¿Por qué usar software de gestión de recursos? 6 beneficios y razones
El software de gestión de recursos es útil para optimizar la asignación y utilización de recursos dentro de una organización. Al realizar un seguimiento y gestionar eficazmente los activos, ya sean humanos, financieros, materiales o relacionados con el tiempo, este tipo de software garantiza que los proyectos se completen de forma eficiente y dentro del presupuesto. Puede ayudar con la visualización de la planificación de recursos, la previsión de las necesidades futuras de recursos y la identificación de posibles cuellos de botella, garantizando que cada elemento del proyecto cuente con los recursos adecuados. Esto, a su vez, se traduce en una mayor productividad, una reducción de costes y un mejor éxito general del proyecto.
6 razones para utilizar un software de gestión de recursos
A continuación, se presentan seis formas en las que el software de gestión de recursos mejora tus capacidades de asignación de recursos.
- Muestra las asignaciones actuales de recursos
- Determina la capacidad real de los recursos
- Realiza un seguimiento de la utilización de los recursos
- Predice la disponibilidad futura de los recursos
- Reduce los periodos de inactividad innecesarios
- Mejora las decisiones de contratación
1. Muestra las asignaciones actuales de recursos
Antes de poder dedicar recursos a un nuevo cliente o proyecto, debes evaluar si tienes recursos disponibles. El software de gestión de recursos muestra qué recursos tienes y su capacidad de trabajo (cuánto trabajo tienen actualmente asignado y si pueden asumir más).
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Visualizar estos datos fue un excelente punto de partida para conversar con los directores de proyectos. Por ejemplo, la próxima semana este recurso tiene registradas 16 horas al día. Tenemos que hacer algo al respecto.
Puedes utilizar esta información para determinar varias cosas:
- Si necesitas contratar o formar a nuevo personal para satisfacer el aumento de la demanda
- Qué plazo de entrega puedes prometer a tus clientes
- Si tu empresa tiene la capacidad de asumir el proyecto
Con esta información, los directores de proyectos pueden ofrecer a los directivos una estimación más precisa de si pueden satisfacer la demanda. Por ejemplo, podrás informar a los responsables de que algunos miembros clave del equipo están ocupados actualmente en otros proyectos y cuándo estarán disponibles, para evitar prometer un entregable que no puedas cumplir.
2. Determina la capacidad real de los recursos
La capacidad de los recursos es la cantidad de personas disponibles y el número de horas que aportan. El software de planificación de la capacidad realiza este cálculo por ti.
Por ejemplo, si un proyecto requiere 200 horas de trabajo para completarse y debes entregarlo en un mes, primero debes determinar cuántas horas puede dedicar cada uno de tus empleados a su trabajo cada semana antes de saber el tamaño del equipo que debes formar.
Un empleado a tiempo completo puede trabajar 40 horas a la semana, pero también debes tener en cuenta cuánto tiempo debe dedicar a reuniones de la empresa y a otras actividades laborales.
En el ejemplo anterior, si determinas que un trabajador puede dedicar 35 horas semanales a la tarea, un equipo de seis personas puede completar el entregable en un mes.
Comprender la planificación de la capacidad del equipo también puede ayudar a los directores de proyectos a planificar cómo asumir varios proyectos a la vez.
3. Realiza un seguimiento de la utilización de los recursos
La utilización de recursos consiste en asegurarse de que utilizas a todas las personas de tu equipo sin sobrecargarlas. El software permite a tu responsable de recursos determinar si los miembros del equipo asignados a cada proyecto podrían utilizarse de forma más eficaz en otros objetivos de la empresa.
Analiza las tasas de utilización de recursos para comprobar también la eficacia de cada uno de tus empleados y saber qué miembros del equipo aportan más valor.
4. Predice la disponibilidad futura de recursos
El software de gestión de recursos mejora tu asignación de recursos y tu planificación de recursos al ayudarte a determinar si tus recursos disponibles coinciden con la demanda prevista para el futuro.
Este proceso de previsión de recursos te ayudará a asegurarte de que los recursos se utilicen siempre de forma adecuada. Por ejemplo, si observas que dentro de tres meses tendrás muchos recursos libres, puedes empezar a planificar proyectos futuros para que los empleados no se queden sin trabajo cuando terminen sus proyectos actuales.
O, si uno de tus equipos está trabajando en un proyecto sencillo y se prevé que quede libre antes de lo esperado, puedes planificar trasladar a varios miembros del equipo a un proyecto de alta prioridad. Si tienes más recursos disponibles que proyectos por completar, puedes centrarte en captar nuevos clientes para aprovechar tus recursos.
5. Reduce el tiempo de inactividad innecesario
El tiempo de inactividad puede ser un factor importante por el que no estás obteniendo el rendimiento de la inversión que deseas. Cada hora que tu equipo de proyecto está sin trabajar es dinero desperdiciado.
Aunque ejercer demasiada presión sobre tu personal puede tener consecuencias negativas, como el agotamiento, la insatisfacción laboral y la rotación de empleados, encontrar el equilibrio óptimo puede ahorrar mucho dinero a tu empresa.
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6. Mejora las decisiones de contratación
Saber cómo están asignados actualmente tus recursos permite a tu equipo de selección utilizar tus objetivos actuales de gestión de proyectos para encontrar a las personas adecuadas para tus proyectos.
Si tienes problemas con la asignación de recursos porque careces de miembros del equipo con una habilidad específica, puedes decidir si es más eficaz formar a un empleado actual para que desempeñe una función relevante o incorporar a alguien nuevo para cubrir esa carencia.
Si tu software de planificación de recursos revela que no tendrás la capacidad de recursos necesaria para alcanzar tus próximos objetivos, puedes utilizar esta información para intensificar tus esfuerzos de incorporación y contratar a alguien que cubra esa función.
¿Qué es el software de gestión de recursos?
El software de gestión de recursos es un tipo de software que permite a los directores de proyectos programar, asignar y realizar un seguimiento de dónde y cuánto se utilizan los miembros del equipo del proyecto. El software de gestión de recursos en la nube aplica principios similares a los recursos informáticos, de almacenamiento, de redes y a otros recursos en la nube.
Los directores de proyectos pueden establecer prioridades para los proyectos y hacer coincidir las competencias de los miembros del equipo con las tareas y los entregables. Estas capacidades también ilustran por qué es importante la gestión de recursos: puedes supervisar el tiempo de inactividad y la utilización de los miembros del equipo, así como controlar quién tiene demasiadas tareas (y quién no tiene suficientes).
Obtén más información sobre para qué se utiliza el software de gestión de recursos aquí. Si estás buscando una herramienta, consulta nuestra lista de los mejores programas gratuitos de gestión de recursos del mercado o explora las demostraciones de software de gestión de recursos para ver cómo funcionan las distintas plataformas en la práctica.
