Cómo Crear un Plan de Comunicación de Proyecto [+ Plantilla]
Alinearse en el Mismo Objetivo: Un plan de comunicación describe los métodos, la frecuencia y los canales para el intercambio de información entre los equipos de proyecto y las partes interesadas, lo que asegura la alineación y expectativas claras para todos los involucrados.
Armonía con la Planificación del Proyecto: Crear un plan de comunicación va de la mano con la planificación del proyecto, para que puedas decidir de antemano cómo se compartirá la información, en vez de enviar información urgente incorrectamente porque no tenías un plan establecido.
Plantillas al Rescate: En vez de crear tu plan de comunicación de proyecto desde cero, descarga nuestra plantilla para agilizar el proceso, o simplemente copia y pega de un proyecto existente y edita según sea necesario.
Un plan de comunicación de proyecto te ayuda a definir cómo planeas comunicarte con los principales interesados. Sin uno, tendrás dificultades para gestionar las expectativas de los stakeholders, mantener a todos informados y evitar el caos entre tu equipo del proyecto.
Aquí te mostramos cómo crear un plan de comunicación efectivo, utilizarlo para mantener el orden y mantener tu proyecto en el camino hacia el éxito.
¿Qué es un Plan de Comunicación?
Un plan de comunicación es un esquema estratégico que describe cómo se intercambiará la información entre el equipo del proyecto y los stakeholders. Detalla los métodos, frecuencia y canales de comunicación, asegurando que todos los involucrados estén informados, alineados y puedan colaborar de manera efectiva.
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En términos más simples, es como un mapa que muestra cómo se comunican todos dentro de un proyecto, incluyendo la comunicación interna entre los miembros del equipo. Te indica cuáles son las necesidades de comunicación de cada persona: quién necesita recibir qué tipo de información, cuándo la necesita y cómo se le enviará.
Un plan de comunicación de proyecto no necesita ser formal, pero sí debe estar documentado como referencia. Esto asegura que todos sepan lo que está ocurriendo, estén de acuerdo y trabajen bien juntos, especialmente cuando se trabaja en línea o con herramientas de comunicación digitales.
Aquí tienes una visión (muy) rápida:
Cómo redactar un Plan de Comunicación
A continuación, los pasos para redactar y crear un plan de comunicación sólido para la gestión de proyectos:
- Comprende los parámetros de tu proyecto
- Define tus objetivos de comunicación
- Identifica a los stakeholders
- Define la frecuencia de la comunicación
- Define los métodos de comunicación
1. Comprende los parámetros de tu proyecto
Define los parámetros del proyecto, incluyendo el tamaño del proyecto, información sobre la empresa del cliente, entregables del proyecto, cronograma y quién forma parte del equipo del proyecto.
Considera los estilos de comunicación de tu equipo y del cliente:
- ¿Qué tan exitosas han sido las comunicaciones hasta ahora?
- ¿Tu cliente ha indicado alguna preferencia de comunicación? Por ejemplo, ¿prefiere llamar por teléfono cuando tiene una pregunta o se centra más en el correo electrónico?
- ¿Se han reunido en persona o por videollamada?
- ¿Con qué frecuencia interactúa tu equipo directamente contigo en un proyecto? ¿Prefieren explicaciones escritas en lugar de reuniones?
- ¿Existen necesidades de relaciones públicas, si las hay?
Una vez que comprendas al equipo y los clientes con quienes trabajas, puedes empezar a formalizar esto en un plan de comunicación de proyecto.
2. Define tus objetivos de comunicación
Enumera qué caracteriza a una comunicación de proyecto exitosa, no solo para tu cliente sino también para tu equipo. Usa esta lista para guiar tus decisiones relacionadas con la comunicación.
Incluye una lista de métricas o KPIs que puedas usar para medir si estáis logrando una comunicación exitosa, y añádela directamente a tu plan de comunicación. Esto podría incluir el número de correos enviados o recibidos cada semana, la cantidad de correos o mensajes no leídos, etc.
3. Identifica a los stakeholders
Identifica a quién debes mantener informado en tu proyecto y qué información desean o necesitan recibir. El stakeholder principal por parte del cliente puede querer actualizaciones detalladas sobre tareas individuales o quién está trabajando en ellas, pero el jefe de esa persona quizás solo necesite actualizaciones generales del proyecto.
Además, toma nota de la información de contacto de todos y mantenla en tu plan.
4. Define la frecuencia de la comunicación
Según los objetivos del proyecto, considera con qué frecuencia debes comunicarte con los diferentes stakeholders y qué contenido incluir.
Puedes emplear varios métodos, como reuniones semanales para revisar el cronograma y presupuesto del proyecto, reuniones diarias para preguntas rápidas y encuentros regulares para presentar hitos importantes del proyecto.
Mantén en mente los parámetros y objetivos del proyecto; estos te ayudarán a identificar qué tipos de información necesitan comunicarse con mayor o menor frecuencia.
5. Define los métodos de comunicación
Algunos interesados pueden preferir recibir actualizaciones por correo electrónico, Slack o a través de un panel de control que hayas configurado para actualizaciones de estado. Este tipo de información también es importante incluirla en tu plan de comunicación, y ayuda a mantener satisfechos a los interesados.
A veces la información que comunicas dicta el método de comunicación adecuado. Por ejemplo, es mejor realizar las reuniones de inicio de proyecto en persona (o mediante videollamada), pero preguntas rápidas se pueden resolver por Slack o correo electrónico. Nota cuáles métodos prefieren tus interesados y cuándo necesitarás de su presencia para reuniones clave, de modo que estén avisados con anticipación.
Qué incluir en un plan de comunicación de proyecto
Aunque los detalles de tu plan de comunicación de gestión de proyectos pueden variar dependiendo del tipo y alcance del proyecto, hay algunos elementos clave que debes incluir en cada plan de comunicación que crees.
Principales interesados
Anota a los interesados clave, incluyendo tu contacto principal del cliente. Agrega información de contacto, como teléfonos y correos electrónicos, para que cualquiera que acceda al plan de comunicación pueda encontrar estos datos.
Miembros del equipo
Incluye a cada uno de los miembros del equipo del proyecto, junto con sus roles. Esto es útil para quien sea nuevo o no esté familiarizado con el proyecto. Identifica qué miembros del equipo son responsables de producir entregables, liderar discusiones estratégicas y/o gestionar conversaciones técnicas con los interesados.
Métodos de comunicación
Describe los principales métodos y canales de comunicación que usas para contactar a los interesados, como correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones, Slack u otros. Incluye notas sobre los canales preferidos de los interesados.
Tipos de comunicación
Enumera la información que deberá compartirse y cómo se compartirá, qué incluir y el público objetivo. Por ejemplo, puede que debas proporcionar informes de estado del proyecto semanales al cliente. Considera el mecanismo de comunicación, la lista de distribución y la información a incluir en el informe. El software de informes para clientes puede ayudarte con esto (o considera herramientas de informes de código abierto si tu presupuesto es ajustado).
Estilos de comunicación
Diferencia por interesado y por método de comunicación. Por ejemplo, ¿cierto interesado prefiere comunicaciones formales únicamente, o puedes ser un poco más casual en tu tono?
Calendario de reuniones
Aunque puedes ajustarlo según sea necesario durante el proyecto, tener una idea inicial de la frecuencia con la que te reunirás con los interesados es útil. Dependiendo del alcance del proyecto, también puede que desees detallar la frecuencia con la que enviarás correos electrónicos al cliente. Asegúrate de incluir también las reuniones internas del equipo.
Mensajes clave
Para cada interesado, determina el mensaje clave o la información que deseas comunicar. ¿Cuál es el mensaje correcto que resuena con ese grupo? Además, identifica cualquier retroalimentación o dato específico requerido de los interesados para validar y perfeccionar el prototipo.
Objetivos de comunicación
Un buen plan de comunicación en la gestión de proyectos incluye objetivos de comunicación. Esto ayuda a asegurar que tomes decisiones con los resultados deseados en mente.
Ejemplo de plan de comunicación de proyecto
Con base en los elementos que mencionamos arriba, así podría verse un ejemplo de plan de comunicación para un proyecto.
Objetivos de comunicación
Enumera los objetivos de comunicación del proyecto desde el inicio, para que todos los que accedan al plan puedan alinearse hacia decisiones orientadas a alcanzarlos. Asegúrate de que sean medibles.
Información y preferencias de comunicación de los interesados
Una tabla puede ser útil para listar a los interesados del proyecto y sus preferencias.
Para proyectos más complejos, es posible que quieras desglosar la columna de notas para compartir más detalles (por ejemplo, puedes crear una columna adicional para mostrar la disponibilidad de los interesados o cualquier otra información crucial sobre cómo y cuándo te comunicas).
Tipos de comunicación
Utiliza esta sección para considerar las maneras en que te comunicas con tus interesados. Esto ayuda a asegurar que la comunicación sea constante, relevante y exitosa.
Beneficios de los planes de comunicación de proyectos
Desarrollar y documentar una estrategia de comunicación permite que tus proyectos funcionen de manera más fluida y te ayuda a evitar el fracaso del proyecto.
Mejor planificación del proyecto
Un plan de comunicación de proyecto complementa tu plan de proyecto al detallar cómo el equipo trabajará en conjunto.
Si has tomado decisiones de antemano sobre cómo entregarás información crítica, incluyendo qué canal de comunicación usar, quién será el responsable y con qué frecuencia, no tendrás que hacerlo después, cuando tengas actualizaciones urgentes pero no sepas a quién compartirlas (esto es especialmente importante cuando se planifican proyectos remotos).
Nuestra plantilla de plan de proyecto puede ayudarte a estructurar esta estrategia de comunicación desde el principio, asegurando un flujo de información sin interrupciones y la alineación del equipo durante todo el proyecto.
Expectativas precisas de los interesados
Tienes que definir las expectativas de comunicación desde el principio para tener alguna posibilidad de que el proyecto avance sin problemas.
Informar al cliente al inicio del proceso del proyecto sobre lo que puede esperar establece el tono para todo el proyecto. También es útil para los interesados saber de antemano qué necesitas de ellos para que puedan estar preparados cuando llegue el momento.
Todo comienza con las expectativas y asegurarse de que todos estén en la misma sintonía. Siempre creo un informe breve de comunicación cuando inicio un proyecto que dice: “Así es como puedes contactarme, cuándo estoy más disponible y los canales donde es mejor llegar a mí.” El informe de comunicación también es un buen lugar para aclarar las expectativas sobre la capacidad de respuesta. Para poder hacer el mejor trabajo posible para el cliente, necesitas concentrarte, y no tendrás el correo abierto todo el tiempo (salvo en momentos realmente críticos), por ejemplo.
Gestión más sencilla de los interesados
La mejor manera de gestionar a los interesados es establecer un plan de comunicación, seguir ese plan y utilizarlo para llevar a cabo comunicaciones exitosas que permitan alinear el objetivo y los hitos del proyecto (y luego volver a alinear cuando sea necesario).
Un plan de comunicación de proyecto fomenta una comprensión compartida del flujo de comunicaciones, de modo que todos sepan qué está sucediendo y qué debería estar ocurriendo en tu proyecto.
Me encontré con una situación con un cliente donde todo era un gran desastre, pero esto no se hizo evidente hasta que ya era demasiado tarde. Había pequeñas señales de alerta, como que el cliente no respondía mucho después de la reunión inicial y desaparecía en los seguimientos, así que quedamos bloqueados desde el principio del proyecto. Me di cuenta de que no teníamos una cadencia. Independientemente de lo que hubiera en nuestros calendarios, no existía una expectativa sobre cómo comunicarnos. Un plan de comunicación habría supuesto una gran diferencia y nos habría dado una manera de decir, «No estamos cumpliendo con ninguno de estos puntos que deberíamos, y esto es una señal de alerta» desde el principio.
Descargar plantilla de plan de comunicación de proyecto
Descarga nuestra plantilla de plan de comunicación de proyecto para contar con una forma sencilla de recopilar toda la información de contacto y las instrucciones que necesitarás para tus proyectos. También se incluye un ejemplo completado que muestra las mejores prácticas para rellenar tu plan de comunicación.
Cómo utilizar un plan de comunicación de proyecto
1. Compártelo con tu equipo
Compartir el plan con tu equipo les informa sobre la cadencia de comunicación—que afecta a su trabajo y fechas de entrega—pero también les da más contexto sobre cómo te comunicas y con quién. Compartir esta información significa que tu equipo puede apoyarte mientras ejecutas el plan.
2. Mantente en camino
Reserva cualquier reunión clave del proyecto tan pronto como tengas un plan preparado, y añade recordatorios en tu calendario para los seguimientos regulares e incluso correos electrónicos del proyecto, para que no pierdas de vista los puntos importantes que has definido en tu plan.
Si en algún momento te desvías de tu plan de comunicaciones y te cuesta volver a aplicarlo, reconsidera el enfoque que has definido:
- ¿Sigue alineado con los objetivos de tu proyecto?
- ¿Han cambiado los objetivos—o los interesados—de alguna manera desde que comenzó el proyecto?
- ¿Existen formas más efectivas de comunicar la información del proyecto en este momento?
Para ayudar a hacer seguimiento al progreso del proyecto y proporcionar información precisa a los interesados, consulta esta lista de software de gestión de proyectos.
También puedes encontrar más estrategias de comunicación en gestión de proyectos aquí.
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