2 formas en que el seguimiento del tiempo mejora la planificación futura de proyectos
Cuando se trata de gestionar el trabajo con clientes, el registro del tiempo se ha convertido en una herramienta estándar para la gestión de presupuestos. Los beneficios van mucho más allá de eso, ya que proporcionan información sobre riesgos en la planificación de cronogramas y recursos del proyecto, así como una mejor organización de los proyectos.
Implementar el registro de tiempo dentro de una organización puede parecer abrumador y puede provocar una variedad de emociones en el personal, pero cuando nos detenemos a analizar por qué es necesario y los beneficios a corto y largo plazo, nos permite ver el valor frente al esfuerzo y la energía dedicados.
Veamos por qué vale la pena registrar el tiempo y cómo un mejor control puede aportar información más relevante para la planificación de proyectos futuros.
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¿Por qué registrar el tiempo?
Registrar el tiempo puede ayudarte a gestionar tanto tus proyectos actuales como a las personas involucradas. Al dirigir un proyecto, estás comparando tus proyecciones (estimación del proyecto) con la realidad (el tiempo registrado) para verificar si te mantienes en la trayectoria prevista originalmente.
Al registrar el tiempo durante el curso del proyecto usando software de registro de tiempo, contarás con datos para dar seguimiento al progreso del proyecto y evaluar si vas en línea con tus objetivos y hitos, o si existe riesgo de excedente. Si se produce un excedente, eso no solo afecta el presupuesto y los costos del proyecto, sino también el cronograma ya que implica dedicar más tiempo del previsto.
Esto también podría tener un efecto dominó en otros proyectos si un recurso es compartido y un excedente retrasa el trabajo de otro proyecto (y el siguiente, y el siguiente...). Al detectar la trayectoria desde el inicio, es posible mitigar riesgos antes y reducir el impacto en el portafolio de trabajo más amplio.
Más allá de estos beneficios a corto plazo, el registro de tiempo en proyectos también puede proporcionar datos valiosos para futuros planes de proyectos.
Cómo el registro de tiempo beneficia la planificación de futuros proyectos
1. Permite que datos reales de proyectos ayuden a la previsión para estimar tiempos y planificar presupuestos con precisión
Los proyectos se planifican y presupuestan en base a varias suposiciones, y el registro de tiempo permite que esas suposiciones del proyecto se pongan a prueba y se ajusten para el futuro. Este es un claro ejemplo de cómo el registro de tiempo para la gestión de riesgos funciona en la práctica, dándote visibilidad para intervenir antes de que los excesos sean problemas críticos. Puede que pensemos que un entregable lleva x horas de trabajo, pero ¿es cierto?
Registrar tiempos nos da datos reales y valiosos para asegurar que los proyectos no se subestiman al crear calendarios de recursos, estimar costos y garantizar que la asignación de recursos sea eficiente (es decir, que no sobrecarguemos a las personas).
2. Ofrece información más precisa sobre la disponibilidad del equipo para trabajos futuros
A menudo sobrestimamos la cantidad de trabajo que un recurso puede realizar porque subestimamos el volumen de tareas internas y comunicaciones. Los líderes pueden pensar que la tasa de utilización (el porcentaje del tiempo del empleado dedicado al trabajo de proyectos) se aproxima al 100%. Esto no tiene en cuenta cosas como reuniones semanales de equipo, correos internos sobre beneficios, comunicaciones internas, etc., y en realidad puede tener un impacto negativo en la productividad de los empleados.
Al registrar el tiempo en una aplicación de seguimiento (o de otra manera), disponemos de información más precisa sobre la tasa de utilización de cada persona y por lo tanto podemos hacer mejores suposiciones sobre la utilización prevista para futuros trabajos.
Por lo general, queremos mantener una utilización en trabajo de proyectos entre el 70-80%. Esto puede variar según el rol o si alguien también trabaja en proyectos internos, pero un límite del 80% es una buena referencia al planificar recursos. Además, esto ofrece un margen para riesgos inesperados, como que un miembro clave del equipo falte imprevistamente.
Y aquí es donde puedes cambiar el punto de vista de tu equipo, especialmente si piensan que el registro de tiempo es algo negativo: Muéstrales cómo usas el registro de tiempo y cómo en realidad les beneficia. Al considerar todo lo que realizan, puedes ayudar a asegurar que tengan una carga laboral razonable.
Cómo registrar el tiempo en tus proyectos
Registrar el tiempo puede ser abrumador la primera vez que se exige. ¿Qué nivel de detalle deberías emplear con el tiempo exacto utilizado? ¿Qué tanto deberías especificar respecto a qué tareas registras el tiempo?
Todo lo que haces para un proyecto debe ser registrado. Una excelente pregunta que puedes hacerte es: “¿esto tendría que hacerse si este proyecto no existiera?” Si la respuesta es no, entonces debe ser registrado en el proyecto.
Esto va más allá de simplemente contabilizar el tiempo dedicado a realizar el trabajo necesario para cumplir los entregables. También incluye reuniones internas para idear estrategias sobre el proyecto, comunicaciones/revisiones internas, reuniones con el cliente, etc.
Al no contabilizar estas áreas más ambiguas, corres el riesgo de subestimar la cantidad de tiempo que lleva completar un proyecto, lo que no solo pone en peligro ese proyecto, sino que potencialmente tiene un mayor impacto en cascada sobre tu portafolio de trabajos.
En cuanto al nivel de detalle del registro, una parte de ello puede depender de las necesidades de informes de tiempos de la organización o el cliente.
Una buena regla general es registrar a nivel de tarea individual o esfuerzo de trabajo. A veces, esto podría ser el entregable completo, otras veces, podría ser una ronda de ese entregable. Puede parecer pesado registrar hasta ese nivel, pero también te da una visión increíble sobre dónde se está empleando el tiempo del equipo—una visión que luego puedes usar para realizar una auditoría de tiempo y ajustar tus procesos en consecuencia.
Por ejemplo, si registras a nivel de entregable y descubres que sistemáticamente apuntas más horas facturables de las inicialmente estimadas, eso no te da suficiente información sobre el porqué. Si bajas un nivel más en el seguimiento, puedes ver que se están gastando demasiadas horas de trabajo en la ronda final de comentarios, lo que podría deberse a requisitos ambiguos al comienzo del trabajo o a que el cliente incorpora a demasiados interesados en las últimas etapas.
Así como las estimaciones nunca serán 100% precisas, el tiempo registrado tampoco será exacto al minuto. Normalmente vemos registros redondeados en herramientas de control horario, por ejemplo cada 15 minutos, para equilibrar el tiempo dedicado a registrar con la realidad de personas imperfectas.
Alguien podría planear pasar la tarde trabajando en un entregable en particular, solo para que un colega le envíe un mensaje con una pregunta sobre otro proyecto, por lo que dedica unos minutos a responder, luego otro cliente le escribe con una necesidad urgente y cambia a eso durante una hora, etc.
Por esto es tan útil llevar un registro diario (o agregar a tus hojas de tiempo o planillas al final de los grandes bloques de trabajo). Cuando llegamos al final de la semana, es casi imposible recordar cuánto tiempo se dedicó a cada tarea específica, y el nivel de precisión de tus registros de tiempo disminuye drásticamente.
¿Qué sigue?
Al lanzarte a registrar el tiempo y reforzar las mejores prácticas en el control de tiempo, los beneficios se extenderán mucho más allá de los proyectos actuales en curso.
Desde mejores estimaciones de presupuesto hasta una planificación de la capacidad más realista, habrá un bucle continuo de datos del proyecto actual que informará la planificación futura, permitiendo a tu equipo gestionar de manera más realista su carga de trabajo y preparando tus proyectos para el éxito.
Consulta nuestra lista de las mejores herramientas de planificación de proyectos.
