Smartsheet Test 2026: Funktionen & Expertenmeinung

Q: Can Smartsheet handle complex projects with multiple teams?

Yes, Smartsheet works well for cross-functional projects. You can assign tasks, set dependencies, automate approvals, and track progress with dashboards. It’s easy to share sheets with internal and external users, and you can control who sees or edits what. Teams can work in parallel while you keep visibility across the entire project.

Q: Is Smartsheet easy for non-technical team members to use?

It depends on the person. If someone’s comfortable with spreadsheets, they’ll pick it up quickly. But for folks new to structured project tools, it may take a bit of training. Once they learn how sheets, forms, and reports work, most users can manage their own tasks and updates.

Q: How does Smartsheet support collaboration?

Smartsheet lets your team comment on rows, @mention others, and set automatic alerts and reminders. You can collect updates through forms, and everyone sees the same real-time data. It also keeps a version history so you can track changes. Shared dashboards help stakeholders stay in the loop without digging through sheets.

Q: Can I automate repetitive tasks in Smartsheet?

Yes, Smartsheet has built-in, no-code automation tools. You can create rules that trigger based on dates, status changes, or new submissions. It’s helpful for reminders, approvals, or moving tasks between sheets. You don’t need to code anything, just set up triggers and actions in a visual editor.

Q: Is Smartsheet secure and compliant?

Smartsheet meets major security standards like ISO/IEC 27001, SOC 2 Type II, and GDPR. Data is encrypted at rest and in transit. Admins can manage access with role-based permissions, SSO, and multi-factor authentication. If you work in a regulated industry, Smartsheet offers enterprise options for more control and auditing.

Q: Can I track project performance in real time?

Yes, Smartsheet gives you real-time dashboards and reports. You can pull in data from multiple sheets to show task status, deadlines, budgets, or KPIs. Everything updates as users work, so you don’t need to manually refresh anything. It’s a good way to keep execs and teams aligned.

Q: How does Smartsheet handle document sharing and storage?

You can upload files directly to rows or attach them to sheets and forms. Smartsheet supports file types like PDFs, images, and Office docs. You can also link to cloud storage like Google Drive or OneDrive. It’s handy for keeping contracts, creative files, or reference docs tied to specific tasks.

Q: What happens if someone accidentally deletes data?

Smartsheet keeps a version history for sheets, so you can restore earlier versions if something goes wrong. Deleted rows and attachments go to a recycle bin, and you can recover them for a limited time. Admins also have tools to track user actions and prevent permanent loss.

Smartsheet is an AI-powered work management platform that helps teams plan, track, and manage work in a flexible spreadsheet-like interface. It’s a good fit for teams that require cross-functional coordination, such as operations, marketing, and PMO teams in industries like construction, healthcare, and IT. Smartsheet gives you a clear, customizable view of your work so you can keep projects moving without confusion or delays.

In this article, I’ll walk you through Smartsheet’s features, pros and cons, pricing, and where it works best—and where it doesn’t. If you’re trying to keep your projects organized and your team aligned, this’ll help you decide if Smartsheet’s right for your workflow.

Smartsheet Evaluation Summary

You can start faster by using ready-made templates, guided setup options, or importing existing work into Smartsheet.

Customer Rating

4.5 /5

Pricing

From $9/user/month (billed annually)
30-day free trial

Darum können Sie uns vertrauen

Smartsheet Overview

In my opinion, Smartsheet does a solid job as a project management software, especially for teams that like the familiarity of spreadsheets but need more structure and automation. It’s not the flashiest tool, but it delivers steady value with strong dashboards, flexible workflows, and solid reporting. It outperforms many tools when it comes to managing multiple, complex projects at scale, but it can feel clunky compared to lighter options.

Onboarding takes effort, and non-technical users might feel overwhelmed at first. That said, once it’s up and running, it’s a powerhouse for operations, marketing, and PMO teams that manage deadlines and dependencies across departments. If you’re judging tools based on control, visibility, and scalability, Smartsheet is a smart pick.

Play Video

pros

Gives your team a lot of flexibility with how you set up sheets, dashboards, and workflows
Proofing and approval tools can help you better collaborate with your team
Handles complex projects and cross-team coordination better than most tools

cons

It takes time to set up and isn’t very intuitive for new users
Interactive spreadsheets don’t automatically sync changes
You can’t easily build simple task lists without doing extra setup

Is Smartsheet Right For Your Needs?

Who Would be a Good Fit for Smartsheet?

Smartsheet works best for teams that manage complex projects with lots of moving parts, like operations, marketing, or PMO teams. If you’re tracking dependencies, deadlines, approvals, and deliverables across multiple people or departments, Smartsheet gives you the structure and visibility to keep things on track. It’s also a great tool if your team likes spreadsheets but needs more automation, reporting, and control.

Marketing Teams

You can manage campaign timelines, creative approvals, and content calendars in one place using built-in forms, reminders, and dashboards.
Construction Projects

Smartsheet is great for tracking tasks, permits, and inspections across vendors and crews using Gantt charts and status columns.
PMO Departments

You get a clear portfolio view of all your projects, timelines, and risks with built-in reports and resource views.
Healthcare Operations

Smartsheet helps you track compliance tasks, training, and onboarding with audit-ready logs and approval workflows.
IT Teams

Smartsheet is useful for managing system rollouts, support requests, and change logs with forms, automations, and sheet linking.
Mid-Sized & Enterprise-Level Companies

You get enough structure to handle complex operations and scale without needing a full custom solution.

Who Would be a Bad Fit for Smartsheet?

If your team runs simple, repeatable projects or just wants a fast way to assign tasks, Smartsheet might feel like overkill. It’s not built for teams that want plug-and-play simplicity or don’t have time to configure sheets and workflows. Creative teams, freelancers, or very small teams might feel bogged down by the setup and learning curve.

Freelance Creatives

Smartsheet requires too much setup just to manage a few tasks or share updates with clients.
Small Startups

You probably won’t need Smartsheet’s structure or reporting if your team’s still figuring out basic processes.
Sales Teams

Smartsheet isn't built for CRM work—tracking leads, calls, and deal stages feels clunky and inefficient.
Agencies

If you manage fast-turn client projects, Smartsheet may slow you down with too much structure and not enough speed.
Retail Stores

You won’t find much value in Smartsheet for day-to-day store ops or inventory tracking.
HR Teams

Smartsheet lacks people-first features, which makes it not the best fit for managing hiring pipelines or employee engagement.

Unsere Bewertungsmethodik

Wie wir Tools testen & bewerten

Wir haben jahrelang unser System zur Softwareüberprüfung und -bewertung aufgebaut, verfeinert und verbessert. Das Bewertungsschema wurde entwickelt, um die Feinheiten der Softwareauswahl und die Effektivität eines Tools einzufangen, wobei der Fokus auf den entscheidenden Aspekten des Entscheidungsprozesses liegt. Unten sehen Sie genau, wie unser Test- und Bewertungssystem über sieben Kriterien hinweg funktioniert. So können wir eine objektive Einschätzung der Software auf Grundlage von Kernfunktionen, herausragenden Merkmalen, Benutzerfreundlichkeit, Onboarding, Kundenservice, Integrationen, Kundenbewertungen und Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Kernfunktionalität (25% der Gesamtbewertung)

Ausgangspunkt unserer Bewertung ist immer die Kernfunktionalität des Tools. Hat es die grundlegenden Funktionen, die ein Nutzer erwarten würde? Sind einige dieser Kernfunktionen nur in höherpreisigen Tarifen verfügbar? Wir erwarten, dass ein Tool mindestens den grundlegenden Leistungsumfang seiner Mitbewerber erfüllt.

Herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)

Anschließend bewerten wir außergewöhnliche Funktionen, die über die üblichen Kernfunktionen hinausgehen. Eine hohe Bewertung spiegelt spezialisierte oder einzigartige Eigenschaften wider, durch die das Produkt schneller, effizienter oder für den Nutzer besonders wertvoll wird. Wir bewerten auch, wie einfach sich das Tool in andere Tools integrieren lässt, die üblicherweise im Tech-Stack zu finden sind, um die Funktionalität zu erweitern. Lösungen mit vielen nativen Integrationen, Drittanbieter-Anbindungen und API-Zugang zur Erstellung individueller Verknüpfungen schneiden am besten ab.

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)

Wir berücksichtigen, wie schnell und einfach sich die Aufgaben – basierend auf der Kernfunktionalität – mit dem Tool erledigen lassen. Eine hohe Bewertung erhalten Tools, die durchdacht gestaltet und intuitiv bedienbar sind, mobile Apps und Vorlagen bieten und sogar komplexe Aufgaben einfach erscheinen lassen.

Onboarding (10% der Gesamtbewertung)

Wir wissen, wie wichtig eine schnelle Einführung im Team ist, und bewerten deshalb, wie leicht ein Tool mit minimaler Schulung erlernt und genutzt werden kann. Wir prüfen, wie schnell neue Teammitglieder ohne Vorkenntnisse starten können. Lösungen, die wenig oder gar keine Unterstützung erfordern, erhalten die höchste Bewertung.

Kundenservice (10% der Gesamtbewertung)

Wir überprüfen, wie schnell und unkompliziert Hilfe per Telefon, Live-Chat oder Wissensdatenbank verfügbar ist. Tools und Unternehmen, die Echtzeit-Support bieten, schneiden am besten ab; Chatbots am schlechtesten.

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)

Neben unseren eigenen Tests beziehen wir auch den Net Promoter Score aktueller und ehemaliger Nutzer ein. Wir prüfen die Wahrscheinlichkeit, mit der sie das Tool erneut für die Kernfunktionalitäten wählen würden. Ein hohes Ergebnis spiegelt einen hohen Net Promoter Score bei aktuellen oder früheren Kund:innen wider.

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)

Abschließend vergleichen wir – unter Berücksichtigung aller anderen Kriterien – den Durchschnittspreis der Einstiegstarife mit den Kernfunktionen und bewerten das Preis-Leistungs-Verhältnis. Software, die mehr Leistung für weniger Geld bietet, bekommt die höchsten Werte.

New Product Updates from Smartsheet

September 6 2026

Smartsheet Introduces Custom Privacy Notices for Forms

Smartsheet introduces custom privacy notices in Admin Center that appear alongside Smartsheet’s notice on new and existing forms. This gives admins one place to manage organization-wide privacy messaging. Highlights include:

Custom Privacy Notices: Lets admins add organization-specific privacy information to forms.
Organization-Wide Setup: Applies the configured notice across all new and existing forms.
Separate Notices: Displays the organization’s notice alongside Smartsheet’s own privacy notice.
Admin Center Controls: Lets admins configure the notice once from a central location.