Projektisuunnittelu etätiimeille: 5 huomioon otettavaa asiaa
Joustavuus on tärkeää: Kun tiimin jäsenet ovat eri aikavyöhykkeillä, tarvitset joustavuutta kokousaikojen ja työaikojen suhteen. Muista kysyä tiimin jäseniltä ja asiakkailta heidän toivomistaan kokousajoista.
Teknologia kaventaa etäisyyttä: Hyödynnä projektinhallintaohjelmistoja ja viestintäalustoja pitääksesi tiiviisti yhteyttä tiimin jäseniin, asiakkaisiin ja muihin projektin sidosryhmiin.
Tiimin sitouttaminen on ensisijaista: Edistä etätiimin jäsenten osallisuuden ja motivaation tunnetta säännöllisillä kuulumisten vaihdoilla ja tiiminrakennusaktiviteeteilla, kuten tutustumisleikeillä, peleillä tai mahdollisuuksilla viettää aikaa yhdessä Zoomissa.
Projektin suunnitteluun etänä liittyy ainutlaatuisia haasteita. Kaikki arvostavat kotoa työskentelyn joustavuutta, mutta kääntöpuolena yhteistyö, kokousten aikatauluttaminen ja ajan tasalla pysyminen siitä, kuka työskentelee minkäkin parissa, voi olla vaikeampaa.
Tässä artikkelissa käsittelen projektien suunnittelua etänä sekä asioita, jotka sinun tulee ottaa huomioon varmistaaksesi projektisi onnistumisen.
Mitä projektin suunnittelu on?
Projektin suunnittelu tarkoittaa etenemissuunnitelman laatimista siitä, miten projekti viedään päätökseen. Sen tulisi sisältää tehtävän työn laajuus, keskeiset projektin tavoitteet ja aikataulut.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se auttaa kaikkia projektiryhmän jäseniä ja sidosryhmiä etenemään kohti projektin onnistunutta valmistumista tarjoamalla selkeän suunnan ja määrittämällä odotukset.
Kuule projektiryhmän jäseniä ja keskeisiä sidosryhmiä (eri määrin heidän projektissa olevan roolinsa mukaan) suunnitelmasta ennen töiden aloittamista tai tietojen syöttämistä projektinsuunnittelutyökaluun.
Käyttämällä oikeita projektin suunnittelutekniikoita saat todennäköisemmin kaikkien tuen etkä joudu yhtä todennäköisesti tekemään merkittäviä muutoksia projektisuunnitelmaan projektin käynnistyttyä.
Miten projekteja suunnitellaan etänä?
Kun työskentelet etätiimin jäsenten kanssa, tärkeintä on keskustella siitä, miten työ tehdään ja miten viestitte keskenänne.
Tämä on erityisen tärkeää eri aikavyöhykkeille hajautuneille tiimeille. Virtuaalikokousten järjestäminen kaikille sopiviin aikoihin (eli työaikana) auttaa ylläpitämään kaikkien tiimin jäsenten, myös sinun projektipäällikkönä, työn ja vapaa-ajan tasapainoa.
Käytä etäprojektinhallintaohjelmistoa, virtuaalisia valkotauluja, videoneuvotteluja ja muita tiimiyhteistyön työkaluja, jotta tiimin jäsenten välinen etäisyys tuntuisi lyhyemmältä ja jotta esimerkiksi kehittäjien parityöskentely tai käyttäjähyväksyntätestaus ja laadunvarmistus olisi helpompaa. Muista suunnitella nämä tarpeet ennen projektin käynnistämistä.
5 huomioitavaa etäprojektien suunnittelussa
Pidä nämä viisi etäprojektien hallintaan liittyvää seikkaa mielessäsi – ne auttavat sinua parantamaan mahdollisuuksia saattaa projekti onnistuneesti päätökseen tyytyväisen ja yhtenäisen projektiryhmän kanssa. Lisää nämä projektin suunnittelun tarkistuslistaan, jotta et unohda mitään keskeisiä vaiheita.
1. Hajautetun tiimin jäsenten työajat
Etätiimisi rakenteesta riippuen sen jäsenet voivat sijaita aikavyöhykkeillä, joiden välillä on 1–12 tuntia eroa. Kun projektiryhmä muodostetaan, ota aikavyöhykkeet huomioon ja mieti, miten järjestät kokoukset.
Projektinhallinnan konsulttina asun Philadelphiassa, mutta työskentelen tällä hetkellä asiakkaiden kanssa New Yorkissa, Kaliforniassa, Kanadassa, Australiassa, Prahassa ja Chicagossa. Tämä tarkoittaa, että minun on joskus oltava joustava kokous- ja työaikojen suhteen voidakseni huomioida projektiryhmäni.
Kun työskentelen uusien asiakkaiden tai tiimin jäsenten kanssa, kysyn aina heidän toivomiaan kokousaikoja ennen uuden projektin aloittamista. Säilytän nämä tiedot taulukossa, jonka aloitan uusia töitä suunnitellessani ja käynnistäessäni, ja pidän sen ajan tasalla koko projektin tai toimeksiannon ajan.
Toiveista riippumatta pyydän aina luvan ennen kuin järjestän tiimin jäsenille kokouksia heidän normaalin työaikansa ulkopuolelle. Tästä on hyvä keskustella projektia suunniteltaessa, jotta tiedät, kuinka joustavia ihmisten aikataulut ovat ja milloin.
Tämä helpottaa kokousten ja projektin tilannekatsausten suunnittelua. Jos kokouksen järjestäminen on aikavyöhykkeiden vuoksi todella mahdotonta, voitte viestiä myös asynkronisesti projektinhallintatyökaluja käyttämällä.
2. Viestintätyylit ja -mieltymykset
Kysy ihmisiltä, miten he haluavat viestiä – jotkin etätiimit pitävät paljon kokouksia, kun taas toiset haluavat jakaa ongelmia ja päivityksiä muilla tavoin.
Kun kaikki työskentelevät yhdessä paikan päällä, on helppoa koputtaa jonkun oveen tai jakaa nopea päivitys päivän aikana. Etätiimien on kuitenkin panostettava enemmän viestintänsä suunnitteluun. Tämä koskee sekä yrityksen sisäisiä että toimistotiimejä, jotka työskentelevät ulkoisten asiakkaiden kanssa.
Vaikka kaikkien viestintämieltymykset tulisi ottaa huomioon, asiakkaan mieltymykset on ehkä asetettava etusijalle, sillä he maksavat työn laskun. Jos he esimerkiksi käyttävät paljon Slackia tai Microsoft Teamsia, sinun on viestittävä heidän kanssaan kyseisessä kanavassa varmistaaksesi, että he saavat tarvitsemansa tiedot ja projekti etenee hyvällä tahdilla.
Selvitä myös, kuinka paljon asynkronista viestintää tiimi sietää. Slackia pidetään usein työkaluna, jota käytetään projektiryhmän jäseniltä saatavien välittömien vastausten hankkimiseen, mutta se ei ole aina mahdollista.
Keskustelkaa suunnitteluprosessin aikana ominaisuuksien, kuten ilmoitusten keskeyttämisen ja saatavuuden osoittamiseen käytettävien tilapäivitysten, hyödyntämisestä. Niiden käyttöä koskevien odotusten määrittäminen voi auttaa tiimin jäseniä työskentelemään tehokkaammin yhdessä ja minimoimaan häiriöt.
3. Työkalut ja resurssit, joita tiimi tarvitsee projektin toteuttamiseen
Keskustelkaa suunnitteluprosessin alkuvaiheessa projektinhallintaohjelmiston, viestintätyökalujen, videoneuvottelujen, tiedostonjaon, virtuaalisten valkotaulujen, tuottavuussovellusten ja muiden käyttämienne työkalujen ja resurssien käytöstä.
Etäprojektinhallinta saattaa edellyttää lisätyökaluja korvaamaan toimistossa yleensä käytettävät välineet, kuten valkotaulun. Tiimin jäsenet voivat myös pyytää lisänäyttöjä tai muuta teknologiaa, jotta he voivat työskennellä tehokkaammin.
Selvittäkää budjettinne näitä asioita varten tai se, miten niitä voi pyytää, ennen projektin käynnistämistä. Jos esimerkiksi tiedätte, että voitte maksaa tiimillenne Zoom-tilin, kokouksen osallistujamäärää ei tarvitse rajoittaa tai kokouksia päättää 40 minuutin kohdalla (vaikka aikarajoitukset eivät aina ole huono asia).
Määrittääksenne työkaluihin ja resursseihin tarvitsemanne budjetin kokoontukaa tiimin kanssa laatimaan toivelista ennen projektin käynnistämistä. Tämän jälkeen voitte saada arvioita tutustumalla ohjelmistojen hinnoittelusivuihin ja hankkimalla tarvittavia laitteita tai välineitä koskevia tarjouksia. Lue lisää etätiimien resurssienhallinnasta täältä.
Toinen asia, joka kannattaa ottaa huomioon työkaluja arvioitaessa, ovat integraatiot. Jotkin työkalut toimivat yhdessä suoraan, kun taas toiset tarvitsevat mukautuksia tai API-asetuksia. Tiimin taidoista ja kokoonpanosta riippuen voi olla helpompaa käyttää työkaluja, joissa integraatiot ovat valmiiksi sisäänrakennettuina.
4. Tavat hallita palautetta ja suoriutumista projektin aikana
Yksi haaste, jonka jotkin tiimit kertovat liittyvän etätyöhön, on suoriutumisen hallinta ja etenemismahdollisuuksien luominen.
Vaikka joidenkin mielestä kasvokkainen vuorovaikutus on välttämätöntä uran edistämiseksi, en usko sen pitävän aina paikkansa. Tärkeää on pysyä näkyvillä, osallistua aktiivisesti ja osata tuoda esiin omat onnistumisensa ja mahdollisuutensa.
Etäprojektitiimejä johtavana projektipäällikkönä voit keskustella organisaatiosi esihenkilöiden tai henkilöstöhallinnon kanssa projektin suoriutumisenhallintasuunnitelmasta ja mahdollisten suoriutumisongelmien käsittelystä.
Vaikka pienemmät suoriutumiseen liittyvät ongelmat, kuten tiimin jäsenten puuttuvat viikoittaiset ajankirjaukset tai projektinhallintatyökalujen päivittämättä jättäminen, saattavat helpommin jäädä huomaamatta, projektipäällikön tehtävänä on seurata tiimin suoriutumista.
Luo koontinäyttö tai raportti, joka ilmoittaa projektin ongelmista, kuten myöhässä olevista tehtävistä, siirtämättä jääneistä riippuvuuksista tai tietyn raja-arvon alittavasta projektin etenemisestä. Sinua auttaa pitkälle se, että löydät tapoja antaa oikeudenmukaista ja ytimekästä reaaliaikaista palautetta sekä tunnistaa odotukset ylittävästi suoriutuvat henkilöt.
Voit myös pitää erillistä Google-dokumenttia tai muistiinpanoa jossakin, esimerkiksi yksityisessä Google Drive -kansiossa, seurataksesi suoriutumiseen liittyviä ongelmia ja kiitoksia. Näin varmistat, että ihmiset saavat ansaitsemansa palautteen ja tunnustuksen koko projektin elinkaaren ajan.
5. Tiimihengen luominen
Yhtenäinen ja hyvin yhdessä työskentelevä tiimi on elintärkeä etäyhteistyölle ja projektin onnistumiselle. Kun suunnittelet uutta projektia ja kokoat etätiimejä yhteen, muista luoda etätyöntekijöille mahdollisuuksia tutustua toisiinsa. Tiiminne saattaa työskennellä yhdessä ensimmäistä kertaa, mikä voi tehdä työstä vähemmän haastavaa ja hauskempaa.
Tämän ei tarvitse tapahtua kömpelöiden ja vanhanaikaisten tutustumisharjoitusten muodossa. Kokeile lähettää kysely ennen projektin suunnittelun aloittamista, kun tiedät, ketkä kuuluvat tiimiin, ja kertoa, mitä yhteistä tiimillä on. Voi esimerkiksi olla hauska tietää, että 75 % tiimin jäsenistä on iltavirkkuja tai että 58 % tiimistä ei toimi ennen kuin he ovat juoneet kaksi kupillista aamukahvia.
Projektipäällikkönä voit myös varata etäsuunnitelmaan aikaa, jotta tiimillä on sovittuja tilaisuuksia kokoontua yhteen ilman työasioista puhumista.
Yhdellä asiakkaistani on useimpina viikkoina puolen tunnin hetki, jolloin tiimit kokoontuvat pelaamaan peliä Zoomissa tai keskustelemaan ajankohtaisesta aiheesta (kuten tekoälystä tai uusimmasta menestyselokuvasta). Ajan varaaminen siihen, että ihmiset voivat tutustua toisiinsa ja pitää yhteyttä keskittyneen projektityön ulkopuolella, on loistava projektitiimin johtamisstrategia.
Usein kysyttyä etätiimien projektisuunnittelusta
Mikä on keskeistä projektin onnistumisen varmistamisessa etätyössä?
Keskeistä projektin onnistumisen varmistamisessa etätyössä on hyvä ja johdonmukainen viestintä. Tämä ei välttämättä tarkoita virtuaalikokouksia tai videopuheluita. Viestintä voi tapahtua asynkronisesti projektinhallintatyökalun tai Slackin tai Microsoft Teamsin kaltaisen yhteistyötyökalun avulla. Itse asiassa useimmat Microsoft Teamsiin integroituvat projektinhallintaohjelmistot voivat auttaa sinua pitämään vielä paremmin yhteyttä, sillä niiden avulla voit työskennellä projektiesi parissa siinä paikassa, jossa käyt keskustelujasi, olevan välilehden kautta.
Mitä vinkkejä etätiimien johtamiseen on?
Vinkkejä tai hyviä käytäntöjä etätiimien johtamiseen ovat:
- Kysy tiimin jäseniltä heidän työajoistaan ja viestintätoiveistaan.
- Pyri mieluummin viestimään liikaa kuin liian vähän, jotta kaikilla on tarvitsemansa tiedot ja esteet voidaan ratkaista nopeasti.
- Käytä viestintään useita kanavia, jotta kaikkien toiveet voidaan ottaa huomioon ja viestintä voi tapahtua asynkronisesti.
- Luo tiimeille mahdollisuuksia tutustua toisiinsa ja muodostaa yhteyksiä. Vaikka tämä voi tapahtua luontevammin silloin, kun tiimit ovat samassa paikassa, etätiimiä johdettaessa siihen on panostettava tietoisemmin.
- Pyydä palautetta ja pidä yhteyttä tiimin jäseniin varmistaaksesi, etteivät he tunne olevansa hukassa, ulkopuolisia tai eristyksissä.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä hyviä käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saa käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
