10 técnicas profundas para ayudarte a concentrarte
Reduce las distracciones: Gestionar el ruido constante y las interrupciones te ayudará a lograr un trabajo profundo eficaz y a ser más productivo.
Prueba diferentes tipos de trabajo: Diferentes estrategias como la monástica y la bimodal pueden ayudarte a integrar tiempo para trabajo profundo en tu agenda ocupada.
Técnicas comunes: Las técnicas de trabajo profundo más comunes incluyen practicar la priorización, establecer objetivos y programar bloques de tiempo; cada una de ellas puede mejorar la eficiencia.
Nunca ha sido más difícil terminar el trabajo: hay una corriente interminable de reuniones, sonidos de teléfonos móviles y notificaciones de Slack con las que lidiar. Reservar tiempo para el trabajo profundo en tu día a día es una excelente manera de concentrarte y asegurarte de que tus tareas más importantes se completen con el esfuerzo y la energía que requieren.
¡Aquí tienes mis técnicas, consejos y trucos para el trabajo profundo que te ayudarán a concentrarte y a lograrlo todo!
¿Qué es el Trabajo Profundo?
El trabajo profundo es un estado de concentración en el que una persona trabaja en una tarea compleja sin distracciones. Esto puede ser crear un plan de proyecto, trabajar en una estrategia o redactar una autorreflexión o una evaluación de desempeño para un miembro del equipo o un subordinado directo.
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También puede tratarse de una tarea compleja como planificar la semana, el mes o el trimestre que viene, o incluso escribir un artículo (sí, escribir este artículo sobre trabajo profundo para ti fue trabajo profundo para mí).
Trabajo Profundo vs Trabajo Superficial
El trabajo profundo implica tareas que requieren tu total concentración, y el trabajo superficial es lo sencillo que puedes resolver durante la jornada laboral entre reuniones o junto a otras tareas importantes.
Por ejemplo, puedes responder un correo corto o una pregunta por Slack mientras escuchas a un miembro del equipo presentar su trabajo en una reunión interna. Está bien hacer multitarea con este tipo de trabajo superficial cuando corresponde. El trabajo profundo requiere más concentración; algunos ejemplos son redactar un correo más largo que requiera investigación, reflexión o crear una presentación para una reunión con un cliente.
¿Por Qué es Importante el Trabajo Profundo?
El trabajo profundo es importante porque el trabajo complejo y estratégico es el que impulsa un proyecto, equipo u organización. Tener la capacidad para concentrarse en este trabajo profundo es fundamental. Si no la tienes, tu producción se retrasará.
Por ejemplo, si necesitas redactar la descripción de un puesto para una nueva contratación para que pueda ser aprobada y publicada pero no logras concentrarte más de diez minutos seguidos, esto podría retrasar la contratación y generar más trabajo para quienes cubren las tareas adicionales (¡entre los que podrías estar tú!).
4 Tipos de Trabajo Profundo
No todo trabajo profundo es igual. Cal Newport, autor del popular libro de negocios Deep Work, describe cuatro tipos diferentes de trabajo profundo que llama las cuatro filosofías del trabajo profundo.
- Monástico: El trabajo profundo monástico implica muchos días de concentración casi total. En este modo, trabajas varios días sin distracciones. Para un gestor de proyectos digitales con proyectos activos, esto no es realista. Dicho esto, reservar uno o dos días entre proyectos para abordar trabajo profundo puede ser increíblemente poderoso.
- Bimodal: El trabajo profundo bimodal aporta cierto equilibrio al horario. Algunos días de la semana se reservan para concentración profunda (es decir, del tipo monástico) y otros días para el resto. Así que, si estás en un rol de consultoría, podrías tener los lunes y viernes para trabajo profundo y martes, miércoles y jueves para correos, reuniones de clientes y otros trabajos superficiales.
- Rítmico: El trabajo profundo rítmico implica dividir tu jornada en bloques de tiempo (generalmente de unos 90 minutos) para trabajo profundo y dejar el resto del día para otras tareas. Dependiendo del número y tipo de proyectos que gestiones, podrías lograr uno o dos de estos bloques de trabajo profundo la mayoría de los días.
- Periodístico: El tipo periodístico de trabajo profundo probablemente sea el más familiar para muchos gestores de proyectos, ya que implica aprovechar cualquier momento disponible para hacer trabajo profundo. Como muchos de nosotros somos multitarea por costumbre, este te resultará muy familiar, especialmente si trabajas en una agencia y gestionas un alto volumen de proyectos más pequeños.
10 Técnicas para el Trabajo Profundo
Independientemente de tu filosofía de trabajo profundo o del tipo que practiques, aquí tienes algunas herramientas de productividad y técnicas que puedes usar para aprovechar al máximo tu tiempo de trabajo profundo y tus buenos hábitos de concentración.
1. Prioriza
La priorización garantiza que aproveches tu tiempo de concentración de la forma más eficiente. Comienza respondiendo a esta pregunta: "¿Qué tarea única generará el mayor impacto si la completo en esta sesión?" Elige algunas otras tareas de alta prioridad para trabajar en caso de que finalices la tarea principal antes de que termine tu bloque de trabajo.
2. Crea una Rutina y Rituales
Puede ser útil tener una rutina y ciertos rituales para pasar a sesiones de trabajo profundo. Esto podría incluir un breve repaso por redes sociales antes de poner el modo no molestar, o avisar a tus colegas de que no te interrumpan durante tu bloque de trabajo profundo a menos que sea una emergencia.
Hablando de emergencias, asegúrate de definir este término para tu equipo. Para mí, personalmente, una emergencia es: la oficina está en llamas, la web de alguien está caída, o alguien viene a darme un millón de dólares. Todo lo que no esté en esa lista puede esperar hasta que termine mi sesión de trabajo profundo.
Considera añadir un ritual de recompensa. Puede ser cualquier cosa que te motive: un descanso de 10 minutos, un almuerzo delicioso para llevar, una hora feliz con amigos o cualquier premio que te impulse a hacer trabajo profundo.
3. Programa tus días y bloquea tiempo
Como con cualquier otra prioridad, programa tus sesiones de trabajo profundo en tu calendario. De este modo, tendrás bloques ininterrumpidos para entrar en modo trabajo profundo. Si se te olvida, algún colega podría ponerte una reunión justo en el medio de lo que podría ser un bloque perfecto para trabajar en profundidad.
Cuando puedes controlar tu horario, es más probable que logres incluir más bloques de trabajo profundo. Quizá debas hacer concesiones para grandes reuniones de equipo que son más difíciles de programar, pero si puedes gestionar tu calendario, tus desafíos de gestión del tiempo disminuirán significativamente.
Algo que me gusta hacer cuando tengo grandes bloques libres en mi calendario (y parece que estoy disponible) es bloquearlos con la nota “Preguntar antes de programar”. Así, si necesito ese tiempo para escribir un artículo, crear una declaración de trabajo o presentación, o realizar alguna otra tarea que requiera concentración, puedo decidir cuándo necesito hacer una pausa para una reunión o para reunirme con un colega o cliente (en vez de que alguien simplemente ponga una invitación en mi calendario y yo me sienta presionado a aceptar).
4. Haz seguimiento de tu tiempo
Aunque a todos nos incomoda registrar el tiempo, puede ser útil durante un periodo breve o para tareas muy específicas. Por ejemplo, si crees que las declaraciones de trabajo te están llevando demasiado tiempo, contrólate. Pon un temporizador cada vez que te sientes a trabajar en una declaración de trabajo y observa cuánto tiempo dedicas realmente.
Cuando revises tus registros de tiempo, analiza en qué momento dedicas más tiempo a esa tarea. ¿Ocurre cuando intentas hacerla en bloques más cortos en vez de dedicar 1 o 2 horas seguidas para completarla? Para tareas que exigen mucho esfuerzo cognitivo, trabajar en sesiones cortas puede ser contraproducente, ya que debes leer con atención para retomar el punto donde lo dejaste y volver a concentrarte en la tarea.
Aprovechar los datos del seguimiento de tiempo para corroborar esto puede ser muy útil, y uno de los beneficios de las herramientas de productividad es que normalmente incluyen funciones de seguimiento y reporte del tiempo. He aprendido que tiendo a sobreestimar el tiempo que requieren ciertas tareas, especialmente las más tediosas. También suelo subestimar el tiempo que dedico a las tareas menos exigentes de mi lista (como revisar el correo electrónico y responder mensajes de Slack).
5. Limita el cambio de contexto y la multitarea
El objetivo del trabajo profundo es entrar en un estado de flujo (que es una técnica respaldada por las estadísticas de gestión del tiempo) para poder concentrarte totalmente en la tarea y perderte en el trabajo. Definitivamente, no puedes lograr eso si estás haciendo varias cosas a la vez.
Cambiar de contexto, o intentar hacer demasiadas cosas de manera simultánea, puede costarte concentración. Es posible que sólo termines el 80% de tres o cuatro tareas, y probablemente no con la misma calidad que si pudieras enfocarte. Esto también es una fórmula para el agotamiento (o al menos para sentirse muy cansado y poco realizado).
Así que, si tienes una tarea importante, utiliza tus técnicas de bloquear tiempo, programa una semana de trabajo bimodal (donde algunos días estén destinados al trabajo profundo y otros a todo lo demás), o aplica otras técnicas de gestión del tiempo. De este modo, lograrás realizar trabajo de calidad tanto para tu proyecto de trabajo profundo como para el resto de tus obligaciones.
6. Minimiza las distracciones
El trabajo profundo y la concentración total no son habilidades que desarrolles de la noche a la mañana. Tienes que practicar el trabajo profundo de manera constante para lograr el tipo de enfoque que requieren las tareas o actividades profesionales más exigentes mentalmente.
Si eres nuevo en el mundo laboral o estás cambiando de una ocupación más física a un puesto de trabajo intelectual, estar sentado durante largos periodos puede ser todo un reto. Intenta minimizar distracciones. Observa tu espacio de trabajo y nota qué cosas te distraen. ¿Hay música o una televisión encendida? ¿Hay gente hablando? ¿Hay desorden en tu campo de visión que desvía tu atención?
Si es posible, pon un temporizador de 10 a 15 minutos y aprovecha ese tiempo para reducir distracciones. Ya sea apagar la música (o poner una lista de reproducción para concentrarte), doblar y guardar la ropa, o sacar la vajilla sucia de tu espacio de trabajo, tomarte ese momento inicial te ayudará a realizar un trabajo profundo de calidad cuando arranques.
7. Establece y haz seguimiento a tus objetivos
Como ya te mencioné, puede ser muy difícil obligarte a sentarte y dedicarte al trabajo más profundo en momentos específicos o bajo demanda. Es importante establecer objetivos realistas sobre cuánto trabajo profundo puedes hacer en un día o en una semana.
La mayoría de nosotros tenemos horas laborales fijas, así que es fundamental descubrir cómo maximizar el trabajo profundo durante el tiempo que tienes disponible. Aquí es donde establecer objetivos y monitorear tu progreso te puede resultar muy útil.
Considera establecer el objetivo de realizar tres sesiones de trabajo profundo de 90 minutos por semana. A medida que te habitúes, piensa en añadir más sesiones o hacer que sean más largas, según lo que creas que será más productivo y se adapte mejor a tus necesidades.
8. Tómate Tiempo Para Descansar
El trabajo profundo sin descanso y relajación es una receta para el agotamiento. Pierdes muchos de los beneficios del trabajo profundo (o del tiempo que reservas para realizarlo) si estás demasiado agotado para hacerlo de manera efectiva.
Si empiezas a notar que las tareas te llevan cada vez más tiempo o que pierdes interés en tu trabajo, haz una pausa, aunque parezca contradictorio. Cuanto más intentes forzar la situación, menos efectivo será si ya estás quemado. Aprende a reconocer los primeros signos de agotamiento y crea una rutina diaria que incluya descansos y momentos de reposo.
9. Pon un Temporizador
Si alguna vez has utilizado la técnica Pomodoro, sabes lo útil que puede ser un temporizador. Este método de trabajo implica alrededor de 20 minutos de trabajo profundo y concentrado y algunos minutos de descanso entre sesiones.
Para una sesión de trabajo profundo, 20 minutos puede que no sean suficientes, así que prueba programar tu temporizador para 90 minutos. De este modo, no tendrás que preocuparte por perder la noción del tiempo o perderte algo, y podrás concentrarte en las tareas pendientes.
10. Apaga tus Notificaciones
Esto parece bastante obvio, pero es fácil de olvidar. Cuando te sientes a una sesión de trabajo profundo, apaga todas las notificaciones. Esto incluye el correo electrónico, las alertas del teléfono móvil o smartwatch y las notificaciones del navegador.
Pon todos los dispositivos en modo No Molestar. Si trabajas en una oficina o con compañeros de piso o familiares en casa, diles que vas a empezar una sesión de trabajo profundo y que no deben interrumpirte a menos que la oficina o la casa esté en llamas.
Si estoy haciendo trabajo profundo mientras estoy con la familia o de viaje, aviso a todos que no debo ser interrumpido durante un período de tiempo específico, a menos que sea una emergencia (o bueno, si aparece el de Publisher’s Clearinghouse con un cheque lo suficientemente grande como para permitirme jubilarme).
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