Mikä on työnkulku? Yleiskatsaus, esimerkit & työkalut

Työnkulut esitetään usein visuaalisesti vuokaavioissa, joissa näytetään joko prosessin vaiheet, jotka kunkin työtehtävän on käytävä läpi ennen valmistumista, tai miltä prosessi näyttää yleisemmällä tasolla (eli tehtävän tai koko projektin valmistumisen prosessin vaiheet).

Älä sekoita työnkulkukaavioita ja muita vuokaaviotyyppejä muihin projektinhallinnan visualisointityökaluihin:

• Gantt-kaaviot näyttävät projektin aikana suoritettavat tietyt tehtävät ja toiminnot, niiden suoritusajankohdan sekä sen, kuka niitä työstää. Työnkulut ovat ylemmän tason kuvauksia, joissa keskitytään vaiheisiin tai etappeihin yksittäisten tehtävien sijaan.
• Kriittiset polut osoittavat projektin lyhimmän mahdollisen aikataulun tiettyjen tehtävien keston ja niiden riippuvuuksien perusteella. Työnkulut eivät yleensä sisällä eri vaiheiden ajoituksia tai kestoja.
• PERT-kaavioissa otetaan myös huomioon tietyt tehtävät ja riippuvuudet, mutta niissä keskitytään virstanpylväisiin yksittäisten toimintojen sijaan. Työnkuluissasi voidaan osoittaa virstanpylväitä, mutta niissä ei huomioida riippuvuuksia (ainoastaan vaiheiden järjestys).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Työnkulkujen kehitys

Työnkulkujen alkuperä voidaan jäljittää Frederick Tayloriin ja Henry Ganttiin, joiden työssä sovellettiin tieteellisiä periaatteita työntekijöiden tuottavuuden parantamiseksi. Tämä synnytti joukon uusia ajatuksia siitä, miten työntekijöitä johdetaan, työnkulku organisoidaan sekä tuottavampia työntekijöitä ja tiimejä luodaan.

Tietokoneiden käyttö toimistoissa mahdollisti toistuvien tehtävien sekä työnkulkujen ja prosessien automatisoinnin, ja yritysohjelmistot, kuten toiminnanohjausjärjestelmät (ERPs) ja asiakkuudenhallintaohjelmistot (CRMs), yleistyivät.

Työnkulut ovat nykyään erottamattomasti sidoksissa niitä tukeviin työnkulkujen hallintaohjelmistoihin, ja uudemmat edistysaskeleet, kuten koneoppimisen ja tekoälyn integrointi projektinhallintasovellusten käyttöön, pilvilaskenta ja -tallennus sekä prosessianalyysiohjelmistot, antavat organisaatioille mahdollisuuden kehittää ja mukauttaa prosessejaan löytääkseen tehokkaimmat ja tuottavimmat työskentelytavat.

Esimerkkejä erilaisista työnkulkutyypeistä

Projektipäällikkönä käyttämiisi työnkulkujen käyttötapauksiin ja esimerkkeihin työnkuluista voivat kuulua: 

1. Projektipyynnön vastaanottaminen projektin toimeksiantajalta ja projektin käynnistäminen
2. Vaatimusten määrittely, vaatimukset täyttävän ratkaisun kehittäminen, tuotteen tai palvelun testaaminen ja julkaiseminen
3. Projektinhallinnan elinkaari: ajattele projektin käynnistämistä, suunnittelua, toteutusta, seurantaa & valvontaa ja päättämistä.

Voit myös luoda työnkulkuja, joita tiimisi toteuttaa, kuten asiakaskokemuksen ja tuen työnkulkuja, perehdytyksen työnkulkuja, hankintojen työnkulkuja, liiketoiminnan toimintojen työnkulkuja tai digitaalisia työnkulkuja digitaalisten aineistojen luomiseen ja hyväksymiseen.

Tässä on yksityiskohtainen esimerkki tukipalvelun toimituksen työnkulusta.

1. Valitus tai tukipyyntö kirjataan palvelupisteen analyytikolle.
2. Korjausta yritetään. Jos se onnistuu, siirry vaiheeseen seitsemän.
3. Jos se ei onnistu, tukipyyntö osoitetaan asianmukaiselle palvelupisteen analyytikolle lisätutkimuksia varten.
4. Yritä toista korjausta ja päivitä sekä täydennä tukipyynnön tietoja. Toista tarvittaessa.
5. Hyödynnä palvelupisteen tietämys loppuun ja eskaloi tukipyyntö.
6. Seuraa tukipyyntöä eskalointitiimin kanssa.
7. Löydä toimiva ratkaisu ja ilmoita siitä asiakkaalle.
8. Sulje tukipyyntö.

Työnkulut voidaan dokumentoida ja viestiä monilla eri tasoilla.

Alla oleva työnkulku havainnollistaa laajempaa työskentelykokonaisuutta ja tukipalvelujen tarjoamisen korkeamman tason prosessia, joka sisältää pienempiä prosesseja (myös nämä tulisi dokumentoida).

Tässä työnkulkuesimerkissä käytetään uimaratoja, jotta vastuut ovat selkeitä työnkulun jokaisessa vaiheessa osoittamalla, mikä tiimi käsittelee prosessin kunkin osan. Uimaradat eivät ole välttämättömiä, mutta niistä on hyötyä, kun kartoitetaan monimutkaista prosessia, joka ulottuu moniin tiimeihin tai vastuualueisiin. Toinen hyödyllinen tapa esittää työnkulku tarkasti on tietää, miten vuokaavio laaditaan, sillä tällöin voi oppia, mitä symboleja käytetään ja milloin. 

Ensimmäiseltä uimaraidalta löytyy alityönkulku, joka kuvaa tapahtumia yksityiskohtaisemmin kuin korkeamman tason prosessi. 

Näin luot tehokkaan työnkulun

Tässä on vaiheittainen opas tehokkaan työnkulun luomiseen:

1. Aloita muistilapuista. Tee muistilappu jokaiselle suoritettavalle tehtävälle tai jokaiselle projektinhallinnan työnkulun vaiheelle ja järjestä ne harkituksi tehtäväsarjaksi.
2. Keskustele tiimin kanssa. Puhu niiden ihmisten kanssa, jotka todella toteuttavat työnkulun vaiheet. Selvitä, puuttuuko jotain, onko jokin vaihe väärässä järjestyksessä tai onko olemassa muita huomioon otettavia asioita, jotka olet unohtanut. 
3. Kartoita työnkulku. Tämä on yleensä helpointa tehdä vuokaavio-ohjelmistolla, työnkulkujen kaavio-ohjelmistolla tai ajatuskarttaohjelmistolla. Kirjoita prosessin vaiheet muistiin ja jätä niiden väliin tilaa.
4. Piirrä neliöt toiminnon jokaisen vaiheen ympärille ja merkitse seuraavat vaiheet nuolilla.
5. Tunnista pullonkaulat, päällekkäisyydet ja riippuvuudet. Merkitse ne tietyillä symboleilla tai väreillä (ja lisää selite).
6. Määrittele roolit ja vastuut. Et osoita ihmisiä tiettyihin vaiheisiin tai tehtäviin, mutta sinun tulisi tietää, mitä rooleja prosessiin liittyy. Esimerkiksi projektin aloituksen työnkulussa projektipäällikkö vastaa aloituspalaverin järjestämisestä, ja asiakkaan on hyväksyttävä projektisuunnitelma.
7. Arkistoi se asianmukaiseen paikkaan ja varmista, että kaikilla on käyttöoikeus. Tiimin on tärkeää voida palata työnkulkuun työn edetessä, mutta se on tärkeää myös työntekijöiden perehdyttämisen ja tiimin jäsenten kouluttamisen kannalta.

Parhaat käytännöt työnkulkujen luomiseen

Kun luot projektisi työnkulkuja, pidä mielessä seuraavat parhaat käytännöt.

• Aseta selkeä tavoite. Varmista, että työnkululla on tarkoitus ja että tiimi tarvitsee sitä. Kukaan ei noudata prosessia, joka ei tarjoa hänelle tai projektille mitään arvoa.
• Luo palautesilmukka. Kerää jatkuvasti palautetta tiimiltä ja kaikilta muilta työnkulkua käyttäviltä. Selvitä, mikä toimii ja mikä ei, ja mukauta työnkulkua tarpeen mukaan.
• Hyödynnä ohjelmistoja ja prosessiautomaatiotyökaluja. Työnkulkujen automaatio-ohjelmistot ja muut prosessien työnkulkuohjelmistot on suunniteltu työnkulkujen luomiseen, automatisointiin ja optimointiin inhimillisten virheiden ja tehottomuuksien vähentämiseksi. Lue automaation hyödyistä täältä.
• Määritä, miten mittaat onnistumista. Päätä, mitä KPI-mittareita ja muita mittareita käytät arvioidaksesi, käytetäänkö työnkulkuasi onnistuneesti. Nämä tiedot ovat hyvä osoitus siitä, tarvitseeko työnkulkua mukauttaa.
• Huomioi skaalautuvuus. Määritä, miten mukautat työnkulkujasi tiimin ja organisaation kasvaessa. Saatat joutua lisäämään prosessiin vaiheita, lisäämään tai vähentämään siihen osallistuvia henkilöitä tai rakentamaan mukaan lisää hyväksyntävaiheita tai tarkistuspisteitä (lue lisää asiakirjojen hyväksyntätyönkuluista täältä).
• Toista. Päivitä työnkulkujasi jatkuvasti saadessasi palautetta, toiminnan laajentuessa ja käyttäessäsi mittareita niiden toimivuuden arviointiin. Toistaminen ei tarkoita, että työnkulut olivat vääriä, vaan sitä, että työnkulkuja voidaan sujuvoittaa (mikä tekee myös työnkuluistasi ketterämpiä).

Mikä on työnkulkujen ja prosessien ero?

Työnkulku on joukko vaiheita, joita on noudatettava tehtävän suorittamiseksi, kun taas prosessi on suunniteltu noudatettavaksi tarkasti tietyn lopputuloksen saavuttamiseksi.

Prosesseihin verrattuna työnkulut ovat yleensä joustavampia ja vähemmän muodollisia, koska niitä voidaan mukauttaa muuttuvien olosuhteiden mukaan. Ne eivät välttämättä edellytä laajaa dokumentointia tai useiden sidosryhmien hyväksyntää. 

Tämän seurauksena työnkulut ovat usein nopeampia ja helpompia ottaa käyttöön kuin prosessit. Prosessit voivat kuitenkin olla tehokkaampia tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, kun säädösten tarkka noudattaminen on tarpeen. 

Työnkulkujen automatisointi työkaluilla ja ohjelmistoilla

Työnkulut ja niitä ohjaavat työnkulkujen hallintajärjestelmät ovat usein yksi ja sama asia. Joidenkin edellä mainitsemieni hallintatyökalujen lisäksi on olemassa muutamia muita vaihtoehtoja:

• Liiketoimintaprosessien hallintatyökalut (BPM) ovat hyödyllisiä tärkeimpien liiketoimintaprosessien järjestämiseen, hallintaan ja päivittämiseen sekä prosessien parantamiseen ja työnkulkujen kartoittamiseen (lue lisää työnkulkujen ja BPM:n eroista täältä).
• Työnkulkusovellukset ovat hyödyllisiä tilanteissa, joissa prosessia on muutettava, mutta työpöytätietokonetta ei ole käytettävissä.
• Projektien työnkulkuohjelmistot sopivat erinomaisesti työnkulkujen hallintaan suuremman projektin yhteydessä. Ne tarjoavat työnkulkuohjelmistojen ominaisuuksia, kuten tehtävien automatisointia, reaaliaikaista yhteistyötä ja yksityiskohtaista edistymisen seurantaa, joiden avulla tiimisi pysyy koordinoituna ja tuottavana.
• Avoimen lähdekoodin työnkulkuohjelmistot tarjoavat muokattavan vaihtoehdon tiimeille, jotka haluavat mukauttaa työnkulkunsa erityistarpeisiin. Nämä työkalut ovat erityisen arvokkaita organisaatioille, joilla on ainutlaatuisia prosesseja tai budjettirajoitteita.
• Yritysten työnkulkuohjelmistot on suunniteltu suurille organisaatioille. Ne tarjoavat edistyneitä ominaisuuksia, kuten osastojen välisen integraation, tehokkaat automaatio-ominaisuudet ja skaalautuvuuden monimutkaisten ja suurivolyymisten työnkulkujen käsittelyyn.
• ProcessMaker-vaihtoehdot ovat hyvä ratkaisu, jos käytät tai testaat parhaillaan ProcessMakeria mutta huomaat, ettei se täysin vastaa tarpeitasi.

Kannattaa aina tarkastella, mitkä työkalut tarjoavat ainutlaatuisia ja innovatiivisia ominaisuuksia, jotka voisivat nopeuttaa prosessejasi, kuten tekoälyä hyödyntävät työnkulut.