Los 11 principales retos en la gestión de proyectos: Cómo superarlos
Los proyectos son impredecibles incluso en las mejores circunstancias y presentan toda una serie de desafíos de gestión de proyectos con los que seguro te has encontrado al menos una vez (pero probablemente más de una vez).
Ya sea que tus proyectos siempre se salgan del presupuesto o se descarrilen por riesgos no previstos, existen soluciones comunes para estos desafíos que los harán más fáciles de manejar (una de ellas es implementar un software de gestión de proyectos).
Desafíos Más Comunes en la Gestión de Proyectos
A continuación, te mostramos los desafíos más habituales a los que los gestores de proyectos se enfrentan cuando profundizan en los detalles de sus proyectos.
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A lo largo de este artículo, verás referencias a una encuesta reciente, que se realizó en 2020 y preguntó a los encuestados cuál era su mayor desafío en ese momento. No todos los desafíos aquí expuestos fueron incluidos en dicha encuesta.
1. Conflicto dentro del equipo de proyecto
El conflicto dentro del equipo de proyecto puede estar motivado, como señalaron algunos encuestados en nuestra encuesta, por ambientes tóxicos o personalidades que chocan, así como por la falta de responsabilidad dentro del equipo, lo que también desalienta la colaboración y el trabajo en equipo.
Cuando los equipos experimentan una comunicación deficiente o problemas de malentendidos y no colaboran al nivel adecuado, esto puede resultar en el fracaso del proyecto.
De acuerdo con la Harvard Business Review, el 39% de los conflictos son causados por diferencias en la comunicación y el 22% por expectativas poco claras.
Una comunicación efectiva y el establecimiento de expectativas son dos áreas clave de las que los gestores de proyectos son responsables, lo que significa que pueden reducir el riesgo de que ocurra un conflicto (además de emplear tácticas de resolución de conflictos cuando sí surja).
Cómo superarlo
- Recibe formación específica en liderazgo de proyectos y técnicas de resolución de conflictos, que pueden aportar herramientas para manejar conflictos y otros escenarios poco ideales.
- Establece una jerarquía clara, objetivos de proyecto SMART y metas de proyecto, y un sistema de responsabilidad. Organiza reuniones periódicas con los miembros del equipo y haz que respondan ante los plazos y estándares de calidad.
- Implementa tácticas comprobadas para aumentar la seguridad psicológica. Esto asegura que los miembros del equipo se sientan escuchados y respetados, ayudando a reducir los conflictos.
2. Disponibilidad limitada de recursos
Los gestores de proyectos tienen dificultades para asignar recursos a sus proyectos, especialmente cuando se ejecutan varios proyectos a la vez y los equipos están divididos entre prioridades en competencia.
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por u/beachbabe74 de la discusión
en gestión de proyectos
Aunque parte de esto puede resolverse mediante una fase adecuada de planificación del proyecto, también depende del presupuesto del proyecto. Los proyectos con presupuestos más pequeños suelen contar con menos recursos dedicados, incluso si el alcance del trabajo requiere de más recursos.
Cómo superarlo
- Familiarízate con las principales tácticas de gestión de recursos como el nivelado de recursos y el suavizado de recursos. Ambas pueden ayudar a equilibrar las cargas de trabajo entre los miembros del equipo, pero utiliza suavizado de recursos cuando tienes una fecha límite inamovible.
- Mejora tus capacidades de previsión de recursos. Cuanto antes sepas qué recursos necesitarás, antes podrás reservarlos y asegurarte de contar con el equipo necesario.
- Utiliza un software de gestión de recursos. Es la manera más sencilla de reasignar responsabilidades, supervisar la capacidad y carga de trabajo del equipo, y estimar los recursos que realmente necesitas.
3. Falta de formación o habilidades en gestión de proyectos
Los gestores de proyectos a menudo son incorporados al puesto sin ninguna formación formal (aunque suele llegar más adelante) ni las habilidades de gestión de proyectos, habilidades técnicas o habilidades blandas que les prepararían para el éxito.
Varios encuestados de nuestro sondeo mencionaron la falta de confianza como su mayor desafío, y tres respuestas, en particular, señalaron ser nuevos en la gestión de proyectos. Un encuestado comentó que estaba “teniendo problemas para ampliar [sus] habilidades de una gestión básica a gestionar proyectos de pequeña escala.”
Cómo superarlo
- Practica mantener la flexibilidad, sin importar el tipo o tamaño del proyecto digital que estés gestionando. Adáptate rápidamente a los escenarios y aprende de tus errores.
- Reserva tiempo para el aprendizaje personal y la formación en gestión de proyectos. Únete a grupos de la comunidad y haz networking con tus compañeros. Nuestra comunidad en Slack (parte de la membresía DPM) es un excelente lugar para unirte a la conversación.
- Haz nuestro curso de Mastering Digital Project Management, ahora disponible a través de la membresía DPM. El curso cubre todo el ciclo de vida del proyecto, así como metodologías clave como la gestión ágil de proyectos y el modelo en cascada, además de tácticas para entregar proyectos exitosos.
4. Falta de procesos claros
Muchos encuestados de nuestro sondeo indicaron que su mayor desafío en la gestión de proyectos está relacionado con los procesos, ya sean procesos específicos del proyecto o de la empresa. Varias respuestas señalaron que a su organización le faltaban flujos de trabajo y que recaía en los gestores de proyectos crearlos e implementarlos.
Otros se frustraban por la falta de seguimiento de los procesos ya establecidos por parte de otros.
Comentario
por u/wookiedaywalker de la discusión
en projectmanagement
Cómo superarlo
- Usa plantillas al crear documentos de proceso. Esto te ahorrará tiempo y confusiones, ya que puedes simplemente editar una plantilla existente en vez de crear un documento desde cero. Puedes crear plantillas a partir de tus documentos ya existentes o encontrar muchas plantillas gratuitas y de pago que pueden servirte de punto de partida.
- Realiza un análisis de causa raíz. Antes de lanzarte a buscar soluciones, considera usar un análisis de causa raíz para entender por qué se omiten los procesos o no funcionan. Puede revelar carencias en la formación, falta de claridad en la responsabilidad o herramientas que no respaldan el flujo de trabajo.
- Crea un comité de gestión del cambio para implementar nuevos procesos y cambios en los ya existentes. Incluye miembros de diferentes departamentos para que todos puedan opinar y comprometerse con el nuevo proceso.
5. Mantenerse dentro del alcance
Varios encuestados afirmaron que el alcance era su mayor desafío: específicamente mantenerse dentro del alcance del proyecto, evitar el desvío de alcance y gestionar cambios de alcance de última hora. El desvío de alcance suele venir de los clientes (“Solo esperaba que…” “Una idea más…”), pero también puede provenir de miembros del equipo que realmente quieren impresionar.
Una respuesta destacó el efecto dominó que tienen los cambios de alcance y la consiguiente gestión de los interesados que debe realizarse cuando los cambios de alcance requieren ajustar el cronograma o el presupuesto del proyecto.
Cómo superarlo
- Consulta el statement of work y/o el project scope statement. Si un cliente pide algo que no está incluido en ninguno de esos documentos, remítelos de nuevo a los documentos para que los revisen.
- Implementa un proceso de solicitud de cambio. Si un cliente quiere una funcionalidad que no estaba incluida en el alcance original, por ejemplo, rellena una solicitud de cambio que exponga las consecuencias que añadir esa funcionalidad tendrá sobre el presupuesto, el calendario y los recursos del proyecto. Puede que revisen la solicitud de cambio y decidan no proceder, pero si lo hacen, entonces podrás ajustar el cronograma o presupuesto del proyecto según corresponda.
6. Falta de visibilidad sobre el progreso
Los jefes de proyecto suelen quejarse de no estar al tanto de los retrasos del proyecto o de los problemas hasta que ya es demasiado tarde, así como de no tener visibilidad sobre cuánto trabajo se ha completado en relación con el presupuesto y el tiempo invertidos.
Sin mencionar que, sin una solución de informes adecuada, el proceso de buscar esta información consume muchísimo tiempo:
Comentario
por de la discusión
engestión de proyectos
Cómo superarlo
- Utiliza un software de gestión de proyectos. Te permite crear paneles para rastrear métricas como cuántos fondos se han utilizado, cuál es la capacidad de cada recurso y qué porcentaje de una tarea o hito está completo. También te permitirá ver en qué otros proyectos están trabajando los miembros de tu equipo, para que puedas evaluar prioridades y ajustar cuando sea necesario.
- Calcula el valor ganado. Esta es una métrica que asigna un valor monetario al progreso de tu proyecto, para que puedas comparar directamente la cantidad de tiempo invertido frente al presupuesto gastado.
- Habla regularmente con los miembros de tu equipo. Mantén reuniones individuales periódicas para obtener una visión completa de su carga de trabajo, cualquier bloqueo o desafío al que se estén enfrentando, y cómo podrías brindarles mejor apoyo.
7. Gestionar personas que no te reportan directamente
Los jefes de proyecto a menudo no son los responsables directos de los miembros del equipo que trabajan en sus proyectos.
No necesariamente tienen autoridad sobre su agenda, sus horarios de trabajo, el proceso que siguen o cómo trabajan. Esto puede llevar a conflictos entre el jefe de proyecto y el equipo, entre jefes de proyecto y otros jefes, o conflictos entre distintos miembros del equipo.
Cómo superarlo
- Construye una buena relación con los miembros de tu equipo, para que sientan que pueden acudir a ti cuando tengan inquietudes sobre su carga de trabajo. Conocer a alguien como persona facilita tener conversaciones difíciles con ellos.
- Organiza reuniones periódicas (semanales, quincenales, etc.) para todos los jefes (de proyecto y otros) a fin de discutir prioridades y posibles conflictos de recursos y asegurar la alineación, evitando así que los miembros del equipo reciban instrucciones contradictorias de diferentes personas, lo que puede provocar frustración y confusión.
- Haz preguntas abiertas a los miembros del equipo sobre sus cargas de trabajo o preferencias, y evita preguntas capciosas o condescendientes.
8. Prioridades en competencia
Las organizaciones tienen muchos proyectos en curso, y los recursos que estos requieren pueden ser escasos, como se mencionó anteriormente. Los miembros del equipo suelen estar bastante sobrecargados, lo que puede reducir la moral y la motivación. Sin mencionar que los jefes de proyecto muchas veces también se ven sobrepasados, gestionando varios proyectos con diferentes niveles de prioridad.
Esto lo resume bastante bien:
Comentario
por de la discusión
engestión de proyectos
Cómo superarlo
- Implementa software de gestión de tareas y aplicaciones o herramientas de gestión de proyectos. Estas pueden ayudarte a supervisar en qué están trabajando los miembros de tu equipo y qué otros proyectos y tareas les han sido asignados.
- Crea una matriz de priorización y clasifica las tareas según su importancia o urgencia, y elimina cualquier tarea que sea tanto poco importante como poco urgente.
- Aprende a delegar. Aunque los gestores de proyectos son responsables de que el trabajo se realice, no necesariamente tienen que hacerlo ellos mismos. Involucra al equipo en la lluvia de ideas sobre tácticas de gestión de riesgos o planes de contingencia.
9. Obtener estimaciones precisas
Estimar la cantidad de tiempo que tomará una tarea, y por lo tanto cuánto presupuesto utilizará, siempre es un reto tanto para los gestores de proyectos como para los miembros del equipo.
Los gestores de proyectos no son quienes realizan el trabajo, y los miembros del equipo pueden mostrar reticencia a comprometerse con una cantidad específica de tiempo, especialmente si no tienen toda la información, como sucede en ocasiones.
Cómo superarlo
- Utiliza técnicas de estimación como la estimación análoga, la estimación paramétrica o la estimación de tres puntos. La estimación análoga utiliza datos de proyectos anteriores, y la estimación paramétrica toma variables específicas de proyectos similares y las aplica a los parámetros del proyecto actual. La estimación de tres puntos toma el promedio entre el mejor escenario, el peor escenario y el escenario más probable.
- Utiliza nuestra plantilla de estimación de proyectos (disponible a través de la membresía DPM). Accede a nuestra plantilla y lista de verificación para asegurarte de que presentas la estimación más precisa posible a los clientes.
10. Falta de comunicación
Cuando los miembros del equipo no se comunican entre sí, o los interesados del proyecto no proporcionan la información adecuada o las aprobaciones necesarias para mantener el proyecto en marcha, el riesgo potencial de fracaso del proyecto se vuelve más probable.
Comentario
por u/wookiedaywalker de la discusión
en gestión de proyectos
Cómo superarlo
- Crea un plan de comunicación claro. Este detalla cómo el equipo del proyecto, el gestor y los interesados intercambiarán información durante el proyecto. Incluye qué canales utilizarás y con qué frecuencia te comunicarás, así como la frecuencia de las reuniones de seguimiento (ya sea presenciales o por teléfono).
- Realiza un adecuado kickoff de proyecto, así como una reunión previa al kickoff entre tú y el cliente. Esto ayudará a construir una buena relación, facilitando la comunicación a lo largo del resto del proyecto, y establecerá expectativas sobre el nivel y la frecuencia de la comunicación a lo largo del mismo.
11. Equipos trabajando en silos
Cuando los miembros del equipo trabajan en sus propios mundos aislados y no existen bucles de retroalimentación, la calidad del trabajo se resiente, se duplican tareas y no está claro quién es responsable de qué.
Esto, en última instancia, genera mucha frustración entre el equipo de proyecto y los interesados, disminuyendo la moral y la motivación, y desconectando al equipo del trabajo.
Cómo superarlo
- Implementa un diagrama RACI. Esto aclara quién es responsable, rendidor de cuentas, consultado e informado sobre tareas y entregables específicos del proyecto. Llena el diagrama de manera estratégica para reducir los silos y asegúrate de que las personas en el rol de “consultado” sean las adecuadas para dar retroalimentación.
- Establece un bucle de retroalimentación. Esto incluye recibir opiniones sobre el trabajo en sí, pero los gestores de proyectos también deben pedir siempre retroalimentación sobre los procesos, los bloqueos y cómo va el proyecto en general. Cuanto más mejores los procesos y encuentres formas de derribar silos, mayor será la moral y la calidad del trabajo.
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