Mikä on Gantt-kaavio? Täydellinen opas projektipäälliköille
Sanonpa tämän suoraan. Rakastan hyviä Gantt-kaavioita. Onko se nörttiä? Jos on, olet tämän artikkelin loppuun mennessä itsekin melkoinen nörtti.
Mutta tehdäänpä yksi asia selväksi: sanoin “hyvä Gantt-kaavio”.
Hyvä Gantt-kaavio kertoo visuaalisen tarinan tietyn ajanjakson aikana aikataulutettujen töiden välisistä suhteista.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Se näyttää, mitä on tapahduttava, jotta jokin muu voi alkaa, tai minkä on valmistuttava, jotta jokin muu voi valmistua.
- Se näyttää, mitä töitä tehdään samanaikaisesti itsenäisesti ja mitkä työt edellyttävät yhteistyötä.
- Se jäsentää vaiheet ja antaa keskeisille päivämäärille loogisen merkityksen.
- Se ottaa projektin monimutkaisuuden ja tiivistää sen yksinkertaiseksi kokonaisuudeksi.
- Ja se näyttää toteuttamiskelpoisen polun onnistumiseen.
Verrataanpa tätä siihen, mitä pidän huonona Gantt-kaaviona. Huono Gantt-kaavio on sellainen, jota vain projektipäällikkö haluaa katsella. Se toistaa projektin monimutkaisuuden yhdellä sivulla ja on visuaalisesti suunnilleen yhtä kiinnostava kuin leivän päällä kasvava home.
Se on tarina, jota kukaan ei halua kuulla, koska se on täynnä ammattijargonia ja tylsä. Siksi ainoat siihen projektin aikana syötetyt tiedot tulevat projektipäälliköltä – ja vain projektipäälliköltä.
Miltä Gantt-kaavio näyttää
Mekaaninen insinööri Henry Ganttin 1800-luvun lopulla kehittämä Gantt-kaavio on projektinhallinnan työkalu, jonka avulla käyttäjä voi havainnollistaa projektin tietoja nopeasti. Näistä projektin tiedoista keskeisimpiä ovat tehtävien riippuvuudet sekä projektin tämänhetkinen eteneminen.
Kaikki tämä esitetään määritetyn projektiaikataulun yhteydessä. Aivan kuten pitkän matkan matkasuunnitelma näyttää, mitä tapahtuu milloinkin ja mitä seuraavaksi tapahtuu, Gantt-kaavio tarjoaa lintuperspektiivin projektin vaiheisiin, seuraaviin tapahtumiin ja siihen, milloin kaiken pitäisi olla valmista (mikä on tietysti arvio – asiat voivat edelleen muuttua)!
Vaikka RAKASTAN aloittaa projektini aikataulutuksen paperilla (uskon vakaasti, että jos et pysty hahmottelemaan sitä paperille, et ole valmis käyttämään tietokonetta sen hahmottelemiseen).
Nykyään Gantt-kaaviot luodaan ohjelmistoilla, pääosin automaattisesti. Lue lisää Gantt-kaavio-ohjelmistoista täällä.
Gantt-kaavion määrittäminen
Kaikki Gantt-kaavio-ohjelmistot luovat vaakasuuntaisen pylväskaavion (mikä on lyhyesti sanottuna se, mitä ihmiset Gantt-kaavion ajattelevat olevan).
Vasemmalla oleva pystyakseli koostuu tehtäväluettelosta, joka suoritetaan projektin aikana. Monimutkaisissa projekteissa tehtävät voidaan esittää mahdollisesti muutamalla eri tasolla.
Tehtävät järjestetään yleensä ylhäältä alas siinä järjestyksessä, jossa ne on suoritettava projektia varten. Monimutkaisemmassa projektissa tehtävät voidaan järjestää asiayhteyden, vaiheen, tiimin tai alueen mukaan.
Vaaka-akseli on projektin aikajana. Kullekin projektin tehtävälle luodut vaakapalkit ovat suhteessa tehtävään tarvittavaan aikaan. Jos koko projekti kestää neljä viikkoa ja ensimmäisen tehtävän odotetaan kestävän viikon, kyseisen tehtävän pylväskaavio täyttäisi neljänneksen aikajanasta.
Useimmat verkossa toimivat Gantt-kaavio-ohjelmistot voivat myös näyttää, kenelle projektitiimin jäsenelle kukin tehtävä on määritetty. Täytetyn palkin määrä kertoo projektipäällikölle, tiimille ja sidosryhmille, kuinka paljon kukin tehtävä on edennyt.
Gantt-kaavio tarjoaa projektipäällikölle, tiimille ja sidosryhmille yhdenmukaisen näkymän projektin kriittiseen polkuun ja projektin kokonaisedistymiseen.
Kun tästä kriittisestä polusta on visuaalinen esitys, on helppo nähdä, milloin aikataulua on muutettava projektin etenemisen pullonkaulojen välttämiseksi.
Aiheeseen liittyvää luettavaa: 7 Gantt-kaavioon sisällytettävää elementtiä + muita Gantt-kaaviovinkkejä
Mihin Gantt-kaavioita käytetään?
Gantt-kaavio yksilöi tehtävät, jotka voidaan suorittaa samanaikaisesti, sekä tehtävät, joiden suorittaminen riippuu jonkin toisen tehtävän valmistumisesta. Sen avulla voi havainnollistaa projektinhallintaa ja hahmotella sen tärkeimmät osa-alueet.
Koska pylväskaavio sijoitetaan aikajanalle, Gantt-kaavio voi myös paljastaa projektissa olevat joutoajat. Lisäksi Gantt-kaavio on erinomainen tapa tunnistaa merkittävät tauot tai ajankäyttöön liittyvät seikat (sanokaa kanssani: palkallinen vapaa, loma), jotka vaikuttavat olennaisesti tiimin kykyyn edetä.
Projektipäälliköt, tiimit ja sidosryhmät voivat käyttää Gantt-kaaviota nähdäkseen, miten he edistyvät suunnitelman mukaisesti, sekä varmistaakseen, että kaikki aikatauluun liittyvät näkökohdat käsitellään ja otetaan huomioon hyvissä ajoin.
Lue lisää Gantt-kaavioiden käyttötarkoituksista ja niiden erityisistä käyttötapauksista täällä.
Pro-vinkki: Työkalussa pysyvä Gantt-kaavio, joka ei päädy osaksi todellista keskustelua, ei ole kovin hyödyllinen! Jos olet Gantt-kaaviota käyttävän tiimin projektipäällikkö, tiimin jäsen tai sidosryhmän edustaja, tee kaaviosta mahdollisimman näkyvä ja käytä sitä työkaluna, jonka avulla voidaan avoimesti keskustella siitä, miten projekti etenee ja mitä on tulossa.
Gantt-kaavion hyödyt
Gantt-kaavio on suunniteltu järjestämään projektin olennaiset tehtävät ja aikataulutiedot visuaalisesti yhteen paikkaan.
Kun kaikki nämä tärkeät tiedot ovat yhdessä kaaviossa, suunnitelmasta ja sen päivityksistä viestiminen on yksinkertaisempaa, ja sekä yksittäisten tehtävien että koko projektin suorittamiseen tarvittava aika on helpompi ymmärtää.
Gantt-kaavion käyttäminen projektinhallinnassa on hyödyllistä, koska sen avulla näet yhdellä silmäyksellä, miten kukin tehtävä liittyy muihin tehtäviin, milloin mikäkin tehtävä on määrä suorittaa ja kuinka paljon aikaa kullekin tehtävälle on varattu.
Tämä auttaa sinua pysymään järjestyksessä ja aikataulussa projektin parissa työskennellessäsi. Lisäksi Gantt-kaavio voi auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ja ongelmat projektin alkuvaiheessa, jotta niihin voidaan puuttua ennen kuin ne muuttuvat liian vakaviksi.
Kun Gantt-kaavio päivitetään johdonmukaisesti, jopa yksinkertainen kaavio voi toimia tärkeänä työkaluna, jonka avulla kuka tahansa projektitiimin jäsen voi nopeasti nähdä projektin etenemisen ja suunnitelman ajan kuluessa.
Huomioon otettavaa
Gantt-kaavion luomista varten tarvitset ensin projektin perussuunnitelman, joka sisältää tehtävät, päivämäärät ja tarvittaessa riippuvuudet. Älä yritä luoda Gantt-kaaviota ilman näitä lähtötietoja.
Vaikka käyttäisit projektinhallintaohjelmistoa Gantt-kaavion luomiseen, tarvitset ensin projektisuunnitelman, jossa luetellaan kaikki hankkeesi edellyttämät yksittäiset tehtävät (tai ainakin osa niistä, joista voit aloittaa).
On myös tarpeen arvioida, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen saattaa kestää ja ovatko tietyt tehtävät riippuvaisia toisistaan. Myös alku- ja päättymispäivät tulee määrittää. Projektin välitavoitteet voivat toimia projektitiimin motivaationa, tai sidosryhmäsi voivat edellyttää niitä (tai ne voivat olla sopimuksessa määriteltyjä).
Kuten kaikissa projektinhallintaohjelmistoissa, käyttäjän on annettava mahdollisimman paljon lähtötietoja. Projektipäällikön on tämän jälkeen ymmärrettävä koko projektin loppuun saatettavat osa-alueet ja tunnettava projektin työn ositus.
Mikään Gantt-kaaviotyökalu ei kerro, mikä tietty tehtävä puuttuu tai kenen tiimin jäsenen pitäisi tehdä mitäkin. Muista: Gantt-kaavio on vain projektisuunnitelman visuaalinen esitys ajan kuluessa. Se ei itsessään ole suunnitelma.
Gantt-kaavioiden parhaat käyttötarkoitukset
Projektinhallinnan ammattilaiset hyödyntävät Gantt-kaavioiden kaltaisia työkaluja, koska niiden avulla voidaan havainnollistaa kaikenlaisia ja -kokoisia projekteja sidosryhmille.
Gantt-kaavio on ollut käytössä jo vuosikymmeniä, ja se on ollut ratkaisevan tärkeä monien suurten hankkeiden etenemisen visualisoinnissa ja viestimisessä, kuten liikenneinfrastruktuurin, moottoritieverkostojen ja jopa The Digital Project Managerin sisällöntuotantoprosessin yhteydessä!
Yksi suosikkiprojektityypeistäni Gantt-kaavion avulla visualisoitavaksi on rakentaminen, sillä olemme todennäköisesti kaikki ajaneet talon tai rakennuksen ohi sen rakentamisen aikana ja tiedämme, ettei kaappeja pidä alkaa asentaa ennen katon valmistumista!
Nykyään Gantt-kaavioita käytetään lähes kaikilla toimialoilla ja sektoreilla, mistä osoituksena on luotujen Gantt-kaavio-ohjelmistojen runsaus sekä moniin eri asiayhteyksiin tai tilanteisiin laaditut mallipohjat (PS: Hanki Gantt-kaaviomallimme täältä).
Ennakoivaa tai vesiputousmenetelmää käyttävät projektipäälliköt hyödyntävät yleensä Gantt-kaavioita havainnollistaakseen tiiminsä etenemistä kohti onnistunutta valmistumista. Itse asiassa vesiputousmenetelmä on saanut nimensä osittain Gantt-kaavion vesiputouksesta kohti maaliviivaa.
Koska vesiputousmenetelmä käsittelee projektiaikataulua peräkkäisesti ja kaikki suunnitelmat määritellään alussa, Gantt-kaavio sopii ihanteellisesti tämän järjestyksen visuaaliseen kuvaamiseen.
Lisäksi Gantt-kaaviot tarjoavat projektipäälliköille ja tiimeille visuaalisen tavan jakaa projekti hallittaviin kokonaisuuksiin. Tämä työkalu auttaa heitä myös tunnistamaan projektin aikajanan virstanpylväät, mikä antaa heille tietoja, joita he voivat käyttää palautteen antamiseen organisaation sidosryhmille.
Gantt-kaavioiden huomiotta jäävät käyttötavat
Koska Gantt-kaavio kuvaa tehtävien riippuvuudet ja projektin kriittisen polun, tämä projektinhallintatyökalu voi osoittaa, miten yhden yksittäisen tehtävän muuttaminen voi mahdollisesti vaikuttaa koko projektiin. Onnistunut projektinhallinta edellyttää usein ketteryyttä, joten sen ennakoiminen, miten nyt tehtävä muutos vaikuttaa projektin valmistumiseen tulevaisuudessa, on olennaista. Tällainen palaute on yksi Gantt-kaavion liian vähälle käytölle jääneistä ominaisuuksista.
Asiantuntijavinkki: Vaikka on totta, että Gantt-kaavioita hyödynnetään usein ennakoivissa vesiputoustyyppisissä projekteissa, niitä voidaan käyttää myös ketterissä projekteissa visualisoimaan, mitä on tehty ja mitä tiedetään tehtäväksi.
Ennakoivien vesiputous- ja mukautuvien ketterien projektien keskeinen ero ei ole siinä, käytämmekö Gantt-kaaviota vai emme, vaan siinä, miten suunnittelemme ja tarvitsemmeko kaiken suunnittelua ja toimintaa koskevan tiedon alussa (ennakoiva vesiputous) vai voimmeko selvittää, suunnitella ja rakentaa sen työn edetessä (mukautuva ketterä menetelmä).
Gantt-kaavioiden rajoitukset
Mikään projektinhallintatyökalu tai -ohjelmisto ei ole täydellinen. Eikä Gantt-kaaviokaan – siitä voi tulla liian monimutkainen riippuvuuksien ja toimintojen määrän kasvaessa.
Toisin sanoen liian täyteen ahdettu palkkikaavio voi sisältää niin paljon yksityiskohtia, että kokonaisvaikutelma on sekava. Gantt-kaaviota ei pidä käyttää vain sen itsensä vuoksi, vaan sen on tuotava lisäarvoa.
Jos jokin projektinhallinnan toiminto, kuten Gantt-kaavion luominen, ei tuo lisäarvoa, älä tee sitä. Keskity projektipäällikkönä käyttämään aikasi ja asiantuntemuksesi lisäarvoa tuottaviin toimintoihin.
Jos olet esimerkiksi luonut Gantt-kaavion, mutta tiimisi ja sidosryhmäsi eivät käytä sitä tai löydä siitä arvoa, se ei ole arvokas. Hallitse aikaasi ja energiaasi tuottaaksesi arvoa, älä paperityötä.
Tämän sanottuamme tässä on muutamia tärkeitä asioita, jotka Gantt-kaavioista puuttuvat.
Tehtävien prioriteetit
Koska perinteisessä Gantt-kaaviossa projektin tehtävät yleensä luetellaan peräkkäin, kaavio ei kuvaa tarkasti tehtävien prioriteetteja. Perinteisessä Gantt-kaaviossa jokainen tehtävä näyttää yhtä tärkeältä kuin kaikki muutkin, mikä ei välttämättä vastaa tarkasti projektin etenemistä.
Tarvittavat resurssit
Vaikka kyseessä on pohjimmiltaan palkkikaavio, kunkin tehtävän palkin koko vastaa aikaa, ei tehtävän suorittamiseen tarvittavia resursseja. Tehtävien hallinnassa tällaiset tiedot voivat olla tarpeen, koska joidenkin suunnittelupäätösten on ehkä perustuttava enemmän resursseihin kuin aikaan.
Projektin kustannukset
Gantt-kaavion toinen rajoitus on sen painottuminen projektin aikajanaan kustannusten sijaan. Projektinhallinnassa kustannukset on usein otettava huomioon päätöksenteossa, eikä Gantt-kaavio tarjoa tietoja, jotka auttaisivat tekemään tällaisia päätöksiä.
Projektin kokonaisnäkymä
Gantt-kaavioita luova projektinhallintaohjelmisto jakaa kaaviot usein osiin. Tämän vuoksi koko projektin tarkasteleminen yhdellä näytöllä tai yhdellä paperiarkilla on vaikeaa, mikä tekee näistä kaavioista tehottomia yleisölle esitettäessä. Lyhyesti sanottuna Gantt-kaaviossa voi olla niin paljon tietoa, ettei koko projektia voi nähdä kerralla.
Jos kohtaat ongelman yrittäessäsi saada kaiken mahtumaan yhdelle näytölle tai paperiarkille, harkitse, voisitko koota tehtävät ylemmän tason työvirroiksi tai virstanpylväiksi, jotta kaikki mahtuisi yhteen näkymään myös mukautetulla aikaskaalalla. Kokeile sitä!
Muut projektin visualisointimenetelmät
Onnistunut projektinhallinta perustuu usein useiden työkalujen hyödyntämiseen. Gantt-kaavion lisäksi myös PERT-kaavio (ohjelman arviointi- ja tarkastelutekniikka) voi olla hyödyllinen. PERT-kaavio, toisin kuin kriittinen polku, keskittyy enemmän tehtävien väliseen riippuvuuteen kuin aikajanaan, mikä tekee siitä hyödyllisen laajamittaisten projektien hallinnassa.
Verkkokaavio on hyödyllinen projektin osien tai tehtävien välisten suhteiden visuaaliseen esittämiseen, mitä Gantt-kaavio ei tuo esiin (tämä on Gantt-kaavioiden ja PERT-kaavioiden keskeinen ero).
On myös projektinhallintatyökaluja, kuten Kanban-taulut, jotka toimivat rajoittamalla keskeneräisen tai kullekin henkilölle tai tiimille osoitetun työn määrää aikataulujen asettamisen sijaan.
Lopuksi
Gantt-kaavio on menestynyt projektinhallintatyökaluna vuosikymmenten ajan, koska se on viime kädessä helppokäyttöinen tapa visualisoida projektin suorittamiseen tarvittavat tehtävät ja aika. Muista kuitenkin, että Gantt-kaavio ei ole projektisuunnitelma.
Muiden projektinhallintatyökalujen kanssa käytettynä Gantt-kaavio voi tarjota erinomaisen kartan projektin edistymisen seuraamiseen ja sen näkemiseen, mitä projektitiimillä on seuraavaksi edessään.
Jos sinun on vaikea hahmottaa, mitä on tulossa tai missä tiimisi tulee olla tulevaisuudessa, Gantt-kaavio on hyvä paikka aloittaa. Itse asiassa jokainen johtaja, jonka kanssa olen koskaan työskennellyt, on tuntenut Gantt-kaaviot, ja joissakin tapauksissa Gantt-kaavio on ollut merkki vakaasta projektisuunnitelmasta. Kokeile sitä!
Löydä projektiisi sopiva Gantt-kaavio-ohjelmisto täältä (kun olet ensin tehnyt perussuunnitelman – älä ohita tätä vaihetta!):
Tilaa Digital Project Managerin uutiskirje, jotta pysyt ajan tasalla Gantt-kaavioista ja muista projektinhallintatyökaluista.
