Luovien resurssien hallinta: opas toimistoille ja niiden ulkopuolelle
Resurssien hyvä hallinta on ratkaisevan tärkeää luoville tiimeille ja toimistoille, koska se antaa niille mahdollisuuden tehdä enemmän parasta työtään ja laskuttaa jatkuvasti enemmän tunteja.
Kaikkien liikkuvien osien täydellinen yhteensovittaminen voi kuitenkin tuntua hieman Tetriksen pelaamiselta, jotta kukaan ei joudu “vaihtopenkille” tai ettei kenenkään aikatauluun synny liikaa huippuja ja laaksoja.
Mitä luovien resurssien hallinta on?
Luovien resurssien hallinta on prosessi, jossa hallitaan luovan tiimin aikataulua ja koordinoidaan toimintoja projektityön saattamiseksi päätökseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tähän kuuluu sen määrittäminen, kuinka monta tuntia kukin henkilö (tai resurssi) tarvitsee viikossa projektinsa saattamiseksi päätökseen määräaikaan mennessä sekä se, onko jonkin tiimin jäsenen työkuorma liian suuri tai liian pieni.
Kun sinulla on nämä tiedot, tasapainota työkuormat. Tämä voi tarkoittaa freelancereiden palkkaamista, jos suunnittelijoillasi on liikaa töitä, työn jakamista useille viikoille tai määräaikojen siirtämistä.
Luovalla tiimilläsi tulisi olla työnkulku, joka liittyy resurssienhallintaan lyhyen ja pitkän aikavälin ennustamisprosessissa. Tämä auttaa ennustamaan tulevia resursointitarpeita paremmin ja määrittämään, milloin ja kuinka paljon uutta työtä tiimisi voi ottaa vastaan. Jos toimistosi hoitaa sisäisiä tai asiakkaiden kampanjoita, sinun kannattaa ehkä ottaa huomioon myös kampanjatyökaluja hallinnoivat tiimin jäsenet, kuten ne, jotka käyttävät toimistoille tarkoitettuja sähköpostimarkkinointiohjelmistoja, jotta resursointi kattaa kaikki työnkulut.
Miksi luovien resurssien hallinta on tärkeää?
Luovien resurssien hallinta on tärkeää, koska se:
- Mahdollistaa voittojen ja ajan optimoinnin: Kaikkien projektitiimin jäsenten täysi kohdentaminen laskutettaviin tunteihin ja työhön (jos teet laskutettavaa työtä) on hyvä tapa maksimoida voitot. Jos työskentelet talon sisäisessä tiimissä, kuten VFX-studiossa, joka ei laskuta asiakkaita, resurssienhallinnan avulla voit työskennellä tehokkaammin ja maksimoida ajankäyttösi. Resurssienhallinnan tai VFX-projektinhallintaohjelmiston käyttö auttaa välttämään tehtävien välisiä hiljaisia jaksoja ja tilanteita, joissa tiimille maksetaan “vaihtopenkillä” olemisesta.
- Estää liiallista työskentelyä ja loppuun palamista: Tasainen työmäärä ylityöjaksojen ja liian vähäisen työn sijaan auttaa estämään tiimin jäsenten loppuun palamista (erityisesti toimistojen resurssien, joita voit seurata toimistojen resurssienhallintaohjelmistolla). Ennakkosuunnittelu on hyvä tapa ehkäistä tätä. Jotkut saattavat pitää vaihtelusta (kuten monet freelancerit ja sopimusperusteiset resurssit), kun taas toiset suosivat ennakoitavan aikataulun vakautta.
- Vähentää lomautusten tai määräaikaisten työvapaiden riskiä: Vaikka tämän vastuun ei pitäisi koskaan langeta suoraan projektipäällikölle, hänen pitäisi pystyä auttamaan ennusteiden ja resurssien käytön kanssa sekä jakamaan nämä tiedot johdolle tai liiketoiminnan kehitystiimille. Näin uuden työn varaamisesta tai uusien projektien käynnistämisestä vastaava henkilö tietää, missä resurssivajeita on ja millaista työtä tulisi priorisoida käyttöasteen tasapainottamiseksi.
- Parantaa ennustamista: Johdonmukainen resurssienhallinta johtaa pitkällä aikavälillä parempaan resurssien ennustamiseen. Laskentataulukoiden tai resurssienhallintaohjelmiston pitäminen ajan tasalla projektien aikataulujen muuttuessa auttaa ennustamaan tulevia resursointitarpeita paremmin. Se voi myös auttaa tiimin jäseniä suunnittelemaan aikataulunsa paremmin ja välttämään loman ajoittamista suuren julkaisun päälle!
- Parantaa tiimityötä: Tasapainoiset työkuormat omaavat tiimin jäsenet auttavat edistämään parempaa tiimityötä. Joissakin luovissa toimistoissa tiimit jaetaan ryhmiin, jotka työskentelevät yhdessä projektien parissa. Tämä tarkoittaa, että kunnollisiin työn luovutuksiin tulisi varata riittävästi aikaa tai että kehittäjät voivat keskustella suunnittelutiimin kanssa aiemmin luovassa työnkulussa riskien tai ongelmien havaitsemiseksi. Tällainen yhteistyö ei ole mahdollista, kun työkuormat eivät ole tasapainossa.
- Auttaa hallitsemaan asiakkaiden odotuksia: Jos esimerkiksi asiakkaasi allekirjoittaa sopimuksen ja saa sen jälkeen tietää, ettei sinulla ole käytettävissä tarvittavia resursseja projektin aloittamiseen 6–8 viikkoon, hän ei ole tyytyväinen. Asiakkaiden resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa tarjoamalla reaaliaikaisia tietoja resurssien saatavuudesta, jolloin voit asettaa realistisia aikatauluja. Toisaalta tietyn julkaisupäivän lupaaminen ilman tarvittavia resursseja voi kuormittaa tiimiäsi ja johtaa kiireellä tehtyyn työhön tai laadusta tinkimiseen määräaikojen saavuttamiseksi.
Miten resurssienhallinta eroaa luovissa tiimeissä verrattuna muihin toimialoihin?
Vaikka lähes kaikkien tiimien on hallittava resursseja jollain tasolla, luovien tiimien on hallittava resurssejaan tehokkaasti. Tämä johtuu siitä, että luovilla resursseilla on yleensä erittäin erikoistunutta osaamista.
Jos tiimissäsi on esimerkiksi kolme graafista suunnittelijaa, kaikilla kolmella voi olla hyvin erilainen osaaminen. Tiimissäsi voi olla kokenut suunnittelija, jolla on merkittävää käyttäjäkokemukseen liittyvää koulutusta tai joka voi varmistaa, että kaikki digitaaliset suunnitelmat ovat saavutettavia.
Toinen keskitason suunnittelija voi olla taitavampi logo- ja brändisuunnittelussa, ja viimeinen suunnittelijasi voi olla uransa alkuvaiheessa oleva suunnittelija, joka yhden kokeneemman suunnittelijan tai luovan johtajan ohjauksella voi auttaa herättämään luovat konseptit eloon.
Osaamiserojen vuoksi et voi vain nimetä jotakuta näistä suunnittelijoista satunnaisesti uuteen projektiin. Luovaa osaamista tarkasteltaessa on tärkeää ymmärtää projektissa tarvittavat taidot ja nimetä oikea henkilö työn oikeaan vaiheeseen.
Tämä voi poiketa kehitystiimistäsi, jossa kokemuksessa voi olla eroja, mutta useiden kehittäjien pitäisi pystyä ohjelmoimaan samalla ohjelmointikielellä ja olla helpommin vaihdettavissa projektista toiseen.
Viisi parasta käytäntöä tehokkaaseen luovien resurssien hallintaan
Tässä on viisi parasta käytäntöä luovien resurssien hallintaan.
- Aloita kapasiteetin suunnittelusta: Kirjaa, kuinka paljon aikaa kullakin tiimin jäsenellä on varattuna verrattuna käytettävissä olevaan aikaan (tämä kannattaa tehdä kapasiteetin suunnittelumallin avulla). Ota huomioon laskuttamattomat vastuut, suunnitellut lomat tai esimerkiksi ammatilliseen kehittymiseen liittyvät sitoumukset. Näin saat kuvan siitä, kuinka paljon tiimin aikaa on käytettävissä. Jos käytät alihankkijoita tai freelancereita, kysy heiltä heidän käytettävyydestään viikoittain tai kuukausittain siltä varalta, että sinun on kevennettävä kuormitusta tiimin ylikuormittuessa.
- Tee resurssien kohdentaminen ennen aloitusta: Kun suunnittelet uutta työtä, aloita resurssien kohdentaminen ennen projektin aloitusta ja varaa aikaa kaikkien saattamiseen mukaan ja ajan tasalle ennen varsinaisen työn alkamista. Tämä voi säästää aikaa projektin käynnistyttyä. Kohdentaessasi resursseja tarkastele työselostetta ja tarvittavia taitoja. Esimerkiksi uuden verkkosivuston suunnitteluvaiheessa saatetaan tarvita käyttäjäkokemuksen tukea, suunnittelija ja kehittäjä aloittamaan informaatioarkkitehtuurin ja joidenkin matalan tarkkuustason rautalankamallien laatiminen.
Voit pyytää sisältöasiantuntijaa tai SEO-asiantuntijaa mukaan varmistaaksesi onnistumisen projektin myöhemmissä vaiheissa. - Tasapainota työkuormia: Seuraa resurssejasi projektien aikataulujen ja laajuuden muuttuessa. Oletetaan, että suunnittelijasi oli tarkoitus työskennellä rautalankamallien parissa kahden viikon työjaksossa, mutta sait sidosryhmiltä palautetta, joka pidentää työn neljään viikkoon. Jos hänellä oli toisen työjakson aikana täysi työkuorma muiden töiden parissa, hän ei voi tehdä molempia. Voit tasapainottaa hänen työkuormaansa kahdella tavalla. Voit siirtää toisen työjakson työt kahdella viikolla eteenpäin tai kohdentaa ne uudelleen. Tässä on kyse osaamisesta. Jotkut suunnittelijat voivat olla keskenään vaihdettavissa, mutta jos tarvitaan erikoistunutta osaamista, työn siirtäminen toiselle suunnittelijalle ei välttämättä ole mahdollista.
- Analysoi tietoja: Tarkastele vastaavien projektien aiempaa suoriutumista. Aivan kuten uuden työn arvioinnissa, voimme tarkastella tehtävienhallintatyökaluistamme saatavia tietoja ymmärtääksemme, mitä vaiheita tarvitaan ja kuinka kauan kyseiset vaiheet kestivät vastaavissa projekteissa. Näin meillä on lähtökohta, jonka pohjalta voimme suunnitella. Muista ottaa huomioon osaamisen ja tehtävien vaativuuden vaihtelu sekä tarkastella säännöllisesti ajanseuranta- ja käyttöastetietoja saadaksesi arvokkaita näkemyksiä resurssien suoriutumisesta.
- Suunnittele ja viesti etukäteen: Vaikka osa tässä käsittelemistämme asioista vaikuttaa itsestään selvältä, näin ei aina ole. Kaikki eivät ajattele, miten projektin eteneminen (aikataulua edellä tai jäljessä oleminen) voi vaikuttaa resurssienhallintaan tai jopa uusien projektien projektisuunnitteluun. Resurssien suunnittelukokoukset, joissa keskustellaan tiimin nykyisistä työkuormista ja mahdollisista tulevista töistä, voivat auttaa merkittävästi resurssitarpeiden havaitsemisessa ja työkuormien tasapainottamisessa.
Ohjelmistotyökalut luovien resurssien hallintaan
Saatavilla on monia luovien toimistojen projektinhallintatyökaluja, jotka voivat auttaa myös resurssienhallinnassa.
Kun valitset resurssienhallintaohjelmistoa tai asiakasresurssien hallintaohjelmistoa, valitse työkalu, joka pystyy näyttämään eri resurssikohdennukset ja niiden vaikutukset projektin aikatauluun ja laajuuteen. Näin säästät arvokasta aikaa ja vaivaa, jotka olisit muutoin käyttänyt näiden vertailuun manuaalisesti.
Monet resurssienhallintatyökaluista on hyvin tietokeskeisiä, mikä on hienoa, mutta luovien ihmisten kanssa työskentely on täysin erilaista. Heidän aivonsa eivät käsittele dataa, lukuja, logistiikkaa tai budjetteja.
Jos kustannukset ovat ratkaiseva tekijä, voit myös kokeilla ilmaista resurssienhallintatyökalua päästäksesi alkuun.
Jos pidät projektinhallintaohjelmistostasi, mutta siinä ei ole integroitua resurssienhallintaa, harkitse sellaisen työkalun tai sellaisten työkalujen valitsemista, joissa on juuri tätä varten tarkoitetut integraatiot. Suosikkimme luoviin projekteihin sopivista resurssienhallintatyökaluista ovat:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Jos etsit ohjelmistoa, joka on suunniteltu markkinoinnin resurssienhallintaan, tutustu tähän markkinoinnin resurssienhallintaohjelmistojen luetteloon tai mediantuotannon resurssienhallintatyökalujen luetteloomme.
Mitä seuraavaksi?
Vaikka tämän artikkelin tarkoituksena oli auttaa sinua luovien resurssienhallinnan parhaissa käytännöissä, opittavaa riittää vielä. Liity yhteisöömme ja lue lisää resurssienhallinnasta muilta käytännön projektipäälliköiltä. Saat myös käyttöösi yli 100 mallia, näytettä ja esimerkkiä tärkeää projektidokumentaatiota varten, kuten Gantt-kaavioita ja resurssisuunnitelmia.
