Los 11 principales desafíos de la gestión de proyectos: cómo superarlos

A lo largo de este artículo, verás referencias a una encuesta reciente que se realizó en 2020 y preguntó a los participantes cuál era su mayor desafío en ese momento. No todos los desafíos tratados aquí se incluyeron en esa encuesta.

1. Conflictos dentro del equipo del proyecto

Los conflictos dentro del equipo del proyecto pueden deberse, como señalaron algunos participantes de nuestra encuesta, a entornos tóxicos o personalidades enfrentadas, así como a la falta de responsabilidad dentro del equipo del proyecto, lo que también desincentiva la colaboración y el trabajo en equipo.

Cuando los equipos experimentan problemas de comunicación deficiente o falta de comunicación y no colaboran al nivel adecuado, esto puede provocar el fracaso del proyecto.

Según la Harvard Business Review, el 39 % de los conflictos se deben a diferencias en la comunicación y el 22 % a expectativas poco claras.

La comunicación eficaz y el establecimiento de expectativas son dos áreas clave de las que son responsables los directores de proyectos, lo que significa que pueden reducir por completo el riesgo de que surjan conflictos (además de utilizar tácticas de resolución de conflictos cuando estos aparezcan).

Cómo superarlo

• Recibe formación específica en liderazgo de proyectos y técnicas de resolución de conflictos, que puede proporcionar herramientas para abordar conflictos y otras situaciones poco ideales. 
• Establece una jerarquía clara, objetivos de proyecto SMART y objetivos del proyecto, así como un sistema de responsabilidad. Programa revisiones periódicas con los miembros del equipo y haz que rindan cuentas de los plazos y los estándares de calidad.
• Implementa tácticas demostradas para aumentar la seguridad psicológica. Esto garantiza que los miembros del equipo se sientan escuchados y respetados, lo que ayuda a reducir los conflictos.

2. Disponibilidad limitada de recursos

A los directores de proyectos les cuesta asignar recursos a sus proyectos, especialmente cuando varios proyectos se ejecutan simultáneamente y los equipos se dividen entre prioridades contrapuestas.

Comentario
deu/beachbabe74 en el debate
engestión de proyectos

Aunque parte de esto puede solucionarse mediante una fase adecuada de planificación del proyecto, también depende del presupuesto del proyecto. Los proyectos con presupuestos más reducidos suelen tener menos recursos dedicados, aunque su alcance de trabajo pueda requerir más recursos.

Cómo superarlo

• Familiarízate con tácticas clave de gestión de recursos, como la nivelación de recursos y el suavizado de recursos. Ambas pueden ayudar a equilibrar la carga de recursos entre los miembros del equipo, pero utiliza el suavizado de recursos cuando tengas una fecha límite estricta que no pueda modificarse. 
• Mejora tus capacidades de previsión de recursos. Cuanto antes sepas qué recursos necesitarás, antes podrás reservarlos, asegurándote de contar con todas las personas que necesitas. 
• Utiliza software de gestión de recursos. Esta es la forma más sencilla de modificar las asignaciones, supervisar la capacidad y la carga de trabajo del equipo y calcular qué recursos necesitas realmente.

Dirige con Inteligencia en la Era de la IA

Únete a la comunidad DPM para acceder a contenido exclusivo, plantillas prácticas, eventos solo para miembros e ideas semanales sobre liderazgo. Es gratis unirse.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Falta de formación o de habilidades de gestión de proyectos

A menudo, los directores de proyectos asumen el puesto sin ningún tipo de formación formal (aunque esta suele llegar más adelante) ni las habilidades de gestión de proyectos, las habilidades técnicas o el conjunto de habilidades interpersonales que les permitirían alcanzar el éxito.

Varios participantes de nuestra encuesta señalaron la falta de confianza como su mayor desafío y, en particular, tres respuestas indicaron que eran nuevos en la gestión de proyectos. Un participante señaló que estaba «teniendo problemas para ampliar [sus] habilidades, pasando de la gestión básica a la gestión de proyectos pequeños».

Cómo superarlo

• Practica mantenerte flexible, independientemente del tipo o la escala del proyecto digital que estés gestionando. Adáptate rápidamente a las situaciones y aprende de tus errores. 
• Dedica tiempo al aprendizaje personal y a la formación en gestión de proyectos. Únete a grupos comunitarios y crea una red de contactos con tus compañeros. Nuestra comunidad de Slack (parte de la membresía de DPM) es un lugar excelente para participar en la conversación.
• Haz nuestro curso Domina la gestión de proyectos digitales, disponible ahora a través de la membresía de DPM. El curso abarca todo el ciclo de vida del proyecto, así como metodologías clave, como la gestión ágil de proyectos y el modelo en cascada, además de tácticas para llevar a cabo proyectos exitosos.

4. Falta de procesos claros

Muchos participantes de nuestra encuesta señalaron que su mayor desafío en la gestión de proyectos estaba relacionado con los procesos, ya fueran procesos específicos del proyecto o procesos de la empresa. Varias respuestas indicaron que su organización carecía de flujos de trabajo y que correspondía a los directores de proyectos crearlos e implementarlos.

Otros se sentían frustrados por la falta de seguimiento de los procesos establecidos por parte de otras personas.

Comentario
poru/wookiedaywalker de la conversación
enprojectmanagement

Cómo superarlo

• Utiliza plantillas al crear documentos de procesos. Esto te ahorrará tiempo y confusiones, ya que simplemente puedes editar un documento de proceso existente en lugar de crear uno desde cero. Puedes crear plantillas a partir de tus documentos existentes, o encontrarás muchas plantillas gratuitas y de pago que pueden servirte como punto de partida. 
• Realiza un análisis de causa raíz. Antes de lanzarte a buscar soluciones, considera utilizar un análisis de causa raíz para comprender por qué se están omitiendo los procesos o por qué no funcionan. Esto podría revelar carencias en la formación, responsabilidades poco claras o herramientas que no son compatibles con el flujo de trabajo.
• Crea un comité de gestión del cambio para implementar nuevos procesos y cambios en los procesos existentes. Incluye a miembros del equipo de distintos departamentos para que todos puedan opinar y apoyar el nuevo proceso.

5. Mantenerse dentro del alcance

Varios participantes afirmaron que el alcance era su mayor desafío: concretamente, mantenerse dentro del alcance del proyecto, evitar la ampliación descontrolada del alcance y gestionar los cambios de última hora en el alcance. La ampliación descontrolada del alcance suele proceder de los clientes («Solo esperaba…», «Una idea más…»), pero también puede provenir de miembros del equipo que realmente quieren impresionar. 

Una respuesta señaló el efecto dominó que provocan los cambios de alcance y la consiguiente gestión de las partes interesadas que se produce cuando los cambios de alcance también requieren modificaciones en el calendario o el presupuesto del proyecto.

Cómo superarlo

• Vuelve a consultar el enunciado del trabajo o la declaración del alcance del proyecto, o ambos. Si un cliente solicita algo que no aparece descrito en ninguno de esos documentos, remítele de nuevo al documento para que lo consulte. 
• Implementa un proceso de solicitud de cambios. Por ejemplo, si un cliente quiere una funcionalidad que no estaba incluida originalmente en el alcance, completa una solicitud de cambios en la que se describan las implicaciones que la creación de esa funcionalidad tendrá para el presupuesto, los plazos y los recursos del proyecto. Es posible que revise la solicitud de cambios y decida no seguir adelante, pero si lo hace, podrás ajustar el calendario o el presupuesto del proyecto según corresponda.

6. Falta de visibilidad sobre el progreso

Los directores de proyectos suelen quejarse de no enterarse de los retrasos del proyecto o de los problemas hasta que es demasiado tarde, además de no tener visibilidad sobre cuánto trabajo se ha completado en relación con cuánto presupuesto y tiempo se han invertido. 

Por no mencionar que, sin una solución adecuada de elaboración de informes, el proceso de localizar esta información supone una enorme pérdida de tiempo: 

Comentario
de una discusión
engestión de proyectos

Cómo superarlo

• Utiliza software de gestión de proyectos. Te permite crear paneles para hacer un seguimiento de métricas como cuánto presupuesto se ha utilizado, cuál es la capacidad de cada recurso y qué porcentaje de una tarea o hito se ha completado. También te permitirá ver en qué otros proyectos están trabajando los miembros de tu equipo, para que puedas evaluar las prioridades y ajustarlas según sea necesario. 
• Calcula el valor ganado. Esta es una métrica que asigna un valor monetario al progreso de tu proyecto, de modo que puedas comparar directamente la cantidad de tiempo invertida con el presupuesto gastado. 
• Reúnete periódicamente con los miembros de tu equipo. Organiza reuniones individuales periódicas para conocer en detalle su carga de trabajo, cualquier impedimento o dificultad a la que se estén enfrentando y cómo podrías brindarles un mejor apoyo. 

7. Gestionar a personas que no dependen directamente de ti

Los directores de proyectos no suelen ser los responsables directos de los miembros del equipo que trabajan en sus proyectos.

No necesariamente tienen autoridad sobre su horario, sus horas de trabajo, el proceso que siguen o cómo trabajan. Esto puede dar lugar a conflictos entre el director del proyecto y el equipo, entre los directores de proyectos y otros responsables, o entre distintos miembros del equipo. 

Cómo superarlo

• Establece una buena relación con los miembros de tu equipo, para que sientan que pueden acudir a ti con sus inquietudes sobre la carga de trabajo. Conocer a alguien como persona hará que resulte más fácil mantener conversaciones difíciles con esa persona. 
• Organiza reuniones periódicas (semanales, quincenales, etc.) para que todos los responsables (de proyectos o de otro tipo) analicen las prioridades y los posibles conflictos de recursos, y garanticen la alineación, de modo que los miembros del equipo no reciban mensajes diferentes de distintas personas, lo que puede causar frustración y confusión. 
• Haz preguntas abiertas a los miembros del equipo sobre su carga de trabajo o sus preferencias, y evita las preguntas tendenciosas o condescendientes.

8. Prioridades contrapuestas

Las organizaciones tienen muchos proyectos en marcha y los recursos que requieren pueden ser escasos, como hemos comentado anteriormente. Los miembros del equipo suelen estar bastante sobrecargados, lo que puede reducir la moral y la motivación. Por no mencionar que los propios directores de proyectos suelen estar sobrecargados al trabajar en varios proyectos con distintos niveles de prioridad.

Esto lo resume bastante bien: 

Comentario
de una discusión
engestión de proyectos

Cómo superarlo

• Implementa un software de gestión de tareas y aplicaciones de gestión de proyectos o herramientas. Estas pueden ayudarte a supervisar en qué están trabajando los miembros de tu equipo y qué otros proyectos y tareas tienen asignados. 
• Crea una matriz de priorización y clasifica las tareas según su importancia o urgencia, y elimina todo aquello que no sea importante ni urgente. 
• Aprende a delegar. Aunque los directores de proyectos son responsables de que el trabajo se realice, no necesariamente tienen que ser ellos quienes lo hagan. Involucra al equipo en la lluvia de ideas sobre tácticas de gestión de riesgos o planes de contingencia.

9. Obtener estimaciones precisas

Estimar cuánto tiempo llevará una tarea y, por lo tanto, cuánto presupuesto consumirá, siempre supone un desafío tanto para los directores de proyectos como para los miembros del equipo.

Los directores de proyectos no son quienes realizan el trabajo, y los miembros del equipo pueden mostrarse reticentes a comprometerse con una cantidad de tiempo específica, especialmente si no disponen de toda la información, algo que ocurre en ocasiones.

Cómo superarlo

• Utiliza técnicas de estimación como la estimación análoga, la estimación paramétrica o la estimación de tres puntos. La estimación análoga utiliza datos de proyectos anteriores, mientras que la estimación paramétrica toma variables específicas de proyectos similares y las aplica a los parámetros del proyecto actual. La estimación de tres puntos calcula el promedio del mejor escenario, el peor escenario y el escenario más probable.
• Utiliza nuestra plantilla de estimación de proyectos (disponible mediante la membresía de DPM). Accede a nuestra plantilla y lista de comprobación para asegurarte de presentar a los clientes la estimación más precisa posible. 

10. Falta de comunicación

Cuando los miembros del equipo no se comunican entre sí, o las partes interesadas del proyecto no proporcionan la información o las aprobaciones adecuadas para que el proyecto avance, aumenta la probabilidad de que el proyecto fracase.

Comentario
poru/wookiedaywalker de la conversación
engestión de proyectos

Cómo superarlo

• Crea un plan de comunicación claro. En él se explica cómo intercambiarán información el equipo del proyecto, el director del proyecto y las partes interesadas a lo largo del proyecto. Incluye qué canales utilizaréis y con qué frecuencia os comunicaréis, así como la frecuencia de las reuniones de seguimiento (ya sean presenciales o por teléfono). 
• Organiza un inicio del proyecto adecuado, así como una reunión previa al inicio entre tú y el cliente. Esto ayudará a crear una buena relación, para que podáis comunicaros eficazmente durante el resto del proyecto, y establecerá las expectativas sobre el nivel y la frecuencia de la comunicación durante todo el proyecto. 

11. Equipos que trabajan de forma aislada

Cuando los miembros del equipo trabajan en sus propios pequeños mundos y no existen ciclos de retroalimentación, la calidad del trabajo se resiente, se duplica el trabajo y no queda claro quién es responsable de cada tarea.

En última instancia, esto provoca mucha frustración entre el equipo del proyecto y las partes interesadas, reduce la moral y la motivación, y hace que el equipo se desvincule del trabajo. 

Cómo superarlo

• Implementa un diagrama RACI. Este aclara quién es responsable, quién rinde cuentas, quién es consultado y quién debe estar informado sobre determinadas tareas y entregables del proyecto. Completa el diagrama estratégicamente para reducir el trabajo aislado y asegurarte de que los miembros del equipo que desempeñan el papel de «consultados» sean las personas adecuadas para proporcionar comentarios.
• Establece un ciclo de retroalimentación. Esto incluye obtener comentarios sobre el trabajo en sí, pero los directores de proyectos también deberían pedir siempre opiniones sobre los procesos, los obstáculos y la evolución general del proyecto. Cuanto más mejores los procesos y encuentres formas de deshacer los silos, más mejorarán la moral y la calidad del trabajo.

¿Qué viene después?

Para obtener ayuda con una gestión de proyectos eficaz y resolver estos y otros desafíos habituales de la gestión de proyectos, únete a nuestra comunidad de miembros y participa en la conversación en Slack con cientos de otros gestores de proyectos digitales.