Cómo Empezar en la Gestión de Proyectos: 3 Consejos de Expertos
Como muchos de los mejores gestores de proyectos que conozco, mi salto a la profesión fue por casualidad y casi accidental. Pero, después de más de una década de experiencia en gestión de proyectos y millones de dólares en presupuestos gestionados, creo que ya es hora de reclamar ese título de experta.
En algún momento de 2013, empecé a que me invitaran a reuniones sobre un proyecto muy grande que mi empresa estaba emprendiendo. Consistía en implementar un nuevo CRM para un equipo global de ventas. No sabía mucho sobre gestión de proyectos ni cómo manejar las expectativas de los interesados en un entorno tan complejo.
Los años siguientes fueron algo así como "o nadas o te hundes", pero esta experiencia realmente consolidó mi amor por la gestión de proyectos. Aunque algunos días me sentía más hundida que nadando, constantemente recibía comentarios de que se me daba bastante bien esto de gestionar proyectos. No podía esperar para aprender más y convertirme en una mejor gestora de proyectos.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hoy en día, una de mis cosas favoritas es ayudar a quienes están considerando la gestión de proyectos como carrera a empezar o al menos a ir en la dirección correcta.
Cómo empezar en la gestión de proyectos
Aunque me encantaría decirte que es tan simple como elegir un proyecto y llevarlo a cabo, no es tan fácil encontrar un puesto en gestión de proyectos. Así que, si ese es tu objetivo final, aquí tienes algunas cosas que puedes hacer ahora para empezar a conseguir tu primer trabajo como gestor/a de proyectos.
1. Busca maneras de aplicar habilidades de gestión de proyectos en tu puesto actual
Si alguna vez has organizado una fiesta de cumpleaños, elegido un software de gestión de tareas personales como Todoist o preparado una presentación, ya has hecho algo de gestión de proyectos. Un proyecto (según el Project Management Institute) es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Así que, si quieres ser gestor/a de proyectos, busca formas de practicar la gestión de proyectos en tu puesto actual.
Por ejemplo, si trabajas en marketing y tu equipo está buscando una nueva herramienta de gestión de tareas, considera ofrecerte y preguntar si puedes liderar el proceso. Podrías tener la oportunidad de recopilar requisitos, trabajar con los interesados para tomar una decisión, planificar la implementación de la nueva herramienta al equipo e incluso gestionar el presupuesto del proyecto.
Este también puede ser el momento perfecto para probar herramientas gratuitas. Estas plataformas suelen ofrecer planes gratuitos bastante generosos y pueden ayudarte, junto con tus colegas, a organizar, asignar y seguir tareas de forma fluida. Obtendrás experiencia de primera mano gestionando proyectos con herramientas profesionales, sin ninguna inversión inicial.
No importa el tipo de trabajo que tengas ahora, probablemente exista una oportunidad para gestionar un proyecto. Aprovechar estas oportunidades cuando surjan puede ayudarte a desarrollar habilidades y evaluar si la carrera en gestión de proyectos es la que deseas.
2. Empieza a establecer contactos con gestores de proyectos exitosos
Cuando estás comenzando en la gestión de proyectos, construir tu red de contactos puede ser de gran ayuda. Empieza organizando algunas entrevistas informativas con gestores de proyectos exitosos.
Tu petición no debería superar los 20-30 minutos para una entrevista informativa. Puede que quieras preguntar cómo accedieron a la gestión de proyectos, qué tipo de proyectos gestionan y qué habilidades consideran necesarias. También puedes pedirles consejos o directrices para entrar en ese tipo concreto de gestión de proyectos.
¿No estás seguro de conocer a alguno? Prueba a usar LinkedIn para buscar gestores de proyectos en los sectores en los que te gustaría trabajar. ¿No sabes qué sectores pueden encajar contigo? Reúnete con gestores de proyectos de diferentes áreas.
Casi todas las industrias, desde la alimentación hasta la sanidad, necesitan gestores de proyectos. Y, dado que aquí nos centramos en proyectos digitales, no puedo dejar de mencionar que hay proyectos digitales en casi todos los sectores.
Una buena manera de conocer a otros gestores de proyectos es seguirlos en redes sociales o a través de la membresía de DPM, donde puedes crear una red con cientos de otros gestores de proyectos, participar en eventos en vivo (o organizar el tuyo propio) y acceder a valiosos recursos educativos.
3. Invierte en educación sobre gestión de proyectos
Este consejo no sugiere que gastes mucho dinero en cursos de gestión de proyectos o en preparación para certificaciones desde el principio. Considera cursos gratuitos o de bajo coste como el Kickoff de PMI (gratuito), vídeos que puedes encontrar aquí mismo en The DPM o cursos a través de LinkedIn Learning o Udemy.
Este trabajo de curso tiene como objetivo ayudarte a construir una base sólida y asegurarte de que te entusiasmes con un futuro puesto como gestor de proyectos. A medida que avances en tu carrera y experiencia, puedes seguir invirtiendo en aprendizaje adicional, formación o certificaciones de gestión de proyectos.
La CAPM (Certified Associate in Project Management), la certificación PMP (Project Management Professional), Prince2 o las certificaciones de gestión de proyectos ágiles son populares según la industria y la metodología de gestión de proyectos empleada por tu empresa.
Como la mayoría de estas certificaciones requieren algo de experiencia, no es fundamental comenzar a estudiarlas ahora, pero siempre puedes revisar estas certificaciones de gestión de proyectos para principiantes, muchas de las cuales no requieren experiencia previa.
¿Puedes (o deberías) aprender gestión de proyectos de forma autodidacta?
Puede que esto sea una opinión polémica, pero creo que aunque puedes aprender de manera autodidacta para aprender gestión de proyectos, no deberías hacerlo. Hay muchísimos gestores de proyectos con años de experiencia que ofrecen apoyo y cursos para aspirantes a PMs.
Si bien la práctica hace al maestro, hazte un favor y aprende de los profesionales. Te ayudará a acortar la curva de aprendizaje y evitar cometer ciertos errores de principiante—esos que todos hemos cometido y que resultan muy dolorosos.
Por ejemplo, cuando era un gestor de proyectos sin experiencia en mi primer puesto en una agencia, tuvimos una reunión con un cliente en la que cambiamos ligeramente el alcance del proyecto. No me di cuenta cuánto lo habíamos modificado, ya que el director general de mi agencia estaba liderando la reunión.
Lo que no hice fue enviar un resumen de la reunión indicando los siguientes pasos ni emitir una orden de cambio para que el cliente la firmara. Venía de un puesto interno y estos cambios eran bastante normales para mí, sin (o al menos con mucha menos) documentación necesaria.
Como esperaría un gestor de proyectos experimentado, la interpretación que tenía el cliente de la conversación y la nuestra era bastante diferente, y sin la documentación adecuada, la resolución fue más complicada de lo necesario.
Así que, aunque hay muchas cosas sobre la gestión de proyectos que puedes aprender por ti mismo y aprenderás en el trabajo, pienso que una educación formal y el acompañamiento de gestores de proyectos con años de experiencia es lo ideal.
Qué hacer si no tienes experiencia en gestión de proyectos
En primer lugar, como ya hemos comentado, si alguna vez has planeado una fiesta de cumpleaños o unas vacaciones, tienes experiencia en gestión de proyectos o al menos habilidades fácilmente transferibles. Pero, si no tienes experiencia formal en gestión de proyectos en un entorno laboral, aún puedes hacer la transición a un puesto de gestión de proyectos con algo de planificación y pasión por la profesión.
Si no has podido ofrecerte como voluntario para liderar algún proyecto en tu puesto actual, considera colaborar con una organización sin fines de lucro. Estas organizaciones suelen necesitar implementar gestión de proyectos en ONGs y pueden permitirte liderar uno o dos proyectos de forma voluntaria para que desarrolles habilidades y tu portafolio de gestión de proyectos.
Si decides tomar esta vía, está bien pedir una carta de recomendación o una recomendación en LinkedIn para compartir, de modo que potenciales empleadores puedan ver cómo trabajas y qué has aprendido.
Otra forma de convertirte en gestor de proyectos sin experiencia es considerar puestos relacionados con la gestión de proyectos. Busca títulos como coordinador de proyecto, administrador o puestos iniciales en operaciones. Este consejo está dirigido a quienes tienen menos experiencia laboral general, ya que estos puestos suelen tener un salario menor que el de un PM.
Sin embargo, si puedes permitirte una reducción salarial o actualmente estás en un puesto donde cobras por debajo del mercado, esto puede ser un atajo para lograr un salario más alto en unos pocos años, a medida que adquieres experiencia y la capacidad de comenzar con éxito un nuevo puesto en gestión de proyectos.
Seis habilidades de gestión de proyectos que debes aprender
Si quieres ser gestor de proyectos, hay muchas habilidades de gestión de proyectos que tendrás que dominar, desde crear planes de proyecto y gestionar equipos hasta informar sobre el estado del proyecto y hacer seguimiento del presupuesto. Si algunas de estas te resultan nuevas, no te preocupes; todos fuimos principiantes alguna vez.
1. Gestión de personas
Los proyectos los realizan personas para otras personas. Así que, si vas a ser un gestor de proyectos, necesitas aprender a gestionar personas. Y no, esto no se trata solo de asignar trabajo y programar revisiones. Un buen gestor de proyectos es un defensor y apoyo para los miembros del equipo y puede ayudar a los interesados a gestionar sus expectativas.
Por ejemplo, si eres un gestor de proyectos que supervisa equipos de personas que trabajan en varios proyectos (incluidos otros PM), es posible que de vez en cuando notes a un miembro del equipo que parece estar inusualmente estresado. Indagas un poco más para descubrir que esta persona está asignada a tres de los proyectos más grandes de la empresa, y todos tienen fechas límite la próxima semana.
Han estado esforzándose al máximo para crear los conceptos creativos necesarios para cada proyecto, pero puedes ver que les está pasando factura. Como gestor de proyectos, es posible que debas intervenir y ayudarlos con habilidades de gestión del tiempo, re-priorizar parte del trabajo o ver si puedes posponer alguna de las fechas límite para darles un poco más de tiempo.
Por el contrario, si tienes un desarrollador en uno de tus proyectos que está rindiendo considerablemente por debajo del nivel esperado, el cliente y el equipo del proyecto se han dado cuenta, y necesitas hacer algo para resolver el problema. Podrías comenzar apartando a este miembro del equipo y preguntándole desde su punto de vista qué está sucediendo.
Quizás te comparta que tiene menos experiencia con este tipo de trabajo o que el trabajo está bien, pero le cuesta comunicarse con el equipo y el patrocinador del proyecto. En cualquier caso, tú, como líder del proyecto, necesitas utilizar tus habilidades de resolución de problemas y liderazgo para ayudar a esta persona a volver al buen camino.
2. Gestión de tareas
Un componente clave en la gestión de proyectos es descomponer el trabajo en tareas más pequeñas y manejables y crear el cronograma del proyecto para que los miembros del equipo sepan en qué deben trabajar. Se necesita algo de práctica y habilidad para dividir el trabajo en el conjunto correcto de tareas y subtareas en el orden adecuado.
Por ejemplo, al gestionar un proyecto de un nuevo sitio web, las tareas de diseño deben dividirse de tal manera que el cliente o las partes interesadas clave tengan suficiente contexto para revisar los diseños y dar su opinión. Presentar un subconjunto demasiado pequeño de diseños puede llevar a rehacer el trabajo más adelante, a medida que estas personas obtengan más contexto sobre cómo se verá su sitio final.
Otra habilidad importante que necesita un gestor de proyectos al asignar tareas es la capacidad de proporcionar a los miembros del equipo del proyecto suficiente información para completar la tarea. Para nuestro proyecto web, esto podría ser recopilar cualquier guía de la marca, fuentes preferidas e imágenes aprobadas, y trabajar con el equipo para producir el mapa del sitio final y algunos wireframes antes de que los diseñadores puedan comenzar con sus tareas.
3. Gestión de presupuesto
Asegurarte de que tu equipo se adhiera a las horas estimadas en el plan del proyecto y tener en cuenta todos los costos de licencias, hardware y software forma parte de tu descripción de trabajo como gestor de proyectos. Y aunque pueda sonar sencillo, durante los proyectos suelen surgir necesidades inesperadas.
Supongamos que estás gestionando un proyecto de desarrollo de software a medida y tu diseñador UI renuncia cuando el proyecto lleva un cuarto de su recorrido. ¿Qué harías? ¿Cómo afecta esto al presupuesto de tu proyecto?
Como gestor de proyectos, deberás trabajar con tu equipo directivo (jefe de UI/Operaciones) para determinar los próximos pasos. Es poco probable que se pueda pausar completamente el trabajo mientras el equipo contrata a un reemplazo.
Puedes trasladar la carga de trabajo a otro diseñador UI o contratar a un profesional externo como apoyo temporalmente (potencialmente a través de software de agencias de personal). Esto último podría afectar tu presupuesto más que lo primero, y es posible que necesites comunicar a otras personas de tu organización cómo se produce este impacto.
4. Gestión de riesgos
El trabajo de un gestor de proyectos es pensar en todas las cosas que podrían salir mal en un proyecto. A diferencia de algunas de las habilidades técnicas que hemos visto, esto puede ser más una habilidad blanda y una que se desarrolla con el tiempo y práctica constante.
Algunos riesgos son fáciles de identificar desde el principio. Aspectos como un calendario demasiado ajustado, presupuesto insuficiente o una mala gestión de recursos pueden ser obvios incluso para un gestor de proyectos nuevo o con poca experiencia.
¿Y qué hay de los riesgos más sutiles asociados a un proyecto? Cosas como miembros del equipo repartidos en demasiados proyectos, sobrecarga tecnológica y lagunas de información porque estás supervisando el avance y la comunicación del proyecto en tres aplicaciones distintas, o un interesado que es conocido por cambiar de opinión a menudo sobre trabajos ya aprobados?
Estos son riesgos que puedes encontrar en un proyecto. El tiempo, la experiencia y algunos colegas dispuestos a actuar como caja de resonancia pueden ayudarte a superar estos riesgos o a ser más proactivo para mitigarlos o gestionarlos.
5. Documentación
Mantener una buena documentación es una gran parte del trabajo de cualquier gestor de proyectos. Un gestor de proyectos de TI, por ejemplo, podría mantener documentación sobre la infraestructura del sitio web de una empresa y la tecnología utilizada para que, cuando llegue el momento de realizar actualizaciones o mejoras, exista una buena documentación de lo que se ha hecho y de los requisitos.
En proyectos ágiles, que valoran a las personas sobre los procesos y tienden a mantener la documentación un poco más ligera, contar con un product backlog sólido con requisitos claros puede ayudar al product owner (con el apoyo del scrum master) en la depuración del backlog y el flujo de trabajo asociado para incorporar funcionalidades al próximo sprint durante la reunión de planificación del sprint.
No importa qué tipo de gestor de proyectos quieras llegar a ser, la documentación será algo importante que deberás dominar. Querrás documentar los cambios realizados en el presupuesto, el cronograma o el alcance, el estado actual del proyecto, así como los próximos pasos o los elementos que necesitas de un cliente o un interesado clave.
La documentación puede ayudar a los gestores de proyectos a mantener a los miembros del equipo y a los interesados responsables, y puede ayudar al equipo del proyecto a recordar qué decisiones se tomaron y, igual de importante, por qué.
6. Comunicación
Como gestor de proyectos, necesitarás habilidades superiores de comunicación, tanto escritas como verbales. Además, tendrás que saber qué información debe compartirse con los diferentes niveles de interesados.
Mientras que los miembros de tu equipo de proyecto necesitan conocer todos los detalles para poder coordinarse y completar tareas y proyectos, el patrocinador del proyecto y otros líderes senior requerirán una comunicación más estratégica y de alto nivel sobre el proyecto en general y su progreso.
Por ejemplo, si el proyecto ha consumido el 27% de su presupuesto pero solo está aproximadamente al 13% completado, deberás comunicarlo a tu equipo de proyecto para ver si hay algo que se pueda ajustar y así volver a encaminarse y completar el proyecto dentro del presupuesto asignado.
Sin embargo, cuando se trata de los interesados del proyecto y del patrocinador ejecutivo, la conversación debe ser diferente. En este caso, podrías resaltar el impacto empresarial y lo que llevó a que el presupuesto se gastara más rápido de lo que avanzaba el trabajo.
También puede que quieras acudir a esta conversación con un plan de gestión de proyectos revisado y soluciones propuestas.
Cuatro Libros De Gestión De Proyectos Para Leer
Si todavía estás investigando sobre la carrera de gestión de proyectos, aquí tienes algunos libros de gestión de proyectos para principiantes que podrías considerar añadir a tu lista de lecturas:
- Project Management for the Unofficial Project Manager: A FranklinCovey Title: Es una excelente lectura para quien está explorando la gestión de proyectos o a quien se le ha encargado gestionar proyectos sin tener el título ni la certificación de gestor de proyectos.
- PMBOK Guide 7th Edition: Si estás considerando obtener la certificación CAPM o PMP, la Guía PMBOK debería estar en tu lista de lecturas, ya que la necesitarás para prepararte para el examen y aprender el método de PMI para gestionar proyectos.
- Doing Agile Right: Si tu organización o tu interés está en gestionar proyectos utilizando una metodología ágil, este libro de gestión de proyectos ágiles es una lectura obligada para ponerte al día con todos los detalles de cómo hacer la gestión de proyectos ágil correctamente.
- The Project Management Pathway: Your 90-Day Project de Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Este libro de gestión de proyectos no solo es una buena lectura, sino que: “The Project Management Pathway no es solo un libro; es un viaje transformador que te convertirá en un participante activo de tu propio éxito. Ya seas principiante o busques llevar tus habilidades de gestión de proyectos al siguiente nivel, este cuaderno interactivo de alto rendimiento es tu guía definitiva.”
Nuestros revisores evalúan los productos de manera independiente. Los clics pueden generar una comisión, lo que apoya nuestra publicación. Conoce cómo mantenemos la transparencia.
Convertirse En Gestor De Proyectos Es Un Trabajo Difícil Que Trae Grandes Recompensas
Cambiar de carrera siempre puede ser un reto, pero debido a que la gestión de proyectos abarca tantas áreas de un trabajo, desde la planificación financiera hasta la comunicación efectiva e incluso el pensamiento estratégico, puede ser especialmente desafiante.
También necesitarás usar muchas herramientas con las que quizás no estés familiarizado, como software de gestión de proyectos, hojas de estimaciones y hasta actualizaciones de estado y tipos de reportes. Puede que estas herramientas estén integradas en tus sistemas o que existan aparte en Excel o Google Drive.
Pero este arduo trabajo dará sus frutos y serás recompensado con una carrera de larga duración y una remuneración competitiva. Los gestores de proyectos con experiencia (especialmente aquellos con títulos avanzados y certificaciones en gestión de proyectos, como un máster en gestión de proyectos) pueden ganar fácilmente un salario de gestor de proyectos de seis cifras en muchas partes del mundo.
