Die 10 besten Zeiterfassungs- und Spesenmanagement-Software für 2026
10 Shortlist für Zeit- und Spesenerfassungssoftware
Mit Zeit- und Spesenerfassungssoftware kann Ihr Team Arbeitszeiten erfassen, Projektkosten nachvollziehen und Ausgaben an einem Ort verwalten. Wenn Sie nach dem richtigen Tool suchen, versuchen Sie wahrscheinlich, genaue Abrechnung, Echtzeit-Transparenz und einfache Berichterstattung miteinander zu vereinen – und dabei Ihr Team auf die Projektausführung zu fokussieren.
Bei so vielen Optionen ist es schwer zu entscheiden, welche Plattform zu Ihrem Workflow passt, sich in Ihre Systeme einfügt und Ihre Compliance-Anforderungen unterstützt. Dieser Leitfaden stellt die besten Lösungen für 2026 vor, damit Sie Funktionen vergleichen, wichtige Unterschiede erkennen und die beste Lösung für Ihr Unternehmen wählen können.
Table of Contents
Why You Can Trust Us
We’ve been testing and reviewing project management software since 2012. As project managers ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different project management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
Zusammenfassung der besten Zeit- und Spesenerfassungssoftware
Diese Vergleichsgrafik fasst die Preisinformationen meiner bevorzugten Zeit- und Spesenerfassungssoftware zusammen, damit Sie die beste Option für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für fortschrittliche Lohn- und Gehaltsintegration | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $50/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für unbegrenzte Nutzer | Kostenlose 7-Tage-Testversion + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5.49/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für flexible, aufgabenbasierte Zeiterfassung | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten für detaillierte Produktivitätsanalysen | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2.49/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für visuelles Projektbudget-Tracking | 30-tägige kostenlose Testversion + Gratis-Plan verfügbar | Ab $9/Sitz/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 6 | Am besten für Belegscan-Automatisierung | 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für Architektur- und Designbüros geeignet | Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für Compliance-orientierte Organisationen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $400/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für automatisierte Spesenabrechnungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für das Management einer globalen Belegschaft | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website |
-
Accelo
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.4 -
Celoxis
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.4 -
Wrike
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.3
Bewertungen von Zeit- und Spesenerfassungssoftware
Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Zeit- und Spesenerfassungssoftware, die es auf meine Liste geschafft hat. In meinen Rezensionen gehe ich detailliert auf die Funktionen, Integrationen und besten Anwendungsfälle der jeweiligen Plattform ein, damit Sie das beste Tool für sich finden.
TimeTrex ist eine Workforce-Management-Plattform, die Zeiterfassung, Mitarbeiterplanung, Spesenmanagement und Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem einzigen System vereint.
Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?
TimeTrex eignet sich besonders gut für mittelständische und große Unternehmen mit stundenbasierter Belegschaft, mehreren Standorten und komplexen Anforderungen an Lohnabrechnung oder Compliance.
Warum ich TimeTrex gewählt habe
Ich habe TimeTrex als eine der besten Lösungen für fortschrittliche Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration ausgewählt, weil Zeiterfassung und Payroll-Verarbeitung im selben System stattfinden. Wenn Ihr Team sich ein- und ausstempelt, fließen diese Daten direkt in die Gehaltsberechnung ein, ohne dass manuelle Exporte oder Dateiübertragungen notwendig sind. Ich finde auch gut, dass TimeTrex Mehrquellen-Überweisung unterstützt – Sie können Beträge von mehreren Bankkonten abbuchen und Zahlungen in einem Durchlauf an verschiedene Mitarbeiterkonten überweisen. Zusätzlich berechnet die integrierte Lohnsteuer-Engine automatisch Bundes-, Landes- und Provinzsteuern und erstellt Compliance-Formulare wie W-2s, 940s, T4s und ROEs.
Wichtige Funktionen von TimeTrex
- Spesenerfassung: Erfassen Sie Ausgaben mit Belegfoto, wenden Sie Spesenkategorien an und reichen Sie Anträge durch einen konfigurierbaren Genehmigungsworkflow ein.
- Kostenstellenerfassung: Verteilen Sie Arbeitskosten auf verschiedene Kostenstellen, Abteilungen, Niederlassungen und Projekte innerhalb eines einzigen Zeiteintrags.
- Regeln für Überstunden- und Zuschlagszahlungen: Richten Sie individuelle Überstunden-, Feiertags- und Schichtzuschlagsregeln ein, die während der Gehaltsabrechnung automatisch berechnet werden.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeiter können ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, Ansprüche aufbauen und Details zur Direktüberweisung ohne HR-Beteiligung aktualisieren.
TimeTrex Integrationen
TimeTrex bietet Integrationen mit Lohn- und Buchhaltungsplattformen wie ADP, QuickBooks, Sage, Paychex, SurePay und Ceridian sowie mit Workforce- und HR-Tools wie Meditech, Insync, CompuPay, Tyler Technologies, Vensure Employer Services, Accero und Chris21. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenstellenerfassung ermöglicht Projektkostenkontrolle
- Mobile Belegerfassung unterwegs
- Automatische Rückerstattung über integriertes Payroll-Modul
Cons:
- Komplexe Ersteinrichtung bei fortschrittlichen Funktionen
- Admin-Dashboard kann komplex wirken
Clockify bietet Teams jeder Größe eine Möglichkeit, Arbeitszeiten und Ausgaben zu erfassen, ohne sich Gedanken über Nutzerlimits oder versteckte Kosten machen zu müssen. Besonders praktisch ist es für Agenturen, Beratungsunternehmen und verteilte Teams, die mehrere Projekte und Kunden mit begrenztem Budget verwalten. Wenn Sie nach einem Tool suchen, das mit Ihrem Team mitwächst und unbegrenzte Nutzer im kostenlosen Tarif bietet, ist Clockify genau dafür gemacht.
Warum ich Clockify ausgewählt habe
Was Clockify besonders macht, ist das Angebot unbegrenzter Nutzer im kostenlosen Tarif – etwas, das bei Tools zur Zeit- und Ausgabenerfassung selten ist. Ich habe Clockify ausgewählt, weil dieses Modell die Hürden für wachsende Teams und Organisationen mit wechselnden Mitarbeiterzahlen beseitigt. Mit Clockify können Sie Arbeitszeiten erfassen, Ausgaben eintragen und Projekte verwalten, ohne sich um Nutzerobergrenzen sorgen zu müssen oder upzugraden, nur um weitere Personen hinzufügen zu können. Für Teams, die Flexibilität und Skalierbarkeit ohne zusätzliche Kosten wünschen, ist dieses Feature ein praxisnaher Vorteil.
Clockify-Hauptfunktionen
Zu den weiteren nützlichen Funktionen von Clockify für Teams im Bereich Zeit- und Ausgabenverwaltung gehören unter anderem:
- Abrechenbare Stundensätze: Weisen Sie benutzerspezifische, projekt- oder aufgabenbezogene Stundensätze für eine präzise Kundenabrechnung zu.
- Ausgabenverwaltung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben zusammen mit den erfassten Zeiten für jedes Projekt.
- Genehmigung von Stundenzetteln: Richten Sie Workflows für Vorgesetzte ein, um eingereichte Stundenzettel zu überprüfen und freizugeben.
- Detaillierte Berichte: Erstellen Sie exportierbare Berichte über Zeitnutzung, Ausgaben und Projektfortschritt.
Clockify-Integrationen
Zu den Integrationen zählen QuickBooks, Jira, Google Calendar, Outlook, Asana, Trello, GitHub, GitLab, Salesforce und monday.com.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Nutzer im kostenlosen Tarif enthalten
- Integrierte Genehmigungs-Workflows für Stundenzettel verfügbar
- Mobile App ermöglicht Zeiterfassung auch offline
Cons:
- Erfassung von Ausgaben ohne Beleg-Upload-Funktion
- Keine integrierten Lohnabrechnungstools
My Hours ist für Teams und Freiberufler konzipiert, die flexible, aufgabenbezogene Kontrolle über ihre Zeiterfassung benötigen. Mit der Plattform können Sie die Arbeit nach Projekten und Aufgaben organisieren, abrechenbare Stundensätze zuweisen und die Zeit für jede Aktivität detailliert erfassen. Wenn Ihre Arbeit das Jonglieren mit mehreren Kunden oder wechselnden Prioritäten erfordert, bietet My Hours die granulare Nachverfolgung, die notwendig ist, um alles organisiert und abrechenbar zu halten.
Warum ich My Hours ausgewählt habe
Was My Hours auszeichnet, ist der Fokus auf eine flexible, aufgabenbasierte Zeiterfassung, die sich an verschiedene Arbeitsstile anpasst. Sie können Projekte in einzelne Aufgaben unterteilen, eigene abrechenbare Stundensätze zuweisen und die Zeit für jede Aktivität separat erfassen. Ich habe My Hours ausgewählt, weil Sie zu jedem Zeiteintrag ausführliche Notizen hinzufügen können, was die Abrechnung der Stunden gegenüber dem Kunden erleichtert und die Arbeitsdokumentation verbessert. Für Teams oder Freiberufler, die wechselnde Prioritäten und mehrere Kunden verwalten müssen, ist dieses Maß an aufgabenbezogener Kontrolle ideal.
My Hours Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die für Teams und Freiberufler nützlich sein können, sind:
- Automatisierte Zeitberichte: Erstellen Sie detaillierte Berichte nach Projekt, Kunde oder Teammitglied zur einfachen Überprüfung und zum Export.
- Spesenverfolgung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben zusammen mit den Zeiteinträgen für eine einheitliche Projektabrechnung.
- Genehmigungs-Workflows: Reichen Sie Stundenzettel zur Genehmigung durch den Vorgesetzten ein, bevor die abrechenbaren Stunden finalisiert werden.
- Mobile App: Erfassen Sie Zeiten und verwalten Sie Aufgaben über iOS- und Android-Geräte.
My Hours Integrationen
Zu den Integrationen gehören Atlassian Jira, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Asana, Basecamp, monday.com, ClickUp, Microsoft Project, QuickBooks und Xero.
Pros and Cons
Pros:
- Aufgabenbezogene Zeiterfassung unterstützt genaue Abrechnung
- Individuelle abrechenbare Stundensätze pro Projekt oder Kunde
- Detaillierte Notizen können zu Zeiteinträgen hinzugefügt werden
Cons:
- Keine integrierte Rechnungsstellung oder Zahlungsabwicklung
- Keine automatische Zeiterfassung
TimeCamp zeichnet sich für Teams und Manager aus, die genau analysieren möchten, wie Arbeitsstunden über Projekte und Aufgaben hinweg genutzt werden. Die automatische Zeiterfassung und detaillierte Produktivitätsanalysen helfen digitalen Agenturen, Beratungsunternehmen und Remote-Teams dabei, herauszufinden, wohin die Zeit fließt und Engpässe im Arbeitsablauf zu erkennen. Wenn Sie detaillierte Berichte zur Unterstützung von Abrechnung, Gehaltsabrechnung oder Leistungsüberprüfungen benötigen, bietet der analyseorientierte Ansatz von TimeCamp einen klaren Vorteil.
Warum ich TimeCamp ausgewählt habe
Wenn Sie genau nachvollziehen möchten, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, heben sich die detaillierten Produktivitätsanalysen von TimeCamp von anderen Zeiterfassungstools ab. Die Plattform erfasst automatisch die auf Apps, Websites und Aufgaben verbrachte Zeit und fasst diese Daten in visuellen Berichten zusammen, die Trends und Ineffizienzen aufzeigen. Ich habe TimeCamp ausgewählt, weil die Berichtsfunktionen es ermöglichen, die Zeitnutzung nach Projekt, Kunde oder Teammitglied aufzuschlüsseln. So lassen sich Engpässe leichter erkennen und Arbeitsabläufe optimieren. Für Teams, die aus ihren Zeiterfassungsdaten umsetzbare Einblicke gewinnen möchten, ist der analysebasierte Ansatz von TimeCamp ideal.
TimeCamp Hauptfunktionen
Weitere hilfreiche Funktionen für Teams, die Zeit und Kosten verwalten, sind unter anderem:
- Automatische Anwesenheitserfassung: Überwachen Sie Mitarbeiteranwesenheit und Abwesenheiten direkt in der Plattform.
- Berechnung von abrechenbaren Stunden: Markieren Sie erfasste Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar für eine genaue Kundenabrechnung.
- Kostenverfolgungsmodul: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben zusammen mit der erfassten Zeit für einheitliche Berichte.
- Mobile App: Erfassen Sie Zeiten und verwalten Sie Aufgaben über iOS- und Android-Geräte.
TimeCamp-Integrationen
Zu den Integrationen zählen Asana, Trello, monday.com, ClickUp, Jira, GitHub, Xero, QuickBooks, Google Kalender und Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Automatische Zeiterfassung läuft im Hintergrund
- Produktivitätsanalysen umfassen Webseiten- und App-Nutzung
- Anwesenheits- und Abwesenheitserfassung sind integriert
Cons:
- Keine Kilometererfassung für Außendienstteams
- Kostenmodul bietet keine Belegerfassung
Harvest zeichnet sich aus für Teams, die Projektbudgets mit klaren, visuellen Einblicken genau im Blick behalten müssen. Es ist besonders geeignet für Agenturen, Beratungsunternehmen und projektbasierte Unternehmen, die Zeit, Ausgaben und Budgetfortschritt an einem Ort verfolgen möchten. Wenn Sie ein Tool suchen, mit dem Budgetrisiken leicht erkannt werden können, bevor sie zu Problemen werden, ist Harvest genau darauf ausgelegt.
Warum ich Harvest ausgewählt habe
Harvest ist mir durch seinen starken Fokus auf die visuelle Verfolgung von Projektbudgets aufgefallen, was für viele projektorientierte Teams ein zentrales Bedürfnis ist. Das Tool zeigt den Budgetfortschritt in Echtzeit mit klaren visuellen Indikatoren, sodass Sie schnell erkennen, ob ein Projekt Gefahr läuft, das Budget zu überschreiten. Mir gefällt, dass Sie Budgetgrenzen nach Stunden oder Gebühren festlegen und sie überwachen können, während Ihr Team Zeit und Ausgaben einträgt. Für alle, die den Budgetstatus stets im Blick behalten müssen, macht Harvests visuelle Herangehensweise es einfach, die Finanzen eines Projekts unter Kontrolle zu halten.
Harvest Hauptfunktionen
Weitere Funktionen von Harvest, die für Teams bei der Verwaltung von Zeit und Ausgaben nützlich sein können, sind unter anderem:
- Spesenbeleg-Uploads: Digitalisierte Belege können direkt an Speseneinträge angehängt werden, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten.
- Automatische Erinnerungen: Automatische Erinnerungen an Teammitglieder, ihre Stundenzettel rechtzeitig einzureichen.
- Rechnungsstellung: Erstellung und Versand von Rechnungen an Kunden auf Basis der erfassten Zeiten und Ausgaben.
- Mobile Zeiterfassung: Zeiterfassung und Ausgabenerfassung von iOS- und Android-Geräten aus.
Harvest-Integrationen
Integrationen umfassen Asana, Jira, Slack, Google Kalender, GitHub, Stripe, Trello, QuickBooks Online, Xero und Basecamp.
Pros and Cons
Pros:
- Visuelle Budgetverfolgung mit farblich codierten Warnungen
- Spesenbeleg-Uploads zur Nachverfolgung von Erstattungen
- Rechnungsstellung direkt aus erfasster Zeit und Ausgaben
Cons:
- Keine Kilometererfassung für Speseneinträge
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität der mobilen App
Wenn Ihr Team zu viel Zeit mit der manuellen Eingabe von Belegen verbringt, bietet Expensify eine Möglichkeit, diesen Prozess mit seiner fortschrittlichen Belegerkennungstechnologie zu automatisieren. Es ist eine starke Lösung für Unternehmen jeder Größe, die Ausgaben mit minimalem manuellen Aufwand erfassen, kategorisieren und berichten möchten. Die SmartScan-Funktion von Expensify verwandelt Papierbelege schnell in digitale Buchungen und hilft Finanzteams sowie Vielreisenden, organisiert und prüfungsbereit zu bleiben.
Warum ich Expensify gewählt habe
Die Automatisierung der Belegerkennung durch Expensify ist ein großer Vorteil für Teams mit hohem Belegaufkommen. Die SmartScan-Funktion liest Belege aus und extrahiert automatisch die Daten, ordnet sie Kreditkartentransaktionen zu und kategorisiert die Ausgaben. Ich schätze, dass Expensify außerdem automatisch Spesenabrechnungen aus den gescannten Belegen erstellt und dadurch den manuellen Aufwand sowie Fehler reduziert. Für Unternehmen, die Rückerstattungsprozesse beschleunigen und die Genauigkeit verbessern wollen, sind die Automatisierungstools von Expensify eine starke Wahl.
Expensify – wichtige Funktionen
Weitere hilfreiche Funktionen für Teams, die Ausgaben verwalten, sind:
- Firmenkartenverwaltung: Ausgabe und Verwaltung von Expensify-Karten für Mitarbeitende mit Echtzeit-Transaktionsüberwachung.
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Erstellung individueller Genehmigungsketten für Spesenabrechnungen basierend auf den Richtlinien des Unternehmens.
- Kilometerverfolgung: Erfassen und Erstatten von geschäftlicher Reisetätigkeit direkt in der App.
- Regeln zur Richtlinieneinhaltung: Automatische Markierung von Ausgaben, die gegen die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens verstoßen.
Expensify-Integrationen
Zu den Integrationen zählen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Gusto, Workday, ADP, Uber, Lyft und Oracle.
Pros and Cons
Pros:
- SmartScan extrahiert automatisch Daten aus Belegen
- Firmenkartentransaktionen werden in Echtzeit synchronisiert
- Mehrwährungsunterstützung für internationale Teams
Cons:
- Keine integrierte Projektzeiterfassung
- Die Einrichtung der Genehmigungs-Workflows kann verwirrend sein
Houzz Pro ist maßgeschneidert für Architektur- und Designbüros, die Projektstunden und Ausgaben zusammen mit der Kundenkommunikation und Angeboten verfolgen müssen. Es ist besonders nützlich für Fachleute, die mehrere Projekte, Budgets und Kundenfreigaben an einem Ort verwalten. Wenn Ihr Team sowohl Designarbeit, Rechnungsstellung als auch Zeiterfassung koordinieren muss, vereint Houzz Pro diese Funktionen in einer einzigen Plattform.
Warum ich Houzz Pro gewählt habe
Houzz Pro hebt sich ab für Architektur- und Designfirmen, die Zeit und Ausgaben im Rahmen projektbasierter Arbeit verwalten müssen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, abrechenbare Stunden direkt bestimmten Projekten zuzuordnen und Spesen auf Kundenrechnungen anzuhängen, was besonders nützlich ist für Firmen, die mehrere Kunden und Projektphasen betreuen. Mir gefällt, dass man aus den erfassten Zeiten und Kosten gebrandete Angebote und Rechnungen generieren kann – dadurch bleibt alles dem Kunden gegenüber professionell. Für Teams, die Projektausgaben und die Kommunikation mit Kunden eng verknüpfen müssen, bietet Houzz Pro eine fokussierte Lösung.
Houzz Pro Hauptfunktionen
Weitere hilfreiche Funktionen für Architektur- und Designteams sind unter anderem:
- Mobile Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitsstunden und Ausgaben von jedem Ort aus per mobiler App.
- Anpassbare Projektvorlagen: Richten Sie wiederkehrende Projektstrukturen für verschiedene Auftragstypen ein.
- Kundenportal: Gewähren Sie Kunden Zugriff auf Projektfortschritte, Rechnungen und freigegebene Dokumente.
- Aufgabenverteilung: Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und verfolgen Sie deren Erledigung innerhalb jedes Projekts.
Houzz Pro Integrationen
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Google Kalender, iCloud, Office 365, Exchange, Outlook, Gmail und Google Drive.
Pros and Cons
Pros:
- Synchronisiert Zeiteinträge direkt mit QuickBooks Online
- Mobile App unterstützt die Erfassung von Ausgaben vor Ort
- Projektbasierte Zeiterfassung für mehrere Aufträge
Cons:
- Keine integrierte Kilometererfassung
- Begrenzte Auswertungsmöglichkeiten für Zeitberichte
DATABASICS ist für Organisationen konzipiert, die strenge Compliance- und Prüfungsanforderungen an ihre Zeit- und Spesenerfassung stellen. Besonders relevant ist es für Regierungsauftragnehmer, Non-Profit-Organisationen und Unternehmen mit komplexen regulatorischen Anforderungen. Wenn Ihr Team Herausforderungen bei der Durchsetzung von Richtlinien, Prüfpfaden oder mehrstufigen Genehmigungen hat, ist DATABASICS darauf ausgelegt, diese Prioritäten zu adressieren.
Warum ich DATABASICS gewählt habe
Was DATABASICS auszeichnet, ist der spezielle Fokus auf Compliance-orientierte Organisationen, die strenge regulatorische und Prüfungsstandards einhalten müssen. Die Plattform bietet konfigurierbare Richtliniendurchsetzung, sodass Sie Regeln aufstellen können, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen und jede Eingabe konform erfolgt. Ich schätze zudem, dass DATABASICS detaillierte Prüfpfade und mehrstufige Genehmigungsworkflows bereitstellt, was für Teams unerlässlich ist, die jeden Schritt für Audits oder interne Überprüfungen dokumentieren müssen. Wenn Ihr Unternehmen in einem stark regulierten Umfeld operiert, machen diese Funktionen DATABASICS zu einer idealen Lösung für Ihre Zeit- und Spesenerfassung.
DATABASICS Schlüsselfunktionen
Weitere Funktionen von DATABASICS, die für auf Compliance ausgerichtete Teams nützlich sein können, sind:
- Tagespauschalen-Management: Setzen und verwalten Sie Tagespauschalen für Reiseausgaben je nach Standort und Richtlinie.
- Mehrwährungsunterstützung: Erfassen und konvertieren Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen für globale Teams.
- Mobile App-Erfassung: Erfassen Sie Zeiten und Spesen direkt von iOS- und Android-Geräten aus.
- Projektbasierte Nachverfolgung: Ordnen Sie Zeiten und Spesen bestimmten Projekten oder Förderungen zu, um detaillierte Berichte zu ermöglichen.
DATABASICS Integrationen
Zu den Integrationen gehören Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, SAP, ADP, Paychex, QuickBooks, Ceridian, UKG und American Express.
Pros and Cons
Pros:
- Prüfpfade für jede Zeit- und Spesenerfassung
- Tagespauschalen-Management für Reisekosten-Compliance
- Mehrwährungsunterstützung für internationale Teams
Cons:
- Keine integrierte Kilometererfassung
- Mobile App-Oberfläche kann veraltet wirken
Certify sticht hervor für Teams, die die Erstellung von Spesenabrechnungen und deren Freigabe automatisieren möchten. Besonders nützlich ist das Tool für Finanzteams und Unternehmen mit häufigen Dienstreisen oder wiederkehrenden Ausgaben. Mit Funktionen wie Beleg-Scan und Richtlinienkontrolle hilft Certify dabei, manuelle Eingaben zu reduzieren und ein einheitliches Ausgabenmanagement zu gewährleisten.
Warum ich Certify gewählt habe
Die Automatisierung der Spesenabrechnung ist das Kernmerkmal, mit dem Certify insbesondere für Finanzteams und Vielreisende punktet. Die Plattform nutzt Beleg-Scan und automatische Datenerfassung, um Spesenberichte mit minimalem manuellem Aufwand zu erstellen. Mir gefällt, dass Certify auch während der Berichtserstellung die unternehmensinternen Richtlinien prüft und so schon vor Einreichung für Compliance sorgt. Wer Zeit bei der Abrechnung sparen und die Genauigkeit verbessern möchte, findet in den Automatisierungsfunktionen von Certify die passende Lösung.
Wichtige Funktionen von Certify
Weitere nützliche Funktionen für Finanzteams sind:
- Automatisierte Rückerstattungsverarbeitung: Certify kann Rückerstattungen direkt nach Freigabe der Spesenberichte auslösen.
- Kreditkartentransaktionen importieren: Synchronisiert Firmenkreditkartentransaktionen für schnellere Zuordnung und Abstimmung von Ausgaben.
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Unterstützt individuelle Freigabeketten gemäß der Unternehmensstruktur.
- Mobile App für die Spesen-Erfassung: Anwender können Spesenbelege bequem per Smartphone erfassen und einreichen.
Certify Integrationen
Zu den Integrationen zählen Sage Intacct, Amazon Business, Amtrav, Atriis, AWS, CTM, CWT, Direct Travel, Emburse Book und Egencia.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisiertes Beleg-Scanning reduziert manuelle Erfassung
- Mehrstufige Genehmigungsworkflows unterstützen komplexe Richtlinien
- Direkter Import von Firmenkreditkartentransaktionen möglich
Cons:
- Keine integrierte Zeiterfassungsfunktion
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Berichte und Analysen
Replicon ist für Organisationen konzipiert, die eine globale Belegschaft mit komplexen Anforderungen an Zeiterfassung, Anwesenheit und Spesen verwalten. Es eignet sich besonders für multinationale Unternehmen, die Compliance, regionale Arbeitsgesetze und Spesenabrechnung in mehreren Währungen auf einer Plattform handhaben müssen. Wenn Ihr Team grenzüberschreitend arbeitet und eine detaillierte Kontrolle über Zeit- und Spesendaten benötigt, vereint Replicon diese Fähigkeiten für eine zentrale Verwaltung.
Warum ich Replicon ausgewählt habe
Für Teams, die eine globale Belegschaft steuern, bietet Replicon spezialisierte Werkzeuge zur Erfassung von Arbeitszeiten und Spesen in verschiedenen Ländern und Compliance-Umgebungen. Die Plattform unterstützt regionsspezifische Arbeitszeitregelungen, Spesenmanagement in mehreren Währungen und automatische Steuerberechnungen – alles entscheidend für internationale Unternehmen. Ich schätze, wie Replicon Zeit- und Spesendaten zentralisiert und dennoch eine lokale Anpassung ermöglicht, sodass Sie sowohl globale als auch regionale Anforderungen erfüllen können. Wenn Ihr Unternehmen Personaldaten im großen Maßstab verwalten und die Einhaltung verschiedener Vorschriften gewährleisten muss, ist Replicon für diese Komplexität geschaffen.
Replicon Hauptfunktionen
Weitere Funktionen, die für globale Teams nützlich sein könnten:
- KI-gestützte Validierung von Stundenzetteln: Überprüft Stundenzettel automatisch auf Fehler oder Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien vor der Freigabe.
- Mobile App zur Erfassung von Zeit und Spesen: Nutzer können ihre Arbeitszeiten und Spesen von überall mit dem Mobilgerät einreichen.
- Individuelle Genehmigungsworkflows: Mehrstufige Genehmigungsprozesse, zugeschnitten auf die Struktur Ihres Unternehmens.
- Echtzeit-Analyse-Dashboard: Visualisiert Zeit- und Spesendaten mit anpassbaren Berichten und Dashboards.
Replicon-Integrationen
Zu den Integrationen gehören SAP, Oracle, ADP, QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Tableau und Power BI.
Pros and Cons
Pros:
- Weltweite Spesenverfolgung in mehreren Währungen
- Automatisierte Einhaltung regionaler Arbeitsgesetze
- Echtzeit-Analysen für transparente Personalkosten
Cons:
- Keine integrierte Fahrtstreckenerfassung
- Genauigkeit beim Scannen von Spesenbelegen schwankt
Weitere Zeit- und Spesenerfassungssoftware
Hier sind einige weitere Optionen für Zeit- und Spesenerfassungssoftware, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Minute7
Am besten für die Synchronisation mit QuickBooks
- BigTime
Am besten für professionelle Dienstleistungsunternehmen geeignet
- Zoho Projects
Am besten für integrierte Projektzusammenarbeit
- Timesheets.com
Am besten geeignet zur Erfassung von abrechenbaren Stunden nach Kunde
So bewerte ich Zeit- und Ausgabenerfassungssoftware
Software zur Zeiterfassung und Ausgabenerfassung sorgt dafür, dass die abrechenbaren Stunden eines Beratungsunternehmens mit den Kundenrechnungen abgestimmt werden, oder ermöglicht es einem Projektmanager, genau zu erkennen, wo ein Budget aus dem Ruder läuft – und das rechtzeitig, um Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Wenn ich Tools in dieser Kategorie bewerte, teile ich meine Überlegungen in zwei Ebenen: Was jedes Tool mindestens leisten muss, um auf diese Liste zu kommen, und was die einzelnen Tools voneinander unterscheidet.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Für Software zur Zeit- und Ausgabenerfassung prüfe und bewerte ich folgende Kernfunktionen:
- Methoden zur Zeiterfassung: Ich achte auf flexible Möglichkeiten wie Start/Stopp-Timer, manuelle Eingabe und Wochenzeiterfassungsblätter, damit Teams ihre Stunden passend zu ihrem Arbeitsablauf erfassen können.
- Zuordnung zu Projekten und Kunden: Jede Stunde und jeder Euro braucht ein Ziel. Ich überprüfe, ob Zeit und Ausgaben bestimmten Projekten, Kunden, Aufgaben oder Kostenstellen zugeordnet werden können.
- Erfassung von Ausgaben und Belegen: Mobiles Hochladen von Belegen per Foto oder OCR-Scan ist unerlässlich. Ein Tool, das keine Belege zu kategorisierten Ausgabeneinträgen anhängen kann, reicht nicht aus.
- Abrechnungspflichtige vs. nicht abrechnungsfähige Erfassung: Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Rechnungsgenauigkeit. Ich bewerte, wie jedes Tool die Tarifkonfiguration pro Nutzer, Projekt oder Kunde handhabt.
- Genehmigungs-Workflows: Die Überprüfung und Genehmigung von Stundenzetteln und Spesenabrechnungen durch Manager sollte integriert sein und nicht über Workarounds oder Drittanbieter-Tools nachgerüstet werden.
- Berichte und Analysen: Ich suche nach filterbaren Berichten zu Auslastung, Projektkosten und Ausgabenaufschlüsselungen, die sauber in Formate exportiert werden können, die Teams wirklich nutzen.
- Rechnungsstellung bzw. Abrechnungsweg: Erfasste Zeiten und Ausgaben müssen eindeutig auf eine Rechnung führen. Ich prüfe, ob jedes Tool eine native Rechnungsstellung bietet oder einen zuverlässigen Export in Buchhaltungssysteme ermöglicht.
- Mobiler Zugriff: Außendienstmitarbeiter, reisende Berater und verteilte Teams brauchen eine echte mobile App – nicht nur eine responsive Webseite mit eingeschränkter Funktionalität.
Ein Tool muss die meisten dieser Fähigkeiten bieten, um auf der Liste zu stehen. Von dort aus betrachte ich, was jedes Tool besonders macht.
Herausragende Funktionen (Was die Auswahl unterscheidet)
Einige Tools heben sich durch erweiterte Richtliniensteuerungen für DCAA- oder DSGVO-Konformität sowie Multiwährungs- oder Steuerverwaltung für globale Teams ab. Ich berücksichtige auch, wie tief die Integrationen gehen – verbindet sich das Tool nicht nur mit Buchhaltungsplattformen, sondern auch direkt mit Projektmanagement- und HR-Systemen oder unterstützt es benutzerdefinierte Automatisierung per API? Automatisierte Zeiterfassung per KI oder Aktivitätsverfolgung kann die Akzeptanzrate stark erhöhen, gerade bei Unternehmen, in denen manuelle Eingabe zu vergessenen abrechenbaren Stunden führt.
Was ich über die Funktionen hinaus bewerte
Ich beurteile, wie gut jedes Tool auf seine Zielkundschaft zugeschnitten ist. Ein Freelancer, der Arbeitsstunden für zwei Kunden erfasst, hat ganz andere Anforderungen als ein Beratungsunternehmen mit 200 Mitarbeitern und DCAA-konformer Zeiterfassung. Das Preismodell spielt hier ebenfalls eine Rolle – Pro-Nutzer-Kosten können bei größeren Teams schnell steigen, während Pauschalmodelle für kleinere Teams zu teuer sein können. Ich beziehe auch den Aufwand für die Einführung mit ein, denn Zeittracking-Software entfaltet ihren Wert nur, wenn sie aktiv genutzt wird. Ein Tool, das Wochen für die Einrichtung und Schulung benötigt, ist nur schwer an Teams zu verkaufen, die eine schnelle Einführung brauchen.
Wie Sie Zeit- und Spesenerfassungssoftware auswählen
Man verliert sich leicht in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen. Damit Sie sich bei Ihrem individuellen Auswahlprozess nicht verzetteln, hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie beachten sollten:
| Faktor | Worauf achten? |
| Skalierbarkeit | Bewältigt die Software Ihre Teamgröße und das geplante Wachstum? Prüfen Sie Nutzergrenzen und Flexibilität der Tarife, wenn Ihr Unternehmen wächst. |
| Integrationen | Lässt sie sich direkt mit Ihrer Lohnabrechnung, Buchhaltung oder Projektmanagement verbinden? Überprüfen Sie die Kompatibilität mit Ihrer vorhandenen IT-Landschaft. |
| Anpassbarkeit | Können Sie Kategorien, Freigabeprozesse und Berichte an Ihre Abläufe anpassen? Vermeiden Sie starre Systeme, die Sie zum Umstellen Ihrer Prozesse zwingen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Wird Ihr Team das Tool schnell übernehmen? Achten Sie auf eine klare Navigation, minimale Dateneingabe und eine einfache Oberfläche, die den Arbeitsgewohnheiten Ihres Teams entspricht. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert die Einführung? Prüfen Sie, ob Unterstützung bei der Datenübernahme, Schulungsressourcen und Onboarding-Hilfen angeboten werden. |
| Kosten | Sind die Preismodelle transparent und planbar? Berücksichtigen Sie alle Nutzer, Zusatzmodule und mögliche Mehrkosten, um böse Überraschungen zu vermeiden. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Bietet der Anbieter Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe und Prüfprotokolle? Achten Sie auf die Einhaltung Ihrer Datenschutzanforderungen. |
| Support-Verfügbarkeit | Welche Supportkanäle werden angeboten und zu welchen Zeiten? Überlegen Sie, ob Sie rund um die Uhr Unterstützung oder einen festen Ansprechpartner benötigen. |
Was ist Zeit- und Spesenerfassungssoftware?
Zeit- und Spesenerfassungssoftware ist eine Komplettlösung, mit der Unternehmen die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden erfassen, Ausgaben verwalten und eine korrekte Abrechnung auf einer einzigen Plattform sicherstellen können. Diese Tools werden häufig zusammen mit Buchhaltungssoftware verwendet, um Kunden abzurechnen, Projektkosten zu überwachen und die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten.
Durch die Kombination von Zeiterfassungssoftware mit Ausgabenmanagement erhalten Teams bessere Transparenz über Arbeitsstunden, Kosten und Gesamtleistung. Viele Plattformen unterstützen zudem Ressourcenmanagement und Prognosen, damit Unternehmen Arbeitslasten planen, Ressourcen zuteilen und projektübergreifend Zeit sparen können.
Funktionen von Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware
Wenn Sie eine Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware auswählen, sollten Sie auf die folgenden Schlüsselfunktionen achten:
- Zeiterfassung: Ermöglicht Nutzern, geleistete Stunden für bestimmte Projekte, Aufgaben oder Kunden entweder manuell oder mithilfe von Timern zu erfassen, um genaue Aufzeichnungen für die Lohnabrechnung oder Abrechnung sicherzustellen.
- Spesenverwaltung: Ermöglicht Nutzern, projektbezogene Ausgaben zu dokumentieren und zu kategorisieren, Belege anzuhängen und die Ausgaben im Verhältnis zum Budget zu überwachen.
- Abrechenbare Stundensätze: Unterstützt die Zuweisung unterschiedlicher Stundensätze für Projekte, Kunden oder Rollen, was die Rechnungsstellung und die Analyse der Rentabilität erleichtert.
- Genehmigungsworkflows: Ermöglichen es Managern, Arbeitszeittabellen und Spesenberichte zu prüfen und zu genehmigen, bevor sie finalisiert oder abgerechnet werden.
- Berichte und Analysen: Erstellt detaillierte Berichte zur Zeiterfassung, zu Ausgaben und abrechenbaren Stunden, um Teams dabei zu helfen, Projektkosten und Produktivität zu überwachen.
- Datenexport: Bietet Optionen, Arbeitszeiten und Ausgabendaten in Formate wie CSV, PDF oder direkt in Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungssysteme zu exportieren.
- Mobiler Zugang: Bietet mobile Apps oder responsive Weboberflächen, damit Nutzer auch unterwegs Zeit und Ausgaben erfassen können.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbindet sich mit anderen Geschäftstools wie Buchhaltungs-, Lohn- oder Projektmanagement-Systemen, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Ermöglichen Administratoren die Kontrolle darüber, wer Einträge zu Zeiten und Ausgaben einsehen, bearbeiten oder genehmigen darf und unterstützen so Datensicherheit und Compliance.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Versenden automatisierte Hinweise, um Nutzer an die Abgabe von Arbeitszeiten zu erinnern oder fehlende Einträge zu melden und so Verzögerungen und Fehler zu minimieren.
Vorteile von Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware
Der Einsatz von Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware bietet Ihrem Team und Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Genaue Abrechnung: Automatisierte Zeit- und Spesenerfassungen sorgen dafür, dass Rechnungen tatsächliche Arbeiten und Kosten widerspiegeln, wodurch Streitigkeiten und entgangene Einnahmen reduziert werden.
- Bessere Projektübersicht: Echtzeit-Tracking und Berichts-Funktionen helfen Teams, Budgets, Zeitpläne und Ressourcenzuweisung über Projekte hinweg zu überwachen.
- Vereinfachte Compliance: Genehmigungsworkflows und Prüfpfade unterstützen die Einhaltung interner Richtlinien und externer Bestimmungen.
- Vereinfachte Lohn- und Rechnungsstellung: Datenexport- und Integrationsmöglichkeiten erleichtern die Übertragung von Informationen in Lohn- und Buchhaltungssysteme.
- Erhöhte Verantwortlichkeit: Rollenbasierte Berechtigungen und detaillierte Logs machen deutlich, wer Einträge erstellt, genehmigt oder bearbeitet hat und sorgen so für Transparenz.
- Schnellere Genehmigungen: Automatisierte Benachrichtigungen und zentrale Workflows beschleunigen die Prüfung von Arbeitszeiten und Spesenberichten.
- Bessere Ressourcenplanung: Analyse- und Reportingtools liefern Einblicke in Teamkapazitäten und Projektprofitabilität und unterstützen künftige Planungen.
Kosten und Preise von Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware
Für die Auswahl einer Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware ist es wichtig, die verschiedenen Preismodelle und -pläne zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Erweiterungen und weiteren Kriterien. Die nachfolgende Tabelle fasst übliche Pläne, deren durchschnittliche Preise sowie typische enthaltene Funktionen von Zeiterfassungs- und Spesenerfassungslösungen zusammen:
Vergleichstabelle für Zeiterfassungs- und Spesenerfassungssoftware
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Typische Funktionen |
| Kostenloser Plan | $0 | Basis-Zeiterfassung, manuelle Spesenerfassung, eingeschränktes Reporting und Einzelbenutzerzugang. |
| Persönlicher Plan | $5-$10/user/month | Zeiterfassung und Spesenerfassung, grundlegende Berichte, mobile Nutzung und begrenzte Integrationen. |
| Business-Plan | $10-$25/user/month | Mehrbenutzer-Unterstützung, Genehmigungsworkflows, erweiterte Berichte, Integrationen und rollenbasierte Berechtigungen. |
| Enterprise-Plan | $25-$50/user/month | Individuelle Integrationen, dedizierter Support, erweiterte Sicherheit, Prüfpfade und Compliance-Funktionen. |
FAQs zu Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware:
Kann Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware mehrere Währungen verwalten?
Ja, viele Lösungen zur Zeiterfassung und Spesenabrechnungen unterstützen mehrere Währungen. Das ist besonders nützlich für Teams, die mit internationalen Kunden oder entfernten Mitarbeitenden arbeiten. Prüfen Sie immer, ob die Software das Festlegen von Standardwährungen pro Projekt ermöglicht und ob Spesen für Berichte automatisch umgerechnet werden.
Wie funktionieren Genehmigungs-Workflows in Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware?
Genehmigungs-Workflows ermöglichen es Führungskräften, Stundenzettel oder Spesenberichte zu prüfen und freizugeben, bevor sie abgeschlossen werden. In der Regel können mehrstufige Freigaben eingerichtet, Genehmigende nach Projekt oder Abteilung zugewiesen und Benachrichtigungen bei benötigter Aufmerksamkeit erhalten werden. Das hilft, Fehler zu vermeiden und sorgt für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Welche Arten von Berichten kann ich mit Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware erstellen?
Die meisten Plattformen ermöglichen Berichte zu abrechnungsfähigen Stunden, Projektkosten, Spesenkategorien und Mitarbeiterauslastung. Oft lassen sich Filter nach Zeitraum, Kunde oder Projekt setzen und die Berichte im CSV- oder PDF-Format exportieren. Diese Berichte unterstützen Sie bei Rechnungsstellung, Lohnabrechnung und Projektanalyse.
Ist es möglich, Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware mit Lohn- oder Buchhaltungssystemen zu integrieren?
Ja, viele Lösungen bieten direkte Integrationen mit gängigen Lohn- und Buchhaltungsplattformen. So können genehmigte Stundenzettel und Ausgaben automatisch synchronisiert werden, was manuellen Aufwand und Fehler reduziert. Prüfen Sie immer die Integrationsfähigkeit mit Ihren bestehenden Systemen, bevor Sie sich für ein Tool entscheiden.
Welche Sicherheitsmerkmale sollte Zeiterfassungs- und Spesenabrechnungssoftware bieten?
Achten Sie auf Funktionen wie Datenverschlüsselung, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle. Diese Schutzmaßnahmen helfen, sensible Mitarbeiter- und Finanzdaten zu sichern. Hat Ihr Unternehmen spezielle Compliance-Anforderungen, sollten Sie auf Zertifizierungen oder Sicherheitstests durch Dritte achten.