¿Cuántas herramientas en línea necesita un proyecto digital?
En mi trabajo diario, utilizo alrededor de 12 herramientas de software y herramientas en línea diferentes. Eso es más del doble del número promedio de herramientas según nuestro estudio reciente, que encontró que los gestores de proyectos utilizan 5,6 herramientas de gestión de proyectos en sus proyectos, en promedio.
Esto plantea dos preguntas: ¿Cuántas herramientas en línea estás utilizando en tus proyectos digitales? ¿Cuál es el número óptimo de herramientas de gestión de proyectos a utilizar?
Puedes encontrarte tú o tu organización en uno de estos dos grupos:
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- Eres una empresa más nueva y tu ecosistema tecnológico es muy ligero, con solo lo esencial; tal vez incluso estés usando una sola herramienta para todo. Probablemente utilices, principalmente, herramientas de gestión de proyectos freemium.
- Tu organización está más avanzada en la escala de madurez y prefieres usar un montón de herramientas, una para cada función: comunicación interna del equipo, planificación de proyectos, seguimiento del progreso, informes, un CRM, y así sucesivamente.
¿Pero qué enfoque funciona mejor? Mis conclusiones ofrecen un punto de partida para reflexionar sobre esta cuestión.
Descubrí que:
- El número promedio de herramientas usadas en un proyecto digital es 5,6.
- El tipo de herramienta más popular fue el software de gestión de proyectos.
- La herramienta individual más mencionada fue Google Workspace (anteriormente conocida como G Suite).
Si eres nuevo aquí, puede ser más útil empezar con por qué deberías usar un software de gestión de proyectos en primer lugar.
Detalles sobre el uso de herramientas de gestión de proyectos
Como mencioné antes, el número promedio de herramientas utilizadas en un proyecto digital es 5,6. Cada respuesta a mi encuesta solía incluir una herramienta de planificación de proyectos o software de programación de proyectos, correo electrónico, una herramienta de comunicación para las comunicaciones internas y un software de gestión de archivos y documentos.
Aquí tienes un desglose de los tipos de herramientas más populares. El número de menciones representa la cantidad de veces que una herramienta dentro de esa categoría fue mencionada en una respuesta.
La cantidad de veces que cada tipo de software fue mencionado en las respuestas a mi encuesta.
La otra categoría incluía:
- Software de gestión de tareas
- Software de seguimiento de errores
- Software CRM
- Software de atención o mesa de ayuda
El software de gestión de proyectos fue, con diferencia, el tema más mencionado. Hemos escrito sobre la importancia y los beneficios del software de gestión de proyectos en otros lugares, pero basta decir que hoy en día es fundamental para una gestión de proyectos eficiente y eficaz.
La herramienta más mencionada fue Google Workspace, anteriormente conocida como G Suite. Esto refleja la necesidad de toda organización de contar con organización, almacenamiento y creación de archivos, así como la prominencia de Google Workspace como un software conocido y confiable que proporciona esas capacidades.
En comparación, hubo una gama más amplia de software de gestión de proyectos específico mencionado. En las respuestas se citaron 11 herramientas diferentes de gestión de proyectos, en comparación con 5 herramientas diferentes para organización, almacenamiento y creación de archivos.
Mientras que el gráfico circular anterior mostraba el número de veces que se mencionaba cada tipo de software, independientemente de la herramienta específica mencionada, este muestra cuántas herramientas específicas diferentes se citaron dentro de cada categoría, siendo varias herramientas mencionadas más de una vez. El número de herramientas diferentes es un recuento de cada herramienta única mencionada en todas las respuestas.
El número de herramientas diferentes mencionadas en cada categoría de software en las respuestas a mi encuesta.
La otra categoría incluía:
- Software de gestión de tareas
- Software de seguimiento de errores
- Software CRM
- Software de atención o mesa de ayuda
Vale la pena señalar que algunas respuestas mencionaban varios programas dentro de la misma categoría. Por ejemplo, una persona encuestada dijo que usaba Basecamp y Airtable. Aunque la persona estaba usando cada uno para propósitos distintos, ambos son software de gestión de proyectos.
Para sacar el máximo provecho a tu software de gestión de proyectos, prueba estos consejos y trucos de Airtable.
Metodología
Recopilé datos para este artículo insertando un typeform que preguntaba “¿Cuántas herramientas usas en promedio en tus proyectos digitales?” en nuestro sitio web, consultando a miembros de DPM y publicando la pregunta en redes sociales.
Algunos miembros de DPM respondieron con herramientas que usaron tanto en el pasado como en el presente, y conté esas respuestas como dos aportaciones separadas. Recibimos 12 respuestas.
Calculé el promedio de herramientas y clasifiqué las herramientas mencionadas en las respuestas. Varias personas mencionaron una herramienta que forma parte de Google Workspace. Conté la mención de una sola herramienta (como Google Sheets) como una mención para Google Workspace.
Si la respuesta mencionaba varias herramientas que forman parte de Google Workspace, lo contaba como una sola mención de Google Workspace. Las herramientas de Microsoft Office se contabilizaban por separado.
¿Cuál es el número óptimo de herramientas para un proyecto?
La investigación realizada para este artículo apunta a una pregunta más amplia: ¿cuál es el número adecuado de herramientas a utilizar en un proyecto digital?
Como todo en la gestión de proyectos digitales, depende en parte de tu proyecto específico. Piensa en los tipos de herramientas que necesitarás: una de comunicación, gestión de proyectos, finanzas, y otros tipos. ¿Cuáles son estrictamente necesarias o requeridas para tu proyecto?
El límite para tu proyecto y tu equipo es cuando tienes una herramienta para cada tipo de necesidad sin llegar a tener tantas que termines ingresando los mismos datos en varias herramientas.
Puedes leer más sobre los casos de uso del software de gestión de proyectos aquí.
El software de gestión de proyectos es un tema amplio, y lo hemos abordado en diferentes formas. Quiero señalarte otros recursos relacionados con herramientas que están disponibles a través de la membresía de The Digital Project Manager:
- Nuestro episodio de pódcast con Gray Mackenzie de Zenpilot sobre su filosofía para seleccionar herramientas de gestión de proyectos.
- Nuestro Ask Me Anything con Andy McCormick, donde charla sobre Jira con nuestros miembros.
- Una conversación con Olivia Montgomery de Capterra sobre cómo aprovechar al máximo las demostraciones de herramientas.
Si te interesa conocer otras conversaciones que tenemos en nuestra comunidad, o contribuir en futuras investigaciones, accede a través de la membresía de The Digital Project Manager.
