13 Beste Softwarelösungen für das Management von technischen Dokumenten im Jahr 2026

Software zur Verwaltung technischer Dokumente hilft Ihrem Team dabei, technische Unterlagen während des gesamten Projektlebenszyklus zu organisieren, zu kontrollieren und nachzuverfolgen. Wenn Sie nach dem besten System zur Verwaltung technischer Dokumente suchen, um Zeichnungen, Revisionen und Nachweisdokumente zu managen, kennen Sie das schnelle Anwachsen der Dateien und wissen, wie wichtig es ist, das Team auf dem gleichen Stand zu halten. Diese Plattformen unterstützen das Änderungsmanagement, verbessern das Datenmanagement und helfen, Geschäftsprozesse über Ingenieurprojekte hinweg zu standardisieren.

Diese Liste hilft Ihnen, führende Lösungen zu vergleichen und die Software zu wählen, die Zusammenarbeit, Compliance und digitale Transformation in Ihren Ingenieursprozessen unterstützt.

Zusammenfassung der besten Software für die Verwaltung technischer Dokumente

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Softwareauswahl für die Verwaltung technischer Dokumente zusammen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	M-Files	Am besten geeignet für metadatenbasierte Organisation	Kostenlose Demo + 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	OpenText	Am besten für großflächige Unternehmenseinsätze geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
3	Accruent	Am besten geeignet für Compliance-orientierte Branchen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $58/Nutzer/Monat	Website
4	Document Locator	Am besten für Microsoft Office-Integration	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	Synergis Software	Am besten für kontrolliertes Versionsmanagement	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	Autodesk Vault	Am besten für CAD-Integrationsworkflows	Nicht verfügbar	Ab $14/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	DMI WebDocs	Am besten für eine schnelle Cloud-Implementierung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $399/Monat	Website
8	Ascertra Proarc	Am besten geeignet für die Dokumentation von Investitionsprojekten	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
9	eQuorum	Am besten für sichere On-Premises-Installationen	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
10	SmartProject EDMS	Am besten für standortübergreifende Zusammenarbeit	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Accelo

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.4

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2. 

   Celoxis

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   4.4

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3. 

   Wrike

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   4.3

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Bewertungen von Software für das Management technischer Dokumente

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen von Softwarelösungen für das Management technischer Dokumente, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Rezensionen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, die besten Anwendungsbereiche und Integrationen der jeweiligen Plattform, damit Sie die passende Lösung für Ihr Team finden.

1

M-Files

Am besten geeignet für metadatenbasierte Organisation

• Kostenlose Demo + 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.4/5

M-Files verfolgt einen metadatenbasierten Ansatz für das Management von technischen Dokumenten, wodurch es Teams erleichtert wird, Dateien anhand von Kontext statt durch Ordnerstrukturen zu organisieren und wiederzufinden. Diese Plattform eignet sich besonders für Organisationen, die komplexe Projekte betreuen und Dokumente nach Projekt, Anlage oder Compliance-Anforderungen nachverfolgen müssen. Die einzigartige Struktur hilft dabei, den Zeitaufwand für die Informationssuche zu reduzieren und unterstützt eine strikte Versionskontrolle über verteilte Teams hinweg.

Warum ich M-Files gewählt habe

Im Gegensatz zu traditionellen Dokumentenmanagement-Systemen, die auf starren Ordnerstrukturen basieren, organisiert M-Files technische Dokumente über Metadaten. So lassen sich Dateien nach Projekt, Anlage oder Dokumententyp finden. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Ingenieurteams, die große Mengen an technischen Unterlagen und Zeichnungen über mehrere Projekte hinweg verwalten müssen. Mir gefällt, dass M-Files Dokumente automatisch kennzeichnet und kategorisiert, wodurch die Wiederauffindbarkeit und Nachverfolgbarkeit von Compliance deutlich effizienter werden. Die metadatenbasierte Suche und dynamische Ansichten stellen sicher, dass jeder immer mit der richtigen Version jeder Datei arbeitet.

M-Files Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die für Ingenieurteams nützlich sein können, umfassen:

• Automatisiertes Workflow-Management: Ermöglicht das Gestalten und Automatisieren von Dokumentenfreigabe- und Überprüfungsprozessen.
• Mobiler Zugriff: Bietet eine mobile App für Zugriff und Verwaltung von Dokumenten von überall.
• Microsoft 365 Integration: Verbindet sich mit Microsoft Teams, SharePoint und Outlook für die Dokumentenzusammenarbeit.
• Protokollierung der Prüfspur: Zeichnet jede auf ein Dokument durchgeführte Aktion zur Sicherstellung von Compliance und Nachverfolgbarkeit auf.

M-Files Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Adobe Acrobat Sign, Google Workspace und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• Die Metadatensuche findet Dokumente nach Projektkontext
• Versionskontrolle verhindert versehentliches Überschreiben
• Automatisierte Workflows unterstützen technische Freigaben

Cons:

• Initiale Metadateneinrichtung erfordert umfangreiche Planung
• Eingeschränkte CAD-Dateivorschau innerhalb der Plattform

LEARN MORE ABOUT M-FILES:

• Check out M-Files on their website
• Read my in-depth review of M-Files

2

OpenText

Am besten für großflächige Unternehmenseinsätze geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.2/5

OpenText bietet eine Dokumentenmanagement-Plattform, die speziell für Organisationen entwickelt wurde, die komplexe Ingenieurprojekte im großen Maßstab durchführen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die große Mengen technischer Dokumente verwalten, strenge Compliance-Anforderungen erfüllen und global zusammenarbeiten müssen. Teams in Branchen wie Energie, Versorgung und Fertigung nutzen OpenText, um die Kontrolle über Zeichnungen, Revisionen und Projektdokumentationen zu zentralisieren. Dies hilft den Teammitgliedern, durch eine benutzerfreundlichere Oberfläche schnell das richtige Dokument zu finden.

Warum ich OpenText gewählt habe

Ich habe OpenText für diese Liste ausgewählt, weil es speziell für die Anforderungen großflächiger Unternehmenseinsätze konzipiert ist. Die Plattform unterstützt fortschrittliche Dokumentenkontrolle, einschließlich automatisierter Versionierung und Prüfpfaden, was für Unternehmen, die Tausende von Ingenieurdaten in mehreren Projekten verwalten, unerlässlich ist. Besonders schätze ich das fein granulierte Berechtigungssystem, mit dem Teams Zugriffsrechte für verschiedene Abteilungen, Auftragnehmer oder Regionen festlegen können. Diese Funktionen machen OpenText zu einer starken Wahl für Unternehmen, die eine zentrale Übersicht und Compliance in komplexen Ingenieurumgebungen benötigen.

Hauptfunktionen von OpenText

Weitere nützliche Funktionen für Ingenieurteams sind:

• Dokumenten-Workflow-Automatisierung: Richten Sie benutzerdefinierte Workflows ein, um Dokumente zur Überprüfung, Genehmigung und Verteilung weiterzuleiten.
• Integrierte Suchfunktionen: Nutzen Sie erweiterte Suchoptionen, um Zeichnungen, Spezifikationen oder Korrespondenzen anhand von Metadaten oder Inhalten schnell zu finden.
• Mobiler Zugriff: Greifen Sie von mobilen Geräten im Außendienst oder vor Ort auf Ingenieurdokumente zu, überprüfen und kommentieren Sie diese.
• Records Management: Wenden Sie Aufbewahrungsrichtlinien an und verwalten Sie den Lebenszyklus von Ingenieurdokumenten zur Unterstützung von Compliance und Audit-Bereitschaft.

OpenText-Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP, SAP SuccessFactors, Microsoft 365, Guidewire, Salesforce und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet granulare Benutzer- und Gruppenberechtigungen
• Integration mit führenden Unternehmensplattformen
• Skalierbar für globale, standortübergreifende Einsätze

Cons:

• Erweiterte Funktionen können zusätzliche Lizenzen erfordern
• Suchleistung verlangsamt sich bei sehr großen Archiven

LEARN MORE ABOUT OPENTEXT:

• Check out OpenText on their website

3

Accruent

Am besten geeignet für Compliance-orientierte Branchen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $58/Nutzer/Monat

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Accruent ist für Unternehmen in streng regulierten Branchen konzipiert, die technische Dokumente mit hohen Compliance-Anforderungen verwalten müssen. Besonders relevant ist es für Teams in Bereichen wie der Pharmaindustrie, Energie oder dem Gesundheitswesen, in denen lückenlose Prüfpfade und gesetzeskonforme Dokumentation unabdingbar sind. Die Plattform unterstützt beim Management von Herausforderungen wie Dokumentenversionierung, kontrolliertem Zugriff und der Sicherstellung aktueller Compliance-Dokumente.

Warum ich Accruent ausgewählt habe

Für Teams in Compliance-orientierten Branchen bietet Accruent spezialisierte Werkzeuge, um strengste gesetzliche Vorgaben für technische Dokumentation einzuhalten. Die Plattform stellt detaillierte Audit-Trails und elektronische Signaturen bereit, die in Branchen, in denen Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit gesetzlich gefordert sind, unverzichtbar sind. Besonders schätze ich, dass Accruent auch Prozesse zur Dokumentenkontrolle wie Versionsmanagement und automatisierte Genehmigungs-Workflows unterstützt, damit jede Datei die Compliance-Anforderungen erfüllt. Diese Eigenschaften machen Accruent zu einer starken Lösung für Organisationen, die sich keine Kompromisse bei regulatorischer Konformität leisten können.

Wichtige Funktionen von Accruent

Weitere nützliche Funktionen von Accruent zur Verwaltung technischer Dokumente sind unter anderem:

• Versionskontrolle: Verfolgen Sie Dokumentenrevisionen und bewahren Sie eine vollständige Historie für Prüf- und Referenzzwecke auf.
• Automatisierte Workflow-Steuerung: Richten Sie regelbasierte Workflows ein, um Dokumente zur Überprüfung, Freigabe oder Verteilung entsprechend den Projektanforderungen weiterzuleiten.
• CAD-Integration: Verbinden Sie sich direkt mit CAD-Anwendungen, um technische Zeichnungen zu verwalten und zu aktualisieren – ohne die Plattform zu verlassen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Weisen Sie Benutzern und Gruppen gezielte Berechtigungen zu und stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen vertrauliche Dokumente einsehen oder bearbeiten können.

Accruent-Integrationen

Derzeit sind keine nativen Integrationen aufgeführt. Accruent bietet jedoch eine API für individuelle Anpassungen.

Pros and Cons

Pros:

• Eingebaute Audit-Trails für regulatorische Anforderungen
• Automatisierte Regeln für Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten
• Detaillierte Berichte zu Compliance und Nutzungskennzahlen

Cons:

• Eingeschränkter Offline-Zugang für entfernte Außendienstteams
• Anpassungen erfordern Einbindung und Zeitaufwand des Anbieters

LEARN MORE ABOUT ACCRUENT:

• Check out Accruent on their website

4

Document Locator

Am besten für Microsoft Office-Integration

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Document Locator ist für Ingenieurteams konzipiert, die stark auf Microsoft Office für ihre täglichen Arbeitsabläufe angewiesen sind. Es integriert das Dokumentenmanagement direkt in die vertrauten Office-Anwendungen und erleichtert so die Verwaltung, Suche und Kontrolle von Technikdateien, ohne Word, Excel oder Outlook verlassen zu müssen. Dieser Ansatz hilft Organisationen, eine strenge Versionskontrolle und Compliance einzuhalten, während sie in den ihnen bekannten Tools arbeiten.

Warum ich Document Locator ausgewählt habe

Für Ingenieurteams, die viel mit Microsoft Office arbeiten, zeichnet sich Document Locator dadurch aus, dass das Dokumentenmanagement direkt in Word, Excel und Outlook eingebettet wird. Diese enge Integration ermöglicht es den Nutzern, Dokumente ein- und auszuchecken, Revisionen nachzuverfolgen und Dokumentenkontrollen anzuwenden, ohne ihre vertraute Office-Umgebung zu verlassen. Ich schätze, wie dieses Setup Engineering-Workflows unterstützt, die auf Office-basierte Spezifikationen, Zeichnungen und Korrespondenz angewiesen sind. Document Locator ermöglicht außerdem automatisierte Dokumentenweiterleitung und Freigabeprozesse, was bei der Einhaltung von Vorschriften und der Projektüberwachung hilft.

Document Locator Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die für Ingenieurteams wertvoll sein könnten, sind:

• Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien: Ermöglicht es, Regeln für die Aufbewahrung und Entsorgung von Dokumenten je nach Projekt- oder Compliance-Anforderungen festzulegen.
• Volltextsuche: Ermöglicht die Suche im gesamten Dokumenteninhalt, nicht nur nach Dateinamen oder Metadaten.
• Audit-Trail-Berichte: Zeichnet jede Aktion an Dokumenten zur Nachverfolgbarkeit und Einhaltung auf.
• CAD-Dateiunterstützung: Unterstützt die Speicherung und Verwaltung von technischen Zeichnungen und CAD-Dateien neben Office-Dokumenten.

Document Locator Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Office, DocuSign, AutoCAD, Adobe Acrobat und mehr.

Pros and Cons

Pros:

• Vollständiger Audit-Trail zur Compliance-Nachverfolgung
• CAD-Dateispeicherung und Versionsverwaltung
• Unterstützt elektronische Signaturen mit DocuSign

Cons:

• Client nur für Windows schränkt plattformübergreifenden Zugriff ein
• Eingeschränkte Kollaborationsfunktionen für externe Partner

LEARN MORE ABOUT DOCUMENT LOCATOR:

• Check out Document Locator on their website

5

Synergis Software

Am besten für kontrolliertes Versionsmanagement

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

Visit Website

Synergis Software ist für Teams konzipiert, die eine strenge Kontrolle über Konstruktionsdokumente, deren Versionierung und Freigaben benötigen. Besonders hilfreich ist es für Hersteller, Versorgungsunternehmen und Ingenieurbüros, die häufige Konstruktionsänderungen verwalten und einen klaren Prüfpfad einhalten müssen. Die Plattform hilft Nutzern dabei, Fehler und Verwirrung zu minimieren, indem sie das Versionsmanagement automatisiert und sicherstellt, dass alle mit der aktuellsten Version arbeiten.

Warum ich Synergis Software ausgewählt habe

Was Synergis Software auszeichnet, ist der Fokus auf die kontrollierte Versionsverwaltung – ein zentrales Anliegen für Ingenieurteams mit häufigen Designänderungen. Die Plattform bietet automatisiertes Versions-Tracking, sodass jede Änderung dokumentiert und nachvollziehbar ist, wodurch das Risiko minimiert wird, mit veralteten Dateien zu arbeiten. Besonders gefällt mir, dass konfigurierbare Freigabeworkflows enthalten sind, die Teams dazu befähigen, Prüfschritte vor der Veröffentlichung oder Aktualisierung von Dokumenten zu erzwingen. Diese Funktionen machen Synergis Software zu einer starken Wahl für Unternehmen, die in ihrem Dokumentenlebenszyklus strenge Versionskontrolle und Compliance gewährleisten müssen.

Schlüsselfunktionen von Synergis Software

Neben den Stärken im Versionsmanagement bietet Synergis Software verschiedene weitere Funktionen, die Ingenieurteams unterstützen:

• Integration von CAD-Anwendungen: Direkte Verbindung mit gängigen CAD-Tools, um Zeichnungen und zugehörige Dateien zu verwalten, ohne Ihre Konstruktionsumgebung zu verlassen.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Richten Sie Alarme für Dokumentenstatus, Freigaben oder erforderliche Aktionen ein, um Projekte voranzubringen.
• Dokumentein- und -auschecken: Sperren Sie Dateien zur Bearbeitung, um Konflikte zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeweils nur eine Person Änderungen vornimmt.
• Audit-Trail-Berichte: Erstellen Sie detaillierte Berichte über Zugriffe, Bearbeitungen und Workflow-Aktivitäten für Nachweisführung und Kontrolle.

Synergis Software Integrationen

Derzeit sind keine nativen Integrationen aufgeführt.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt mehrstufige Freigabeworkflows für Dokumente
• Ermöglicht granulare Zugriffskontrolle für sensible Dateien
• Bietet automatisierte Benachrichtigungen für Dokumentenereignisse

Cons:

• Das Interface hinkt Branchen-Trends hinterher
• Der Massen-Upload-Prozess kann langsam sein

LEARN MORE ABOUT SYNERGIS SOFTWARE:

• Check out Synergis Software on their website

6

Autodesk Vault

Am besten für CAD-Integrationsworkflows

• Nicht verfügbar
• Ab $14/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Autodesk Vault ist für Ingenieurteams konzipiert, die stark auf CAD-Daten angewiesen sind und eine enge Integration mit Autodesk-Konstruktionstools benötigen. Es eignet sich hervorragend für Hersteller, Produktdesigner und Ingenieurbüros, die komplexe Konstruktionsdateien verwalten und die Versionskontrolle automatisieren möchten. Die Plattform unterstützt Teams dabei, Konstruktionsiterationen zu verfolgen, gemeinsam an Baugruppen zu arbeiten und sicherzustellen, dass alle mit den richtigen Dateiversionen arbeiten.

Warum ich Autodesk Vault ausgewählt habe

Für Teams, die eine tiefe CAD-Integration benötigen, sticht Autodesk Vault als speziell entwickelte Lösung hervor. Die Plattform verbindet sich direkt mit Autodesk-Konstruktionstools, sodass Nutzer CAD-Dateien verwalten, nachverfolgen und aktualisieren können, ohne ihre gewohnte Umgebung zu verlassen. Ich schätze besonders, wie Vault die Versionskontrolle und die Verwaltung von Baugruppen automatisiert, was dazu beiträgt, Fehler und Datenverluste bei Änderungen zu vermeiden. Diese Fähigkeiten machen es zu einer starken Wahl für Ingenieurteams, die komplexe Konstruktionsabläufe koordinieren und die Kontrolle über Dateiversionen behalten müssen.

Wichtige Funktionen von Autodesk Vault

Weitere Funktionen, die Autodesk Vault für Ingenieurteams nützlich machen, sind:

• Automatisiertes Lebenszyklusmanagement: Definieren und erzwingen Sie Dokumentenstatus wie 'in Bearbeitung', 'Zur Prüfung' und 'freigegeben', um die Abläufe Ihres Teams abzubilden.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Weisen Sie Benutzern und Gruppen differenzierte Zugriffsrechte zu, um zu steuern, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf.
• Stapelplotten: Erstellen und drucken Sie mehrere Zeichnungen oder Dokumente gleichzeitig, um Dokumentationsprozesse zu beschleunigen.
• Visualisierung von Dateibeziehungen: Abhängigkeiten zwischen Dateien – z. B. Baugruppen, Einzelteilen und Zeichnungen – können in einer visuellen Oberfläche dargestellt und verwaltet werden.

Autodesk Vault Integrationen

Die Integrationen umfassen Autodesk Fusion Manage, AutoCAD, Inventor, Revit, Civil 3D, Microsoft Office, Microsoft SharePoint, Power BI, Autodesk Platform Services und Navisworks.

Pros and Cons

Pros:

• Visualisiert Dateidependenzen und -beziehungen
• Unterstützt das Stapelplotten mehrerer Zeichnungen
• Erzwingt Dokumenten-Lebenszyklusstatus und Freigaben

Cons:

• Begrenzte Unterstützung für Nicht-Autodesk-Dateiformate
• Benötigt dedizierte Server-Infrastruktur

LEARN MORE ABOUT AUTODESK VAULT:

• Check out Autodesk Vault on their website

7

DMI WebDocs

Am besten für eine schnelle Cloud-Implementierung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $399/Monat

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DMI WebDocs bietet ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, das für Unternehmen entwickelt wurde, die schnell startklar sein müssen. Es ist eine praktische Wahl für Ingenieurteams oder Firmen, die papierbasierte Prozesse digitalisieren möchten, ohne eine lange Implementierungszeit in Kauf zu nehmen. Die Plattform hilft Nutzern dabei, Dokumente zu zentralisieren, Aufbewahrungsrichtlinien zu automatisieren und einen sicheren Fernzugriff mit minimalem IT-Aufwand zu ermöglichen.

Warum ich DMI WebDocs ausgewählt habe

Wenn eine schnelle Einführung höchste Priorität hat, bietet DMI WebDocs einen unkomplizierten Weg zum cloudbasierten Dokumentenmanagement. Die Plattform ist so ausgelegt, dass Ingenieurteams Dokumente ohne große IT-Projekte oder individuelle Entwicklungen digitalisieren, organisieren und absichern können. Mir gefällt, dass WebDocs integrierte Zeitpläne für die Dokumentenaufbewahrung sowie automatisierte Workflow-Weiterleitung bietet, was Teams hilft, zügig Compliance- und Freigabeprozesse einzurichten. Diese Merkmale machen es besonders geeignet für Organisationen, die ihre Dokumentenverwaltung mit minimalen Unterbrechungen modernisieren möchten.

DMI WebDocs Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die DMI WebDocs für Ingenieurteams praktisch machen, sind:

• Browserbasierter Dokumentenzugriff: Nutzer können Dokumente von jedem internetfähigen Gerät aus ansehen, hochladen und verwalten.
• Volltextsuche: Dokumente lassen sich per Stichwortsuche über alle gespeicherten Dateien hinweg schnell finden.
• Audit-Trail-Berichte: Dokumentenaktivitäten und Nutzeraktionen werden für Nachvollziehbarkeit und Compliance protokolliert.
• Unterstützung für Barcode-Scans: Dokumente lassen sich mittels Barcodetechnologie erfassen und indexieren, was das Wiederauffinden beschleunigt.

DMI WebDocs Integrationen

Derzeit sind keine nativen Integrationen aufgeführt.

Pros and Cons

Pros:

• Barcode-Scanning zur Indexierung von Dokumenten
• Audit-Trail-Berichte für Compliance-Nachverfolgung
• Automatisierte Planung der Dokumentenaufbewahrung

Cons:

• Eingeschränkte Unterstützung für CAD-Dateiansicht
• Keine öffentlichen Informationen zur API-Verfügbarkeit

LEARN MORE ABOUT DMI WEBDOCS:

• Check out DMI WebDocs on their website

8

Ascertra Proarc

Am besten geeignet für die Dokumentation von Investitionsprojekten

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Ascertra Proarc ist speziell für das Dokumentenmanagement bei groß angelegten Investitionsprojekten entwickelt. Es eignet sich besonders für Teams aus den Bereichen Engineering, Beschaffung und Bauausführung, die komplexe Dokumentenabläufe zwischen mehreren Auftragnehmern und Beteiligten koordinieren müssen. Die Plattform unterstützt Nutzer dabei, Revisionen zu kontrollieren, Versandberichte zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften während des gesamten Projektzyklus sicherzustellen.

Warum ich Ascertra Proarc ausgewählt habe

Für die Dokumentation von Investitionsprojekten sticht Ascertra Proarc hervor, weil es speziell entwickelt wurde, um das Ausmaß und die Komplexität großer technischer Vorhaben bewältigen zu können. Die Plattform bietet fortschrittliche Dokumentenkontrolle, einschließlich Revisionsmanagement und Versandverfolgung – entscheidend für Projekte mit mehreren Auftragnehmern und regulatorischen Anforderungen. Mir gefällt, dass Proarc zudem konfigurierbare Workflows bietet, sodass Teams Überprüfungs- und Freigabeprozesse speziell an Investitionsprojekte anpassen und automatisieren können. Diese Möglichkeiten machen es zu einer starken Wahl für Unternehmen, die während des gesamten Projektzyklus eine strenge Kontrolle und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen müssen.

Wichtige Funktionen von Ascertra Proarc

Weitere Funktionen, die Proarc für Engineering-Teams wertvoll machen, sind:

• Dokumenten-Metadatenmanagement: Erfassen und organisieren Sie detaillierte Metadaten zu jedem Dokument, um erweiterte Such- und Berichtsfunktionen zu unterstützen.
• Massenimport von Dokumenten: Laden Sie große Mengen an Dokumenten auf einmal hoch und registrieren Sie sie, um das Onboarding von Projekten zu beschleunigen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Legen Sie granulare Berechtigungen für Benutzer und Gruppen fest, um sensible Projektinformationen zu schützen.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Lösen Sie E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusänderungen von Dokumenten, Fristen oder erforderlichen Aktionen aus.

Ascertra Proarc Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, AutoCAD und weitere.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet konfigurierbare Dokumenten-Metadatenfelder
• Verfolgt Dokumentenversendungen und Revisionen
• Bietet Audit-Trails zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen

Cons:

• Das Oberflächendesign wirkt in den Demos veraltet
• Funktionen zur Ansicht von CAD-Dateien sind nicht spezifiziert

LEARN MORE ABOUT ASCERTRA PROARC:

• Check out Ascertra Proarc on their website

9

eQuorum

Am besten für sichere On-Premises-Installationen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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eQuorum bietet eine Dokumentenmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die sichere, lokale Installationen benötigen. Sie eignet sich besonders gut für Ingenieurteams in Branchen mit strengen Anforderungen an Datenkontrolle oder Regulierungen, wie Behörden, Versorgungsunternehmen oder die Fertigungsindustrie. Das System adressiert Herausforderungen im Zusammenhang mit interner Dateisicherheit, kontrolliertem Zugriff und Compliance für vertrauliche Ingenieursdokumente.

Warum ich eQuorum gewählt habe

Wenn sichere On-Premises-Installationen oberste Priorität haben, ist eQuorum eine ausgezeichnete Wahl für das Ingenieur-Dokumentenmanagement. Die Plattform ist darauf ausgelegt, Organisationen zu unterstützen, die sensible Dateien in ihrer eigenen IT-Infrastruktur aufbewahren müssen, und bietet granulare Zugriffskontrollen sowie Prüfpfade für die Einhaltung von Vorschriften. Mir gefällt besonders, dass eQuorum fortschrittliche Verschlüsselungs- und Nutzer-Authentifizierungsfunktionen beinhaltet, die dabei helfen, vertrauliche Ingenieursdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Diese Funktionen machen die Lösung insbesondere für Teams in regulierten Branchen oder mit strikten internen Sicherheitsrichtlinien attraktiv.

eQuorum Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die eQuorum für Ingenieurteams nützlich machen, sind:

• Versionskontrolle: Verfolgen und verwalten Sie mehrere Versionen von Ingenieursdokumenten über deren gesamten Lebenszyklus.
• Stapel-Druck: Drucken Sie große Sammlungen von Zeichnungen oder Dokumenten direkt aus der Plattform.
• Markup- und Redlining-Tools: Kommentieren und markieren Sie Dokumente, ohne die Originaldateien zu verändern.
• Automatisierte Workflow-Weiterleitung: Richten Sie individuelle Workflows ein, um Dokumente zur Überprüfung, Freigabe oder Verteilung weiterzuleiten.

eQuorum Integrationen

Derzeit sind keine nativen Integrationen aufgeführt.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt sichere lokale und hybride Bereitstellungen
• Bietet Stapel-Druck für große Zeichnungssets
• Beinhaltet Markup- und Redlining-Tools

Cons:

• Begrenzte cloud-native Bereitstellungsoptionen
• Einrichtung der Workflow-Automatisierung kann komplex sein

LEARN MORE ABOUT EQUORUM:

• Check out eQuorum on their website

10

SmartProject EDMS

Am besten für standortübergreifende Zusammenarbeit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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SmartProject EDMS wurde für Ingenieur- und Bauunternehmen entwickelt, die Projekte an mehreren Standorten verwalten. Es zentralisiert die Dokumentenverwaltung, Übermittlungen und Workflows, sodass verteilte Teams in Echtzeit an Plänen und technischen Dateien zusammenarbeiten können. Das macht es besonders geeignet für Organisationen, die technische Daten und Freigaben zwischen Büros, Baustellen und externen Partnern koordinieren müssen.

Warum ich SmartProject EDMS ausgewählt habe

Beim Management von Ingenieurprojekten an mehreren Standorten bietet SmartProject EDMS Werkzeuge, die Teams helfen, koordiniert und abgestimmt zu bleiben. Das zentrale Dokumentenarchiv stellt sicher, dass alle mit der jeweils aktuellen Version arbeiten – unabhängig vom Standort. Mir gefällt, dass es die Zusammenarbeit an Plänen und technischen Dokumenten in Echtzeit unterstützt – ein Muss für verteilte Ingenieurteams. Zudem beinhaltet SmartProject EDMS automatisierte Übermittlungen und die Weiterleitung von Workflows, was die Verwaltung von Freigaben erleichtert und Projekte standortübergreifend voranbringt.

SmartProject EDMS Hauptfunktionen

Weitere nützliche Funktionen für Ingenieurteams sind beispielsweise:

• Versionskontrolle: Verfolgt Änderungen und hält eine vollständige Historie aller Dokumentenversionen.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Detaillierte Zugriffsberechtigungen für Nutzer und Gruppen.
• Automatisierte Dokumentennummerierung: Weist Dokumenten eine eindeutige Kennung zur einfachen Nachverfolgung und zum schnellen Wiederfinden zu.
• Mobiler Zugriff: Nutzer können Dokumente auch vor Ort mobil einsehen und verwalten.

SmartProject EDMS Integrationen

Native Integrationen sind aktuell nicht aufgeführt.

Pros and Cons

Pros:

• Zusammenarbeit in Echtzeit für verteilte Projektteams
• Automatisierte Übermittlungen für Plan- und Dokumentenfreigabe
• Eingebaute Versionskontrolle für Ingenieurdokumente

Cons:

• Einrichtung individueller Workflows erfordert Unterstützung durch den Anbieter
• Berichtsfunktionen bieten keine erweiterten Analysemöglichkeiten

LEARN MORE ABOUT SMARTPROJECT EDMS:

• Check out SmartProject EDMS on their website

Weitere Software für das Management technischer Dokumente

Hier sind einige weitere Softwareoptionen für die Verwaltung technischer Dokumente, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Bentley ProjectWise

   Am besten für die Koordination von Infrastrukturprojekten

2. Siemens Teamcenter

   Am besten geeignet für anpassbare Workflow-Vorlagen

3. ProjectTeam

   Am besten geeignet für anpassbare Workflow-Vorlagen

Auswahlkriterien für Software zur Verwaltung technischer Dokumente

Bei der Auswahl der besten Softwarelösungen zur Verwaltung technischer Dokumente für diese Liste habe ich sowohl die typischen Anforderungen von Käufern als auch häufige Herausforderungen wie das Management komplexer Versionskontrollen und die Gewährleistung sicherer Zugriffe auf vertrauliche technische Unterlagen berücksichtigt. Zusätzlich habe ich folgendes Bewertungsschema angewandt, um die Bewertung strukturiert und nachvollziehbar zu gestalten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtwertung)
Um für diese Liste berücksichtigt zu werden, musste jede Lösung folgende gängige Anwendungsfälle abdecken:

• Ablage und Organisation technischer Dokumente
• Kontrolle von Dokumentenversionen und Überarbeitungen
• Festlegung von Benutzerrechten und Zugriffsebenen
• Nachverfolgung von Dokumentenhistorie und Prüfpfaden
• Unterstützung der Zusammenarbeit an Projektdateien

Zusätzliche besondere Funktionen (25% der Gesamtwertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch nach besonderen Merkmalen gesucht, zum Beispiel:

• Integration von CAD- und BIM-Tools
• Automatisches Taggen von Metadaten
• Verknüpfung geospatialer Daten
• Mobiler Zugriff im Außendienst
• Erweiterte Workflow-Automatisierung

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtwertung)
Um einen Eindruck von der Nutzerfreundlichkeit der Systeme zu bekommen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Klare und intuitive Benutzeroberfläche
• Logisch aufgebaute Dokumentennavigationsstruktur
• Minimale Klicks zum Ausführen wichtiger Aufgaben
• Responsives Design für verschiedene Geräte
• Anpassbare Dashboards oder Ansichten

Onboarding (10 % der Gesamtpunktzahl)
Zur Bewertung des Onboarding-Erlebnisses jeder Plattform habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Produkttouren
• Zugang zu Schulungsvideos und Dokumentation
• Vorgefertigte Vorlagen für häufige Workflows
• Geführte Datenmigrations-Tools
• Live-Chat oder Onboarding-Webinare

Kundensupport (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um die Kundenserviceleistungen der einzelnen Software-Anbieter zu beurteilen, habe ich Folgendes betrachtet:

• Rund-um-die-Uhr erreichbarer Support
• Angebot verschiedener Support-Kanäle
• Zugang zu einer durchsuchbaren Wissensdatenbank
• Schnelle Reaktionszeiten auf Anfragen
• Persönliche Kundenbetreuung durch dedizierte Account-Manager

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um den Gegenwert jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente und flexible Preispläne
• Leistungsumfang in jeder Preiskategorie
• Keine versteckten Kosten oder unerwarteten Gebühren
• Rabatte für jährliche Bindungen
• Verfügbarkeit einer kostenlosen Testversion oder Demo

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtpunktzahl)
Um einen Gesamteindruck der Kundenzufriedenheit zu bekommen, habe ich bei der Auswertung der Bewertungen auf Folgendes geachtet:

• Positives Feedback zur Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit
• Berichte über reaktionsschnellen Kundensupport
• Kommentare zur einfachen Implementierung
• Zufriedenheit der Nutzer mit Integrationen
• Feedback zu Funktionsupdates und Verbesserungen

Wie wählt man eine Software für das Management von technischen Dokumenten?

Lange Funktionslisten und komplexe Preisstrukturen können überwältigend sein. Damit Sie während Ihres individuellen Auswahlprozesses den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

Was ist eine Software für das Management von technischen Dokumenten?

Eine Software für das Management von technischen Dokumenten ist ein digitales System, das entwickelt wurde, um technische Unterlagen, Zeichnungen und Projektdateien zu speichern, zu organisieren und den Zugriff darauf zu steuern. Sie hilft Ingenieurteams bei der Versionskontrolle, der Nachverfolgung von Änderungen und der Einhaltung von Industriestandards. Solche Plattformen fördern die Zusammenarbeit über Fachbereiche und Standorte hinweg und stellen sicher, dass während des gesamten Projektlebenszyklus alle mit den aktuellsten und genauesten Informationen arbeiten.

Funktionen

Achten Sie bei der Auswahl einer Software für das Management von technischen Dokumenten auf folgende Schlüsselfunktionen:

• Versionskontrolle: Verfolgt Dokumentüberarbeitungen und stellt sicher, dass Benutzer immer auf die neuesten genehmigten Dateien zugreifen. Dies reduziert Fehler durch veraltete Informationen.
• Zugriffsberechtigungen: Ermöglicht Administratoren, detaillierte Benutzerrollen festzulegen und zu steuern, wer bestimmte Dokumente anzeigen, bearbeiten oder genehmigen darf.
• Audit Trails: Zeichnet jede Aktion an einem Dokument auf und bietet eine transparente Historie für Compliance und Nachvollziehbarkeit.
• Workflow-Automatisierung: Automatisiert Prozesse zur Überprüfung, Genehmigung und Verteilung von Dokumenten, damit Projekte voranschreiten und manuelle Aufgaben reduziert werden.
• Metadaten-Tagging: Ermöglicht es Benutzern, durchsuchbare Tags und Attribute zu Dokumenten hinzuzufügen, um die Auffindbarkeit und Organisation zu beschleunigen.
• Integration mit CAD/BIM-Tools: Verbindet sich direkt mit Konstruktionssoftware, sodass Teams Zeichnungen und Modelle verwalten können, ohne ihr Hauptwerkzeug verlassen zu müssen.
• Dokumentensuche: Bietet erweiterte Suchfunktionen, einschließlich Volltext- und Attributsuche, um Dateien schnell zu finden.
• Mobiler Zugriff: Ermöglicht es Benutzern, Dokumente von Baustellen aus mit Smartphones oder Tablets anzusehen, hochzuladen oder zu kommentieren.
• Check-in/Check-out von Dokumenten: Verhindert widersprüchliche Änderungen, indem Benutzer Dokumente während der Bearbeitung sperren und sie danach wieder für das Team freigeben können.
• Sichere Dateispeicherung: Schützt sensible technische Daten durch Verschlüsselung, Backups und Notfallwiederherstellung, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Vorteile

Die Einführung von Software für das Management technischer Dokumente bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Verbesserte Versionsgenauigkeit: Versionskontrolle und Audit Trails stellen sicher, dass alle mit den aktuellsten und genehmigten Dokumenten arbeiten.
• Erhöhte Sicherheit: Zugriffsberechtigungen und sichere Dateispeicherung schützen vertrauliche technische Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verlust.
• Schnelleres Auffinden von Dokumenten: Metadaten-Tagging und erweiterte Suchfunktionen helfen Teams, benötigte Dateien rasch zu finden.
• Vereinfachte Zusammenarbeit: Integration mit CAD/BIM-Tools und Workflow-Automatisierung unterstützen effizientes Teamwork über Fachbereiche und Standorte hinweg.
• Einhaltung von Vorschriften: Audit Trails und Berechtigungssteuerungen helfen dabei, Compliance mit Branchenstandards und Projektanforderungen sicherzustellen.
• Verringerte Projektverzögerungen: Automatisierte Workflows und mobiler Zugriff sorgen dafür, dass Dokumentprüfungen und Genehmigungen auch bei verteilten Teams zügig ablaufen.
• Geringeres Fehlerrisiko: Check-in/Check-out von Dokumenten und transparente Versionshistorien minimieren die Gefahr von widersprüchlichen Änderungen oder der Nutzung veralteter Informationen.

Kosten und Preise

Die Auswahl einer Software zur Verwaltung technischer Dokumente erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und mehr. Die nachstehende Tabelle fasst gängige Pläne, ihre durchschnittlichen Preise sowie typische Funktionen von Lösungen für das Engineering-Dokumentenmanagement zusammen:

Vergleichstabelle der Pläne für Engineering-Dokumentenmanagement-Software