Cómo compartir activos digitales fácilmente: 6 mejores prácticas de expertos
Seguramente te has encontrado con activos digitales si has estado en cualquier entorno empresarial. Incluso en nuestra vida cotidiana, compartimos constantemente activos digitales y buscamos formas mejores, más rápidas y seguras de hacerlo para facilitar nuestro trabajo y nuestra vida.
Compartir activos entre equipos puede complicarse, especialmente en una empresa grande. Los usuarios se enfrentan a problemas como almacenamiento limitado, no tener la herramienta adecuada para abrir un archivo o velocidades de subida y descarga lentas. Todo esto añade un tiempo significativo al día de una persona.
¿Qué son los activos digitales?
Los activos digitales son documentos, imágenes, vídeos y hojas de cálculo, todos cruciales para las operaciones comerciales, almacenados cómodamente en línea o en un dispositivo.
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Estos activos pueden incluir materiales de marketing y activos de marca como logotipos e imágenes de productos, activos digitales para eventos como vídeos y fotografías, vídeos de capacitación para empleados, archivos de audio y documentos importantes como contratos y manuales de políticas.
Con los documentos en papel, los empleados pasan más tiempo buscando documentos que leyéndolos realmente. En promedio, una hora buscando documentos supone solo 20 minutos de lectura (fuente). Los activos digitales pueden ser igual de problemáticos, dependiendo de cómo los organices.
4 maneras de compartir activos digitales fácilmente
Las investigaciones indican que los empleados pasan una parte significativa de su tiempo, a menudo hasta el 20-30% (fuente), buscando documentos en lugar de realizar tareas productivas.
Un sistema de gestión de activos digitales (DAM) puede reducir significativamente esa ineficiencia. Implementar una solución DAM puede optimizar el proceso de recuperación y reducir los costes asociados al almacenamiento físico y la mala gestión de archivos.
Una de las principales razones por las que las plataformas de gestión de activos digitales tienen el ROI más alto de los métodos de esta lista es su capacidad para recuperar documentos al instante directamente desde tu ordenador de escritorio o portátil desde cualquier lugar, lo que es de gran ayuda considerando la prevalencia del trabajo remoto. Sin embargo, seleccionar la solución DAM adecuada para tus necesidades puede ser un reto. Recomiendo crear una solicitud de propuesta (RFP) para gestión de activos digitales para ayudar a simplificar el proceso.
A continuación, explico cómo se comparan otros métodos de compartir activos digitales con los sistemas DAM.
| Formas de compartir | Ventajas | Desventajas | Herramientas |
| Software DAM | - Almacenamiento centralizado de activos - Mejora de la colaboración, especialmente en entornos remotos - Seguridad mejorada - Escalable - Eficiencia en flujo de trabajo - Almacenamiento en la nube - Integraciones API | - Coste inicial - Gestión de metadatos - Adopción y capacitación de usuarios - Resistencia al cambio | Bynder, MediaValet, Brandfolder, etc. |
| Herramienta de transferencia de archivos | - Rentable - Fácil de compartir archivos - Probablemente es una herramienta existente que se puede usar para múltiples propósitos | - Limitaciones en el tamaño de los archivos - Menor control sobre los archivos una vez compartidos - Escalabilidad - Gestión de control de versiones - Requiere acceso a internet | Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe, etc. |
| Memoria USB | - Control de acceso; los archivos solo pueden accederse desde la memoria - Facilidad de uso - Sin coste de suscripción - Acceso sin conexión - Opción de respaldo adicional | - Se requiere compartir físicamente - Pérdida de datos si se pierde - Almacenamiento limitado - Riesgos de seguridad (virus, malware) - Problemas de cumplimiento | |
| - Conveniente - Acceso sin conexión - Mayor compatibilidad | - Limitaciones en el tamaño de los archivos - Riesgos de seguridad - Problemas de cumplimiento - Pesadilla para el control de versiones - Sin almacenamiento centralizado | Outlook, Gmail, etc. |
6 consejos para compartir activos digitales
Gestionar los activos digitales es un esfuerzo colaborativo que requiere una planificación cuidadosa y monitoreo para tener éxito. Implementar estos consejos esenciales te permitirá agilizar y hacer que los procesos sean más eficientes.
Es importante que todas las áreas de negocio sigan el mismo proceso y los mismos criterios al crear activos digitales, así como al momento de guardarlos y compartirlos posteriormente.
- Configura una taxonomía simple y una biblioteca de activos. Añade solo unas pocas capas a tu taxonomía, lo que ayudará a reducir la frustración de los usuarios. Intenta no exceder un máximo de tres capas.
- Establece convenciones claras para nombrar archivos. Por ejemplo, utiliza una combinación del nombre del proyecto, el tipo de activo o archivo y el número de versión. Esto facilita la identificación y organización del contenido digital.
- Usa metadatos y etiquetas para ayudar en la búsqueda y organización de los activos digitales.
- Implementa control de versiones para hacer seguimiento a los cambios y asegurar que todos trabajan en la última versión del activo digital.
- Establece control de acceso. Configura permisos para controlar quién puede ver, editar o compartir archivos digitales. Si es necesario, utiliza acceso solo de lectura o acceso limitado por tiempo.
- Capacitación y soporte. Ofrece orientación o capacitación sobre cómo acceder y utilizar los activos compartidos, especialmente si se usan nuevas herramientas o plataformas.
Al implementar los consejos anteriores, es fundamental documentar lineamientos claros. Estas directrices sirven como un documento de referencia rápida para todos los involucrados, asegurando que comprendan y puedan utilizar eficazmente el software de gestión de activos digitales (como MediaValet; obtén precios aquí) y la nueva estructura para compartir activos digitales. Este paso es importante para mantener un flujo de trabajo eficiente y optimizado.
¡Comencemos a compartir!
Compartir activos digitales de manera efectiva es fundamental para mantener un entorno de trabajo productivo y colaborativo. Ya sea trabajando de forma remota o en una oficina, utilizar herramientas adecuadas de gestión de activos digitales y seguir las mejores prácticas puede aumentar significativamente la eficiencia, la seguridad y el flujo de trabajo general.
Implementar estos procesos y herramientas asegura que tus activos digitales sean fácilmente accesibles, seguros y utilizados eficazmente por todos los miembros del equipo, lo que conduce a una mejor colaboración y productividad.
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