Gestión de Proyectos en Cascada: 6 Fases y 3 Usos
Cascada 101: La metodología en cascada es una forma lineal de gestionar proyectos que involucra fases distintas. Cada fase depende de la finalización de la anterior y solo una fase está activa a la vez.
Un Enfoque Basado en Fases: Cascada consta de seis fases: recopilación de requisitos, diseño, implementación, pruebas, despliegue y mantenimiento, que corresponden al ciclo de vida del proyecto.
El Papel del Software: El software de gestión de proyectos es la mejor manera de gestionar proyectos en cascada (o cualquier proyecto, de hecho). Es la forma más sencilla de mantener los proyectos a tiempo, en alcance y dentro del presupuesto.
La gestión de proyectos en cascada es una metodología lineal que implica completar la planificación y las reuniones al inicio para determinar el alcance del proyecto, los requisitos y los riesgos.
Es el método adecuado para tu proyecto si tus requisitos son específicos y fijos, las etapas previas deben completarse antes de que comiencen las siguientes y los cambios o revisiones una vez iniciado el proyecto son limitados. Así es como funciona la gestión de proyectos en cascada.
¿Qué es la gestión de proyectos en cascada?
La gestión de proyectos en cascada es una metodología de gestión de proyectos lineal que avanza a través de fases de trabajo distintas. La siguiente fase depende de la anterior, por lo que solo se puede trabajar en una fase del proyecto a la vez.
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El plan del proyecto en un proyecto en cascada está detallado exhaustivamente, con hitos a lo largo del proceso desde la iniciación del proyecto hasta el cierre del proyecto.
Las 6 fases de la gestión de proyectos en cascada
Cuando usas la metodología en cascada, tu proyecto pasa por seis fases secuenciales. Utilizarás el ciclo de vida del proyecto en conjunto; los pasos a continuación se superponen con las cinco fases de iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre del proyecto.
1. Recopilación de requisitos
En el primer paso de la metodología en cascada, recopilarás todos los requisitos del proyecto. Esto implica hablar con tus partes interesadas y tu equipo, revisar el acta de constitución del proyecto y cualquier otro documento de alcance, y detallar entregables y actividades específicas.
Vas a recopilar cuatro tipos de requisitos: requisitos funcionales, requisitos técnicos, requisitos no funcionales y requisitos de sistema. Luego, redactarás tu documento de requisitos (junto con tu plan del proyecto). Deberás actualizarlo si los requisitos cambian durante el proyecto.
Revisa este documento con tu equipo de proyecto antes de iniciar el trabajo y asegúrate también de obtener la aprobación de las partes interesadas externas o clientes (esto suele hacerse durante el inicio del proyecto).
2. Diseño
En este paso, tu equipo de proyecto comenzará a diseñar soluciones basadas en los requisitos. Asigna entregables a los miembros del equipo en función de su disponibilidad y habilidades (usando un software de gestión de proyectos). Los entregables exactos dependerán del tipo de proyecto en el que estés trabajando (por ejemplo, para un proyecto web, el equipo debe entregar wireframes y diseños de páginas web).
Como gestor de proyecto, en esta etapa deberás revisar y dar retroalimentación sobre los entregables, gestionar el cronograma del proyecto y las fechas de entrega, y vigilar la ruta crítica para asegurarte de que el proyecto se mantenga en el camino y cumpla el plazo.
Una vez que los diseños estén aprobados por las partes interesadas o los clientes, puedes continuar.
3. Implementación
En la fase de implementación, el equipo de desarrollo pone en práctica los diseños creados en la etapa anterior. Nuevamente, como gestor de proyecto, tendrás que vigilar el cronograma y asignar tareas. También deberás monitorear el proyecto para evitar posibles riesgos y dependencias que puedan surgir, y asegurarte de que el presupuesto no se consuma demasiado rápido.
Los entregables para el proceso de desarrollo dependerán una vez más del tipo de proyecto. En nuestro ejemplo de proyecto web, los entregables incluirán páginas web funcionales (probablemente en un entorno de pruebas o no público primero para permitir el aseguramiento de la calidad).
En esta fase, podrías descubrir que algo creado durante la fase de diseño no es técnicamente viable, lo que podría requerir volver a la etapa anterior y rehacer los diseños (lo que te costará tiempo). Puedes mitigar este riesgo involucrando al equipo de desarrollo de software en la revisión de los diseños.
4. Pruebas y aseguramiento de la calidad
En esta fase, tú y tu equipo probarán y revisarán la calidad de lo que se ha entregado para asegurarse de que cumpla con los requisitos y las expectativas de las partes interesadas.
El equipo del proyecto se encarga de esto, pero si tú como gestor de proyecto tienes experiencia técnica, también podrías participar. Tendrás que definir casos de prueba, documentar los problemas o errores que deban corregirse, evaluar los entregables según los criterios de calidad (que deberían estar especificados en la fase de recopilación de requisitos) y considerar todos los casos de uso.
Es posible que necesites reenviar el proyecto a los desarrolladores para corregir cualquier error o problema importante que descubras en este proceso. Por eso es importante incluir tiempo adicional en tu proyecto para la fase de pruebas: no quieres retrasarte arreglando errores a último momento.
5. Despliegue
Una vez que el equipo ha corregido todos los errores y problemas encontrados durante el flujo de trabajo de aseguramiento de calidad, puede desplegar el proyecto. El entregable aquí es el producto en vivo, junto con un plan para mantenerlo (ver información sobre la fase de mantenimiento más abajo) y la documentación referente a lo que se ha entregado.
Supervisa el producto en vivo para detectar cualquier error o problema que se haya pasado por alto en la fase de aseguramiento de calidad, y como gestor del proyecto, deberás mantener una comunicación constante con los interesados o clientes para asegurarte de que todo se desarrolla según lo esperado.
6. Mantenimiento
A continuación, el equipo realizará el mantenimiento del producto de acuerdo con el plan establecido en el paso anterior. Sé claro con los interesados o clientes sobre lo que está incluido en el plan como mantenimiento regular y lo que queda fuera del alcance, lo cual podría suponer un coste adicional (por ejemplo, nuevas funcionalidades, páginas adicionales, etc.).
3 Casos de uso para la gestión de proyectos en cascada
La gestión de proyectos en cascada funciona mejor para proyectos con entregables y restricciones bien definidos, así como presupuestos y plazos fijos.
Si tu alcance del proyecto aún tiene muchas incógnitas o está sujeto a cambios, la metodología en cascada probablemente no sea el enfoque de gestión de proyectos que deseas utilizar. Cascada funciona mejor en los siguientes tipos de proyectos:
Proyectos de construcción
La construcción (también conocida como gestión de proyectos de capital) se adapta bien al método en cascada porque un proceso estricto de gestión de proyectos ayuda a garantizar la seguridad de todas las personas que trabajan en el proyecto o que utilizarán el producto terminado.
Esto se debe a que los planes de los edificios deben ser aprobados por ingenieros y, a menudo, por organismos del gobierno antes de poder comenzar. Los planes no suelen estar sujetos a cambios y se puede seguir fácilmente un plan secuencial.
Existen herramientas especializadas de software de gestión de proyectos de construcción que puedes usar para este tipo de proyectos, así como herramientas de IA para la gestión de proyectos de construcción.
Proyectos de diseño y desarrollo de sitios web
Los proyectos de diseño y desarrollo de sitios web pueden utilizar el proceso en cascada o alguno de los muchos métodos ágiles. Cascada funciona bien cuando las necesidades están bien definidas.
Si tienes un mapa del sitio y una guía de estilo exactos que necesitas usar, es fácil planificar las fases y cuándo cada página estará lista para revisión y aprobación. También puedes seleccionar tu fecha objetivo de lanzamiento con un alto nivel de confianza.
Software con funcionalidad específica
Si tu equipo está desarrollando software con una funcionalidad específica y un conjunto de requerimientos bien definidos, el modelo en cascada puede ser la opción adecuada. Ejemplos de esto pueden ser un sistema CRM, software de recursos humanos o cualquier tipo de herramienta de cumplimiento.
Estos tendrán un conjunto inicial de requerimientos y el trabajo se puede programar y completar de manera lineal. Un diagrama de Gantt que muestre la línea de tiempo y cuándo los interesados recibirán actualizaciones de estado o necesitarán estar disponibles para pruebas de aceptación de usuario ayudará a que todos estén alineados con tu plan.
Beneficios de la gestión de proyectos en cascada
Aquí tienes los principales beneficios de usar la gestión de proyectos en cascada.
- El alcance y la planificación se realizan al principio: Cuando el alcance y la planificación se definen desde el principio, hay menos margen para ambigüedades o cambios a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo deben comprender claramente quién va a hacer qué y cuándo lo harán.
- Un plan y objetivos claros: El equipo del proyecto y los interesados comparten una visión clara del plan. Si surgen nuevas ideas durante el proyecto, pueden reservarse para un nuevo proyecto o para otra fase del trabajo, o el gerente del proyecto puede iniciar una orden de cambio. Esto mantiene el proyecto funcionando sin problemas y ayuda a asegurar que se cumplan los objetivos del proyecto.
Desventajas de la gestión de proyectos en cascada
Estas son las principales desventajas de la metodología de proyectos en cascada.
- La estructura rígida complica los cambios: Puede ser complicado realizar cambios en proyectos con metodología en cascada (waterfall). A medida que la tecnología avanza rápidamente o cambian las necesidades de los usuarios, el proyecto no será tan flexible como lo sería si estuvieras utilizando alguna de las metodologías ágiles (por ejemplo, Scrum o Kanban) u otra metodología que permita definir el alcance del trabajo de forma iterativa.
- El trabajo puede tardar más en completarse: Como el enfoque en cascada (waterfall) implica que la iniciación y la planificación se hacen al principio, puede tardarse más en llegar a completar un proyecto o entregar un producto utilizable. Los equipos ágiles lanzan trabajo utilizable con mayor frecuencia, pero en la gestión de proyectos en cascada, el equipo espera hasta que todo esté listo para entregar el trabajo.
Gestión de Proyectos Ágil vs Cascada
La principal diferencia entre ágil y cascada es que ágil se centra en la iteración y la adaptabilidad y puedes cambiar tu plan para adaptarte a nuevos requisitos y retroalimentaciones a lo largo del proceso, mientras que la gestión de proyectos en cascada sigue un plan lineal desde el inicio hasta el final del proyecto. Además, algunos equipos incluso combinan ambas metodologías, practicando lo que se llama "water-agile-fall".
En la gestión de proyectos ágil, el trabajo se detalla en un backlog y se completa en sprints con tiempo limitado. Cada sprint produce un producto funcional llamado incremento, y se obtiene retroalimentación del cliente en cada sprint, normalmente mediante una demostración.
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