Vollständiger Leitfaden für Workflows zur Verwaltung digitaler Assets

Arten von Workflows für die Verwaltung digitaler Assets

Wenn Sie Projekte mit einer großen Anzahl von Assets betreuen, müssen Sie möglicherweise viele verschiedene Arten von Workflows für die Verwaltung digitaler Assets erstellen oder verwalten. Dazu gehören unter anderem:

• Asset-basierte Workflows: Ein Asset-basierter Workflow konzentriert sich auf den Lebenszyklus einzelner Dateien. Beispielsweise kann ein Produktbild mehrere Phasen wie Erstellung, Prüfung, Genehmigung und Veröffentlichung durchlaufen. Alle diese Schritte werden in einem einzigen Workflow erfasst, der sich auf das jeweils erstellte Asset konzentriert.
• Projektbasierte Workflows: Projektbasierte Workflows verwalten mehrere zusammengehörige Assets gemeinsam, die häufig mit einer Kampagne oder einer Produkteinführung verbunden sind. Denken Sie an eine saisonale Marketingkampagne mit Hunderten von Bildern, Anzeigenformaten und Videos, die geprüft und genehmigt werden. Wenn sich bei einem der Assets etwas ändert (ein Textteil, die Farbe des Hutes einer Person usw.), wird die Änderung global auf alle Assets übertragen. Diese Art von Workflow wird möglicherweise in der Pharmawerbung für Sicherheitsinformationen oder Arzneimittelindikationen eingesetzt.
• Kollaborative Workflows: Bei diesen Workflows dreht sich alles um Teamarbeit und sie können Echtzeitbearbeitungen durch mehrere Beteiligte umfassen. Kreativteams, Agenturen, Freiberufler und ihre Kunden können innerhalb einer gemeinsamen DAM-Plattform oder während einer Live-Bearbeitungssitzung gemeinsam an Videobearbeitungen, Designdateien oder Präsentationsunterlagen arbeiten. DAM-Plattformen können dazu beitragen, die asynchrone Zusammenarbeit praktikabler zu machen.
• Genehmigungsworkflows: Genehmigungsworkflows legen fest, wer Assets prüft und freigibt, bevor sie veröffentlicht werden. Dies trägt zur Wahrung der Markenkonsistenz und zur Einhaltung von Vorschriften bei, was insbesondere in regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Versicherungswesen oder der Ernährungsbranche wichtig ist. Auch in weniger stark regulierten Branchen helfen Genehmigungsworkflows dabei sicherzustellen, dass Assets den Markenrichtlinien entsprechen.
• Transaktionsbasierte Workflows: Verwenden Sie transaktionsbasierte Workflows, wenn Systeme oder Abteilungen Assets austauschen. Wenn beispielsweise ein Fotograf Veranstaltungsbilder in Ihr Werkzeug zur Verwaltung digitaler Assets hochlädt, können diese automatisch an den Redakteur weitergeleitet werden.
• Archivierungsworkflows: Diese Workflows konzentrieren sich darauf, alte oder übermäßig häufig verwendete Inhalte aus dem aktiven Gebrauch zu nehmen und zu speichern. Sie versehen Assets mit den relevanten Metabeschreibungen, kategorisieren sie und speichern sie für rechtliche Zwecke, zur Einhaltung von Vorschriften oder für eine zukünftige Wiederverwendung.

Führen Sie intelligenter im Zeitalter der KI

Treten Sie der DPM-Community bei und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Mitglieder-Events und wöchentlichen Leadership-Insights – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wichtige Bestandteile von Workflows für die Verwaltung digitaler Assets

Die DAM-Funktionen und Workflow-Komponenten, die Sie benötigen, können je nach Art des Workflows, den Sie erstellen oder verwalten, variieren. Zu diesen Komponenten können gehören:

• Mediathek: Die Mediathek ist eine zentrale Anlaufstelle für all Ihre digitalen Assets. Hier laden Sie Ihre Inhalte hoch, organisieren und greifen darauf zu – idealerweise mit visuellen Vorschauen und leistungsstarken Suchfunktionen. Eine hochentwickelte Mediathek kann verschiedene Arten digitaler Assets organisieren und eine Vielzahl von Dateitypen verwalten. Sie sollten in der Lage sein, Berechtigungen für Teammitglieder basierend auf ihrer Rolle und den für ihre Nutzung freigegebenen Assets festzulegen.
• Metadaten: Stellen Sie sich Metadaten als Beschriftungen für die Assets vor. Dies geht über Titel oder Dateinamen hinaus und kann Tags, Dateibeschreibungen, das Erstellungsdatum des Assets sowie das Datum, an dem das Asset ausgemustert werden soll, umfassen. Metadaten können Ihnen helfen, Ihre Mediathek zu optimieren und die bereits vorhandenen digitalen Assets leichter zu finden, zu organisieren, zu sortieren und wiederzuverwenden.
• Genehmigung: Die Schritte des Genehmigungsprozesses legen fest, wer jedes Asset prüfen und genehmigen muss. Dies hilft, das gefürchtete Chaos bei der Dateibenennung wie „final_final_v4“ und „final_final_v4_REVISED“ zu vermeiden und Markenstandards einzuhalten.
• Verteilung: Die Verteilung stellt sicher, dass fertiggestellte Assets an die richtigen Personen oder Plattformen geliefert werden, unabhängig davon, ob es sich um ein CMS, einen Social-Media-Planer oder ein Partnerportal handelt. Dazu kann auch gehören, Berechtigungen so festzulegen, dass die richtigen Personen in Ihrem Team die Assets verwenden können, wenn sie sie benötigen.
• Sicherheit: Zu den Sicherheitskomponenten können Zugriffskontrollen, Berechtigungen und das Einrichten von Prüfprotokollen gehören. Sie stellen sicher, dass die richtigen Personen Zugriff haben, um Ihre digitalen Assets zu schützen, und verhindern Missbrauch oder Datenschutzverletzungen. Möglicherweise sind Sie außerdem dafür verantwortlich, digitale Assets für Kunden oder Auftraggeber zu verwalten und sicherzustellen, dass jeder Kunde nur Zugriff auf seine eigenen Assets und nicht auf die anderer Kunden oder, schlimmer noch, auf die der Konkurrenz hat.
• Wartung: Die Wartung ist ein fortlaufender Bestandteil eines guten Workflows für das Management digitaler Assets. Dazu können regelmäßig geplante Dateibereinigungen, Metadatenaktualisierungen und Berechtigungsprüfungen gehören. Ohne diese regelmäßige Wartung kann Ihre DAM-Software mit der Zeit sehr unübersichtlich und deutlich weniger nützlich werden.
• Software für das Management digitaler Assets: Software für das Management digitaler Assets führt alle anderen Komponenten und Prozessschritte zusammen und kann dazu beitragen, Ihre Prozesse für das Management digitaler Assets zu optimieren. Viele der neueren Tools sind cloudbasiert und einige sogar KI-gestützt. Dadurch können Sie Assets besser finden und Ihre Workflows automatisieren.

Lebenszyklus des Managements digitaler Assets

So könnte Ihr Lebenszyklus für das Management digitaler Assets aussehen:

• Planung: Legen Sie fest, welche Assets für wen und bis wann erstellt werden müssen und wie sie verwendet werden.
• Erstellung: Dies kann sowohl Asset-Designs als auch die Erstellung beliebiger Inhalte umfassen, etwa Alternativtexte, Bildunterschriften und Anzeigentexte.
• Übernahme: Laden Sie Assets in das DAM-System hoch und versehen Sie sie mit relevanten Metadaten. Der Genehmigungsprozess kann je nach den Genehmigungsabläufen Ihrer Organisation oder der Anzahl der erforderlichen Genehmigungen vor oder nach diesem Schritt stattfinden.
• Speicherung: Organisieren Sie digitale Dateien an einem zentralen Ort und fügen Sie sie zur leichteren Nutzung kleineren Mediatheken oder Ordnern hinzu. Das System kann automatische Verschlagwortung verwenden, um Metadaten wie das Upload-Datum oder den Namen der Person, die die Datei hochgeladen hat, hinzuzufügen und so bessere Suchmöglichkeiten bereitzustellen.
• Transformation: Die Größe und Formatierung von Assets kann angepasst werden, oder sie können für verschiedene Dateiformate oder Verteilungskanäle adaptiert werden.
• Verteilung: Fertiggestellte Assets werden intern geteilt oder extern veröffentlicht.
• Steuerung: Weisen Sie Berechtigungen und Lizenzen zu und setzen Sie Compliance-Regeln durch.
• Archivierung: Verschieben Sie ältere Assets in einen Langzeitspeicher oder in Archive.

Vorteile von Arbeitsabläufen für das Management digitaler Assets

Arbeitsabläufe für das Management digitaler Assets können Ihrer Organisation zugutekommen und Ihre Arbeit als Projektmanager erheblich erleichtern. Hier sind einige Vorteile des Managements digitaler Assets: 

• Verbesserte Markenkonsistenz: Eine zentralisierte Speicherung und berechtigungsbasierte Kontrollen tragen dazu bei, dass nur freigegebene, markenkonforme Materialien verwendet werden. Dies fördert die Nutzung freigegebener Materialien und verringert das Risiko, dass Teammitglieder nicht freigegebene Materialien verwenden. Die zentralisierte Speicherung stellt eine einzige verlässliche Quelle bereit und hilft kleineren Marketingteams, die Markenkonformität in all ihren Anwendungsfällen aufrechtzuerhalten, in denen Markenmaterialien benötigt werden.
• Mehr Zusammenarbeit: Ein System für die Verwaltung digitaler Materialien und Arbeitsabläufe für die Verwaltung digitaler Materialien ermöglichen es Teams, abteilungs-, zeitzonen- oder agenturübergreifend zusammenzuarbeiten, ohne dass sich ihre Bemühungen doppeln. Alle haben Zugriff auf die zentrale Materialablage und können effizienter gemeinsam an Materialien arbeiten.
• Besserer ROI für Inhalte: Die Wiederverwendung bestehender Materialien vermeidet redundante Arbeit und maximiert die Rendite Ihrer Investitionen in Inhalte. Wenn Sie Auftragnehmer beauftragen oder Gehälter zahlen, um neue Materialien oder Marketingmaterialien zu erstellen, erzielen Sie eine bessere Rendite Ihrer Investition, indem Sie bestehende digitale Materialien überarbeiten oder neue Anwendungsfälle für sie finden.

Beispiel für einen Arbeitsablauf zur Verwaltung digitaler Materialien

Nehmen wir an, Sie arbeiten für ein großes Online-Handelsunternehmen und Ihr Marketingteam bringt ein neues Produkt auf den Markt. 

1. Das Team beauftragt einen Fotografen, Fotos des neuen Produkts sowohl allein als auch vor verschiedenen Hintergründen für die ersten Kampagnen aufzunehmen.
2. Der Fotograf lädt anschließend die fertigen, bearbeiteten Produktaufnahmen in Ihr DAM-System hoch. Das System fügt automatisch einige Metadaten hinzu, etwa den Dateinamen, den Namen des Uploaders, das Datum des Uploads und den Dateityp, und der Fotograf ergänzt eine kurze Beschreibung zu jedem Foto.
3. Als Nächstes prüft das Kreativteam die Fotos und kennzeichnet diejenigen, die es für die Webseite und für jede geplante Art von Werbekampagne verwenden möchte. Diese werden mithilfe des Genehmigungsablaufs im DAM-System an die Markenmanager übermittelt.
4. Die Markenmanager genehmigen anschließend die besten Aufnahmen und lassen die Texter diese Dateien übernehmen und mit Werbetexten versehen. Die Anzeigen werden zur Genehmigung an den Markenmanager zurückgesendet.
5. Nach der Genehmigung werden die Materialien für jede benötigte Anzeigengröße und jedes benötigte Format der Kampagnen angepasst und mit Schlagwörtern versehen. Die fertigen Anzeigen werden zur Schaltung auf den verschiedenen Werbeplattformen weitergeleitet.
6. Da Ihr Team das neue Produkt auch in den sozialen Medien bewerben möchte, teilen Sie die digitalen Materialien in ihrem finalen Format mit den Social-Media-Managern. Diese exportieren die fertigen Dateien in optimierten Formaten für Instagram, LinkedIn und TikTok – und das alles ohne E-Mail-Hin-und-her, verlorene Dateien oder Probleme mit der Versionskontrolle.
7. Nach der Markteinführung werden alle Anzeigen oder kreativen Inhalte mit Texten zu Einführungsangeboten archiviert und neue Anzeigen für die fortlaufende Bewerbung erstellt und an die zuständigen Teammitglieder verteilt.

Herausforderungen bei Arbeitsabläufen zur Verwaltung digitaler Materialien

Zu den häufigsten Herausforderungen, mit denen Projektmanager und Kreativteams bei der Einrichtung von Arbeitsabläufen zur Verwaltung digitaler Materialien konfrontiert sein können, gehören:

• Mangelnde Akzeptanz: Teams könnten sich gegen die Nutzung neuer Systeme sträuben, wenn diese übermäßig kompliziert sind oder die „Regeln“ unklar oder nicht richtig definiert sind. Manche Menschen stellen möglicherweise auch fest, dass alte Gewohnheiten nur schwer abzulegen sind, und speichern ihre Dateien lieber lokal (was der Konsistenz oder Transparenz nicht gerade zuträglich ist).
• Uneinheitliche Metadaten: Ohne eine Standardisierung der Metadaten- und Verschlagwortungsstruktur wird es schwierig, Materialien zu suchen und wiederzuverwenden. Dies kann Teil der oben besprochenen Herausforderungen bei der Akzeptanz sein, aber auch eine eigenständige Herausforderung darstellen. Die Lösung dieses Problems kann ebenfalls die Akzeptanz fördern.
• Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten: Verzögerungen bei Rückmeldungen oder unklare Verantwortlichkeiten können die Genehmigung von Materialien verzögern oder es Teammitgliedern erschweren, zu wissen, welche Materialien sie wann oder wo verwenden dürfen.

Werkzeuge zur Verwaltung von DAM-Arbeitsabläufen

Plattformen für die Verwaltung digitaler Materialien sind darauf ausgelegt, jeden Schritt Ihres Arbeitsablaufs zu automatisieren und zu unterstützen. Sie umfassen häufig Integrationen mit Werkzeugen wie Adobe Creative Cloud, Projektmanagementsoftware, Inhaltsverwaltungssystemen und Netzwerken zur Inhaltsbereitstellung.

Hier sind meine Empfehlungen für die besten Werkzeuge zur Verwaltung digitaler Materialien:

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. MediaValet — Am besten für KI-gesteuerte Suche & Zusammenarbeit
2. 2. Cloudinary — Am besten geeignet für dynamische Medien-Transformationen
3. 3. Bynder — Am besten geeignet für unternehmensweite Marken-Konsistenz
4. 4. ImageKit — Am besten für KI-gestütztes DAM mit Medienauslieferung
5. 5. Stockpress — Am besten für die rollenbasierte Teamzusammenarbeit
6. 6. Pics.io — Am besten geeignet für den Mittelstand, der unbegrenzten Speicherplatz möchte
7. 7. Scaleflex — Am besten für die MACH-Zertifizierung geeignet
8. 8. Filecamp — Bestes erschwingliches DAM mit unbegrenzt vielen Nutzern
9. 9. Tagbox.io — Am besten für KI-gestützte visuelle Suche
10. 10. ClickUp — Am besten für Dateispeicher-Integrationen

Mit einer Vorauswahl kannst du Demos von DAM-Software ansehen und prüfen, wie einige dieser Optionen reale Arbeitsabläufe bewältigen.

Tipps zur Verwaltung von DAM-Workflows

Egal, ob du neu in der Verwaltung von Workflows für digitale Assets bist oder mit einigen der häufigen Herausforderungen zu kämpfen hast – ich habe ein paar Tipps zusammengestellt, die dir dabei helfen, zum Profi für die Verwaltung digitaler Assets zu werden oder deine Kenntnisse zu erweitern.

• Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren. Dazu gehört, wer Assets erstellt, genehmigt, verteilt und archiviert. Dies kann je nach Art des Assets oder der Kampagne, für die die Assets verwendet werden, unterschiedlich sein.
• Metadaten und Tagging-Praktiken standardisieren – und zwar von Anfang an. Bleibe jedoch flexibel, falls sich im Laufe der Zeit Möglichkeiten zur Verbesserung dieser Praktiken ergeben.
• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wann immer dies möglich ist, um den manuellen Arbeitsaufwand und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren.
• Regelmäßige Prüfungen durchführen, um veraltete Dateien zu bereinigen und zu archivieren sowie Berechtigungen zu überprüfen. Du solltest einen Prozess für das Ausscheiden von Teammitgliedern haben, der den Entzug des Zugriffs auf das Digital-Asset-Management-System umfasst, wenn sie dein Unternehmen verlassen oder ihr Projekt abgeschlossen ist.
• Team-Schulungen und eine klare Dokumentation bereitstellen, um die Nutzung zu fördern. Belohne und würdige diejenigen, die das Tool gut einsetzen.

Mehr Einblicke in das Digital Asset Management erhalten

Du möchtest weitere Tipps, Tricks oder Best Practices für die Verwaltung von Projekten, bei denen viele digitale Assets zum Einsatz kommen? Werde Teil der DPM-Community, um mehr zu erfahren. Dort findest du außerdem weitere Informationen zu unseren bevorzugten Tools, sofort einsetzbare Vorlagen und informative Artikel von erfahrenen Projektmanagerinnen und Projektmanagern.