3 Consejos de Expertos para Proteger tu Software de Gestión de Proyectos en 2026

Aquí tienes algunos ejemplos:

• Wrike cuenta con un documento de seguridad detallado que describe su enfoque integral hacia la seguridad, cubriendo desde la seguridad de sus servidores hasta cómo el personal maneja los datos seguros.
• Asana presume que más de 100.000 de las empresas más innovadoras del mundo confían en ellos para mantener sus datos a salvo. Su página de confianza detalla cómo funcionan aspectos como el control de privacidad y la gestión de datos, y proporciona una visión completa de las prácticas y funciones de seguridad.
• ClickUp, que se ha vuelto más popular en los últimos años, también cuenta con una página completa sobre sus políticas de seguridad. Si utilizas otra herramienta de gestión de proyectos, es buena idea comprobar que dispongan de una página de seguridad actualizada para que puedas entender qué tan seguros están tus datos y asegurarte de que cumples con cualquier ley de privacidad.

Otro punto importante a considerar es la seguridad de tu propia red. Esto también determinará cuán seguro es realmente tu software, además de las funciones de seguridad del software que elijas.

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¿Qué funciones de seguridad ofrece el software de gestión de proyectos?

Al evaluar un software de gestión de proyectos, investiga los estándares de seguridad de la empresa, qué funciones de seguridad tienes disponibles y si las funciones y prácticas de la herramienta satisfacen tus necesidades. 

Estas son algunas funciones de seguridad que, por lo general, encontrarás en el software de gestión de proyectos:

• Autenticación en dos factores: Esta herramienta de seguridad requiere que los usuarios inicien sesión con su contraseña y una autenticación secundaria, como un código enviado a su correo electrónico o número de teléfono, o a través de una aplicación autenticadora. También puedes encontrar software con opciones de autenticación multifactor.
• Inicio de sesión único (SSO): Las empresas más grandes u organizaciones de nivel empresarial pueden buscar software de gestión de proyectos que ofrezca inicio de sesión único. Esto significa que los usuarios inician sesión con el mismo usuario y contraseña que utilizan para el correo electrónico de la empresa u otras aplicaciones.
• Permisos basados en roles: Proporciona control de acceso según el rol del usuario en el sistema. Esto significa que el acceso a planes de proyecto y datos estará restringido a lo que el usuario tenga permiso para ver. Si un usuario intenta acceder a un proyecto para el que no tiene permiso, verá una notificación de acceso no autorizado. Configurar este nivel de control basado en roles puede llevar tiempo y supervisión, pero vale la pena por la tranquilidad que brinda.
• Política de privacidad: Contar con una política de privacidad sólida y que se actualice de forma periódica a medida que evolucionan las mejores prácticas y la legislación, siempre es una buena práctica. Desde el RGPD en Europa hasta las leyes estatales en evolución, debes asegurarte de que tu software de gestión de proyectos se mantenga al día con los cambios y siga siendo conforme a la normativa.

Si bien mantener los datos sensibles (y cualquier dato de un cliente) seguros y confidenciales es importante en cualquier sector, aún es más importante priorizar la seguridad en ámbitos regulados como la salud, farmacéutico, financiero y de seguros. 

3 consejos de expertos para mantener tus datos seguros en el software de gestión de proyectos

Conocer los tipos de soluciones de gestión de proyectos disponibles puede ayudarte a seleccionar la que se ajuste a tus requisitos de seguridad.

Además de aprovechar las funciones de seguridad que ofrece el software de gestión de proyectos, aquí tienes algunas medidas de seguridad adicionales para incorporar en tu proceso u operaciones generales y así asegurar que tus datos de proyectos estén protegidos y evitar exponerte a vulnerabilidades adicionales.

1. Elimina a los empleados cuando se vayan de la organización

Este consejo parece bastante obvio, pero no puedo explicarte cuántas veces se omite este paso. Las únicas personas que deberían tener acceso a la herramienta de gestión de proyectos son los miembros actuales del equipo del proyecto.

Revocar el acceso al correo electrónico de una persona cuando deja la organización puede no ser suficiente. Si tu antiguo empleado o contratista conoce su contraseña y tiene acceso al número de teléfono o correo electrónico que utilizaba para la autenticación en dos pasos, todavía es posible que acceda a tu herramienta de gestión de proyectos y a los datos allí almacenados.

Como contratista, reviso rutinariamente mi acceso a los espacios de trabajo de los clientes y puedo confirmar que algunos de mis clientes no revocan mi acceso al terminar el proyecto. Si corresponde, solicitaré que se revoque mi acceso.

2. Evita permitir que los clientes tengan acceso directo

Cuantas menos personas tengan acceso a tu software, más seguro será. Considera usar un software de gestión de proyectos que tenga una vista de solo lectura u otro tipo de control de acceso basado en roles para clientes o partes interesadas externas, para que no necesiten su propio inicio de sesión o, si lo hacen, solo puedan ver los planes e información relevante para sus funciones.

Esto permite que el equipo trabaje de manera más eficiente sin que los clientes exploren el plan del proyecto, y los clientes pueden seguir viendo cómo avanza el proyecto y cuál es el próximo paso en la cronología.

3. Considera la protección con contraseña para datos o entregables

En el transcurso de un proyecto, tú y tu equipo pueden acceder a información confidencial que debe mantenerse en secreto.

Para compartir esta información de manera eficiente y segura con todo el equipo de proyecto, podrías adjuntarla a una tarea dentro del sistema de gestión de proyectos en lugar de hacerlo por correo electrónico. Para proteger estos datos de clientes o tus entregables confidenciales, piensa en usar una herramienta con funcionalidades que permitan la protección por contraseña.

Esto te ayudará a limitar el acceso solo a la audiencia prevista.

Consejo profesional: ¡Actualiza tus herramientas! Los sistemas de gestión de proyectos empresariales ofrecen funciones de seguridad mejoradas, asegurando que los datos sensibles del proyecto estén protegidos contra accesos no autorizados y posibles brechas.

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El tamaño del mercado de herramientas de gestión de proyectos a nivel mundial está impulsado por la creciente demanda de herramientas eficientes y seguras para la gestión de proyectos.

Desde la seguridad de los datos hasta una mejor planificación y gestión de proyectos, la comunidad de The Digital Project Manager está aquí como recurso para ti. No importa qué preguntas tengas ni en qué dirección quieras crecer profesionalmente, unirte a la membresía de DPM te ayudará a llegar a donde quieres ir.