7 resurssienhallintatekniikkaa (esimerkkien kera)
Resurssien tehokas hallinta on kuin neulan langoittamista—kun se tehdään oikein, koko projekti etenee saumattomasti. Kyse ei ole vain tehtävien jakamisesta, vaan kapasiteettien, riippuvuuksien, yksityiskohtien ja projektiin kohdistuvien mahdollisten vaikutusten ymmärtämisestä.
Tässä on seitsemän resurssienhallintatekniikkaa ja ohjeet niiden käytäntöön soveltamiseen.
Mitä resurssienhallintatekniikat ovat?
Resurssienhallinta on prosessi, jossa tunnistetaan, kohdennetaan ja valvotaan kaikkea, mitä tiimisi tarvitsee projektin toteuttamiseen. Projektisuunnittelu määrittelee mitä tehdään ja milloin, kun taas resurssienhallinta keskittyy kysymyksiin kuka, millä ja millä kustannuksilla. Viisi resurssien päätyyppiä ovat:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Ihmiset - tiimin jäsenet, urakoitsijat ja aihealueiden asiantuntijat
- Budjetti - projektiin kohdennetut taloudelliset resurssit
- Laitteet - laitteistot, koneet tai erikoistuneet resurssit
- Aika - rajallinen ja uusiutumaton
- Työkalut - projektinhallintaohjelmisto, jota tiimisi käyttää yhteistyöhön ja projektien toteuttamiseen
Miksi resurssienhallinta on kriittistä?
Nykyajan projektit ulottuvat useisiin tiimeihin, aikavyöhykkeisiin ja työskentelytapoihin, mikä tekee resurssienhallinnasta haastavampaa kuin koskaan. Neljä haastetta nousee erityisesti esiin:
- Toimintojen välinen monimutkaisuus — Kun ihmisiä siirretään eri osastoilta, kapasiteettisuunnittelusta tulee yhteinen ongelma, johon liittyy kilpailevia prioriteetteja.
- Kapasiteettirajoitteet — Ilman näkyvyyttä saatavuuteen seurauksena on ylikuormitusta ja pullonkauloja.
- Tehtävästä toiseen siirtyminen — Liiallinen moniajo voi maksaa tiimeille jopa 40 % niiden tuottavuudesta (APA).
- Hybridi- ja etätyö — Hajautettujen tiimien resurssien epätasapainoja on vaikeampi havaita ennen kuin ne aiheuttavat haittaa.
Myös inhimilliset vaikutukset ovat merkittäviä. Uupuneet työntekijät jäävät 63 % todennäköisemmin sairauslomalle (Gallup). Tehokas resurssisuunnittelu ja työkuorman hallinta ovat tehokkaimpia tapoja suojella sekä projektiasi että tiimiäsi.
7 resurssienhallintatekniikkaa
Perehdytään tarkemmin kuhunkin näistä resurssienhallintataidoista ja -tekniikoista, jotta ymmärrämme niiden ytimen ja soveltamisen päivittäisissä johtamistehtävissämme.
- Resurssien ennustaminen
- Resurssisuunnittelu
- Resurssien kohdentaminen
- Resurssien aikatauluttaminen
- Resurssien tasaaminen
- Resurssien käyttöaste
- Resurssien tasoitus
1. Resurssien ennustaminen
Resurssien ennustaminen on prosessi, jossa arvioidaan projektin tulevissa vaiheissa tarvittavat resurssit. Tarkastelemalla aiempia projekteja, nykyisiä suuntauksia ja tiimien kapasiteetteja voit ennakoida tarpeita ja välttää mahdollisia ongelmia. Näin et joudu yllätetyksi, kun vaatimukset kasvavat tai muuttuvat.
Sen avulla voit myös muodostaa alustavan käsityksen tarvittavista resursseista, mikä auttaa budjetin arvioinnissa ja varmistaa, ettet projektin puolivälissä huomaa henkilöstön olevan riittämätön tai projektitiimisi resurssien olevan ylimitoitetut.
Esimerkki: Kuvitellaan, että työskentelet verkkosivuston uudistamisprojektissa, joka kestää kolme kuukautta. Projektiennusteohjelmiston avulla arvioit, minkä tyyppisiä ja kuinka paljon resursseja tarvitset. Tähän voi kuulua visuaalisen ilmeen suunnittelijoiden, taustajärjestelmäkehittäjien ja verkkotekstien kirjoittajien määrän ennustaminen. Kirjoittajat voivat olla freelancereita tai vakituisia työntekijöitä.
Näin sovellat sitä:
- Kerää tietoja 2–3 aiemmasta vertailukelpoisesta projektista — merkitse muistiin tiimin koko, aikataulut ja kohdat, joissa työ juuttui.
- Käytä tätä lähtökohtana ja mukauta arviota sen mukaan, mikä tässä projektissa on erilaista: uudet työkalut, ennestään tuntematon laajuus tai pienempi tiimi.
- Jaa resurssitarpeet projektivaiheittain, jotta puutteet tulevat näkyviin ajoissa eivätkä vasta myöhemmin kiireellisinä ongelmina.
- Sovi säännöllinen tarkistuskerta — viikoittain tai joka toinen viikko — ja päivitä ennustettasi, kun projektin laajuus tai prioriteetit muuttuvat.
Lue lisää ennustamisesta sekä kapasiteetti- ja resurssisuunnittelun parhaista käytännöistä kapasiteetinhallinnan parhaiden käytäntöjen oppaastamme.
2. Resurssisuunnittelu
Resurssisuunnittelussa määritetään, minkä tyyppisiä resursseja (henkilöresursseja, teknisiä resursseja ja taloudellisia resursseja) tarvitaan, milloin niitä tarvitaan ja kuinka paljon.
Sen jälkeen voit verrata resurssienhallintasuunnitelmaasi resurssikapasiteettiin varmistaaksesi, että kaikissa projektin vaiheissa on tarvittavat resurssit ja ettet kuormita tiimiäsi liikaa antamalla sille enemmän työtä kuin sen kapasiteetti sallii.
Tämä ei ole kertaluonteinen työnkulku. Resurssisuunnitelmien säännölliset tarkistukset ja mukautukset ovat välttämättömiä projektien kehittyessä.
Esimerkki: Oletetaan, että olet ottamassa käyttöön uutta ohjelmistotuotetta. Resurssisuunnitteluun kuuluisi jokaisen tehtävän (kuten ohjelmistotestauksen, markkinoinnin ja käyttäjäkoulutuksen) listaaminen ja niiden yhdistäminen käytettävissä oleviin resursseihin. Yksi tapa tehostaa tätä prosessia on käyttää Gantt-kaavion luontityökalua.
Näin sovellat sitä:
- Listaa kaikki tehtävät tai projektivaiheet ja määritä sitten, minkä tyyppistä resurssia kukin tarvitsee, kuten henkilöitä, työkaluja tai budjettia.
- Vertaa tietoja tiimisi todelliseen kapasiteettiin, jotta huomaat ylikuormituksen ennen sen syntymistä.
- Nopeuta prosessia ja pidä kaikki yhdessä paikassa käyttämällä resurssisuunnittelumallia tai kapasiteetinsuunnittelutyökalua.
- Arvioi suunnitelmasi uudelleen projektin tärkeissä virstanpylväissä — resurssitarpeet muuttuvat projektien kehittyessä, joten myös suunnitelmasi tulee muuttua.
3. Resurssien kohdentaminen
Resurssien kohdentaminen tarkoittaa resurssien osoittamista projektin tiettyihin tehtäviin tai vaiheisiin.
Tässä on tärkeää tunnistaa tiimisi ja työkalujesi vahvuudet ja rajoitukset. Kun tiimin jäsenet osoitetaan tehtäviin heidän osaamisensa ja käytettävyytensä perusteella, he pysyvät motivoituneina, työilmapiiri säilyy hyvänä ja lisäksi vältetään loppuunpalaminen sekä resurssien tuhlaaminen.
Esimerkki: Tarkastellaan esimerkkiä resurssien kohdentamisesta digitaalisen markkinointikampanjan yhteydessä. Suunnittelun jälkeen tarvitset graafisen suunnittelijan, sosiaalisen median hallinnoijan ja sisällöntuottajan. Markkinointiresurssien kohdentaminen tarkoittaisi tiettyjen tehtävien osoittamista kullekin näistä rooleista — graafinen suunnittelija voisi esimerkiksi vastata blogikuvien ja sosiaalisen median kuvien luomisesta. Samalla sisällöntuottaja huolehtisi blogikirjoituksista ja sosiaalisen median tekstisisällöistä.
Näin sovellat sitä:
- Yhdistä tehtävät tiimin jäseniin ensisijaisesti osaamisen ja toissijaisesti käytettävyyden perusteella — oikea henkilö tehtävään on tärkeämpi kuin se, kenellä on eniten vapaata aikaa.
- Tarkista mahdolliset ristiriidat ennen tehtävien vahvistamista — onko joku jo venynyt usean projektin välillä?
- Dokumentoi resurssien kohdentamisohjelmiston tai yksinkertaisen taulukon avulla, kuka vastaa mistäkin, jotta mikään ei jää huomaamatta.
- Tarkkaile epätasapainon merkkejä työn käynnistyessä. Jos yksi henkilö on jatkuvasti ylikuormitettu muiden kapasiteetin ollessa vapaana, kohdista resursseja uudelleen ajoissa.
4. Resurssien aikataulutus
Resurssien aikataulutus perustuu kohdentamiseen sijoittamalla tehtävät kalenteriin ja määrittämällä, milloin ja missä kutakin resurssia käytetään. Tässä vaiheessa käytät todennäköisesti esimerkiksi Gantt-kaavioita tai resurssien aikataulutustyökaluja resurssien aikajanan havainnollistamiseen ja varmistat, ettei päällekkäisyyksiä tai joutoaikoja synny.
Esimerkki: Kehität uutta mobiilisovellusta. Resurssien aikataulutus voisi tässä yhteydessä tarkoittaa esimerkiksi sen varmistamista, että käyttöliittymä- ja käyttökokemussuunnittelijat saavat työnsä valmiiksi ennen kuin kehittäjät aloittavat koodauksen. Näin kehittäjät eivät joudu odottamaan suunnittelumateriaaleja eivätkä suunnittelijat joudu kiirehtimään viime hetken muutosten parissa.
Näin sovellat sitä:
- Kun resurssit on määritetty, sijoita kukin resurssi aikajanalle — Gantt-kaavio tai resurssien aikataulutustyökalu sopii tähän hyvin.
- Etsi riippuvuuksia: määritä, mitkä tehtävät on saatava valmiiksi ennen muiden aloittamista, ja järjestä tehtävät sen mukaisesti.
- Tarkista päällekkäisyydet — jos sama henkilö on aikataulutettu tekemään kahta asiaa samanaikaisesti, jotain on muutettava.
- Merkitse resurssien joutoajat eli ajanjaksot, jolloin resurssit ovat käyttämättöminä tehtävien välillä, ja muokkaa aikataulua, jotta työ etenee tehokkaasti.
5. Resurssien tasaaminen
Resurssien tasaaminen tarkoittaa projektitehtävien ja -toimien aikataulujen ja määräaikojen mukauttamista niin, että ne voidaan toteuttaa käytettävissä olevilla resursseilla. Tämä tekniikka on mahdollinen vain, kun projektin aikataulu on joustava (jos se ei ole, sinun on löydettävä muita käytettävissä olevia resursseja, jotka voivat hoitaa tehtävän tai toimitettavat tuotokset, eli käytettävä resurssien tasoittamista, mutta palaamme siihen myöhemmin).
Näin vältät kuormittamasta tiettyjä tiimin jäseniä epärealistisilla määräajoilla. GoTeamUpin operatiivisen johtajan Tim Greenin mukaan ”Tärkein hyöty on resurssien loppuunpalamisen ehkäiseminen, mikä johtaa harmonisempaan ja tuottavampaan työympäristöön.” Tämä auttaa varmistamaan tasaisen tuottavuuden sekä tyytyväisemmät ja tasapainoisemmin kuormitetut tiimit.
Tärkein hyöty on resurssien loppuunpalamisen ehkäiseminen, mikä johtaa harmonisempaan ja tuottavampaan työympäristöön.
Esimerkki: Tuotelanseerauksen aikana huomaat, ettei graafinen suunnittelijasi ole käytettävissä tehtävään silloin, kun luulit hänen olevan. Resurssien tasaaminen tarkoittaisi tehtävän aloitus- ja päättymispäivien siirtämistä päiville, jolloin graafinen suunnittelijasi on käytettävissä.
Voit havainnollistaa tämän toimintaa tutustumalla tähän esimerkkiin resurssien tasaamisesta, jossa kaksi Gantt-kaaviota näyttää prosessin tulokset ennen ja jälkeen.
Tältä Gantt-kaaviomme näyttää resurssien tasaamisen jälkeen.
Näin sovellat sitä:
- Tunnista tiimin jäsenet, joille on kohdistettu liikaa tehtäviä, ja merkitse, mitkä tehtävät aiheuttavat ylikuormituksen.
- Tarkista, onko aikataulussasi joustovaraa — jos määräaikoja voidaan siirtää, säädä tehtävien aikatauluja todellisen saatavuuden mukaan sen sijaan, että pakottaisit epärealistisen työskentelytahdin.
- Jos aikataulussa ei ole joustovaraa, kyse on resurssien tasauksesta (jota käsitellään seuraavaksi).
- Jaa työtä uudelleen vähitellen suurten erien sijaan, jotta muutos ei aiheuta uutta pullonkaulaa muualla.
6. Resurssien käyttöaste
Resurssien käyttöaste tarkoittaa sen ymmärtämistä, kuinka tehokkaasti kohdennettuja resursseja hyödynnetään. Seuraamalla käyttöastemittareita, kuten laskutettavia ja ei-laskutettavia tunteja tai resurssien saatavuuden suhdelukuja, voit arvioida resurssiesi käytön tehokkuutta. Jos havaitset vajaakäytössä olevia resursseja, sinulla on mahdollisuus säätää resurssien kohdentamista uudelleen ja varmistaa mahdollisimman hyvä tuottavuus. Tim Greenin mukaan tämä ”...voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin,”
Esimerkki: Verkkokurssin julkaisemisen jälkeen huomaat, että vaikka suurin osa tiimistäsi on täysin työllistetty, alun perin kurssisisältöä varten palkatulla videokuvaajallasi on jonkin verran vapaa-aikaa. Resurssien käyttöasteen hyödyntäminen tarkoittaisi tämän saatavuuden käyttämistä kurssin mainosvideoiden luomiseen, jotta saat mahdollisimman paljon arvoa jokaisesta tiimin jäsenestä.
Näin sovellat sitä:
- Seuraa laskutettavia ja ei-laskutettavia tunteja säännöllisesti ajanseurantaohjelmiston avulla.
- Tarkastele käyttöastemittareita tiimi- ja yksilötasolla havaitaksesi, kuka on ylikuormittunut ja kenellä on ylimääräistä kapasiteettia.
- Jos joku on vajaakäytössä, etsi hänen taitojaan vastaavia oheistehtäviä ennen kuin oletat, ettei hänelle ole mitään tehtävää.
- Aseta tiimillesi tavoitekäyttöaste ja käytä sitä vertailukohtana — liian matala käyttöaste viestii tehottomuudesta ja liian korkea työuupumuksen riskistä.
7. Resurssien tasaus
Resurssien tasaus on prosessi, jossa resurssien käyttöä säädetään, kun projektin aikataulu ei ole joustava. Toisin kuin resurssien tasauksessa, tehtävän tai tuotoksen määräpäivää ei voi vain siirtää. Sen sijaan resursseja voi olla tarpeen lisätä tiukan määräajan saavuttamiseksi.
Suurin etu on joustavampi ja mukautuvampi projektiaikataulu, joka mahdollistaa paremman reagoinnin muutoksiin tai odottamattomiin tilanteisiin.
Saavutat edelleen projektin määräajan, mutta aikataulussa (eli siinä, mikä tehtävä tehdään milloin ja kenen toimesta) on riittävästi joustovaraa, jotta voit mukauttaa sitä henkilöstöön tai resurssien saatavuuteen liittyvien muutosten vuoksi.
Esimerkki: Valvot verkkokauppa-alustan uudistamista, jonka määräaika lähestyy ja jota ei voi siirtää. Sinulla on kuitenkin jonkin verran lisäbudjettia uuden kehittäjän palkkaamiseen tai työn osoittamiseen kokeneemmalle kehittäjälle, joka pystyy työskentelemään nopeammin.
Tässä on ennen ja jälkeen -esimerkki, joka näyttää resurssien tasausprosessin tuloksen.
Tältä projektin aikataulu näyttäisi resurssien tasauksen jälkeen.
Näin käytät sitä:
- Varmista ennen resurssien tasaamisen käyttämistä, että määräaika on todella ehdoton — jos aikataulussa on joustovaraa, resurssien tasapainotus on parempi lähtökohta.
- Tunnista aikataulusta tehtävät, joissa on joustovaraa — vaikka määräaika olisi ehdoton, yksittäisten tehtävien järjestystä voidaan usein muuttaa.
- Tarkastele mahdollisuuksiasi lisätä resursseja: palkata uusi työntekijä, käyttää freelanceria tai siirtää työtä kokeneemmalle tiimin jäsenelle, joka pystyy etenemään nopeammin.
- Tarkista budjettisi ennen sitoutumista — lisäresurssien hankkiminen maksaa, joten ennen päätöksen tekemistä kannattaa varmistaa, että hyöty on kustannusten arvoinen.
Mitä seuraavaksi?
Onko sinulla muita toimiviksi osoittautuneita resurssienhallinnan tekniikoita, tai etsitkö ehkä lisää ideoita? Liity jäseneksi ja osallistu keskusteluun Slackissa yli 1 000 muun digitaalisen projektipäällikön kanssa. Saat myös käyttöösi yli 100 mallia, esimerkkiä ja näytettä projektidokumentteihin, kuten resurssienhallintasuunnitelmaan.
Jos haluat kehittää osaamistasi ja pysyä kehityksen kärjessä, harkitse jotakin näistä projektijohtajille suunnatuista parhaista resurssienhallinnan kursseista.
