujen automatisointiin:
1. Tunnista automatisoitavat tehtävät
Ensimmäinen vaihe työnkulkujen automatisoinnin käyttöönotossa on pohtia, mitkä nykyisistä prosesseistasi hyötyisivät automatisoinnista. Tarkkaile merkkejä siitä, että prosessisi soveltuu automatisoitavaksi:
- Tehtävät, joita sinä tai tiimisi jäsenet teette toistuvasti
- Tehtävät, joissa olet pullonkaulana
- Prosessit, joita tiimi kuvailee ”rikkinäisiksi” tai ”monimutkaisiksi” tai joita ei voida helposti selittää ulkopuoliselle
- Tehtävät, joissa pääasiassa napsautetaan painikkeita tietyn aikataulun mukaisesti tai tietyn käynnistystapahtuman jälkeen
2. Dokumentoi nykytila
Haastattele asianomaisia sidosryhmiä ymmärtääksesi, miten prosessi toimii tällä hetkellä. Dokumentoi kaikki siihen liittyvät vaiheet ja lisää linkit asiaankuuluvaan dokumentaatioon.
Voit myös harkita työnkulkukaavion luomista prosessin dokumentoimiseksi (mahdollisesti työnkulkukaavio-ohjelmiston avulla).
Muista kerätä tietoa kaikista ongelmakohdista (eli siitä, missä prosessi on toistuva, hidas tai altis virheille).
3. Määritä haluttu tavoitetila
Kun olet tarkastellut nykyisen prosessin ongelmakohtia, hahmottele, miten prosessin tulisi ihanteellisesti toimia. Luo tai mukauta tarvittavat työnkulut. Selvitä, mitä työkaluja tai prosessiautomaatio-ohjelmistoja tarvitset automaation toteuttamiseen.
4. Ota työnkulun automaatio käyttöön
Uuden prosessin toteuttamiseksi voit hyödyntää jo määrittämiäsi työnkulkuja tai luoda mukautettuja työnkulkuja (jos työskentelet ketterällä tavalla, sinun on määritettävä ketterät työnkulut). Ota työnkulun automaatio käyttöön ja anna sen toimia taustalla.
Sen jälkeen voit keskittyä liiketoimintasi tai projektisi muihin osa-alueisiin!
10 parasta automaatiotyökalua työnkulun parantamiseen
Työnkulun automaatiota ei voi toteuttaa ilman ohjelmistoa. Mieti, mitkä tehtävät haluat automatisoida, ja ala etsiä työnkulkutyökalujen ominaisuuksia, kuten automaatiomalleja, vähäkoodista määritystä sekä vedä ja pudota -toiminnolla tehtävää automaation luomista.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vinkki ammattilaiselta: Useimmat SaaS- tai pilvipohjaiset työnkulun automaatioratkaisut tarjoavat ilmaisen kokeilujakson tai tilin, jolla on rajoitettu määrä käyttäjiä. Markkinoilla on paljon työnkulun automaatio- ja työnkulunhallintatyökaluja, joilla eri sovellukset voidaan yhdistää. Liittimet, rajapinnat ja Zapierin kaltaiset integraatiotyökalut voivat yhdistää erilaisia työnkulkuja, joita tiimi käyttää.
Muita hyödyllisiä työnkulkuohjelmistoja voivat olla seuraavat:
- Työnkulkusovellukset (liikkeellä käytettäviin työnkulkuihin)
- Monipuolisemmat liiketoimintaprosessien automaatio- ja liiketoimintaprosessien hallintatyökalut (BPM) (lue BPM:n ja työnkulkujen eroista täältä)
- Liiketoimintasääntömoottoriohjelmisto työnkulkuihin, jotka perustuvat monimutkaiseen päätöslogiikkaan, kuten ehdolliseen reititykseen tai hyväksyntöihin
- Projektien työnkulkuohjelmisto käytettäväksi projektinhallinnan työnkulkujesi kanssa yleisempien liiketoiminnan työnkulkujen sijaan
- Hyväksyntätyönkulkuohjelmisto työnkulkuihin, jotka sisältävät hyväksyntävaiheen riippumatta siitä, edellyttääkö työnkulku sisäistä vai ulkoista hyväksyntää
- ProcessMaker-vaihtoehdot, jos käytät tällä hetkellä ProcessMakeria, et ole siihen täysin tyytyväinen ja haluat tarpeisiisi paremmin sopivan ratkaisun
Mitä seuraavaksi?
Opi hallitsemaan työnkulkujen hallintaa näiden asiantuntijoiden vetämien työnkulkukurssien avulla tai vie työnkulkusi seuraavalle tasolle työnkulkujen optimointitekniikoilla.
Mitä automaatioita olet pitänyt hyödyllisimpinä päivittäisessä työssäsi? Liity keskusteluun Slackissa sadan muun digitaalisen projektipäällikön kanssa DPM-jäsenyyden avulla!
