Wie man im Jahr 2026 eine Business Case schreibt (mit Beispiel)
In Zeiten knapper Budgets und der Notwendigkeit, mit weniger mehr zu erreichen, war es noch nie so wichtig wie heute, die Fähigkeit zu besitzen, einen klaren und überzeugenden Business Case zu schreiben. Dieser Artikel erklärt, was ein Business Case ist und wie man einen solchen im heutigen herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld erstellt.
Was ist ein Business Case?
Ein Business Case ist ein Dokument oder eine Präsentation, die alle Gründe für den Start eines Projekts oder einer Initiative zusammenfasst. Er erklärt, warum ein Projekt durchgeführt werden sollte, was es erreichen wird, wie viel es kosten wird und welchen Return on Investment (ROI) oder Wert es bieten wird.
Man kann ihn als eine strukturierte Argumentation betrachten, die Entscheidungsträgern hilft, die Vorteile, Kosten, Risiken und Alternativen einer vorgeschlagenen Vorgehensweise zu verstehen. Auf diese Weise können sie entscheiden, ob das Projekt oder die Initiative umgesetzt werden soll.
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In der Unternehmenswelt, in der verschiedene Interessengruppen und Prioritäten konkurrieren, kann ein Business Case Führungskräften dabei helfen, vorgeschlagene Projekte aus ihren Teams und Geschäftsbereichen objektiv zu beurteilen. Dies sorgt für Chancengleichheit und ermöglicht eine sachliche Bewertung potenzieller Projekte. Jeder erhält eine faire Chance, und die besten Argumentationen sind diejenigen, die finanziert oder genehmigt werden.
Warum ist es wichtig, Business Cases zu nutzen und zu beherrschen?
Business Cases zwingen Sie dazu, zu bewerten, ob eine Idee den Aufwand an Zeit, Geld und Energie wert ist. Sie verschaffen einen klaren Überblick über den potenziellen Return on Investment (ROI), sodass Sie nicht nur auf Instinkt oder vagen Annahmen basieren.
Wenn Sie möchten, dass Ihr Management-Team, potenzielle Kunden oder Partner Ihre Idee finanzieren oder unterstützen, gibt ein starker Business Case ihnen das Vertrauen, dass der Vorschlag wohlüberlegt ist und mit größeren Zielen im Einklang steht.
Er beantwortet die entscheidende Frage: Warum sollten wir das tun?
Wann sollte man einen Business Case schreiben?
Je öfter Sie einen Business Case schreiben, desto besser werden Sie darin, eine überzeugende Argumentation zu formulieren, wenn es wirklich darauf ankommt.
Der beste Zeitpunkt für das Schreiben eines Business Case ist die Initiierungsphase eines Projekts. Solange der Business Case nicht fundiert (und genehmigt) ist, werden Sie nicht in die nächste Phase, die Projektplanung, übergehen können.
Ein weiterer Fall, in dem Business Cases die Entscheidungsfindung unterstützen können, ist, wenn Ihr Unternehmen sich an einem Punkt befindet, an dem mehrere Projekte oder potenzielle Lösungen für ein Problem in Frage kommen, Ihnen aber nur begrenzte Ressourcen (Personal, Zeit, Projektbudget, usw.) zur Verfügung stehen. Ein solider Business Case und die Dokumentation der erwarteten Vorteile jedes Projekts können Ihnen und Ihrem Team helfen, zu entscheiden, welche Projekte umgesetzt werden sollen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Unternehmen versucht zu entscheiden, ob das diesjährige Marketingbudget in eine neue Website, zusätzliche Werbung oder die Implementierung von HubSpot investiert wird. All diese Maßnahmen könnten Wachstum und großartige Ergebnisse bringen, aber Sie können nur eine auswählen. Solide Business Cases helfen Ihnen, zu bewerten, mit welcher Maßnahme Sie starten sollten (und warum).
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schreiben eines Business Case
Inzwischen sollte klar sein, warum Business Cases wichtig sind, aber wenn Sie noch nie einen geschrieben haben, wissen Sie vielleicht nicht, wie Sie anfangen sollen. Das ist kein Problem! Hier finden Sie einen Prozess in neun Schritten, mit dem Sie für jedes Projekt oder jede Initiative einen vollständigen und gründlichen Business Case erstellen können!
1. Executive Summary: Auch wenn Ihre Zielgruppe dies als Erstes liest, sollten Sie dies zuletzt verfassen. Es handelt sich um eine Zusammenfassung der nächsten acht Abschnitte. Betrachten Sie es als die Kurzversion (TLDR) Ihres Business Case. Wenn Ihr Leser nur diesen Abschnitt liest, sollte er die wichtigsten Punkte verstehen können.
2. Problemstellung / Gelegenheit: Dieser Abschnitt sollte das Problem beschreiben, das Sie lösen möchten, oder die Chance, die Ihre Initiative unterstützt. Erklären Sie hier klar die Schmerzpunkte oder die Chancen. Wenn Sie beispielsweise einen Business Case für eine neue Website schreiben, sollten Sie hier auf die Schwächen Ihrer aktuellen Seite eingehen – nicht auf die vorgeschlagenen Lösungen (keine Sorge, das folgt später).
3. Projektalternativen: Bei der Bewertung Ihres Business Case sollten Sie und Ihre wichtigsten Stakeholder sicherstellen, dass Sie alle möglichen Optionen und Alternativen geprüft haben. Denken Sie daran: „Nichts tun“ ist ebenfalls eine Option – erläutern Sie also, was passieren könnte, wenn Sie dieses Projekt oder eine andere Lösung nicht umsetzen.
4. Empfohlene Lösung: Nachdem Sie im obigen Abschnitt alle möglichen Optionen aufgezeigt haben, sollten Sie nun die Argumentation für Ihre empfohlene oder bevorzugte Lösung darlegen. Zeigen Sie, warum diese Lösung besser ist als die alternativen Lösungen, und machen Sie deutlich, dass Sie alle Optionen sorgfältig bedacht haben.
5. Kosten-Nutzen-Analyse: Wenn es in Ihrem Business Case einen Bereich für „Zeigen Sie mir das Geld“ gäbe, wäre dies der richtige Abschnitt dafür. Stellen Sie den ROI, den erwarteten Umsatzanstieg oder jegliche qualitativen Vorteile dar, die sich aus diesem neuen Projekt oder dieser Initiative ergeben werden. Dies ist Ihre Chance, Ihr Vorhaben richtig zu verkaufen. Wer hätte nicht gerne zusätzlich $1 Mio. jährlich mehr Umsatz nach einer Investition von $50.000 in eine neue Website oder Teammitglieder, die durch ein besseres Projektmanagement-System wöchentlich 3 Stunden sparen?
6. Risikobewertung: Selbst bei Projekten mit einem klaren Nutzenversprechen und erheblichen Vorteilen besteht immer ein gewisses Maß an Risiko. Ob es sich um ein kleines oder unerfahrenes Projektteam handelt, ein kurzes Zeitfenster zur Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung besteht oder unklar ist, ob das Projekt das Geschäftsproblem tatsächlich löst – eine gründliche Risikobewertung ist unerlässlich. Die Ergebnisse Ihrer Bewertung sollten im Business Case aufgenommen und geteilt werden. Sie können auch Maßnahmen aufführen, mit denen Sie erkannte Risiken mindern möchten, um die Wahrscheinlichkeit einer anfänglichen Zustimmung und des Projekterfolgs zu erhöhen.
7. Implementierungszeitplan: Zwar gibt es zu diesem Zeitpunkt noch keinen Projektplan oder vollständigen Umsetzungsplan, aber Sie müssen dennoch einen groben Zeitrahmen für die Implementierung angeben. Wie lange wird es dauern, Ihre Lösung umzusetzen? Gibt es wichtige Meilensteine, die berücksichtigt werden müssen? Wir empfehlen die Nutzung unseres Leitfadens zum Setzen realistischer Fristen. Es ist in Ordnung, darauf hinzuweisen, dass der endgültige Zeitplan erst nach Projektbeginn vorgelegt wird, aber dieser Zeitrahmen gibt den Beteiligten eine Vorstellung davon, was sie zu erwarten haben. Wird Ihre neue Website zum Beispiel sechs Monate benötigen oder eher zwei Jahre bis zur Fertigstellung?
8. Erfolgskriterien / Evaluationsplan: Sie haben bereits erläutert, welchen Ansatz Sie bevorzugen, aber nun müssen Sie die wichtigsten Elemente darlegen, anhand derer der Erfolg gemessen wird. Denken Sie an Kennzahlen wie Umsatzsteigerung, erhöhten Traffic, mehr Zeit für das Team, um an anderen Projekten zu arbeiten, erreichte Unternehmensziele, realisierte Kosteneinsparungen usw. Neben der Angabe, welche Kennzahlen Sie zur Erfolgsmessung verwenden möchten, sollten Sie auch erläutern, wie Sie diese überwachen und auswerten werden. Hüten Sie sich vor sogenannten Vanity-Kennzahlen, die tatsächlich keinen Einfluss auf Ihr Unternehmen oder Ihr Team haben (egal, wie beeindruckend sie auch klingen mögen).
9. Stakeholder-Betrachtungen / Auswirkungen: Im letzten Abschnitt, der aufgenommen werden sollte, werden alle Überlegungen zu Beteiligten oder Auswirkungen dargestellt, die Ihr Projekt oder Ihre Initiative haben wird. Bedeutet die Durchführung dieses speziellen Projekts, dass der Marketing-VP andere Arbeiten aufschieben muss? Wird ein Großteil des Teams für einen längeren Zeitraum gebunden sein? Stellen Sie sicher, dass Sie aufzeigen, wie alle Hauptbeteiligten vom Projekt betroffen sein werden – sowohl im positiven als auch im negativen Sinne.
Beispiel-Business Case: Eine neue Website
Da ich im obigen Abschnitt bereits mehrfach darauf angespielt habe, bleiben wir beim Beispiel der neuen Website und schauen, wie wir diese Idee unserem fiktiven Unternehmen präsentieren würden.
Problemstellung:
Unsere aktuelle Website ist sowohl im Design als auch in der Funktionalität veraltet. In den letzten zwei Jahren ist sowohl der Website-Traffic als auch die Zahl der qualifizierten Leads stetig zurückgegangen. Auswertungen zeigen eine gesunkene Nutzerbindung und hohe Absprungraten, was darauf hindeutet, dass die aktuelle Nutzererfahrung nicht mehr den Erwartungen unserer Zielgruppe entspricht. Dieser Trend gefährdet unsere Wachstumsziele und schwächt die Effektivität unserer gesamten Marketingmaßnahmen.
Berücksichtigte Optionen:
- Leichte Überarbeitung der bestehenden Website: Dabei würden ausgewählte Seiten aktualisiert, visuelle Designelemente aufgefrischt und kleinere SEO-Anpassungen vorgenommen. Dies könnte kurzfristig eine Verbesserung bringen, wird jedoch vermutlich weder die grundlegenden Strukturprobleme beheben noch die langfristigen Verbesserungen bringen, die wir bei Performance, Nutzererfahrung und Leadgenerierung benötigen.
- Investition in andere Kanäle (z. B. bezahlte Suche, Social Media): Wenn wir mehr Budget in bezahlte Kanäle investieren, könnte das vorübergehend mehr Traffic bringen. Ohne eine optimierte und conversion-freundliche Website besteht jedoch die Gefahr, dass das Budget wenig wirksam eingesetzt wird, wenn Nutzer auf einer unterdurchschnittlichen Plattform landen. Die Rendite dieser Investition bliebe vermutlich gering.
- Nichts tun: Dieser passive Ansatz setzt auf Hoffnung statt Strategie. Ohne Eingreifen rechnen wir mit weiterem Rückgang bei Besucherzahlen und Leads, wodurch sich der negative Trend fortsetzen und potenziell auch den Umsatz beeinträchtigen könnte.
- Eine neue Website bauen (empfohlen): Ein vollständiger Relaunch und Neuaufbau der Website würde uns ermöglichen, die Nutzererfahrung zu verbessern, die mobile Nutzbarkeit zu optimieren, das SEO zu stärken und ein effektiveres System zur Lead-Generierung und -Entwicklung zu etablieren. Zudem böte eine neue Website eine bessere Landing-Plattform für Werbekampagnen, Content-Marketing und andere Leadgenerierungsmaßnahmen.
Empfehlung:
Wir empfehlen, mit der Entwicklung einer neuen Website fortzufahren. Diese Investition wird das neue Zentrum aller digitalen Marketingaktivitäten bilden und uns zu mehr Traffic, besseren Lead-Qualitäten sowie höheren Konversionsraten verhelfen. Eine neue Site wird nicht nur die aktuellen Performance-Probleme beheben, sondern uns auch eine skalierbare Plattform bieten, die zukünftiges Wachstum und die sich wandelnden Anforderungen der Zielgruppe unterstützt.
Erwartete Vorteile:
- Mehr qualifizierter Traffic durch besseres SEO und bessere Nutzererfahrung
- Verbesserte Leadgenerierung und höhere Konversionsraten
- Bessere Übereinstimmung mit Markenidentität und -botschaft
- Optimierte Unterstützung von bezahlten Kampagnen und Marketinginitiativen
- Langfristige Kosteneffizienz im Vergleich zu stückweisen Reparaturen
Fazit:
Eine neue Website ist eine strategische Investition in die Gesundheit und das Wachstum des Unternehmens. Indem aktuelle Leistungsdefizite behoben und effektiveres Marketing ermöglicht wird, liefert diese Initiative einen messbaren ROI und stellt sicher, dass wir im digitalen Wettbewerb bestehen können.
Wie dieses Beispiel zeigt, benötigen Sie möglicherweise nicht jeden einzelnen Abschnitt oder alle oben aufgeführten Schlüsselelemente, um einen klaren und überzeugenden Business Case für eine neue Website zu erstellen. Sind Sie überzeugt, dass wir eine brauchen, oder möchten Sie mehr lesen? Was fehlt Ihrer Meinung nach?
Sie benötigen ein weiteres Beispiel? Sehen Sie sich dieses Beispiel für einen Business Case für DAM-Software an.
Wer ist beteiligt? Wichtige Stakeholder, die Sie bei der Erstellung eines Business Case beachten sollten
Wenn Sie Ihren Business Case verfassen, sollten Sie mehrere Personen im Hinterkopf behalten. Und auch wenn Ihr Business Case nicht alle Bedürfnisse aller erfüllen kann, hilft es Ihnen, diese Personen zu berücksichtigen, um möglichst viele wichtige Punkte für die Mehrheit abzudecken.
- Projekt-Sponsor – Projekt-Sponsoren unterstützen das Projekt als Fürsprecher und zeichnen häufig für den Business Case verantwortlich.
- Projektmanager – Die Person, die für die Erstellung des Business Case verantwortlich ist und das Projekt bei Genehmigung leitet.
- Finanzteam – Unterstützt bei der Validierung von Kostenschätzungen, ROI-Prognosen und Budgetauswirkungen.
- Abteilungsleiter oder Funktionsverantwortliche – Sie liefern Input zu Ressourcenverfügbarkeit, Auswirkungen und Machbarkeit. Sie können auch frühzeitig auf Risiken oder Bedenken hinweisen.
- Endnutzer oder Kunden – Ihre Bedürfnisse und Schmerzpunkte helfen dabei, den Wert des Projekts zu rechtfertigen.
- IT-/Betriebsteams – Wichtig für die Bewertung der technischen Machbarkeit und von Prozessänderungen.
- Entscheider und Genehmigende – Führungskräfte oder Gremien, die den Vorschlag bewerten und freigeben.
- Fachexperten – Diese Personen können fachliches Know-how beisteuern, um den Business Case zu untermauern. Sie können sich zu Unternehmenszielen, zur Methodik oder mit anderem Fachwissen einbringen, das für die finalen Empfehlungen relevant ist.
Tipps, wie Sie Ihren Business Case überzeugender machen
Das Schreiben eines Business Case ist eine Übung im Überzeugen. Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihr Publikum überzeugen können.
- Abgleich mit strategischen Zielen – Behalten Sie beim Schreiben Ihres Business Case immer die strategischen Ziele Ihrer Organisation im Hinterkopf. Diese können kurz- oder langfristig sein. Je besser Sie die gewünschten Ergebnisse an Unternehmensziele koppeln, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt oder Ihre Initiative grünes Licht erhält.
- Antizipieren Sie Einwände – Überlegen Sie, warum jemand Nein sagen könnte, und arbeiten Sie proaktiv Gründe mit ein, warum er Ja sagen sollte.
- Halten Sie es prägnant und führungskräftegerecht – Wie bei jedem anderen Text sollten Sie an Ihre Zielgruppe denken und nur so viele Details liefern, wie nötig. Bringen Sie zu viele Informationen, laufen Sie Gefahr, dass Ihr Business Case überlesen wird oder zugunsten eines besser geschriebenen, überzeugenderen Papiers ignoriert wird.
- Nutzen Sie Daten, aber erzählen Sie eine Geschichte – Statistiken bleiben selten im Gedächtnis, Geschichten dagegen schon. Verwenden Sie Ihre Zahlen also als Teil einer Erzählung. Scheuen Sie sich nicht, eine persönliche Geschichte oder eine Fallstudie eines ähnlichen Projekts einzubauen.
Fehler, die Sie bei der Erstellung eines Business Case vermeiden sollten
Mit zunehmender Bedeutung von Business Cases für Ihre Unternehmensstrategie sollten Sie einige häufige Fehler vermeiden, die vielen neuen Autoren unterlaufen:
- Fehler Nr. 1: Die Zusammenfassung zuerst schreiben: Wenn Sie die Management Summary zuerst verfassen, laufen Sie Gefahr, sich auf eine bestimmte Lösung festzulegen oder nicht die überzeugendsten Argumente zu berücksichtigen. Warten Sie, bis der gesamte Business Case fertiggestellt ist, bevor Sie die Executive Summary schreiben.
- Fehler Nr. 2: Nur auf die Lösung, nicht auf das Problem fokussieren: Wenn Sie sich ausschließlich auf das empfohlene Projekt oder die favorisierte Lösung konzentrieren, ohne das zugrundeliegende Problem klar zu benennen, schaden Sie Ihrem Publikum. Sie ermöglichen keine vollständige oder objektive Betrachtung der Alternativen. Wenn Sie das Problem bzw. den Schmerzpunkt deutlich machen, geben Sie Ihren Lesern die Chance, alternative Lösungen zu erwägen.
- Fehler Nr. 3: Zu viel Fachjargon oder Füllwörter verwenden: Sie wollen zwar als kompetent gelten, aber zu viel Jargon oder unnötige Füllwörter bewirken das Gegenteil. Ihre Leser spielen dann Buzzword-Bingo, statt sich auf Ihre eigentlichen Anliegen zu konzentrieren. Halten Sie Ihren Business Case klar, überzeugend und leicht verständlich.
- Fehler Nr. 4: Risiken und alternative Optionen ignorieren: Risiken verschwinden fast nie einfach so, wenn man sie ignoriert. Sie aus dem Business Case herauszuhalten, ist fast nie eine gute Idee. Wenn Sie sich frühzeitig mit potenziellen Risiken und Alternativen beschäftigen, steigen Ihre Erfolgschancen. So finden Sie die beste Lösung – nicht nur die offensichtlichste, einfachste oder kostengünstigste.
Tools für die Erstellung eines Business Case
Es gibt viele Werkzeuge, mit denen Sie Ihren Business Case oder den entsprechenden Geschäftsplan erstellen können. Dazu gehören:
- Business-Case-Vorlagen bieten ein standardisiertes Format und eine strukturierte Vorlage für Ihren Business Case, die Klarheit und Vollständigkeit sicherstellen. Sie können auch als Leitfaden dienen, damit Sie alle erforderlichen Komponenten berücksichtigen, die Konsistenz gewährleisten, sodass die Bewertung fair und ausgewogen erfolgt, und dem Autor im Vergleich zum Start von Grund auf Zeit sparen.
- Eine Kosten-Nutzen-Analyse stellt die finanziellen und nicht-finanziellen Kosten einer Initiative den erwarteten Vorteilen gegenüber. Sie kann dazu beitragen, den Wert der vorgeschlagenen Investition zu quantifizieren oder eine empfohlene Lösung zu rechtfertigen, sowie einen Vergleich mehrerer Alternativen zu ermöglichen.
- SWOT-Analyse ist ein weiteres strategisches Planungsinstrument, das bei der Bewertung interner und externer Faktoren in Zusammenhang mit dem Projekt hilft. SWOT ist ein Akronym für Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Mit dieser Art von Analyse kann aufgezeigt werden, wie das Projekt mit den Stärken der Organisation übereinstimmt oder Schwächen adressiert. Sie kann außerdem genutzt werden, um Chancen oder Risiken hervorzuheben, die das Projekt gefährden könnten.
- Die Risiko-Bewertungsmatrix ist ein Werkzeug aus dem Risikomanagement, das dazu genutzt werden kann, mögliche Risiken zu identifizieren, deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu bewerten und Strategien zur Risikominderung vorzuschlagen. Sie kann verwendet werden, um zu dokumentieren, wie Sie und Ihr Team alle potenziellen Probleme durchdacht und deren Management geplant haben.
- Sie können ein Gantt-Diagramm oder eine Zeitachsen-Ansicht als visuelle Darstellung des Zeitplans für zentrale Aufgaben, Meilensteine und Liefergegenstände verwenden, die dem Projekt zugeordnet sind. Es hilft außerdem dabei, realistische Erwartungen hinsichtlich Zeitrahmen und Ressourcenbedarf zu setzen.
- Ihre Stakeholder-Map identifiziert zentrale Interessengruppen, ihre Interessen und ihren Einfluss auf das Projekt. Sie kann zusammen mit Ihrem RACI-, ORCI- oder DARCI-Diagramm verwendet werden, um aufzuzeigen, wer für Aufgaben oder bestimmte Teile des Projektumfangs verantwortlich ist, wer zuständig, beteiligt oder informiert ist über den Verlauf des Projekts oder der Initiative. Mehr erfahren Sie über das Stakeholder-Management.
- Tools zur Finanzprognose können helfen, die finanziellen Vorteile eines Projekts im Zeitverlauf darzustellen. Sie unterstützen dabei, erwartete Einnahmen, Kosteneinsparungen oder Renditen über die Projektlaufzeit und darüber hinaus zu veranschaulichen.
- Leistungsindikatoren (KPIs) und ein Erfolgsmetriken-Framework helfen dabei, zu zeigen, wie Sie den Erfolg des Projekts nach dessen Abschluss messen werden. Sie sorgen für Verantwortlichkeit und Klarheit rund um die Projektziele.
- Projektmanagement-Tools können viele der oben genannten Informationen erfassen (und viele der genannten Vorlagen sind in gängiger PM-Software wie Notion, Clickup oder Monday.com enthalten).
Hier ist unsere Liste der besten Projektmanagement-Softwaretools:
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