Qué es un registro de riesgos & cómo crear uno [Plantilla]

El contenido de un registro de riesgos variará en función de varios factores, como las necesidades del cliente, la escala y complejidad del proyecto y el tipo de proyecto.

Ejemplo de registro de riesgos

Este es el aspecto que podría tener un registro de riesgos básico. Puedes hacerlo tan sencillo o complejo como quieras, pero asegúrate de registrar toda la información necesaria que tú y las partes interesadas necesitaréis para tomar decisiones fundamentadas.

Entre los escenarios de riesgo habituales en el relanzamiento de un sitio web se incluyen las aprobaciones retrasadas, las redirecciones faltantes, los fallos de integración y la indisponibilidad de desarrolladores. La tabla siguiente ofrece ejemplos de escenarios de riesgo y de cómo un director de proyecto podría evaluarlos y responder ante ellos.

Ejemplo de escenario de riesgo	Evaluación del riesgo	Plan de respuesta y responsable
R01: Las aprobaciones retrasadas pueden posponer el lanzamiento.	Probabilidad: alta. Impacto: alto.	Establecer plazos de aprobación y asignar un aprobador suplente. Responsable: director de proyecto.
R02: La falta de redirecciones puede reducir el tráfico orgánico.	Probabilidad: media. Impacto: alto.	Mapear las URL existentes y probar las redirecciones antes del lanzamiento. Responsable: responsable de SEO.
R03: Los fallos de integración pueden interrumpir la funcionalidad del sitio web.	Probabilidad: media. Impacto: alto.	Probar las integraciones con antelación y preparar alternativas. Responsable: responsable técnico.
R04: La indisponibilidad de un desarrollador puede retrasar el despliegue.	Probabilidad: media. Impacto: medio.	Formar a varios miembros del equipo y documentar los pasos de despliegue. Responsable: responsable de desarrollo.

Nota: Estas evaluaciones son ilustrativas. Las valoraciones reales dependen de las circunstancias del proyecto.

Plantilla de registro de riesgos 

Aquí tienes una plantilla de registro de riesgos con distintos niveles de complejidad (tendrás que ser miembro para acceder a la plantilla).

Este es el primer nivel de complejidad de la plantilla:

Utiliza el registro de riesgos básico cuando la mayoría de los riesgos estén bajo el control del equipo del proyecto y del cliente, y tengan un impacto reducido en otras áreas de la empresa.

El segundo nivel de complejidad es el registro de riesgos simplificado.

Utilízalo cuando haya áreas de la empresa de nivel bajo o medio que puedan verse afectadas y tú, tu cliente y tu equipo tengáis más control sobre el plan de acción.

Así es como se ve el nivel más complejo de registro de riesgos de la plantilla.

Utilízala cuando otras áreas de la empresa puedan verse afectadas por el riesgo o sean responsables de él. Incluye un alto nivel de elaboración de informes sobre el impacto financiero y la gravedad. La probabilidad de que se produzcan estos riesgos puede estar fuera de tu control, pero debes tenerlos en cuenta e informar sobre ellos.

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¿Por qué utilizar un registro de riesgos?

El objetivo del registro de riesgos es servir como lugar centralizado para todos los riesgos potenciales, sus impactos y la forma en que planificas abordarlos.

Ayuda a gestionar las expectativas de las partes interesadas y de los miembros del equipo en torno a la prevención o mitigación de los riesgos, y crea un sentido de responsabilidad y urgencia para abordarlos antes de que se conviertan en problemas catastróficos más difíciles de solucionar posteriormente.

Nota

Puede que prefieras utilizar un \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/raid-log/\u0022\u003eregistro RAID\u003c/a\u003e para realizar el seguimiento de los riesgos. Estos suelen ser más completos que los registros de riesgos e incluyen supuestos (o acciones), problemas y dependencias (o decisiones).

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Qué incluir en un registro de riesgos

Para cada riesgo registrado, deberás incluir:

• Número o nombre de identificación del riesgo: Cada riesgo específico debe tener asociado un número que se utilice de forma coherente en las herramientas y en los informes de estado.
• ¿Qué podría salir mal? Proporciona una descripción del riesgo (por ejemplo, un riesgo relacionado con los recursos, como problemas de capacidad de los recursos del equipo, que pueden ralentizar el progreso y provocar retrasos).
• ¿Qué podemos hacer al respecto? Detalla el plan de mitigación o de respuesta al riesgo para evitar o reducir su impacto (por ejemplo, crear un plan de recursos detallado, semana a semana, que indique cuándo se necesitan recursos específicos).
• Responsable del riesgo: Es la persona responsable de informar sobre el impacto y la probabilidad del riesgo. Se encarga de resolverlo y de notificarte cualquier cambio relacionado con él.
• Impacto y probabilidad del riesgo: También conocido como análisis de riesgos, es la evaluación de la probabilidad de que se produzca el evento de riesgo y del nivel de impacto que tendrá en tu proyecto.
• Prioridad del riesgo: Según tus evaluaciones de probabilidad e impacto, asignarás un nivel de prioridad a cada riesgo y a la respuesta planificada para él.
• Estado del riesgo: Los estados pueden incluir abierto y en planificación, abierto y en seguimiento, cerrado y materializado.
• Categoría del riesgo: Es el área del proyecto que se verá afectada o a la que pertenece este problema.

Cuándo utilizar un registro de riesgos

Actualizo mi registro de riesgos durante todo el proyecto porque los riesgos cambian a medida que se modifican los plazos, las partes interesadas aportan sus opiniones y aparecen nuevas dependencias.

• Planificación del proyecto: Crea el registro antes de que comience el trabajo para que tu equipo pueda identificar los riesgos, asignar responsables y planificar las respuestas con antelación.
• Inicio del proyecto: Revisa los riesgos con las partes interesadas para confirmar las prioridades, las expectativas de información y los planes de mitigación.
• Cambios en el alcance: Actualiza el registro cuando cambien los plazos, los presupuestos, el personal o los entregables y aparezcan nuevos riesgos.
• Hitos importantes: Revisa los riesgos sin resolver antes de lanzamientos, aprobaciones o entregas clave que puedan afectar a la ejecución.
• Reuniones de seguimiento: Revisa periódicamente los riesgos activos para que tu equipo mantenga la alineación sobre las prioridades y los siguientes pasos.
• Nuevos bloqueos: Añade riesgos cuando aparezcan problemas, retrasos o dependencias durante la ejecución y amenacen el progreso.
• Cierre del proyecto: Cierra los riesgos cuando dejen de afectar al proyecto o el problema se haya resuelto.

Cómo crear un registro de riesgos

Estos son los pasos para crear un registro de riesgos de gestión de proyectos sólido y eficaz:

1. Identifica los riesgos

Haz una lluvia de ideas sobre todos los riesgos posibles que podrían producirse en tu proyecto. Estas son algunas preguntas que puedes plantearte para generar ideas:

• ¿El equipo del cliente es grande o pequeño? 
• ¿Cuántos niveles de responsables de la toma de decisiones hay? 
• ¿Participa algún consejo que necesite recibir información continua sobre el proyecto o que intervenga estrechamente en el proceso de toma de decisiones?
• ¿Este proyecto afecta a otras personas dentro de la organización?
• ¿Tu cliente presta mucha atención a los detalles y quiere estar al tanto de ellos, o confía en ti y en los miembros de tu equipo del proyecto?
• ¿El nivel de complejidad es alto o bajo? 
• ¿Hay varios departamentos de la empresa implicados en el proyecto? 
• ¿Participa un gran número de recursos?
• ¿Se presta mucha atención a los requisitos de datos o de seguridad?

Es posible que no tengas los conocimientos necesarios para identificar todos los riesgos potenciales, así que convierte la gestión de riesgos en un ejercicio de equipo durante la planificación del proyecto. Mantén una conversación independiente con el equipo de tu cliente y completa el mismo ejercicio.

2. Estima los riesgos

Realiza una evaluación de riesgos para determinar la probabilidad de que se produzca cada riesgo y el impacto que podría tener en tu proyecto. Puede ser útil representar este tipo de análisis cualitativo de riesgos en una matriz de riesgos para visualizar los niveles relativos de impacto potencial y probabilidad.

En esta fase, también indicarás la categoría del riesgo (por ejemplo, si supone una amenaza para el calendario, el presupuesto, etc. del proyecto) y el nivel de prioridad según tu matriz de impacto y probabilidad (los riesgos de la esquina superior derecha son los que tienen mayor prioridad).

Asigna también un estado a cada riesgo. Si todavía estás en la fase de planificación del proyecto, todos los riesgos estarán "abiertos" o "en planificación", pero a medida que avances en el proyecto y los riesgos se produzcan (o no), actualiza el estado a en seguimiento, cerrado o materializado (según corresponda).

Consejo rápido

Según el número de riesgos de tu registro, puedes categorizarlos por la fase en la que tienen mayor probabilidad de producirse.

3. Crea planes de respuesta a los riesgos

Planifica tu respuesta a cada riesgo. ¿Qué harás si se produce? ¿Qué medidas puedes tomar para evitarlo o mitigar su impacto?

Existen diversas estrategias de gestión de riesgos que puedes utilizar, pero las respuestas a los riesgos suelen clasificarse en cuatro categorías principales:

• Evitar: Esto implica tomar medidas concretas para eliminar la posibilidad de que el riesgo se materialice.
• Transferir: Esto significa trasladar la propiedad y la responsabilidad del riesgo a otra parte (por ejemplo, externalizar el almacenamiento y la seguridad de los datos a un proveedor externo).
• Mitigar: Esto implica tomar medidas para reducir el impacto negativo del riesgo. Se utiliza cuando no se puede evitar el riesgo por completo.
• Aceptar: Esto significa reconocer el riesgo, pero no implementar un plan de contingencia a menos que el riesgo se materialice.

Al considerar las respuestas a cada riesgo, debes tener en cuenta el posible impacto de la propia respuesta. Estos son algunos posibles efectos secundarios que debes tener presentes:

• Riesgo inherente: Son los riesgos que has identificado en el proyecto.
• Riesgo residual: Riesgos que permanecen incluso después de haber implementado una respuesta o controles de riesgo.
• Riesgo secundario: Un nuevo riesgo que surge al implementar una respuesta a otro riesgo.

4. Asigna responsables

Asigna a alguien de tu equipo o del equipo del cliente la responsabilidad de cada riesgo. Esta persona implementará y supervisará la respuesta al riesgo planificada, y controlará el estado del riesgo durante todo el proyecto.

Como director del proyecto, eres responsable de la mayoría de los riesgos del proyecto, pero no es necesario que todo recaiga sobre tus hombros. Por ejemplo, podrías hacer responsable al cliente del plan de respaldo si no puede entregar el contenido de su sitio web cuando se comprometió a hacerlo (poniendo en peligro el calendario del proyecto).

5. Supervisa y ajusta

Mantén actualizado tu registro de riesgos durante todo el proyecto. Como mínimo, revísalo cada vez que completes un hito o entregable clave, o cada vez que un riesgo se materialice o se evite correctamente.

Guárdalo en un lugar práctico, especialmente en uno al que todo el equipo pueda acceder y consultar cuando sea necesario.

Cómo mantener tu registro de riesgos

Crear un registro de riesgos es solo el principio. Para que siga siendo útil durante todo el proyecto, debes actualizar las evaluaciones de riesgos, hacer un seguimiento de los planes de respuesta y asegurarte de que el equipo sepa cuándo cambian las prioridades.

Así puedes mantener tu registro de riesgos a medida que avanza el proyecto:

1. Establece un calendario de revisión: Revisa el registro durante las reuniones periódicas de seguimiento y antes de los principales hitos del proyecto. Es posible que los riesgos de alta prioridad requieran una atención más frecuente.
2. Vuelve a evaluar los riesgos existentes: Comprueba si han cambiado la probabilidad, el impacto o la prioridad de cada riesgo. Por ejemplo, una fecha de lanzamiento próxima podría aumentar la urgencia de las aprobaciones del cliente que se hayan retrasado.
3. Haz un seguimiento con los responsables de los riesgos: Confirma que los miembros del equipo asignados están llevando a cabo sus planes de respuesta. Actualiza las acciones, los plazos y las responsabilidades cuando sea necesario.
4. Actualiza los estados de los riesgos: Añade los riesgos identificados recientemente, cierra aquellos que ya no sean relevantes y traslada los riesgos que se hayan producido a tu proceso de gestión de incidencias.
5. Comunica los cambios importantes: Destaca los riesgos emergentes, las acciones atrasadas y los cambios de prioridad para que las partes interesadas puedan tomar decisiones fundamentadas.

Un registro de riesgos bien mantenido debería ofrecer a tu equipo una visión clara de qué riesgos requieren atención, quién es responsable de ellos y qué debe ocurrir a continuación.

Buenas prácticas para el registro de riesgos

Estas son algunas buenas prácticas para el registro de riesgos que puedes seguir durante todo el proyecto.

• Coloca el registro de riesgos en un lugar visible para que todas las partes puedan consultarlo periódicamente, como el software de gestión de proyectos o la herramienta de gestión de riesgos que estés utilizando.

• Trata el riesgo como tratarías el presupuesto, el tiempo y el alcance. Revísalo en tus reuniones de seguimiento y en tus informes de estado para que todos los implicados conozcan sus responsabilidades. Esto también reduce las sorpresas que podrían detener un proyecto o dañar una relación.
• Para proyectos más pequeños en los que un registro complejo de riesgos del proyecto sería excesivo, crea un elemento en tu herramienta de gestión de proyectos y añade los riesgos como subelementos para realizar su seguimiento de forma sencilla. Puedes escribir comentarios sobre las soluciones o sobre los cambios en los niveles de gravedad o prioridad de una manera más ordenada que en una hoja de cálculo de Excel.

Errores comunes y limitaciones de los registros de riesgos

Los registros de riesgos ayudan a los gestores de proyectos a anticipar problemas, pero tienen limitaciones. No pueden predecir todos los riesgos, y documentar simplemente un posible problema no garantiza que se evite.

Estos son algunos errores comunes y cómo superarlos:

• Hacer un seguimiento de demasiados riesgos de baja prioridad: Un registro sobrecargado puede dificultar la identificación de las amenazas críticas. Céntrate en los riesgos con mayor impacto potencial y priorízalos en consecuencia.
• Basarse en evaluaciones subjetivas: Las valoraciones de probabilidad e impacto suelen depender del criterio individual. Utiliza criterios de puntuación coherentes e involucra a las partes interesadas pertinentes para que las evaluaciones sean más fiables.
• Identificar riesgos sin tomar medidas: Una lista de posibles problemas no protegerá tu proyecto. Asigna responsables de los riesgos, define planes de respuesta y establece responsabilidades claras.
• Pasar por alto los riesgos inesperados: Ningún registro puede abarcar todos los escenarios posibles. Fomenta la identificación continua de riesgos y mantén planes de contingencia para las interrupciones inesperadas.

¿Cuándo puede ser innecesario un registro de riesgos?

No todos los proyectos necesitan un registro de riesgos detallado e independiente. Para proyectos pequeños y de baja complejidad, con dependencias limitadas, puede ser suficiente un sencillo rastreador de riesgos o una lista de comprobación dentro del software de gestión de proyectos.

Los registros de riesgos tampoco deberían sustituir a los registros de incidencias, la planificación de contingencias ni la comunicación periódica. Son más eficaces cuando se utilizan como parte de un proceso más amplio de gestión de riesgos que ayuda a los equipos a responder a la incertidumbre en lugar de limitarse a documentarla.

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