Projektabschlussrate: Was sie ist & wie man sie berechnet
Punkte zählen lohnt sich: Das Verfolgen von Projektabschlussraten hilft Ihnen, die Leistung zu bewerten, fundierte Entscheidungen zu treffen und sowohl Erfolge als auch Verbesserungsbereiche hervorzuheben.
Höhen und Tiefen: Eine hohe Abschlussrate kann auf eine hohe Leistungsqualität hinweisen, während eine niedrige Rate auf das Management komplexer Projekte zurückzuführen sein kann – der Kontext ist entscheidend für die Beurteilung des Erfolgs.
Herausforderungen in Hülle und Fülle: Zahlreiche externe Faktoren können die Projektabschlussrate verfälschen – Kontext und Anpassungsfähigkeit sind im Projektmanagement unerlässlich.
Das Verfolgen der Projektabschlussrate ist für Projektmanager entscheidend.
Ich habe in meiner Laufbahn Hunderte von Projekten geleitet und lerne täglich dazu, welche KPIs erreicht werden müssen, damit ein Projekt als abgeschlossen gilt.
Hier erkläre ich, warum Projektabschlussraten wichtig sind, welche Herausforderungen es gibt und wie man sie berechnet.
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Was ist die Projektabschlussrate?
Die Projektabschlussrate ist ein wichtiger Leistungsindikator (KPI), der Unternehmen hilft, zu verstehen, wie gut ihre Projektmanager arbeiten.
Die Projektabschlussrate betrachtet die Anzahl der Projekte, die sowohl termingerecht als auch innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Warum ist die Projektabschlussrate wichtig?
Wie jeder andere gemessene KPI ist auch die Projektabschlussrate von Bedeutung, da sie Einblicke in die Leistung eines Projektmanagers geben kann.
Allerdings bedeutet eine hohe Abschlussrate nicht immer, dass ein Projektmanager gut ist, und eine niedrige Abschlussrate nicht zwangsläufig, dass er schlecht ist.
Zum Beispiel kann die Übernahme eines komplexen und risikoreichen Projekts dazu führen, dass es nicht rechtzeitig oder im Budget abgeschlossen wird. Eine Pause einzulegen und Zeitplan und Budget neu zu verhandeln, kann die richtige Entscheidung sein.
Ein Projektmanager, der sein Team unter Druck setzt und schikaniert und so die Work-Life-Balance und das Arbeitsklima schädigt, mag mehr Projekte abschließen. Aber ist das die Art von Arbeitsumfeld, in dem Sie oder Ihr Team täglich arbeiten möchten?
Als Projektmanager: Ist das Fördern eines toxischen, hochdruckorientierten Umfelds wirklich die Art, wie Sie Ihr Team langfristig führen wollen?
Während die Projektabschlussrate also wertvolle Einblicke in die Leistung eines Projektmanagers geben kann, ist sie nicht das einzige KPI. Die Erklärung eines Projektmanagers zu seinen Abschlussraten verrät oft mehr als die Zahl selbst.
Herausforderungen bei der Projektabschlussrate
Der Grund, warum ich davor warne, die Projektabschlussrate als alleiniges Maß für die Fähigkeiten eines Projektmanagers zu verwenden, ist, dass es viele Einflussfaktoren gibt, die außerhalb des Einflussbereichs eines Projektmanagers liegen.
Diese Faktoren können unter anderem sein:
- Wegfall der Finanzierung während des Projekts (z. B. Wegfall von staatlicher Förderung oder eines Zuschusses)
- Ausscheiden wichtiger Interessengruppen aus der Organisation oder Rückzug der Unterstützung
- Personalprobleme
- Unterfinanzierung der Projekte
- Von Anfang an unrealistischer Umfang oder Erwartungen
- Ende des Lebenszyklus einer Software
Projektmanagern werden häufig Aufgaben zugewiesen, ohne an der Festlegung des Projektumfangs oder des Budgets beteiligt zu sein; dadurch können Bewertungen der Abschlussrate potenziell unfair ausfallen.
Zum Beispiel kann ein Projektmanager in einer Behörde mit eingefrorenen Budgets hochqualifiziert sein und trotzdem Projekte nicht abschließen können.
Wie berechnet man die Projektabschlussrate?
Die Berechnung der Projektabschlussrate ist mittels einer einfachen Formel möglich. Sie lautet:
Anzahl der abgeschlossenen Projekte / Gesamtanzahl der begonnenen Projekte * 100 = Projektabschlussrate
Wenn ich zum Beispiel in diesem Jahr 10 Projekte in Angriff genommen und 8 davon termingerecht und im Budget abgeschlossen habe, hätte ich eine Projektabschlussrate von 80 %.
Wenn Sie Abschlussraten jährlich erfassen, führen Sie diese Berechnung am Ende eines jeden Jahres durch. Auch wenn dies nicht vorgeschrieben ist, kann es ein guter Wert sein, den Sie in ein Mitarbeitergespräch einbeziehen. Wenn nicht, ist es zumindest ein interessanter Gesprächsanstoß.
Wie das Ressourcenmanagement die Projektabschlussrate beeinflusst
Ressourcenmanagement kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Projektabschlussrate entscheiden. Während es viele Faktoren dafür gibt, ob ein Projekt abgeschlossen werden kann, gehören Ressourcen zu den wichtigsten Einflussgrößen.
Zu den Ressourcen, die Sie verwalten müssen, gehören Zeit, Budget, das verfügbare Team für das Projekt, erforderliche Hard- und Software sowie sogar die Energie Ihres Teams.
Wenn Sie schon eine Weile Projekte managen, wissen Sie, wie selten es vorkommt, dass man von allen benötigten Ressourcen für das Projekt mehr als genug hat. Wenn stets unbegrenzt Zeit und Geld für Projekte verfügbar wären, könnten sehr hohe Abschlussraten leicht erzielt werden. Das ist aber selten der Fall, vor allem in der aktuellen Wirtschaftslage.
Deshalb ist das aktive Management der Ressourcen die bestmögliche Lösung. Im Ressourcenmanagement gehören die folgenden Faktoren zu den häufigsten Stellschrauben.
Zeit
Gutes Zeitmanagement kann Ihnen helfen, den Ablauf auch bei engem Zeitplan zu optimieren. Das kann bedeuten, Design-Reviews mit wichtigen Stakeholdern im Voraus zu planen oder die Anzahl der Personen zu begrenzen, die Feedback geben. Es kann auch sinnvoll sein, Zeitfenster für Überarbeitungen einzurichten, damit die Designer ausreichend Zeit haben, das Feedback vor der nächsten Begutachtung umzusetzen.
Energie
Wie Zeit ist auch Energie keine unbegrenzte Ressource. Ein völlig ausgebranntes Team trägt nicht zur erfolgreichen Projektdurchführung bei. Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden oder den Stakeholdern zusammen, um Aufgaben zu priorisieren und hektische Notfallaktionen zu vermeiden – so bewahren Sie Ihr Team vor Überlastung.
Achten Sie darauf, dass die Teammitglieder zu angemessenen Zeiten arbeiten und ausreichend Zeit für Erholung und Aufladen haben. Wenn Sie feststellen, dass ein Teammitglied Anzeichen von Burnout zeigt oder Aufgaben länger dauern als üblich, ermutigen Sie die Person, eine Pause einzulegen und neue Energie zu tanken.
Teammitglieder
Die richtigen Teammitglieder zu haben, ist einer der wichtigsten Faktoren für die Erreichung Ihrer Fertigstellungsrate. Ein unerfahrenes Team oder eines, das nicht gut zusammenarbeitet, kann den Projektfortschritt schnell behindern.
Weitere häufige Probleme sind Unterbesetzung oder Teammitglieder mit übervollen Terminplänen. Beides kann den Projekterfolg erheblich beeinträchtigen.
Budget
Behalten Sie aufmerksam im Blick, wie das Projektbudget verwendet wird – also Teamstunden, Meetings, Hardware- und Softwarekosten. Wenn noch viel Arbeit ansteht und das Budget knapp ist, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die möglichen Risiken verstehen.
Fragen Sie nach der Möglichkeit einer Änderung des Auftrags oder einer Budgeterhöhung, um zu erfahren, ob später zusätzliche Mittel bereitgestellt werden könnten.
Nach meiner Erfahrung gehört das Budget zu den schwierigsten Ressourcen im Management – vor allem, wenn das Projektbudget geringer ist als benötigt, weil die Agentur oder Organisation das Projekt zu einem Festpreis übernommen hat, obwohl von Anfang an klar war, dass das Budget knapp bemessen ist.
Ich habe dies erlebt in ruhigen Zeiten, bei der Entwicklung neuer Dienstleistungen oder, weil das Führungsteam unbedingt mit einem bestimmten Kunden zusammenarbeiten wollte.
Ausstattung & Software
Die richtige Ausstattung und Software, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ist eine zentrale Ressource, die stets umsichtig verwaltet werden muss. Selbst bei der Erstellung einer Website auf einer Open-Source-Plattform benötigen Sie Plugins, Abonnements und Optimierungswerkzeuge wie Google Analytics, um eine ordnungsgemäße Funktionalität zu gewährleisten.
Für mobile Apps sollten Sie verschiedene Smartphone-Modelle für Tests bereithalten. Wenn dem Team in kritischen Projektphasen die notwendige Ausrüstung zur Verfügung steht, kann der Fortschritt beschleunigt und ein erfolgreicher Abschluss gesichert werden.
Wenn Sie Software anschaffen, versuchen Sie, genügend Lizenzen für Ihre Nutzer:innen einzuplanen. Gemeinsame Logins können den Fortschritt manchmal ins Stocken bringen.
Tools zur Verwaltung der Projektabschlussrate
Sie müssen Ihren Projektfortschritt und die Abschlussraten nicht mehr manuell nachverfolgen. Es gibt zahlreiche Ressourcenmanagement-Tools, mit denen Sie Fortschritt und Budget überwachen können, während die Arbeit erledigt wird. Diese Einblicke aus dem Projekt helfen Ihnen bei Entscheidungen, die letztlich Ihre Abschlussrate erhöhen können.
Hier sind einige der derzeit besten Software-Tools für Ressourcenmanagement:
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