Der ultimative Leitfaden für das Management von Geschäftsprojekten
Niemand veranstaltet eine Launch-Party für einen neuen Workflow zur Ausgabengenehmigung. Interne Geschäftsprojekte, also Projekte, die die Arbeitsweise eines Unternehmens verändern, erhalten selten die Aufmerksamkeit, das Budget oder die besten Mitarbeiter. Sie beanspruchen trotzdem echte Arbeitszeit, und wenn sie aus dem Ruder laufen, bekommen es alle zu spüren. Denken Sie an die CRM-Migration, bei der der Vertrieb sechs Monate lang Daten in Tabellen kopieren muss, oder an den Büroumzug, über den niemand die IT informiert hat.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie interne Projekte erfolgreich durchführen: worin sie sich von Kundenprojekten unterscheiden, auf welche Arten von Projekten Sie stoßen werden, welche Phasen und Verantwortlichkeiten dazugehören und welche Methoden und Projektmanagement-Tools verhindern, dass sie unbemerkt im Backlog einer Person sterben.
Was ist Geschäftsprojektmanagement?
Geschäftsprojektmanagement beschreibt, wie eine Organisation ihre internen Projekte plant, durchführt und abschließt. Diese Projekte werden für das Unternehmen selbst und nicht für einen zahlenden Kunden durchgeführt, zum Beispiel die Einführung eines neuen HR-Systems, die Umstrukturierung einer Abteilung oder die Automatisierung des Monatsabschlusses.
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Das Ziel ist nicht Umsatz. Es geht darum, das Unternehmen besser funktionieren zu lassen: schnellere Prozesse, geringere Kosten, bessere Entscheidungen oder Fortschritte auf dem Weg zu einer langfristigen Strategie. Da kein Kunde auf eine Rechnung wartet, benötigen diese Projekte sogar mehr Struktur als Kundenprojekte. Ohne eine solche Struktur verlieren sie als Erste Mitarbeiter, Budget und Aufmerksamkeit, sobald etwas Dringenderes auftaucht.
Geschäftsprojektmanagement vs. allgemeines Projektmanagement
Die Grundlagen sind dieselben: Umfang, Zeitplan, Budget, Risiken und Stakeholder. Was sich ändert, ist, wem Sie dienen und was auf dem Spiel steht.
Bei einem Kundenprojekt hat der Kunde einen Vertrag unterschrieben, die Frist hat Konsequenzen und eine Rechnung hängt von der Lieferung ab. Bei einem Geschäftsprojekt ist Ihr „Kunde“ das Finanzteam im Büro nebenan, möglicherweise geleitet von jemandem, der in der Hierarchie über Ihrem Auftraggeber steht. Das Budget ist eine Position in einer Kostenstelle, und die Frist ist ein höflicher Vorschlag, bis sie es plötzlich nicht mehr ist.
| Geschäftsprojektmanagement | Allgemeines Projektmanagement | |
|---|---|---|
| Hauptziel | Geschäftsziele erreichen und die Arbeitsweise der Organisation verbessern | Liefern, was ein externer Kunde benötigt |
| Kunde | Interne Stakeholder wie Teams, Abteilungen und Führungskräfte | Externe Kunden oder Endnutzer |
| Umsatz | Keine Umsatzgenerierung; Kosten des Geschäftsbetriebs | In der Regel umsatzgenerierend |
| Finanzieller Fokus | Kosten kontrollieren und den ROI nachweisen | Marge schützen und Umsatz maximieren |
| Termindruck | Intern festgelegt und leicht aufzuschieben | Vertraglich festgelegt, mit realen Konsequenzen |
| Erfolg gemessen an | Akzeptanz, Effizienzsteigerungen und strategischer Wirkung | Kundenzufriedenheit, pünktlicher Lieferung und Rentabilität |
| Größtes Risiko | Gegenüber „echter“ Arbeit an Priorität zu verlieren | Unkontrollierter Umfangszuwachs und unzufriedene Kunden |
Die letzte Zeile ist am wichtigsten. Interne Projekte scheitern selten auf dramatische Weise. Stattdessen wird ein Teammitglied für einen brennenden Kundenfall abgezogen, das Steuerungsmeeting wird zweimal abgesagt, und drei Monate später kann niemand sagen, ob das Projekt pausiert oder tot ist.
Die Lösung wirkt unter Kollegen übermäßig formell, funktioniert aber: Behandeln Sie Ihren internen Auftraggeber wie einen Kunden. Veranstalten Sie ein ordentliches Kick-off, lassen Sie den Projektumfang abnehmen und sorgen Sie für einen regelmäßigen Statusrhythmus. Die Formalität schützt die Priorität des Projekts.
Arten von Geschäftsprojekten
Die meisten internen Projekte fallen in eine von drei Kategorien. Wenn Sie wissen, welche Art von Projekt Sie durchführen, erkennen Sie, wo es am wahrscheinlichsten schiefgeht.
Strategische Projekte
Strategische Projekte bringen das Unternehmen einem langfristigen Ziel näher. Beispiele sind der Eintritt in einen neuen Markt, die Einführung eines neuen Preismodells, die Implementierung eines ERP-Systems oder der Start eines unternehmensweiten Programms zur Einführung von AI. Sie haben in der Regel einen Sponsor aus der Führungsebene, ein beträchtliches Budget, eine lange Laufzeit und zu Beginn viel Unklarheit.
Die größte Gefahr besteht darin, dass die Aufmerksamkeit des Sponsors nach dem Kick-off nachlässt. Führungskräfte unterstützen die Vision und werden dann in die Krisen des nächsten Quartals hineingezogen. Planen Sie ein regelmäßiges Entscheidungstreffen in deren Kalender ein, bevor Sie es benötigen, und unterteilen Sie die Arbeit in Meilensteine von jeweils 60 bis 90 Tagen, die sichtbare Fortschritte zeigen. Ein Projekt, das neun Monate lang nichts vorweisen kann, lässt sich in einer Budgetüberprüfung leicht streichen.
Operative Projekte
Operative Projekte beheben oder verbessern, wie die Arbeit heute erledigt wird. Beispiele sind der Austausch eines Ticketsystems, die Automatisierung von Rechnungsfreigaben, die Konsolidierung von drei Projekttools zu einem oder ein Büroumzug. Der Umfang ist in der Regel klarer, aber diese Projekte bergen eine Falle: Die Technologie ist der einfache Teil, während die Akzeptanz das eigentliche Projekt darstellt.
Planen Sie nach dem Produktivstart Zeit für Schulungen und Support ein, nicht nur für die Konfiguration. Legen Sie ein verbindliches Datum fest, an dem das alte System außer Betrieb genommen wird, und schalten Sie es für einen kurzen Zeitraum auf Nur-Lesen, statt beide Systeme auf unbestimmte Zeit parallel zu betreiben. Finden Sie außerdem die Person, die die Tabelle erstellt hat, auf die sich tatsächlich alle verlassen. Sie weiß, wo der reale Prozess stattfindet, und wenn sie nicht mit an Bord ist, wird das neue System zum offiziellen Tool, um das herum alle weiterarbeiten.
Wiederkehrende und regelmäßig stattfindende Projekte
Diese Projekte laufen nach einem festen Zyklus ab: die jährliche Budgetplanung, die offene Einschreibung, die quartalsweise Planung, Jahresabschlussprüfungen, die Erneuerung von Compliance-Maßnahmen oder der Betriebsausflug. Da das Team sie bereits früher durchgeführt hat, werden sie am ehesten aus dem Gedächtnis heraus abgewickelt. Deshalb treten jedes Jahr dieselben Probleme erneut auf.
Mach aus der ersten Durchführung eine Vorlage: eine Aufgabenliste, einen Zeitplan, der vom festgelegten Termin rückwärts geplant wird, Verantwortliche und eine Liste der Dinge, die schiefgelaufen sind. Führt die Nachbesprechung innerhalb einer Woche durch, solange sich alle noch an die Probleme erinnern, und verfasst sie für die Person, die das Projekt im nächsten Jahr übernimmt. Das könntest du selbst sein – und du wirst dich nicht daran erinnern, warum der Vertrag mit dem Anbieter sechs Wochen Vorlauf benötigte. Wiederkehrende Projekte eignen sich außerdem am besten für die Automatisierung, denn jede Erinnerung, die du automatisierst, ist eine Aufgabe weniger, der du im nächsten Zyklus selbst hinterherlaufen musst.
Projekte können auch zwischen Kategorien wechseln. Der erste jährliche Planungszyklus unter einem neuen CEO ist strategischer Natur, aber im dritten Jahr sollte er ein gut dokumentiertes wiederkehrendes Projekt sein.
Geschäftsprojektmanagement vs. operatives Geschäft
Projekte sind vorübergehend. Der operative Betrieb ist fortlaufend. Ein Projekt schafft oder verändert etwas, und der operative Betrieb hält es anschließend am Laufen.
| Geschäftsprojektmanagement | Operativer Betrieb | |
|---|---|---|
| Dauer | Vorübergehend, mit einem festgelegten Anfang und Ende | Fortlaufend |
| Zweck | Ein System, einen Prozess oder eine Fähigkeit schaffen oder verändern | Den Geschäftsbetrieb kontinuierlich aufrechterhalten |
| Team | Für das Projekt zusammengestellt, häufig in Teilzeit | Stabile, fest zugeordnete Teams |
| Erfolg wird gemessen an | Umfang, Zeit, Budget und erzielten Vorteilen | Beständigkeit, Effizienz und Servicelevel |
| Geleitet von | Projektmanager | Abteilungs- oder Betriebsleitern |
Bei der Übergabe zwischen beiden Bereichen verlieren die meisten internen Projekte ihren Wert. Das Projektteam erklärt das Projekt mit dem Go-live für erfolgreich abgeschlossen, und das Betriebsteam übernimmt ein System, bei dessen Entwicklung es nicht konsultiert wurde und das es nicht unterstützen kann.
Benennen Sie bereits während der Initiierung die für den Betrieb verantwortliche Person, beziehen Sie sie in die Tests ein und behandeln Sie die Übergabe als ein zu lieferndes Ergebnis. Legen Sie von Anfang an fest, was „bereit“ bedeutet: Die Dokumentation ist erstellt, die Supportmitarbeiter sind geschult, und es gibt eine klare Antwort auf die Frage: „Wen rufe ich an, wenn es ausfällt?“
Achten Sie auch auf operative Tätigkeiten, die als Projekt getarnt sind. Wenn „das Website-Projekt“ seit drei Jahren ohne Enddatum läuft, ist es kein Projekt. Besetzen Sie es und budgetieren Sie es als fortlaufende Arbeit, und hören Sie auf, es jeden Monat als verspätet zu melden.
Vorteile des Geschäftsprojektmanagements
- Sie arbeiten an den richtigen Projekten. Ein konsistenter Prozess zur Erfassung und Auswahl bedeutet, dass Projekte nach ihrem Geschäftswert ausgewählt werden und nicht danach, wer beim Führungskräftetreffen am nachdrücklichsten dafür geworben hat.
- Weniger Projekte kommen unbemerkt zum Stillstand. Ein definierter Umfang, klare Verantwortliche und Statusberichte machen deutlich, wenn ein Projekt nicht mehr vorankommt, sodass Sie es bewusst wieder aufnehmen oder beenden können.
- Geliehene Ressourcen werden effizienter eingesetzt. Wenn Sie wissen, welche Fähigkeiten jedes Projekt wann benötigt, können Sie die Zeit der Mitarbeiter im Voraus abstimmen, anstatt sie mitten im Sprint von ihren regulären Aufgaben abzuziehen.
- Risiken werden früher sichtbar. Regelmäßige Nachverfolgung erkennt Budgetabweichungen und Verzögerungen bei Abhängigkeiten, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
- Stakeholder bleiben aufeinander abgestimmt. Vereinbarte Kommunikationskanäle und ein vorhersehbarer Berichtsrhythmus reduzieren die bei internen Projekten häufigen Gespräche nach dem Muster „Das hat mir niemand gesagt“.
Grundprinzipien des Geschäftsprojektmanagements
Das Geschäftsprojektmanagement orientiert sich in der Regel an den Grundprinzipien der Projektmanagementmethodik. Wenn Sie diese Grundsätze berücksichtigen, können Sie Prozesse des Geschäftsprojektmanagements in Ihrer Organisation effektiver umsetzen:
1. Zielorientierte Planung
Für eine effektive Planung eines Geschäftsprojekts müssen Sie die Stakeholder auf die gewünschten Projektziele ausrichten und diese Ziele in einem Projektauftrag dokumentieren. Wenn es Ihnen nicht gelingt, einen Konsens über den Grund für die Durchführung des Projekts zu erzielen, wird das Projekt wahrscheinlich irgendwann zugunsten anderer geschäftlicher Prioritäten zurückgestellt.
2. Ressourcenmanagement und -optimierung
Die Ressourcenoptimierung ist besonders bei Projekten wichtig, die keine Einnahmen generieren, da die Kostenkontrolle einen wesentlichen Schwerpunkt des Geschäftsprojektmanagements darstellt. Besetzen Sie Projekte mit kosteneffizienten Ressourcen, die über die richtigen Fähigkeiten verfügen, um die Projektergebnisse zu liefern.
3. Leistungsmessung und KPIs
Damit Ihre Organisation für die Erreichung der Projektziele verantwortlich bleibt, müssen Sie formale Erfolgskriterien und Möglichkeiten zur Bewertung des Fortschritts mithilfe von KPIs festlegen.
4. Kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit
Die Optimierung von Projektabläufen reduziert Ausgaben und steigert den Wert, den Sie für Stakeholder schaffen. Nutzen Sie die Daten, die Sie während der Überwachungs- und Steuerungsphase sammeln, um Ihre Projektmanagementprozesse angesichts veränderter Umstände kontinuierlich zu verfeinern.
Wichtige Phasen des Projektmanagements im Unternehmen
Effektives Projektmanagement stellt sicher, dass die Arbeit während des gesamten Projektlebenszyklus reibungslos abläuft. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Phasen, die Sie beim Projektmanagement im Unternehmen berücksichtigen sollten:
1. Initiierung
In dieser Phase bewerten Sie, ob es sich lohnt, das Projekt weiterzuverfolgen. Dazu kann die Erstellung eines Business Case und/oder einer Machbarkeitsstudie erforderlich sein, um festzustellen, ob das Projekt voraussichtlich eine Rendite auf die Investition erzielen wird.
2. Planung
Wenn die Unternehmensleitung beschließt, das Projekt weiterzuverfolgen, tritt das Projekt in die Planungsphase ein. In dieser Phase definieren Sie die Projektanforderungen, verwenden eine Projektstrukturplanung, um die Projektziele in einzelne Aufgaben zu unterteilen, erstellen einen detaillierten Projektzeitplan und etablieren einen Prozess für das Risikomanagement. Das wichtigste Ergebnis dieser Phase ist der Projektmanagementplan.
3. Ausführung
Der Schwerpunkt der Ausführungsphase liegt auf dem Aufgabenmanagement. Sie weisen Arbeit zu, richten die Teammitglieder auf ein gemeinsames Ziel aus und arbeiten mit ihnen zusammen, um die in der Planungsphase festgelegten Ergebnisse fertigzustellen.
4. Überwachung & Steuerung
Überwachung und Steuerung gehen Hand in Hand mit der Ausführung. Während das Team Projektaktivitäten abschließt, bewertet der Projektmanager KPIs und berichtet den wichtigsten Stakeholdern über den Fortschritt.
5. Abschluss & Bewertung
Während des Projektabschlusses erledigt das Projektteam alle noch ausstehenden Ergebnisse. Der Projektmanager führt eine Retrospektive durch, um Feedback zur Projektleistung zu sammeln, und dokumentiert gewonnene Erkenntnisse, die auf zukünftige Projekte angewendet werden können.
Wichtige Aufgaben eines Projektmanagers im Unternehmen
Die Durchführung interner Projekte bedeutet, Projektmanagement mit weniger formaler Autorität zu betreiben, als Sie sie bei Kundenprojekten hätten. Dazu gehören im Arbeitsalltag folgende Aufgaben:
- Vage Anfragen in klar abgegrenzte Projekte verwandeln. „Wir brauchen bessere Berichte“ ist noch kein Projekt. Deine erste Aufgabe besteht darin herauszufinden, welche Entscheidungen die Beteiligten heute nicht treffen können und was sich ändern müsste, um das zu beheben.
- Eine Führungskraft als Projektsponsor gewinnen und halten. Jedes interne Projekt braucht eine ranghohe Person, die bei Uneinigkeiten entscheidet und das Budget schützt. Wenn du diese Person nicht benennen kannst, hat das Projekt keinen Sponsor.
- Die wirtschaftliche Begründung erstellen und anschließend die Vorteile nach dem Start nachverfolgen. Die meisten Teams erstellen eine ROI-Begründung, um die Genehmigung zu erhalten, und sehen sie danach nie wieder an. Eine Überprüfung drei bis sechs Monate nach dem Produktionsstart verschafft dir die Glaubwürdigkeit für das nächste Projekt.
- Um die Zeit anderer Personen verhandeln. Dein Team berichtet größtenteils an andere Manager mit anderen Prioritäten. Vereinbare Zeitverpflichtungen mit diesen Managern im Voraus, schriftlich und in konkreten Stunden statt „nach Bedarf“.
- Beteiligte abteilungsübergreifend verwalten. Die Finanzabteilung, die IT und der operative Bereich werden jeweils etwas anderes von demselben Projekt erwarten. Sprich diese Konflikte frühzeitig an, solange es noch Meinungsverschiedenheiten und keine Eskalationen sind.
- Planen, terminieren und das Budget verwalten. Das bedeutet, den Projektstrukturplan, den Zeitplan und die Kostenverfolgung zu verantworten. Bei einem Projekt auf Kostenstellenbasis wird eine Überschreitung von 20 % genauso schnell bemerkt wie auf einer Kundenrechnung.
- Risiken und Abhängigkeiten verwalten. Interne Projekte hängen häufig von anderen internen Projekten ab. Bilde diese Verbindungen ab, denn dein Starttermin ist nur so zuverlässig wie die IT-Migration, von der er abhängt.
- Das Veränderungsmanagement und die Akzeptanz vorantreiben. Dazu gehören Kommunikation, Schulungen und das Gewinnen von Fürsprechern in jedem Team. Ein System, das niemand nutzt, ist ein gescheitertes Projekt, selbst wenn es termingerecht gestartet wurde.
- Den Status ehrlich berichten. Vermeide „Wassermelonen“-Berichte, bei denen das Projekt von außen grün aussieht, im Inneren aber rot ist. Eine frühzeitige Kennzeichnung als gelb schafft mehr Vertrauen, als bis kurz vor dem Termin grün zu berichten.
- An den operativen Bereich übergeben. Stelle sicher, dass die verantwortliche Person im operativen Bereich bereit ist, eine Dokumentation vorhanden ist und die Supportwege geklärt sind, bevor du das Projekt abschließt.
- Erkenntnisse festhalten und weitergeben. Schreibe sie dort auf, wo die nächste Projektleitung sie tatsächlich finden wird, und nicht in einem Ordner, den niemand wieder öffnet.
So beginnst du mit dem Projektmanagement im Unternehmen
Die erstmalige Einführung eines Projektmanagementsystems im Unternehmen kann überwältigend wirken. Damit du leichter starten kannst, findest du hier eine einfache Reihe von Schritten, die du befolgen kannst:
1. Klare Ziele und KPIs definieren
Wenn keine Einigung über die Projektziele erzielt wird oder nicht definiert ist, woran sich der Projekterfolg zeigt, entsteht eines der größten Risiken für den Projekterfolg. Arbeite zu Beginn eines Projekts mit den Beteiligten zusammen, um deine angestrebten Ziele und die Art und Weise, wie du den Fortschritt während des gesamten Projekts messen wirst, klar zu definieren.
2. Ein kompetentes Projektmanagementteam aufbauen
Teamarbeit macht den Traum wahr! Wenn du die für den Projektabschluss erforderlichen Ergebnisse überprüfst, überlege, wie viele Personen mit welchen Fähigkeiten du benötigen wirst, um die Projektergebnisse zu erreichen. Die Auswahl von Teammitgliedern mit dem nötigen Fachwissen zur Erfüllung der Projektanforderungen vereinfacht die Projektdurchführung erheblich.
3. Die richtigen Werkzeuge & Technologien auswählen
Unterschätze nicht die Bedeutung von Projektmanagementwerkzeugen als wichtige Ressource für dein Projekt. Die Einführung von Projektmanagementsoftware kann dir beispielsweise dabei helfen, einen Projektfahrplan zu erstellen, den Projektzeitplan zu visualisieren und die Automatisierung des Softwareentwicklungsprozesses zu unterstützen.
4. Effektive Kommunikationskanäle einrichten
Eine deiner wichtigsten Aufgaben als Projektmanager besteht darin, die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu fördern. Lege zugelassene Kommunikationskanäle fest und stimme sie ab, einschließlich der Frage, wann welcher Kanal zu verwenden ist, und mache diese Werkzeuge für die Zusammenarbeit im Team bekannt, damit eine einheitliche Vorgehensweise gewährleistet ist.
5. Fortschritt überwachen & Strategien anpassen
Bewerte im Verlauf deines Projekts das verbleibende Budget und den Zeitplan im Verhältnis zu den noch ausstehenden Aktivitäten und nimm alle erforderlichen Anpassungen vor, damit dein Projekt planmäßig vorankommt.
Rahmenwerke & Methoden für das Projektmanagement im Unternehmen
Genau wie beim allgemeinen Projektmanagement kannst du ein Projektmanagementsystem im Unternehmen mithilfe verschiedener Projektmanagementmethoden umsetzen. Beispiele für diese Rahmenwerke und Methoden sind:
- Wasserfall: Erfasst Anforderungen im Voraus, die sich voraussichtlich nicht ändern werden. Wasserfallprojekte durchlaufen linear klar abgegrenzte Arbeitsphasen, um ein genau definiertes Endprodukt zu liefern.
- Agil: Legt Wert auf die inkrementelle Bereitstellung des Produkts während des gesamten Projektlebenszyklus. Bei agilen Projekten reagiert das Projektteam auf Anforderungen, die sich aufgrund von Änderungen des Geschäftswerts und/oder laufendem Feedback der Stakeholder schnell verändern können.
- Scrum: Eine Form des agilen Projektmanagements, bei der die Arbeit in festgelegte Zeiträume oder Sprints gegliedert wird, um die Wertschöpfung auf Grundlage festgelegter Prioritäten zu maximieren.
- Lean Six Sigma: Eine Methode zur Prozessverbesserung, die Lean und Six Sigma kombiniert und sich auf Effizienz und Abfallreduzierung konzentriert, indem Prozesse optimiert und vereinfacht werden, um den Kundennutzen zu maximieren.
Die richtige Methodik auswählen
Bestehende Organisationsprozesse und/oder Präferenzen der Stakeholder können bestimmen, welche Methodik du letztendlich für dein Projekt verwendest.
Wenn die Entscheidung jedoch bei dir als Projektmanager liegt, solltest du Faktoren wie Projektgröße, Komplexität, Qualitätsstandards, die gewünschte Umsetzungsgeschwindigkeit sowie das Engagement der Stakeholder berücksichtigen, um herauszufinden, welche Methodik für dich geeignet ist.
Erfolg im geschäftlichen Projektmanagement messen
Projektmanager können den Zustand ihres Systems für geschäftliches Projektmanagement beurteilen, indem sie die KPIs analysieren, die sie während der Projektplanungsphase festgelegt haben.
Hier sind einige Beispiele für quantitative und qualitative KPIs, die du für deine Geschäftsprojekte in Betracht ziehen könntest:
- Einhaltung des Budgets: Die Kontrolle der Kosten ist besonders bei Projekten von entscheidender Bedeutung, die keine Einnahmen generieren. Diese Kennzahl bewertet, ob bei deinem Projekt das Risiko besteht, das Budget zu überschreiten.
- Kapitalrendite (ROI): Der Business Case für dein Projekt hat wahrscheinlich von dir verlangt nachzuweisen, ob die Organisation ihre ursprüngliche Investition wieder hereinholen würde. Diese Kennzahl vergleicht die Projektkosten mit den tatsächlich erzielten oder prognostizierten Nutzen.
- Zeit bis zum Abschluss: Diese Kennzahl bewertet, ob dein Projekt planmäßig innerhalb der festgelegten Zeitrahmen abgeschlossen wird.
- Kundenzufriedenheit: Bei dieser Kennzahl werden interne Stakeholder befragt, um festzustellen, ob sie mit den Projektergebnissen zufrieden sind.
Denke daran, dass erfolgreiches Projektmanagement einen iterativen Ansatz erfordert. Überprüfe während des gesamten Projektlebenszyklus, wie nützlich deine Kennzahlen sind, und nimm bei Bedarf Anpassungen vor, um nützlichere Projektdaten zu erfassen.
Warte außerdem nicht bis zum Ende deines Projekts, um Retrospektiven zu potenziellen Verbesserungsbereichen durchzuführen. Wenn du agiles Projektmanagement praktizierst, plane am Ende jedes Sprints Zeit für die Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse ein.
Werkzeuge für geschäftliches Projektmanagement
Projektmanagementsoftware unterstützt Unternehmen bei einem erfolgreichen Projektmanagement. Du kannst beispielsweise Projektmanagementtools verwenden, um komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben zu zerlegen, den verbleibenden Arbeitsrückstand zu organisieren und Visualisierungen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Dashboards zu erstellen, um über den Projektfortschritt zu berichten.
Weitere Informationen findest du in unserer Liste der besten Projektmanagementsoftware für Unternehmen:
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Bewährte Vorgehensweisen für geschäftliches Projektmanagement
Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen im Projektmanagement für die Implementierung eines geschäftlichen PM-Systems:
- Prozesse und Arbeitsabläufe standardisieren: Durch die Etablierung einheitlicher Prozesse und Arbeitsabläufe in allen Geschäftsprojekten wird die Umsetzung vereinfacht und die Bewertung des Projektstatus in Ihrem gesamten Portfolio erleichtert.
- Software für das Arbeitsmanagement verwenden: Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Automatisierungen für gängige Projektarbeitsabläufe einrichten, um die funktionsübergreifende Umsetzung zu optimieren. Sie können außerdem Benachrichtigungen konfigurieren, die Sie auf potenzielle Termin- oder Budgetrisiken aufmerksam machen, bevor diese eintreten.
- Klare Ziele und Prioritäten festlegen: Dokumentieren Sie während der Initiierungsphase die Projektziele und stellen Sie sicher, dass diese Ziele mit den Prioritäten der Organisation übereinstimmen. Sobald Sie einen Konsens zwischen Ihren Stakeholdern erreicht haben, grenzen Sie außerdem genauer ab, was zum Projektumfang gehört und was nicht, um eine erfolgreiche Projektausführung zu unterstützen.
- Kontinuierlich überwachen und anpassen: Insbesondere bei Geschäftsprojekten sollte Ihr Fokus auf kontinuierlicher Verbesserung liegen, damit Sie Ausgaben für Projekte ohne Umsatzgenerierung reduzieren können. Verfolgen und berichten Sie über den Projektfortschritt und arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um Möglichkeiten zur Optimierung der Umsetzung zu finden.
- Erkenntnisse dokumentieren und umsetzen: Das Wissen, das Sie durch die Durchführung eines Projekts gewinnen, ist nur dann nützlich, wenn Sie sich die Zeit nehmen, gewonnene Erkenntnisse in zukünftige Projekte zu integrieren. Planen Sie in der Projektinitiierungs- und Projektplanungsphase Zeit ein, um gewonnene Erkenntnisse bei der Projektauswahl und beim Arbeitsmanagement zu überprüfen und anzuwenden.
Budgetplanung für Ihre Projektmanagement-Tools im Unternehmen
Geschäftsprojekte sind Kostenstellen, daher wird jede Position genau geprüft, einschließlich der Software, die Sie für deren Durchführung verwenden. Bevor Sie der Finanzabteilung ein neues Tool vorschlagen, sollten Sie sich ein realistisches Bild davon machen, welche Kosten entstehen, wenn Ihr Team und Ihr Projektportfolio wachsen. Eine Preisgestaltung pro Benutzer, die bei einem Pilotprojekt mit 10 Personen günstig erscheint, kann ganz anders aussehen, wenn 200 Personen Zugriff benötigen.
Unser Leitfaden zu den Kosten von Projektmanagement-Software schlüsselt die typischen Preise nach Unternehmensgröße auf, erklärt, welche Faktoren den Preis in die Höhe treiben, und gibt Tipps für die Verhandlung eines besseren Angebots. Er enthält außerdem einen Kostenrechner, sodass Sie mit konkreten Zahlen in das Budgetgespräch gehen können.
