Leitfaden für Projektmanager zur Implementierung eines Compliance-Programms
Ich arbeite nun seit fast einem Jahrzehnt im B2B-SaaS-Bereich, und mein Ziel war es in dieser Zeit stets, den Umsatz kontinuierlich zu steigern. Es gibt viele verschiedene Wege, dieses Ziel zu erreichen, aber der entscheidende und konstante Faktor für den Erfolg ist gutes Projektmanagement.
In den letzten zwei Jahren habe ich mit erfahrenen Experten großer Unternehmen und Beratungsagenturen wie Everbridge und Mirai Security gesprochen, um mehr über diese Nischenbranche namens GRC – Governance, Risk und Compliance – zu erfahren. Wenn du hier gelandet bist, hast du wahrscheinlich schon davon gehört und möchtest vielleicht lernen, wie man ein Compliance-Programm für dein Unternehmen oder deinen Kunden implementiert.
Ich habe diesen kurzen Leitfaden geschrieben, um die wichtigsten Wissensgebiete des Projektmanagements sowie Best Practices hervorzuheben, die Experten als entscheidend für die erfolgreiche Einführung von Compliance-Programmen in nahezu jeder Organisation ansehen.
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Was ist ein Compliance-Programm?
Auch wenn es auf unterschiedliche Arten definiert werden kann, ist ein Compliance-Programm im Wesentlichen ein „System aus Prozessen, Richtlinien, Verfahren und Kontrollen, das entwickelt wurde, um die Einhaltung aller geltenden Regeln, Vorschriften, Verträge und Richtlinien sicherzustellen, die das Handeln der Organisation bestimmen.“
Manuelle Methoden vs. GRC-Tools
Eine der ersten Entscheidungen, die ein Projektmanager treffen muss, ist, ob er GRC-Tools nutzen oder manuelle Methoden verwenden möchte. Compliance-Programme mit manuellen Methoden umzusetzen (Tabellenkalkulationen, Textdokumente, E-Mails usw.) bietet den Vorteil niedriger Anfangskosten, individueller Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens und teilweise einer schnelleren Umsetzung im Vergleich zu einem automatisierten System.
Der Nachteil manueller Methoden ist jedoch, dass sie nicht skalierbar sind und schnell unüberschaubar werden können, sobald die Compliance-Anforderungen des Unternehmens steigen. Je mehr Compliance-Frameworks eingehalten werden müssen, desto mehr Mitarbeitende und Stakeholder werden zu deren Unterstützung benötigt.
Das bedeutet, dass du dein Compliance-Team vergrößern musst – und das verursacht die höchsten Kosten bei manueller Verwaltung von Compliance: die Gehälter. Ein Whitepaper zu den Compliance-Kosten für mittelgroße Banken zeigte auf, dass das Personal für mehr als 70 % der Compliance-Kosten verantwortlich ist.
Skalierbarkeit ist oft der Grund, warum Projektmanager sich für GRC-Lösungen entscheiden, wenn sie Compliance-Programme implementieren und verwalten. Neben Kosteneinsparungen bieten diese Lösungen weitere Vorteile wie eine gesteigerte Gesamtleistung durch Prozessautomatisierung, reduzierte Nichteinhaltung und mehr Transparenz im gesamten Unternehmen.
Ob du dein Compliance-Programm manuell oder mit einem GRC-Tool implementierst – die folgenden Wissensgebiete und Best Practices finden in beiden Fällen gleichermaßen Anwendung.
Weiterführende Lektüre: Was ist StandardFusion? Überblick & Rundgang durch die Funktionen
Was sind Wissensgebiete im Projektmanagement?
Du bist mit diesen Konzepten vielleicht bereits vertraut, da Projektmanager sie im Alltag schon anwenden – aber ich gebe dir gern eine kurze Auffrischung.
Wie bei jedem erfolgreichen Projekt benötigt die Einführung eines Compliance-Programms eine sorgfältige Planung, Organisation und Durchführung von Anfang bis Ende. Das Project Management Institute (PMI) hat mit dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ein Rahmenwerk geschaffen, das alle Begriffe, Leitfäden, Best Practices und Prozesse, denen Projektmanager folgen, standardisiert.
Im PMBOK (inzwischen in der 7. Auflage) findest du unter anderem die Konzepte der Prozessgruppen und Wissensgebiete. Prozessgruppen bezeichnen die allgemeinen Phasen eines Projekts, Wissensgebiete wiederum bündeln jeweils zugehörige Einzelprozesse.
Im Grunde gliedern diese Leitfäden das Projekt in gut verdauliche Phasen und Schritte, sodass die Umsetzung deines Compliance-Programms erfolgreich gelingen kann.
Die wichtigsten Wissensgebiete für die Umsetzung eines Compliance-Programms
Integration
Die Integration ist ein grundlegendes Element von Compliance-Programmen. Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die zur richtigen Zeit an die richtigen Stakeholder gelangen müssen, um Transparenz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Die Integration fasst fortlaufend die einzelnen Prozesse und Aufgaben zusammen, die zur Einhaltung von Compliance-Vorgaben erforderlich sind.
Mangelnde Kommunikation, fehlendes Verständnis und unzureichende Planung zählen zu den Hauptursachen von Nichteinhaltung. Die Integration ist oftmals am schwierigsten effizient und zeitnah umzusetzen, besonders wenn Compliance-Programme skalieren.
Um Duplizierung, Fehler, verlorene Arbeit und verlorene Zeit beim Zusammenfügen von Informationen zu vermeiden, ist es am besten, ein zentrales System zu erstellen. Ein GRC-Tool bietet den Mitgliedern einer Organisation ein zentrales, zugängliches Compliance-Programm. Diese sind leichter zu verwalten und in das gesamte Unternehmen vollständig integrierbar. Aufgaben können entsprechend verteilt und ihren jeweiligen Verantwortlichen zugewiesen werden.
Möchten Sie kein GRC-Tool verwenden?: Jotform ist ein manueller Formular-Builder mit ausgezeichneten Compliance-Funktionen.
Umfang
Es ist sehr einfach, sich in Details zu verlieren, die außerhalb des Projektumfangs liegen. Um Scope Creep zu vermeiden, was zu Verzögerungen in der Umsetzung führen kann, sollten Sie sich die Zeit nehmen, einen klar definierten Projektumfang auszuarbeiten.
Wenn Sie Ihre Umfangserklärung für die Umsetzung eines Compliance-Programms definieren, ist es am besten, sich auf die Ziele zu konzentrieren, die erforderlich sind, um Ihre spezifische Zertifizierung zu erfüllen. Notieren Sie alle anwendbaren gesetzlichen Compliance-Anforderungen, die für Ihre Branche und Ihr Land relevant sind, und stimmen Sie die Ziele Ihres Unternehmens, die Erwartungen der Stakeholder und die verfügbaren Ressourcen darauf ab.
Qualität
Qualitätsmanagement bedeutet nicht Perfektion, sondern die Schaffung von Konsistenz in Ihren Projekten. Im Bereich "Umfang" haben wir darüber gesprochen, die Erwartungen der Stakeholder zu verstehen. Der andere Teil besteht darin, vernünftige Vereinbarungen zwischen den Stakeholdern und Ihrem Umsetzungsteam zu treffen.
Beim Aufbau eines Compliance-Programms werden zwangsläufig Lücken auftauchen. Durch Gap-Assessments sowie interne und externe Audits können Sie Folgendes identifizieren:
- die Wirksamkeit von Kontrollen und Richtlinien
- wieweit Ihre Kontrollen und Richtlinien mit Ihrem Umfang übereinstimmen
- was fehlt oder keinen Sinn ergibt
Es wird auch empfohlen, eine unparteiische Bewertung durch eine Drittpartei durchführen zu lassen.
Risiko
Risikomanagement bedeutet, Risiken zu identifizieren, zu kategorisieren und zu priorisieren, damit Sie Pläne zu deren Minderung aufstellen können. Bei der Umsetzung von Compliance-Programmen sollten Sie sich auf die Bewertungen der Risiken konzentrieren, die für die jeweilige Umsetzung relevant sind.
Das bedeutet, dass Sie Kontrollmechanismen, Richtlinien und Verfahren überprüfen und dokumentieren, wer was, zu welchem Zweck, ob und wie etwas erledigt wird, am besten mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Einige Rahmenwerke bieten eine strukturierte Checkliste zur Definition von Kontrollen für Compliance-Programme, um Risiken zu mindern.
Nach der Definition von Kontrollen, Richtlinien und Verfahren müssen Sie Verantwortliche und Stakeholder für die Kontrollen und Richtlinien benennen sowie Teammitgliedern die Verantwortung für diesen Prozess übertragen und sie dafür zur Rechenschaft ziehen.
Einer der großen Vorteile bei der Nutzung eines GRC-Tools ist die Möglichkeit, das Monitoring und Management von Kontrollen zu automatisieren, insbesondere im großen Maßstab. Hier können manuelle Methoden die Arbeitsabläufe erheblich verlangsamen und Lücken sowie Nicht-Konformität verursachen.
Personalwesen
Ihr Team ist Ihre wichtigste Ressource, und Ressourcenmanagement bedeutet mehr als nur das Zuweisen von Aufgaben. Es ist entscheidend, die Fähigkeiten Ihres Teams zu verstehen, innerhalb dieser Grenzen zu arbeiten, Wissenslücken zu identifizieren, ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten und deren Fortschritt zu verfolgen.
Ob durch Schulungen oder Tools – es ist Ihre Verantwortung, Ihr Team zu unterstützen und die notwendigen Ressourcen bereitzustellen. GRC-Systeme können die Verantwortlichkeiten für Kontrollen zuweisen, sodass Sie genau wissen, welche Ressourcen Sie für diesen Teil der Umsetzung benötigen.
Kommunikation
Das Kommunikationsmanagement ist eines der wichtigsten Wissensgebiete. Projektmanager:innen verbringen schätzungsweise rund 90 % ihrer Zeit mit Kommunikation, da so alle Beteiligten über sämtliche Aspekte des Projekts oder, in diesem Fall, der Umsetzung informiert bleiben.
Ihr Kommunikationsmanagementplan ist entscheidend dafür, wie Änderungen und Updates kommuniziert werden, wer was wann wissen muss, und das bereits vor Beginn der Umsetzung. Je nach den einzuhaltenden Rahmenwerken müssen auch Berichte erstellt werden, um die Einhaltung gegenüber Stakeholdern nachzuweisen.
Nach der Implementierung ist nicht Schluss: Planen Sie für Nicht-Konformitäten
Dies ist eine allgemeine Anleitung zu den Wissensgebieten und Prozessgruppen des Projektmanagements, die in der Regel den größten Einfluss auf den Erfolg bei der Implementierung eines Compliance-Programms haben. In gewisser Weise ist die Implementierung jedoch erst der Anfang.
Beispielsweise müssen Sie Korrekturmaßnahmen und Sanierungspläne erstellen, wenn es zu Abweichungen kommt. Diese Pläne beschreiben Aufgaben, die ausgeführt werden sollten, um die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen.
Nachdem die Korrekturmaßnahmen aus dem Sanierungsplan durchgeführt wurden, bleibt der Prozess der kontinuierlichen und fortlaufenden Überwachung. Kontrollen sollten regelmäßig getestet werden, und das Einrichten automatisierter, wiederkehrender Aufgaben hilft, die Reife Ihres Compliance-Programms sicherzustellen.
Weitere Informationen zu Implementierung und Compliance-Programmen sowie mehr zu GRC-Software-Tools finden Sie im Newsletter von The Digital Project Manager.
Schon einmal von selbstverwaltenden Teams gehört? Wenn Sie sich fragen, was das für Sie bedeuten könnte, schauen Sie sich Folgendes an: Projektteams ohne Projektmanager: Das Projektmanagement-Dilemma (mit Julia Ryzhkova von Railsware)
