Presentando Querido DPM – Consejos Anónimos Para Gestores de Proyectos Digitales (con Robyn Reynolds)

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos, soy Ben Aston y este es el Podcast del Gestor de Proyectos Digitales. Hoy me acompaña mi nueva mejor amiga, Robyn Reynolds. Y hoy vamos a hablar de nuestro increíble nuevo proyecto DPM, Querido DPM.

Robyn Reynolds:

Hola a todos. Estoy súper emocionada de estar aquí. Gracias Ben por invitarme. Te quiero. Nuevos mejores amigos.

Ben Aston:

(Ríe) Nuestra amistad ha crecido. Pero hablaremos de eso en un minuto. Pero Robyn, primero hablemos de ti. Para aquellos que no lo sepan, en realidad nunca has escrito un artículo en Gestor de Proyectos Digitales antes. Estamos a punto de lanzar tu primer post. Pero has estado trabajando en este nuevo proyecto. Y hablaremos de eso en un minuto. Pero, cuéntanos un poco sobre ti. Estás en el noroeste del Pacífico, ¿verdad?

Robyn Reynolds:

Así es. Vivo en Portland, Oregón. Pero, para ser más exacta, vivo justo fuera de la ciudad, cerca del Bosque Nacional Mount Hood. Así que, básicamente, vivo en algo así como un cliché del noroeste del Pacífico. Afuera de mi ventana hay enormes cedros y una corriente glaciar rugiente. Es bastante divertido, me gusta mucho.

Ben Aston:

¿Está lloviendo ahora mismo?

Robyn Reynolds:

Está soleado, cielos azules.

Ben Aston:

Qué locura. Aquí también. Pero normalmente, para ser honesto, llueve.

Robyn Reynolds:

Ahora mismo no sé qué hacer con el sol. Es raro.

Ben Aston:

Salí al sol más temprano hoy, y de hecho se sentía cálido. Algo refrescante para esta época del año. Así que cuéntanos un poco, parece que estás en medio de la nada. Siendo una gestora de proyectos remota.

Robyn Reynolds:

Así es. Exactamente. Ahora mismo soy gerente sénior de proyectos en una empresa llamada Dream 10. Somos un pequeño estudio de diseño y nos enfocamos mucho en diseño de productos y UX, así que es muy divertido.

Ben Aston:

Genial. ¿Cómo empezaste a trabajar con ellos? Siempre me interesa, sobre todo con PM remotos, cómo consiguen el trabajo cuando están remotos. ¿Cómo funciona eso?

Robyn Reynolds:

Bueno, volvamos al principio. Ya sabes, sales de la universidad. Siempre supe que quería ir a publicidad. Y desafortunadamente, mi esposo, que era mi novio en ese entonces, consiguió un gran trabajo en Alaska, de donde soy. Muy bien. Así que tuvimos que mudarnos allá de nuevo. Fue difícil volver a mi ciudad natal. Pero empecé a trabajar en una agencia tradicional. En ese tiempo trabajábamos con un proveedor llamado 14-4. Y, en un proyecto web. Y la chica se llamaba Amanda, era productora. Y yo quería hacer lo que ella hacía.

Ben Aston:

Querías ser ella.

Robyn Reynolds:

Me fascinaba. Y básicamente, salí corriendo de Alaska, volví a Portland, donde estudié, y trabajé en varios lugares. Pero para mi puesto actual, en realidad tengo que darle crédito a digitalprojectmanager.com por conseguirme este trabajo. Porque ahí vi la oferta. Y pensé: sí, reina, me apunto. Suena genial. Y aquí estamos hoy.

Ben Aston:

Vaya. Es la primera vez que escucho una historia de éxito con la sección de empleo.

Robyn Reynolds:

Sí, y realmente creo que el futuro de mucho de nuestro trabajo está migrando hacia ser remoto. Y quería el reto de cómo crear equipos remotos y fortalecerlos y averiguar cómo gestionar mejor una organización de manera remota.

Ben Aston:

Entonces, ¿qué tamaño tiene Dream 10?

Robyn Reynolds:

Seguimos siendo bastante pequeños. Somos unas cuatro personas, y luego expandimos según las necesidades del proyecto. Así que lo divertido es que trabajo con muchos freelancers internacionales. Puedo trabajar muy temprano o estar pendiente hasta tarde, según la zona horaria.

Ben Aston:

Y en cuanto a los clientes que tenéis, ¿hay alguien en una oficina en algún lado, pretendiendo que dirige una gran agencia?

Robyn Reynolds:

Bueno, somos muy transparentes; somos remotos. Y lo que es distinto es que ya no viajo por trabajo. Cuando estaba en Struck, siempre estaba viajando a Salt Lake o L.A., visitando clientes. Ahora hacemos muchas reuniones por videoconferencia, usamos Zoom Room. Y he descubierto que somos muy rápidos con los plazos de los proyectos, y muy buenos presentando y animando a que los clientes participen usando Zoom Room, que me fascina.

Ben Aston:

Genial, entonces la manera de interactuar con los clientes es que todos son remotos?

Robyn Reynolds:

Sí.

Ben Aston:

¿Nadie va a reuniones presenciales con clientes?

Robyn Reynolds:

No. Todavía no. Y realmente lo asumimos. Y creo que no ha sido un reto. Cuando enciendes tu webcam, estás bastante vulnerable y visible para todos. Incluso, muestro mi casa, puedes ver lo que hay detrás de mí, a veces sale mi hija. Así que sigue siendo muy personal.

Ben Aston:

Genial. Y entonces, ¿qué te mantiene ocupada fuera del trabajo? Hay algo que quería preguntarte. Estuve stalkeándote en LinkedIn antes.

Robyn Reynolds:

Oh, bien.

Ben Aston:

Vi que eras directora de publicidad para Sons of Norway Anchorage.

Robyn Reynolds:

Oh, debo cambiar eso. Mi papá es de Noruega. Provengo de una tradición noruega bien arraigada. Mi papá dirigía un lodge allá, de noruegos. Se reúnen para hacer clases de idioma y comer comida noruega. Eso me ayudó a fortalecer mis habilidades de email y lanzamientos web y muchas cosas. Pero ya no, ya no.

Ben Aston:

Deberías actualizarlo.

Robyn Reynolds:

Debo hacerlo. Fui descubierta.

Ben Aston:

Quedaste al descubierto. En LinkedIn parece que lo has hecho por, no sé, 10 años.

Robyn Reynolds:

Tengo mucha experiencia, sí.

Ben Aston:

Me impresionó mucho. Así que si no estás más en Sons of Norway en Anchorage, pensé que era interesante. Una sociedad noruega en Alaska pero tú desde Portland. Fascinante.

Robyn Reynolds:

No, lo siento por decepcionar.

Ben Aston:

¿Y entonces qué más haces?

Robyn Reynolds:

Recientemente cumplí 30, y ahora, no sé por qué, pero trato de incomodarme más en mi tiempo libre. Lo cual es raro, como hacer este podcast, por ejemplo. Puse una tienda glamping en mi casa y la publiqué en Airbnb este verano, estuvo muy divertido.

Ben Aston:

Qué bien.

Robyn Reynolds:

Pero cuando no hago cosas raras e incómodas, tomo muchas cervezas artesanales aquí en el noroeste del Pacífico. Me gusta visitar amigos y, obviamente, hago maratones de series en Netflix como todos nosotros.

Ben Aston:

Sobre todo estando, como suena, en medio de la nada rodeada de árboles y un arroyo.

Robyn Reynolds:

No.

Ben Aston:

Aparte de tu tienda en el jardín y venderle al mundo tu idea de glamping en Airbnb, ¿qué más has hecho para incomodarte? Si esa es tu onda, hacerte sentir incómoda. ¿Qué más haces?

Robyn Reynolds:

Otra cosa que hice para retarme fue escalar la montaña más alta de Oregón, Mount Hood. Está como a media hora de mi casa, y después de dos años viéndola cada día de camino a Portland, dije: está bien, voy por ti. Me preparé con varias caminatas de entrenamiento. Con mi amiga Linda lo hicimos, y fue de lo más difícil, pero también lo más emocionante que he hecho.

Ben Aston:

Eso es genial. Estaba buscando en Google por eso, perdón por ignorarte por un minuto. Tres mil quinientos metros, más o menos. Última erupción en 1907, para quien le interese.

Robyn Reynolds:

Sigue activa, sí.

Ben Aston:

¿Había humo?

Robyn Reynolds:

No, puedes oler azufre. Fuimos temprano en la temporada, había mucha nieve. Y ese mismo día alguien murió en la montaña, lo cual fue muy triste. Así que cuidado al escalar, por favor.

Ben Aston:

Cuídense. Es una montaña de verdad, con nieve. Así que es todo un logro, gente. Genial. Ahora hablemos de Querido DPM. Hace tres meses, y ha pasado mucho. Aunque Robyn y yo somos gestores de proyectos, quisimos hacerlo bien. Así que hubo mucha planeación. Robyn me escribió de la nada y dijo que hagamos una columna de consejos anónimos para gestores digitales. Tres meses después, aquí está. Pero fue tu idea, Robyn, yo solo me sumé. Para quienes no lo hayan visto, ¿de qué va Querido DPM?

Robyn Reynolds:

Totalmente. Primero, gracias Ben por estar abierto a la idea. Sé que fue algo espontáneo. Me encantan, de verdad, muchas columnas y podcasts de consejos. Desde Savage Love, Dear Sugar, o la clásica Dear Abby. Creo que hay algo especial y hermoso en aprender y empatizar con los problemas de otros, y relacionarse. Muchas veces recordé esos consejos en situaciones similares y me sirvieron mucho. En nuestra industria somos DPMs en un rol muy desafiante. Tratamos con los problemas de otros y no ponemos atención a los nuestros. Adaptando, facilitando, editando, acotando… pero a veces enfrentamos retos donde necesitamos abrirnos con nuestra comunidad y consultar sin mostrar debilidad o miedo a un equipo interno o cliente.
Así que quise crear una comunidad donde podamos dar consejos de terceros y ver si ayudamos a alguien más y tomamos una nueva perspectiva.

Ben Aston:

Genial. Hemos publicado algunas preguntas ejemplo que la gente podría querer hacernos. Y para ayudar a explicar la idea, hay una nueva página en thedigitalprojectmanager.com. Ve a la sección de comunidad, allí encontrarás Querido DPM. En la página hay un formulario. Todo lo que tienes que hacer para enviar una pregunta, es hacerlo anónimamente. La belleza es que puedes hacerla sin que se sepa quién la envió. Robyn y yo recibimos tu pregunta y luego la respondemos. Ya publicamos algunas, vamos a hablar de ellas ahora. Dimos preguntas ejemplo, como: ¿Empezaste un trabajo nuevo y te diste cuenta que fue un error? ¿Trabajas con una diva creativa que te saca de quicio? ¿Te dan ataques de pánico con las notificaciones de Slack? Todo esto fue idea de Robyn como preguntas ejemplo.
Entonces tengo que preguntar, Robyn, ¿esas son cosas que te han pasado? ¿Son problemas personales que has vivido?

Robyn Reynolds:

Bueno, son problemas universales de DPM, ¿no? Seguro tú también has pensado, eso me pasó a mí. Pero hay escenario polémico.

Ben Aston:

Sí, es un tema complicado. Pero hablemos de ello, empezar un nuevo empleo y darte cuenta de tu gran error. Sinceramente, me ha pasado casi cada vez que empiezo uno. Llegas a un lugar nuevo y todo lo que dominabas en el anterior, de repente encuentras nuevos sistemas, nuevos procesos, gente diferente, y piensas: odio esto, es horrible.

Robyn Reynolds:

Totalmente.

Ben Aston:

¿Has tenido una experiencia similar?

Robyn Reynolds:

Totalmente. Y aquí asentando porque si no lo has experimentado en un trabajo nuevo, quizás ni empezaste realmente. Creo que es un momento humano.

Ben Aston:

Recuerdo una agencia donde sentí eso con fuerza. Cuando cambié de cuentas a un nuevo cargo. No era mi primer trabajo, sería el tercero quizá. Pero pasé de cuentas a un puesto que llamaban productor. Me dijeron que era igual a lo que hacía ya. Fui completamente honesto en la entrevista, era ejecutivo de cuentas, ascendido a manager. Entré en una agencia llamada DARE, y me dijeron el cargo es productor, es igual a lo que ya hacías, no te preocupes. Me pareció interesante. El primer día me entregaron un proyecto y me dijeron: necesitamos una estimación, el panel, un enunciado de trabajo. Y pregunté quién era el PM con el que debía colaborar, y responden: no, tú eres el encargado. Y ahí me di cuenta que nunca había hecho un plan de proyecto. Nunca una estimación ni un enunciado de trabajo. Siempre el PM lo hacía por mí. Así que fue uno de esos momentos de: fue mala idea, no tengo idea qué hago.

Robyn Reynolds:

Madre mía.

Ben Aston:

Por suerte, en esa agencia, había gente maravillosa. Me ayudaron mucho aunque no revelé lo poco que sabía. Pero tuve que ver en secreto videos de YouTube sobre Microsoft Project para armar los planes. Y ya después sabía lo que hacía. Al final resultó, pero fue un momento de crisis.

Robyn Reynolds:

Totalmente. Hay que fingir hasta lograrlo, ¿no?

Ben Aston:

Sí.

Robyn Reynolds:

Pero hay que ser humilde. Porque, creo que todos los gestores de proyectos digitales, tenemos ese núcleo de resolver problemas. Y las habilidades se aprenden. Ya eres un maestro de Microsoft Project.

Ben Aston:

Totalmente cierto, lo bonito de la gestión digital es que siempre evoluciona, siempre hay algo nuevo. Los tipos de proyectos cambian. No hacemos lo de hace cinco años. De banners Saxton y micrositios en Flash, ahora los retos son, por ejemplo, crear una experiencia usuario en realidad virtual. Tienes que ingeniártelas. Hay que fingir un poco al principio.
Porque siempre alguien tiene que definir el proceso y luego refinarlo. Si no, hay un montón de gente perdida.

Robyn Reynolds:

Correcto. Y a veces me gusta decir que somos "rebuscados". Suena negativo, pero es verdad: tal vez nadie sabe cómo llegar al final, así que hay que probar y ajustar las cosas para lograrlo.

Ben Aston:

Eso. Y ahora cuéntanos de esa diva creativa que te sacaba de quicio.

Robyn Reynolds:

He tenido varias. Seguro tú también. Algunas destacadas, mucho salir enfadados de reuniones. Tuve que idear maneras muy especiales para encontrar a algunas personas.

Ben Aston:

¿Qué hiciste para atrapar a un director creativo que se ocultaba en el bar?

Robyn Reynolds:

Eso pasó. El bar estaba en mi edificio, así que tenía que bajar y sacar a la persona de allí. A veces lo hacía saber, medio en broma. Una vez hice una retrospectiva en formato de juego de beber, así logré que todos asistieran a la reunión.

Ben Aston:

Había que hablar su idioma.

Robyn Reynolds:

Exacto. Y lo bueno del trabajo remoto es que ya no tengo que invitar a almorzar ni revisar gastos ajenos. Me siento libre.

Ben Aston:

Eso es genial. Ahora, cuéntame tu experiencia de convertirte en DPM y luego PM sénior. ¿Cómo ha sido tu viaje en cuanto al apoyo que recibiste y cómo lidiaste conforme avanzaba tu carrera?

Robyn Reynolds:

Me siento muy afortunada. Tengo un grupo fuerte de amigos que son PMs, productores, gerentes de cuentas. Algunos fueron mis productores junior, otros siempre han sido mis jefes y los adoro. Siempre he lidiado apoyándome en esas relaciones para ganar perspectiva y escuchar sus experiencias. Pero recibir una perspectiva imparcial es esencial. A veces entiendo las cosas hablando con otros. Quiero darles esa oportunidad, para que no terminen llorando en el baño. Puedo escucharles o darles un pequeño abrazo digital. Hasta te ayudo a escribir eso si no tienes con quién consultarlo. ¿Y tú, Ben, cómo lidias?

Ben Aston:

Generalmente, lloro en el baño.

Robyn Reynolds:

(Ríe)

Ben Aston:

Sí, hablar con gente ayuda mucho. Tuve suerte en mi carrera. Muchas veces trabajé con alguien de cuentas, o alguien del equipo. Pero sí recuerdo esa sensación en ciertas agencias, de "no tengo con quién hablar ahora". Eso es muy estresante, y no quieres necesariamente escalar el problema.
Porque como tú dices, al escalarlo a veces se vuelve más grave de lo que es. Solo necesitas que te digan que sigas, que vas bien, sin llevarlo al CEO y causar líos peores.

Robyn Reynolds:

A veces mis mentores o mi jefe me decían que exageraba. Eso también fue útil, te ponen los pies en la tierra, "estás preocupándote por una tontería".

Ben Aston:

Con el cambio a trabajo remoto, toda la comunicación escrita puede causar malentendidos y reacciones exageradas.

Robyn Reynolds:

Total. Slack es una mina de problemas. Aprendí que algunos emojis son peligrosos. (Ríe)

Ben Aston:

¿Cuáles no debería usar?

Robyn Reynolds:

El de las gemelas bailando.

Ben Aston:

No lo conozco.

Robyn Reynolds:

¿No tienen eso en Canadá?

Ben Aston:

No creo.

Robyn Reynolds:

Te lo mando después.

Ben Aston:

Gracias, lo aprecio. Bueno, ese no lo usaré.

Robyn Reynolds:

Siempre es divertido navegar eso.

Ben Aston:

Cambiando de tema, tú participas en el Meetup DPM de Portland, ¿verdad?

Robyn Reynolds:

Sí. Últimamente estoy de espectadora, no lo organizo. Pero estuve en el panel el martes pasado. Fue divertido. Hablé de "pregúntale a un PM". Éramos cuatro y yo representaba el trabajo remoto. Luego había una freelancer, uno de servicios al cliente, y otro estratega. Tuvimos prompts y luego grupos pequeños.

Ben Aston:

Qué bien.

Robyn Reynolds:

Sí.

Ben Aston:

Si escuchas de meetups por primera vez, ve a la sección comunidad de thedigitalprojectmanager.com y verás posts sobre todos los meetups. Si tienes uno y no aparece, dime y te agrego. Son fuente de buenos consejos y actualizaciones. Y eso me lleva a preguntarte, ¿qué más tienes en tu caja de herramientas PM remota? ¿Qué usas para gestionar personas y proyectos?

Robyn Reynolds:

Mi kit de herramientas ha cambiado pasando de oficina a 100% remoto. Uso mucho Slack, con los emojis adecuados, los canales justos, conversaciones e integraciones ahí. Además, siempre dependo de mi lista de prioridades escrita. He aprendido que si no la escribo en papel se me pasa. Y entonces...

Ben Aston:

¿Tu lista de prioridades es en papel?

Robyn Reynolds:

Sí. Tengo cuadernos y soy de guardar los cuadernos hasta que termino el trabajo.

Ben Aston:

Ohh.

Robyn Reynolds:

¿No es un poco TOC? Sí, y luego los tiro todos. Es como un diario muy aburrido.

Ben Aston:

Solía usar cuadernos y me gustaba poder ver en cada página la fecha. Y ver exactamente qué hice tal día.

Robyn Reynolds:

Total. Pero como DPMs, siempre buscamos nuevas herramientas. Es divertido probar cosas nuevas, pero pocas se quedan.

Ben Aston:

Entonces, ¿Slack se queda?

Robyn Reynolds:

Sí, Slack permanece.

Ben Aston:

Todo se maneja en Slack, ¿no?

Robyn Reynolds:

Sí, prácticamente todo.

Ben Aston:

¿Y qué usas para gestionar tus proyectos y cronogramas?

Robyn Reynolds:

En Dream 10, usamos Flow. Es como Trello o Camden Board, muy simple. Es divertido, puedo asignar tareas, tener diferentes canales y cronogramas.

Ben Aston:

No conocía Flow.

Robyn Reynolds:

Yo tampoco hasta ahora. Pero ahora soy evangelizadora de Flow. Es genial. Simple. A veces lo simple es mejor.

Ben Aston:

También depende del proyecto. Usar la misma herramienta para un megadesarrollo web y para uno de UX y estrategia no tiene sentido.

Robyn Reynolds:

Exactamente.

Ben Aston:

A veces nos atamos demasiado a procesos y herramientas fijas y luego llega un cliente o proyecto que no encaja. Ahí hay que ser flexible. Integrar sistemas, que se comuniquen Jira, Asana, Flow. Eso tiene sentido.

Robyn Reynolds:

Hace años fui al primer meetup DPM de Portland. Fue en Instrument, una buena agencia aquí.

Ben Aston:

Sí.

Robyn Reynolds:

Y decían que no tienen un proceso fijo. Tuve una epifanía: porque trabajes ahí y todo se haga de cierta forma no significa que todo deba ser igual. Puedes adaptar herramientas y enfoque según el proyecto y el equipo. Y lo he abrazado así desde entonces.

Ben Aston:

Sí, si trabajas en una agencia de proyectos algo diferentes cada vez, tiene sentido ser flexible. Pero si haces siempre lo mismo, estándariza. Si no, flexibilidad total.

Robyn Reynolds:

Totalmente.

Ben Aston:

Ya casi se nos acaba el tiempo. Pero para recordarlo, Querido DPM. Ve a la sección comunidad y encontrarás el enlace. Ya tratamos algunos temas. ¿Me quedo o me voy? Todo sobre seguir o dejar el trabajo. Un poco perdida, Lady Boss. Título brillante. ¿De qué trataba?

Robyn Reynolds:

Es sobre una mujer que duda si debe dejar el trabajo o quedarse para seguir manteniendo a su familia. Tema pesado.

Ben Aston:

Eso es fuerte. Y para aligerar, hoy publiqué uno sobre las hojas de tiempo. Un problema común: mi equipo no llena sus hojas de tiempo. ¿Qué hago? Revisa las respuestas y deja tu pregunta. Nos encantaría recibirla. Seguiremos haciendo estos podcasts sobre más preguntas. Si quieres unirte a la conversación y no eres parte de nuestro Slack, ve de nuevo a la sección comunidad de thedigitalprojectmanager.com. Allí verás el enlace para unirte a nuestro grupo de miembros. Hasta la próxima, gracias por escucharnos.