Cómo Crear Un Flujo de Trabajo: 7 Pasos Simples
Evitar el Caos en los Proyectos: Los flujos de trabajo consistentes ayudan a evitar retrasos en los proyectos, errores y sobrecostos, lo que también te ayuda como gestor de proyectos a asegurar que los proyectos cumplan con los resultados previstos sin contratiempos inesperados.
Paso a Paso: Crear un flujo de trabajo es un flujo de trabajo en sí mismo: defines un objetivo, identificas quién participa, enumeras los pasos, creas un diagrama de flujo, lo pruebas y ajustas, y finalmente lo implementas.
El Software Es La Solución: El software de gestión de flujos de trabajo es la forma más sencilla de crear y mantener flujos de trabajo organizados, y ofrece un método estructurado para gestionar procesos de proyectos complejos.
Sin flujos de trabajo establecidos que definan cómo tú y tu equipo completarán el trabajo a lo largo del proyecto, puedes esperar retrasos, errores y problemas de calidad, desviación del alcance y sobrecostos.
Tu equipo necesita flujos de trabajo consistentes y repetibles (normalmente creados y gestionados en un software de gestión de flujos de trabajo) para entregar el trabajo del proyecto que logre el resultado deseado. En este artículo, explicaré cómo crear un flujo de trabajo y proporcionaré algunas buenas prácticas para hacerlo correctamente.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie repetible de pasos o actividades que deben completarse para lograr un resultado mayor. Por ejemplo, al crear un nuevo sitio web, el proceso del flujo de trabajo implica diseñar el diseño, escribir el código, probar el sitio y lanzarlo en vivo.
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Utilizando flujos de trabajo digitales, los gestores de proyectos pueden mantener los proyectos en marcha y asegurarse de que las tareas se completen lo más eficientemente posible. Los flujos de trabajo visuales utilizan diagramas de flujo o esquemas que muestran los pasos del proceso que cada elemento de trabajo debe atravesar para considerarse finalizado.
Los flujos de trabajo se diferencian de los procesos empresariales en que representan las tareas específicas y secuenciales dentro de los procesos más amplios que logran los objetivos de la organización.
Cómo crear un flujo de trabajo
Aquí algunos puntos a tener en cuenta al diseñar un flujo de trabajo.
1. Determina qué necesitas lograr
Cuando estés planificando tu flujo de trabajo, sé muy específico sobre lo que debe conseguir. Es muy fácil que los miembros del equipo y los interesados hagan suposiciones sobre lo que está o no incluido en el flujo de trabajo si no eres extremadamente específico y claro.
Por ejemplo, si estás creando un flujo de trabajo para redactar publicaciones de blog, sé específico y comunica si ese flujo es solo para redactar el contenido o si también incluye gráficos de apoyo y la carga y compartición del blog en redes sociales.
Puedes gestionar todos estos pasos dentro de un solo flujo de trabajo, o puedes tener flujos separados para cada parte: lo más importante es que sea comprensible para el equipo.
2. Identifica quién debe participar
Identifica a todas las personas que necesitan participar. Incluye a quienes realizarán el trabajo, así como a los revisores y aprobadores.
Definir un proceso de aprobación también es una parte clave de la creación del flujo de trabajo. Sin esto, terminarás con cuellos de botella u otros problemas que pueden romper el proceso.
Una manera sencilla de identificar a todos los implicados es crear y rellenar un diagrama RACI. Puede que no puedas hacer esto hasta que hayas enumerado todos los pasos del proceso (ver el paso tres a continuación), pero es recomendable tenerlo antes de lanzar tu flujo de trabajo.
3. Enumera los pasos y tareas del proceso
Enumera los pasos del proceso y las tareas que deben completarse. Se trata de una lista paso a paso de todo lo que debe suceder desde el principio hasta el final de tu flujo de trabajo.
Volvamos a usar el ejemplo del blog. Si nuestro flujo es para publicar y promocionar una entrada, así podría verse la enumeración de los pasos del flujo de trabajo (y qué recursos de marketing deben estar involucrados):
- Elige un tema para tu entrada de blog
- Obtén la aprobación del director de marketing para continuar con ese tema
- Redacta un resumen de contenido y un esquema de contenidos
- Proporciona dirección creativa y especificaciones de tamaño para las imágenes o ilustraciones necesarias
- Asigna un redactor para la entrada del blog
- Asigna un diseñador gráfico para la entrada del blog
- El redactor crea el primer borrador de la entrada del blog
- El diseñador gráfico proporciona las imágenes requeridas
- Un editor revisa el borrador de la entrada del blog y las imágenes
- El redactor realiza correcciones en el texto
- El diseñador gráfico realiza ajustes en las imágenes
- El editor aprueba el texto y las imágenes
- Un coordinador de marketing sube el contenido al CMS del sitio web
- El editor revisa y aprueba la entrada en el sitio en pruebas
- El coordinador de marketing publica la entrada
- El copywriter crea un pie de foto para redes sociales
- El editor revisa y aprueba el pie de foto
- El coordinador de marketing publica el pie de foto y el enlace a la entrada del blog en LinkedIn y Facebook.
4. Crea un diagrama de flujo de trabajo
Puede ser útil representar tu flujo de trabajo de forma visual usando un diagrama de flujo de trabajo. Puedes utilizar una vista de línea de tiempo, un diagrama de Gantt o un software para diagramas de flujo de trabajo (como ProcessMaker o alguna de sus alternativas) para mostrar cada paso, quién lo realizará y cuánto tiempo tomará.
Mapear flujos de trabajo de manera visual también es una buena forma de simplificar la comunicación sobre quién hará qué y cuándo.
5. Prueba y mejora tu flujo de trabajo
Tu flujo de trabajo puede verse excelente en papel, pero puede fallar cuando lo llevas a la práctica. Desarrollar un proceso de flujo de trabajo iterativo no es una actividad que se haga solo una vez. Cuando empieces a utilizarlo, podrías encontrar tareas repetitivas, redundancias o que has pasado por alto un paso crítico en algún lugar.
Pon a prueba el nuevo flujo de trabajo y recibe comentarios del equipo sobre lo que funciona y lo que no. Si el proceso se rompe, es demasiado lento o confuso, una prueba te ayudará a identificar problemas y hacer ajustes para mejorarlo.
Aunque tu ejecución inicial sea exitosa, siempre puedes seguir optimizando tu flujo de trabajo a medida que los miembros del equipo lo usan y colaboran juntos.
6. Implementa tu flujo de trabajo con el equipo ampliado
Cuando tu flujo de trabajo ya esté probado y funcionando bien, extiéndelo al resto del equipo. Esto puede implicar incorporar a más partes interesadas para realizar el flujo de trabajo de forma más eficiente o integrar a nuevos miembros que utilizarán el flujo de trabajo de gestión de proyectos.
Si utilizas varios tipos de gestión de flujos de trabajo diferentes o si el flujo es un proceso nuevo, considera usar tu diagrama de flujo o un breve tutorial para ayudar a las personas a recordar qué sucede y en qué orden.
Consejos para crear flujos de trabajo
Aquí tienes algunos consejos para crear flujos de trabajo para tu equipo:
1. Ten claro qué incluye tu flujo de trabajo
Sé extremadamente claro sobre lo que el flujo de trabajo incluye y lo que no.
Si necesitas otro ejemplo, piensa en el marketing por correo electrónico. Puedes tener un flujo de trabajo para crear el contenido del correo, otro para diseñar la plantilla y un tercero para enviar el correo y monitorizar los análisis. Todos estos flujos de trabajo pueden necesitar ejecutarse cada vez que envíes un email.
No olvides considerar los recursos que necesitarás—el proceso de gestión de recursos de marketing puede ser complicado. Por suerte, el software de gestión de recursos de marketing puede ayudarte.
2. Asigna Roles y Responsabilidades Específicas
Asegúrate de que cada rol o tarea sea realizada por una sola persona. Está bien pedirle a alguien que revise el trabajo o aporte ideas, pero una persona debe ser la responsable de la tarea. Si hay demasiadas personas involucradas, el trabajo nunca se termina porque los miembros del equipo suponen que alguien más lo hará.
Si tu director de marketing y tu editor jefe son responsables de crear el calendario de contenidos y asignar escritores, divide esta tarea en dos áreas separadas.
El director de marketing debe desarrollar el calendario de contenidos y el editor jefe debe revisarlo y dar su opinión antes de asignar a los escritores.
3. Crea Plantillas Para Tus Flujos de Trabajo
A medida que empieces a acumular flujos de trabajo que usas regularmente, ahorra tiempo creando plantillas. En la mayoría de las herramientas populares de software de gestión de proyectos, puedes desarrollar proyectos completos con múltiples flujos de trabajo.
Cuantos más detalles incorpores a tus plantillas, más fácil será configurar nuevos proyectos y poner a la gente a trabajar.
Algunos flujos de trabajo deberán ajustarse para proyectos específicos. Tal vez un cronograma se acorta porque un cliente pagó una tarifa exprés o un interesado priorizó un entregable específico—mantén tu plantilla ajustable para poder adaptarte a estos cambios sin crear un nuevo flujo de trabajo cada vez.
4. No Hagas Tus Flujos de Trabajo Demasiado Complicados
¡Un flujo de trabajo solo es útil mientras la gente lo use! Si creas un flujo de trabajo complicado que nadie sabe utilizar, tampoco sabrás cuándo está fallando. Para evitar esto, puedes empezar aprendiendo cómo hacer un diagrama de flujo.
Los flujos de trabajo complicados pueden surgir si utilizas muchas integraciones y automatizaciones para ejecutar tu flujo de trabajo. Estas funciones pueden ayudar a gestionar un flujo de trabajo complejo y ahorrar tiempo, pero lo más importante es que todos los involucrados lo entiendan, por lo que deberías aprender las mejores prácticas para crear diagramas de flujo.
5. Evita Demasiados Pasos
Los flujos de trabajo con demasiados pasos son difíciles de gestionar. Considera crear flujos de trabajo separados pero relacionados. Un buen ejemplo de esto es la incorporación de un nuevo empleado. Este es un proceso empresarial o flujo de trabajo bastante estándar con muchas personas y pasos involucrados.
Puedes tener un flujo de trabajo para que recursos humanos se encargue de toda la documentación, y otro para que el responsable de TI interno cree cuentas de usuario para todos tus sistemas y herramientas como Slack, correo electrónico, tu herramienta de gestión de proyectos y cualquier software de diseño, desarrollo o creativo.
También necesitarías otro flujo de trabajo para presentar al equipo y dar capacitación sobre los procesos internos. Esto podría implicar organizar horarios para el primer día y la primera semana.
Encuentra más ejemplos de flujos de trabajo aquí.
6. Pide Retroalimentación
Las pruebas e iteraciones se aplican tanto a los nuevos flujos de trabajo como a los ya existentes. Consulta periódicamente con tus equipos para asegurarte de que el flujo de trabajo siga cumpliendo con sus necesidades. A medida que los procesos cambian, revisa cómo has configurado tus flujos de trabajo y haz ajustes para dar mejor soporte a las necesidades de todos.
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