10 Técnicas de Trabajo Profundo para Ayudarte a Concentrarte

También podría ser una tarea compleja como planificar la semana, el mes o el trimestre próximo, o incluso escribir un artículo (sí, escribir este artículo para ti sobre trabajo profundo fue un trabajo profundo para mí).

Trabajo profundo vs trabajo superficial

El trabajo profundo involucra tareas que requieren tu completa atención, y el trabajo superficial es lo sencillo que puedes resolver durante el día laboral entre reuniones u otras tareas importantes.

Por ejemplo, puedes responder un correo breve o una pregunta por Slack mientras escuchas a un miembro del equipo presentar su trabajo en una reunión interna. Está bien hacer multitarea con este tipo de trabajo superficial cuando corresponde. El trabajo profundo requiere más concentración; algunos ejemplos son redactar un correo más largo que requiera investigación o reflexión, o crear una presentación para una reunión con un cliente.

¿Por qué es importante el trabajo profundo?

El trabajo profundo es importante porque el trabajo estratégico y complejo es lo que hace avanzar a un proyecto, un equipo o una organización. Tener la capacidad de enfocarse en este tipo de trabajo profundo es fundamental. Si no lo haces, tu producción se retrasará.

Por ejemplo, si necesitas redactar una descripción de puesto para una nueva contratación para que pueda ser aprobada y publicada pero no eres capaz de concentrarte más de diez minutos seguidos, esto podría retrasar la contratación y aumentar la carga de trabajo para quienes deban cubrir las tareas adicionales (¡puede que seas tú mismo!).

4 tipos de trabajo profundo

No todo el trabajo profundo es igual. Cal Newport, autor del popular libro de negocios Deep Work, describe cuatro tipos diferentes de trabajo profundo que llama las cuatro filosofías del trabajo profundo.

• Monástico: El trabajo profundo monástico implica muchos días de concentración casi total. En este tipo de trabajo profundo, trabajas varios días seguidos sin distracciones. Para un gestor de proyectos digitales con proyectos activos, esto no es realista. Dicho esto, bloquear uno o dos días entre proyectos para abordar trabajo profundo podría ser increíblemente poderoso.
• Bimodal: El trabajo profundo bimodal aporta algo de equilibrio a la agenda. Algunos días de la semana se reservan para concentración profunda (es decir, del tipo monástico) y otros días para todo lo demás. Así, si tienes un rol de consultor, podrías reservar los lunes y viernes para trabajo profundo y martes, miércoles y jueves para correos, reuniones con clientes y otros trabajos superficiales.
• Rítmico: El trabajo profundo rítmico implica dividir tu día laboral en bloques de tiempo (generalmente de unos 90 minutos) para trabajo profundo y dejar el resto del día para otras actividades. Dependiendo de la cantidad y el tipo de proyectos que gestiones, podrías incluir uno o dos de estos bloques de trabajo profundo en la mayoría de tus días.
• Periodístico: El tipo periodístico de trabajo profundo probablemente sea el más familiar para muchos gestores de proyectos, ya que consiste en aprovechar los momentos disponibles para hacer trabajo profundo siempre que el tiempo lo permita. Como muchos de nosotros somos multiactivos habituales, esto puede resultar lo más conocido, especialmente si trabajas en una agencia y gestionas un alto volumen de proyectos pequeños.

10 técnicas de trabajo profundo

Independientemente de tu filosofía de trabajo profundo o del tipo que practiques, aquí tienes algunas herramientas de productividad y técnicas que puedes usar para aprovechar al máximo tu tiempo de trabajo profundo y generar buenos hábitos de concentración.

1. Prioriza

La priorización te asegura que utilices tu tiempo de concentración de la forma más eficiente. Empieza respondiendo a esta pregunta: “¿qué única tarea generará el mayor avance si la logro completar en esta sesión?” Selecciona unas pocas tareas de alta prioridad más para trabajar en caso de que termines la tarea principal antes de que acabe tu sesión de trabajo.

2. Crea una rutina y rituales

Puedes beneficiarte de tener una rutina y rituales para pasar a tus sesiones de trabajo profundo. Esto puede incluir una breve revisión en redes sociales antes de activar el modo no molestar, o avisar a tus compañeros que no te interrumpan durante ese bloque salvo en caso de emergencia.

Hablando de emergencias, asegúrate de definir este término para tu equipo. Para mí personalmente, una emergencia es: la oficina está en llamas, el sitio web de alguien ha caído o alguien viene a darme un millón de dólares. Todo lo que no esté en esta lista puede esperar hasta que acabe mi sesión de trabajo profundo.

Considera añadir un ritual de recompensa. Esto puede ser lo que quieras: una pausa de 10 minutos, un delicioso almuerzo para llevar, una hora feliz con amigos o cualquier premio que te motive a realizar trabajo profundo.

3. Programa tus días y bloquea tiempo

Como ocurre con cualquier cosa que sea una prioridad, programa tus sesiones de trabajo profundo en tu calendario. De esta manera, tendrás bloques ininterrumpidos para entrar en modo de trabajo profundo. Si lo olvidas, un compañero podría agendarte una reunión justo en medio de lo que podría ser un bloque perfecto para trabajar profundamente.

Cuando puedes controlar tu agenda, es más probable que puedas incluir más bloques de trabajo profundo. Puede que tengas que hacer concesiones para grandes reuniones de equipo que son más difíciles de programar, pero si puedes controlar tu calendario, tus retos de gestión del tiempo disminuirán considerablemente.

Algo que me gusta hacer cuando tengo grandes bloques libres en mi calendario (y parece que estoy disponible) es bloquearlos con la nota “Preguntar antes de agendar”. Así, si necesito ese tiempo para escribir un artículo, crear una declaración de trabajo o una presentación, o realizar algún otro tipo de trabajo profundo, puedo decidir cuándo necesito hacer una pausa para una reunión o para reunirme con un colega o cliente (en lugar de que alguien simplemente ponga una invitación en mi calendario y sentirme presionado para aceptar).

4. Haz seguimiento a tu tiempo

Aunque nos encante odiar el seguimiento del tiempo, puede ser útil durante un periodo corto o para tareas muy específicas. Por ejemplo, si crees que las declaraciones de trabajo te están llevando demasiado tiempo, mídelo. Pon un temporizador cada vez que te sientes a trabajar en una declaración de trabajo y observa cuánto tiempo realmente empleas.

Al revisar tus registros de tiempo, analiza cuándo dedicas más tiempo a esa tarea. ¿Es cuando intentas trabajar en intervalos cortos en vez de dedicarle 1-2 horas y resolverlo de una vez? Para algunas tareas cognitivamente exigentes, trabajar en sesiones más cortas puede ser contraproducente ya que tienes que leer cuidadosamente para retomar y volver a concentrarte en lo que estabas haciendo.

Aprovechar los datos de seguimiento del tiempo para corroborar esto puede ser poderoso, y uno de los beneficios de las herramientas de productividad es que normalmente incluyen funciones integradas de seguimiento y reporte del tiempo. Aprendí que tiendo a sobreestimar el tiempo que llevan algunas tareas, especialmente cuando son actividades más tediosas. También tiendo a subestimar el tiempo que paso en tareas de mi lista que no demandan tanto esfuerzo cognitivo (hola, revisar correos y responder mensajes en Slack).

5. Limita los cambios de contexto y la multitarea

El objetivo del trabajo profundo es entrar en un estado de flujo (que es una técnica respaldada por estadísticas de gestión del tiempo) para poder concentrarte totalmente en la tarea y perderte en el trabajo. Definitivamente, no puedes lograrlo si haces multitarea.

Cambiar de contexto, o intentar hacer demasiadas cosas a la vez, puede costarte tu concentración. Tal vez solo finalices un 80% de tres o cuatro tareas, y probablemente no tan bien como si pudieras concentrarte en una. Esto también es una receta para el agotamiento laboral (o al menos para sentirte realmente cansado y nada realizado).

Así que, si tienes una gran tarea, utiliza tus técnicas de bloques de tiempo, programa una semana de trabajo bimodal (donde dedicas algunos días al trabajo profundo y otros a todo lo demás), o utiliza otras técnicas de gestión del tiempo. De este modo, podrás lograr un trabajo de calidad tanto en tu proyecto de trabajo profundo como en el resto de tus tareas pendientes.

6. Minimiza las distracciones

El trabajo profundo y la concentración total no son habilidades que desarrolles de la noche a la mañana. Tienes que practicar el trabajo profundo de manera constante para lograr el tipo de enfoque necesario para enfrentarte a las tareas o actividades profesionales más exigentes mentalmente.

Si eres nuevo en el mundo laboral o estás cambiando de profesión desde un trabajo más físico a un rol de trabajo del conocimiento, sentarte quieto durante largos periodos puede ser un reto. Trata de minimizar las distracciones. Observa tu entorno de trabajo y fíjate en lo que te distrae. ¿Hay música o televisión encendida? ¿Hay gente hablando? ¿Hay desorden en tu campo visual que llama tu atención?

Si es posible, utiliza una aplicación que te ayude a concentrarte, o pon un temporizador entre 10 y 15 minutos y usa ese tiempo para minimizar cualquier distracción. Ya sea apagar la música (o poner tu lista de reproducción de concentración), doblar y guardar ropa, o sacar los platos sucios de tu espacio de trabajo, tomarte ese tiempo al principio te ayudará a realizar un trabajo profundo y de calidad cuando te pongas en marcha.

7. Establece y haz seguimiento a objetivos

Como ya mencioné, puede ser muy difícil obligarte a sentarte y realizar el más profundo trabajo profundo en horarios específicos o bajo demanda. Es importante establecer metas realistas sobre cuánto trabajo profundo puedes hacer en un día o una semana.

La mayoría de nosotros tenemos horarios de trabajo fijos, por lo que es importante averiguar cómo realizar la mayor cantidad de trabajo profundo en el tiempo disponible. Aquí es donde establecer objetivos y hacer seguimiento a tu progreso resulta útil.

Considera establecer un objetivo de realizar tres sesiones de trabajo profundo de 90 minutos por semana. A medida que adquieras el hábito, plantéate añadir más sesiones o hacer las sesiones más largas, según lo que sientas que será más productivo y alineado con tus necesidades.

8. Reserva tiempo para descansar

El trabajo profundo sin descanso ni relajación es una receta para el agotamiento. Pierdes muchos de los beneficios del trabajo profundo (o el tiempo que reservas para él) si estás demasiado agotado como para hacerlo de manera efectiva.

Si empiezas a notar que las tareas te llevan cada vez más tiempo o que pierdes el interés en tu trabajo, haz una pausa, incluso si te parece contradictorio. Cuanto más intentes forzarlo, menos efectivo se vuelve si estás quemado. Aprende a reconocer las primeras señales de agotamiento y crea una rutina diaria con pausas y descanso.

9. Pon un temporizador

Si alguna vez has utilizado la técnica Pomodoro, sabes lo útil que puede ser un temporizador. Este método de trabajo involucra unos 20 minutos de trabajo profundo y concentrado y unos minutos de descanso entre sesiones.

Para una sesión de trabajo profundo, 20 minutos tal vez no sea suficiente, así que intenta poner tu temporizador en 90 minutos. De esta manera, no tendrás que preocuparte por perder la noción del tiempo ni olvidar algo importante, y podrás concentrarte en las tareas que tienes por delante.

10. Apaga tus notificaciones

Esto puede parecer bastante obvio, pero es fácil de olvidar. Cuando te sientes a realizar una sesión de trabajo profundo, apaga todas las notificaciones. Esto incluye el correo electrónico, las alertas del móvil o reloj inteligente y las notificaciones del navegador.

Pon todos los dispositivos en modo No Molestar. Si trabajas en una oficina o convives con compañeros de piso o familiares en casa, avísales que vas a iniciar una sesión de trabajo profundo y que no deben interrumpirte salvo que el lugar, sea la oficina o la casa, se esté incendiando.

Si hago trabajo profundo mientras estoy con la familia o de viaje, aviso a todos que no deben molestarme durante un intervalo de tiempo específico, a menos que sea una emergencia (o, ya sabes, si aparece el representante de Publisher’s Clearinghouse con un cheque lo bastante grande como para que me pueda jubilar).

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