9 vaikuttavaa KPI-mittaria hankehallintaan

Näiden mittareiden avulla voit seurata edistymistä, tunnistaa trendejä ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä projektiesi suunnasta. Ne tarjoavat konkreettista ja mitattavaa näyttöä siitä, miten suoriudut – sen sijaan että luottaisit tuntemuksiin tai intuitioon. 

9 keskeistä suorituskykymittaria projektinhallintaan

Nämä tehokkaat KPI:t auttavat muodostamaan kattavamman käsityksen projektin tilasta ja varmistamaan, että saat projektin valmiiksi ajallaan, budjetin puitteissa ja sovitun laajuuden mukaisesti. Tarkastellaan jokaista niistä lähemmin.

1. Sijoitetun pääoman tuotto (ROI)

ROI on mittari, jota käytetään laajasti arvioimaan, saadaanko projektista enemmän hyötyä kuin siihen on sijoitettu (eli tuottoa projektiin sijoitetulle rahalle ja vaivannäölle, joka teki projektista kannattavan). 

Projektinhallinnassa se auttaa ymmärtämään projektien taloudellista kannattavuutta. Laskemalla ROI:n voit varmistaa, että projektisi tuottavat arvoa ja että niihin sijoittamasi resurssit, kuten freelancerit, graafiset suunnittelijat ja ohjelmistokehittäjät, ovat panostuksen arvoisia. Kannattavuuden näkökulmasta se on määrällisesti yksi tärkeimmistä KPI:istä. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Budjettipoikkeama

Budjettipoikkeama (jota kutsutaan joskus myös kustannuspoikkeamaksi) mittaa projektin budjetoitujen ja toteutuneiden kustannusten välistä eroa.

Ennustiko projektisi kustannusarvio, että käyttäisit projektiin $50,000, mutta käytitkin todellisuudessa $75,000? Projektin budjetin ja mahdollisen poikkeaman ymmärtäminen on ensimmäinen askel sen selvittämisessä, mikä meni pieleen (tai oikein) ja miten projektisuunnittelua kannattaa seuraavalla kerralla mukauttaa. Tämä on helpointa tehdä projektin budjetointiohjelmistolla.

3. Kustannustehokkuusindeksi (CPI)

CPI on kuin arvosana sille, miten hyvin käytät budjettiasi. Se lasketaan jakamalla ansaittu arvo (se, mitä projektista saat) toteutuneilla kustannuksilla (se, mitä projektiin käytät). Jos CPI on suurempi kuin 1, se on erinomainen uutinen! 

Se tarkoittaa, että projektisi tuottaa enemmän arvoa kuin se maksaa. Jos CPI on kuitenkin pienempi kuin 1, se on kuin kojelaudassa vilkkuva varoitusvalo, joka kertoo projektin kustannusten kasvavan sen arvoa nopeammin. 

4. Suunniteltu arvo (PV)

Suunniteltu arvo eli lyhyesti PV on kuin projektin tiekartta. Se kertoo, mikä on tiettyyn päivämäärään mennessä valmiiksi suunnitellun työn arvo. PV:n seuraaminen on kuin GPS:n tarkistaminen automatkan aikana – se auttaa pysymään oikealla reitillä ja välttämään tarpeettomia kiertoteitä.

5. Resurssikapasiteetti

Resurssikapasiteetti tarkoittaa sitä, kuinka paljon työtä tiimisi pystyy realistisesti tekemään tietyn ajanjakson aikana. Se on kuin repun koon tietämistä ennen kuin alat täyttää sitä. Se on perusta tai vertailukohta, jota käytetään resurssien kohdentamisen suunnittelussa.

Tämän avulla voit varmistaa, ettei kukaan kuormitu liikaa ja että käytössäsi on riittävästi työvoimaa projektin tehtävien hoitamiseen. Näin pidät kaikki virkeinä ja ylläpidät korkeaa tuottavuutta asianmukaisen resurssienhallinnan avulla.

6. Läpimenoaika

Läpimenoaika on tehtävän tai tehtäväkokonaisuuden ajanottokello. Se mittaa, kuinka kauan aloituksesta projektin valmistumiseen kuluu. Läpimenoaikojen seuraaminen auttaa ymmärtämään, kuinka nopeasti tiimisi työskentelee, ja auttaa havaitsemaan alueita, joilla työskentelyä voisi hieman nopeuttaa. 

7. Ansaittu arvo (EV)

Ansaittu arvo eli EV on tekemäsi työn todellinen arvo suhteutettuna budjettiisi. Se on kuin edistymisraportti, joka näyttää, kuinka paljon olet saavuttanut tähän mennessä. EV:n säännöllinen tarkistaminen auttaa varmistamaan, että projektisi pysyvät budjetissa eivätkä myöhästy aikataulusta.

8. Aikataulutehokkuusindeksi (SPI)

SPI eli aikataulutehokkuusindeksi on ansaitun arvon suhde suunniteltuun arvoon. Se on kuin projektin ajankäyttöä koskeva arvio, joka kertoo, kuinka hyvin käytät aikaasi projektissa. SPI-arvo, joka on suurempi kuin 1, tarkoittaa, että olet aikataulusta edellä, kun taas alle 1:n jäävä SPI tarkoittaa, että olet jäämässä jälkeen. SPI auttaa todella pitämään projektin aikataulun hallinnassa.

9. Aikataulupoikkeama (SV)

Aikataulupoikkeama on ansaitun arvon ja suunnitellun arvon välinen ero. Se toimii kuin hälytysjärjestelmä, joka ilmoittaa, oletko aikataulusta edellä vai jäämässä jälkeen. 

Seuraamalla SV:tä tarkasti voit toimia nopeasti, jos projektisi aikataulu alkaa lipsua, ja varmistaa, että kaikki toimitetaan silloin kun pitääkin. Saavuttaako tiimisi virstanpylväät ja pysyykö se projektiaikataulussa? Tämän ymmärtäminen ennen projektin päättymistä voi olla avain koko projektin onnistumiseen. 

Muista, että suorituskykyindikaattoreissa ei ole yhtä kaikille sopivaa ratkaisua. Valitsemiesi mittareiden tulisi olla linjassa projektisi yleisten tavoitteiden kanssa ja auttaa sinua seuraamaan niitä erityisiä tuloksia, jotka pyrit saavuttamaan.

Millainen on tehokas projektinhallinnan KPI?

Tehokas projektinhallinnan keskeinen suorituskykyindikaattori on sellainen, joka on tiiviisti linjassa projektin strategisten tavoitteiden kanssa. Sen tulisi aina olla:

1. Selkeä ja mitattava: jotta voit seurata projektin edistymistä ja suorituskykyä
2. Säännöllisesti päivitetty: jotta se kuvastaa projektin nykytilaa
3. Olennainen ja toimintaan ohjaava: jotta voit tehdä perusteltuja päätöksiä ja mukautuksia
4. Helposti ymmärrettävä: jotta kaikki sidosryhmät voivat seurata projektin onnistumista
5. Yhdistetty kriittisiin menestystekijöihin: jotta projektin kokonaisonnistuminen voidaan määrittää

Kuinka seurata projektinhallinnan KPI-mittareita?

Nyt kun ymmärrät, mitä KPI-mittarit ovat ja mitkä niistä ovat projektinhallinnan kannalta todella tärkeitä, mikä on seuraava kohta tehtävälistallasi? Niiden seuraaminen tavalla, joka ei aja sinua hulluuden partaalle.

Tiimisi käytettävissä on valtavasti hyödyllisiä työkaluja. Oikean projektinhallintatyökalun valitseminen voi muuttaa tilanteen täysin ja tehdä KPI-mittareiden seurannasta ja arvioinnista huomattavasti yksinkertaisempaa.

Tässä on luettelo KPI-työkaluista sekä tyypeittäin että tuotemerkeittäin, jotta voit aloittaa kaikkien projektinhallinnan mittareidesi seurannan:

KPI-seurantatyökalut tyypeittäin

KPI-mittareiden seuraamiseen voi käyttää muutamia erityyppisiä työkaluja, kuten:

1. Projektinhallintaohjelmisto: tarjoaa keskitetyn hallintapaneelin projektin edistymisen, määräaikojen ja resurssien kohdentamisen reaaliaikaiseen seurantaan. Monet näistä työkaluista kuuluvat visuaalisten projektinhallintaohjelmistojen luokkaan ja tarjoavat graafisia käyttöliittymiä ja visualisointeja KPI-mittareille, kuten sijoitetun pääoman tuotolle, budjettipoikkeamalle, CPI:lle, PV:lle, EV:lle, virstanpylväiden saavuttamiselle ja muille mittareille.
2. Resurssienhallintaohjelmisto: optimoi resurssien kohdentamisen ja henkilöstökapasiteetin suunnittelun sekä seuraa esimerkiksi resurssikapasiteettia, budjettipoikkeamaa ja resurssien saatavuutta henkilöstön ja osaamisen tehokkaan hyödyntämisen varmistamiseksi.
3. Ajanseurantaohjelmisto: parantaa vastuullisuutta ja tehokkuutta seuraamalla tehtäviin ja projekteihin käytettyä aikaa sekä tarjoamalla tietoa laskutettavista tunneista, ajankäytön kohdentamisesta, läpimenoajasta & muusta – mikä on olennaista tarkan laskutuksen ja prosessien optimoinnin kannalta.

KPI-seurantatyökalut tuotemerkeittäin

Tässä on luetteloni parhaista tuotemerkeittäin järjestetyistä projektinhallintaohjelmistoista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Sopii parhaiten suuriin projekteihin ja toiminnan laajentamiseen
2. 2. Smartsheet — Parhaiten mukautettaviin koontinäyttöihin
3. 3. Productive — Paras toimistoprojekteihin ja budjetointiin
4. 4. Runn — Paras projektien ennustamiseen
5. 5. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen resurssien optimointiin
6. 6. Celoxis — Paras yksinkertaiseen suunnitteluun ja työnkulkuihin
7. 7. Hive — Paras yhteistoiminnalliseen projektinhallintaan
8. 8. Copper — Paras vaihtoehto toimistoille, jotka sujuvoittavat myynnin siirtymistä toimitukseen
9. 9. Zoho Projects — Paras integraatioon Zoho Suiten kanssa
10. 10. Ziggu — Paras asiakasportaalien integrointiin

Useiden näiden työkalujen avulla voit automatisoida KPI-mittareiden, kuten budjetin poikkeaman, kustannustehokkuusindeksin ja muiden vastaavien tietojen seurannan. Voit määrittää hallintapaneelisi esittelemään nämä mittarit, jotta näet aina nopeasti, miten projektisi etenee juuri silloin, kun sitä tarvitset.

Oikeat ominaisuudet voivat muuttaa monimutkaiset projektitiedot käyttökelpoisiksi oivalluksiksi. Jos esimerkiksi käytät Asanaa projektinhallintaan, voit hyödyntää työkalun hallintapaneeliominaisuutta tärkeiden KPI-mittareiden visualisointiin. Jos taas olet Trelloa käyttävä projektipäällikkö, voit hyödyntää sen mukautettavia tauluja ja Power-Ups-tehosteita edistymisen seurantaan, tehtävien hallintaan ja projektimittareiden tehokkaaseen analysointiin.

Jos haluat oppia lisää, olemme laatineet hyödyllisiä arvosteluja ja käyttöoppaita palveluille Asana, Wrike, Trello ja Monday.com. 

Usein kysyttyä projektinhallinnan KPI-mittareista

Kun perehdymme projektinhallinnan tärkeisiin KPI-mittareihin, on täysin normaalia, että mieleen tulee muutamia kysymyksiä. Käydään siis läpi yleisimpiä kysymyksiä, jotta asiat selkiytyvät hieman.

Mikä tekee KPI-mittarista hyvän projektin KPI-mittarin?

Parhaat KPI-mittarit ovat täsmällisiä, mitattavia, saavutettavissa olevia, olennaisia ja aikaan sidottuja (eli lyhyesti SMART-mittareita). Niiden on vastattava projektillesi asetettuja tavoitteita ja annettava tietoa siitä, oletko saavuttamassa tavoitteesi.

Niiden on myös oltava toimintaan ohjaavia, jotta voit tehdä niiden perusteella päätöksiä. Eikä pidä unohtaa, että hyvän KPI-mittarin on oltava helposti ymmärrettävä ja jaettava – mitä hyötyä KPI-mittarista on, jos se ei johda toimintaan?

Mikä on KPI-mittareiden ja mittareiden välinen ero?

Kyllä, käytämme joskus näitä termejä ikään kuin ne tarkoittaisivat samaa asiaa, mutta näin ei ole. Mittari on yksinkertaisesti projektiisi liittyvä mittaus tai tietojoukko, kuten suoritettujen tehtävien määrä tai tekemäsi työtuntien määrä. KPI-mittari puolestaan on valittu mittari, joka toimii tärkeänä osoituksena projektisi suoriutumisesta. Jokainen KPI-mittari on siis mittari, mutta kaikki mittarit eivät ole KPI-mittareita.

Kuinka usein KPI-mittarit pitäisi tarkistaa?

Se riippuu projektistasi. Jos kyseessä on lyhytaikainen projekti, KPI-mittarit kannattaa ehkä tarkistaa viikoittain. Pidemmissä projekteissa niiden tarkistaminen kahden viikon välein tai kerran kuukaudessa saattaa riittää. Tavoitteena on seurata niitä riittävän usein trendien havaitsemiseksi ja korjausten tekemiseksi, mutta ei niin usein, että tuhlaat aikaasi.

Ovatko projektien KPI-mittarit samoja eri toimialoilla?

Vaikka monet KPI-mittarit, kuten sijoitetun pääoman tuotto, budjetin poikkeama ja aikataulupoikkeama, ovat hyödyllisiä kaikilla toimialoilla, jotkin mittarit ovat ainutlaatuisia tietyille toimialoille.

Esimerkiksi ohjelmistokehitysprojektissa voidaan seurata esimerkiksi virheiden määrää ja sprintin etenemisnopeutta, kun taas markkinointiprojektissa keskitytään liidien määrään ja konversioasteisiin. Tärkeintä on valita KPI-mittarit, jotka sopivat parhaiten projektiisi ja toimialaasi.

Mitä seuraavaksi?

Olemme juuri tutustuneet kulissien takana projektien KPI-mittareihin ja siihen, kuinka ne voivat toimia GPS:nämme digitaalisessa projektinhallinnassa ja ohjata meitä kohti tavoitettamme.

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja pääse mukaan yli 100 mallipohjan, näytteen ja esimerkin pariin sekä verkostoidu Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.