3 Kollaborative Rollen für effektive Meetings im Jahr 2026
Als die Harvard Business Review 182 Führungskräfte befragte, sagten 71 %, dass Meetings unproduktiv seien. Als Miro 2.000 Wissensarbeiter befragte, gaben sie an, dass enge Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten an einem Projekt der wichtigste Weg ist, im Arbeitsumfeld Beziehungen zu knüpfen – was die Wahrscheinlichkeit erheblich erhöht, im aktuellen Job zu bleiben.
Beides zeigt uns, dass wir unsere Meetings besser gestalten müssen. Wenn wir sie in Workshops umwandeln, können wir sie effektiver und ansprechender machen und wirklich das Potenzial der Zusammenarbeit in unseren Projekten nutzen.
Ich bin Annie MacLeod, eine leidenschaftliche und erfahrene Projektmanagerin und Coach, die davon lebt, Kollaborationserlebnisse für Remote-Teams und deren Projekte zu schaffen. Diese Erfahrungen erstrecken sich über den gesamten Projektlebenszyklus – von der Einholung von Feedback der Projektkunden, über kreative Workshops zur Problemlösung, das Herbeiführen finaler Entscheidungen bis hin zur Verbesserung der Teamkultur.
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Ein entscheidender Teil, Meetings und Workshops effektiver zu gestalten – besonders in der verteilten Arbeitswelt –, ist das Verständnis der neuen Rollen von Moderator, Mitwirkenden und Designer. Wenn Sie Meetings abhalten, Workshops durchführen und Kollaborationserlebnisse im digitalen Raum aufbauen, bedarf es einiger Planung, um diese Sitzungen so wirksam wie möglich zu machen.
Die wichtigsten Ziele, um Meetings und Workshops effektiv zu gestalten, sind:
- Die Zeit der Menschen respektieren: Meetings müssen pünktlich beginnen und enden und so strukturiert sein, dass sie möglichst effizient sind
- Feedback einholen: Meetings dürfen nicht dazu dienen, einfach nur Informationen zu verbreiten – wir müssen die Teilnehmer einbinden, damit sie sich wertgeschätzt und engagiert fühlen
- Das Wissen des kollaborierenden Teams nutzen: Meetings sind teuer – alle Teilnehmenden sollten einen Mehrwert bieten. Um diesen Wert zu erhalten, brauchen wir Workshops, die zu konkreten Handlungen führen
Indem Sie sich auf diese Ziele konzentrieren, Moderatoren und Designer gezielt einsetzen und Ihre Mitwirkenden sinnvoll einbinden, heben Sie Ihre Projektmeetings auf ein ganz neues Niveau!
Was sind die wichtigsten Kollaborationsrollen?
Gerade bei digitaler Zusammenarbeit habe ich festgestellt, dass es drei neue Teamrollen gibt, die dazu beitragen, Meeting-Erlebnisse so wirkungsvoll, effizient und attraktiv wie möglich zu gestalten. Kollaborationsrollen gab es schon früher, aber die von mir beschriebenen sind neu – durch den massiven Wandel zu verteilten Teams und die Notwendigkeit effektiver Zusammenarbeit.
Diese Rollen sind:
- Designer: Die Person, die den Meeting-Arbeitsbereich oder die Workshop-Erlebnisse konzipiert und gestaltet
- Moderator: Diejenigen, die das eigentliche Meeting oder den Workshop durchführen
- Mitwirkende: Die internen und externen Personen, die ihr Fachwissen und Know-how ins Meeting einbringen
Schauen wir uns zur Veranschaulichung die typischen Rollen in einem digitalen Projektmanagement-Meeting an. Ihre Agentur könnte zum Beispiel ein Design-Meeting mit dem Kunden veranstalten, um zentrale Designelemente, deren Aussehen und Wirkung, benötigte Inhalte, Zuständigkeiten und andere Details abzustimmen.
Solche Meetings gehören häufig zur Standardpraxis Ihrer Agentur. Daher lohnt sich die Investition, sie in einem standardisierten Format durchzuführen und einige markentypische Aktivitäten einzubauen. Diese können dann als Vorlagen gestaltet werden, sodass mehrere Personen sie für Kundentermine nutzen können.
In diesem Fall würde ein Designer den Whiteboard-Raum oder ein anderes Team-Kollaborationstool (wie das PM Gameboard!) erstellen, um sicherzustellen, dass es Ihren Markenstandards entspricht und die Optik zu Ihrer Markenstimme, Schriftarten und sonstigen Designmerkmalen passt. Außerdem kann ein Designer gewährleisten, dass die wichtigsten kollaborativen Aktivitäten im Meeting ansprechend gestaltet und leicht nachvollziehbar sind.
Der Moderator arbeitet dann mit dem Designer gemeinsam am Ablauf des Meetings und führt es letztlich durch. All dies geschieht unter Berücksichtigung der Mitwirkenden – also der internen und externen Teilnehmenden, die am Meeting beteiligt sind. Es ist wichtig, dass Ihr Meeting-Board geeignete Aktivitäten für diese Zielgruppe vorsieht.
Ich stelle fest, dass man bei Gesprächen mit Führungskräften (C-Level) möglichst schnell zur Sache kommen, selten Aufwärmübungen nutzen und sich auf die Fakten beschränken sollte. Wenn du jedoch mit Kolleg:innen und Mitarbeitenden zusammenarbeitest, ist es wichtig, Aktivitäten wie Eisbrecher einzubauen und die Atmosphäre ansprechend und unterhaltsam zu gestalten, um Beziehungen aufzubauen!
Schau dir hier weitere Best Practices für Zusammenarbeit an.
Warum sind diese Rollen wichtig?
In unseren digitalen Projekten gibt es die unterschiedlichsten Meetings! In jeder Phase oder bei jedem Meilenstein eines Projekts haben wir Meetings und es ist besonders wichtig sicherzustellen, dass unsere Meetings so effektiv wie möglich sind, damit das Team schnell wieder daran arbeiten kann, Mehrwert im Projekt zu schaffen.
Da wir nun so viele Meetings digital für Remote- oder Hybrid-Teams abhalten, benötigt es eine Menge Vorausplanung, um Meetings effektiv zu gestalten.
Glücklicherweise gibt es immer mehr Lösungen, um Meetings technisch interaktiver zu machen. Zoom hat ein Whiteboard hinzugefügt, Apple hat eine neue App angekündigt, ClickUp hat Whiteboard-Funktionen integriert, Miro-Boards können in MS Teams eingebunden werden, und jeder erkennt inzwischen, dass Meetings Räume zum Mitmachen sein müssen, und nicht nur Köpfe, die auf Bildschirmen schweben.
Was wir tun sollten, ist, unsere Meetings in Workshops zu verwandeln. Ich liebe dieses Zitat, um das zu beschreiben:
Einfach gesagt: In Meetings werden Dinge besprochen.
In Workshops werden Dinge erledigt.
| Meetings | Workshops |
|---|---|
| Zweck manchmal unklar | Handlungsorientiert |
| Die ranghöchste Person erhält die meiste Aufmerksamkeit | Zielgerichtet |
| Die lauteste Person erhält die meiste Redezeit | Jede:r beteiligt sich |
| Neigen zu Informationsübermittlung – wenig Interaktion | Mitreißend & kollaborativ |
| Dauer kann problematisch sein, beginnen oder enden nicht pünktlich | Geplante Dauer und Ablauf |
In unseren digitalen Projekten gibt es zahlreiche Meetings, die in Workshops umgewandelt werden können – sei es eine Planungsbesprechung, ein Brainstorming zur Lösung eines Problems oder zum Entwickeln einer Lösung, oder Retrospektiven zur Reflexion der Zusammenarbeit.
Ich sage meinen Kund:innen gern, dass es tatsächlich nur vier Gründe gibt, ein Meeting abzuhalten:
- Ein Problem lösen
- Eine Entscheidung treffen
- Gemeinsam erschaffen
- Beziehungen aufbauen
Alle diese Meetingformen können zu Workshops gemacht werden, anstatt ein Meeting nur zum Austausch abzuhalten. Wenn wir Meetings in Workshops umwandeln, gibt es bestimmte Methoden und spezielle Rollen, die sicherstellen, dass wir Ergebnisse erzielen:
| Ziel | Methode | Designer-Rolle | Moderator:innen-Rolle |
|---|---|---|---|
| Respekt vor der Zeit der Teilnehmenden | Agenda | Aktivitäten gestalten, die Zeit effizient nutzen und alle Teilnehmenden einbeziehen, um das Ziel zu erreichen | Techniken, um die Gruppe fokussiert zu halten, Klarheit zu schaffen und Ergebnisse zu erzielen |
| Beitragsbedarf einholen | Aktivitäten zur Einholung von Informationen, Wissen und Feedback. Zum Beispiel Brainstorming, Brainwriting oder gemeinsames Entscheiden | Aktivitäten entwickeln, die Meeting-Teilnehmende effektiv einbinden | Kennen die Methoden, die sicherstellen, dass alle Workshop-Teilnehmenden aktiv eingebunden werden und die Möglichkeit haben, Beiträge zu leisten |
| Wissen des Teams nutzen | Breakout-Räume, in denen Kleingruppen Probleme lösen, Empfehlungen abgeben, Lösungen entwickeln und diese dem Plenum vorstellen | Aktivitäten gestalten, die die Kreativität der Teilnehmenden fördern, sodass sich das Team aufteilen und die Ergebnisse später gemeinsam präsentieren kann | Beaufsichtigt Einzelne und Gruppen effektiv, um sicherzustellen, dass alle vorankommen und ihre Aufgaben innerhalb der verfügbaren Zeit erledigen können |
5 Methoden, um Meetings in Workshops zu verwandeln
Schauen wir uns nun einige Methoden sowie die Designer- und Moderator:innenrolle genauer an, um zu verstehen, wie sie sicherstellen, dass unsere Meetings und Workshops unsere Ziele erreichen:
- Die Zeit der Menschen respektieren
- Beiträge vom Team einholen
- Das Wissen des Teams nutzen
1. Agenda
Meetings ohne Agenda respektieren nicht die Zeit der Teilnehmer oder den Wert ihrer Beiträge. Mindestens muss ein beabsichtigtes Ergebnis für das Meeting feststehen und dieses muss mit der Einladung verschickt werden – andernfalls wissen die Teilnehmer nicht, warum sie dabei sind oder was von ihnen erwartet wird.
In der Agenda sollten außerdem die Aktivitäten aufgeführt werden, die zum gewünschten Ergebnis führen – wenn man dies berücksichtigt, während man die Agenda erstellt, geht man bewusst mit der Zeit der Menschen um und macht transparent, wie das Team zum Ergebnis beiträgt.
2. Aktivitäten
Sie sind entscheidend, um von einer Besprechung zu einem Workshop zu kommen – anders gesagt, um von einer Diskussion zum tatsächlichen Handeln überzugehen. Diese Aktivitäten richten sich nach der Art des Ergebnisses, das erreicht werden soll, und werden darauf aufgebaut oder strukturiert.
Wichtige Beispiele hierfür sind:
- Brainstorming: zum Lösen von Problemen, für Scoping, Entwicklung von Alternativen und Retrospektiven
- Ice Breaker: um Beziehungen aufzubauen und Gruppen für die Themen des Meetings zu „erfrischen“
- Beitragen von Input oder Feedback: Planung, Schätzung, Entwicklung von Alternativen, Priorisierung, Workflow-Prozess-Mapping, Entwicklung von User Stories
- Zusammenfassen von Informationen: Analyse von Forschungsdaten, Ursachenanalyse
All dies kann in Aktivitäten umgewandelt werden, bei denen die Gruppe gemeinsam arbeitet und damit die Vorteile der Teamarbeit nutzt – verschiedene Meinungen und Fachkompetenzen einzubringen.
3. Designer
Wann immer wir unsere Meetings in Workshops verwandeln oder eine neue Suite von Projekt-Collaboration-Tools einsetzen, muss jemand für die Vorbereitung des digitalen Raums für den Workshop und die Aktivitäten verantwortlich sein (der Preisplan für die Collaboration-Software, den Sie wählen, kann in diesen Fällen Ihre Optionen einschränken).
Diese Person könnte unser Projektmanager sein, die Aufgabe kann auch durch die Nutzung von Templates für die Aktivitäten übernommen werden, die online oder im MiroVerse verfügbar sind, oder – wenn der Workshop groß, komplex und besonders wichtig ist – könnte sich der Einsatz eines professionellen Designers für die Gestaltung des Workshop-Raums lohnen.
Designer bringen spezifische Fähigkeiten und Methoden ein, um Ihren Workshop optisch ansprechend, leicht verständlich, logisch und effektiv zu gestalten. In Zusammenarbeit mit dem Moderator können sie die Aktivitäten für die Zusammenarbeit bereichern und sie unterhaltsam und ansprechend machen.
Überlegungen, ob ein professioneller Designer eingesetzt werden sollte, könnten wie folgt aussehen:
| Element | Überlegung |
|---|---|
| Workshop-Größe | Wenn mehr als 10 bis 12 Personen teilnehmen, spielt die Größe eine Rolle. Der Raum muss so gestaltet sein, dass die Teilnehmer ohne Probleme zu ihrem Arbeitsbereich gelangen und ihr Feedback effizient mit minimaler technischer Hürde abgeben können. |
| Komplexität | Wenn im Workshop mehrere Aktivitäten stattfinden, mehrere Gruppen in Breakout-Räumen arbeiten oder verschiedene Kategorien von Recherchen bzw. andere Materialien und Daten den Teilnehmern zur Verfügung stehen, kann ein Designer dafür sorgen, dass alles Material direkt zugänglich ist. |
| Profil | Wenn Ihr Workshop Kunden, externe Experten oder Berater einbezieht, sollte das Erlebnis professionell wirken und sich auch so anfühlen. |
4. Moderator
Wie bei der Rolle des Designers sollten wir auch festlegen, wer den Workshop moderiert. Diese Person ist für die Durchführung des Workshops verantwortlich. In gewisser Weise ähnelt sie einem Dirigenten – sie holt das Beste aus der Erfahrung und allen Teilnehmern heraus!
Gute Moderatoren verfügen über ausgeprägte Fähigkeiten im aktiven Zuhören, Zeitmanagement, beim Stellen von klärenden Fragen, sie sind objektiv und bieten eine neutrale Perspektive sowie können eine psychologisch sichere Umgebung für die Workshop-Teilnehmer fördern. Viele KI-Kollaborationstools bieten Funktionen, die einige der manuellen Aspekte der Moderation für Sie übernehmen können.
Moderatoren verfügen außerdem über Methoden für gezielte Interventionen. Zum Beispiel: unangemessene Gespräche unterbinden und Besprechungsregeln durchsetzen, oder sicherstellen, dass immer nur eine Person spricht.
Wie schon bei der Rolle des Designers in unserem Projekt, kann dieser Moderator auch der Projektmanager oder Teamleiter sein. Es gibt jedoch viele Projektsituationen, in denen es sinnvoll sein kann, einen externen Moderator einzusetzen.
Denken Sie dabei an:
- Ein Projektproblem tritt auf, bei dem der Projektmanager eine einzigartige oder wichtige Meinung zu einer Lösung hat, aber trotzdem sicherstellen möchte, dass das gesamte Team gehört wird. Ein Moderator kann dafür sorgen, dass alle Stimmen zu Wort kommen.
- Es wird eine Retrospektive abgehalten, bei der der Projektmanager einen Konflikt mit dem Team hatte. In diesem Fall wäre es wahrscheinlich nicht angemessen, wenn der Projektmanager die Retrospektive moderiert, da er zu dem Konflikt beigetragen haben könnte.
- Der Projektmanager verfügt möglicherweise nicht über die Fähigkeiten oder die Erfahrung, um eine bestimmte Aktivität zu moderieren oder mit einer größeren Gruppe umzugehen. Ein professioneller Moderator kann nicht nur den Workshop durchführen, sondern unter Umständen auch den PM coachen, damit er die Aktivität zukünftig selbst umsetzen kann oder größere Gruppen meistert.
5. Beitragende
Hier sind einige Überlegungen, wie Sie das Beste aus den Beitragenden Ihres Workshops herausholen können. Gemeint sind zum Beispiel: Fachexperten, Projektteammitglieder, Sponsoren und Stakeholder.
Ich habe festgestellt, dass es in der verteilten und virtuellen Arbeitswelt besondere Aspekte gibt, die berücksichtigt werden müssen, um die Reibungsverluste durch Technik im Workshop-Erlebnis möglichst gering zu halten.
Hier einige Beispiele:
- Die Fähigkeiten Ihrer Beitragenden sind entscheidend für den Erfolg. Häufig stehen technische Fähigkeiten umgekehrt proportional zum Bildungsgrad: Promovierte oder Anwälte – Berufe, die auf das gesprochene Wort setzen – haben eventuell Schwierigkeiten mit der Tastaturbedienung. In solchen Fällen sollten Sie mehrere Möglichkeiten bieten, Input zu liefern: etwa durch jemanden, der Chatnotizen auf Boards überträgt, oder durch Unterstützung, um die Beiträge der Teilnehmenden festzuhalten.
- Sie sollten Materialien im Vorfeld des Workshops bereitstellen, damit Teilnehmer die nötigen Kompetenzen üben können. Eine weitere Möglichkeit: In einem Warm-up am Anfang des Workshops können die benötigten Fähigkeiten spielerisch trainiert werden, bevor es mit komplexeren Aktivitäten losgeht.
- Sie sollten Verhaltensregeln oder Teamnormen für Ihren Workshop etablieren. Hier gibt es hilfreiche Ressourcen von Indeed als Einstieg.
- Beachten Sie, dass einige Teilnehmende bestimmte Methoden oder Aktivitäten, die Sie geplant haben, nicht kennen. Diese Personen müssen angeleitet und eventuell begleitet werden – berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Planung und informieren Sie dazu auch den Moderator.
Raus aus dem Meeting-Wahnsinn!
Verlegen Sie so viele Meetings wie möglich in Workshop-Formate! Wenn Sie diese Umwandlung durchführen, achten Sie darauf, dass die einzelnen Rollen – wie Designer und Moderator – klar abgedeckt sind, aber vergessen Sie auch nicht, Ihr Publikum genau zu kennen.
Nutzen Sie die Gelegenheit, um Beitragenden neue Methoden vorzustellen oder deren Wissen sowie Erfahrung in kreativen Brainstorming-Aktivitäten wie dem Silent Brainstorming einzusetzen.
Vergessen Sie außerdem nicht, sich im Web und bei den MiroVerse-Vorlagen Inspiration zu holen. Sie können als Anregung und als Designer zugleich dienen.
Außerdem habe ich fünf professionelle Brainstorming-Techniken vorgestellt, die einen Blick lohnen. Kommentieren Sie unten – ich freue mich auf Ihre Erfahrungen, Ihre Erfolge und darauf, was Sie beim Thema Kollaboration noch interessiert!
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