Näin luot asiakirjojen hyväksyntäprosessin 7 vaiheessa

Asiakirjojen hyväksymistyönkulun käyttöönotossa ei ole kyse vain kaaoksen välttämisestä, vaan myös tuottavuuden parantamisesta, virheiden vähentämisestä ja paremman yhteistyön edistämisestä. Kyse on asiakirjoihin liittyvien prosessien paremmasta hallinnasta, jotta jokainen vaihe on tehokas ja vaatimustenmukainen. 

Oikeiden hyväksymistyönkulun automatisointityökalujen ja teknologioiden avulla voit parantaa työnkulun suorittamista, vähentää manuaalisia tehtäviä ja tehostaa asiakirjahallintaa. 

Ennen kuin otat käyttöön hyväksymiseen liittyviä työnkulkuja Jiran tai SharePointin kaltaisissa työkaluissa, kannattaa kuitenkin harkita asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönoton laajempia hyötyjä, jotta dokumentointiprosesseillesi saadaan turvallinen ja skaalautuva perusta. Voit aina aloittaa ilmaisesta asiakirjahallintajärjestelmästä ja selvittää, sopiiko se tarpeisiisi, ennen sitoutumista.

Miksi tarvitset asiakirjojen hyväksymistyönkulun? 

Asiakirjojen tarkistustyönkulut ehkäisevät kaaosta seuraavilla tavoilla:

• Johdonmukaisuus: Johdonmukaisuus on elintärkeää laatustandardien ylläpitämiseksi koko organisaatiossa. Se varmistaa, että asiakirjasi sisältävät kaikki vaaditut tiedot ennen niiden lähettämistä.
• Läpinäkyvyys: Asiakirjojen hyväksymistyönkulut tarjoavat läpinäkyvän tarkastusketjun asiakirjojen muokkauksista ja hyväksynnöistä, joten sinä ja sidosryhmäsi voitte seurata muutoksia, tunnistaa vastuut ja pysyä ajan tasalla päivityksistä ja määräajoista. Tämä edistää tiimin jäsenten tilivelvollisuutta, luottamusta ja vastuullisuutta. 
• Yhteistyö: Projektitiimit tekevät tehokkaammin yhteistyötä, kun asiakirjojen luomista, tarkistamista ja hyväksymistä varten on käytössä läpinäkyvät projektityönkulut. Työnkulkuprosessit auttavat myös tiimin jäsenten välistä viestintää, sillä niiden avulla he voivat antaa palautetta, seurata muutoksia ja versioita sekä tehdä päätöksiä tehokkaasti.

Asiakirjojen hyväksyntätyypit

Tässä ovat asiakirjatyypit, jotka saattavat edellyttää asiakirjojen hyväksymistyönkulkua.

• Sopimukset: Näitä voidaan tehdä yrityksen ja asiakkaiden, toimittajien tai työntekijöiden välillä. Ne ovat oikeudellisia asiakirjoja, jotka edellyttävät useiden osapuolten tarkistusta ja hyväksyntää. Asiakirjojen hyväksymistyönkulku auttaa varmistamaan, että kaikki yksityiskohdat ovat kunnossa oikea-aikaisesti.
• Ehdotukset tai työn laajuus: Ehdotuksen tai työn laajuuden (SOW) tiedot ovat elintärkeitä projektin onnistumisen kannalta ja tarjoavat varmistuksen siltä varalta, että asiakas haluaa enemmän kuin asiakirjassa on määritelty. Sanoiko joku työn laajuuden hallitsemattoman kasvun?
• Projektin tuotokset: Projektin tuotokset, kuten suunnitteluasiakirjat, määrittelyt ja prototyypit, edellyttävät projektitiimien, asiakkaiden ja sidosryhmien tarkistusta ja hyväksyntää. Asiakirjojen hyväksymistyönkulut auttavat varmistamaan, että kaikki tuotokset täyttävät projektin vaatimukset ja odotukset.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Ketkä ovat mukana?

• Tekijä/luoja: Henkilö, joka vastaa asiakirjan alkuperäisen version laatimisesta, sisällön syöttämisestä, muotoilun järjestämisestä ja tietojen jäsentämisestä asiakirjan tavoitteiden ja vaatimusten mukaisesti.
• Asiakirjan hallinnoija: Tämä henkilö valvoo asiakirjan työnkulkuprosessia. Hän jakaa tarkistustehtäviä, seuraa edistymistä, valvoo määräaikoja ja varmistaa, että kaikki noudattavat työnkulun käytäntöjä.
• Tarkistajat: Henkilöt tai tiimit, joiden tehtävänä on arvioida asiakirjaa sen varmistamiseksi, että se on täsmällinen ja kattava sekä standardien, säädösten tai organisaation toimintaperiaatteiden mukainen. Tarkistajat voivat antaa palautetta, ehdottaa muutoksia tai hyväksyä asiakirjan seuraavia käsittelyvaiheita varten.
• Hyväksyjät: Nämä ovat nimettyjä henkilöitä tai tahoja, jotka vastaavat asiakirjan hyväksymisestä ennen sen viimeistelyä tai jakelua. Hyväksyjät varmistavat, että asiakirja vastaa organisaation standardeja ja että sen jakeluun on saatu vaadittu hyväksyntä.

Projektipäällikkönä sinulla voi olla useita rooleja asiakirjan työnkulussa. Voit esimerkiksi toimia tarkistajana SOW-/ehdotusprosessissa. Näin voit arvioida projektin toteutettavuutta ennen kuin projektin tuotokset, aika-arviot ja kustannukset hyväksytään.

Tyypilliset asiakirjan työnkulun vaiheet

Tässä on erittely asiakirjojen työnkulkujen keskeisistä osista projektin aloitusasiakirjan avulla.

1. Asiakirjan luominen

Asiakirjan luomisen työnkulku voi alkaa mallin käyttämisestä tai asiakirjan laatimisesta alusta alkaen. Se sisältää sisällön syöttämisen, muotoilun ja tietojen järjestämisen asiakirjan tarkoituksen ja kohdeyleisön mukaisesti.

• Kuka: Projektipäällikön vastuulla on luoda aloitusasiakirja (tämä on paljon helpompaa, jos käytät projektin aloitusasiakirjan mallia).
• Mitä: Tämä tarkoittaa sellaisen asiakirjan laatimista, jossa kuvataan projektin laajuus, tavoitteet ja keskeiset sidosryhmät sekä määritellään koko projektin suunta.
• Milloin: Yleensä projektin alkuvaiheessa.
• Missä: Luomisprosessissa käytetään yleensä asiakirjojen luomisohjelmistoa (tai asiakirjojen yhteiskäyttöohjelmistoa, jos useat tiimin jäsenet luovat asiakirjaa yhdessä).
• Miten: Projektipäällikkö voi käyttää organisaation tarjoamaa ennalta määritettyä mallia tai luoda asiakirjan alusta alkaen projektin erityisvaatimusten mukaan.

2. Tarkistajien määrittäminen

Tässä vaiheessa tarkistajat käyvät asiakirjan läpi varmistaakseen, että se on täsmällinen ja kattava sekä projektin tavoitteiden mukainen. Valitset sopivat henkilöt tai tiimit tarkistamaan asiakirjat ja varmistamaan niiden laadun ja tehokkuuden.

• Kuka: Projektipäällikkö tunnistaa sopivat henkilöt tai tiimit projektin aloitusasiakirjan tarkistamista varten.
• Mitä: Tarkistajat arvioivat asiakirjan täsmällisyyttä, kattavuutta ja projektin tavoitteiden mukaisuutta.
• Milloin: Tarkistusprosessi tapahtuu yleensä asiakirjan luomisvaiheen jälkeen.
• Missä: Tarkistajat valitaan yleensä projektinhallintatiimistä tai asiaankuuluvista sidosryhmistä.
• Miten: Tarkistajat voidaan valita heidän asiantuntemuksensa, projektiroolinsa tai sidosryhmäosallistumisensa perusteella.

3. Määrittäminen asiakirjojen työnkulkuohjelmistossa ja hyväksymiskriteereissä

Tämän prosessin vaihe varmistaa, että asiakirjojen hallinnan työnkulku toimii sujuvasti ja noudattaa tehokkaita hyväksymismenettelyjä. Työnkulun orkestrointi auttaa koordinoimaan asiakirjojen reititystä, hyväksyjiä ja automaattisia käynnistimiä koko järjestelmässä.

• Kuka: Projektipäällikkö vastaa yleensä projektin perustamiskirjan määrittämisestä asiakirjojen työnkulkuohjelmistossa.
• Mitä: Tämä sisältää asiakirjan määrittämisen ohjelmistoalustalla ja hyväksymiskriteerien määrittämisen.
• Milloin: Tämä tehdään asiakirjan laatimisen ja tarkastajien nimeämisen jälkeen.
• Missä: Asiakirjaa hallitaan määritetyssä työnkulkuohjelmistossa tai -alustalla (myös avoimen lähdekoodin työnkulkuohjelmisto on saatavilla).
• Miten: Hyväksymiskriteerit määritetään organisaation käytäntöjen, projektin vaatimusten tai vaatimustenmukaisuusstandardien perusteella.

4. Seuraa asiakirjan edistymistä

Tämä vaihe pitää asiakirjat sujuvasti liikkeellä hyväksyntätyönkulussa. Valvot prosessia, seuraat asiakirjan tilaa ja käsittelet hyväksyntäprosessin aikana mahdollisesti ilmeneviä ongelmia.

• Kuka: Projektipäällikkö seuraa yleensä projektin perustamiskirjan etenemistä hyväksyntätyönkulussa.
• Mitä: Tämä sisältää asiakirjan tilan seuraamisen ja sen varmistamisen, että se etenee tehokkaasti hyväksyntäprosessissa.
• Milloin: Seurantaa tehdään jatkuvasti koko hyväksyntäprosessin ajan.
• Missä: Edistymistä seurataan asiakirjojen työnkulkuohjelmistossa tai projektinhallintajärjestelmässä.
• Miten: Tilan, ilmoitusten ja mahdollisten projektin pullonkaulojen säännöllinen tarkistaminen.

5. Tarkista palaute & päivitä

Tässä vaiheessa varmistat, että asiakirjat ovat vaatimustenmukaisia, ja saat sidosryhmiltä arvokasta palautetta asiakirjoista.

• Kuka: Projektipäällikkö vastaa asiakirjan tarkastajilta saadun palautteen tarkistamisesta.
• Mitä: Palaute arvioidaan, jotta projektin perustamiskirjasta voidaan tunnistaa parannusta tai selvennystä vaativat kohdat.
• Milloin: Tämä vaihe tehdään palautteen antamisen jälkeen. Jos muokkauksia ehdotetaan, tee ne ennen asiakirjan lähettämistä ulkoiselle taholle, jossa niillä voi olla taloudellisia vaikutuksia.
• Missä: Muutokset tehdään asiakirjaan.
• Miten: Saadun palautteen perusteella asiakirjaan tehdään tarvittavat päivitykset, jotta se pysyy projektin tavoitteiden ja sidosryhmien odotusten mukaisena.

6. Lähetä uudelleen lopullista hyväksyntää varten

Kun asiakirjat on tarkistettu ja palaute sisällytetty niihin, nimetyt henkilöt tai osastot saattavat joutua hyväksymään ne ennen niiden viimeistelyä tai jakelua.

• Kuka: Projektipäällikön tehtävänä on lähettää tarkistettu projektin perustamiskirja uudelleen lopullista hyväksyntää varten.
• Mitä: Päivitetty asiakirja lähetetään lopullista asiakirjan tarkistusta ja hyväksyntää varten tarvittavien muutosten jälkeen.
• Milloin: Tämä tehdään palautteen sisällyttämisen ja asiakirjan tarkistamisen jälkeen.
• Missä: Uudelleenlähetykset tehdään asiakirjojen työnkulkuohjelmistossa tai projektinhallintaohjelmistossa.
• Miten: Tarkistettu asiakirja toimitetaan hyväksyntätyönkulun kautta lopullista hyväksyntää varten.

7. Tallenna asiakirjat & määritä käyttöoikeudet

Lopullisen hyväksynnän jälkeen asiakirjat on tallennettava turvallisesti ja niiden on oltava käytettävissä myöhempää tarkastelua, hakua ja vaatimustenmukaisuuden varmistamista varten.

Lopullisten asiakirjojen turvallinen tallentaminen on vain yksi osa asiakirjahallinnan parhaita käytäntöjä. Sinun tulisi myös määrittää versiohallintakäytännöt, käyttöoikeussäännöt ja säännölliset tarkastukset, jotta dokumentaatiosi pysyy ajan tasalla, käytettävissä ja vaatimustenmukaisena.

Asiakirjat on tallennettava turvallisesti myöhempää tarkastelua, hakua ja vaatimustenmukaisuuden varmistamista varten. Voit käyttää mitä tahansa fyysisistä arkistointijärjestelmistä sähköisiin asiakirjahallintajärjestelmiin (DMS) tai pilvipohjaisiin tallennusalustoihin (Dropbox, Google Drive). 

Laadi asiakirjojen tallentamista ja arkistointia koskevat käytännöt, jotta voit hallita asiakirjojen elinkaarta tehokkaasti. Määritä, kuinka kauan asiakirjoja säilytetään, milloin ne arkistoidaan ja milloin ne voidaan hävittää turvallisesti.

• Kuka: Projektipäällikkö vastaa hyväksytyn projektiperuskirjan tallentamisesta ja asiakirjan käyttöoikeuksien hallinnasta.
• Mitä: Tämä tarkoittaa asiakirjan järjestämistä ja siihen pääsyn suojaamista määritetyssä tietovarastossa.
• Milloin: Tämä tapahtuu projektiperuskirjan lopullisen hyväksynnän jälkeen.
• Missä: Asiakirja tallennetaan asiakirjatietovarastoon tai asiakirjahallintajärjestelmään.
• Miten: Käyttöoikeudet määritetään roolien perusteella, mikä varmistaa asiakirjan turvallisuuden ja sen, että asianomaiset sidosryhmät pääsevät siihen tarvittaessa käsiksi.

Lue perusteellinen katsauksemme työnkulkujen kartoittamisesta ja digitaalisista työnkuluista saadaksesi lisätietoja tehokkaan asiakirjojen hyväksyntätyönkulun toteuttamisesta.

Asiakirjojen hyväksyntätyönkulkuihin tarkoitetut työkalut

Asiakirjatyönkulkujen tukena voidaan käyttää useita erilaisia teknologioita aina perustason työnkulunhallintaohjelmistoratkaisuista edistyneempiin yritystason järjestelmiin. 

Tässä on muutamia esimerkkejä:

• DMS: DMS-alustat, hyväksyntäohjelmistot ja asiakirjahallintaohjelmistot tarjoavat keskitetyt tietovarastot asiakirjojen tallentamiseen, järjestämiseen ja hallintaan. Niihin sisältyy usein toimintoja versionhallintaan, käyttöoikeuksien hallintaan, metatietojen merkitsemiseen ja hakuun.
• Työnkulun automatisointiohjelmisto: Työnkulun automatisointiohjelmiston avulla voit suunnitella, sujuvoittaa ja automatisoida asiakirjatyönkulkuja. Voit luoda mukautettuja työnkulkuja, joissa asiakirjojen reititykselle ja hyväksynnälle on ennalta määritetyt vaiheet, säännöt ja käynnistimet.
• Sähköisen allekirjoituksen ratkaisut: Sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto on asiakirjojen hyväksyntäjärjestelmän tyyppi, joka mahdollistaa digitaaliset allekirjoitukset ja poistaa fyysisten asiakirjojen tulostamisen, skannaamisen ja postittamisen tarpeen. Integroi nämä järjestelmät asiakirjatyönkulkuihin nopeuttaaksesi sähköistä allekirjoittamista ja digitaalisen hallintajärjestelmän hyväksyntäprosesseja. Jos kustannukset huolestuttavat, tässä kategoriassa on myös monia maksuttomia sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoja.

Lue lisää aiheesta BPM:n ja työnkulkujen vertailu täällä.

6 näppärää vinkkiä asiakirjatyönkulkuihin

Tässä ovat pienet ovelat niksini asiakirjojen hyväksyntätyönkulkuihin.

1. Automatisoi ilmoitukset: Määrittämällä automaattiset ilmoitukset voit varmistaa, että kaikki saavat tiedon, kun asiakirjat ovat valmiita tarkistettaviksi, määräajat lähestyvät tai asiakirjoihin on tehty muutoksia. Näin kukaan ei jää epätietoiseksi ja kaikki voivat osallistua ajoissa.
2. Määritä ehtojen mukainen asiakirjojen reititystyönkulku: Tee asiakirjojesi reitistä eli siitä, kenelle mikäkin asiakirja lähetetään, riippuvainen niiden sisällöstä tai siitä, kenen on hyväksyttävä ne. Jos kyseessä on esimerkiksi suuren budjetin hanke, asiakirja lähetetään automaattisesti korkean tason tarkistajille hyväksyttäväksi.
3. Rinnakkaistarkistukset: Unohda yhden henkilön valmistumisen odottaminen ennen kuin seuraava voi aloittaa. Rinnakkaistarkistuksessa eri tiimin jäsenet voivat käsitellä eri osia samanaikaisesti. Tämä lyhentää tarkistuskierrosten kestoa ja nopeuttaa asiakirjojen hyväksyntäprosesseja.
4. Asiakirjamallit: Standardoidut mallit ovat paras apusi. Käytä niitä johdonmukaisuuden varmistamiseksi kaikkialla ja huomaat, kuinka paljon helpompaa asiakirjojen laatiminen on kaikille. (PS: löydät tärkeiden projektiasiakirjojen mallit DPM-jäsenten mallikirjastosta täältä.)
5. Versionhallinta: Integroi työnkulkusi versionhallintaan, jotta voit seurata automaattisesti, kuka teki mitä ja milloin. Sinun ei enää tarvitse arvailla tai miettiä, työskenteletkö uusimman version parissa.
6. Varahyväksyntä: Anna hyväksyjille mahdollisuus siirtää hyväksyntävaltuutensa nimetylle varahenkilölle, kun he eivät ole käytettävissä. Tämä ehkäisee hyväksyntäprosessin viivästyksiä ja varmistaa asiakirjatyönkulkujen jatkuvuuden.

3 yleistä virhettä, joita tulee välttää

1. Riittämätön tietoturva:  Asianmukaisten käyttöoikeuksien laiminlyönti tai käyttöoikeuksien myöntäminen luvattomille osapuolille voi johtaa vakaviin tietoturvaloukkauksiin ja mahdollisesti vaarantaa yrityksen arkaluonteiset tiedot. Muista kartoittaa riippuvuudet ja tarkastajat ennen työnkulun aloittamista. Dokumentinhallintajärjestelmän avulla voit tehdä tämän nopeasti; muussa tapauksessa dokumentoi se ja seuraa sitä tarkasti.
2. Työnkulun seurannan aliarviointi: Työnkulun arvioinnin, hiomisen ja dokumentoinnin laiminlyönti voi aiheuttaa virheitä ja epäselvyyksiä sidosryhmien, tiimin jäsenten ja asiakkaiden keskuudessa. Säännöllinen seuranta ja kehittäminen auttavat ylläpitämään työnkulun tehokkuutta ja selkeyttä.
3. Virheellinen säilytys: Tämä voi vaikeuttaa lopullisten, hyväksyttyjen asiakirjojen löytämistä. Jäsennellyn asiakirjojen säilytys- ja arkistointimenettelyn laatiminen ja viestiminen koko yrityksessä varmistaa, että kaikilla on helppo pääsy asiakirjoihin ja vähentää hakemiseen kuluvaa aikaa.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja vaihtaa resursseja ja asiantuntemusta? Liity jäsenyhteisöömme jo tänään ja pääset käyttämään yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä. Ole yhteydessä satoihin muihin digitaalisiin projektipäälliköihin Slackissa.