Cómo dominar la gestión de recursos en la gestión de proyectos
La gestión de recursos es tan importante como tener el combustible adecuado para tu motor. ¿Sin combustible? Sin potencia. Punto.
Una encuesta realizada por Wellingtone a profesionales de la gestión de proyectos reveló que la “mala gestión de los recursos” fue uno de los mayores desafíos en la gestión de proyectos. ¡Movilizar equipos de personas es difícil… para todos!
Ahora añade las complejidades del mundo digital, donde la tecnología, las expectativas de los usuarios y el panorama competitivo cambian constantemente. Los equipos están distribuidos, la rotación es alta y la tecnología emergente que necesitas puede seguir siendo escasa.
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Claro, existen excelentes soluciones de software para la gestión de recursos que pueden ayudarte a planificar, desarrollar y administrar los recursos de tus proyectos. Pero sin considerar adecuadamente ciertos factores, las diferencias entre una solución de software de última generación y hacer divisiones largas en una pizarra serán insignificantes.
¿Qué Hace Un Gestor de Recursos?
Los gestores de proyectos a menudo tienen que desempeñar el papel de gestor de recursos, aunque depende del tamaño de tu empresa.
En una compañía grande, un gestor de recursos puede ser un puesto específico que supervisa la asignación de recursos (principalmente personas, a menudo de distintos niveles y, a veces, diferentes competencias) en varios proyectos a la vez. Los gestores de recursos operan a nivel de empresa u organización y buscan identificar los recursos que mejor se adapten a cada proyecto. Apoyan al equipo de gestión de proyectos y a los responsables de las distintas disciplinas para garantizar que se tomen las decisiones adecuadas en la asignación de proyectos, beneficiando al individuo, al equipo en general, a toda la empresa y al cliente.
A diferencia de un gestor de recursos, un gestor de proyectos supervisa solo un proyecto o a veces varios a la vez. En pocas palabras, como gestor de proyectos, tu proyecto es tu mundo (¡al menos en horario laboral!).
Eres responsable de asegurarte de que tu proyecto se complete dentro del plazo establecido. Y te preocupan los detalles: presupuesto del proyecto, programación, tareas específicas y hitos del proyecto. Seguramente también te importa que tu equipo esté contento, pero mantenerte en la ruta crítica es lo principal.
En un mundo ideal, tu agencia o empresa tendría a una persona dedicada exclusivamente a la gestión de recursos, pero si no es el caso, tener en cuenta algunos aspectos importantes de la gestión de recursos puede ayudarte a entregar tu proyecto en plazo anticipando obstáculos, involucrando a las personas correctas cuando se les necesita y manteniendo al equipo motivado.
Bien, teniendo esto en mente, vamos a profundizar en algunas consideraciones clave sobre la gestión de recursos para gestores de proyectos.
6 Técnicas de Gestión de Recursos en la Gestión de Proyectos
Aquí tienes seis técnicas clave de gestión de recursos que todo gestor de proyectos debe conocer.
1. Ten Un Plan de Proyecto (Colaborativo)
Durante el transcurso de un proyecto, una de tus principales responsabilidades como gestor de proyectos es asegurarte de que la programación y la disponibilidad de las personas para realizar esas tareas estén alineadas.
No tienes que resolver este problema por tu cuenta: siéntate con tus socios interdisciplinarios para revisar tu estimación y el plan de proyecto general antes de comenzar con la asignación de recursos.
Un plan de proyecto bien pensado te ayudará a asegurar que tu proyecto sea claro desde el principio en cuanto a qué niveles e individualidades de competencias se necesitan, y cuándo. Esto es especialmente importante cuando hay proyectos en competencia que buscan el tiempo de las mismas personas.
2. Refuerza Tu Planificación de Capacidad
La planificación de capacidad es el proceso que utilizas para asignar las horas de los miembros del equipo a una cantidad de trabajo definida. El ejercicio continuo consiste en equilibrar la disponibilidad de tus colegas con lo que requiere el proyecto y, por supuesto, tu presupuesto.
No puedes calcular eficazmente el tiempo necesario sin desglosar las tareas del proyecto y comprenderlas, así que utiliza ese plan de proyecto para establecer un marco de trabajo en cuanto a las tareas y luego elabora tu plan de recursos.
Tu equipo recurrirá a ti (y, idealmente, a los líderes de sus disciplinas) para aclarar la naturaleza específica de las tareas, quién las realizará y cuándo.
Por ejemplo, si tu proyecto de publicidad online requiere un montón de recortes de imagen antes de pasar a una animación más avanzada, probablemente quieras asignar la primera tarea a uno de los miembros más junior del equipo de diseño antes de que pase a un animador más senior. Esto debe estar previsto con bastante antelación para que puedas programar los recursos adecuados para el trabajo, justo cuando los necesites.
Una vez que hayas asignado las tareas, es fundamental supervisar el progreso para asegurar que el proyecto siga su calendario, así que acuerda con tu equipo la mejor manera de comunicar los briefings, fechas límite y entregables para asegurarse de que todos tengan claro lo que se espera.
También conviene tener presente que un exceso de supervisión (o microgestión) puede afectar negativamente a la moral. Intenta encontrar el equilibrio adecuado entre supervisar el proyecto y convertirte en un gerente dominante. Una reunión diaria o semanal y comunicaciones regulares por Slack (u otra herramienta de mensajería instantánea), apoyadas por una documentación sólida y briefs de tareas muy claros, darán grandes resultados.
3. Comprende y supervisa la carga de trabajo
La carga de trabajo es distinta de la planificación de la capacidad. La gestión de la carga de trabajo consiste en asignar los bloques de tiempo adecuados que permitan a un miembro del equipo tener éxito. Algunas tareas requieren periodos largos y continuos de tiempo sin interrupciones. Otras funcionan mejor cuando se distribuyen y se intercalan con otras tareas diversas.
Por ejemplo, al planificar la capacidad, puedes ver que tu arquitecto técnico tiene libre 1 hora al día durante las próximas tres semanas.
- Si empiezas el lunes, sobre el papel parece que puedes tener la estrategia de integración lista para final de mes.
- Pero si esa persona cambia de contexto a un proyecto diferente cada hora, la probabilidad de que ese miembro del equipo pueda cambiar de marcha, volver a familiarizarse con los requisitos de tu proyecto y estar en el estado mental adecuado para avanzar algo en esa hora es muy, muy baja. Puede que esté dentro de su capacidad, pero la carga de trabajo será demasiado pesada como para ser eficaz.
- Por otro lado, puede que tengas un miembro del equipo disponible para hacer ingreso de datos durante veinte días seguidos, pero al final de esos veinte días, sus niveles de compromiso y productividad probablemente no serán muy altos.
La conclusión es la siguiente: el hecho de que alguien de tu equipo parezca disponible para realizar una tarea no significa que automáticamente no vaya a sentirse abrumado por su carga de trabajo.
4. Ten estrategias para mantener a tu equipo ocupado
La infrautilización también puede ser perjudicial para la productividad y la moral general del equipo. El agotamiento es terrible, pero aburrirse también lo es. Y, dado que la mano de obra suele ser el mayor gasto de un proyecto, debes procurar asignar a cada miembro tareas que optimicen su talento.
Esto implica, en parte, ajustar la planificación para que tengan la cantidad justa de trabajo. Demasiado trabajo genera estrés y muy poco hace que se queden sin nada que hacer.
Si el personal termina antes el trabajo previsto en tu plan de recursos, guarda una pequeña lista de tareas del proyecto para mantenerlos ocupados.
Si formas parte de una empresa más grande, trabaja con los equipos de dirección y marketing para ver si hay iniciativas internas que puedan aportar valor y evitar que el equipo caiga en el aburrimiento si hay poca carga de trabajo.
El resultado será un equipo más motivado que no esté constantemente pensando en marcharse.
¿Has oído hablar de los equipos autogestionados? Si te preguntas qué podría significar eso para ti, échale un vistazo a esto: Equipos de proyecto sin project managers: explorando el dilema de PM (con Julia Ryzhkova de Railsware)
5. No descuides tus necesidades de recursos en equipos
Aunque las personas son el recurso más importante en la gestión de proyectos, la gestión del equipo necesario para el proyecto tampoco puede ignorarse. Recuerdo la historia que me contó un colega sobre un proyecto en el que casi se olvidan de pedir los servidores a tiempo para una implementación masiva de un ERP.
Pero no tienen que ser los grandes y obvios artefactos. Por ejemplo, al incorporar nuevos empleados y contratistas a tu proyecto, es posible que debas proporcionarles un portátil y las licencias adecuadas para tus herramientas en la nube.
Si tomaría tres días conseguir la aprobación de la suscripción a una herramienta por parte del equipo financiero, eso podría significar tres días en los que un miembro del equipo no puede completar su tarea. Eso debe tenerse en cuenta en tu planificación de recursos.
Para mantener el control en lo que respecta a equipos, una sólida gestión de activos y procesos de compras deben formar parte de ese conjunto de consideraciones:
Evalúa lo que tienes
¿La lista de equipos de tu empresa está actualizada? Es posible que ya cuentes con lo necesario en tu inventario. Asegúrate de recopilar una lista completa, precisa y actualizada del equipo al que tienes acceso, tanto físico como en la nube.
Evalúa lo que necesitas
Una vez que adquieras lo que necesitas, hay otros elementos en la gestión de recursos de equipos. Por ejemplo, el mantenimiento es una tarea importante relacionada con la gestión de recursos de equipos. Si reparas algo antes de que falle, puedes evitar gastos innecesarios e inesperados en el futuro.
Reasigna cuando sea necesario
A veces, si un equipo no está siendo utilizado para una tarea, puedes trasladarlo a otra diferente para que la producción siga avanzando. No siempre tiene sentido distribuir los recursos de equipos equitativamente entre las tareas.
Determina cómo desplegar tus equipos donde tu(s) proyecto(s) más lo necesitan. Es una situación fluida que podría beneficiarse de una herramienta de programación de recursos. El software puede ayudar no solo con la asignación de equipos ahora, sino también a prever cuándo podrías necesitar reasignarlos más adelante.
6. Domina la gestión presupuestaria
El recurso que sorprendentemente más se pasa por alto al planificar los recursos de un proyecto, en realidad, es el dinero. Los recursos financieros son el habilitador que te permite tener las personas y los equipos que necesitas—es el combustible del combustible.
Según FinancesOnline, el 28 por ciento de los proyectos fracasan debido a estimaciones de costos inexactas. Exceder el presupuesto obviamente perjudicará los resultados del proyecto. Sin embargo, estar por debajo del presupuesto no siempre es beneficioso tampoco. La gerencia puede notar la diferencia y pensar que la empresa podría haber utilizado esos fondos asignados a tu proyecto en otra parte. El principio más importante del presupuesto es la precisión.
Para los gestores de proyectos, esto coloca un énfasis añadido en la gestión de costos. Para mantener los costos bajo control, debes asignar correctamente los recursos presupuestarios. De hecho, tu presupuesto establece los límites para la gestión de tus otros recursos.
Tareas de gestión de recursos presupuestarios
La gestión de recursos presupuestarios implica cuatro tareas principales:
- Planificación: Identificar los recursos que necesitarás antes de que comience el proyecto.
- Estimación: Cuantificar los costos necesarios para obtener los recursos que identificaste en la etapa de planificación.
- Presupuestar: Asignar un valor financiero a cada tarea, encajar las tareas en una línea de tiempo y establecer hitos para medir la eficiencia.
- Control: Medir los costos reales del proyecto frente al presupuesto e implementar un plan para controlar cualquier desviación de los costos.
La alineación de las finanzas con los recursos respalda el éxito de un proyecto. Si tus recursos no cumplen con los requisitos necesarios, corres el riesgo de retrasar tus plazos e incrementar los costos. Si tus recursos están sobrecalificados, los costos pueden dispararse.
Retos de la asignación de recursos
A pesar de una planificación de recursos minuciosa, pueden surgir situaciones imprevisibles durante el transcurso de un proyecto. Días de enfermedad, entregas atrasadas y cambios en las demandas del cliente son solo algunos imprevistos que pueden obligarte a adaptar rápidamente tu plan de recursos. Cuando esto sucede y los recursos asignados no satisfacen las necesidades del proyecto, se trata de un desafío de asignación de recursos.
La gestión de recursos utiliza dos técnicas principales para resolver estos desafíos: nivelación de recursos y suavizado de recursos. La nivelación de recursos modifica o amplía el cronograma del proyecto para ajustarse a la disponibilidad de los recursos. Por el contrario, cuando los plazos no pueden cambiarse, el suavizado de recursos busca una forma de ajustar la disponibilidad de los recursos.
Por ejemplo, supón que otro proyecto comparte los recursos humanos que necesitas para una tarea. Con el suavizado de recursos, podrías modificar la programación y retrasar la tarea hasta que los trabajadores estén completamente disponibles.
O puedes adelantar otras tareas que los trabajadores puedan completar ahora. Otra opción es contratar a más trabajadores. En cualquier caso, completarás el proyecto en la misma duración. En resumen, has "suavizado" la demanda máxima de los trabajadores.
Sin embargo, si utilizaras la nivelación de recursos en la misma situación, podrías simplemente aumentar la duración de la tarea. En ese caso, los trabajadores dedicarían menos horas cada día. O menos trabajadores podrían completar la tarea. Esto puede o no terminar incrementando la duración total del proyecto.
Uso de software para la gestión de recursos
¿Recuerdas cómo al principio dije que una gran herramienta de gestión de recursos no servía de nada sin las consideraciones adecuadas en la gestión de recursos? Pues bien, una vez que has puesto en práctica estas consideraciones, la herramienta adecuada puede hacer maravillas a la hora de escalar el portafolio de proyectos de tu organización.
También puede ser una gran ventaja competitiva. En otra encuesta de Wellingtone, tan solo un 23 por ciento de los encuestados confirmó que utiliza una solución de software de gestión de recursos para la gestión del portafolio de proyectos.
¿Cómo ayuda esto?
El software de gestión de recursos te ayuda a programar rápidamente y obtener una mejor comprensión de la disponibilidad y habilidades del equipo del proyecto. Te ayuda a ir más allá de la pregunta "¿quién está disponible?" para poder preguntar "¿quién es la mejor persona para el trabajo?".
Por ejemplo, puedes asignar a un científico de datos que tenga pasión por la privacidad de los datos de los pacientes al proyecto de salud que comenzará en 10 semanas. O puedes decidir asignar a dos diseñadores de nivel intermedio bajo supervisión en lugar de utilizar a tu diseñador principal, que tiene una tarifa tres veces superior. Mejor aún, puedes explorar las habilidades de tu equipo para ver si puedes ofrecer un nuevo servicio.
Esto también es una manera de crear un ambiente más positivo y productivo para los trabajadores: cuando tu equipo sabe que sus intereses, áreas de crecimiento y objetivos se tienen en cuenta a la hora de asignarles tareas, es más probable que estén motivados y entusiasmados con su día.
La tecnología también ayuda a crear representaciones visuales de la carga de trabajo. Una de las formas más útiles de ilustrar las actividades del proyecto es mediante el uso de un diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que proporciona una representación visual de todo el proyecto, incluyendo el alcance completo y los plazos. Si facturas por tarifas diarias, es una forma sencilla de visualizar el coste en el contexto de la disponibilidad de los miembros del equipo. También es útil para ver en dónde se pueden reordenar actividades que no pertenecen a la cadena crítica para asignar la persona adecuada al trabajo.
Además, estas ayudas visuales ayudan a los miembros del equipo del proyecto a prepararse y cambiar de tarea con mayor facilidad. También crea un sentido de unidad y responsabilidad personal: cada empleado puede ver claramente cómo una tarea individual contribuye al plan del proyecto.
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