Frische Entdeckungen: Die neuen Tools, die PM-Experten derzeit begeistern
All-in-One-Plattformen: Neue, zweckorientierte Projektmanagement-Tools bieten Agenturen sofortige Struktur und vermeiden lange Einrichtungszeiten.
KI-Meeting-Tools: KI-gestützte Notizlösungen helfen PMs, in Meetings präsent zu bleiben und gleichzeitig mühelos alle wichtigen Informationen festzuhalten.
Maßgeschneiderte Lösungen: Zugängliche KI-Entwicklungsplattformen ermöglichen es PMs, eigene, passgenaue Tools zu erstellen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
Unkonventionelle Tools: Einige der wirkungsvollsten PM-Tools stammen aus anderen Branchen und bieten innovative Lösungen für Koordination und Workflow-Probleme.
Mentalitätswandel: Projektmanager experimentieren zunehmend mit individuellen Anpassungen und Werkzeugen, die optimal zu ihren einzigartigen Arbeitsweisen und Anforderungen passen.
Die Landschaft der Projektmanagement-Tools verändert sich rasant. Zwischen KI-gestützten Assistenten, speziell für Agenturen entwickelten Plattformen und Projektmanager:innen, die sich kurzerhand ihre eigenen, individuell codierten Tools bauen, sieht die Arbeit von Projektmanager:innen heute ganz anders aus als noch vor wenigen Jahren. Wir haben eine Gruppe erfahrener PMs gefragt, welche Tools ihre Arbeitsweise wirklich verändert haben – nicht die bekannten Namen, sondern die, die sie kürzlich entdeckt, getestet und in ihren Arbeitsalltag integriert haben. Das haben sie uns berichtet.
All-in-One-Projektmanagement-Plattformen
Für Projektmanager:innen, die es leid sind, wochenlang Tools konfigurieren zu müssen, bevor sie diese tatsächlich nutzen können, bietet eine neue Welle spezialisierter Plattformen etwas anderes: Strukturen, die vom ersten Tag an einsatzbereit sind.
Kayla Keizer, Projektmanagerin bei Northern, entdeckte Productive.io und fand, dass es ein bekanntes Problem vieler PMs löst. „Es ist [Productive.io] großartig. Es wurde speziell für Agenturen und Agenturarbeit entwickelt“, beschreibt sie und sagt weiterhin: „Es ist so, als müsste man ClickUp überhaupt nicht einrichten – genau das bietet Productive.“ Besonders hervorzuheben sei: „Man erhält direkt ein Grundgerüst, wie man Dinge angehen sollte und wie alles zusammenarbeiten sollte. Budgets können verfolgt werden, Projekte lassen sich nachverfolgen. Es enthält bereits alles, was man für verschiedene Vertragsarten benötigt.“
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Es ist [Productive.io] großartig. Es wurde speziell für Agenturen und Agenturarbeit entwickelt
Christina Sookram, Gründerin von CNS Project Consulting Inc, stieß auf ein Tool, das Strukturen anders angeht. „Eines der [besten neuen] Tools heißt Proggio“, erzählt sie. „Es ist ein Projektmanagement-Tool, das sogenannte Work Streams nutzt, um den Projektplan zu organisieren. Je nach Art und Umfang des Projekts schlägt es Ihnen passende Work Streams vor, damit Sie Ihre Work-Breakdown-Struktur aufbauen können – das fand ich wirklich spannend.“
Eines der [besten neuen] Tools heißt Progio. Es ist ein Projektmanagement-Tool, das sogenannte Work Streams nutzt, um den Projektplan zu organisieren.
KI-gestützte Meeting-Tools & Notizhelfer
Einer der konstanten Schmerzpunkte für Projektmanager:innen sind Meetings – insbesondere der Spagat zwischen aktiver Teilnahme und dem lückenlosen Festhalten aller Informationen. Eine neue Generation KI-basierter Notiz-Tools will dieses Problem gezielt lösen.
Für Megan Cotterman, PM und Operations Consultant, ist die Lösung Fathom. „Eines meiner Lieblingstools ist Fathom für KI-gestützte Meeting-Notizen“, erklärt sie und verweist auf „die Möglichkeit, bei Meetings präsent zu sein, ohne hektisch mitschreiben zu müssen – kombiniert mit der KI-Funktion, der man im Nachgang Fragen stellen kann." Diese Kombination war für sie entscheidend: „Das war das Tool, das im letzten Jahr für mich alles verändert hat.“
Eines meiner Lieblingstools ist Fathom für KI-gestützte Meeting-Notizen. Ich liebe es, in Meetings präsent bleiben zu können, ohne mir Sorgen machen zu müssen, panisch Notizen zu schreiben.
Technical Project Manager Ryan Gilbreath sieht einen ähnlichen Mehrwert bei Read AI – und äußert sich sogar noch überzeugter. „Ein Tool, bei dem ich sage: 'Das muss ich haben', ist Read AI, mein KI-Notizhelfer“, so seine Worte. „Es ist wirklich zu meinem zweiten Gehirn geworden, gerade für Meetings." Was das Tool für ihn besonders macht, geht über die Notizfunktion hinaus: „Es gibt auch eine Coaching-Funktion. Es kann meine Stimme, meinen Tonfall und meine Artikulation analysieren und mir Feedback geben, wie ich bei dem vergangenen Gespräch abgeschnitten habe.“
Ein Tool, bei dem ich sagen würde: ‘Ich muss das haben’, ist Read AI, mein AI-Notizenmacher
KI-Assistenten & maßgeschneiderte Tools
Einige Projektmanager warten nicht darauf, dass das perfekte Tool gebaut wird – sie machen es einfach selbst. Dank der Verbreitung zugänglicher KI-Entwicklungsplattformen ist das Erstellen maßgeschneiderter Lösungen heute so einfach wie nie zuvor.
Ryan Gilbreath verfolgt diesen Ansatz mit Google AI Studio. „Ich nutze Google AI Studio… du kannst verschiedene Lösungen anhand von Vibe Coding erstellen“, erklärt er. „Und tatsächlich habe ich mit Google AI Studio einen PM-Assistenten gebaut, der einen Sprachmodus hat. Wenn ich also ein Debriefing mache und einfach meinen Gedanken freien Lauf lassen will, schalte ich einfach diesen Sprachmodus ein.“
Michael Gold, Gründer von Gold Project Management, hat einen ähnlichen Selbstbau-Ansatz gewählt, als ihm die CRM-Kosten zu hoch wurden. „Ich habe mein eigenes CRM mit Replit gebaut, weil ich vorher Close verwendet habe, das mich aber rund $100 im Monat gekostet hat“, sagt er. „Stattdessen habe ich einfach mein eigenes gebaut und zahle nur $25 im Monat für Replit.“ Das zeigt: Für technisch neugierige Projektmanager könnte das beste Tool am Markt das eigenentwickelte sein.
Ich habe mein eigenes CRM mit Replit gebaut, weil ich vorher Close verwendet habe, das mich aber rund $100 im Monat gekostet hat.
Kreative & unkonventionelle PM-Tools
Nicht jedes Tool, das in der Werkzeugkiste eines Projektmanagers landet, wurde für das Projektmanagement entwickelt – und manchmal kommen die effektivsten Lösungen aus unerwarteten Quellen.
Alexandria O'Bannon, Staffing Manager bei der JUMP! Foundation, hat ihren Staffingeinsatz um ein Tool aufgebaut, das dafür ursprünglich nie gedacht war. „Ein neues Tool, das ich verwende, ist eigentlich kein PM-Tool, aber ich habe daraus ein PM-Tool gemacht, und es funktioniert richtig gut im Arbeitsprozess“, sagt sie und stellt ein „wirklich günstiges Abo namens WhenAvailable“ vor. Sie beschreibt es als „im Grunde einen RSVP-Kalender“ und erklärt: „Ich klicke einfach alle Regionen an, zu denen ich Leute senden möchte... dann wird automatisch eine Liste generiert, die zeigt, wer in welchen Ländern an welchen Daten verfügbar ist, und daraus mache ich mein Staffing.“ Eine einfache Lösung für eine Abstimmungsherausforderung, die sonst schnell Stunden kosten kann.
Ein neues Tool, das ich verwende, ist eigentlich kein PM-Tool, aber ich habe daraus ein PM-Tool gemacht, und es funktioniert richtig gut für meinen Arbeitsprozess. Es ist ein wirklich günstiges Abo namens WhenAvailable, im Grunde ein RSVP-Kalender.
Der aktuelle Stand der Tools
Was bei all diesen Empfehlungen ins Auge sticht, ist nicht nur das Tool selbst – sondern die dahinterstehende Denkweise. Diese Projektmanager warten nicht auf die eine perfekte Plattform, die alles löst. Sie experimentieren, denken um, und bauen sich im Zweifel genau, was sie brauchen. Ob es um eine fertige Agentur-Plattform, eine KI, die das eigene Kommunikationsverhalten coacht, oder ein unscheinbares Planungstool geht, das klammheimlich zur Staffing-Lösung umfunktioniert wurde: Das beste Tool ist letztendlich das, das tatsächlich zur eigenen Arbeitsweise passt.
