Die 10 besten Softwarelösungen zur Zeit- und Ausgabenerfassung für 2026

Factorial ist eine HR- und Workforce-Management-Plattform, die mobile Zeiterfassung, Spesenverwaltung, Schichtplanung und Freigabeworkflows an einem Ort vereint.

Für wen ist Factorial am besten geeignet?

Factorial eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die HR, Zeiterfassung und Spesenverwaltung in einer einzigen Plattform benötigen, insbesondere für Teams, die europaweit tätig sind.

Warum ich Factorial ausgewählt habe

Ich habe Factorial ausgewählt, weil das System die Erfassung von Arbeitszeiten und Spesen per Mobilgerät besonders effizient gestaltet. Die App unterstützt Geolokalisierung und das Ein- und Ausstempeln per QR-Code, sodass Außendienstteams ihre Arbeitsstunden in Sekundenschnelle ohne Desktop erfassen können. Für Spesen liest eine OCR-Belegerkennung Fotos und erfasst die Daten automatisch. Mehrstufige Freigabeworkflows leiten eingereichte Stundenzettel und Spesen dann direkt an die zuständigen Manager weiter – ganz ohne manuelles Nachhaken.

Hauptfunktionen von Factorial

• Schichtplanung: Erstellen, zuweisen und verwalten Sie Schichten für Teams mit automatisierten Planungstools.
• Dokumentenverwaltung: HR-Dokumente und Unterlagen zum Onboarding sicher speichern, verteilen und digital unterschreiben lassen.
• Lohnabrechnungsvorbereitung: Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Spesen zentralisieren, um exportfähige Abrechnungsdaten zu erhalten.
• Leistungsbeurteilungen: 360-Grad-Feedback und Kompetenzbewertungen mit integrierten Review-Workflows durchführen.

Factorial Integrationen

Factorial bietet native Integrationen mit Slack, Sage 100, Recruitee, Okta, Payflow und weiteren Systemen. Eine API steht für individuelle Integrationen bereit.

TimeTrex ist eine Workforce-Management-Plattform, die Zeiterfassung, Mitarbeiterplanung, Spesenmanagement und Lohn- und Gehaltsabrechnung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist TimeTrex am besten geeignet?

TimeTrex eignet sich besonders gut für mittelständische und große Unternehmen mit stundenbasierter Belegschaft, mehreren Standorten und komplexen Anforderungen an Lohnabrechnung oder Compliance.

Warum ich TimeTrex gewählt habe

Ich habe TimeTrex als eine der besten Lösungen für fortschrittliche Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration ausgewählt, weil Zeiterfassung und Payroll-Verarbeitung im selben System stattfinden. Wenn Ihr Team sich ein- und ausstempelt, fließen diese Daten direkt in die Gehaltsberechnung ein, ohne dass manuelle Exporte oder Dateiübertragungen notwendig sind. Ich finde auch gut, dass TimeTrex Mehrquellen-Überweisung unterstützt – Sie können Beträge von mehreren Bankkonten abbuchen und Zahlungen in einem Durchlauf an verschiedene Mitarbeiterkonten überweisen. Zusätzlich berechnet die integrierte Lohnsteuer-Engine automatisch Bundes-, Landes- und Provinzsteuern und erstellt Compliance-Formulare wie W-2s, 940s, T4s und ROEs.

Wichtige Funktionen von TimeTrex

• Spesenerfassung: Erfassen Sie Ausgaben mit Belegfoto, wenden Sie Spesenkategorien an und reichen Sie Anträge durch einen konfigurierbaren Genehmigungsworkflow ein.
• Kostenstellenerfassung: Verteilen Sie Arbeitskosten auf verschiedene Kostenstellen, Abteilungen, Niederlassungen und Projekte innerhalb eines einzigen Zeiteintrags.
• Regeln für Überstunden- und Zuschlagszahlungen: Richten Sie individuelle Überstunden-, Feiertags- und Schichtzuschlagsregeln ein, die während der Gehaltsabrechnung automatisch berechnet werden.
• Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeiter können ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, Ansprüche aufbauen und Details zur Direktüberweisung ohne HR-Beteiligung aktualisieren.

TimeTrex Integrationen

TimeTrex bietet Integrationen mit Lohn- und Buchhaltungsplattformen wie ADP, QuickBooks, Sage, Paychex, SurePay und Ceridian sowie mit Workforce- und HR-Tools wie Meditech, Insync, CompuPay, Tyler Technologies, Vensure Employer Services, Accero und Chris21. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Clockify bietet Teams jeder Größe eine Möglichkeit, Zeit und Ausgaben zu erfassen, ohne sich Gedanken über Benutzerlimits oder versteckte Kosten machen zu müssen. Besonders nützlich ist es für Agenturen, Beratungsunternehmen und verteilte Teams, die mehrere Projekte und Kunden mit einem knappen Budget verwalten müssen. Wenn Sie ein Tool suchen, das mit Ihrem Team wächst und in seinem kostenlosen Tarif eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern bietet, ist Clockify genau dafür ausgelegt.

Warum ich Clockify ausgewählt habe

Ich habe Clockify ausgewählt, weil es digitalen Projektmanagern ermöglicht, die tatsächlichen Aufgabenausgaben in Echtzeit mit den ursprünglichen Projektschätzungen abzugleichen. Projektverantwortliche können einzelnen Teammitgliedern oder Aufgaben individuelle Abrechnungs- und Kostensätze zuweisen, um Bruttomargen zu verfolgen und Budgetüberschreitungen vor der Auslieferung zu erkennen. Dadurch eignet es sich ideal für Projektmanager, die Projektressourcen an strenge Budgetobergrenzen anpassen und gleichzeitig hohe Plattformkosten vermeiden müssen.

Wichtige Funktionen von Clockify

Zu den weiteren Funktionen von Clockify, die für Teams zur Verwaltung von Zeit und Ausgaben nützlich sein können, gehören:

• Abrechnungssätze: Weisen Sie Benutzern, Projekten oder Aufgaben individuelle Stundensätze für eine genaue Kundenabrechnung zu.
• Ausgabenverfolgung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben zusammen mit der erfassten Zeit für jedes Projekt.
• Genehmigung von Zeiterfassungsblättern: Richten Sie Workflows ein, mit denen Manager eingereichte Zeiterfassungsblätter prüfen und genehmigen können.
• Detaillierte Berichte: Erstellen Sie exportierbare Berichte zur Zeitnutzung, zu Ausgaben und zum Projektfortschritt.

Clockify-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Jira, Google Calendar, Outlook, Asana, Trello, GitHub, GitLab, Salesforce und monday.com.

My Hours ist für Teams und Freiberufler konzipiert, die flexible, aufgabenbezogene Kontrolle über ihre Zeiterfassung benötigen. Mit der Plattform können Sie die Arbeit nach Projekten und Aufgaben organisieren, abrechenbare Stundensätze zuweisen und die Zeit für jede Aktivität detailliert erfassen. Wenn Ihre Arbeit das Jonglieren mit mehreren Kunden oder wechselnden Prioritäten erfordert, bietet My Hours die granulare Nachverfolgung, die notwendig ist, um alles organisiert und abrechenbar zu halten.

Warum ich My Hours ausgewählt habe

Was My Hours auszeichnet, ist der Fokus auf eine flexible, aufgabenbasierte Zeiterfassung, die sich an verschiedene Arbeitsstile anpasst. Sie können Projekte in einzelne Aufgaben unterteilen, eigene abrechenbare Stundensätze zuweisen und die Zeit für jede Aktivität separat erfassen. Ich habe My Hours ausgewählt, weil Sie zu jedem Zeiteintrag ausführliche Notizen hinzufügen können, was die Abrechnung der Stunden gegenüber dem Kunden erleichtert und die Arbeitsdokumentation verbessert. Für Teams oder Freiberufler, die wechselnde Prioritäten und mehrere Kunden verwalten müssen, ist dieses Maß an aufgabenbezogener Kontrolle ideal.

My Hours Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die für Teams und Freiberufler nützlich sein können, sind:

• Automatisierte Zeitberichte: Erstellen Sie detaillierte Berichte nach Projekt, Kunde oder Teammitglied zur einfachen Überprüfung und zum Export.
• Spesenverfolgung: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben zusammen mit den Zeiteinträgen für eine einheitliche Projektabrechnung.
• Genehmigungs-Workflows: Reichen Sie Stundenzettel zur Genehmigung durch den Vorgesetzten ein, bevor die abrechenbaren Stunden finalisiert werden.
• Mobile App: Erfassen Sie Zeiten und verwalten Sie Aufgaben über iOS- und Android-Geräte.

My Hours Integrationen

Zu den Integrationen gehören Atlassian Jira, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Asana, Basecamp, monday.com, ClickUp, Microsoft Project, QuickBooks und Xero.

TimeCamp zeichnet sich für Teams und Manager aus, die genau analysieren möchten, wie Arbeitsstunden über Projekte und Aufgaben hinweg genutzt werden. Die automatische Zeiterfassung und detaillierte Produktivitätsanalysen helfen digitalen Agenturen, Beratungsunternehmen und Remote-Teams dabei, herauszufinden, wohin die Zeit fließt und Engpässe im Arbeitsablauf zu erkennen. Wenn Sie detaillierte Berichte zur Unterstützung von Abrechnung, Gehaltsabrechnung oder Leistungsüberprüfungen benötigen, bietet der analyseorientierte Ansatz von TimeCamp einen klaren Vorteil.

Warum ich TimeCamp ausgewählt habe

Wenn Sie genau nachvollziehen möchten, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, heben sich die detaillierten Produktivitätsanalysen von TimeCamp von anderen Zeiterfassungstools ab. Die Plattform erfasst automatisch die auf Apps, Websites und Aufgaben verbrachte Zeit und fasst diese Daten in visuellen Berichten zusammen, die Trends und Ineffizienzen aufzeigen. Ich habe TimeCamp ausgewählt, weil die Berichtsfunktionen es ermöglichen, die Zeitnutzung nach Projekt, Kunde oder Teammitglied aufzuschlüsseln. So lassen sich Engpässe leichter erkennen und Arbeitsabläufe optimieren. Für Teams, die aus ihren Zeiterfassungsdaten umsetzbare Einblicke gewinnen möchten, ist der analysebasierte Ansatz von TimeCamp ideal.

TimeCamp Hauptfunktionen

Weitere hilfreiche Funktionen für Teams, die Zeit und Kosten verwalten, sind unter anderem:

• Automatische Anwesenheitserfassung: Überwachen Sie Mitarbeiteranwesenheit und Abwesenheiten direkt in der Plattform.
• Berechnung von abrechenbaren Stunden: Markieren Sie erfasste Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar für eine genaue Kundenabrechnung.
• Kostenverfolgungsmodul: Erfassen und kategorisieren Sie Ausgaben zusammen mit der erfassten Zeit für einheitliche Berichte.
• Mobile App: Erfassen Sie Zeiten und verwalten Sie Aufgaben über iOS- und Android-Geräte.

TimeCamp-Integrationen

Zu den Integrationen zählen Asana, Trello, monday.com, ClickUp, Jira, GitHub, Xero, QuickBooks, Google Kalender und Slack.

Harvest zeichnet sich aus für Teams, die Projektbudgets mit klaren, visuellen Einblicken genau im Blick behalten müssen. Es ist besonders geeignet für Agenturen, Beratungsunternehmen und projektbasierte Unternehmen, die Zeit, Ausgaben und Budgetfortschritt an einem Ort verfolgen möchten. Wenn Sie ein Tool suchen, mit dem Budgetrisiken leicht erkannt werden können, bevor sie zu Problemen werden, ist Harvest genau darauf ausgelegt.

Warum ich Harvest ausgewählt habe

Harvest ist mir durch seinen starken Fokus auf die visuelle Verfolgung von Projektbudgets aufgefallen, was für viele projektorientierte Teams ein zentrales Bedürfnis ist. Das Tool zeigt den Budgetfortschritt in Echtzeit mit klaren visuellen Indikatoren, sodass Sie schnell erkennen, ob ein Projekt Gefahr läuft, das Budget zu überschreiten. Mir gefällt, dass Sie Budgetgrenzen nach Stunden oder Gebühren festlegen und sie überwachen können, während Ihr Team Zeit und Ausgaben einträgt. Für alle, die den Budgetstatus stets im Blick behalten müssen, macht Harvests visuelle Herangehensweise es einfach, die Finanzen eines Projekts unter Kontrolle zu halten.

Harvest Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Harvest, die für Teams bei der Verwaltung von Zeit und Ausgaben nützlich sein können, sind unter anderem:

• Spesenbeleg-Uploads: Digitalisierte Belege können direkt an Speseneinträge angehängt werden, um eine genaue Dokumentation zu gewährleisten.
• Automatische Erinnerungen: Automatische Erinnerungen an Teammitglieder, ihre Stundenzettel rechtzeitig einzureichen.
• Rechnungsstellung: Erstellung und Versand von Rechnungen an Kunden auf Basis der erfassten Zeiten und Ausgaben.
• Mobile Zeiterfassung: Zeiterfassung und Ausgabenerfassung von iOS- und Android-Geräten aus.

Harvest-Integrationen

Integrationen umfassen Asana, Jira, Slack, Google Kalender, GitHub, Stripe, Trello, QuickBooks Online, Xero und Basecamp.

Wenn Ihr Team zu viel Zeit mit der manuellen Eingabe von Belegen verbringt, bietet Expensify eine Möglichkeit, diesen Prozess mit seiner fortschrittlichen Belegerkennungstechnologie zu automatisieren. Es ist eine starke Lösung für Unternehmen jeder Größe, die Ausgaben mit minimalem manuellen Aufwand erfassen, kategorisieren und berichten möchten. Die SmartScan-Funktion von Expensify verwandelt Papierbelege schnell in digitale Buchungen und hilft Finanzteams sowie Vielreisenden, organisiert und prüfungsbereit zu bleiben.

Warum ich Expensify gewählt habe

Die Automatisierung der Belegerkennung durch Expensify ist ein großer Vorteil für Teams mit hohem Belegaufkommen. Die SmartScan-Funktion liest Belege aus und extrahiert automatisch die Daten, ordnet sie Kreditkartentransaktionen zu und kategorisiert die Ausgaben. Ich schätze, dass Expensify außerdem automatisch Spesenabrechnungen aus den gescannten Belegen erstellt und dadurch den manuellen Aufwand sowie Fehler reduziert. Für Unternehmen, die Rückerstattungsprozesse beschleunigen und die Genauigkeit verbessern wollen, sind die Automatisierungstools von Expensify eine starke Wahl.

Expensify – wichtige Funktionen

Weitere hilfreiche Funktionen für Teams, die Ausgaben verwalten, sind:

• Firmenkartenverwaltung: Ausgabe und Verwaltung von Expensify-Karten für Mitarbeitende mit Echtzeit-Transaktionsüberwachung.
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Erstellung individueller Genehmigungsketten für Spesenabrechnungen basierend auf den Richtlinien des Unternehmens.
• Kilometerverfolgung: Erfassen und Erstatten von geschäftlicher Reisetätigkeit direkt in der App.
• Regeln zur Richtlinieneinhaltung: Automatische Markierung von Ausgaben, die gegen die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens verstoßen.

Expensify-Integrationen

Zu den Integrationen zählen QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Gusto, Workday, ADP, Uber, Lyft und Oracle.

Houzz Pro ist maßgeschneidert für Architektur- und Designbüros, die Projektstunden und Ausgaben zusammen mit der Kundenkommunikation und Angeboten verfolgen müssen. Es ist besonders nützlich für Fachleute, die mehrere Projekte, Budgets und Kundenfreigaben an einem Ort verwalten. Wenn Ihr Team sowohl Designarbeit, Rechnungsstellung als auch Zeiterfassung koordinieren muss, vereint Houzz Pro diese Funktionen in einer einzigen Plattform.

Warum ich Houzz Pro gewählt habe

Houzz Pro hebt sich ab für Architektur- und Designfirmen, die Zeit und Ausgaben im Rahmen projektbasierter Arbeit verwalten müssen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, abrechenbare Stunden direkt bestimmten Projekten zuzuordnen und Spesen auf Kundenrechnungen anzuhängen, was besonders nützlich ist für Firmen, die mehrere Kunden und Projektphasen betreuen. Mir gefällt, dass man aus den erfassten Zeiten und Kosten gebrandete Angebote und Rechnungen generieren kann – dadurch bleibt alles dem Kunden gegenüber professionell. Für Teams, die Projektausgaben und die Kommunikation mit Kunden eng verknüpfen müssen, bietet Houzz Pro eine fokussierte Lösung.

Houzz Pro Hauptfunktionen

Weitere hilfreiche Funktionen für Architektur- und Designteams sind unter anderem:

• Mobile Zeiterfassung: Erfassen Sie Arbeitsstunden und Ausgaben von jedem Ort aus per mobiler App.
• Anpassbare Projektvorlagen: Richten Sie wiederkehrende Projektstrukturen für verschiedene Auftragstypen ein.
• Kundenportal: Gewähren Sie Kunden Zugriff auf Projektfortschritte, Rechnungen und freigegebene Dokumente.
• Aufgabenverteilung: Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und verfolgen Sie deren Erledigung innerhalb jedes Projekts.

Houzz Pro Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks Online, Google Kalender, iCloud, Office 365, Exchange, Outlook, Gmail und Google Drive.

DATABASICS ist für Organisationen konzipiert, die strenge Compliance- und Prüfungsanforderungen an ihre Zeit- und Spesenerfassung stellen. Besonders relevant ist es für Regierungsauftragnehmer, Non-Profit-Organisationen und Unternehmen mit komplexen regulatorischen Anforderungen. Wenn Ihr Team Herausforderungen bei der Durchsetzung von Richtlinien, Prüfpfaden oder mehrstufigen Genehmigungen hat, ist DATABASICS darauf ausgelegt, diese Prioritäten zu adressieren.

Warum ich DATABASICS gewählt habe

Was DATABASICS auszeichnet, ist der spezielle Fokus auf Compliance-orientierte Organisationen, die strenge regulatorische und Prüfungsstandards einhalten müssen. Die Plattform bietet konfigurierbare Richtliniendurchsetzung, sodass Sie Regeln aufstellen können, die den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen und jede Eingabe konform erfolgt. Ich schätze zudem, dass DATABASICS detaillierte Prüfpfade und mehrstufige Genehmigungsworkflows bereitstellt, was für Teams unerlässlich ist, die jeden Schritt für Audits oder interne Überprüfungen dokumentieren müssen. Wenn Ihr Unternehmen in einem stark regulierten Umfeld operiert, machen diese Funktionen DATABASICS zu einer idealen Lösung für Ihre Zeit- und Spesenerfassung.

DATABASICS Schlüsselfunktionen

Weitere Funktionen von DATABASICS, die für auf Compliance ausgerichtete Teams nützlich sein können, sind:

• Tagespauschalen-Management: Setzen und verwalten Sie Tagespauschalen für Reiseausgaben je nach Standort und Richtlinie.
• Mehrwährungsunterstützung: Erfassen und konvertieren Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen für globale Teams.
• Mobile App-Erfassung: Erfassen Sie Zeiten und Spesen direkt von iOS- und Android-Geräten aus.
• Projektbasierte Nachverfolgung: Ordnen Sie Zeiten und Spesen bestimmten Projekten oder Förderungen zu, um detaillierte Berichte zu ermöglichen.

DATABASICS Integrationen

Zu den Integrationen gehören Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, SAP, ADP, Paychex, QuickBooks, Ceridian, UKG und American Express.

Certify sticht hervor für Teams, die die Erstellung von Spesenabrechnungen und deren Freigabe automatisieren möchten. Besonders nützlich ist das Tool für Finanzteams und Unternehmen mit häufigen Dienstreisen oder wiederkehrenden Ausgaben. Mit Funktionen wie Beleg-Scan und Richtlinienkontrolle hilft Certify dabei, manuelle Eingaben zu reduzieren und ein einheitliches Ausgabenmanagement zu gewährleisten.

Warum ich Certify gewählt habe

Die Automatisierung der Spesenabrechnung ist das Kernmerkmal, mit dem Certify insbesondere für Finanzteams und Vielreisende punktet. Die Plattform nutzt Beleg-Scan und automatische Datenerfassung, um Spesenberichte mit minimalem manuellem Aufwand zu erstellen. Mir gefällt, dass Certify auch während der Berichtserstellung die unternehmensinternen Richtlinien prüft und so schon vor Einreichung für Compliance sorgt. Wer Zeit bei der Abrechnung sparen und die Genauigkeit verbessern möchte, findet in den Automatisierungsfunktionen von Certify die passende Lösung.

Wichtige Funktionen von Certify

Weitere nützliche Funktionen für Finanzteams sind:

• Automatisierte Rückerstattungsverarbeitung: Certify kann Rückerstattungen direkt nach Freigabe der Spesenberichte auslösen.
• Kreditkartentransaktionen importieren: Synchronisiert Firmenkreditkartentransaktionen für schnellere Zuordnung und Abstimmung von Ausgaben.
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Unterstützt individuelle Freigabeketten gemäß der Unternehmensstruktur.
• Mobile App für die Spesen-Erfassung: Anwender können Spesenbelege bequem per Smartphone erfassen und einreichen.

Certify Integrationen

Zu den Integrationen zählen Sage Intacct, Amazon Business, Amtrav, Atriis, AWS, CTM, CWT, Direct Travel, Emburse Book und Egencia.